Нові можливості office xp

19

ЗМІСТ

1. Які можливості з паралельного і послідовного опрацювання документів надає MS Word?

2. Як забезпечити спільний доступ до книги MS Excel? Як припинити спільне користування книгою?

3. Як захистити від змін структуру книги MS Excel, що надана для спільного користування?

4. Які можливості з паралельного і послідовного опрацювання документів надає MS Word

5. Як за допомогою засобів операційної системи здійснюються отримання, збереження і друкування факсів?

6. Як виконується публікація в Internet (intranet) робочих книг MS Excel?

7. Призначення процедури упаковки презентації MS PowerPoint. Як вона виконується?

8. Способи створення гіпертекстового документа в текстовому процесорі MS Word

9. Як переслати активну Web-сторінку електронною поштою?

10. Як здійснити пошук у локальній мережі комп'ютера, папки, файла?

1. Які можливості з паралельного і послідовного опрацювання документів надає MS Word?

В середині 2001 р. корпорація Microsoft випустила нову версію пакету офісних застосувань - Microsoft Office XP (XP від англійського eXPerience - досвід), яка, за словами представників корпорації, створює нові "стосунки" між користувачами і програмним забезпеченням, надаючи їм можливість набути нового досвіду і сформувати ефективніші методи роботи.

Основними завданнями при розробці Office XP були наступні

- зробити додатки пакету простішими і доступнішими для користувачів, щоб вони могли виконувати свою роботу ефективніше;

- забезпечити співробітникам широкий доступ до необхідної інформації і зв'язок з іншими користувачами незалежно від їх місцезнаходження.

Усі нові можливості і функції Office XP спрямовані на те, щоб зробити роботу користувачів простішою і зручнішою. Їх можна розділити на наступні три категорії:

- Збільшення продуктивності і ефективності

- Зручний доступ до інформації і зв'язок з іншими співробітниками

- Підвищена надійність і безпека

Office XP надає робочим групам розширені можливості і функції, які допомагають їм спільно використовувати інформацію і співробітничати більш ефективно. Нові можливості Office XP в області співпраці можна розділити на слідуючі групи:

- Спільна робота над документами і проектами

- Поліпшені можливості співпраці і координації дій

- Інтеграція з Microsoft SharePoint Team Services

Спільна робота над документами і проектами

- Send for Review - Office XP "розуміє" роль кожного співробітника в циклі робіт по створенню документів і їх рецензуванню і надає інструменти, необхідні для успішної співпраці в цьому процесі. Коли документ прямує на рецензію, в Office XP автоматично включаються інструменти, необхідні для того, щоб рецензент міг виконати свою роботу. Зміни, зроблені декількома рецензентами можуть бути об'єднані в одному документі після повернення відрецензованого документу авторові.

- Розмітка (Markup). Зміни, зроблені в Word і PowerPoint, представляються у вигляді винесень (callouts), розташованих в правому полі документу, що дозволяє отримати менш "захаращений" документ. Ці винесення містять інформацію про зміни і про тих, хто ці зміни зробив.

- Порівняння і злиття (Compare and Merge) - ця функція дає можливість об'єднати в одному документі коментарі і виправлення, зроблені різними рецензентами.

- Розраховані на багато користувачів документи (Multiuser documents). Microsoft Word надає декільком користувачам можливість одночасної роботи над одним документом.

- Перевірка формату дає користувачам можливість знаходити і виправляти помилки форматування документів, створених в Microsoft Word. До таких помилок можна віднести неправильну нумерацію списків, неоднакові інтервали між абзацами і так далі

При запуску робочого процесу затвердження документу 2007 Office буде запропоновано заповнити форму запуску робочого процесу, вказавши в ній імена користувачів, яким необхідно затвердити цей документ. Для тих, що стверджують можна надати певні інструкції, а також вказати дату, до якої їм необхідно виконати поставлені перед ними завдання.

