Форматирование текста в программе Microsoft Word

Введение

MICROSOFT WORD представляет собой приложение для обработки текстов. Его можно использовать для создания писем, отчетов, накладных, брошюр, романов и других текстовых документов.

Текстовый документ - это любая информация, изображенная символами клавиатуры компьютера.

Документы, созданные в WORD , могут содержать как текст, так и графику, и другие объекты, например, звук и видео клипы.

WORD позволяет легко форматировать символы и абзацы. Встроенные программы проверки орфографии и грамматики проверяют документ не только после его завершения, но и в процессе создания. Существующие средства работы с объектами позволяют создавать привлекательные документы для печати, отображения на экране и размещения в INTERNET. И, наконец, поддержка формата HTML обеспечивает хороший инструмент для начинающих дизайнеров WEB-страниц.

Загрузка WOPD.

Стандартная: Пуск Программы Microsoft WORD

Через панель Microsoft OFFICE

Через ярлык программы.

Через открытие документа WORD.

1. Запуск текстового редактора Word

Как запускать Word, я думаю, вы знаете. Самый длинный путь - это нажать кнопку "Пуск", затем "Все программы", находите Microsoft Office, по стрелочке вправо находите Microsoft Office Word и нажимаете на ту ссылку.

Лучше, конечно, сделать ярлык на рабочем столе (смотри, как вывести значки (иконки) на рабочий стол), а еще лучше - поместить этот ярлык на панель быстрого запуска. Как это сделать - смотри, как добавить значки на панель быстрого запуска в разделе уроки по Windows.

2. Сохранение документа

Как только напишете заголовок, сразу же сохраните документ, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств не искать, где ее сохранил сам компьютер. Например, набрали Вы фразу "Очень нужная статья", теперь щелкаете курсором вверху вордовского окна слева меню "Файл", а в открывшемся меню выбираете "Сохранить как...", и откроется окно.

Опять же, этот путь легче запоминается, но он длинный. Лучше запомните клавишу F12 и постоянно ею пользуйтесь. В обоих случаях открывается одно и то же окно:

Рис 1

В открывшемся окне Сохранение документа вы видите название папки (Мои документы), в которой Word предлагает сохранить новый документ. Под названием папки мы видим список документов, уже имеющихся в той папке.

Вместо предлагаемой папки вы можете выбрать из выпадающего списка любую другую папку на вашем компьютере. Главное - не забудьте, куда сохранили!

Имя файла компьютер также предлагает, но вы его можете тут же заменить другим.

Тип файла: Документ Word должен остаться таким. В будущем, для открытия документа достаточно будет щелкнуть курсором по названию статьи, и она откроется сразу в окне Word. Не нужно предварительно запускать Word!

Теперь нажимаем кнопку "Сохранить", и документ сохранен.

Теперь Word может в автоматическом режиме периодически сохранять набираемый текст. Но вы можете и сами тут же, после внесения изменений в документ сохранить его, нажав клавиши Shift + F12. Я это делаю так: нажимаю большим пальцем правой руки правую клавишу Shift, а средним пальцем - клавишу F12. Попробуйте - очень удобно и быстро получается.

У меня клавиши F12 (Сохранить как...) и Shift + F12 (сохранить) - самые любимые (часто применяемые) при работе в текстовом редакторе.

3. Вид экрана

Окно программы WORD содержит стандартные элементы управления окном:

Заголовок;

Строка меню;

Панели инструментов - Стандартная и Форматирование;

Линейки прокрутки;

Строка состояния.

Строка меню программы WORD состоит из следующих разделов:

Файл - работа с файлами документов.

Правка - редактирование документа.

Вид - настройка окна программы и вида документа.

Вставка - вставка в документ рисунков, диаграмм, математических формул, нестандартных символов и других объектов.

Формат - форматирование документа (установка параметров шрифта, абзаца, стиля и пр.).

Сервис - сервисные функции (проверка орфографии, параметры настройки WORD ).

Таблица - работа с таблицами.

Окно - работа с окнами документов.

? - справочная информация про WORD.

Обычно на экране мы видим две панели инструментов "Стандартная" и "Форматирование". Они содержат кнопки для быстрого доступа к командам меню. Если навести указатель мыши на любую кнопку, то появляется всплывающая подсказка, а в строке состояния появляется краткое описание этой команды.

Рассмотрим некоторые команды первых трех пунктов меню, параллельно изучая соответствующие кнопки.

4. Меню "Файл"

Создать. При выборе этого пункта меню открывается диалоговое окно, в котором мы можем выбрать шаблон для создаваемого документа: Общие, Письма и факсы, Записки, Другие документы, WEB-страницы. Кнопка Создать на панели инструментов быстро создает обычный документ.

