2

Белорусский Национальный Технический Университет

Автотракторный факультет

Кафедра: «Коммерческая деятельность и бухгалтерский учет на транспорте»

Расчетно-пояснительная записка к курсовой работе

по дисциплине: «Технологии организации, хранения и обработки данных»

на тему: «Создание реляционной базы данных в предметной области»

Выполнил: студент гр.101915

Рожков Д.И.

Минск 2007

Содержание

Введение

1. Постановка задачи

2. Проектирование базы данных

3. Запросы к базе данных

4. Разработка форм пользователя базы данных

5. Подготовка отчетов в СУБД MS Access

Заключение

Список литературы

Введение

В настоящее время жизнь человека настолько сильно насыщена различного рода информацией, что для управления ею требуется создание огромного количества баз и банков данных различного назначения. Сейчас практически любая задача связана с манипуляцией информацией и данными. По этой причине существует множество различных компьютерных систем управления базами данных - предназначенных для этих целей.

Компьютеризованная информационная система представляет собой программный комплекс, задачи которого состоят в поддержке надежного хранения БД в компьютере, выполнении преобразований информации и соответствующих вычислений, предоставлении пользователям удобного и легкоосваиваемого интерфейса. Традиционно объемы информации, с которыми приходится иметь дело таким системам, довольно велики, а сами БД имеют достаточно сложную структуру.

В данной курсовой работе представлено проектирование реляционной базы данных в предметной области с целью изучения систем управления БД. Разработка реляционной базы данных помогает определить набор исходных данных, выявить связи между объектами, подготовить структуру таблицы БД, определить основные свойства объектов, а также отношения между таблицами, обработать первичную информацию с целью ее упорядочения.

Целью данной курсовой работы является прохождение всех этапов построения базы данных на примере предприятия.

1.Постановка задачи

Предметной областью в данной курсовой работе выбрано производство автомобилей. Объектами предметной области, которые будут рассматриваться, являются следующие:

- поставщики;

- производство;

- покупатели.

На основании этих объектов и будет создана база данных производства автомобилей.

Теперь заполним каждый из этих объектов:

1. поставщики:

- код поставщика;

- наименование организации;

- наименование товара;

- серийный номер;

- количество товара;

- стоимость;

- код комплектуемого;

- код продукции;

- дата поставки

2. производство:

- код операции;

- наименование операции;

- продолжительность операции;

- код комплектуемого;

- код продукции;

- количество;

- дата

4. покупатели:

- код покупателя;

- наименование организации;

- модель автомобиля;

- количество товара;

- стоимость товара;

- код комплектуемого;

- код продукции;

- дата продажи.

На основании созданной базы данных предприятия разрабатывается инфологическая и логическая модель, формируются сложные запросы, формы, отчеты и создается кнопочное меню. Далее рассмотрим подробнее разработку нашей базы данных.

2. Построение информационно-логической модели данных

База данных -- это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

· таблицы для сохранения данных;

· запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

· формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

· отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о заказчиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие, например, как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Правильно спроектированная база данных обычно содержит разнообразные запросы, позволяющие отображать нужную информацию. В запросах может выводиться подмножество данных.

Прежде чем приступить в Microsoft Access к фактической разработке таблиц, запросов, форм и других объектов, рекомендуется предварительно спланировать структуру на бумагу. Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы:

Определение цели создания базы данных

На первом этапе разработки базы данных необходимо определить ее назначение и как она будет использоваться.

По мере определения предназначения базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным -- поля (столбцы) в этих таблицах.

Определение нужных полей в базе данных

Каждое поле содержит определенные фактические данные. Например, может потребоваться следующая информация о заказчиках: название компании, адрес, город, страна и номер телефона. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле. При составлении схемы полей, учитывайте следующее.

· Нужно включить все необходимые сведения.

· Разбить информацию на минимальные логические компоненты. Например, имена сотрудников удобно разбить на две поля, «Имя» и «Фамилия», что облегчит сортировку по фамилиям.

· Не создавать поля для данных, состоящих из нескольких элементов. Например, если создать в таблице «Поставщики» поле «Товары», содержащее перечень всех товаров этого поставщика, будет трудно найти поставщиков, поставляющих конкретный товар.

· Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения (Сочетание математических и логических операторов, констант, функций, имен полей, элементов управления и свойств, в результате обработки которого получается единственное значение. Выражение может выполнять вычисления, обрабатывать текст или проверять данные). Например, в таблице, содержащей поля «Цена» и «Количество», не следует создавать поле, содержащее произведение значений этих полей.

· Не создавать поля, содержащие аналогичные данные. Например, если создать в таблице «Поставщики» поля «Товар1», «Товар2» и «Товар3», будет трудно найти поставщиков, поставляющих конкретный товар. Кроме того, придется изменять структуру базы данных, если появится поставщик, предлагающий четыре товара. Достаточно будет одного поля для товаров, если поместить это поле в таблицу «Товары», а не в таблицу «Поставщики».

Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей подскажет, какие требуются таблицы. Например, если будет использоваться поле «Дата Найма», оно принадлежит теме сведений о сотрудниках, т.е. должно содержаться в таблице «Сотрудники». Потребуются также таблицы «Клиенты», «Товары» и «Заказы».

Определение таблиц, к которым относятся поля

При решении вопроса, к какой таблице должно относиться каждое поле, необходимо учитывать следующие принципы разработки.

· Нужно включать каждое поле только в одну таблицу.

· Не включать поле в таблицу, если в результате его добавления одни и те же данные будут появляться в нескольких записях этой таблицы. Если оказывается, что поле таблицы содержит много повторяющихся данных, это поле, вероятно, помещено не в ту таблицу.

Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения.

Определение полей с уникальными значениями в каждой записи

Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах -- например, для связывания клиента со всеми его заказами -- каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом - одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Определение связей между таблицами

После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного ключа - одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах. Необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи с отношением - связь, установленная между двумя общими полями (столбцами) двух таблиц. Существуют связи с отношением «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим»; между таблицами базы данных Microsoft Access.

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые объекты базы данных -- запросы - требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, который будет служить источником данных для формы, отчета или страницы доступа к данным. Формы - объект базы данных Microsoft Access, в котором разработчик размещает элементы управления, принимающие действия пользователей или служащие для ввода, отображения и изменения данных в полях. Отчеты - объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для вывода на печать данных, организованных и отформатированных в соответствии со спецификациями пользователя. С помощью отчетов составляются коммерческие сводки, списки телефонов или списки рассылки. Страницы доступа к данным - опубликованная с помощью Microsoft Access веб-страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страниц доступа к данным можно просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать данные, хранящиеся в базе данных. Страницы доступа к данным могут также содержать данные из других источников, таких как Microsoft Excel. Макросы - макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций. Модули - совокупность описаний, инструкций и процедур, сохраненная под общим именем. Существуют модули двух типов: стандартный модуль и модуль класса.

В Microsoft Access поддерживаются три метода создания Базы данных Access -совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Управление данными выполняется ядром базы данных Microsoft Jet.

Создание базы данных с помощью мастера

Можно воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов для базы данных выбранного типа -- это простейший способ начального создания базы данных. Мастер предлагает ограниченный набор параметров для настройки базы данных.

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

2. В области задач Создание файла в группе Шаблоны выберите На моем компьютере.

3. Выберите значок подходящего шаблона базы данных на вкладке Базы данных и нажмите кнопку OK.

4. В диалоговом окне Файл новой базы данных введите имя базы данных и укажите ее расположение, а затем нажмите кнопку Создать.

5. Следуйте инструкциям мастера баз данных.

Примечание. С помощью мастера баз данных нельзя добавлять новые таблицы, формы и отчеты в существующую базу данных.

Создание базы данных с помощью шаблона

Это самый быстрый способ создания базы данных. Этот метод работает лучше остальных, если удастся найти и использовать шаблон, наиболее подходящий требованиям.

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

2. В области задач Создание файла в списке Шаблоны либо ищите конкретный шаблон, либо выберите пункт Домашняя страница шаблонов для обзора всех шаблонов.

3. Выберите требуемый шаблон и нажмите кнопку Загрузить.

Создание базы данных без помощи мастера

Можно создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты -- это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

2. В области задач Создание файла выберите в группе Создание ссылку Новая база данных.

3. В диалоговом окне Файл новой базы данных введите имя базы данных и укажите ее расположение, а затем нажмите кнопку Создать.

После открытия окна базы данных - окно, которое открывается при открытии базы данных Microsoft Access или проекта Microsoft Access. В окне базы данных выводятся ярлыки для создания новых объектов базы данных и открытия существующих объектов. Можно создать требуемые объекты. База данных Microsoft Access может содержать таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. Проект Microsoft Access может содержать такие объекты как формы, отчеты, страницы макросы и модули базы данных.

При создании или открытии файла Microsoft Access, открывается окно базы данных. Окно базы данных является центром управления файлами Access. Из этого окна пользователи создают и используют любые объекты базы данных Access или проекта Access.

В области заголовка окна базы данных отображается имя и формат файла базы данных.

Кнопку Открыть на панели инструментов кона базы данных используют для работы с существующими объектами, кнопку Конструктор для изменения существующих объектов, а кнопку Создать для создания новых объектов.

Кнопка Объекты открывает список типов объектов, таких как Таблицы или Формы, при выборе которых отображается список объектов данного типа.

Кнопка Группы открывает список групп объектов базы данных. Пользователь имеет возможность добавлять в группу объекты разных типов. Группа содержит ярлыки объектов базы данных, принадлежащих к группе.

Ярлыки для создания объектов базы данных сверху в списке объектов позволяют создавать новые объекты базы данных.