Виконання завдання робочого процесу твердження Після запуску робітника процесу сервер призначає завдання учасникам. За умовчанням робочий процес твердження є послідовним. Це означає, що завдання призначаються учасникам послідовно. Перше завдання твердження призначається сервером тому учасникові, який першим вказаний в списку тих, що затверджують форми запуску робочого процесу. Якщо робочий процес твердження був перетворений в паралельний у якому завдання одночасно призначаються усім учасникам, сервер поступає аналогічно. Якщо для сайту включена електронна пошта, сервер також відправляє усім учасникам повідомлення електронною поштою, в яких знаходяться інструкції і посилання на документ для затвердження. Учасники можуть клацнути це посилання і ознайомитися з документом. Щоб ствердити або відклонити документ, необхідно натиснути кнопку Змінити завдання в повідомленні електронної пошти Microsoft Office Outlook 2007.

При вказівці списку що візують можна задати порядок візування (маршрутизацію) документу. Можливо як паралельне візування, при якому користувачі можуть переглядати і візувати документ одночасно і незалежно один від одного, так і послідовне візування, при якому користувачі можуть візувати документ тільки в певній послідовності. Обидві ці можливості можуть комбінуватися.

2. Як забезпечити спільний доступ до книги MS Excel? Як припинити спільне користування книгою?

Можна створити спільну книгу та помістити її в мережному розташуванні, де кілька користувачів матимуть змогу одночасно працювати з книгою.

Наприклад, якщо члени робочої групи займаються кількома проектами та їм потрібно дізнатися про перебіг виконання проектів колег, група може використати спільну книгу для відстеження стану проектів. Всі користувачі можуть додавати відомості про свій проект до однієї книги.

Власник спільної книги може керувати нею, видаляючи користувачів зі спільної книги та усуваючи несумісні зміни. Після інтегрування всіх змін спільний доступ до книги можна припинити.

Надання доступу:

Надання спільного доступу до книги

1. Створіть нову книгу та введіть дані, які потрібно надати, або відкрийте наявну книгу, змінення якої потрібно дозволити кільком користувачам.

Примітка Не всі функції підтримуються у спільних книгах. Нижче наведено функції, які потрібно додати перед збереженням книги як спільної, щоб зробити їх доступними: об'єднані клітинки, умовне форматування, перевірка даних , діаграми, рисунки, об'єкти (включно із графічними), гіперпосилання, сценарії, структури, проміжні підсумки, таблиці даних., звіти зведених таблиць, захист книги й аркушів та макроси. Ці функції не можна змінити після надання спільного доступу до книги.

1. Функції, які не підтримуються у спільних книгах

Недоступні функції	Варіанти
Створення таблиці Excel	Немає
Вставлення та видалення групи клітинок	Можна вставляти цілі рядки та стовпці.
Видалення аркушів	Немає
Об'єднання клітинок та розділення об'єднаних клітинок	Немає
Додавання та змінення умовного форматування	Наявне умовне форматування надалі відображається як зміна значень клітинок, але змінити форматування або перевизначити умови не можна.
Додавання та змінення перевірки даних	Під час вводу нових значень клітинки перевірка клітинок продовжуватиметься, але не можна змінювати наявні настройки перевірки даних.
Створення та змінення діаграм або звітів зведених діаграм	Можна переглядати наявні діаграми та звіти.
Вставлення та змінення рисунків та інших об'єктів	Можна переглядати наявні рисунки та об'єкти.
Вставлення та змінення гіперпосилань	Наявні гіперпосилання працюватимуть.
Використання засобів креслення	Можна переглядати наявні зображення та рисунки.
Призначення, змінення та видалення паролів	Наявні паролі залишатимуться чинними.
Захист аркушів або книги та зняття захисту	Наявний захист залишатиметься чинним.
Створення, змінення та перегляд сценаріїв	Немає
Групування та створення структури даних	Можна продовжити використання наявних структур.
Автоматичне вставлення проміжних підсумків	Можна переглядати наявні проміжні підсумки.
Створеннятаблиць даних Таблиця даних. Діапазон клітинок, який містить результати підстановки різних значень в одну або кілька формул. Існує два типи таблиць даних: таблиці з одним входом і таблиці із двома входами.	Можна переглядати наявні таблиці даних.
Створення та змінення звітів зведених таблиць	Можна переглядати наявні звіти.
Створення, записування, змінення, перегляд і призначення макросів	Можна запускати наявні макроси, які не пов'язані з недоступними функціями. Можна записувати дії спільної книги в макрос, який зберігається в книзі, до якої немає спільного доступу.
Додавання та змінення аркушів діалогів Microsoft Excel 4	Немає
Змінення або видалення формул масивів Формула масиву. Формула, яка виконує кілька обчислень над одним або кількома наборами значень і повертає одне значення або групу значень. Формули масиву забрані у фігурні дужки { } і вводяться натисканням клавіш CTRL+SHIFT+ENTER.	Наявні формули масивів обчислюватимуться правильно.
Використання форм даних для додавання нових даних	Формою даних можна скористатися під час пошуку запису.
Робота з даними XML, в тому числі: - Імпорт, оновлення та експорт даних XML - Додавання, перейменовування та видалення карт XML - Зіставлення клітинок з елементами XML - Використання області завдань «Джерело XML», панелі інструментів XML та команд XML у меню «Дата»	Немає