Открыть. При выборе этого пункта меню открывается диалоговое окно, в котором мы можем найти нужный документ, чтобы его прочесть, исправить или распечатать. Этому пункту меню соответствует кнопка "Открыть" на панели инструментов.

Закрыть. Эта команда закрывает открытый документ. Ей соответствует кнопка "x" в правом верхнем углу окна документа.

Сохранить. Эта команда предназначена для сохранения открытого в данный момент документа. При первом выборе этой команды или при нажатии кнопки сохранить появляется диалоговое окно, в котором мы можем указать имя файла, в котором будет сохранен документ и, если необходимо, папку. При повторном выборе этой команды документ будет сохраняться в этом же файле.

"Сохранить как…" Если необходимо сделать копию документа или сохранить его в другом месте (например, на дискете), то используется эта команда. В диалоговом окне нужно указать другое имя ил путь.

Параметры страницы. Эта команда устанавливает параметры страницы для размещения на ней документа. Диалоговое окно состоит из 4 вкладок: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги и Макет. Рассмотрим первые две. На вкладке Поля устанавливаются отступы от краев бумаги до начала текста. Расстояние указывается в сантиметрах. На вкладке Размер бумаги мы можем выбрать стандартный размер или указать его в сантиметрах (если это позволяет принтер) и ориентацию текста на листе - "Книжная" или "Альбомная".

Предварительный просмотр. Эта команда показывает, как будет выглядеть документ при печати. Ей соответствует кнопка на панели инструментов.

Печать. Эта команда устанавливает параметры печати, например можно указать номера страниц, которые нужно печатать, число копий и т.д. Кнопка Печать на панели документов печатает весь документ только одну копию.

5. Меню "Правка"

Отменить. Последовательно отменяет выполненные действия и введенный текст.

Повторить или вернуть. Повторяет последнее действие или возвращает, то, что мы отменили командой отменить. Эти команды имеют соответствующие им кнопки на ПИ.

Вырезать, Копировать, Вставить - работа с буфером обмена.

Выделить все - выделяет весь документ.

6. Меню "Вид"

Первые пять команд определяют вид документа на экране компьютера:

Обычный. В этом случае мы видим большой белый бесконечный лист с текстом на нем. В этом режиме WORD работает быстрее, но он не очень удобный.

Электронный документ. Экран делится на две части, в правой части размещается документ, а в левой - комментарии к нему.

Разметка страницы. Самый удобный режим. В нем документ выглядит так, как он будет выглядеть при печати, причем, сверху и слева располагаются линейки, в которых можно устанавливать абзацные отступы.

Структура. Этот режим удобно использовать, если документ содержит всевозможные разделы, главы и пр.

Главный документ. Этот режим используется тогда, когда приходится работать с большим, текстом, состоящим из нескольких файлов, например с книгой. Он позволяет объединить насколько файлов в одно целое.

Панели инструментов. При обращении к этому пункту меню появляется еще одно подменю, в котором находиться список всех возможных панелей инструментов. Если установить галочку слева от соответствующей панели, то она выведется на экран.

Линейка. Установив или убрав галочку возле этой команды, мы можем вывести или убрать с экрана линейки.

Ввод и редактирование текста.

Текст вводится с клавиатуры в месте расположения мигающего курсора. Указатель мыши в виде латинской буквы I не является местом ввода текста. С его помощью можно перемещать курсор, щелкнув кнопкой мыши в нужном месте текста.

Для вставки символов или слов нужно переместить курсор в нужное место и просто набирать текст или символы. Остальной текст будет сдвигаться вправо.

Для удаления символа слева от курсора нужно нажать BACKSPACE, а справа - DEL.

Компоненты редактора WORD Microsoft Word - с помощью этой опции устанавливаются все программные файлы Word. Установка этого компонента обязательна. Если отказаться от нее Word не будет работать.

Graph, Equation, WordArt - благодаря этой группе программ можно вставлять в документ различные диаграммы (Graph), математические формулы (Equation - редактор формул) и текстовые эффекты (WordArt). Эти программы устанавливаются в подкаталог MSAPPS в каталоге WINDOWS, т.е. на тот диск, на котором установлена среда Windows. Это особенно важно в том случае, когда основная часть пакета Word устанавливается на другой диск. На обоих дисках должно быть достаточно свободного места.

Средства проверки (Proofing Tools) - эти программы предназначены для проверки орфографии, исправления опечаток и подбора синонимов Конверты, фильтры и ODBC (Converters, Filters and Data Access) - у документов, созданных в других текстовых редакторах, форматы файлов отличаются от того формата, который использует редактор Word. Чтобы Word мог работать с такими файлами, нужны специальные программы преобразования форматов, или конвертеры. Word 6.0 «поймет» документ, созданный в другой программе, только еслустановлен соответствующий конвертер. Кроме того, Word может импортировать графику, созданную в других программах, и экспортировать рисунки в формате других программ.

