Інформаційне забезпечення менеджера

Зміст

• 9. Охарактеризувати особливості функціонування, сферу застосування та переваги використання системи MRP
• 14. Визначити основні аспекти формалізації системи елементів управлінської інформації
• Список використаної літератури

• 9. Охарактеризувати особливості функціонування, сферу застосування та переваги використання системи MRP
• Основна ідея цієї концепції - потреба вдосконалення функції планування матеріальних ресурсів, зумовлена в основному тим, що більшість збоїв і затримок у процесі виробництва пов'язані із затримками й нерегулярними надходженнями
• Розрізняють поняття чистої потреби в матеріалі, яка дорівнює кількості, що безпосередньо йде на виробництво, і повної потреби, під час обчислення якої враховується наявність страхового й зарезервованого запасів. Страховий запас, як відомо, необхідний для підтримання процесу виробництва в разі виникнення непередбачених затримок у постачанні матеріалу. В оптимальному випадку, якщо механізм постачання вважати бездоганним, МRР-система не орієнтується на обов'язкову наявність страхового запасу, для підтримання якого потрібно відволікати відповідні кошти. Це одна з важливих особливостей концепції МRР, оскільки МRР- система має бути гнучкою стосовно зовнішніх чинників і вчасно вносити зміни до плану замовлень у разі непередбачених затримок постачання. Але щодо українських умов, коли затримка в процесах постачання є швидше правилом, аніж винятком, на практиці доцільно застосовувати планування з урахуванням страхового запасу, обсяги якого встановлюються різні для кожного конкретного випадку залежно від реальної ситуації з надходженням матеріалів.
• Процес планування в МRР-системі містить функції автоматичного створення проектів замовлення на закупівлю матеріалів або внутрішнє виробництво необхідних комплектуючих, що значно підвищує ефективність виробництва. Основні переваги використання МRР-системи у виробництві такі:
• гарантована наявність необхідних матеріалів і комплектуючих виробів у виробництві, зменшення тимчасових затримок у їх доставці, а отже, забезпечення ритмічного випуску продукції;
• наскрізне планування і диспетчеризація виробництва за рахунок формування збалансованого за ресурсами плану;
• безперервний контроль витрат і собівартості продукції;
• упорядкування виробництва через контроль статусу кожного матеріалу, що дозволяє вести моніторинг його конвеєрного шляху, починаючи від формування замовлення на цей матеріал до його положення у готовому виробі. Завдяки цьому досягаються повна вірогідність і ефективність виробничого обліку.
• МRР-система забезпечує синхронну роботу виробничого циклу з доставкою матеріалів і створення кінцевого продукту без додаткових затримок. Вона прискорює доставку першочергових матеріалів і затримує передчасність надходження в такий спосіб, щоб усі матеріали й комплектуючі надходили у виробництво одночасно відповідно до технологічного ланцюжка.

БД	МRР-система
	Модуль 1 Розрахунок оптимального графіка виробництва	РOS -- план замовлень матеріалів
ІSF- опис стану матеріалів
	Модуль 2 Аналіз поза-виробничих потреб у матеріалах	СРО -- зміни
МРS - виробнича програма
	Модуль 3 Розрахунок чистої потреби в матеріалах	РR-виконавчий звіт
ВМР
складові елементи виробу	Модуль 4 Розрахунок повної потреби в матеріалах	ЕК -- звіт про забезпеченість
Довідники	Модуль 5 Аналіз замовлень та їх коригування	РR -- звіт про прогнози