Список объектов базы данных изменяется в соответствии с типом объектов, выбранным в списке Объекты.

Таблицы

Таблица содержит набор данных по конкретной теме, такой как товары или поставщики. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и снижает число ошибок при вводе данных.

Распределение данных в таблицах

В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями).

Конструктор таблиц

В режиме конструктора можно создать новую таблицу либо добавить, удалить или настроить поля существующей таблицы.

Если требуется отслеживать в таблице дополнительные данные, добавьте соответствующие поля. Если существующее имя поля недостаточно понятно, поле можно переименовать.

Настройка типа данных - характеристика поля, определяющая, какие данные могут сохраняться в поле. Например, в поле с типом «Текстовый» можно вводить как текст, так и числа, а в полях с типом «Числовой» допускается хранение только числовых данных. Поле определяет тип значений, которые можно вводить в это поле. Например, если нужно, чтобы в поле содержались числовые значения, которые можно использовать в вычислениях, задайте Числовой или Денежный тип данных.

Для идентификации каждой записи в таблице используется уникальный маркер, который называют первичным ключом.

Свойства полей -- это набор характеристик, обеспечивающих дополнительные возможности управления хранением, вводом и отображением данных в поле. Число доступных свойств зависит от типа данных поля.

Связывание двух таблиц

Общее поле связывает две таблицы таким образом, что Microsoft Access может объединить данные из двух таблиц для просмотра, редактирования или печати. В одной таблице поле является полем первичного ключа, который был установлен в режиме конструктора -окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих. Это же поле существует в связанной таблице как поле внешнего ключа - одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.

В таблице «Поставщики» вводится код поставщика, название компании и другие данные о каждом поставщике. Поле «КодПоставщика» является первичным ключом, заданным в режиме конструктора.

В таблицу «Товары» включено поле «КодПоставщика». При вводе нового товара можно определить поставщика по уникальному коду этого поставщика. Поле «КодПоставщика» в таблице «Товары» является внешним ключом.

Таблица в режиме таблицы

В таблице или запросе в режиме таблицы - окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или сохраненной процедуры, выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных, доступны все необходимые инструменты для работы с данными.

Использование панели инструментов Базы данных и Запроса в режиме таблицы

Панели инструментов - строка с кнопками и другими элементами управления, служащими для выполнения команд. Чтобы вызвать панель инструментов, в меню Сервис выберите команду Настройка, а затем выберите вкладку Панели инструментов. База данных и Запрос в режиме таблицы делают доступными многие инструменты, необходимые для поиска, редактирования и печати записей:

Печать или предварительный просмотр данных.

Проверка орфографии.

Вырезание, копирование или вставка выделенного текста, полей, записей целиком или всей таблицы полностью.

Сортировка записей.

Отбор записей, поиск или перемещение значений.

Добавление или удаление записей.

Работа со столбцами, строками и подтаблицами

Если нужно использовать инструменты для работы с столбцами, строками и подтаблицами - объект в режиме таблицы, вложенный в другой объект в режиме таблицы и содержащий данные, связанные или объединенные с данными в этом объекте, можно найти их в самой таблице, либо дважды щелкнуть в области выделения столбца - прямоугольник в верхней части столбца. Для выделения всего столбца в бланке запроса или фильтра достаточно щелкнуть область выделения столбца.

Использование области выделения столбца:

перемещения, скрытия или переименования столбца.

изменение размеров строк или столбцов.

использование подтаблиц для просмотра связанных данных.

закрепление левого крайнего столбца таким образом, чтобы он отображался на экране при прокрутке листа вправо.

Перемещение по записям

Для перехода по записям в таблице можно использовать панель перехода по записям:

-Переход на первую запись.

-Переход на предыдущую запись.

-Введение номера нужной записи.

-Переход на следующую запись.

-Переход на последнюю запись.

-Переход на новую (пустую) запись.

Существуют следующие способы создания пустой таблицы для последующего ее заполнения собственными данными.

· В мастере таблиц выберите поля для новой таблицы из различных образцов таблиц, таких как деловые контакты, личное имущество и т. п.

· Создайте таблицу в режиме конструктора, который позволяет добавлять поля, настроить отображение полей и обработку в них данных, а затем создайте первичный ключ.

· Введите данные непосредственно в пустую таблицу. При сохранении таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.

Существуют следующие способы создания таблиц на основе существующих данных.

· Импорт или связывание данных из другой базы данных Microsoft Access или из файлов других программ.

· Создание таблицы на основании данных из текущей таблицы при помощи запроса на создание таблицы. Например, запросы на создание таблиц можно использовать для архивирования старых записей, резервного копирования таблиц, выбора групп записей для экспорта в другую базу данных или для использования в качестве основы для отчетов, отражающих данные в определенный момент времени.

