Створення бази даних охоронної агенції в Microsoft Excel та Access

2

Міністерство освіти та науки України

Київський національний торговельно-економічний університет

Вінницький торговельно-економічний інститут

Кафедра соціально-економічних наук

Звіт по комп'ютерному практикуми

Створення бази даних охоронної агенції в Microsoft Excel та Access

Зміст

Вступ

1. Аналіз предметної області та постановка задачі

1.1 Область використання автоматизованої інформаційно-довідкової системи

1.2 Визначення функцій автоматизованої інформаційно-довідкової системи

1.3 Структура інформаційно-довідкової системи

1.4 Вибір програмних та технічних засобів для розв'язання задачі

2. Комп'ютерна реалізація автоматизованої системи

2.1 Комп'ютерна реалізація окремих об'єктів системи

2.2 Створення файлу і таблиць бази даних

2.3 Створення міжтабличних зв'язків

2.4 Створення форм

2.5 Створення запитів

2.6 Створення звітів

3. Аналіз даних у СУБД Ехсеl

3.1 Формування вихідного документу

3.2 Сортування, групування, підведення підсумків

3.3 Графічний аналіз даних. Побудова діаграм

3.4 Фільтрація даних. Побудова та аналіз даних зведених таблиць

4. Створення слайдів засобами Місгоsoft Power Роіnt

Висновки

Список використаної літератури

ДОДАТКИ

Вступ

Основним фактором впливу науково-технічного прогресу на всі види діяльності людини є широке використання нових інформаційних технологій, під якими розуміється сукупність методів і засобів отримання та використання інформації на основі обчислювальної та комунікаційної техніки.

Однією з таких технологій створена база даних "Замовлення послуг охоронного агентства "Гарант". Вона містить інформацію про таблиці "Послуги", "Замовники", "Склад замовлення", "Замовлення", “Персонал”.

За допомогою цієї бази як персоналу так і замовнику дуже зручно вести облік наданих і наявних послуг. Інформація, яка міститься в базі є згрупованою і зручною для використання.

Такі бази даних є дуже ефективними при їх використані в сфері торгівлі та надання послуг.

1. Аналіз предметної області та постановка задачі

1.1 Область використання автоматизованої інформаційно-довідкової
системи “ГранПос”

Автоматизована інформаційно-довідкова система призначена для створення нормативно-довідкової інформації про замовників, які замовляють послуги і персонал, який виконує замовлення.

Предметною областю є комплекс задач по обліку послуг, замовлень послуг, формуванню і автоматичному друку звітних документів.

1.2 Визначення функцій автоматизованої інформаційно-довідкової
системи “ГранПос”

Основними функціями інформаційної системи є:

ѕ збереження нормативне-довідкової інформації;

ѕ забезпечення зручності вводу та коригування вхідної інформації;

ѕ автоматизація розрахунків, що призводить до мінімальної витрати
ручної праці, що пов'язана з обробкою інформації, яка в свою чергу
прискорює час формування звітів та виключає помилку у розрахунках;

ѕ автоматичне формування звітних документів.

Вхідною інформацією є довідкова інформація про послуги, склад замовлень, персонал. За допомогою інформаційної системи створюються звіти, тобто вихідна інформація за замовленнями.

Одним із основних завдань інформаційної системи є зберігання бази даних про послуги, замовлення клієнтів та персонал. Необхідно передбачати зручне введення інформації, можливість її поновлення, корегування та видалення. Саме для вищезгаданих операцій є необхідним такий елемент бази даних, як форми.

1.3 Структура інформаційно-довідкової системи

До складу бази даних інформаційної системи входять такі таблиці: Послуги, Замовники, Склад замовлення, Замовлення, Персонал. Склад, структура таблиць БД, а також основні характеристики полів таблиць представлені у таблицях 1 -5 відповідно.

Таблиця 1. Склад, структура таблиці Послуги

Таблиця БД	Ключове	Имя поля	Подпись	Тип даних	Размер поля	Формат поля
Послуги	v	KodPosl	Код послуги	Счетчик	Длинное целое	Основной
		Edlzm	Од. вимірювання	Текстовый	10
		NamePosl	Назва послуги	Текстовый	5
		CenaPosl	Ціна послуги (грн.)	Денежный	10

Таблиця 2. Склад, структура таблиці Замовника

Таблиця БД	Ключове	Имя поля	Подпись	Тип даних	Размер поля	Формат поля
Замовники	v	KodZam	Код замовнк.	Счетчик	Длинное целое	Основной
		NameZam	Назва замовнк.	Текстовый	40
		Adr	Адреса	Текстовый	50
		Tel	Телефон	Числовой	8 (маска вводу)

Таблиця 3. Склад, структура таблиці Персонал

Таблиця БД	Ключове	Имя поля	Подпись	Тип даних	Размер поля	Формат поля
Персонал	v	KodPr	Код працівника	Счетчик	Длинное целое	Основной
		FIO	ПІБ	Текстовый	20
		Stat	Стать	Текстовый	20
		Osv	Освіта	Текстовый	20
		Pos	Посада	Текстовый	20
		Tel	Телефон	Текстовый	8 (маска вводу)
		Stav	Ставка (грн.)	Денежный	10

