Текстовый редактор Microsoft Word. Работа с таблицами

13

9

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования

Улан-Удэнский инженерно-педагогический колледж

Цикловая комиссия математических и естественнонаучных дисциплин

Реферат

Дисциплина: информатика

Текстовый редактор Microsoft Word. Работа с таблицами

Выполнил: студент

группы ЗФ 3ГУ - 1

Филаткин Д.В.

Проверил: Сухорукова Л.М.

г. Улан-Удэ 2009г.

План

Введение

§1. Работа c Microsoft Word

§2. Работа с таблицами

Заключение

Список литературы

Введение

Microsoft Word - основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Эта программа установлена практически на каждом ПК и де-факто стала стандартом в обработке текста. На примере Word очень удобно изучать интерфейс всех остальных программ Microsoft Office.

Текстовый редактор - этот термин, прочно закрепившийся за Word, уже давно устарел. Word - это не просто текстовый редактор (т.е. программа, предназначенная для создания и обработки текстов), а нечто большее.

Область применения Word весьма широка. С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Word поможет составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Можно сказать, что Word применим практически везде, где требуется работа с текстом. Кроме того, в последние версии Word добавлены весьма развитые средства работы с гипертекстовыми документами и документами, предназначенными для публикации в Интернет.

При работе с Microsoft Word соблюдается принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get) - «что вы видите, то и получаете». Это придает работе с Word несомненную легкость и позволяет избежать многих ошибок.

По своим функциям Word приближается к издательским системам и программам верстки. Это значит, что в этом редакторе можно полностью подготовить к печати журнал, газету или даже книгу, изготовить WWW-страницу Интернет (но все же полноценной издательской системой Word назвать трудно; для серьезной профессиональной верстки все-таки лучше воспользоваться специализированными программами, например, Adobe PageMaker или QuarkXPress).

§1. Работа c Microsoft Word

Для работы с файлами существуют следующие функции: создание нового файла (можно создавать новые документы при помощи специальных шаблонов; в частности, в Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других офисных документов); открытие для редактирования уже существующих файлов; возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов; сохранение файлов в различных форматах (в виде документа Word 97, Word 6.0, Word Perfect, текстового фала, файла HTML и пр.); печать файлов с возможностью предварительного просмотра и установкой желаемых параметров страниц (ширина полей, размеры бумаги и пр.); возможность просмотра нескольких последних открытых документов; возможность отправки готового документа непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте (в обоих случаях необходимо, чтобы компьютер пользователя был оснащен модемом).

Редактирование текста осуществляется с помощью следующих функций: выделение, копирование и вставка нужного фрагмента текста; вставка объектов, не являющихся текстом в формате Microsoft Word (например, включение в текст графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.); вставка в документ номеров страниц, даты и времени, сносок, специальных символов и пр.; возможность нахождения, перехода, замены нужного слова текста, строки, раздела, страницы и пр.; возможность повтора или отмены последнего действия, произведенного с текстом; расширенные возможности форматирования документа. В отличие от Word Pad, Word допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку; использование стилей для быстрого форматирования документа.

Кроме перечисленных возможностей программа предлагает некоторый набор сервисных функций, таких как: проверка орфографии и грамматики, в том числе фоновая - по мере введения текста; подбор синонимов слов (пункт меню «Тезаурус»); расстановка переносов в тексте документа; определение статистических данных документа (число символов, слов, строк, абзацев, страниц); работа с макросами и шаблонами документов.

Также в программе имеется большой набор функций по работе с таблицами и графикой, объемная система помощи (справочная система) и многое, многое другое.

Создание и открытие документа Microsoft Word

Есть несколько способов создания нового файла Microsoft Word. Первый - открыть в Проводнике (или с помощью папки «Мой компьютер») папку, в которую нужно поместить создаваемый документ.

Затем вызвать Контекстное меню и выбрать пункт «Создать/Документ Microsoft Word».

После создания нового документа ему необходимо будет дать имя и открыть его для редактирования, щелкнув по значку левой кнопкой мыши.

