Особенности использования программ Excel и Word

1. Как в WINDOWS определить объем памяти папки?

Большинство задач Windows включают в себя работу с файлами и папками.

Папки используются в Windows для создания системы хранения файлов на компьютере аналогично тому, как картонные папки используются для систематизации данных в картотеке.

Папка - именованное место хранения объектов на дисках компьютера. Папка, как правило, обозначаетс-я желтым прямоугольником (при стандартных настройках «Windows») и может содержать внутри себя и файлы, и ярлыки, и другие папки.

Папку внутри папки обычно называют вложенной папкой.

Можно создать любое число вложенных папок, и каждая их них может содержать любое число файлов и дополнительных вложенных папок.

Папки создаются пользователем в любой нужный момент и в любых количествах. Папки можно удалять, переименовывать, копировать, вырезать и т.д.

Определить объем памяти папки можно несколькими способами:

1) Через всплывающие подсказки:

- Открыть программу «Проводник» или «Мой компьютер».

- Найти нужную папку.

- Навести на нее указатель мыши.

- Появится всплывающая подсказка, на которой виден объем памяти.

2) Через Контекстное меню:

- Открыть программу «Проводник» или «Мой Компьютер».

- Щелкнуть правой кнопкой мышки на нужной папке.

- Выбрать пункт «Свойства».

- На вкладке «Общие» будет указан размер памяти.

3) Через меню Файл:

- Открыть программу «Проводник» или «Мой компьютер».

- Войти в меню Файл.

- Выбрать пункт «Свойства».

- На вкладке «Общие» будет указан размер памяти.

2. Разбиение документа на страницы в WORD

Программа WORD - редактор документов, разработанный фирмой Microsoft, предназначенный для работы с документами разной структуры и степени сложности.

Документ может включать текст, графические объекты, таблицы и объекты из других приложений.

По умолчанию вставка разрывов страницы в Microsoft Word производится автоматически при заполнении страницы текстом или рисунками.

В случае необходимости можно вставить разрыв страницы вручную там где требуется.

Это дает возможность, например, начинать каждую главу или раздел документа с новой страницы.

При работе с документами с большим числом страниц часто возникает необходимость снова и снова изменять расположение разрывов страниц.

Автоматической расстановкой разрывов страницы можно управлять, настраивая соответствующие параметры.

1) Печать всех строк одного абзаца на одной странице или в одной колонке.

1.1 Выделите абзацы, содержащие строки, которые необходимо расположить на одной странице.

1.2 В меню Формат выберите команду Абзац, а затем откройте вкладку Положение на странице.

1.3 Установите флажок Не разбивать абзац.

2) Печать соседних абзацев на одной странице или в одной колонке.

2.1 Выделите абзацы, которые необходимо расположить на одной странице.

2.2 В меню Формат выберите команду Абзац, а затем откройте вкладку Приложение на странице.

2.3 Установите флажок Не открывать до следующего.

3) Автоматическая печать абзаца на новой странице.

3.1 Выберите абзац, перед которым необходимо вставить разрыв страницы.

3.2 В меню Формат выберите команду Абзац, а затем откройте вкладку Положение на странице.

3.3 Установите флажок С новой страницы.

4) Запрет висячих строк.

4.1 Выделите абзацы, в которых необходимо запретить висячие строки.

4.2 В меню Формат выберите команду Абзац, а затем откройте вкладку Положение на странице.

4.3 Установите флажок Запрет висячих строк.

Этот режим включается по умолчанию.

5) Печать всей строки таблицы на одной странице.

5.1 Выделите таблицу.

5.2 В меню Таблица выберите команду Свойства таблицы, а затем откройте вкладку Строка.

5.3 Снимите флажок Разрешить перенос строк на следующую страницу.

6) Вставка принудительного разрыва страницы.

6.1. Щелкните место, откуда следует начать новую страницу.

6.2. В меню Вставка выберите команду Разрыв.

6.3. Выберите параметр Начать новую страницу.

Также можно пользоваться сочетанием клавиш CTRL+ENTER.

3. Создать блок-схему любого алгоритма, используя рисование, заливку, разные шрифты

Например, возьмем такой алгоритм: f(x) = vx

a, x > 0

f(x) = 0, x = 0

не имеет решения, x < 0

Для того, чтобы нарисовать фигуру блок-схемы:

1) Нажмите кнопку Автофигуры на панели инструментов Рисование, выберите команду Блок-схема, а затем щелкните нужную фигуру.

2) Щелкните в том месте, где требуется нарисовать фигуру блок-схемы.

3) Если требуется добавить фигуры в блок-схему, повторите шаги 1 и 2, а затем расположите фигуры нужным образом.

4) Добавьте соединительные линии между фигурами.

5) Добавьте текст в фигуры. (Щелкните нужную фигуру правой кнопкой мыши, выберите команду Добавить текст и введите текст.

Добавление текста к линиям или соединительным линиям невозможно; для размещения текста рядом с этими объектами используйте надписи.

6) Измените тип линии или добавьте цвет соединительных линий.

6.1 Выделите линию или соединительную линию, которую требуется изменить.

6.2 Выполните одно из следующих действий:

А) Измените цвет линии или соединительной линии:

- на панели инструментов Рисование щелкните стрелку рядом с кнопкой Цвет линии;

- чтобы изменить цвет линии на используемый по умолчанию, нажмите кнопку Авто;

- чтобы задать другой цвет, щелкните один из цветов под кнопкой Авто.

В) Измените тип линии или соединительной линии:

- на панели инструментов Рисование нажмите кнопку Тип линии;

- выберите нужный тип либо нажмите кнопку Другие линии, а затем выберите тип.