В данной курсовой работе происходит разработка базы данных для предприятия по перевозке пассажиров. Цель работы - создать базу данных, состоящую из нескольких, а именно, четырех таблиц, связанных между собой определенной связью. Плюс ко всему этому еще требуется создать запросы, чтобы облегчить работу с базой данных в дальнейшем.

В данном примере рассматриваются следующие таблицы: таблица водителей, таблица имеющихся транспортных средств, таблица маршрутов, осуществляемых водителями в рамках работы данного предприятия, и таблица пассажиров, желающих совершить ту или иную поездку в соответствии с выбранным маршрутом.

Для начала, чтобы создать необходимую нам базу данных, нужно запустить ACCESS. В открывшейся программе выбираем пункт *создать новую базу данных*. После этого в открывшемся окне создания новой базы данных задаем ее имя и адрес, где она будет храниться.

Для того, чтобы начать непосредственную работу по созданию таблиц, необходимо:

1. в окне базы данных выбрать с помощью чего будет создаваться данная таблица:

-в режиме конструктора

-с помощью мастера

-путем ввода данных.

В нашем случае мы пользуемся конструктором.

2. в открывшееся окно таблицы вводятся названия нужных нам полей с их типом данных и описанием. Нужно следить за тем, чтобы тип данных соответствовал выбранному полю. По завершению ввода необходимых полей обязательно задается ключевое поле: выделяется название той строки, которая будет являться ключевой; на панели инструментов нажимаем кнопку с изображением ключа. Так задается ключевое поле - необходимое условие для дальнейшей работы. После этого окно таблицы закрывается, ему присваивается имя и т.д. со всеми оставшимися несозданными таблицами.

При создании таблиц в режиме конструктора поля данных таблиц не заполняются, создается как бы макет будущей таблицы. Приложение 1 -4.

3. после завершения работ по созданию таблиц, необходимо в окне базы данных выбрать поочередно каждую имеющуюся незаполненную таблицу (двойной щелчок по названию) и заполнить ее. Приложение 5 - 8.

4. после совершения данных операций необходимо разработать схему данных, т.е. создать связь между таблицами. Для этого на панели инструментов выбирается кнопка *схема данных*. Приложение 9. С открывшегося окна добавляем необходимые для связи элементы - таблицы. Далее выполняем следующие операции:

- выделяем необходимое поле необходимой таблицы

- не отпуская левой кнопки мыши, перетаскиваем его на необходимое поле другой нужной таблицы

- в открывшемся окне отмечаем галочками пункты: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных полей. После этого создаются связи между выбранными таблицами по выбранным полям. Приложение 10 - 14 каскадное удаление связанных полей.

5. следующая операция - создание запроса.

3. Запросы к базе данных

Различные типы запросов (ADP)

С помощью запросов выполняются операции по извлечению, созданию, изменению или удалению данных в базе данных. Существуют два основных типа запросов.

· Запросами на выборку называют запросы, выполняющие извлечение данных, предназначенных для отображения, с помощью инструкции SQL SELECT.

· Управляющими запросами называют сохраненные процедуры, выполняющие вставку, изменение или удаление данных с помощью инструкций SQL INSERT, UPDATE и DELETE.

Представления

Использование представлений

Сохранение. Представления сохраняются как часть макета базы данных. При разработке базы данных имеет смысл включать в макет представления по следующим причинам.

· Некоторые подмножества данных интересны для многих пользователей. Поскольку, каждое представление сохраняется в базе данных, оно устанавливает определенное подмножество данных, которые могут использоваться любыми пользователями базы данных.

· Представления позволяют скрывать базовые таблицы. Можно запретить доступ к таблицам базы данных для всех пользователей и потребовать, чтобы они работали с данными только через представления. В некоторых случаях такой подход позволяет предотвратить внесение изменений в базу данных пользователями и приложениями. Например, разработчик может создать представление «Продажи текущего месяца». Первого числа каждого месяца разработчик сможет соответствующим образом изменить описание представления. Без такого представления пользователи должны будут каждый месяц переписывать запросы, чтобы строки «Продажи» отобразились для соответствующего месяца.

Создание плана запросов

План запросов задает внутреннюю стратегию, которую использует сервер базы данных для быстрого создания результирующих наборов записей. Сервер базы данных может установить план запросов для представления сразу после сохранения представления.

Использование индексированных представлений и схемной привязки

Индексированные представления и схемная привязка

Индексированными представлениями называют представления, результаты которых сохраняются в базе данных и индексируются для быстрого доступа. Индексированные представления поддерживаются для проекта Microsoft Access. Индексированные представления лучше всего использовать, когда данные доступны только для чтения, запросы индексированных представлений не включают статистические функции или объединения и не предполагается изменения описаний схемы базовых таблиц. Как и в других представлениях, данные в индексированные представления поступают из базовых таблиц. Такая зависимость означает, что после изменения базовой таблицы, вносящей вклад в индексированное представление, это индексированное представление может стать недействительным. Например, представление может стать недействительным после переименования столбца, включенного в это представление. Во избежание таких затруднений SQL Server поддерживает создание представлений со «схемной привязкой». Схемная привязка запрещает любые изменения таблиц или столбцов, которые делают представление недействительным. Любое индексированное представление, созданное в конструкторе запросов, автоматически получает схемную привязку, поскольку этого автоматически требует SQL Server. Схемная привязка не запрещает изменять представление; она означает только невозможность таких изменений базовых таблиц или представлений, которые приведут к изменению результирующего набора записей представления.

