Документ містить соціальну інформацію, виражену в знаковій формі. Знаковість - одна з основних його ознак.

Документ - це оформлене у вигляді сукупності послідовних знаків інформаційне повідомлення. Знаки можуть бути у формі літер, отворів, крапок, ліній, цифр і т.п. Від форми знаків і способів їхнього нанесення багато в чому залежать рівень подання й сприйняття інформації, ступінь використання документів, компактність їхнього зберігання.

Вивченням знаків займається семіотика. Семіотика (від греч. semeion - знак, ознака) - наука, що вивчає загальні властивості знаків, їхніх систем і ситуацій у людському суспільстві [8, C. 134].

Семіотика вивчається на трьох різних рівнях:

1) синтактика,

2) семантика,

3) прагматика.

Синтактика розглядає способи сполучення знаків, що ведуть у кінцевому результаті до формування текстів. Семантика аналізує поняття значення й змісту. Знак не тільки позначає який-небудь предмет або явище, але має й своє значеннєве (змістовне), і експресивне (виразне) значення. Прагматика займається відношенням «людина - знак».

Знакові системи, як уже говорилося, можуть бути природними (природні, або натуральні мови) і штучними (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному перекладі).

Семіотика тісно пов'язана з лінгвістикою. Лінгвістика - наука про мову, що дозволяє відповісти на питання - що є словом, що є пропозицією. Вона вивчає мову як систему взаємозалежних знаків.

Класиками семіотичної науки є американський учений Чарльз Сандерс Пірс (1839-1914) і швейцарський лінгвіст Ф. де Соссюр (1857-1913). У нашій країні увага до семіотики виникла в 60-70-і роки (Ю.М Лотман, A.M. Кондратов). Для документування особливий інтерес представляє класифікація знаків, запропонована А.В. Соколовим і С.Г. Кулешовим.

У широкому змісті знак - це будь-яке фізичне явище, що має загальноприйняту або суб'єктивну інтерпретацію, що звичайно залежить від навколишнього середовища.

У документуванні знак - матеріальний, почуттєво сприйманий предмет (явище або дія), що виступає як представник іншого предмета, властивості або відносини й використовуваний для фіксування, придбання, зберігання, переробки й передачі повідомлень (інформації, знань). Знак є своєрідним «атомом» соціальної інформації. Повідомлення може складатися з одного або сукупності знаків. Але повідомлення менш одного знака бути не може, тому що воно не буде мати змісту.

Знак має наступні основні властивості:

1) має матеріальне вираження;

2) має значення;

3) інформує про щось відмінне від нього;

4) використовується для передачі інформації;

5) функціонує в певній знаковій ситуації.

Знак має зовнішні й внутрішні структурні сторони. Зовнішня сторона - це матеріальна оболонка знака. Предмет, що виступає в ролі знака, обов'язково має певну форму, щоб бути сприйманим, здатним фіксувати й передавати інформацію в просторі й часі. Жест, світло світлофора, морський код прапора, звук мови не можуть служити знаками для документа. Документування зв'язано лише з фіксованими знаками, отриманими письмовим або іншим способом. Внутрішня сторона знака - і це його значення. Цим він відрізняється від інших матеріальних знаків [2, C. 56].

Між знаком і позначуваним предметом, як правило, немає подібності. Зв'язок між знаком і предметом здійснює людина. Люди в більшості випадків домовляються в застосуванні тих або інших знаків і знакових систем. Знак використовується для передачі й зберігання інформації, служить засобом комунікації. Тому значення знаків повинні бути зрозумілі всім учасникам комунікаційного процесу. Поки знаки не зрозумілі (не розшифровані) реципієнтом, повідомлення не може бути сприйнято, а виходить, документ не може виконати свою сутнісну функцію - бути джерелом інформації й засобом комунікації.

Знак існує в певній знаковій системі. Будучи витягнутим з її, він може втратити або поміняти своє значення.

2.1 Класифікація знаків

Класифікація знаків - це їхнє угруповання по певних ознаках.

Існує множина класифікацій знаків, розроблених у семіотиці.

