Создание, редактирование и сохранение документов в MS Word

«Создание, редактирование и сохранение документов в MS Word»

Введение

Для эффективного управления процессами на предприятиях и в организациях необходима эффективная система электронного документооборота.

Документы являются основным информационным ресурсом предприятий и организаций.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, который отражает деятельность предприятий и позволяет оперативно управлять производственными процессами на предприятии.

В настоящее время применяется как традиционное делопроизводство (на бумажных носителях информации), так и электронный документооборот. Системы электронного документооборота предназначены для автоматизации процессов делопроизводства.

Microsoft Word -- это текстовый редактор, то есть программа, предназначенная для подготовки документов, состоящих преимущественно из текста. Она позволяет выполнять ввод, форматирование, проверку текста и выводить его на печать.

Кроме текста, документы могут включать графику, звуковые файлы и видеоклипы, рисунки, диаграммы, формулы, таблицы и многое другое.

С помощью новой версии Word можно не только выводить документы на печать, но и отправлять их по факсу или электронной почте прямо из окна программы, а также сохранять на веб-сервере в виде веб-страниц.

1. Начальные этапы работы в MS Word

1.1 Создание нового документа. Режимы отображения документа

Для создания документа пользуются шаблоном Обычный. Этот шаблон полезен в тех случаях, когда нужен пустой документ, в который в дальнейшем будет вводиться информация. При этом к документу не предъявляется каких-либо специальных требований по оформлению или форматированию.

Для того чтобы создать новый документ на основе шаблона Обычный, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать меню Файл -> Создать. В результате на экране появится окно диалога Создание документа, представленное на рис.1.

2. Выбрать шаблон Обычный.

3. Установить переключатель Документ. Нажать ОК.

Рисунок 1 - Окно диалога Создание документа

В качестве альтернативного способа для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, можно использовать комбинацию клавиш Ctrl+N или кнопку Создать на стандартной панели инструментов. В результате будет открыт новый документ, основанный на обычном шаблоне, без вывода на экран окна диалога Создание документа.

Открытие существующего документа. Основным средством открытия существующего документа MS Word является окно диалога Открытие документа (рис. 2). Для его открытия существует несколько способов:

- Выбрать команду Файл - >Открыть.

- Нажать Ctrl+O на клавиатуре.

- Нажать кнопку Открыть на стандартной панели инструментов.

Рисунок 2 - «Окно диалога «Открытие документа»

По умолчанию окно диалога Открытие документа содержит список документов папки Мои документы. Необходимо найти нужный документ в соответствующей папке и нажать в окне кнопку Открыть или дважды щелкнуть мышкой по значку документа.

MS Word помнит определенное количество (установленное в настройках редактора) последних документов, с которыми работал пользователь. Обычно они внесены в список меню Файл.

Для открытия недавно закрытого файла нужно открыть меню Файл и выбрать имя файла в нижней части меню.

Режимы отображения документов.

Word предлагает несколько способов отображения документа, которые облегчат выполнение определенной задачи редактирования:

- Обычный режим. Наиболее подходит для общих задач редактирования.

- Режим разметки. Идеально подходит для форматирования и разметки страниц.

- Режим электронного документа. Отображает документ во весь экран.

- Режим структуры. Создан для работы со структурой документа.

Режим, который вы используете, не влияет на содержание вашего документа и его вид при распечатке. Он влияет только на способ отображения документа на экране.

Обычный режим (установленный в Word по умолчанию) удобен для большинства задач редактирования, его, скорее всего, вы будете использовать наиболее часто. Все специальные виды форматирования видны на экране, включая различные шрифты, их размеры и т. д. То, что отображается на экране, в основном соответствует виду распечатанного документа. Однако определенные средства форматирования страницы не доступны для быстрого редактирования; например вы не видите верхних и нижних колонтитулов или колонок при многоколонном наборе. Для того чтобы работать в обычном режиме, выберите команду Вид -> Обычный или щелкните на кнопке Обычный режим в левом углу горизонтальной полосы прокрутки.