Таблиця 4. Склад, структура таблиці Замовлення

Таблиця БД	Ключове	Имя поля	Подпись	Тип даних	Размер поля	Формат поля
Замовлення	v	NomZam	Ном. Замов.	Счетчик	Длинное целое	Основной
		KodZam	Код. Замов .	Мастер подстановки	Длинное целое	Основной
		DataZam	Дата Замов.	Дата\Время	Краткий формат
		KodPr	Код працівника	Мастер подстановки	Длинное целое

Таблиця 5. Склад, структура таблиці Вміст замовлення

Таблиця БД	Ключове	Имя поля	Подпись	Тип даних	Размер поля	Формат поля
Вміст Замовлення	v	KodStr	Код рядка	Счетчик	Длинное целое	Основной
		NomZam	Номер замовлення.	Мастер подстановки	Длинное целое
		KodPosl	Код послуги.	Мастер подстановки	С плав. ком	Основной
		Kol	Кількість	Числовой	С плав. ком

Перед створенням бази даних важливо продумати структуру та правильно підібрати формати записів, а також визначити мету БД та перелік завдань, які вона повинна вирішувати. Тому необхідно:

ѕ визначити яким чином будуть згруповані дані (тобто таблиці);

ѕ продумати структуру таблиць (перелік полів кожної таблиці);

ѕ призначити ключові поля в таблиці;

ѕ визначити схему зв'язків між таблицями.

Складаємо зв'язки між таблицями Таблиця 6.

Таблиця 6 Зв'язки між таблицями

Таблиця 1	Таблиця 2	Тип відношення	Ключове поле
Послуги	Вміст замовлення	1:Б	KodPosl
Замовники	Замовлення	1:Б	KodZam
Персонал	Замовлення	1:Б	KodPr
Замовлення	Вміст замовлення	1:Б	NomZam

Текст

1.4 Вибір програмних та технічних засобів для розв'язання задачі

Для розв'язання задачі використана система Microsoft XP. Програмне забезпечення - Microsoft Access, об'єм жорсткого диску 200 ГБ. Монітор - 17 дюймів, Принтер-сканер-ксерокс -MF -- 3228, та інше.

2. Комп'ютерна реалізація автоматизованої системи

2.1 Комп'ютерна реалізація окремих об'єктів системи

База даних ( БД ) -- сукупність упорядкованих даних. Всі дані в Ассеss розміщуються у вигляді таблиці. База даних включає в себе таблиці, запити, форми та інші структурні елементи. Розрізняють такі види баз даних: реляційну, ієрархічну, мережеву та ін. Бд можна створити декількома способами: за допомогою майстра або вручну.

Запит являє собою суб'єкт пошуку певного набору даних, тобто такий тип має назву запит на вибірку. Найпростіші запити можна створити за допомогою майстра. Найбільш ефективний спосіб створення запитів в режимі конструктора.

Форма подібна до бланка чи картки. Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта. Проста форма містить дані лише для одного запису.

Звіти призначені для оформлення вихідних документів з певними даними із БД згідно з вимогами стандартів чи замовника і виведення їх на друк.

Існують такі засоби створення звітів:

ѕ Конструктор

ѕ Майстер звітів

ѕ Автозвіт.

Сторінки доступу до даних - це спеціальний тип Web-сторінок, призначених для перегляду даних та роботи з ними в зовнішній (Інтернет) або внутрішній (інтра-нет) мережі. Вони зберігаються в базах даних Ассеss чи базах даних Мicrosoft SQL Server.

До складу бази даних також можуть входити макроси, які автоматизують процеси її заповнення, відбору формації тощо. Для виконання операцій, які неможливо реалізувати за допомогою команд чи макрокоманд Ассеss 2000, передбачені додаткові засоби процедури обробки подій чи виконання обчислень, написані мовою VВА.

Об'єкти БД можна створити:

ѕ на основі існуючих шаблонів;

ѕ у діалоговому режимі (за допомогою програм-майстрів),

ѕ у режимі конструктора.

Спосіб створення об'єкта залежить від потреб користувача та рівня його підготовки. Зауважимо, що створення в режимі конструктора є набагато складніше і потребує від користувача певних умінь та навичок.

У простих базах даних використовується одна таблиця, в складніших їх може бути декілька між якими, як правило, встановлюють зв'язки. Ассеss зберігає базу даних у файлах з розширенням *.mbd, куди одночасно входять усі об'єкти: таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі.

Склад бази даних (перелік об'єктів), дата створення, дата останньої зміни, розмір, ім'я користувача, який створив базу - це властивості бази даних, з якими можна ознайомитися у відповідному діалоговому вікні.

Створення нової реляційної бази даних Ассеss здійснюється відповідно до її структури, отриманої в результаті проектування. Створення реляційної бази даних за допомогою СУБД починається із задання структури таблиць. Потім створюється схема даних, у якій встановлюються зв'язки між таблицями. Ассеss запам'ятовує і використовує ці зв'язки при заповненні таблиць і обробці даних.

Завершується створення бази даних процедурою завантаження, тобто заповненням таблиць конкретною інформацією. Особливе значення має технологія завантаження взаємозалежних даних. Зручним інструментом завантаження в Ассеss є форми введення-виведення, Форми дозволяють створити екранний аналог документа, через який можна вводити дані одночасно в декілька взаємозалежних таблиць.

Користувач може починати роботу з базою при будь-якій кількості створених таблиць ще до створення повної бази, що відображає всі об'єкти моделі даних предметної області. База даних може створюватися поетапно, і в будь-який момент її можна доповнювати новими таблицями і вводити зв'язки між таблицями в схему даних.