2. На вкладці Рецензування у групі Зміни клацніть пункт Доступ до книги.

На вкладці Редагування встановіть прапорець Дозволити спільне редагування (також дає змогу об'єднувати книги).

3. На вкладці Додатково виберіть потрібні параметри відстеження та оновлення виправлень, а потім натисніть кнопку ОК.

4. Виконайте одну з таких дій:

§ Для нової книги введіть ім'я в полі Ім'я файлу.

§ Для вже наявної книги натисніть кнопку ОК, щоб зберегти її, натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть команду Зберегти як.

5. На комп'ютері під керуванням Windows Vista

§ У рядку адреси виберіть мережне розташування, доступне для майбутніх користувачів, і натисніть кнопку Зберегти.

На комп'ютері під керуванням Microsoft Windows XP

§ У полі Папка виберіть доступне користувачам мережне розташування та натисніть кнопку Зберегти.

6. Якщо книга містить посилання на інші книги або документи, перевірте їх та поновіть, якщо вони на працюють, а потім натисніть кнопку Зберегти на панель швидкого доступу або натисніть сполучення клавіш CTRL+S.

Перед припиненням спільного доступу до книги переконайтеся, що всі користувачі завершили роботу з книгою. Незбережені дані буде втрачено. Оскільки журнал змін. також буде видалено, можливо, слід, спершу роздрукувати аркуш журналу або скопіювати його в іншу книгу.

1. Потрібно зберегти копію журналу змін, виконайте такі дії.

2. У спільній книзі, на вкладці Рецензування у групі Зміни натисніть кнопку Доступ до книги.

3. На вкладці Редагування переконайтеся, що тільки ваше ім'я відображено у списку Файл відкрито такими користувачами.

4. Зніміть прапорець Дозволити спільне редагування.

 Примітка Якщо цей прапорець недоступний, спочатку потрібно зняти захист із книги. Щоб знати захист із спільної книги, виконайте такі дії:

1. Натисніть кнопку ОК, щоб закрити діалогове вікно Керування доступом до книги.

2. На вкладці Рецензування у групі Зміни клацніть пункт Зняти захист спільної книги.

3. Якщо з`явиться повідомлення, введіть пароль і натисніть кнопку ОК.

4. На вкладці Рецензування у групі Зміни клацніть пункт Доступ до книги.

5. На вкладці Редагування зніміть прапорець Дозволити спільне редагування (також дає змогу об'єднувати книги). Якщо з'явиться попередження щодо впливу змін на інших користувачів, натисніть кнопку Так.

3. Як захистити від змін структуру книги MS Excel, що надана для спільного користування?

Захист книги, як правило, виробляється в тих випадках, коли інформація, що підлягає захисту, знаходиться на декількох листах. У діалоговому вікні Захист книги (Protect Workbook) встановите прапорці:

·  структуру (Structure) -- забезпечує захист структури книги, що запобігає видаленню, перенесенню, утаєнню, відкриттю, перейменуванню і вставці нових листів;

·  вікна (Windows) -- запобігає переміщенню, зміні розмірів, утаєнню, показу і закриттю вікон.

Мал. Діалогове вікно, що дозволяє встановити захист книги

При необхідності введіть пароль в поле Пароль (Password).

4. Що таке макроси? Способи створення макросів.