Ч.С. Пірс виділив знаки-копії, знаки-ознаки й знаки-символи. Знаки-копії - це відтворення, репродукції, більш-менш подібні з позначуваним (такі фотографії, фільми, картини, знаки піктографічної писемності). Знаки-ознаки пов'язані з позначуваними предметами, як дія зі своїми причинами (те, що інакше називають симптомами, прикметами й т.д.). Знаки-символи в силу ув'язненого в них наочного образа використаються для вираження деякого, часто досить значного й відверненого змісту (наприклад, зображення давньогрецької театральної маски як символ сучасного театру). Слово «символ» вживається й просто в змісті «знак» [7, C. 34].

Оскільки в документуванні використаються насамперед знаки, здатні виконувати роль засобу обміну документною інформацією між людьми, найбільш прийнятної є їхнє угруповання за характером походження й формою існування, розроблене С.Г. Кулешовим і А.В. Соколовим.

Розрізняють знаки мовні й немовні.

Знак мовний - одиниця мови (морфема, слово, словосполучення, пропозиція), що служить для позначення предметів або явищ дійсності, а також відносин між елементами мови в тексті. Знак мовний двосторонній.

Немовні знаки також здатні служити засобом обміну документною інформацією між людьми.

До немовних знаків віднесені символи, товарні знаки, музейні експонати, фотографії, зразки порід, історичні реліквії, включаючи знаряддя праці, архітектурні пам'ятники.

Найчастіше серед немовних знаків використовуються знаки-зображення існуючих або умовних об'єктів, що містять їхнє схематичне позначення. Вони діляться на знаки - «пікчери», емблемні й речовинні.

Знаки - «пікчери» (англ, picture - картина, малюнок, кінофільм, кадр фільму) - це твір живопису, у тому числі графіки, художньої вишивки, художнього різьблення по дереву, металу, фотографії (включаючи кінофільми). Їх прийнято називати іконічними (тобто знаками-зображеннями). До них, крім об'єктів живопису, які фіксуються на носії, можна віднести й скульптуру, хоча вона є речовинним знаком.

Емблемні знаки - різноманітна емблематика (військова, спортивна, торгово-фірмова, геральдична, міфологічна, дорожня й т.п.).

Знаки речовинні (тривимірні) - це скульптура, макети, моделі виставок, музеїв і т.п. Серед них - різноманітна (у більшості - обрядова) речовинних символік, що означає різні поняття (хліб і сіль - знак вітання й дружби, кільце на четвертому пальці - людина одружена - і т.п.) Таким чином, функція й значення знака надаються окремим предметам у конкретній ситуації. Це ж відноситься й до об'єктів експозицій музеїв, зоопарків, ботанічних садів, виставок і т.п. Розгляд таких об'єктів як носіїв певного знака-повідомлення можливо лише в межах самої експозиції. Витягнутий з її предмет втрачає свій знаковий статус (хліб на столі поза обрядом зустрічі дорогих гостей або сільськогосподарської виставки не фіксує ніякої соціальної інформації) [21, C. 78].

Форма знака-символу може бути різною: буква, цифра, отвір (перфорація), крапка, лінія, рельєф і інші спеціальні знаки або коди. Вони створені для фіксування й передачі соціальної інформації. Одні з них подібні зображуваному, інші носять цільовий характер і не схожі на відображений предмет або явище.

Перші створюються шляхом більш-менш точного копіювання реальних об'єктів або явищ. Вони несуть іконічні немовні знаки, подібні за формою позначуваним об'єктам. Це малюнки, фотографії, кінофільми, діапозитиви, відеофільми. На відміну від іконічного, знак-символ не зобов'язаний мати подібності з тим предметом або явищем, що він позначає. Для того, щоб зрозуміти (розшифрувати) інформацію, людина повинна заздалегідь завчити значення знака. До документів, що використовують мовні знаки - умовні позначки, відносяться вербальні (словесні) документи (книги, брошури, журнали, газети, бюлетені й т.п.) і ідеографічні документи (географічні карти, ноти, креслення).