2.2 Створення файлу бази даних

Базу даних можна створити декількома способами: за допомогою майстра або вручну. Розглянемо утворення нової бази даних за допомогою майстра:

1. Для запуску майстра створення бази даних потрібно вибрати з меню команду Файл-Создать. На екрані з'явиться діалогове вікно Создание що містить піктограми для створення нової бази даних. У цьому вікні можна вибрати один із запропонованих нам варіантів.

2. Вибравши необхідний нам зразок натискаємо Создать (Додаток 6). На екрані з'явиться діалогове вікно де потрібно натиснути Далее.

3. Після вибору всіх необхідних полів та встановивши галочку у вікні Да, Включить образцы даных натискаємо на клавіші Далее.

4. В наступному діалоговому вікні можна вибрати вигляд форми на екрані. Потім майстер пропонує вибрати стиль оформлення звіту при друкуванні.

5. Після вибору стилю майстер пропонує вказати заголовок створювальної бази. Можна також вибрати логотип та будь-який стандартний малюнок до своєї фірми.

6. Після введення всіх цих даних натискаємо клавішу Готово.

2.3 Створення таблиць бази даних

Вся інформація в Бд міститься у вигляді таблиць. Таблиця - це певна регулярна структура, що складається з кінцевого набору однотипних записів. Таблиця складається з рядків (записів) та стовпців (полів). Кожний рядок таблиці містить інформацію про окремий об'єкт , а в стовбцях знаходяться конкретні властивості об'єкта.

Створюємо таблицю №І через Конструктор: Создать - Конструктор. Вводимо ім'я полів на англійській мові, а в полі підстановки пишемо українською. Для полів Код виробу, Код виробника, Вага, тип даних -числовий, Ціна виробу, Ціна продажу - грошовий, Назва виробу - текстовий. Ключове поле -- Код виробу. Таблиця Назвав режимі конструктор виглядає так:

Рис.1

Закриваємо конструктор та вказуємо ім'я таблиці Замовлення. Вводимо тестові дані. Отримуємо таблицю (додаток 2.1.).

Створення таблиці №2 через режим Таблица: Создать - Режим Таблицьі. Вводимо поля та дані. Вказуємо ім'я таблиці Вміст реалізації. Переходимо в режим конструктора та перевіряємо типи даних: для полів Код виробу-"счетчик", Назва виробника, Адрес - текстовий, Телефон- числовий. Ключове поле -- Код виробу. Таблиця у режимі конструктора має вигляд:

Зберігаємо конструктор. Відкриваємо режим таблиці. Вводимо дані. Отримуємо таблицю Замовники (додаток 2.2).

Створення таблиці №3 через Імпорт таблиць: створюємо в Ехсеl таблицю "Продаж". Зберігаємо файл з таблицею. В СУБД Ассеss: Создать -Импорт таблиц - вибираємо файл Ехсеl. В діалоговому вікні Импорт электронной таблицы обираємо лист, на якому створена таблиця. Ставимо прапорець навпроти "Первая строка содержит заголовки столбцов". Вказуємо шлях збереження таблиці. Задаємо ім'я та визначаємо ключ. Вказуємо таблицю, в яку має імпортуватися таблиця - Продаж. Переходимо в режим конструктора та вказуємо типи даних: Номер замовлення, Код виробу -числовий, Дата - дата/період. Ключове поле - Номер рядка.

Таблиця у режимі конструктора має вигляд:

Зберігаємо Конструктор. Відкриваємо режим таблиці. Вводимо дані. Отримуємо таблицю Персонал (додаток 2.3.).

Створення таблиці №4 через Буфер обміну: створюємо таблицю Категорії товарів в ЕхсеІ. Копіюємо її в буфер обміну. В Ассезз виконуємо: Создать - Режим таблицы. Вставляємо таблицю з буферу обміну. В конструкторі перевіряємо типи даних: для полів Номер рядка - "счетчик", Номер замовлення - числовий. Ключове поле - Номер рядка.

Таблиця у режимі конструктора має вигляд:

Зберігаємо конструктор, Відкриваємо в режимі таблиці. Вводимо дані. Отримуємо таблицю Послуги (додаток 2.4.).

2.3 Створення між табличних зв'язків

Після формування таблиць необхідно встановити зв'язки між таблицями. Це можна зробити наступним чином: Запустити Ассе88. Відкрити попередньо створену Бд - Cервис - Схема данных. У вікні Добявление тяблицы вибрати таблиці між якими будуть встановлюватися зв'язки. Шляхом перетягування встановити зв'язки між даними таблицями. Міжтабличний зв'язок встановлюється між первинним ключем таблиці, яка аналізується і відповідним зовнішнім ключем зв'язаної таблиці.



Зв'язуємо ключові поля: КODV (таб. Асортимент виробів) - КОDV (таб. Виробники); NZАМ(таб. Замовлення) - NZАМ(таб. Вміст замовлення). В діалоговому вікні Связи вказуємо забезпечення цілісності, каскадне оновлення зв'язаних полів, каскадне видалення зв'язаних записів.