Это удобно для обмена между различными программами. Для преобразования форматов рисунков применяются специальные программы - фильтры.

Справка и примеры (Online Help, Examples and Demos) - справочная система Word занимает около 5МБ пространства на жестком диске. Она содержит информацию о каждой команде и описывает шаги, которые необходимо выполнить для получения требуемого результата. В часности, она содержит информацию о WordBasic (встроенном языке программирования для создания новых функций обработки текстов), описания которого нет в печатной документации.Мастера, шаблоны и письма (Wizards, Templates and Letters) - мастера и шаблоны позволяют экономить время при оформлении типовых документов. С помощью шаблонов Word возможно быстро создавать письма, факсы, надписи на конвертах и т.п. Этот компонент занимает на жестком диске около 3МБ.

Инструменты (Tools) - в эту группу входят программа установки, позволяющая изменить конфигурацию MS Word,программа Dialog Editor, программа MS Info, предназначенная для получения информации о текущей системной конфигурации Windows, и программа Редактор диалогов, которая используется для создания макрокоманд (макросов).

Графика (Clip Art) - в графической библиотеке находится более 50 рисунков, которые можно использовать для оформления документов.

Начало работы

Любая программа в среде Windows представляется на экране монитора в виде отдельного окна. Каждое окно имеет строку заголовка и меню с набором команд. В окне могут присутствовать и другие элементы: панели с кнопками (панели инструментов), полосы прокрутки, диалоги и т.д. - все, что предусмотрел разработчик для удобства работы с программой.

7. Набор текста в программе Word

Набор текста - это самое нудное и трудоемкое занятие при работе на компьютере. Отформатировать набранный текст, выровнять его по краям, выделить заголовки, сделать переносы и т.д. вам поможет любой знаток компьютера. А вот набирать текст, во всяком случае, бесплатно, желающих будет мало.

Сейчас студенты и школьники привыкли находить готовые рефераты в Интернете, чтобы не набирать. А если материал есть только в новой книге - и тут найдут выход. Отсканируют книгу, распознают программой Fine Reader и опять же набором текста заниматься не будут!

Так что, придется Вам свои мемуары самим набирать, чтобы не тратить всю пенсию на машинистку!

Итак, начинаем набор. Используем обе руки. Стучать по клавишам нужно начинать, хотя бы двумя пальцами разных рук. А то привыкните одним пальцем - так потом попробуй, переучись!

Текст начнет вводиться с того места, где Вы расположили мигающий текстовый курсор.

Если вы сделаете ошибку, то клавишей Backspace (<), которая находится под F12, стираете букву левее курсора, а клавишей Del (Delete) букву правее курсора.

В конце строки Word сам делает перенос курсора на следующую строку, вам за этим следить не нужно. Только, если вы хотите начать новый абзац, тогда нажимаете клавишу Enter. Не нужно пытаться выровнять строки путем переноса строки клавишей Enter. Вы это сделаете без проблем при форматировании текста. Там же научимся красиво выравнивать текст, расставлять переносы, выделять красную строку в начале каждого абзаца. А сейчас вы, главное, обозначайте начало нового абзаца клавишей Enter.

Чтобы напечатать заглавные буквы, нажимаете клавишу Shift. Если вам нужно большой абзац напечатать заглавными буквами, тогда, чтобы все время не держать клавишу Shift, нажмите клавишу Caps Lock и дальше БУДЕТЕ ПЕЧАТАТЬ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. КОГДА В ЭТОМ НЕОБХОДИМОСТЬ ОТПАДЕТ, ПОВТОРНО НАЖМИТЕ Caps Lock и дальше печатаете, как обычно.

Если вы хотите напечатать знак, которого нет на клавиатуре (р, г, ?, ?, Ђ, ® и т.п.), открываете меню "Вставка" и выбираете "Символ". Перед вами откроется окно, в котором выбираете необходимые символы и нажимаете кнопку "Вставить".

Теперь потренируйтесь в наборе текста, наберите хотя бы страницу, сохраните ее и не забудьте, где! На следующем уроке будем красиво форматировать ваш текст.

Начнем с внешнего вида текстового редактора Microsoft Word.

Рис. 2

В верхней строке (А) мы видим название, под которым мы сохранили документ.

Ниже (В) находится строка меню.