Что происходит при изменении базовой таблицы или столбца

В конструкторе таблиц или в конструкторе базы данных можно попытаться изменить базовые таблицы или столбцы, которые вносят вклад в представление, определенное со схемной привязкой. Если такое изменение может сделать представление недействительным, конструктор выводит предупреждение и запрашивает подтверждение действий. В случае подтверждения может произойти следующее.

· Выполняется изменение базовой таблицы.

· Все представления, зависящие от представления базовой таблицы, изменяются таким образом, что «схемная привязка» удаляется. В результате, все последующие изменения базовой таблицы выполняются без предупреждения.

· Если зависимые представления были проиндексированы, индексы удаляются.

В конструкторе таблиц или в конструкторе базы данных предупреждения перед изменением базовой таблицы выводятся только в том случае, если базовая таблица вносит вклад в представление со схемной привязкой и если изменение приведет к одному или нескольким из следующих результатов.

· Удаление базовой таблицы.

· Переименование базовой таблицы.

· Создание базовой таблицы заново.

· Удаление из базовой таблицы столбца, который включен в представление.

· Переименование в базовой таблице столбца, который включен в представление.

Сохраненные процедуры

Сохраненные процедуры облегчают управление базой данных и отображение сведений о базе данных и ее пользователях. Сохраненные процедуры представляют скомпилированный набор инструкций SQL и дополнительных управляющих инструкций, сохраненных под одним именем и выполняющихся как одна программная единица. Сохраненные процедуры сохраняются в базе данных. Они могут выполняться с помощью одного вызова из приложения и поддерживают использование определяемых пользователем переменных, условное выполнение и другие мощные средства программирования.

Сохраненные процедуры могут определять ход и логику выполнения программы запросов к базе данных. Они могут принимать входные и выходные параметры, возвращать один или несколько наборов записей, а также возвращать значения.

Допускается использование сохраненных процедур в любых местах, в которых используются инструкции SQL, причем со следующими преимуществами.

· Можно выполнить последовательность инструкций SQL в одной сохраненной процедуре.

· В сохраненной процедуре можно ссылаться на другие сохраненные процедуры, что упрощает выполнение последовательности сложных инструкций.

· Сохраненная процедура компилируется на сервере при ее создании, поэтому она выполняется быстрее, чем отдельные инструкции SQL.

Сохраненная процедура, содержащая одну инструкцию SQL SELECT, может создаваться или изменяться в графическом режиме в конструкторе запросов. Для нее допускается определение дополнительных свойств (за исключением свойств столбцов).

Сохраненная процедура, содержащая несколько инструкций SQL, может создаваться или изменяться в текстовом редакторе SQL. Допускается редактирование входящей в такую процедуру инструкции SQL SELECT в графическом режиме в построителе запросов. Однако для нее невозможно определить дополнительные свойства.

Общие сведения об определяемых пользователем функциях

Определяемая пользователем функция является запросом, аналогичным представлению или сохраненной процедуре, с которым допускаются следующие действия.

· Просмотр в окне базы данных.

· Создание в конструкторе запросов или в текстовом редакторе SQL.

· Использование для извлечения данных и просмотра результатов в режиме таблицы.

· Использование в качестве источника записей формы, отчета или поля со списком.

Примечание. Невозможно использовать определяемую пользователем функцию как источник записей для страницы доступа к данным.

· Программная обработка с использованием модели объектов Microsoft Access.

Определяемые пользователем функции сочетают в лучшие характеристики представлений и сохраненных процедур в одном запросе, который может использоваться как вложенный, поддерживает передачу параметров, сортировку и возвращение значений. Во многих случаях определяемые пользователем функции имеют ряд преимуществ по сравнению с представлениями и сохраненными процедурами. Они позволяют возвращать таблицу данных или скалярное значение, позволяют скрывать логику или подробности создания возвращаемых значений, а также упрощают синтаксис SQL.

Типы определяемых пользователем функций

В зависимости от типа возвращаемых значений определяемые пользователем функции разделяются на три категории.

Встроенная определяемая пользователем функция

Содержит единственную инструкцию SELECT и возвращает обновляемую таблицу данных. Допускается использование этой функции в предложении FROM запроса. Допускается создание и изменение встроенной определяемой пользователем функции в режиме графического отображения в конструкторе запросов. Пользователь может также определять дополнительные свойства.