Макрос є структурою, що складається з однієї або кількох макрокоманд, які автоматично виконуються послідовно або в порядку, заданому певними умовами, щоб досягти певної мети.

Набір макрокоманд в Excel дуже широкий, за допомогою макросів можна реалізувати багато що з того, що дозволяють зробити процедури мовою Visual Basic (VBA). Кожна макрокоманда має певне ім'я і, можливо, один або кілька аргументів, які задаються користувачем. Наприклад, в будь-якому пакеті програм можна закрити поточне (активне) вікно, вибравши команду Закрыть з меню Файл. Теж саме можна зробити при використанні макрокоманди Закрити вікно, застосувавши у макросі наступну команду: Active Window.Close (Активне Вікно.Закрити)

Основне призначення макросів - це створення зручного інтерфейсу додатку:

· форми і звіти відкривати при натисненні кнопок у формі або на панелі інструментів, або ж звичним вибором команди меню;

· при відкритті додатку користувачеві надавати на екрані зрозумілу форму, за допомогою якої можна було б відразу робити бажані дії і т.д;

· за допомогою макросів можна створити зручні меню і панелі інструментів для додатку.

Проте, використання макросів має і деякі недоліки:

· можливості макрокоманд обмежені в порівнянні з можливостями мови VBA, тому у ряді випадків без програмування на VBA не обійтися, хоча спочатку потрібно бути упевненим, що ці додаткові можливості дійсно потрібні;

· макроси можна використовувати практично скрізь, де використовуються процедури VBA, проте процедури VBA, як правило, виконуються швидше;

· макроси є об'єктами, існуючими окремо від форм і звітів, в яких вони використовуються, тому, коли цих об'єктів стає дуже багато, їх підтримка стає достатньо скрутною. Процедури обробки подій VBA, що використовуються у формах і звітах, є невід'ємною частиною цих форм і звітів, і в цьому є свої переваги. Наприклад, при перенесенні форм і звітів з однієї бази даних в іншу з ними автоматично переносяться зв'язані процедури.

У багатьох випадках використання макросів цілком виправдане, оскільки це істотно спрощує і прискорює розробку додатку. Їх можна використовувати при створенні невеликих розрахованих на одного користувача додатків, хоча при створенні розрахованих на багато користувачів або клієнт-серверних додатків, де швидкість роботи додатку критична, краще застосовувати VBA.

Процес створення макросу називають записом макросу. Запуск макросів може здійснюватись трьома способами: натисненням комбінації клавіш, натисненням кнопки розміщенній на робочому аркуші, або на панелі інструментів.

Запис макросу, що виконується натисненням комбінації клавіш.

Для наочності запису макросу розпочинається із встановлення табличного курсору на клітинку результату. Далі виконується команда:

Сервіс\Макрос\Начать запись…

У вікні, що з'явиться Запись макроса у текстовому полі вводиться ім'я макросу. Першим символом імені макросу повинна бути літера, інші символи - літери, цифри, обо символи підкреслення. В імені макросу не допускаються пропуски і адреси клітинок. У відповідних полях діалового вікна ввеси малу літеру для cполучення клавіш [Ctrl+мала літера]. Не можна використовувати сполучення клавіш із цифрами і спеціальними символами, текими як @, #. Далі встановлюється книга, у якій буде зберігатись макрос із списку Сохранить в:. Якщо цей макрос потрібен завжди при роботі в Excel, то вибирається варіант Личная книга макросов. Якщо є потреба, заповнюється поле Описание макроса про його призначення і натискується [ОК]. З'явиться невеличке вікно Ос. В клітинці для результату записується послідовність дій для виконання в Excel і натискується кнопка [Остановить запись]. Створення макросу завершено. Тепер при натисненні на ключову комбінацію клавіш макросу автоматично виконуються всі дії, які були виконані під час його запису. При потребі виконувати макрос відносно клітинок робочого аркуша насамперед натискується кнопка Относительна ссылка.

Запис макросу, що виконується натисненням кнопки розміщенній на робочому аркуші розпочинається із встановлення елемента керування макросом (кнопки) на робочому аркуші. При відсутності панелі інструментів Формы її відображають командою:

Вид\Панель инструментов\Формы.