Режим разметки отображает ваш документ точно так, как он будет распечатан. Верхние и нижние колонтитулы и другие детали разметки страницы видны на экране. Вы можете осуществлять редактирование в режиме разметки; это удобно для выбора оптимальных параметров. Однако помните, что из-за дополнительной нагрузки компьютера изменения на экране будут отображаться медленнее в режиме разметки, особенно, если у вас сложная разметка страницы. Выберите команду Вид -> Разметка страницы (или щелкните на кнопке Режим разметки) для переключения в режим разметки страницы.

Режим электронного документа оптимален для чтения и редактирования документа на экране. Четкость повышается благодаря использованию шрифтов больших размеров, отображению более коротких строк текста, сокрытию верхних и нижних колонтитулов и других элементов и благодаря тому, что разметка на экране представлена лучше, чем на отпечатанной странице. К тому же в левой части экрана появляется схема структуры документа (подробнее вы узнаете об этом немного позже в этом уроке). Вид экрана не соответствует распечатке. Режим электронного документа идеально подходит для редактирования текста документа, но не годится для работы со страничной разметкой или графикой. Выберите команду Вид -> Электронный документ (или щелкните на -- 1 кнопке режим электронного документа), чтобы переключиться в этот режим.

При работе в режиме электронного документа горизонтальная полоса прокрутки и кнопки режимов просмотра документа не отображаются. Для переключения в другой режим следует использовать меню.

Используйте режим структуры для создания схемы и проверки структуры документа. В этом режиме можно отображать только заголовки документа, спрятав весь остальной текст. Заголовки вместе с подчиненным текстом можно перемещать вверх и вниз и передвигать по документу в новое место. Чтобы это стало возможно, нужно использовать стили заголовков для форматирования заголовков вашего документа. Выберите команду Вид -> Структура для перехода в режим структуры или щелкните на кнопке Режим структуры слева на горизонтальной полосе прокрутки.

1.2 Сохранение документа. Закрытие документа

Для сохранения документа надо дать имя файлу, а также определить, в какой папке и на каком диске он будет записан. Для первоначального сохранения документа, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать пункт меню Файл -> Сохранить или нажать F12.

2. В поле Имя файла ввести имя файла или согласиться с предложенным Word.

3. С помощью раскрывающегося списка Папка выбрать имя диска. В результате его название появится в верхнем поле, а в основном окне появится список папок, содержащихся на нем.

4. Из списка папок выбрать ту, в которой будет храниться файл.

5. Выбрав все уровни вложения папок, нажать кнопку Сохранить.

Документ, в который вносятся какие-то изменения, надо также периодически сохранять. Все изменения во время работы находятся в оперативной памяти и не гарантированы от случайностей, одна из которых - бросок питания в электрической сети - в одно мгновение может уничтожить труд нескольких часов. Процедура сохранения заключается в следующем: надо установить указатель мыши на кнопку с изображением дискеты и щелкнуть левой кнопкой мыши. Только после этого изменения в документе будут записаны на жесткий диск.

Частое, регулярно выполняемое сохранение также сокращает время итогового сохранения документа на диске в конце сеанса работы.

В MS Word есть возможность автоматически сохранять документы с определенным пользователем временным интервалом. При автосохранении документ будет временно сохранен в специальном, созданном для этого системой рабочем файле. Однако в конце сеанса работы необходимо сохранить файл, как обычно, используя команду Файл -> Сохранить или Файл -> Сохранить как. Таким образом, использование автосохранения не освобождает от сохранения в процессе и в конце работы, зато страхует от потери информации.

Для того чтобы установить автоматическое сохранение, нужно выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду Сервис -> Параметры.

2. В окне диалога Параметры перейти на вкладку Сохранение.

3. Установить флажок Автосохранение каждые… и выбрать в окне нужный временной интервал, через который будет происходить автосохранение.

После того, как работа с документом закончена и файл сохранен, документ можно закрыть. Если открыто сразу несколько документов, необходимо закрыть каждый документ. Существует несколько способов закрытия документа, но в любом из них при попытке закрыть документ сначала откроется окно запроса (рис. 4.5), в котором необходимо выбрать один из вариантов ответа. После ответа на запрос документ закрывается.

1.3 Защита документов паролем

Если необходимо защитить свой файл от других пользователей, MS Word позволяет это сделать с помощью специального пароля.

Для предотвращения открытия документа используется Пароль для открытия файла. Установив его, невозможно открыть файл, не введя пароль.