• Рис. 1.1 Інформаційна модель МRР-системи
• Розглянемо докладніше роботу МRР- системи, яка, як і будь-який програмний продукт, містить вхідні дані та результати їх оброблення. Інформаційну модель цієї системи унаочнює рис. 1.1.
• Масив опису стану матеріалів (ІSF) є основним вхідним елементом МRР-системи. У ньому максимально повно відображено інформацію про всі матеріали й комплектуючі вироби, необхідні для виробництва кінцевого продукту. У масиві має бути зазначено статус кожного матеріалу, його запаси, розміщення на складі тощо.
• Масив виробничої програми (МРS) містить інформацію про обсяг виробництва й оптимізований графік розподілу часу для виробництва необхідної партії готової продукції на запланований період. Система передбачає створення спочатку пробної програми виробництва, яка згодом тестується на можливість її виконання за допомогою програми СRР Програма СRР визначає, чи достатньо виробничих ресурсів для виконання пробної програми виробництва.
• У процесі роботи СRР- програми розробляється план розподілу виробничих потужностей для виконання кожного конкретного циклу виробництва протягом планового періоду. Також установлюється технологічний план послідовності виробничих операцій відповідно до пробної програми виробництва, визначається ступінь завантаження кожної виробничої одиниці на термін планування.
• Якщо аналіз показує, що виробнича програма забезпечена ресурсами й може бути виконана, то вона автоматично набуває статусу основної та стає вхідним елементом МRР-системи.
• Така попередня перевірка необхідна для того, щоб уникнути неузгодженості між показниками забезпеченості програми виробництва потрібними матеріалами і графіком виникнення потреб у матеріалах, який формує МRР-система і в якому не передбачено механізму аналітичних розрахунків щодо забезпечення виробничої програми ресурсами.
• У свою чергу, у разі браку деяких матеріалів або неможливості виконати план замовлень з погляду СRР- програми МRР- система вказує на необхідність внести в неї корективи.
• Масив складових елементів виробу (ВМР) містить інформацію про матеріали, складальні одиниці, деталі, покупні комплектуючі вироби та їхню кількість, необхідну для виробництва кінцевого продукту. Крім опису структури кінцевого продукту масив містить докладну інформацію про технологію його виготовлення, тобто на яких операціях технопроцесу, які елементи і в якій кількості використовуються під час складання виробу. Для масиву складових елементів виробу надзвичайно важливим є підтримання його в актуальному стані, тобто своєчасне внесення змін до масиву в разі змін у структурі чи технології виробництва.
• Масиви-довідники містять інформацію про назви реквізитів (виробів, матеріалів тощо), розшифровку й детальний опис показників.
• Mаючи необхідні вхідні дані, МRР-система виконує відповідні логічні кроки роботи, які подано на рис. 1.1 у вигляді п'яти взаємопов'язаних програмних модулів.
• Перший модуль аналізує прийняту програму виробництва й формує оптимальний графік виробництва на плановий період для кожного складового елемента виробу.
• У другому модулі аналізуються і включаються в план окремим пунктом матеріали, не передбачені виробничою програмою, але наявні в поточних замовленнях.
• Третій модуль на основі затвердженої програми виробництва й замовлень на матеріали та комплектуючі, що не входять до неї, визначає для кожного окремо взятого матеріалу чисту його потребу відповідно до переліку складових елементів кінцевого продукту.
• При цьому повна потреба в матеріалах порівнюється з рівнем його запасу на складі; якщо рівень запасу знизився до відповідної межі -- так званої точки замовлення матеріалу, то автоматично створюється проект замовлення на поставку матеріалу.
• Точкою замовлення називається мінімальний рівень запасу матеріалу, який складається зі страхового й зарезервованого запасів та очікуваної середньої потреби в матеріалі в період відтворення запасу матеріалу. Відповідно до цього під час визначення точки замовлення необхідно враховувати страховий і зарезервований запаси, а також середньоденну потребу в матеріалі та кількість робочих днів на відтворення запасу матеріалу.
• Отже, мінімальний рівень запасу, страховий і зарезервований запаси є основними параметрами управління під час планування потреби в матеріалах за точкою замовлення. Переваги такого методу полягають у тому, що мінімальний рівень запасу враховує стан витрат і постачань матеріалів, а відтак запаси на зберігання матеріалів наближаються до оптимальних.
• Поточний контроль складського запасу здійснюється під час кожного відпуску матеріалу перевіркою, чи не знизився рівень запасу матеріалу нижче за мінімальний рівень. Якщо так, то створюється проект замовлення на постачання.
• П'ятий модуль аналізує всі замовлення на матеріали й вибирає ті з них, які створені раніше за поточний період планування, а в разі потреби вносить зміни, щоб запобігти передчасним постачанням матеріалу.