2.4 Створення форм

Форми призначені для введення і перегляду взаємозв'язаних даних БД без безпосереднього доступу до таблиць. Створюються такі форми

А. Автоформа стовпчикова для перегляду таблиці Послуги. Переходимо на вкладку Формы -- Создать - Автоформа: в столбец / як джерело вказуємо табл. Послуги. Отримаємо форму:

Б. Автоформа стрічкова для перегляду таблиці Замовлення. Создать -Автоформа: ленточная. Джерело - табл. Замовлення. Отримаємо форму:

В. Ієрархічна форма "Замовники та послуги". Создать - Мастер форм. Джерело- табл.Замовники, Послуги. Додаємо всі поля з обраної таблиці та таблиці Асортимент виробів. Обираємо "Связанные формы"(усі кроки). Вказуємо фон форми та ім'я форм. Отримаємо форму:



Г. Ієрархічна форма Замовлення та їх вміст. Создать - Мастер форм. Джерело - табл. Замовлення. Додаємо з обраної таблиці, таблиць Вміст замовлення та Послуги обираємо такі поля: Номер замовлення, Код виробу, Назва виробу, Ціна, Кількість. Обираємо "Подчиненные формы". Вказуємо фон форми та ім'я форм. В конструкторі створюємо розрахункове поле Вартість(=Ціна*Кількість.) та розрахункові поля Загальна кількість (формула =Sum([К0L])), Загальна вартість (формула =Sum([Вартість])). Отримаємо форму. (Додаток 2.5)

Д. Створення кнопки Замовники на формі Замовлення та їх вміст, яка відкриває форму Замовники - форму В. Переходимо в конструктор головної форми Замовлення. Малюємо кнопку. В діалоговому вікні обираємо категорію Работа с формой, дію - Відкриття форми. Обираємо форму В.Типи. Вводимо напис, який буде на формі. Отримуємо:

2.5 Створення запитів

Для створення запиту у вікні бази даних: переходимо на вкладку Запросы, натискаємо на кнопку Создать, у вікні Новий запрос вибираємо Конструктор. У вікні Добавление таблицы необхідно додати таблиці або запити, з яких будуть вибрані поля для запиту.

1.Замовники - банки. У бланк запиту додаємо таблицю Код замовлення, з якої вибираємо всі поля, а в умові відбору поля Адреса виробника будуємо вираз Like *Банк*. Отримуємо запит (додаток 2.6.).

Запит у режимі конструктора має вигляд

Аналогічним чином робимо запит по охоронцях. У режимі конструктора він має вигляд

3. Замовлення послуг за період, початкова та кінцева дати якого вводяться як параметр. До бланку запиту додаємо таблиці Послуги, Замовлення, Вміст замовлення. Переносимо такі поля: Код виробу, Назва виробу, Номер замовлення, Код виробника, Дата замовлення, Кількість. У рядку Условие отбора поля Дата замовлення будуємо вираз:

Веtwееn [Введіть І дату] Аnd [Введіть 2 дату]

Запит у режимі конструктора виглядає так:

Після запуску з'являється два діалогових вікна, в полях яких вводимо початкову та кінцеву дати. Отримуємо запит (додаток 2.8.).

4.Замовлення і його вміст за певний місяць певного року, який вводиться як параметр запиту. Створюємо багато табличний запит, якій містить такі поля: Номер замовлення, Код виробу, Назва виробу, Код виробника, Кількість. Зберігаємо його та будуємо нові розрахункові поля Місяць та Рік.

У вікні Построителя выражений вибираємо Функции - Дата/Время -Мопth. Замість "number" вибираємо [DАТА]. В рядку Условие отбора записуємо параметр [Введіть місяць].

У вікні Построителя вьіражений вибираємо Функции - Дата/Время -Уеаr. Замість "пшпЬег" вибираємо [DАТА]. В рядку Условие отбора записуємо параметр [Введіть рік].

Запит у режимі конструкторі має такий виглядає:

Отримуємо запит (додаток 2.9.).

5.Сумарна вартість замовлення, номер якого вводиться як параметр запиту. Додаємо запит 1 для формы, в якому розраховується вартість замовлених виробів. На панелі інструментів натискаємо на кнопку Групповые операции, що спричиняє появу рядка Групповая операция в таблиці QВЕ. Для поля NZAМ вибираємо Группировка, а для поля Вартість вибираємо групову операцію - SUМ. В рядку Условие отбора для поля РROD вводимо [Введіть помер реалізації]. Запит у режимі конструктора виглядає так:

6.Сумарна кількість кожного із виробів, замовлених за місяць року, який вводиться як параметр запиту.

Використаємо функцію Format, яка дозволяє ввести дані поля DАТА у вигляді рік місяць. Вона будується за допомогою Построителя виражений, замість ехрг вводиться [DАТА].

На панелі інструментів натискаємо на кнопку Групповые операции, що спричиняє появу рядка Групповая операция в таблиці QВЕ. Для полів КОD, NАМЕ, Рік,місяць вибираємо Группировка, а для поля КОL вибираємо групову операцію - SUМ. Запит у режимі конструктор виглядає так:

Отримуємо запит (додаток 2.11.).

7. Базовий запит для звіту. Базовий запит створюється з полями - Номер замовлення, Дата замовлення, Назва виробника, Назва виробу, Ціна виробника, Кількість, Вартість. (Додаток 2.12)

2.6 Створення звітів

Звіти - об'єкти СУБД Ассеss, які використовуються для виведення на друк даних таблиць або динамічних наборів крім того, вони дають можливість групувати дані або виконувати обчислення. Для створення звіту необхідно виконати таку послідовність дій

Вибрати вкладку Отчеты та натиснути кнопку Создать

У вікні Новый отчет вибрати Мастер отчетов, <ОК>

У новому вікні, в рядку Таблицы и Запросы вибираємо таблицю або запит, на основі якого створюється звіт.