Далі встановлюється кнопка на робочому аркуші. Показчик миші встановлюється на елемент управління Кнопка. При цьому він прийме вигляд хрестика. Встановити покажчик миші в те місце аркуша, куди необхідно встановити елемент управління, і натиснути на ліву клавішу миші. Елемент управління з'явиться на робочому аркуші. Розміри елемента можна змінювати загальними для Windows способами. Зміна тексту і його фонту на елементі управління робиться в режимі редагування після виконання команди введеної із контекстного меню після натиснення правої клавіші миші. Елемент управління можна вільно переміщати за допомогою миші або клавіш на клавіатурі в будь-яке місце робочого аркуша загальними для Windows способами. Для призначення кнопці (графічному об'єкту) запуск макросу виділяється графічний об'єкт, натискується права клавіша миші і з контекстного меню вводиться команда Назначить макрос. У діалоговому вікні, що з'явиться виконується одна із наступних дій:

· призначення раніше записаному макросові обраний графічний об'єкт, шляхом введення імені потрібного макросу у відповідне поле діалового вікна;

· створення нового макросу з призначенням йому обраного графічного об'єкту після натиснення кнопки Записать;

· редагування існуючого макросу після натиснення кнопки Правка. Редагування дій макросу здійснюється в середовищі Visual Basic.

Встановлення кнопки запуску макросу на панелі інструментів досягається командою:

Сервис\Настройк…\Команды\Категории\Макросы. Кнопку Макросы пересувається мишкою на власну панель інструментів. Щоб змінити малюнок кнопки потрібно правою клавішою миші клацнути по кнопці макросу при відкритому вікні Настройка вибрати команду Выбрать значок для кнопки (Изменить значок на кнопке…) і вибрати у вікні, що з'явиться потрібний малюнок. Далі натискується права клавіша миші і виконується команда Назначить макрос і в діалоговому вікні уводиться ім'я потрібного макросу і натискується кнопка [OK]. Зупинка макросу, що виконується досягається натисненням [Esc].

5. Як за допомогою засобів операційної системи здійснюються отримання, збереження і друкування факсів?

Як отримати факс. Щоб отримати факс в Windows XP, ви повинні спочатку встановити і настроїти службу факсів; вам слід встановити прапорець Включити прийом в майстрові налаштування факсів для забезпечення можливості прийому факсів. Якщо в майстрові налаштування факсів ви настроїли службу Microsoft Fax на автоматичний прийом факсів, вона намагатиметься відповісти на факс, що поступив по лінії, після вказаної вами кількості дзвінків. Щоб отримати факс вручну, використовуйте будь-який з нижчеописаних методів. Метод 1: З Консолі факсів :

1. Натисніть кнопку Пуск, в меню Усі програми перейдіть в групу Стандартні, потім в групу Зв'язок, потім в групу Факс і виберіть команду Консоль факсів, щоб відкрити Консоль факсів.

- На панелі інструментів натисніть кнопку Прийняти зараз (ця кнопка відображується у вигляді значка із зображенням телефонної трубки поверх документу).

-чи-

- У меню Файл виберіть команду Прийняти факс. Після цього служба факсів спробує отримати факс.

Метод 2: З Монітора факсів :

1. Запустите Монітор факсів : a) натисніть кнопку Пуск, в меню Усі програми перейдіть в групу Стандартні, потім в групу Зв'язок, потім в групу Факс і виберіть команду Консоль факсів, чи б) щоб відкрити Консоль факсів у меню Сервіс виберіть команду Монітор факсів.

2. У діалоговому вікні Монітор факсів натисніть кнопку Відповісти зараз.

Після цього служба факсів спробує отримати факс.

Збереження документів для подальшого використання.

Деякі документи вимагається дуже часто включати в різні факси, наприклад, сторінку з логотипом і адресою компанії або сторінку з реквізитами. Щоб не виконувати друк такого документу кожного разу, Fax Manager дозволяє зберегти його і потім додавати в будь-який новий факс однією операцією копіювання.

Для цього призначений розділ "Збережені документи". У нього можна помістити будь-який документ з розділу "Новий факс для відправки" використовуючи кнопку панелі інструментів "Зберегти документ для майбутнього використання".