В другом случае можно позволить открыть файл, работать с ним, но при этом защитить его от изменений. Тогда устанавливается Пароль разрешения записи.

Для того чтобы установить пароль, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду Файл -> Сохранить как и в открывшемся окне нажать кнопку Параметры, или выбрать команду Сервис -> Параметры.

2. Перейти на вкладку Сохранение (см. рис. 3).

В нижней части вкладки Сохранение находятся поля ввода: Пароль для открытия файла, Пароль разрешения записи и флажок Рекомендовать доступ только для чтения.

3. Ввести с клавиатуры пароль.

Пароль может содержать до 15 символов, включая буквы, цифры, значки и пробелы. Пароль в этом поле невидим, и главное, его запомнить.

4. Нажать ОК. Появится окно диалога Подтверждение пароля.

5. Повторно ввести пароль и снова нажать ОК.

6. Нажать ОК на вкладке Сохранение.

Рисунок 3 - Вкладка Сохранение меню Сервис -> Параметры

Для удаления или замены пароля необходимо повторить описанные выше действия, удалить существующий пароль и напечатать новый, если это необходимо.

Пароль разрешения записи устанавливается аналогично.

Возможен еще вариант, когда документ можно открыть для ознакомления с ним, но нельзя, изменять. Для этого предназначен флажок Рекомендовать доступ только для чтения на вкладке Сохранение. Но этот запрет, в отличие от предыдущих случаев, легко снять.

1.4 Предварительный просмотр документа. Печать

Перед печатью документа рекомендуется убедиться в том, что он выглядит так, как нужно. Используя режим предварительного просмотра, можно увидеть страницы документа целиком - одну, две или несколько сразу. Это позволит внести в документ окончательные изменения. Страницы отображаются так, как будут выведены на печать.

Для того, чтобы просмотреть документ перед печатью, щелкните на кнопке “Предварительный просмотр” на “Стандартной” панели инструментов или выберите команду Файл - Предварительный просмотр. Word 2003 разобьет документ на страницы, чтобы обеспечить соответствие номеров страниц, а затем выведет на экран одну или несколько страниц, включая страницу, в которой находилась точка ввода.

Рисунок 4 - Панель инструментов “Предварительный просмотр”

Кнопки слева направо на панели инструментов “Предварительный просмотр” (Рис. 4):

- “Печать документа”;

- “Увеличение/уменьшение картинки страницы”;

- “Отображение на экране одной страницы”;

- “Отображение на экране двух или более страниц” - Для отображения большого числа страниц необходимо нажать левую клавишу мыши и перемещайтесь по сетке, чтобы выбрать количество страниц и их конфигурацию (максимальное число отображаемых страниц - 60, 5 строк, 12 столбцов);

- “Масштаб отображения предварительного просмотра страниц”;

- “Отображение/Удаление линейки”;

- “Подгонка страниц” - функция, автоматически позволяющая уменьшить количество страниц, путем уменьшения шрифтов, межстрочного расстояния, полей и т.д.;

- “Во весь экран” - функция просмотра документа во весь экран. Скрывает все экранные элементы, кроме отображаемой страницы (страниц) и панели инструментов предварительного просмотра. Чтобы восстановить скрытые элементы на экране, щелкните на этой кнопке еще раз или нажмите клавишу [Esc];

“Закрытие предварительного просмотра документа” - возвращение в нормальный режим;

“Контекстная справка” - позволяет узнать форматирование того или иного фрагмента текста.

Для отображения других страниц в режиме предварительного просмотра используйте вертикальную линейку прокрутки. Чтобы отобразить предыдущую или следующую страницы документа, щелкните на верхней или нижней стрелках линейки прокрутки. Отобразить другие страницы в режиме предварительного просмотра можно и с помощью клавиш [Page Up] и [Page Down].

Диалоговое окно “Печать”.

Чтобы вывести документ на печать, необходимо выполнить команду «Файл->Печать»



Рисунок 5 - Диалоговое окно “Печать”

В группе “Принтер” пункте “имя:” необходимо выбрать имя принтера, на котором Вы собираетесь напечатать документ. Если к компьютеру подключен только один принтер и нет сетевых принтеров, то в окне будет установлено это печатающее устройство по умолчанию. Кнопка “Свойства” позволяет перейти к свойствам печатающего устройства: качество печати, выбор качества бумаги, яркость, контрастность отпечатанных страниц и др. (определяется только возможностями принтера). При печати в файл необходимо выбрать принтер, на котором, в конечном счете, будет напечатан файл. Этот принтер может быть подключен к любому компьютеру (наличие Word на этом компьютере необязательно).