У списку Доступные поля переносимо потрібні поля у вікно Выбранные поля.

Створюємо звіти по охоронцям (додаток 2.13.), по замовленнях (додаток 2.14 ), по замовленнях (додаток 2.15).

У наступному вікні виконується сортування записів і підрахунок підсумків у полях звіту, 3 метою сортування записів у цьому вікні необхідно вибрати поле, по якому має відбутись сортування та порядок сортування. Для того, щоб виконати підрахунок підсумків у шлях звіту, потрібно натиснути на кнопку Итоги, і в новому вікні задати тип операції для підсумкових операцій.

Наступні два кроки формування звіту дозволяють визначити вид макета, орієнтацію і стиль оформлення звіту. В останньому вікні задається назва

3.Робота в текстовому процесорі Ехсеl

Метою роботи в табличному процесорі Ехсеl є побудова вихідного документа на базі вхідних даних, розміщених у декількох таблицях. Документ створюється засобами Ехсеl шляхом зв'язування таблиць, використання вбудованих функцій та формул, підведення проміжних та загальних підсумків. Крім вихідного документа необхідно провести графічний аналіз даних ( побудова та форматування діаграм різного типу) та відбір даних за критеріями, використовуючи засоби фільтрації. Для швидкого виведення та аналізу підсумкової інформації даних необхідно побудувати зведену таблицю.

3.1 Експорт таблиць з Ассеss в Ехсеl

Експортування таблиць з Ассеss в Ехсеl виконується декількома способами.

Перший засіб- збереження таблиці як/експорт. Для нього необхідно:

ѕ У вікі БД виділити таблицю

ѕ Активізувати пункт меню файл-Сохранить как/експорт

ѕ У вікні Сохранение обьекта зазначити опцію во внешнем файле или базе данньїх, ОК.

ѕ У наступному вікні вибрати місцезнаходження файла і натиснути кнопку

Експорт

Інший спосіб експортування таблиці - використання буфера обміну,

ѕ Завантажити файл Ехсеї, перейменувати листки за назвами таблиць.

ѕ Експортувати таблиці в Ехсеl з Асееss, 3 цією метою потрібно відкрити кожну таблицю в Ассеss, виділити її дані та скористатися пунктом меню або кнопками Правка/Копировать-Правка/Вставить. Розташувати кожну таблицю на відповідному листку, перейменувати його за назвою таблиці.

3.2 Побудова вихідного документа

Формування першого рядка даних вихідного документа.

У вихідному документі в першу комірку стовпця Номер замовлення потрібно ввести знак = та перейти на листок Склад замовлення, клацнути на першу комірку стовпця Номер замовлення та натиснути клавішу Епter.Таким же чином переносяться дані першої комірки стовпця Кількість.

Для заповнення першої комірки стовпця DATA потрібно ввести знак =, викликати майстер функцій, вибрати в категорії Ссылки и массивы функцію ВПР, заповнити поля : искомое значение - перший рядок даних номеру замовлення (А4); Табл. массив - Замовлення, Номер индекса столбца - 3.

Відформатувати стовпець DАТА (Форматячеек- Число -Дата).

Код типу знаходиться за допомогою функції ВПР за номером замовлення (Искомое значение) таблиці Склад замовлення в табличному масиві Замовлення в стовпці 2 (Номер индекса столбца). Назва типу визначається функцією ВПР за Кодом типу (искомое значение), у таблиці Послуги (Табл, массив) в 2 стовпці (номер индекса столбца). Складна функція для стовпця Назва типу має вигляд: =ВПР(ВПР(А5;Склад замовлення!$A$3:$C$19;2);Послуги!$А$2:$D$17;2);

Аналогічним способом заповнюємо інші стовпціВиділяємо перший рядок вихідного документа, копіюємо побудовані формули першого рядка на всі інші рядки таблиці вихідного документа. Отримуємо таблицю (додаток 3.1.)

3.3 Сортування, групування, підведення підсумків

Створення звіту по послугам.

Встановити новий листок, скопіювати таблицю Вихідний документ, розташувати першим стовпець Назва послуги, провести сортування та групування за назвами послуг. Згрупувати дані: Данные - Итоги, та у вікні Промежуточные Итоги вибрати операцію Сумма Отримуємо таблицю (додаток 3.2.)

Створення звіту по місяцях, Скопіювати таблицю Вихідний документ, розташувати першим стовпець Дата замовлення, виділити дані стовпця-DАТА та змінити формат (Формат ячеек -- Число - дата). Виконати сортування та групування. Отримуємо таблицю (додаток 3.3.)

Дані зі всіх трьох звітів ідентичні та збігаються з даними у Ассеss.

3.4 Графічний аналіз даних. Побудова діаграм

За даними таблиці Вихідний документ будуємо діаграми про залежність суми замовлень від назви послуги і частки кожного замовлення у загальній сумі замовлень. Виділяємо діапазон значень, для яких буде побудована першої діаграма (стовпці Назва виду та Вартість). Викликаємо майстер діаграм на панелі інструментів. Обираємо тип діаграми (Гістограмма) - крок 1 з 4, перевіряємо діапазон - крок 2 з 4, на вкладці Підписи даннях обираємо підписи даних (значення) - крок 3 з 4. Вибираємо місце розміщення діаграми Поместить диаграмму на имеющемся листе - крок 4 з 4. Отримуємо діаграму (додаток 3.4.). Аналогічним способом будуємо іншу діаграму ( Додаток 3.5.)