• Модуль формує певні зміни до наявних замовлень і в разі необхідності створює нові для забезпечення оптимальної динаміки виробничого процесу. Ці зміни автоматично модифікують масив «Опис стану матеріалу», що, у свою чергу, веде до зміни статусу матеріалу й відображає реальну картину забезпечення виробничої програми ресурсами.
• Вихідні повідомлення МRР- системи такі:
• 1. План замовлень матеріалів (РOS) містить кількісні показники на замовлення у відповідний період часу протягом терміну планування. Він є документом, що регламентує подальшу роботу відділу маркетингу з постачальниками а також визначає забезпечення виробничої програми для внутрішнього виробництва комплектуючих, якщо таке має місце.
• 2. Зміни до плану замовлень (СРО) містять уточнені (модифіковані) показники до раніше спланованих замовлень. Окремі замовлення можуть бути затримані або перенесені на інший період.
• Крім того, формуються деякі додаткові звіти, мета яких звернути увагу менеджерів на ті проміжки часу, коли потрібен додатковий контроль за поточними замовленнями, а також вчасно сповістити про можливі системні помилки, що виникають у роботі програми. Такими є виконавчий звіт, звіт про забезпеченість (вузькі місця), звіт про прогнози.
• Виконавчий звіт (РR) є основним індикатором конкретної роботи МRР- системи, який сповіщає користувача про критичні ситуації, що виникли у процесі планування, наприклад, про повну витрату страхового запасу з окремих матеріалів, а також про всі системні помилки в процесі роботи МRР-системи.
• 3. Звіт про забезпеченість (вузькі місця) (ЕR) призначений для завчасного інформування користувача про передбачені запізнення в замовленні матеріалів, надлишки матеріалів на складі тощо.
• 4. Звіт про прогнози (РR) містить інформацію про можливу майбутню зміну обсягів і характеристик продукції, що випускається; на його підставі можна планувати довгострокові потреби в матеріалах.
• Як видно із зазначеного вище, МRР-система являє собою алгоритм оптимального управління замовленнями на готову продукцію, її виробництвом і запасами матеріальних ресурсів, дозволяє оптимально завантажувати виробничі потужності і при цьому купувати стільки матеріалів, скільки необхідно для виконання поточного плану, і саме стільки, скільки можливо опрацювати за відповідний цикл виробництва. Власне методологія МRР є практичною реалізацією двох принципів -- Just in time (вчасно замовити) i КаnВаn (вчасно зробити). Зрозуміло, що ідеальна реалізація методології МRР у реальному житті майже неможлива, наприклад, через можливість зриву термінів постачань з різних причин і внаслідок цього через зрив виробництва продукції. Тому в життєвих ситуаціях використання МRР-системи на кожний передбачений заздалегідь випадок визначається страховим запасом матеріалів і комплектуючих, обсяг якого встановлює компетентне керівництво компанії.
• У початковий період упровадження концепції МRР здавалося, що всі основні проблеми виробництва й забезпечення матеріалами розв'язані, тому активно почали створювати і продавати комп'ютерні програми, що реалізують нехитрі принципи цієї ідеології. Але з часом у процесі подальшого аналізу ситуації, що склалася у світовому бізнесі, з'ясувалося, що все більша частка собівартості продукції належить витратам, безпосередньо не пов'язаним з процесом і обсягом виробництва. У зв'язку з конкуренцією, що зростає з року в рік, істотно збільшуються витрати на рекламу й маркетинг, зменшується життєвий цикл виробів, кінцеві споживачі продукції стають дедалі вимогливішими до показників «якість вартість». Усе це потребує перегляду підходів до планування бізнесової діяльності. Відтепер потрібно намагатися робити те, що продасться, а не, навпаки, виробляти, що завгодно, й намагатися потім це продати. Отже, маркетинг і планування продажу мають бути безпосередньо пов'язані з плануванням виробництва.
• З метою вдосконалення системи планування за методологією МRР наприкінці 70-х років відомі американські вчені О. Уайт і Дж. Плосл запропонували ідею відтворення замкненого циклу у МRР-системах через введення для розгляду ширшого спектра факторів і функцій під час планування. До базових функцій планування виробничих потужностей і планування потреб у матеріальних ресурсах було запропоновано додати низку додаткових, а саме: проведення контролю відповідності кількості зробленої продукції кількості використаних у процесі збирання матеріалів та комплектуючих і виявлення відхилень між нормативними й фактичними даними; складання регулярних звітів про затримки замовлень, обсяги й динаміку продажу продукції, постачальників тощо.
• Основна особливість модифікації системи на основі замкненого циклу полягала в тому, що створені в процесі її роботи звіти аналізуються і враховуються на подальших етапах планування, змінюючи в разі потреби програму виробництва, а отже, і план замовлень, у такий спосіб здійснюючи зворотний зв'язок у системі, що забезпечує гнучкість планування стосовно зовнішніх факторів, таких як рівень попиту, стан справ у постачальників і т. ін.
• 14. Визначити основні аспекти формалізації системи елементів управлінської інформації