Существует возможность печати заданных страниц, одного или нескольких разделов, а также диапазона страниц из одного или нескольких разделов. Для этого используется группа “Страницы”.

Группа “Копии” отвечает за количество копий документа, которые напечатает Word. Т.е. если Вам необходимо распечатать три копии документа, то не обязательно три раза нажимать “Печать”, а достаточно установить количество копий - 3. Если документ содержит более одной страницы, то Word позволяет разложить документ по копиям.

Кнопка “Параметры” вызывает диалоговое окно, в котором можно установить программные параметры печати редактора Word.

2. Практическая часть

2.1 Лабораторно-практическая работа «Создание, сохранение документа. Ввод данных»

Цель: усвоить технологии ввода и редактирования текстовых документов средствами редактора Word. Научиться создавать, открывать и просматривать файлы-документы.

Назначение: усвоить технологию работы с объектами текстовых документов и документами в целом. Создать предпосылки для успешного усвоения процедур ввода и редактирования данных в других дополнениях MS Office.

Задание I.

1. Запустите программу MS Word. Для этого нажмите Пуск Программы Microsoft Word.

2. В Microsoft Word включите отображение разметки страниц, для этого в меню Вид выберите пункт Разметка страницы.

3. Откройте меню настройки панелей управления (Вид Панели инструментов) и убедитесь в том, что включено отображение только двух панелей: Стандартная и Форматирование.

Войдите в меню Сервис Параметры. В появившемся диалоговом окне установите следующие параметры.

Во вкладке Вид установите флажки в перечисленных ниже окошечках, а во всех остальных окошечках сбросьте.

Непечатаемые символы: сбросьте флажки во всех окошечках. В результате этой настройки непечатаемые символы (пробелы, символы табуляции и т. д.) не будут отображаться на экране в виде специальных значков.

Окно: включите горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки, строку состояния и вертикальную линейку. В строке состояния отображаются сведения о текущем состоянии документа и приложения.

Во вкладке Общие установите флажки в следующих окошечках:

- эффекты анимации;

- автоматически обновлять связи при открытии;

- помнить список из 4 файлов;

- единицы измерения - сантиметры.

Откройте вкладку Сохранение.

Параметры сохранения: разрешите сохранение в фоновом режиме (это позволяет продолжать работу с Word во время сохранения документа), установите автосохранение каждые 10 минут.

Имейте в виду следующие обстоятельства:

- при автосохранении данные записываются в специальный файл, который в аварийных ситуациях может быть однократно использован дл восстановления несохраненных данных, но только однократно;

- функция автосохранения не отменяет необходимости периодически во время работы и после ее завершения сохранять файл прямыми командами Сохранить и Сохранить как.

Запретите "быстрое" сохранение файлов, сбросив флажок Разрешить быстрое сохранение. При "быстром" сохранении сохраняется не сам файл, а только его изменения по сравнению с предыдущей сохраненной версией. Это действительно сокращает время сохранения, но замедляет другие операции с документами. При этом также заметно возрастают размеры итогового файла.

Параметры правки: установите флажки в следующих окошечках: учитывать пробелы при вырезании и вставке; установка отступов клавишами.

Во всех остальных окошечках группы Параметры правки флажки сбросьте.

Редактор рисунков: В качестве приложения, которое следует использовать для редактирования рисунков, укажите Microsoft Word.

4. Если у вас в документе появились "китайские иероглифы", выделите ошибочный блок и в меню Сервис Язык Выбрать язык смените текущий язык на русский.

Задание II.

1. Войдите в меню Файл Открыть. Появится диалоговое окно Открытие документа. Пользуясь выпадающим окном Папка, войдите на операторскую машину (сетевое окружение operator-1237) в Н:\KRYLOVA\1_семестр\ Word \ Задание1. Выберите файл Dmit2.rtf и нажмите кнопку Открыть. В окне Word вы увидите содержимое файла. Воспользовавшись командой Сохранить как из меню Файл, сохраните файл на своей машине в каталоге C:\УПК\номер группы \ Фамилия.