Создать новый документ можно и с помощью кнопки «Пуск»: после установки Microsoft Office в меню «Пуск» появится команда «Создать документ Office».

Но проще всего запустить Microsoft Word, напечатать в нем нужный текст и потом, при сохранении, указать в качестве места сохранения нужную папку.

Однако использование команды «Создать документ Office» дает возможность воспользоваться одним из самых удобных сервисов Word - шаблонами.

Сохранение документа

Для сохранения созданного файла следует нажать кнопку Сохранить на Панели инструментов Word. После этого, если сохранение производится впервые, программа предложит выбрать папку, в которой будет сохранен документ, его формат и имя. В дальнейшем, если нужно уточнить некоторые параметры сохранения документа, можно воспользоваться пунктом Сохранить как меню Файл.

При сохранении также можно выбрать формат сохраняемого файла. Если сохраняемый документ содержит множество декоративных шрифтов, прежде чем сохранить его, стоит пометить галочкой пункт Внедрять шрифты TrueType во вкладке Параметры меню Файл/Сохранить как. Это позволит открыть сохраненный документ на другой машине точно в таком виде, в каком он был сохранен.

Выделение участка текста. Набранный текст нуждается в форматировании. Форматирование - это не один, а множество самых разнообразных операций. К ним относятся изменение шрифтового оформления документа, изменение размера и расположения текста на странице, разбивка текста на части и придание каждой из них особого стиля. В любом случае данный процесс требует выделения из текста кусков.

Чтобы проделать с куском текста какую-либо операцию его необходимо выделить. Выделение осуществляется с помощью левой кнопки мыши (либо нажатой кнопкой Shift на клавиатуре и четырех кнопок со стрелками). Чтобы выделить строку, нужно щелкнуть левой кнопкой мыши справа от нее, а для выделения всего текста необходимо проделать ту же операцию, держа нажатой кнопку Ctrl. Для выделения сразу нескольких независимых участков текста следует, выделив первый участок, нажать клавишу Ctrl, и, держа ее, выделить следующий участок текста.

Работа со шрифтами. Замена шрифта в выделенном участке текста производится через Меню шрифтов в Панели форматирования. Полный список установленных в системе шрифтов вызывается щелчком мышки по стрелке в правой части Меню. Шрифты в выпадающем списке расположены в алфавитном порядке, но в самом верху помещены те шрифты, с которыми уже велась работа в текущем сеансе.

Каждый шрифт имеет четыре основных начертания - нормальное, курсивное, полужирное и подчеркнутое. При необходимости можно заменить и цвет шрифта. Для этого следует выделить выбранный элемент текста и нажать кнопку Цвет шрифта на Панели форматирования.

Последний элемент шрифтового оформления - размер шрифта или кегль. Кегль можно выбрать с помощью меню Размер шрифта на Панели форматирования. Как правило, для обычного текста используется кегль в диапазоне 12 - 14.

Вставка изображений

Возможность графического оформления текста - одна из основных особенностей, отличающих простой текстовый редактор от мощной издательской системы. И в этом смысле Word выглядит весьма достойно, имея в своем распоряжении довольно мощные инструменты для работы с изображениями.

С помощью Word можно создать по-настоящему красивый документ, украшенный картинками и оформительскими элементами. Можно вставить в текст картинку, созданную практически в любом графическом редакторе (или введенную со сканера), можно воспользоваться Галереей картинок (clipart), которая находится на компакт-диске Microsoft Office. Кроме того, для вставки прочих фигур и изображений (звездочек, кругов, прямоугольников, указателей, рамок и так далее) можно воспользоваться разделом «Автофигуры». Для выполнения любой из этих операций необходимо обратиться к меню Вставка и выбрать нужный пункт из раздела Рисунок. После вставки рисунка нужно установить, как будет располагаться картинка по отношению к тексту - ляжет ли она поверх текста или останется за ним. Кроме того, необходимо определить вид обтекания текстом картинки. Все эти и многие другие параметры устанавливаются с помощью Контекстного меню картинки. Для начала нужно выбрать пункт Формат рисунка Контекстного меню вставленной картинки. Войти во вкладку Обтекание и установить нужный параметр расположенной картинки. Текст может обтекать картинку по контуру, сверху и снизу, по любому из краев, а может лечь. Если картинку нужно использовать в качестве подложки, стоит выбрать «Нет» во вкладке Обтекание.