Відбір працівників за вищою освітою

Копіюємо таблицю послуги на окремий лист. Виділяємо таблицю з рядком полів, видираємо Данные-Фільтр - Автофільтр. Із списку стовпця Osv вибираємо пункт ( Условие...) та будуємо умову ( вища освіта).

Отримаємо таблицю (додаток 3.6.)

2. Відбір з найбільших суми замовлень

Копіюємо таблицю вихідний документ. Виділяємо таблицю з рядком полів, видираємо Данные-Фільтр - Автофільтр. Із списку стовпця Сума продажу вибираємо пункт ( Условие...) та будуємо умову ( більше 2000 тис).

Отримуємо таблицю (додаток 3.7.).

3.5 Електронний кошторис для замовлення послуг в охоронному агентстві “Гарант”

Розподіляємо кожний вид послуг на окремий листок і називаємо аналогічно послугам . Відкриваємо новий лист і називаємо його електронний кошторис. Нижче на листі записуємо Дата і визиваємо функцію Сегодня дата автоматично буду вставлена. Через два рядка записуємо назву послуги Доставка і навпроти в ячейку визиваємо функцію Індекс, формула для даної ячейки буде вигляд =(Індекс Доставка!D3;F7). Нижче кожен раз через два рядка записуємо відповідно назви інших послуг і виконуємо аналогічно як вище сказано. Потім нижче записуємо Всього і знаходимо загальну суму замовлень. Потім розраховуємо доставку за формулою = ( Если Е18;В16*15%;0), а потім обраховуємо загальну суму до сплати. Отримаємо таблицю (додаток 3.8.)

3.6 Побудова та аналіз даних зведених таблиць

На окремий листок встановлюємо скопійовану таблицю Вихідний документ та перейменовуємо його на Зведена. Дані стовпця DАТА форматуємо як Місяць-Рік. Вділяємо таблицю з одним рядком кодів та вибираємо меню Данные - Сводная таблица. Виділяємо потрібний діапазон. Визначаємо макет зведеної таблиці - впорядковане розміщення її полів та елементів. В поле сторінки переміщуємо кнопки полів - в Данньїе - сумма по полю Кількість, сумма по полю Сума продажу. Вказуємо місце розташування зведеної таблиці в робочій книзі. Отримуємо зведену таблицю1 (додаток 3.9.). Аналогічним чином створюємо зведену таблицю2 (додаток 3.10.).

4.Створеня презентації за допомогою РоwегРоіпt

Презентація фірми створюється на слайдах. Для її створення потрібно виконати команди Пуск-Програми-Місгоsoft Роwег Роint Відкриється діалогове вікно, в якому вибираємо Шаблони презентацій.

Для того щоб презентація була оригінальна можна використати різноманітні рисунки, для створення яких в презентації використовуємо команди: Вставка-Обьект-СоІегDгаw.

Анімація проводиться за допомогою команд Оформление слайда-Зфекты анимации - Настройки анимации, після натискання правої кнопки миші. Щоб вставити слайд виконуємо Вставка-Новий слайд. (додаток 3.11.)

Висновки

У середовищі Ассеss та Ехсеl створила програмне забезпечення, призначене для автоматизації робіт менеджера по комп'ютерної техніки, за допомогою якого виконується: ведення бази даних, пошук інформації, створення вихідних документів.

У середовищі Ехсеl:

ѕ експортувала дані таблиць 1,2,3,4 на окремі листки файла МS Ехсеl, перейменувавши їх за назвами таблиць;

ѕ на окремих листках Ехсеl створила вихідні документи, аналогічні створеним звітам в МS Ассеss, застосовуючи прямі посилання, підстановки функцією ВПР та розрахунки за формулами; відформатувала, провела необхідні групування та підсумкові розрахунки.

ѕ використовуючи фільтрацію таблиць, виконала пошук даних, аналогічний запитам Ассеss. Порівняла одержані результати.

ѕ провела графічний аналіз підсумкових результатів звітів: побудувала кругову діаграму, гістограму.

ѕ на основі вихідного документа побудувала зведену таблицю, в якій міститься інформація про загальну кількість та загальну вартість замовлених виробів.

Проаналізувавши отримані звітні дані в Ассеss та Ехсel, дійшов до висновку, що дані повністю співпадають. Зробила презентацію в Роwег Роint

Використана література

1. Інформатика та комп'ютерна техніка. Комп'ютерний приктикум. // під. ред. ТС. Стратанович, Т.А. Баранова. К: 2003.

2. Інформатика. Комп'ютерна техніка.- посібн. - К.:Академія, 2001.

3. Методичні вказівки до проведення лабораторних і самостійних робіт за темою:"Робота в СУБД Ассезз". - Вінниця, 2002.

4. Сусіденко В.Т., Коваленко О.О., Ліщинська Л.Б., Савалюк І.М., Копняк К.В., Яремко С.А. Економічна інформатика. Частина І. Навчальний посібник. -К., 2003.

5. Сусіденко В.Т., Коваленко О.О., Ліщинська Л.Б., Савалюк І.М., Копняк К.В., Яремко С.А. Економічна інформатика. Частина III. Навчальний посібник. - К., 2003.

