Создание базы данных "Лекарственные препараты"

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

База данных состоит из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой определённым полем, называемым ключевым полем. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц.

Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Создание таблицы осуществляется щелчком на значке Создание таблицы в режиме конструктора, размещённом в окне базы данных, или режим Конструктор выбирается в окне Новая таблица, которое открывается после выполнения щелчка на кнопке Создать окна базы данных.

После выбора режима на экран выводится окно конструктора таблиц. Оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных. Третья колонка Описание может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. Текстовый - тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255. Свойство поля Маска ввода позволяет задавать шаблон, контролирующий правильность ввода данных Окно конструктора таблиц после введения в него всех данных, необходимых для формирования структуры таблицы (Приложение 1).

После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы - вводу в неё данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке Открыть при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы (Приложение 2).

Создаем подобным образом другие таблицы (Приложение 3,4,5,6).

Наличие связей между таблицами позволяет включать данные из нескольких таблиц в запросы, формы и отчёты. Таблицы связываются между собой через ключевые поля.

Создание межтабличных связей начинается в окне базы данных с выполнения команды Сервис Схема данных или со щелчка на кнопке Схема данных на панели инструментов, что вызывает появление на экране окна Схема данных. Добавляем таблицы и связываем ключевые поля (Приложение 7).

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска. Создание запроса в режиме конструктора (или щелкнуть на кнопке Создать, а затем выбрать команду Конструктор). Эти действия вызовут открытие окна Запрос на выборку; чаще всего это окно называется бланком запроса по образцу. Добавляются поля из таблицы. Критерии поиска задаются в строке Условие отбора. Для вывода в результирующей таблице списка сотрудников определенной должности необходимо в ячейку строки Условие отбора поля Фирма ввести значение Нижфарм (Приложение 8,9). Для другого запроса на выборку также в строке Условие отбора в ячейку строки Условие отбора поля Поставщик ввести сообщение [Введите поставщика] (Приложение 10,11). Заполнив бланк запроса, можно просмотреть результирующую таблицу, щелкнув на кнопке (Запуск), расположенной на инструментальной панели, или выполнив команду Запрос Запуск. После включения в бланк запроса полей выбранной таблицы выполняется команда Запрос Обновление, после чего в нижней части бланка строка Сортировка заменяется строкой Обновление. В эту строку в ячейку поля, значения которого необходимо изменить, вводится выражение (Приложение 14,15). При запуске запроса на обновление (щелчок на кнопке Запуск ) или его открытии в окне базы данных Access предупредит, что будут обновлены значения такого-то количества записей. Аналогичным образом создаются запросы на удаление (Приложение 16) и дополнение (Приложение 12,13). Для просмотра результатов расчета после выполнения запроса необходимо в окне базы данных щелкнуть на значке объекта Таблицы, выделить имя таблицы (в данном случае таблицы Сотрудник) и открыть ее щелчком на кнопке Открыть.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Access предоставляет возможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотрено ранее, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями. Если данные вводятся непосредственно с бланков, то графическими средствами форму можно представить так, чтобы она повторяла оформление бланка, что заметно облегчает работу пользователя. Для создания формы в окне базы данных надо щелкнуть на значке элемента Формы и затем щелкнуть на кнопке Создать. В диалоговом окне Новая форма выбирается вид формы и источник данных: таблица или запрос. После щелчка на кнопке OK форма выводится на экран.

Использование Мастера форм позволяет отображать в форме не все поля источника данных, а выборочно, по желанию пользователя. Для выбора поля в окне Доступные поля маркируется имя требуемого поля, а затем выполняется щелчок на кнопке переноса . Для «переноса» всех полей источника данных в окно Выбранные поля используется кнопка . Создавая форму с помощью Мастера, можно выбрать внешний вид формы: в один столбец (на экране отображается только одна запись), ленточный или табличный. Можно также задать требуемый стиль и имя формы (Приложение 17,18)

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д. Основное назначение отчётов - это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям (Приложение 19).

Компоненты Delphi для работы с базами данных были созданы в расчете на работу с SQL и архитектурой клиент/сервер. При работе с ними вы можете воспользоваться характеристиками расширенной поддержки удаленных серверов. Delphi осуществляет эту поддержку двумя способами. Во-первых, непосредственные команды из Delphi позволяют разработчику управлять таблицами, устанавливать пределы, удалять, вставлять и редактировать существующие записи. Второй способ заключается в использовании запросов на языке SQL, где строка запроса передается на сервер для ее разбора, оптимизации, выполнения и передачи обратно результатов.

Разместите на форме TDBGrid. Компоненты TQuery и TTable наследуются от TDataset. TDataset обеспечивает необходимую функциональность для получения доступа к базам данных. Как таковые, компоненты TQuery и TTable имеют много общих признаков. Для подготовки данных для показа в визуальных компонентах используется TDatasource. Устанавливаем компоненты на форму и в TTable задайте свойству DatabaseName полный путь к файлу (Приложение 20).

Все же TQuery имеет некоторую уникальную функциональность. У TQuery имеется свойство с именем SQL. Свойство SQL используется для хранения SQL-запроса. Выберите свойство SQL и щелкните на кнопке с текстом - `…'.

Сделаем запрос на выборку:

SELECT название, фирма

FROM DB1.DBF, DB2.DBF

where название = 'Парацетамол';

OK. Выберите в Инспекторе Объектов свойство Active и установите его в TRUE (Приложение 21)

Сделаем запрос на добавление:

Insert into DB3.DBF

Values ('Джонсонс', 'Лондон', '966-12-14', '123-45-67'). (Приложение 22)

Приложение 1. Окно конструктора таблиц

Приложение 2. Режим таблицы

Приложение 3. Окно конструктора таблиц

Приложение 4. Режим таблицы

Приложение 5. Окно конструктора таблиц

Приложение 6. Режим таблицы

Приложение 7. Схема данных

Приложение 8. Бланк запроса по образцу

Приложение 9

Приложение 10. Бланк запроса по образцу

Приложение 11

Приложение 12. Бланк запроса по образцу

Приложение 13

Приложение 14. Бланк запроса по образцу

Приложение 15

Приложение 16. Бланк запроса по образцу

Приложение 17. Окно главной формы Производитель с подчиненной формой лекарственные препараты

Приложение 18. Окно главной формы Поставщик с подчиненной формой лекарственные препараты

Приложение 19. Создание отчета

Приложение 20. Вывод таблиц на TForm при помощи компонентов TDBGrid, TTable и TDatasource

Приложение 21. Вывод запроса на выборку на TForm при помощи компонентов TDBGrid, TQuery и TDatasource

Приложение 22. Изменение таблицы после применения запроса на добавление