С помощью вкладки Положение можно установит привязку вставленной картинки к конкретному абзацу текста. В том случае, если этот абзац будет перемещен в другое место, картинка переместится вместе с ним.

Наконец, с помощью пункта Порядок Контекстного меню картинки можно определить, как будет расположена картинка относительно текста (на заднем или на переднем плане). При одновременной вставке в текст нескольких картинок с помощью этого же пункта можно установить, какая из картинок будет на переднем, а какая - на заднем плане.

Размеры вставленной в текст Word картинки не постоянны. Их можно легко изменить, сжав или растянув картинку до требуемых габаритов. Для этого следует щелкнуть по картинке левой кнопкой мыши, чтобы обозначить ее рамку. После этого, «зацепив» мышью одни из «узелков» на рамке, нужно растягивать или сжимать рамку рисунка.

Вставка надписей и заголовков. Сделать это поможет встроенный в Word инструмент WordArt, доступный через меню Вставка/Рисунок/Объект WordArt.

Для создания красивого заголовка следует выбрать в меню подходящий вид надписи WordArt и щелкнуть по нему мышкой. Затем в открывшемся текстовом окне набрать текст надписи и нажать кнопку ОК. После этого с заголовком можно работать как с обычной картинкой. Однако с созданной надписью можно проделать еще множество операций. Для этого необходимо воспользоваться Инструментальной панелью WordArt. Она активируется через Контекстное меню надписи WordArt.

С помощью кнопок Инструментальной панели WordArt можно изменить формат и внешний вид надписи, развернуть ее под нужным углом, расположить текст вертикально и изменить шрифт.

§2. Работа с таблицами

Вставка таблиц. Таблицы Word являются исключительно мощным средством для расположения текста в строках и колонках. На рис. 1 показано, как таблица Word выглядит на экране.

Рис.1 Вид таблицы Word на экране

Использование таблиц вместо символов табуляции обладает многими преимуществами. Например, если фрагмент текста не помещается на одной строке, Word автоматически создает новую и увеличивает высоту ячеек (создать таблицу на рис. 1 с использованием символов табуляции было бы довольно сложно). Кроме того, при работе с таблицами вы можете легко переставить строки и столбцы, а также привлечь внимание к некоторым элементам таблицы с помощью обрамления и фоновых заливок.

Вставка таблицы в документ

Чтобы создать таблицу в том месте, где находится курсор, достаточно нажать кнопку Вставить таблицу (Insert Table) на стандартной панели инструментов и перетащить выделение на соответствующее количество квадратов, посредством которых Word обозначает число строк и столбцов в таблице: новая таблица состоит из строк и столбцов с пустыми ячейками, отмеченных на экране пунктирными линиями сетки. Если их не видно, включите опцию Сетка(Gridlines) в меню Таблица(Table). Хотя сетка и не появляется в печатной копии документа, можно добавить элементам таблицы обрамление и заливку, которые будут напечатаны.

Ввод текста в таблицу. Чтобы ввести текст в ячейку таблицы, щелкните на ячейке и наберите его точно также, как в обычном абзаце. Обратите внимание на то, что при достижении правого края ячейки Word автоматически переносит текст и увеличивает высоту ячеек всей строки таблицы. Если нажать ENTER при наборе текста в ячейке, Word вставляет новый абзац внутри ячейки (каждая ячейка может содержать один или несколько абзацев). Для редактирования и форматирования текста в ячейках таблицы применяются стандартные приемы Word.