Додатки

Додаток 2.1

Додаток 2.2

Додаток 2.3

Додаток 2.4

Додаток 2.5

Додаток 2.6

Додаток 2.7

Додаток 2.8

Додаток 2.9

Додаток 2.10

Додаток 2.11

Додаток 2.12

Додаток 2.13

Продовження

Додаток 2.14

Продовження

Додаток 2.15

Продовження

Додаток 3.1

Вихідний документ
Номер замовлення	Дата замовлення	Назва послуги	ПІБ	Назва замовника	Ціна послуги	Кількість	Сума продажу
1	02.01.2007	Охорона офісу	Шкворець В.О.	ПП "Беркут-транс"	600,00 грн.	2	1 200,00 грн.
2	10.01.2007	Охорона офісу	Павлов Д.О.	ПП "Панда"	600,00 грн.	3	1 800,00 грн.
3	19.02.2007	Охорона груп осіб	Драган А.А.	Школа № 26	600,00 грн.	2	1 200,00 грн.
4	21.02.2007	Охорона офісу	Коваленко Я. П.	Нічний клуб "Кумбари"	600,00 грн.	4	2 400,00 грн.
5	18.03.2007	Охорона квартири	Драган А.А.	ПП Андрушенко Віктор Іванович	400,00 грн.	4	1 600,00 грн.
6	23.03.2007	Охорона квартири	Шкворець В.О.	Мотешко Олег Васильович	400,00 грн.	3	1 200,00 грн.
7	03.04.2007	Охорона офісу	Драган А.А.	Автостоянка "Словянка"	600,00 грн.	3	1 800,00 грн.
8	15.04.2007	Охорона банківських структур	Павлов Д.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	700,00 грн.	2	1 400,00 грн.
9	09.05.2007	Охорона груп осіб	Драган А.А.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	4	2 400,00 грн.
10	15.05.2007	Охорона офісу	Шкворець В.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	2	1 200,00 грн.
11	03.06.2007	Охорона квартири	Павлов Д.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	400,00 грн.	3	1 200,00 грн.
12	23.07.2007	Охорона банківських структур	Шкворець В.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	700,00 грн.	2	1 400,00 грн.
13	14.08.2007	Доставка пакеру	Павлов Д.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	100,00 грн.	1	100,00 грн.
14	17.09.2007	Охорона офісу	Павлов Д.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	3	1 800,00 грн.
15	30.10.2007	Охорона офісу	Драган А.А.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	3	1 800,00 грн.
16	19.11.2007	Охорона груп осіб	Шкворець В.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	2	1 200,00 грн.
17	16.12.2007	Охорона офісу	Драган А.А.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	4	2 400,00 грн.

Додаток 3.2

Вихідний документ
Назва послуги	Номер замовлення	Дата замовлення	ПІБ	Назва замовника	Ціна послуги	Кількість	Сума продажу
Доставка пакеру	13	14.08.2007	Павлов Д.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	100,00 грн.	1	100,00 грн.
Доставка пакеру Итог						1	100,00 грн.
Охорона банківських структур	8	15.04.2007	Павлов Д.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	700,00 грн.	2	1 400,00 грн.
Охорона банківських структур	12	23.07.2007	Шкворець В.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	700,00 грн.	2	1 400,00 грн.
Охорона банківських структур Итог						4	2 800,00 грн.
Охорона груп осіб	3	19.02.2007	Драган А.А.	Школа № 26	600,00 грн.	2	1 200,00 грн.
Охорона груп осіб	9	09.05.2007	Драган А.А.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	4	2 400,00 грн.
Охорона груп осіб	16	19.11.2007	Шкворець В.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	2	1 200,00 грн.
Охорона груп осіб Итог						8	4 800,00 грн.
Охорона квартири	5	18.03.2007	Драган А.А.	ПП Андрушенко Віктор Іванович	400,00 грн.	4	1 600,00 грн.
Охорона квартири	6	23.03.2007	Шкворець В.О.	Мотешко Олег Васильович	400,00 грн.	3	1 200,00 грн.
Охорона квартири	11	03.06.2007	Павлов Д.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	400,00 грн.	3	1 200,00 грн.
Охорона квартири Итог						10	4 000,00 грн.
Охорона офісу	1	02.01.2007	Шкворець В.О.	ПП "Беркут-транс"	600,00 грн.	2	1 200,00 грн.
Охорона офісу	2	10.01.2007	Павлов Д.О.	ПП "Панда"	600,00 грн.	3	1 800,00 грн.
Охорона офісу	4	21.02.2007	Коваленко Я. П.	Нічний клуб "Кумбари"	600,00 грн.	4	2 400,00 грн.
Охорона офісу	7	03.04.2007	Драган А.А.	Автостоянка "Словянка"	600,00 грн.	3	1 800,00 грн.
Охорона офісу	10	15.05.2007	Шкворець В.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	2	1 200,00 грн.
Охорона офісу	14	17.09.2007	Павлов Д.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	3	1 800,00 грн.
Охорона офісу	15	30.10.2007	Драган А.А.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	3	1 800,00 грн.
Охорона офісу	17	16.12.2007	Драган А.А.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	4	2 400,00 грн.
Охорона офісу Итог						24	14 400,00 грн.
Общий итог						47	26 100,00 грн.