Табличная определяемая пользователем функция

Содержит одну или несколько инструкций SELECT и возвращает необновляемую таблицу данных. Допускается использование этой функции в предложении FROM запроса. Допускается создание и изменение табличной определяемой пользователем функции в текстовом редакторе SQL, а также изменение инструкции SQL SELECT табличной определяемой пользователем функции в режиме графического отображения с помощью построителя запросов. Определение дополнительных свойств не допускается.

Скалярная определяемая пользователем функция

Содержит одну или несколько инструкций SELECT и возвращает скалярное значение с типом данных int, decimal, varchar, sql_variant или table. Скалярную функцию можно использовать в запросе в любом месте, где можно использовать имя столбца. Допускается создание и изменение скалярной определяемой пользователем функции в текстовом редакторе SQL, а также изменение инструкции SQL SELECT скалярной определяемой пользователем функции в режиме графического отображения с помощью построителя запросов. Определение дополнительных свойств не допускается.

Запросы с параметрами

Запросы с параметрами: общие сведения

Если приходится часто выполнять запрос, но каждый раз с новыми входными значениями, используют запрос с параметрами. Параметром называют прототип значения, которое вводится при запуске запроса. Параметры используют как прототипы для текстовых или числовых значений. Обычно параметры используют как прототипы в условиях поиска отдельных строк или групп в предложениях WHERE или HAVING инструкции SQL.

Когда можно и когда нельзя использовать именованные параметры

Использование именованных параметров допускается в следующих ситуациях:

· в проекте Microsoft Access, подключенном к базе данных Microsoft SQL Server версии 2000;

· в режиме конструктора запросов для сохраненной процедуры или определяемой пользователем функции;

· в текстовом редакторе SQL для сохраненной процедуры, а также для скалярной или табличной определяемой пользователем функции.

Нельзя использовать именованные параметры в инструкции SQL для источника записей, создаваемой в построителе запросов.

Нельзя использовать именованные параметры в представлении.

Запросы на изменение

Допускается создание следующих типов запросов на изменение в областях схемы и сетки (области графического отображения) конструктора запросов.

· Запрос на добавление значений. Создает новую строку и вставляет значения литералов в указанные столбцы. Запросы этого типа создаются с помощью инструкции SQL INSERT INTO…VALUES.

· Запрос на добавление. Создает новые строки, копируя существующие строки из одной таблицы в другую или копируя строки из той же таблицы как новые строки. Запросы этого типа создаются с помощью инструкции SQL INSERT…SELECT.

· Запрос на обновление записей. Изменяет значения отдельных столбцов в одной или нескольких существующих записях таблицы. Запросы этого типа создаются с помощью инструкции SQL UPDATE.

· Запрос на удаление. Удаляет одну или несколько строк из таблицы. Запросы этого типа создаются с помощью инструкции SQL DELETE.

Примечание. Запросы на удаление удаляют строки целиков. Если требуется удалить значения из отдельных столбцов, следует использовать запрос на обновление.

· Запрос создание таблицы. Создает новую таблицу и строки в ней, копируя результаты запроса. Запросы этого типа создаются с помощью инструкции SQL SELECT…INTO.

4. Разработка форм пользователя базы данных

Access предоставляет широкие возможности по конструированию графического диалогового интерфейса пользователя для работы с базой данных. Основой такого интерфейса являются формы.

Формы являются основой разработки диалоговых приложений пользователя для работы с базой данных. Через формы может осуществляться первоначальная загрузка данных во взаимосвязанные таблицы БД, просмотр данных, а также их корректировка. Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме может осуществляться контроль вводимых данных, могут устанавливаться ограничения на доступ к данным, выводиться необходимые сообщения, возможна обработка событий, инициируемых пользователем или наступающих в процессе работы с формой. Типовые процедуры формируются автоматически при создании элементов формы. Такими элементами, например, являются, графические кнопки, с которыми могут связываться события следующих категорий:

· Переходы по записям, обработка записей (добавление, удаление, печать, восстановление)

· Работа с формой (закрытие, открытие, изменение фильтра, обновление данных, печать формы)

· Работа с отчетом (печать, просмотр, отправка, вывод в файл), приложение (запуск приложения, выход из приложения, запуск Word, Excel, блокнота).

Ленточные формы

В отличие от простой формы, которая показывает только одну запись, в ленточной форме отформатированные записи выводятся на экран одна за другой, как в таблице.

Для перемещения по списку выводимых, записей можно пользоваться вертикальной полосой прокрутки, а для перехода от записи к записи воспользуйтесь полем номера записи или кнопками перехода в левом нижнем углу формы.

Подчиненные формы

Подчиненные формы -- хорошее средство для представления данных, находящихся на стороне «многие» отношения «один-ко-многим».

Несмотря на то, что эта форма кажется довольно сложной, ее не так трудно построить. Основной частью работы по созданию формы станет выбор и размещение элементов управления, в которые будут выводиться данные. Чтобы связать подчиненную форму с главной, придется установить всего два свойства, которые укажут Access, какие поля используются для установления связи.