2. Повторите данную операцию для файлов Pechmonr.doc и Poroch.txt. Если в окне открытия документа нет файла Poroch.txt, то выберите в выпадающем меню Тип файлов пункт Все файлы. При сохранении файла Poroch.txt в поле Тип файла выберите Документ Word. Расширение файла Poroch.txt будет изменено на doc.

3. С помощью меню Окно переключитесь на первый из открытых вами документов, выбрав Dmit2.rtf в раскрывшемся списке. Войдите в меню Вид. Выберите пункт Разметка страницы. Посмотрите, как изменился вид представленного документа. Таким же образом попробуйте посмотреть другие виды данного документа.

4. Масштаб документа можно увеличить, чтобы получить подробное изображение, или уменьшить, чтобы увидеть большую часть страницы или даже несколько страниц сразу в уменьшенном виде. Чтобы настроить масштаб отображения, войдите в меню Вид Масштаб. В появившемся диалоговом окне установите флажок напротив желаемого масштаба. Если подходящего масштаба нет в списке, выберите необходимое значение в полосе прокрутки Произвольный. Можно также использовать раскрывающийся список Масштаб на панели инструментов Стандартная. Если желаемого масштаба нет в списке, введите с клавиатуры нужное значение непосредственно в поле списка и нажмите клавишу Enter.

5. Выделите весь текст с помощью меню Правка Выделить все. Войдите в меню Формат и выберите команду Шрифт. В появившемся диалоговом окне Шрифт выберите название шрифта Arial, установите Начертание - обычный, Размер - 12 и Цвет шрифта - черный. Нажмите ОК. Посмотрите на получившиеся изменения.

6. Перейдите к документу Poroch.doc. Выделите с помощью левой клавиши мыши первый абзац текста. Снова войдите в меню Формат Шрифт. Выберите на этот раз следующие установки: Шрифт - Times New Roman Cyr, Начертание - курсив, Размер - 14, Цвет - синий. Нажмите ОК. Посмотрите на результат.

7. Перейдите к документу Pechmonr.doc. Выделите с помощью меню Правка весь текст. Войдите в меню Формат Шрифт. Выберите на этот раз следующие установки: Шрифт - Times New Roman Cyr, Начертание - полужирный, Размер - 16, Цвет - лиловый, поставьте флажок у видоизменения Контур. Нажмите ОК. Посмотрите на результат.

8. Теперь, переключаясь между окнами, сохраните изменения, сделанные в документах, войдя в каждом из них в меню Файл и выбрав команду Сохранить.

9. В меню Файл выберите команду Создать. В появившемся диалоговом окне Создание документа выберите Новый Документ. Word откроет окно в рабочей области экрана и присвоит ему название Документ 1.

10. Перейдите в документ Dmit2.rtf. Поместите курсор в конец текста на пустую строку. Войдите в меню Вставка Рисунок Из файла. В появившемся диалоговом окне войдите в Н:\KRYLOVA\1_семестр\ Word\Задание1, выберите там файл Bash_dmi.jpg и нажмите Добавить. С помощью меню Формат Абзац установите выравнивание рисунка по центру страницы.

11. Выделите рисунок, щелкнув по нему левой клавишей мыши. Выберите Правка Копировать. Перейдите в Документ1. Выберите Правка Специальная вставка. В окне Специальная вставка выберите тип вставляемого объекта - Рисунок. Нажмите ОК. Посмотрите на результат.

12. Переключитесь с помощью меню Окно на документ Pechmonr.doc. Выделите весь текст данного документа с помощью Правка Выделить все. Скопируйте данный текст в буфер обмена с помощью меню Правка Копировать. С помощью меню Окно перейдите в Документ1. Установите курсор под рисунок и вставьте в документ текст из буфера обмена, воспользовавшись командой Правка Вставить.

13. Теперь переключитесь в документ Dmit2.rtf. Выделите весь его текст и рисунок тем же методом, что был описан ранее. Выберите команду Правка Копировать. Перейдите в Документ1, установите курсор в конец имеющегося текста на пустую строку, а затем выберите команду Правка Специальная вставка. В появившемся диалоговом окне Специальная вставка выберите в поле Как - Текст в формате RTF. Установите тип вставки - Вставить.

