Технология обработки текстов средствами текстового редактора MS Word

8

Федеральное агентство по образованию РФ.

Санкт-Петербургский Государственный университет сервиса и экономики

Сосновоборский филиал

Контрольная работа

по дисциплине «Информационные технологии управления»

«Технология обработки текстов средствами Текстового редактора MS Word»

Работу выполнила:

Студентка ЗФО 2 курс

Спец. 080507у

Проверил:

Сосновый Бор

2009

План

Введение

Перечень возможностей MS Word.

Создание и открытие документа MS Word.

Сохранение документа.

Выделение участка текста.

Работа со шрифтами.

Использование оформительских «тем».

Использование стилей.

Вставка изображений.

Вставка надписей и заголовков.

Вставка таблиц.

Разбивка на страницы. Нумерация страниц.

Использование автозамены.

Проверка орфографии.

Введение

Текстовый процессор Microsoft Word.

Microsoft Word - основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Эта программа установлена практически на каждом ПК и стала стандартом в обработке текста. На примере Word очень удобно изучать интерфейс всех остальных программ Microsoft Office.

Область применения Word весьма широка. С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Word поможет составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Можно сказать, что Word применим практически везде, где требуется работа с текстом. Кроме того, в последние версии Word добавлены весьма развитые средства работы с гипертекстовыми документами и документами, предназначенными для публикации в Интернет.

При работе с Microsoft Word соблюдается принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get) - «что вы видите, то и получаете». Это придает работе с Word несомненную легкость и позволяет избежать многих ошибок.

Перечень возможностей Microsoft Word

Редактирование текста осуществляется с помощью следующих функций:

выделение, копирование и вставка нужного фрагмента текста;

вставка объектов, не являющихся текстом в формате Microsoft Word (например, включение в текст графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.);

вставка в документ номеров страниц, даты и времени, сносок, специальных символов и пр.;

возможность нахождения, перехода, замены нужного слова текста, строки, раздела, страницы и пр.;

возможность повтора или отмены последнего действия, произведенного с текстом;

расширенные возможности форматирования документа. В отличие от Word Pad, Word допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку;

использование стилей для быстрого форматирования документа.

Кроме перечисленных возможностей программа предлагает некоторый набор сервисных функций, таких как:

проверка орфографии и грамматики, в том числе фоновая - по мере введения текста;

подбор синонимов слов (пункт меню «Тезаурус»);

расстановка переносов в тексте документа;

определение статистических данных документа (число символов, слов, строк, абзацев, страниц);

работа с макросами и шаблонами документов.

Также в программе имеется большой набор функций по работе с таблицами и графикой, объемная система помощи (справочная система) и многое, многое другое.

Создание и открытие документа MS Word

Есть несколько способов создания нового файла Microsoft Word. Первый - открыть в Проводнике (или с помощью папки «Мой компьютер») папку, в которую нужно поместить создаваемый документ.

Затем вызвать Контекстное меню и выбрать пункт «Создать/Документ Microsoft Word».

После создания нового документа ему необходимо будет дать имя и открыть его для редактирования, щелкнув по значку левой кнопкой мыши.

Создать новый документ можно и с помощью кнопки «Пуск»: после установки Microsoft Office в меню «Пуск» появится команда «Создать документ Office».

Но проще всего запустить Microsoft Word, напечатать в нем нужный текст и потом, при сохранении, указать в качестве места сохранения нужную папку.

Однако использование команды «Создать документ Office» дает возможность воспользоваться одним из самых удобных сервисов Word - шаблонами.

Сохранение документа

Для сохранения созданного файла следует нажать кнопку Сохранить на Панели инструментов Word. После этого, если сохранение производится впервые, программа предложит выбрать папку, в которой будет сохранен документ, его формат и имя. В дальнейшем, если нужно уточнить некоторые параметры сохранения документа, можно воспользоваться пунктом Сохранить как меню Файл.

При сохранении также можно выбрать формат сохраняемого файла.

Если сохраняемый документ содержит множество декоративных шрифтов, прежде чем сохранить его, стоит пометить галочкой пункт Внедрять шрифты TrueType во вкладке Параметры меню Файл/Сохранить как. Это позволит открыть сохраненный документ на другой машине точно в таком виде, в каком он был сохранен.

Выделение участка текста

Набранный текст нуждается в форматировании. Форматирование - это не один, а множество самых разнообразных операций. К ним относятся изменение шрифтового оформления документа, изменение размера и расположения текста на странице, разбивка текста на части и придание каждой из них особого стиля. В любом случае данный процесс требует выделения из текста кусков.

Чтобы проделать с куском текста какую-либо операцию его необходимо выделить. Выделение осуществляется с помощью левой кнопки мыши (либо нажатой кнопкой Shift на клавиатуре и четырех кнопок со стрелками).

Чтобы выделить строку, нужно щелкнуть левой кнопкой мыши справа от нее, а для выделения всего текста необходимо проделать ту же операцию, держа нажатой кнопку Ctrl.