Иногда удобнее предоставлять информацию в окне, которое все время остается на переднем плане. По умолчанию в Microsoft Windows 95 активное окно выводится на переднем плане, а остальные окна перемещаются на задний. Единственным исключением являются окна справки. В частности, окно процедурной справки остается на переднем плане, позволяя следить за пошаговыми инструкциями в то время, когда фокус находится в рабочем окне (то есть оно активно). Такой тип плавающих окон называется всплывающим окном.

Информация в форме содержится в элементах управления. Наиболее часто используемый элемент управления поле. В нем могут выводиться данные из базовых таблиц и запросов или значения, вычисленные непосредственно в самой форме. В формах имеются элементы управления, позволяющие сделать выбор из нескольких значений или просмотреть дополнительные данные. Элементы управления можно использовать также для запуска макросов. Такие элементы управления будут описаны ниже.

Тип элемента управления

На вкладке Подстановка (Lookup) в окне конструктора таблиц задается свойство тип элемента управления (DisplayControl). Это свойство определяет, будет ли отображаться поле в таблице и в форме в виде Поля (Text Box), Списка (List Box) или Поля со списком (Combo Box). Таким образом определяется вид элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля.

Если для поля выбран тип элемента управления Список (List Box) или Поле со списком (Combo Box), на вкладке Подстановка (Lookup) появляются дополнительные свойства, которые определяют источник данных для строк списка и ряд других характеристик списка. В качестве источника данных для списка выбирается таблица, с которой осуществляется постоянная связь, что обеспечивает актуальное состояние списка.

Если при определении типа поля был выбран Мастер подстановок (Lookup Wizard), то значения свойств на вкладке Подстановка (Lookup) будут заполнены мастером.

Флажок Связь (Link) по умолчанию не отмечен и, следовательно, содержимое файла будет введено в поле как внедренный объект. Увидеть содержимое поля можно через форму или отчет. Дальнейшие изменения файла не будут отражаться на встроенном объекте. Для введения в поле связанного объекта надо установить флажок Связь (Link). Это сэкономит место в базе данных и даст возможность отображать все изменения, вносимые в файл.

Для просмотра внедренного объекта необходимо в соответствующем поле установить курсор и дважды щелкнуть кнопкой мыши.

Для отображения содержимого поля в виде значка, представляющего файл с документом, надо в окне Вставка объекта (Insert Object) установить флажок в виде значка (Display As Icon). Значок может быть использован для представления связанного объекта. Переключатели, флажки, выключатели и группы

Когда данные, которые вы выводите на экран, имеют только два или три допустимых значения, то, чтобы увидеть или установить в поле требуемое значение, можно воспользоваться такими элементами управления, как переключатели, флажки и выключатели. Например, при наличии двух значений (это может быть простое логическое поле (Да/Нет)) для графического изображения значения прекрасно подойдет флажок: установленный (помеченный) флажок означает Да, а снятый (не помеченный) -- Нет.

Чтобы обеспечить возможность наглядного выбора из нескольких вариантов, можно создать группу из перечисленных элементов управления. В группе только один из элементов управления может иметь значение Да. Одновременный вывод всей информации сделал бы форму слишком громоздкой. И вот группа из трех переключателей позволяет выбрать нужную категорию информации. Одновременно может быть нажатой только одна кнопка переключателя. Когда ее нажимают, соответствующая информация выводится в подчиненной форме, расположенной чуть ниже этих кнопок. Для определения значения базового поля Microsoft Access использует относительный номер элемента управления в группе. При нажатии кнопки переключателя процедура VBA проверяет это значение и отображает соответствующую подчиненную форму.

Список и поле со списком

Если требуется вывести в форме перечень значений, который все время остается открытым, то для этой цели лучше всего подходит элемент управления, называемый списком. В частности, список используется в одном из режимов просмотра объектов в окне базы данных. Список может содержать набор значений, вводимых при создании элемента управления, список значений из инструкции SOL, значения поля таблицы или запроса, а также список имен полей таблицы или запроса.

Выбирая один из пунктов в списке, задается значение элемента управления. Если элемент управления представляет поле базовой таблицы или запроса, данные в поле обновляются. Списки могут использовать данные из нескольких полей. Список позволяет выбрать несколько элементов: с помощью клавиши CTRL

Элементы управления, созданные в формах или отчетах на основе поля таблицы, наследуют установленные для этого поля свойства. Благодаря этому не понадобится определять свойства индивидуально для каждого связанного с полем элемента управления.

Создание форм

Для создания формы ПОСТАВЩИКИ выбираем Создание формы с помощью мастера, таблица ПОСТАВЩИКИ; выбираем все поля. Внешний вид - форма ленточная, стиль - рисовый, название - поставщики.

Аналогичным образом создаем форму ПОКУПАТЕЛИ.