Наступний приклад показує, як зберегти сторіночку з реквізитами компанії, яку потім буде можна легко додавати в інші факси.

Для цього слід вибрати документ, який був тільки що надрукований (реквізити.doc) і натиснути кнопку "Зберегти".

Після цього документ буде збережений і з'явиться в категорії "Збережені документи". Звідси його завжди можна скопіювати в новий факс. Для цього служить кнопка "Перемістити в новий документ".

Відправлені факси

У секція 'Відправлені факси' зберігаються усі факси, які ви відправили.

Можливість збереження відправлених факсів дозволяє легко відстежувати результати відправки кожного конкретного факсу. Це забезпечується за рахунок того, що Fax Manager має можливість автоматично читати повідомлення про результати відправки факсів. Після прочитання повідомлень, результати відправки факсу відображуються в його статусі.

Так, відразу після збереження в цьому розділі відправлений факс отримує статус 'Невідомий'. Цей статус зберігається до тих пір, поки Fax Manager не отримає повідомлення про результати відправки цього факсу. Після того, як повідомлення отримане і успішно прочитане, статус факсу менятеся на 'Відправлений' або 'Не відправлений'.

Прийняті факси

Секція "Прийняті факси" дозволяє користувачеві послуги "Віртуальний факс" (F2E) зберігати факси, прийняті на його номер. Fax Manager надає декілька зручних функцій, які роблять зберігання прийнятих факсів в нім зручнішим, ніж просто в поштовій програмі.

Друк документів

Після завершення підготовки документів вимагається надрукувати їх усе по черзі на принтер NV FaxService. Ця дія досконала аналогічно друку на будь-який інший принтер. Для друку кожного документу повинна використовуватися та ж сама програма, в якій документ був підготовлений.

Після того, як друк виконаний, автоматично з'являється вікно програми Fax Manager. У нім серед віддрукованих документів буде відображений і той документ який був тільки що відправлений на друк.

Факс може складатися з декількох різних документів. Для того, щоб підготувати такий факс, слід виконати друк усіх документів, які повинні увійти до факсу. Fax Manager відображує усі ці документи у вигляді списку в розділі "Новий факс для відправки".

6. Як виконується публікація в Internet (intranet) робочих книг MS Excel?

За наявності доступу до Excel Services, тобто сервера, на якому виконується Microsoft Office SharePoint Server 2007 - Українська версія із можливістю запуску Excel Calculation Services, можна опублікувати книгу на цьому сервері, щоб інші користувачі могли отримати доступ до всіх даних книги за допомогою браузера, використовуючи Microsoft Office Excel Web Access - Українська версія.

У ході публікування книги на Excel Services книга повністю публікується на сервері, але можна визначити частини книги (наприклад окремі аркуші, іменовані діапазони або діаграми), які потрібно, щоб Excel Services відображав у Office Excel Web Access. Відобразивши лише певні частини книги та скориставшись дозволами Office SharePoint Server 2007 для захисту книги від неавторизованого доступу, можна зберегти дані в книзі конфіденційними, одночасно дозволяючи авторизованим користувачам оновлювати, перераховувати та взаємодіяти з відображуваними даними.

Також можна визначати параметри. Параметри -- це окремі клітинки, значення яких можуть визначатися користувачами Office Excel Web Access. Параметри можна використовувати для виводу клітинок, які можуть керувати обчисленням книги, наприклад умовним аналізом, коли використовуються значення, введені користувачами в клітинках, визначених як параметри.  Увага! Можливість публікації книги Excel у службах Excel існує лише у випусках Microsoft Office Ultimate 2007, Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 і Microsoft Office Excel 2007. Етапи публікації книги MS Excel

1. Створіть нову книгу та введіть потрібні дані, або відкрийте наявну книгу, яку потрібно опублікувати за допомогою служб Excel Services.

2. Якщо ви плануєте визначити параметри, іменуйте клітинки, які потрібно редагувати.

Для іменування клітинок виконайте такі дії:

1. На аркуші виберіть клітинку, яку потрібно зробити редагованою в браузері та в Office Excel Web Access.

2. На вкладці Формули у групі Визначені імена клацніть елемент Визначити імена.