Для выделения сразу нескольких независимых участков текста

следует, выделив первый участок, нажать клавишу Ctrl, и, держа ее, выделить следующий участок текста.

Работа со шрифтами

Замена шрифта в выделенном участке текста производится через Меню шрифтов в Панели форматирования. Полный список установленных в системе шрифтов вызывается щелчком мышки по стрелке в правой части Меню. Шрифты в выпадающем списке расположены в алфавитном порядке, но в самом верху помещены те шрифты, с которыми уже велась работа в текущем сеансе.

Каждый шрифт имеет четыре основных начертания - нормальное, курсивное, полужирное и подчеркнутое. При необходимости можно заменить и цвет шрифта. Для этого следует выделить выбранный элемент текста и нажать кнопку Цвет шрифта на Панели форматирования.

Последний элемент шрифтового оформления - размер шрифта или кегль. Кегль можно выбрать с помощью меню Размер шрифта на Панели форматирования. Как правило, для обычного текста используется кегль в диапазоне 12 - 14.

Использование оформительских «тем»

В Word содержится большая библиотека тем, готовых шаблонов оформления страницы, включающих стилевую схему документа, особое шрифтовое оформление и графику - красочные кнопки, фоновые рисунки и так далее. На основе этих тем, доступных через пункт Тема Меню Формат удобно создавать красочные поздравления или даже страницы Интернет.

Использование стилей

Всю совокупность таких операций, как замена шрифтов, размера кегля, начертания, замена параметров выравнивания можно выполнить всего одним щелчком мыши, выбрав нужный стиль в Меню стилей на

Панели форматирования Microsoft Word.

Каждый стиль содержит всю совокупность параметров текста, которые необходимо изменить в том или ином случае. Например, при применении к выделенному фрагменту стиля «Заголовок» одновременно дается команда изменить тип шрифта, размер кегля и начертание.

Стили «Заголовок 1», «Заголовок 2» и так далее предназначены не только для видимого выделения заголовков - они позволяют упорядочить текст, создав его логическую структуру.

В Word для работы со стилями предусмотрена специальная панель Стили и форматирование - чтобы открыть ее, необходимо выбрать одноименный пункт в меню Формат. Эта панель предоставляет совершенно новые инструменты для работы со стилями. Например, можно разом выделить все участки текста, оформленные каким-либо стилем, а затем, щелкнув по нужной строчке в списке, заменить их стиль на новый.

Здесь же можно создать новый стиль, удалить старый, изменить параметры любого существующего стиля, щелкнув по стрелке справа от его названия. Эту же операцию можно выполнить с помощью пункта Стиль меню Формат.

Вставка изображений

Возможность графического оформления текста - одна из основных особенностей, отличающих простой текстовый редактор от мощной издательской системы. И в этом смысле Word выглядит весьма достойно, имея в своем распоряжении довольно мощные инструменты для работы с изображениями.

С помощью Word можно создать по-настоящему красивый документ, украшенный картинками и оформительскими элементами.

Можно вставить в текст картинку, созданную практически в любом графическом редакторе (или введенную со сканера), можно воспользоваться Галереей картинок (clipart), которая находится на компакт-диске Microsoft Office. Кроме того, для вставки прочих фигур и изображений (звездочек, кругов, прямоугольников, указателей, рамок и так далее) можно воспользоваться разделом «Автофигуры». Для выполнения любой из этих операций необходимо обратиться к меню Вставка и выбрать нужный пункт из раздела Рисунок.

После вставки рисунка нужно установить, как будет располагаться картинка по отношению к тексту - ляжет ли она поверх текста или останется за ним. Кроме того, необходимо определить вид обтекания текстом картинки. Все эти и многие другие параметры устанавливаются с помощью Контекстного меню картинки.

Для начала нужно выбрать пункт Формат рисунка Контекстного меню вставленной картинки. Войти во вкладку Обтекание и установить нужный параметр расположенной картинки. Текст может обтекать картинку по контуру, сверху и снизу, по любому из краев, а может лечь. Если картинку нужно использовать в качестве подложки, стоит выбрать «Нет» во вкладке Обтекание.

С помощью вкладки Положение можно установит привязку вставленной картинки к конкретному абзацу текста. В том случае, если этот абзац будет перемещен в другое место, картинка переместится вместе с ним.

Наконец, с помощью пункта Порядок Контекстного меню картинки можно определить, как будет расположена картинка относительно текста (на заднем или на переднем плане). При одновременной вставке в текст нескольких картинок с помощью этого же пункта можно установить, какая из картинок будет на переднем, а какая - на заднем плане.

Размеры вставленной в текст Word картинки не постоянны. Их можно легко изменить, сжав или растянув картинку до требуемых габаритов. Для этого следует щелкнуть по картинке левой кнопкой мыши, чтобы обозначить ее рамку. После этого, «зацепив» мышью одни из «узелков» на рамке, нужно растягивать или сжимать рамку рисунка.

Вставка надписей и заголовков

Сделать это поможет встроенный в Word инструмент WordArt, доступный через меню Вставка/Рисунок/Объект WordArt.