Чтобы переместить курсор в другую ячейку, щелкните на ячейке и воспользуйтесь клавишами со стрелками. Есть и другой способ перейти к следующей ячейке (в порядок строк таблицы) и выделить ее содержимое-клавиша ТАВ. Перемещение к предыдущей ячейке осуществляется сочетанием клавиш SHIFT+TAB. Когда курсор находится в последней ячейке таблицы, нажатие клавиши ТАВ добавляет к таблице новую строку.

Вставка и удаление строк, столбцов и ячеек. Перед тем, как вставлять и удалять строки, столбцы или группы ячеек необходимо предварительно выделить соответствующую часть таблицы. Ячейка, строка или столбец выделяются следующим образом: после выделения одной ячейки, строки или столбца можно не отпускать мыши и перетаскиванием добавить дополнительные ячейки, строки или столбцы. Другой способ выделения группы расположенных рядом ячеек - установить курсор в ячейке и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, нажимать клавишу со стрелками. Если индикатор NUM LOCK на клавиатуре не горит, можно выделить всю таблицу с сочетанием клавиш ALT+5.

Добавление целых строк или столбцов в таблице происходит так: чтобы вставить новые строки в определенном месте таблицы, выделите строки, находящиеся непосредственно под этим местом; количество выделяемых рядов должно быть равно количеству вставляемых строк. Чтобы вставить всего 1 строку, достаточно установить курсор в любом месте строки, над которой вы хотите произвести добавление. Аналогично, для вставки столбцов выделите справа от места вставки столько столбцов, сколько вы собираетесь вставить. Чтобы добавить один столбец необходимо выделить столбец справа от места вставки.

Нажмите кнопку Вставить строки (Insert Rows) или Вставить столбцы (Insert Columns) на стандартной панели инструментов. Для вставки в таблицу используется всего одна кнопка стандартной панели инструментов. Когда в таблице выделены строки, столбцы или ячейки, название кнопки меняется соответственно на Вставить строки, Вставить столбцы или Вставить ячейки (Insert Cells). Когда курсор просто находится в ячейке, кнопка называется Вставить строки. За пределами таблицы она получает название Вставить таблицу и применяется для создания в документе новых таблиц. Кроме того, вы можете щелкнуть на выделенном фрагменте таблицы правой кнопкой мыши и выполнить в контекстном меню команду Вставить столбцы, Вставить строки или Вставить ячейки. В показанную ниже таблицу будут вставлены 2 строки.

В конце каждой ячейки Word хранит так называемый маркер ячейки, а в конце каждой строки - маркер конца строки. Эти маркеры можно сделать видимыми, если нажать кнопку Непечатаемые символы на стандартной панели инструментов. На этапе 1 приведенного выше алгоритма при вставке рядов необходимо включать в выделенный фрагмент маркеры конца строк, независимо от того, видны они на экране или нет. Чтобы вставить столбец с правого края таблицы, необходимо перед нажатием кнопки Вставить столбцы выделить столбец, состоящий из маркеров конца строк.

Как мы узнали ранее, можно вставить строку в конце таблицы, нажимая клавишу ТАВ в последней ячейке: выделите блок ячеек таблицы, количество и расположение которых совпадают с количеством и расположением вставляемых ячеек.

Рис.2 Окно диалога Вставка ячеек

Нажмите кнопку Вставить ячейки или щелкните на выделенном блоке правой кнопкой мыши и выполните в контекстном меню команду Вставить ячейки. Word открывает окно диалога Вставка ячеек, изображенное на рис. 2

Включите опцию Со сдвигом вправо (Shift Cells Right), чтобы при вставке новых ячеек Word сдвинул уже существующие ячейки вправо, или же опцию Со сдвигом вниз (Shift Cells Down), аналогично. Кроме того, можно выбрать опцию Вставить целую строку(Insert Entire Row) или Вставить целый столбец(Insert Entire Column), чтобы вставить полные строки или столбцы, даже если в таблице были выделены лишь отдельные ячейки.