14. Перейдите в документ Poroch.doc. Проделайте те же операции, что и с предыдущим документом, но выберите в поле Как - Документ Microsoft Word объект, а тип вставки - Связать.

15. Вернитесь в документ Poroch.doc. Сделайте текст всего документа красным. Перейдите в Документ1, посмотрите, что изменилось.

16. В Документе1 установите курсор на пустую сроку в конец текста и войдите в меню Вставка Гиперссылка. В диалоговом окне Добавить гиперссылку в пункте Связать с файлом/URL нажмите кнопку Обзор и выберите файл Poroch.doc. Нажмите ОК.

17. Пронумеруйте страницы в вашем новом документе. Для этого выберите команду меню Вставка Номера страниц. Выберите Положение: внизу страницы, Выравнивание: от центра. Сохраните Документ1 в папке по адресу С:\УПК\номер_группы\Фамилия как MyDocument.doc.

Покажите преподавателю результат вашей работы.

18. В документе MyDocument.doc войдите в меню Правка. Выберите команду Выделить все. Произойдет выделение текста. Отформатируйте его. Для этого выберите меню Формат Абзац. В появившемся диалоговом окне Абзац в разделе Отступ установите отступ слева и справа от текста в 1 см. В выпадающем меню Первая строка установите значение Отступ, а в разделе На установите величину отступа 1,25 см. В выпадающем меню Выравнивание выберите значение По ширине. Нажмите ОК.

19. Выделите текст всего документа. Войдите в меню Файл Параметры страницы и в появившемся диалоговом окне сделайте следующие установки: Поля: верхнее 2 см, нижнее 2 см, левое 2,5 см, правое 1,5 см.

20. Еще раз выделите весь текст и войдите в меню Формат Шрифт. Установите Шрифт: Times New Roman Cyr, Начертание: обычный, Размер: 14, Цвет текста: черный. Уберите флажок у видоизменения Контур. Нажмите ОК. Посмотрите на результат ваших действий.

21. Сохраните документ MyDocument.doс.

Покажите преподавателю результат вашей работы.

Задание III.

1. Создайте тестовый документ с помощью меню Файл Создать. В появившемся диалоговом окне выберите шаблон Новый документ. Подтвердите выбор, нажав кнопку ОК.

2. Установите параметры и размеры страницы, открыв диалоговое окно Параметры страницы в меню Файл. Выбрав вкладку Размер бумаги, установите размер листа A4 (21х29,7) и его ориентацию при печати - книжная. Во вкладке Поля установите: нижнее и верхнее поля по 2 см, левое 2,5 см, правое 1,5 см.

3. Введите предлагаемый текст, выбрав тип и размер шрифта согласно номеру вашего варианта (см. прил. 1). Если необходимо, чтобы символы были жирными, курсивными или подчеркнутыми, нажмите левой клавишей мыши соответственно на кнопки с символами Ж, К, Ч на панели инструментов. Чтобы отменить ваши неправильные действия, воспользуйтесь командой Отменить из меню Правка. Для удаления неправильно (ошибочно) введенного символа, используйте Backspace (если символ расположен слева от курсора) или Del (символ справа от курсора). Чтобы вернуть отмененное действие, воспользуйтесь командой Повторить из меню Правка. Для перемещения по документу вы можете использовать клавиатуру (клавишами управления курсором - на один символ; клавишами Page Up, Page Down - на окно вверх или вниз; Home - вы начало строки, End - в конец строки) или полосы прокрутки текста (щелкая мышью на соответствующем месте полосы прокрутки).

4. Для создания формулы используйте следующие команды. Установите курсор на позицию, где должна появиться формула и выберите в меню Вставка команду Объект. В диалоговом окне Вставка объекта выберите вкладку Создать, а в ней выделите элемент Microsoft Equation 3.0 (Редактор Формул). Для подтверждения выбора нажмите клавишу ОК. Появится выделенная область для ввода формулы. Для вставки специальных математических символов используйте соответствующие изображения на плавающей панели Формула. Чтобы вставить символ, установите курсор на позицию, где он должен появиться, и щелкните левой клавишей мыши по соответствующему значку на вызванной панели. После окончания ввода формулы щелкните левой клавишей мыши за пределами поля ввода. Исчезнет меню и окно Редактора Формул, а сама формула будет заключена в рамку. Повторный щелчок вне этой рамки позволяет вернуться в режим ввода текста. Чтобы вернуться к редактированию формулы, дважды щелкните на ней левой кнопкой мыши.