Чтобы создать форму в режиме конструктора ПРОИЗВОДСТВО, в диалоговом окне Новая форма дважды щелкните строку Мастер форм. Выбираем таблицу ПРОИЗВОДСТВО и поле Код продукта, затем выбираем таблицу ПОКУПАТЕЛИ и поля Код покупателя, Наименование организации, и при этом дважды щелкаем по полям таблицы, которые нужно включить в формы. Далее выбираем таблицу ПРОИЗВОДСТВО для представления данных, при этом включен переключатель Подчиненная форма. Даем заголовок Поставщики 1.

Создаем форму в конструкторе. Для этого выбираем таблицу источник ПОСТАВЩИКИ. Через команду Вставка, Форма открываем режим конструктора, где на экране выводится окно таблицы ПОСТАВЩИКИ, панель элементов формы и окно свойств формы. Перетаскиваем поля Код поставщика, Наименование организации, Код комплектуемого, Наименование товара. Добавляем заголовок Поставщики и оформляем запрос. [См. Приложение ]

5. Подготовка отчетов

Отчеты в Access предназначены для вывода данных на печать

Разделы отчета

Создание и изменение макета отчета осуществляется в окне конструктор отчетов. При создании отчета в режиме конструктора в окне первоначально отображаются пустые разделы отчета. Наличие этих разделов, а также их удаление или включение определяется командами меню Вид|Колонтитулы (View|Page Header/Footer) и Вид|Заголовок/примечание отчета (View|Report Header/Footer). Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конструктора отчетов.

При создании отчета его разделы нужно заполнить элементами в соответствии с разработанным пользователем макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В верхний и нижний колонтитул обычно помещают заголовки, номера страниц и даты. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных или запросов.

При необходимости группировки записей по полю в окно конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы (Report Header) и Примечание группы (Footer). В заголовке группы, как правило, размещаются поля, по которым производится группировка. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов но группе. Допускается 10 уровней группировки выводимых записей.

Элементы разделов отчета

О процессе конструирования с помощью команд меню или кнопок панели инструментов конструктора отчетов и панели элементов разделы отчета заполняются элементами в соответствии с планируемым макетом отчета.

Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных (Detail), которой можно придать вид табличной части отчета. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообразно размещать в заголовке группы.

Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т. п. Для каждого из элементов имеются соответствующие кнопки на панели элементов. Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически такая же, как и в конструкторе форм.

Панель инструментов конструктора отчетов

В процессе конструирования отчета используются команды меню, панель инструментов Конструктор отчетов а также панель элементов.

Панель инструментов конструктора появляется, когда осуществляется переход в режим конструирования отчета при первоначальном создании или при внесении изменений в макет отчета. На рисунке показаны кнопки панели инструментов с подписями, которые появляются при установке курсора мыши на кнопку.

Создание отчетов

Для создания итогового отчета сначала создаем простой запрос. Из таблицы ПОСТАВЩИКИ переносим поля Код комплектуемого, Наименование организации, Наименование товара, Стоимость; из таблицы Покупатели - Код комплектуемого, Модель автомобилей, Стоимость. Затем создаем отчет по данному запросу группируя сначала по наименованию продукта, затем по наименованию покупателя. Подводим итоги по сумме количества сырья, средней стоимости поступления, максимальному количеству купленного. Выбираем стиль и макет отчета и присваиваем имя - «Итоговый отчет». [См. Приложение]

Заключение

В курсовой работе представлена одна из самых популярных систем управления базами данных для персональных компьютеров MS Access. Подробно описаны функции, объекты, система меню и режимы работы данного приложения. И, кроме того, индивидуально разработанная, реляционная база данных. В ходе создание базы данных «Производство автомобилей» были пройдены все ключевые этапы построения баз данных, т.е. создание исходных данных, выявление связей между объектами, а также отношения между таблицами. На основании ее были построены разнообразные запросы, формы, отчеты. Кроме того, построено кнопочное меню, которое представляет собой форму, на которой расположены элементы управления - кнопки с поясняющими надписями. Меню - это очень удобный инструмент работы с базами данных, т.к. щелчок по кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет.

список использованных источников

1. Microsoft Office Access 2003. Шаг за шагом: Пер. с англ. - М.: СП ЭКОНОМ, 2004. - 431-с.

2. Бубнов П.Ю. Access 2002: Самоучитель. - М.: ДМК ПРЕСС, 2004. -313-с.

3. Карпов Б. Microsoft Access 2000. Справочник. - СПб.: Питер, 2001.-416-с.

4. Куправа Т.А. Самоучитель Access 97/2000. - СПб.: Наука и техника, 2001 - 140-с.

5. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Microsoft Access 2000 за 30 занятий. - СПб.: БХВ - Петербург, 2001 - 492-с.

6. Дорогокупец Ю.П. Учебно-методическое пособие по дисциплине Технологии организации, хранения и обработки данных для студентов экономических специальностей. - Мн., 2004 - 45-с.

Приложение