3. У полі Ім'я введіть ім'я для параметра.

4. Натисніть кнопку ОК.

3. Натисніть кнопку Microsoft Office , клацніть стрілку поруч із командою Опублікувати та виберіть пункт Служби Excel у групі Розсилання документа іншим особам.

4. У полі Ім'я файлу введіть шлях до сервера та ім'я книги, або прийміть запропоноване.

5. Натисніть кнопку Параметри служб Excel.

6. На вкладці Відображати виконайте такі дії:

1. Щоб відображати книгу на сервері Excel Services повністю, виберіть у списку пункт Усю книгу.

2. Щоб відображати на сервері Excel Services лише певні аркуші, виберіть у списку пункт Таблиці, відтак зніміть прапорці для аркушів, які не слід відображати.

3. Щоб відображати на сервері Excel Services лише певні елементи (наприклад, іменовані діапазони, діаграми, таблиці або зведені таблиці), виберіть у списку пункт Елементи робочої книги, відтак установіть прапорці елементів, які потрібно відображати.

§ Щоб визначити параметри, перейдіть на вкладку Параметри.

§ Натисніть кнопку Додати, відтак установіть прапорець для параметра, який потрібно додати.

§ Натисніть кнопку ОК.

§ Натисніть кнопку Зберегти.

§ Щоб підтвердити, що всі доступні для перегляду області книги коректно відображаються в браузері, установіть прапорець Відкрити цю книгу у браузері після збереження.

Після опублікування книги на сервері Excel Services можна, використовуючи функції Office SharePoint Server 2007, керувати й настроювати Excel Services, а також установлювати дозволи для запобігання неавторизованому доступу до книги.

7. Призначення процедури упаковки презентації MS PowerPoint. Як вона виконується?

Досвідчені доповідачі знають, що хороша якість презентації на власному комп'ютері і бездоганне виконання звукозаписів і фільмів ще не гарантує якісне виконання після копіювання на інший комп'ютер.

Однією з причин є файли мультимедіа. Відеозаписи (наприклад, файли з розширенням *.mpg) і багато типів звукових файлів тільки зв'язуються з презентацією, але вони не переносяться автоматично разом з нею. У таких випадках необхідно переконатися що вони будуть доступні на використовуваному комп'ютері.

Іншою причина труднощів пов'язана з розміром файлів *.ppt, які зазвичай дуже великі, що, приміром, робить їх пересилку по електронній пошті не завжди можливою. Якщо вимагається показати презентацію друзям або колегам, її відправка у вигляді вкладення в поштовому повідомленні не є вдалим рішенням.

Можлива також ситуація, коли на комп'ютері, де виконуватиметься презентація, не встановлений додаток PowerPoint. Цю проблему допомагає вирішити засіб перегляду Microsoft PowerPoint, що автоматично виконує презентацію. Проте необхідно спосіб додати засіб перегляду до інших файлів.

Спеціальний засіб, вбудований в програму PowerPoint, дозволяє легко упакувати усі файли презентації і перенести їх в місце проведення презентації або передати кому-небудь для перегляду.

Тепер можна зібрати усю презентацію, усі пов'язані з нею файли, допоміжні файли, а також програму для перегляду - і перенести усе це на компакт-диск або в загальну теку.

У вас є вибір: використовувати засіб запису на компакт-диск або зібрати усі файли в загальній теці, щоб записати їх на CD за допомогою іншої програми або з іншого комп'ютера.

Щоб упакувати файли презентації, спочатку відкрийте її, а потім в меню Файл виберіть команду "Підготувати для компакт-диска". У пакет можна додати практично будь-які файли - вони не зобов'язані бути частиною презентації.

Після завершення копіювання програма запитає у вас, чи не бажаєте ви скопіювати пакет на інший компакт-диск. Повторювати операцію копіювання можна необмежене число разів, тобто ви можете легко створити цілий наклад однакових компакт-дисків.

8. Способи створення гіпертекстового документа в текстовому процесорі MS Word

Сучасні текстові процесори, наприклад, MS Word, Lotus WordPerfect дають змогу створити Web-сторінки методом конструювання без застосування команд HTML, оскільки вони генерують ці команди автоматично. Загальна назва таких програм, які мають можливість автоматизованого створення Web-сторінок без явного застосування користувачем мови HTML - Web-композери.