Под ней панели инструментов. В данном случае мы видим стандартную панель (С) и панель форматирования (D). В начале освоения компьютера я с ужасом обнаружил, что пропала панель форматирования и как быть дальше, я не знал. Вам же, по секрету, скажу: вы сами можете добавлять новые и прятать ненужные панели.

Для этого наведите курсор мыши на панели инструментов и нажмите правую кнопку мыши. Откроется весь список панелей инструментов. Ставите галочку напротив нужной панели - она появится, уберете галочку - панель исчезнет. При этом панель Рисование появляется внизу окна, а остальные панели вверху или посередине окна. Если какая-то панель расположится посередине окна, Вы можете взять ее курсором мыши, потащить вверх, и она "прилипнет" к остальным панелям инструментов.

Остановимся на панели форматирования (D).

Обращаю внимание на то, что форматировать можно только выделенный текст. То есть сначала вы выделяете букву, слово, предложение, абзац или весь текст, который собираетесь форматировать.

Как выделить? Самый распространенный способ: ставите курсор мыши впереди выделяемого текста, нажимаете левую кнопку мыши и тащите курсор по тексту вправо (если выделяете слово или предложение) или вправо вниз (если выделять будете несколько абзацев). При этом левую кнопку мыши не отпускаете до тех пор, пока не выделите необходимый кусок текста.

Теперь, если у Вас текст выделен, как у меня на рис. 2, Вы можете над ним "поиздеваться". Начнем с выравнивания текста (5). Здесь мы видим 4 кнопки. Нажмите их по очереди, и вы увидите, как будет меняться расположение выделенного текста (остальной текст будет оставаться неизменным).

Выравнивание по левому краю (так текст выравнивается по умолчанию).

По центру - так, обычно, выравнивают заголовки.

По правому краю - так пишут эпиграфы.

По ширине - так выравнивают основной текст книг и статей.

Теперь перейдем к кнопкам выделения шрифта (4). Нажмете кнопку "Ж", и шрифт станет полужирным. Нажмете эту кнопку второй раз, и шрифт снова станет обычным.

Нажмете кнопку "к" и шрифт выделится курсивом, отпустите - станет обычным.

Нажмете кнопку "Ч" - шрифт станет подчеркнутым.

А если вы нажмете все 3 кнопки, то шрифт выделится полужирным подчеркнутым курсивом.

В окошке 2 вы можете выбрать из выпадающего списка любой шрифт, но при печати документов обычно используется Times New Roman. Чтобы варианты шрифта "выпали" нажимаете не на название шрифта, а на маленький треугольник справа от названия шрифта.

В окошке 3 выбираете также из выпадающего списка размер шрифта. Документы обычно печатают 12 или 14 размером.

С помощью кнопки 6 вы можете изменить интервал между строками, сделав его двойным, тройным и т.д.

Нажав кнопку 7, вы можете выделить текст любым цветом (выберите).

Нажав кнопку 8, вы можете задать цвет шрифта.

Если вы хотите задать определенный, заранее установленный, стиль тексту, то выбираете из выпадающего списка 1, например, заголовок 1 (самый большой), заголовок 6 (самый маленький), нумерованный список и т.д.

Рассмотрим самые нужные кнопки стандартной панели. Нажимая кнопку "Вырезать" 9, вы удаляете выделенный текст. Но при этом он сохраняется в буфере обмена. Ставите курсор мыши в то место, куда вы хотите вставить вырезанный текст и нажимаете кнопку "Вставить" 11 и пожалуйста - текст появился на новом месте!

Если же вы не хотите удалять текст на старом месте и, в то же время, хотите добавить его в другое место, тогда нажимаете кнопку "Копировать" 10, а дальше действуете как в предыдущем абзаце.

Кнопка "Отменить" 12 интересна тем, что она может отменить одно, или даже несколько предыдущих ваших действий. Например, вы нечаянно нажали какую-то кнопку, и исчез кусок текста, или текст принял безобразный вид. Не паникуйте раньше времени! Нажимаете кнопку "отменить" и вы можете вернуться на несколько шагов назад, вплоть до открытия документа. А пожелаете вернуться снова вперед, тогда жмете кнопку "Вернуть", которая находится справа от кнопки "Отменить".

В окошке "Масштаб" 13 вы можете установить такой размер страницы, чтобы текст был нужного размера и не портил зрение при чтении. Обращаю внимание на то, что при этом вы меняете только размер изображения на экране монитора. Сам документ, выводимый на печать, никак изменяться не будет.

В самом низу окна слева находятся кнопки, задающие режимы просмотра. Я обвел красным карандашом Режим разметки. Этот режим используется мною постоянно. Он позволяет увидеть страницу в ее истинном виде, как она будет выглядеть при печати. Остальные режимы посмотрите для интереса. Они используются значительно реже.