2.2 Знаки письма

Письмо - знакова система фіксації мови, що дозволяє за допомогою нарисних (графічних) елементів передавати мовну інформацію на відстані й закріплювати її в часі.

Система письма характеризується постійним складом знаків, причому кожний знак передає або ціле слово, або послідовність звуків, або окремий звук мови. Система письма тісно пов'язана з писемністю.

Писемність - сукупність письмових засобів фіксування й передачі інформації, що включають поняття графіки, алфавіту й орфографії якої-небудь мови або групи мов, об'єднаних однією системою листа або одним алфавітом. У цьому значенні можна говорити про українську, англійську, арабську й ін. писемності.

Спочатку для передачі інформації використовували прості знаки листа: малюнковий, піктографічний лист, біржі, карби, вампуми, стос і т.п.

Вампуми (індійське wampum, сокр. від wampumpead - нитки з нанизаними на них раковинами) - різновид т.зв. предметного листа в північноамериканських індіанців (ірокезів, гуранів і ін.). Являє собою пояс, сплетений з ниток, унизаних раковинами. Кількість, кольори й взаєморозташування раковин мають символічне значення. Іноді на вампуми наносилися малюнки, що уточнюють зміст, часто вони виконували функцію грошей.

Стос - комбінації вузлів і сплетень шнурів.

Первісною формою письма було малюнкове письмо, яким користувалася доісторична людина. Малюнкове письмо передавало більш-менш схематичними малюнками конкретні предмети [19, C. 21].

Піктографія (лат. pictus - мальований, мальовничий, греч. grapho - пишу) - найдавніший вид листа, лист руками. Умовними малюнками зображували не тільки предмети, але й дії, події, тобто ціле повідомлення. Для піктографії не потрібний алфавіт, тобто набір певних знаків, необхідно тільки зображувати предмети й ситуації (наприклад, людини, човен, полювання й т.д.).

«Читаючий» піктограму не зв'язаний якими-небудь правилами читання (як, наприклад, у буквеному листі), він повинен лише довідатися, правильно пізнати зображення. Так, наведена тут ескімоська піктограма читається в такий спосіб: «Людина пішла на полювання, добув шкіру звіра, потім іншу, полював на моржа, поїхав на човні з іншими мисливцями, заночував».

Деякі види піктографії використовуються й у наші дні. Наприклад, на вивісках: зображені черевики - виходить, тут лагодять взуття, намальований годинник - майстерня з ремонту годин і т.д. Іноді піктограми розраховані на людей, що не знають мови: наприклад, у готелях для іноземців у кнопок дзвінків у номері - зображення прибиральниці, офіціанта й т.п. Піктографічне письмо зустрічається в народів, що не мають власної писемності.

Оскільки за допомогою піктографічного письма не можна виразити абстрактні поняття й думки, на більше високому рівні розвитку суспільства виникла потреба в новому типі листа - ідеографічному [9, C. 387].

В ідеографічному письмі знак-малюнок поступово перетворюється в «знак-ідею» (ідеограму). У цьому випадку він означає вже не сам зображуваний конкретний предмет, а асоційоване з ним узагальнене поняття. Наприклад, коло з розбіжними променями означає вже не «сонце», а «спеку», «тепло», «гарячий» або «теплий». Старець, що опирається на ціпок, означає старість і т.п.

Різновидом ідеографічного є ієрогліфічне письмо, використовуване з кінця IV тис. до н, е. Ієрогліф - умовний зображувально-образний графічний знак ідеографічного письма, що позначає слова (поняття), склади й звуки. Термін «ієрогліфічний» застосовується й стосовно знаків інших систем листа. Так, ієрогліфами називають знаки найдавнішого (II тис. до н.е.) і сучасного китайського і японського письма, знаки не клинописної, а образотворчого різновиду хетського письма (ІІ-I тис. до н.е.) і ін.

Знак в ідеографічному письмі перетворюється в спосіб-символ. Він стає більше узагальненим, схематичним. Спосіб-символ - це перехідний щабель від безумовного зображення до умовного знака. Однак знаки ідеографічного листа - ідеограми, ієрогліфи - не могли служити для графічного зображення звуків мови [10, C. 18].