Додаток 3.3

Вихідний документ
Дата замовлення	Номер замовлення	Назва послуги	ПІБ	Назва замовника	Ціна послуги	Кількість	Сума продажу
Январь 2007	1	Охорона офісу	Шкворець В.О.	ПП "Беркут-транс"	600,00 грн.	2	1 200,00 грн.
Январь 2007	2	Охорона офісу	Павлов Д.О.	ПП "Панда"	600,00 грн.	3	1 800,00 грн.
Январь 2007 Итог						5	3 000,00 грн.
Февраль 2007	3	Охорона груп осіб	Драган А.А.	Школа № 26	600,00 грн.	2	1 200,00 грн.
Февраль 2007	4	Охорона офісу	Коваленко Я. П.	Нічний клуб "Кумбари"	600,00 грн.	4	2 400,00 грн.
Февраль 2007 Итог						6	3 600,00 грн.
Март 2007	5	Охорона квартири	Драган А.А.	ПП Андрушенко Віктор Іванович	400,00 грн.	4	1 600,00 грн.
Март 2007	6	Охорона квартири	Шкворець В.О.	Мотешко Олег Васильович	400,00 грн.	3	1 200,00 грн.
Март 2007 Итог						7	2 800,00 грн.
Апрель 2007	7	Охорона офісу	Драган А.А.	Автостоянка "Словянка"	600,00 грн.	3	1 800,00 грн.
Апрель 2007	8	Охорона банківських структур	Павлов Д.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	700,00 грн.	2	1 400,00 грн.
Апрель 2007 Итог						5	3 200,00 грн.
Май 2007	9	Охорона груп осіб	Драган А.А.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	4	2 400,00 грн.
Май 2007	10	Охорона офісу	Шкворець В.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	2	1 200,00 грн.
Май 2007 Итог						6	3 600,00 грн.
Июнь 2007	11	Охорона квартири	Павлов Д.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	400,00 грн.	3	1 200,00 грн.
Июнь 2007 Итог						3	1 200,00 грн.
Июль 2007	12	Охорона банківських структур	Шкворець В.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	700,00 грн.	2	1 400,00 грн.
Июль 2007 Итог						2	1 400,00 грн.
Август 2007	13	Доставка пакеру	Павлов Д.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	100,00 грн.	1	100,00 грн.
Август 2007 Итог						1	100,00 грн.
Сентябрь 2007	14	Охорона офісу	Павлов Д.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	3	1 800,00 грн.
Сентябрь 2007 Итог						3	1 800,00 грн.
Октябрь 2007	15	Охорона офісу	Драган А.А.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	3	1 800,00 грн.
Октябрь 2007 Итог						3	1 800,00 грн.
Ноябрь 2007	16	Охорона груп осіб	Шкворець В.О.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	2	1 200,00 грн.
Ноябрь 2007 Итог						2	1 200,00 грн.
Декабрь 2007	17	Охорона офісу	Драган А.А.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	4	2 400,00 грн.
Декабрь 2007 Итог						4	2 400,00 грн.
Общий итог						47	26 100,00 грн.

Додаток 3.4

Додаток 3.5.

Додаток 3.6

Код Працівника	ПІБ	Стать	Освіта	Посада	Телефон	Ставка
2	Рибчук В.Л.	чол	вища	заст. Директора	374685	1 500,00 грн.
5	Хомова А.І.	жін	вища	головний бухгалтер	386461	1 500,00 грн.

Додаток 3.7

ПІБ	Назва замовника	Ціна послуги	Кількість	Сума продажу
Коваленко Я. П.	Нічний клуб "Кумбари"	600,00 грн.	4	2 400,00 грн.
Драган А.А.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	4	2 400,00 грн.
Драган А.А.	Банк "Райфайзель-банк Аваль"	600,00 грн.	4	2 400,00 грн.

Додаток 3.8

Електронний кошторис замовлень послуг в охоронному агентстві "Гарант"
Дата	31.03.2008
Охорона	600
Доставка	100
Супрові	150
Зустріч	300
Всього:	1150
Доставка:	172,5
Всього до сплати:	2472,5

Додаток 3.9

Дата замовлення	(Все)
Назва послуги	Данные	Итог
Доставка пакеру	Сумма по полю Сума продажу	100
	Сумма по полю Кількість	1
Охорона банківських структур	Сумма по полю Сума продажу	2800
	Сумма по полю Кількість	4
Охорона груп осіб	Сумма по полю Сума продажу	4800
	Сумма по полю Кількість	8
Охорона квартири	Сумма по полю Сума продажу	4000
	Сумма по полю Кількість	10
Охорона офісу	Сумма по полю Сума продажу	14400
	Сумма по полю Кількість	24
Итог Сумма по полю Сума продажу	26100
Итог Сумма по полю Кількість	47

Додаток 3.10

Номер замовлення	(Все)
Назва послуги	Данные	Итог
Доставка пакеру	Сумма по полю Кількість	1
	Сумма по полю Сума продажу	100
Охорона банківських структур	Сумма по полю Кількість	4
	Сумма по полю Сума продажу	2800
Охорона груп осіб	Сумма по полю Кількість	8
	Сумма по полю Сума продажу	4800
Охорона квартири	Сумма по полю Кількість	10
	Сумма по полю Сума продажу	4000
Охорона офісу	Сумма по полю Кількість	24
	Сумма по полю Сума продажу	14400
Итог Сумма по полю Кількість	47
Итог Сумма по полю Сума продажу	26100