7) Добавьте в формы цвет или заливку.

А) Выделите фигуру, которую требуется изменить.

В) На панели инструментов Рисование щелкните стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки.

С) Выполните одно из следующих действий:

- если требуется изменить цвета, выберите один из цветов под кнопкой Авто;

- если требуется добавить градиентную, узорную, текстурную заливку или рисунок, нажмите кнопку Способы заливки, а затем откройте нужную вкладку и выберите параметры.

Для того чтобы добавить соединительные линии между фигурами:

1) Нажмите кнопку Автофигуры на панели инструментов Рисование, выберите команду Соединительные линии, а затем щелкните нужную соединительную линию.

2) Наведите указатель мыши на место закрепления соединительной линии.

При перемещении указателя мыши по фигуре места соединения отображаются в виде синих кружков.

3) Щелкните первое нужное место соединения, наведите указатель мыши на другую фигуру, а затем щелкните второе место соединения.

Заблокированные соединительные линии будут соединять фигуры даже при перемещении фигур.

В блоке-схеме использованы следующие шрифты:

- Cambria

- Times New Roman

- Calibri

Таблица 1 - Получение денежных средств по депозитным вкладам за месяц (тыс.руб.)

Фамилия, имя, отчество	Сумма вклада	Процент депозита годовой	Сумма, %%	Сумма к выплате
	(С}	(А)	(В)	(Д)
Иванова Л.И.	3500000	?	?	?
Козлов Д.П.	560000	?	?	?
Петрова А.С.	500000	?	?	?
Дергач Ф.Ф.	780000	?	?	?
Итого:	?	-	?	?

В=С/100хА/12, Д=С+В (1)

А=80% годовых, если сумма вклада <500000 тыс.руб., в противном случае - 85%.

Оформить полученную таблицу по своему усмотрению.

1) Сделать графу «Сумма процентов» невидимой. Восстановить столбец рекомендованным в методических указаниях методом.

2) Выделить два несмежных интервала ячеек и изменить их цвет. Выполнить сортировку данных по графе «Фамилия».

3) Скопировать таблицу на третий лист текущей рабочей книги.

4) Открыть новую рабочую книгу. В ячейку А6 первого листа новой книги внести коэффициент 1.2. В колонку В скопировать первую графу разработанного документа и получить в колонке С суммы к выплате, увеличенные в 1.2 раза (использовать абсолютную адресацию).

Excel - это наиболее популярный пакет фирмы Microsoft для работы с электронными таблицами.

В Microsoft Excel можно работать с несколькими основными типами документов, главными из которых являются:

- электронная таблица (рабочий лист);

- диаграмма;

- рабочая книга и др.

Электронная таблица состоит из столбцов и строк, обозначенных буквами и цифрами, расположенными соответственно в заголовочной части таблицы и в первой колонке.

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами электронной таблицы. Она позволяет показать количественное соотношение между сопоставляемыми величинами.

Рабочая книга - это обычный документ в Excel. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычок нижней части Рабочей книги.

Для заполнения ячеек таблицы:

1) Установить указатель мыши в ячейке и щелкнуть кнопкой мыши. Ячейка стала активной, то есть готовой для приема информации.

2) Ввести текст.

Набранный текст сначала отображается только в строке ввода.

Передать текст из строки ввода в активную ячейку можно одним из трех способов:

- выполнить щелчок мыши;

- выполнить щелчок по кнопке с изображением «галочки» в строке ввода;

- нажать клавишу Enter.

Аналогичным образом вводятся исходные данные в остальные ячейки.

Чтобы сделать невидимым столбец или строку:

1) Установить курсор на имя столбца или строки и щелкнуть кнопкой мыши.

2) Выбрать Формат: Столбец: Скрыть.

Чтобы вывести на экран невидимый столбец или строку:

1) В левом крае позиции, где расположена строка формул, есть поле «Имя». Занести в это поле координату ячейки скрытого столбца или строки. Тот же эффект будет получен через команду Перейти меню Правка, где также потребуется ввести координату ячейки.

2) Выполнить: Формат: Столбец: Отобразить.

Чтобы изменить цвет блока ячеек:

1) Выделить блок ячеек. (Н-р, (С1:С7).

2) Выбрать Формат: Ячейки: Вид: Цвет.

3) Из предлагаемой палитры цветов выбрать любой цвет.

4) Выберите Ок.

Чтобы сортировать данные ячеек:

1) Выделить блок ячеек.(А3:А6).

2) Данные: сортировка: по возрастанию (текстовые данные сортируются по алфавиту).

Чтобы скопировать таблицу на Лист 3 рабочей книги:

1) Выделить для копирования электронную таблицу.

2) Щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать Копировать (или Правка: Копировать).

3) Перейти в Лист 3 в ячейку А1, щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать Вставить.

4) Отформатировать полученную таблицу.

Создать новую рабочую книгу:

1) Выбрать Файл: Создать.

2) Выбрать Ок, после чего Откроется новая Рабочая книга.

Абсолютные адреса - точное местоположение ячейки. Признаком абсолютного адреса является «$» (знак доллара).

В зависимости от позиции этого знака в адресе ячейки соответствующая область данных не модифицируется. Например, $А$1.

При объединении и связывании таблиц используется абсолютная адресация.

Сделать адрес абсолютным можно различными способами:

- суммированием содержимого ячеек соответствующих рабочих листов;

- консолидацией электронных таблиц;

- созданием Сводных таблиц с помощью Мастера сводных таблиц.

Способ консолидации позволяет объединить данные из областей-источников и выводить их в область назначения.