Для создания красивого заголовка следует выбрать в меню подходящий вид надписи WordArt и щелкнуть по нему мышкой. Затем в открывшемся текстовом окне набрать текст надписи и нажать кнопку ОК. После этого с заголовком можно работать как с обычной картинкой.

Однако с созданной надписью можно проделать еще множество операций. Для этого необходимо воспользоваться Инструментальной панелью WordArt. Она активируется через Контекстное меню надписи WordArt.

С помощью кнопок Инструментальной панели WordArt можно изменить формат и внешний вид надписи, развернуть ее под нужным углом, расположить текст вертикально и изменить шрифт.

Вставка таблиц

Инструменты работы с таблицами в Microsoft Word превосходно развиты. Благодаря этому создать таблицу в тексте можно достаточно просто.

Самый простой способ - нарисовать таблицу.

Войти в меню Таблица и выбрать пункт Нарисовать таблицу. После этого курсор приобретает вид карандаша, которым таблица вычерчивается в тексте.

Создать таблицу в тексте Word можно и другим способом: зайти в меню Таблица и выбрать пункт Создать таблицу, указать точное число нужное число столбцов и строк, после чего нажать ОК.

Рамки таблицы раздвигаются автоматически, по мере заполнения ячеек текстом. Но размер любого элемента таблицы можно всегда изменить вручную, зацепив мышкой и растянув его границы.

Воспользовавшись пунктом Сортировка меню Таблица, можно расположить строки таблицы в нужном порядке.

Вызвав Контекстное меню таблицы дает возможность удаления и добавления столбцов и строк. С помощью пункта Автоформат меню Таблица можно придать таблице более изысканный вид, воспользовавшись Библиотекой табличных форм Word.

Конечно же, назвать Word редактором, идеально приспособленным для работы с таблицами, нельзя. Для работы с таблицами с расширенными возможностями рекомендуется другой компонент Microsoft Office - табличный редактор Excel. Тем более что Word и Excel могут работать в тесной связке. В таблицу Excel можно вставить текст Word, и наоборот, таблица, сделанная в Excel, легко вставляется в текст Word.

Вставка документа Excel в текст осуществляется через кнопку Вставить таблицу Excel на Панели Операций Microsoft Word.

Разбивка на страницы. Нумерация страниц

Word разбивает документ на страницы автоматически, руководствуясь параметрами страницы, установленными в меню Файл/Параметры страницы.

Воспользовавшись этим меню, можно изменить такие параметры, как отступ текста от краев листа, установить зеркальные поля, а также размер бумаги, на которой будет напечатан текст. По умолчанию Word настроен на стандартный бумажный лист формата А4.

При необходимости вставить разрыв страницы перед каким-либо абзацем вручную, это можно сделать с помощью пункта Разбивка меню Вставка.

Другой пункт этого же меню - Номера страниц - автоматически нумерует все страницы документа. Можно самостоятельно устанавливать параметры размещения номера на странице - в правом или левом углу, вверху или внизу страницы и так далее.

Использование автозамены

При частом создании в Word однотипных текстов, содержащих большое число повторяющихся фраз, названий и формулировок, стоит прибегнуть к помощи еще одного сервиса Word - Автозамены.

Автозамена позволит присвоить словам, сочетаниям слов и даже целым фразам буквенные индексы. Наткнувшись на такой индекс, Word автоматически заменит его на нужное словосочетание.

Все слова и фразы, подлежащие Автозамене, необходимо внести в ее базу данных. Для этого нужно зайти в меню Сервис и выбрать пункт Параметры Автозамены.

Проверка орфографии

Word проверяет орфографию и грамматику в тексте автоматически, по мере ввода. Заметив грамматическую или стилистическую ошибку, Word помечает ее цветной волнистой чертой. Красной или зеленой.

Красная черта означает, что в данном слове имеется грамматическая ошибка или что это слово Word не знает. Не знакомое Word слово можно добавить в его базу данных (для этого нужно щелкнуть по подчеркнутому красной чертой слову правой кнопкой мыши и выбрать пункт Добавить).

Вверху контекстного меню можно увидеть варианты правки ошибочного слова, которые предлагает сам Word. Все требуемые исправления внесутся после щелчка по нужному варианту.

Зеленая черта информирует о том, что написанное предложение небезупречно с точки зрения стилистики, синтаксиса или пунктуации. Пропущенная в тексте запятая, чрезмерная длина предложения - все это моментально выделяется зеленой чертой.

Word способен уловить просторечие в официальном тексте, заметить пропущенную запятую или связку. Щелкнув по зеленой черте левой клавишей мыши, можно получить точную информацию о выявленной ошибке и способах ее устранения.

Список литературы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике:

Учебник. / Под ред. Чл.-корр. Международной академии информатизации проф. Г.А. Титоренко. - М.: «ЮНИТИ», 1999.

2. Информатика: Учебник. / Под ред. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 1997.

3. Информационные технологии для менеджеров. - М.: Финансы и статистика, 2001.