Чтобы удалить из таблицы строки, столбцы или ячейки, достаточно выделить их и выполнить команду Удалить строки(Delete Rows), Удалить столбцы (Delete Columns) или Удалить ячейки (Delete Cells) в меню Таблица. Кроме того, можно щелкнуть на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши и выполнить в контекстном меню эти же команды. Если выделенный фрагмент не содержит полных строк или столбцов, Word открывает окно диалога Удаление ячеек, в котором указывается перестановка ячеек таблицы после удаления выделения.

Чтобы удалить содержимое строк, столбцов или ячеек (т. е. Находящийся в них текст или графику), но оставить сами ячейки, выделите строки, столбцы или ячейки и нажмите клавишу DEL.

Регулировка размера ячеек. Ширина столбца в таблице изменяется перетаскиванием линий сетки.

Для регулировки ширины одной или нескольких ячеек столбца( а не всего столбца) выделите ячейки перед перетаскиванием. В одном столбце могут находиться разной ширины.

Определенные клавиши, нажатые во время регулировки ширины столбца, влияют на то, как Word поступает с шириной ячеек справа от перетаскиваемой линии сетки:

Обратите внимание - при перетаскивании крайней левой линии сетки изменяется отступ, отделяющий выделенные строки таблицы от левого поля документа. Word автоматически перетаскивает высоту строки таблицы под высоту содержащегося в них текста. Однако можно назначить строке минимальное или точное значение высоты командой Высота и ширина ячейки (Cell Height and Width) в меню Таблица. Все ячейки в одной строке всегда имеют одинаковую высоту.

Перемещение и копирование строк, столбцов и ячеек. Чтобы переместить на новое место в таблице целые строки или столбцы, выделите их и мышью перетащите на новое место. Строки или колонки пропадают на своем бывшем месте и появляются на новом. Чтобы строки и столбцы копировались, а не перемещались, удерживайте нажатой во время перетаскивания клавишу CTRL. При выделении строк таблицы необходимо включать в выделение маркеры конца строк, в противном случае перемещается или копируется только содержимое ячеек.

Чтобы переместить содержимое ячеек таблицы, выделите ячейки и перетащите их в другое место. Word удаляет содержимое выделенных ячеек (оставляя их пустыми) и вставляет его в принимающие ячейки, уничтожая то, что в них было раньше. Чтобы скопировать содержимое ячейки, удерживайте при перетаскивании клавишу CTRL. Обратите внимание на то, что для перемещения или копирования содержимого ячеек не следует включать в выделенный фрагмент целые столбцы. В выделенный фрагмент могут входить все ячейки строки, но маркеры концов строк должны оставаться вне выделения.

Использование команд меню Таблица. Выше была описана работа с таблицами посредством стандартной панели инструментов, мыши и контекстных меню. Обычно эти интерактивные методы оказываются самыми быстрыми и удобными. Меню Таблица открывает альтернативные возможности для вставки и изменения таблиц; кроме того, оно позволяет выполнять некоторые дополнительные операции, которые невозможны при использовании интерактивных приемов. В таблице 3 указано назначение команд меню.

Команды меню Таблица и их действия

Заключение

Таблицы Word это удобный инструмент для создания и редактирования небольших и несложных списков. Они позволяют вводить данные, форматировать их по своему усмотрению. Имеется возможность задания формул в ячейках, а также сортировка информации. При желании пользователь может конвертировать таблицу Word в текст. Все эти методы позволяют успешно работать с документами, состоящими из группы записей. Однако для более сложных работ, связанных с таблицами для баз данных необходимо использовать соответствующие средства типа Excel или Access.

И это далеко не полный перечень всех тех возможностей по созданию, форматированию и обработке текстовых файлов, которые предлагает пользователю текстовый процессор Microsoft Word.

Список использованной литературы

1. М. Хелворсон, М. Янг “Эффективная работа с Microsoft Office”

2. Р. Борланд “ Эффективная работа с Microsoft Word “

3. Техническая документация по работе с текстовым процессором Word (издательство Microsoft Press)