5. Выделите весь введенный вами текст. Для этого войдите в меню Правка и выберите команду Выделить все. Отформатируйте ваш текст. Для этого в меню Формат выберите команду Абзац, а в появившемся окне установите отступ слева и справа по 1. Нажмите ОК. Посмотрите, что у вас получилось. Отмените внесенное изменение через команду Отменить меню Правка. Снова выделите весь текст и вызовите окно форматирования абзаца. В выпадающем меню Первая строка выберите Отступ, а в поле На введите величину отступа (пусть это будет 1). В выпадающем меню Выравнивание установите значение По ширине. Выставите полуторный межстрочный интервал. Нажмите ОК.

6. Перейдите к началу вашего документа и озаглавьте его. Для этого поставьте курсор в начало первого абзаца и нажмите Enter. Перейдите вверх на одну строку. С помощью мыши переключите стиль текста на панели инструментов на Заголовок 2. Введите следующий текст: "Лабораторная работа студента (студентки) имя и фамилия группы номер вашей группы по теме Microsoft Word". Выделите всю введенную строку и с помощью команды Шрифт из меню Формат установите шрифт надписи Полужирный (соответствует нажатию кнопки Ж на панели инструментов), после этого выделите ваши имя и фамилию и установите их шрифт Курсив (соответствует кнопке К). Снова выделите всю строку и установите шрифт с подчеркиванием, для чего в меню Формат выберите команду Шрифт, а в появившемся окне Шрифт в окошке Подчеркивание выберите тип Одинарное (соответствует нажатию кнопки Ч). В выпадающем меню Цвет измените черный цвет шрифта заголовка на любой понравившийся.

7. Осуществите поиск в вашем документе. Для этого выберите в меню Правка команду Найти. В появившемся окне в поле Что введите ваше имя. Установите в выпадающем меню Направление поиска - Везде (если во вкладке Найти нет меню Везде, то нажмите кнопку Больше, окно расширится и появится меню Везде).

8. Проверьте текст на наличие в нем ошибок. Для этого используйте пункт Правописание из меню Сервис.

9. Посмотрите разные виды вашего документа, используя меню Вид Структура (Обычный, Разметка страницы). Посмотрите, как будет выглядеть ваш документ при печати, воспользовавшись командой Предварительный просмотр из меню Файл.

10. Сохраните полученный документ, воспользовавшись командой Сохранить из меню Файл. В появившемся диалоговом окне Сохранение документа выберите каталог, где необходимо сохранить файл (C:\УПК\Номер Группы\Фамилия), в поле Тип Файла установите Документ Word (*.doc) и введите его имя в поле Имя Файла (TextWord1.doc).

11. Сохраните полученный документ, воспользовавшись командой Сохранить как из меню Файл. На этот раз выберите тип файла Текст в формате RTF (*.rtf).

12. Сравните размер полученных документов. Для этого откройте документ TextWord1.doc, войдите в меню Файл Свойства, в появившемся диалоговом окне выберите вкладку Общие. Посмотрите размер файла. Те же операции проделайте и с документом TextWord1.rtf.

13. Вернитесь в документ TextWord1.doc. Посмотрите, как будет выглядеть каждая страница напечатанного документа. Для этого выберите пункт Предварительный просмотр в меню Файл. Чтобы выйти из режима предварительного просмотра и вернуться в предыдущий режим, нажмите кнопку Закрыть.

14. Распечатайте документ TextWord1.doc.

Покажите преподавателю результат вашей работы.

Задание IV.

1. Не закрывая Word, запустите простейший графический редактор Paint (Пуск Программы Стандартные Paint). Нарисуйте в нем красный квадрат с помощью панели инструментов. Сохраните рисунок как Pic1.bmp в папке C:\УПК\ Номер Группы Фамилия.

2. Создайте новый документ Word, выбрав Файл Создать.