Спосіб позначення звуків мови за допомогою графічних знаків уперше був винайдений уже в III тис. до н.е. шумерами, що створили у Межиріччі (область, розташована між ріками Тигр і Євфрат) давню із земних цивілізацій. Хоча шумерське письмо, як і давньоєгипетське, перебувало на перехідній стадії від словесного до складового, перший крок до графічного зображення мови був уже зроблений.

Зокрема, нотний запис (який не тотожний музиці) має свої особливості. У кожній системі нотного запису (у скрипковому, басовому ключі, ключах «доцифровій системі, крюковому письмі) існують свої правила. Нотні знаки можуть вводитися тільки на основі існуючих правил (як у нотному записі - і ноти на додаткових місцях). Значення ноти визначається залежно від місця в системі (у скрипковому ключі на першій лінійці означає «мі» першої октави, у басовому - «сіль» великої октави). Число нотних знаків обмежено, можливе складання «словника» (цим займається нотна грамота). Можна перевести знаменне (крюковое) письмо у нотний запис, а нотний запис - у цифровий; написане в басовому ключі позначити в скрипковому й навпаки. Нотний запис може бути здійснений від руки, машинописним, поліграфічним або іншим способом.

Знаковістю володіє не тільки інформаційна, але й матеріальна складова документа, його речовинна основа й конструктивна форма. Взятий у перспективі семіотики, документ - це не просто «упакування» для тієї або іншої ідеї, а значущий предмет. Поки книга лежить на складі, вона безмовна, але варто взяти її в руки або подивитися на неї на бібліотечній полиці, як вона починає посилати сигнали, знаки, інформацію, повідомляє, хто її створив, який її зовнішній вигляд. Інформативність (знаковість) документа багато в чому визначається його дизайном, структурою й змістом науково-довідкового апарата, ілюстрованим супроводом або ілюстративною інтерпретацією тексту [12, C. 76].

Загальний стиль видання, його дизайн: формат, папір, композиція елементів, виразні засоби набору, уміла підібрана шрифтова гарнітура - прямо або побічно розширюють його інформативність, діючи на підсвідомість, формують певний образ часу, у який уписується текст твору, у певному ключі режисирують його сприйняття. Інформаційна роль всіх цих начебто б зовнішніх елементів, що формують видання, особливо збільшується, коли доводиться мати справу з виданнями минулих століть і навіть десятиліть.

Головною семіотичною знаковою підсистемою документа є текст. Саме від форми й способу запису тексту залежить рівень інформативності документа, віднесення до того або іншого виду, типу, різновиду. Його розташування, шрифтове оформлення, зв'язок з додатковими текстами, науково-довідковим апаратом - також формують образ документа.

Ілюстрації - теж знакова підсистема, найважливіший засіб розширення інформативності видання. У рукописних книгах вони служили образотворчим коментарем, тому що ілюстратор був читачем і давав своє трактування прочитаного. Ілюстративна інтерпретація тексту може мати різне інформаційне фарбування: історико-побутову, соціальну, стильову, філософську, психологічну, але вона в кожному разі інформативно й бере активну участь у створенні образа книги [17, C. 19].

Інформативність певного екземпляра документа багато в чому залежить від історії його побутування й формується «слідами», які залишили на ньому час і власники. Власницькі плетіння, екслібриси, ярлики книгарень і аукціонів, штампи бібліотек, у яких зберігався екземпляр; дарчі й власницькі написи, автографи, маргінальні записи, замітки на зовнішніх аркушах і в колофоні іноді створюють унікальну ауру не тільки екземпляра, але й власника, епохи, культури, що володіє величезною інформаційною цінністю.

Інформаційна цінність екземпляра може значно зростати й здобувати інше фарбування в спеціально підібраній колекції, бібліотечному або довідково-інформаційному фонді, у фонді рідких книг, перекладів і т.п.

Розділ 3. Поняття документної інформації

Протягом усього періоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується.

Документ -- основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.