Розглянемо дещо детальніше можливості композера, які має програма MS Word. Щоб створити Web-сторінку або цілий Web-сайт, потрібно під час створення нового документу перейти на закладку Web-сторінки і скористатись Майстром Web-сторінки чи створити нову сторінку. У другому випадку алгоритм дій дизайнерів такий:

· Командою меню Формат->Фон задають колір фону чи спосіб замальовування екрана певною текстурою.

· Уводять текст, вибираючи шрифт, його розмір, колір, вирівнювання тощо. Створюють списки, як у звичайному текстовому редакторі.

· Вставляють горизонтальні лінії командою меню Вставка->Горизонтальная линия, і вибирають тип лінії.

· За допомогою команди Таблица створюють і форматують таблиці.

· Використовують команду Вставка для вставлення картинок, фотографій, звуку, гіперпосилань тощо.

· Записують створений файл як Документ HTML, і переглядають його браузером.

9. Як переслати активну Web-сторінку електронною поштою?

Відправка документів web по електронній пошті за допомогою Microsof Internet Explorer

Вибрана команда Файл - Відправити цю сторінку поштою дозволяє сформувати електронне повідомлення, тіло якого міститиме URL поточного документу, а тема (Subject) - назва.

10. Як здійснити пошук у локальній мережі комп'ютера, папки, файла?

Засіб пошуку інформації на комп'ютерах

Щоб запустити засіб пошуку інформації системи Windows XP, потрібно скористатися кнопкою Пуск і командою Знайти головного меню. Клацніть кнопку Пуск і виберіть команду Знайти. Відкриється вікно Результати пошуку, де замість області завдань ліворуч міститиметься панель помічника з пошуку. На панелі розташовано кілька посилань, що дають змогу шукати різні об'єкти, а також змінювати стандартні параметри помічника з пошуку. Зокрема, можна шукати зображення, аудіо­ та відеозаписи (посилання Малюнки, музику або відео), документи інших типів (Документи (текстові файли, електронні таблиці тощо)), папки та файли будь­якого типу

1. На панелі Помічник із пошуку виберіть тип файлу

2. У поле Ім'я файлу або частина імені введіть кілька символів імені або повне ім'я шуканого файлу чи папки.

3. У поле Слово або фраза у файлі введіть повне слово чи фразу, що міститься в цьому файлі (якщо файл текстовий). Слід, проте, пам'ятати, що в такому разі засіб пошуку переглядатиме вміст кожного файлу і це дуже сповільнить процес. Тому заповнювати зазначене поле слід лише за крайньої потреби.

4. З розкривного списку Шукати в виберіть диск чи стандартну папку, де потрібно виконати пошук. Щоб вибрати іншу папку на диску, скористайтеся командою Огляд.

5. Якщо у вас є додаткові відомості про об'єкт пошуку, задайте їх, скориставшись кнопками, які відкривають відповідні області:

Коли були внесені останні зміни? -- для пошуку файлів, створених або змінених у певний період часу;

Який розмір файлу? -- для пошуку файлів певного обсягу;

Додаткові параметри -- для визначення інших додаткових умов пошуку.

6. Після того як ви введете всі ці параметри, клацніть кнопку Знайти.

Пошук даних у мережі здійснюється так само, як і звичайних пошук. Тільки як об'єкти, на яких потрібно проводити пошук, необхідно вказати мережні комп'ютери.

Приклад пошуку файлів в локальній мережі StrongDC++

Якщо необхідно знайти конкретний файл, слід використати пошуковий розділ. Для цього слід натиснути комбінацію клавіш Ctrl+S або ж кнопку Поиск зі значком збільшувача. У з'явившомуся вікні введіть частину назви файлу (або повністю) та натисніть Поиск. Якщо файл з заданою або схожою назвою присутній у користувачів хабу на момент проведення пошуку, у правій частині екрану з'явиться перелік файлів, що частково або повністю задовольняють даному запиту. Для отримання більшої кількості результатів пошуку можна спробувати набрати шаблон пошуку латинськими літерами.