3. В этом документе создайте таблицу. Для этого установите курсор на позицию, где она должна располагаться, выберите меню Таблица Добавить Таблица. Появится диалоговое окно Вставка таблицы. В нем укажите Число столбцов 3 и Число строк 3, Ширина столбцов - Постоянная: Авто. Нажмите ОК. Заполните первую строку таблицы: первая ячейка - Ваше имя, вторая ячейка - Ваша фамилия, третья ячейка - ваш год рождения. Таким же образом заполните другие две строки таблицы информацией о двух ваших соседях по этой лабораторной работе.

4. Сохраните документ как TextWord2.doc в C:\УПК\Номер Группы Фамилия.

5. Вставьте в ваш документ TextWord2.doc файл Pic1.bmp. Для этого установите курсор на позицию предполагаемого размещения рисунка, выберите Вставка Рисунок Из файла. В появившемся диалоговом окне найдите папку, где хранится ваш рисунок, укажите на него и нажмите ОК. Выделите рисунок, и с помощью меню Формат Абзац добейтесь, чтобы рисунок располагался в центре страницы.

6. Сохраните изменения в документе TextWord2.doc.

7. Свяжите первый абзац вашего второго документа TextWord2.doc с документом TextWord1.doc. Для этого выделите этот абзац, выберите команду Правка Копировать. Переключитесь на ваш первый документ с помощью меню Окно. Установите курсор в конце текста. Выберите Правка Специальная вставка. В появившемся диалоговом окне Специальная вставка выберите Документ Microsoft Word (Объект), установите флажок Связать. Нажмите ОК.

8. Пронумеруйте страницы в полученном документе. Для этого выберите Вставка ® Номера страниц. В диалоговом окне Номера страниц установите в выпадающем меню Положение - Внизу страницы, Выравнивание - От центра, а также флажок - Номер на первой странице.

9. Сохраните документ как TextWord3.doc в C:\УПК \ Номер Группы Фамилия.

Покажите преподавателю результат вашей работы.

Задание V.

1. Создайте текстовый документ с помощью меню Файл Создать. В появившемся диалоговом окне выберите шаблон Новый документ. Подтвердите выбор, нажав кнопку ОК.

2. Создайте титульный лист для отчета по лабораторным работам (см. прил. 2).

3. Создайте новый шаблон на основе только что набранного документа. Для этого выберите команду Сохранить как в меню Файл. Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла.

4. По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Необходимо, чтобы у вас были права доступа (на запись) к этой папке./li>.

5. Введите имя Titlist для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Примечание. В шаблонах хранятся стандартные тексты, настраиваемые панели инструментов, макросы, сочетания клавиш, стили и элементы списка автотекста. Наиболее простой способ создать шаблон - это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.

Если сохранить шаблон в папке Шаблоны, то он появится на вкладке Общие при выборе команды Создать (меню Файл). Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды Создать он появится на вкладке с соответствующим названием.

6. Создайте титульный лист к этой лабораторной работе на основе шаблона Titlist. Для этого в меню Файл выберите пункт Создать.

7. В появившемся диалоговом окне выберите шаблон Titlist. Внесите необходимые изменения и сохраните полученный документ как Tlist_word.doc в папке С:\Student\ номер_группы\Фамилия.

8. Распечатайте титульный лист, предварительно просмотрев, как будет выглядеть документ при печати.

Заключение

Microsoft Word (часто -- MS Word, WinWord или просто Word) -- это текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов.

Текстовый процессор, выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office. Первая версия была написана Ричардом Броди (Richard Brodie) для IBM PC, использующих DOS, в 1983 году.

Позднее выпускались версии для Apple Macintosh (1984), SCO UNIX и Microsoft Windows (1989). Microsoft Word является наиболее популярным из используемых в данный момент текстовых процессоров, что сделало его бинарный формат документа стандартом де-факто, и многие конкурирующие программы имеют поддержку совместимости с данным форматом.

Список использованных источников

1. Журнал «Enter», г. Москва (09/1). 2003.

2. «Основы современных компьютерных технологий»(2-е издание), г. Санкт-Петербург,2002.

3. Ю.Леонтьев «Самоучитель Word 2003, изд. «Питер», 2005.

4. http://www.nbuv.gov.ua/books/19/word97/25.html.

5. http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m1t1_3.html.

6. http://www.office-2003.net/Glava_01/Index02.htm.