Для використання ЕОМ абсолютно необхідним є формалізація представлених інформаційних структур (атрибутів, повідомлень, масивів, показників) і їх перетворень. Тобто мова йде про формалізоване завдання структур і алгоритмів їх отримання. В звязку з тим, що атрибут є основним то люба автоматизація починається із стадії формалізованого представлення елементів управлінської інформації - реквізитів. Таке представлення використовується за допомогою табличного представлення наступних граф:

1) номер за порядком

2) назва реквізиту

3) прийняте позначення

4) тип реквізиту

5) довжина значення

6) кількість знаків після коми

7) ідентифікатор

8) приклад значення атрибуту (іноді дають).

При формалізованому представленні показників насамперед потрібно:

А) виділити його складові;

Б) дати їм позначення;

В) визначити їх тип.

Виконання цих дій вже дає можливість виконати формалізований запис показників, тобто представити у вигляді формул чи математичних визначень а також формулювати алгоритм їх визначень.

Г) Якщо для цих атрибутів задати значення, що вони можуть прийняти і присвоїти їх, то зявляється можливість машиного призначення, їх введення в ЕОМ, а також машиного пердставлення.

Д) Якщо в цьому формалізованому запиті первинного показника провести підсумування то отримаємо новий похідний показник.

Для того, щоб забезпечити організацію та формалізоване подання елементів управлінської інформації, її пошук і обробку, а також для скорочення обсягів оброблюваних даних потрібна їх попередня класифікація і кодування.

Щоб формалізовано подати будь-який показник, насамперед потрібно виокремити його складові (реквізити). Розглянемо приклад формалізованого подання показника, котрий задається документом “Платіжне доручення” і визначає суму, яка перераховується з рахунку клієнта (платника) відповідного банку на рахунок іншого клієнта (отримувача) того самого чи іншого банку (як оплата за куплені товари або надані послуги). Якщо використати для реквізитів відповідні позначення і визначити їх тип, то первинний показник можна записати у вигляді Wapbohd, що визначає суму W, яка була перерахована з рахунку a в банк p на рахунок b в банк o згідно з документом “Платіжне доручення” за номером h від дати d. Якщо у формалізованому запису первинного показника Wapbohd виконаємо підсумування за реквізитом h (номер документа), дістанемо новий - він буде похідний - показник вигляду Wapbod= Wapbohd. Він визначає суму, що її перераховано з рахунку a на рахунок b за всіма документами даного дня d. Такі сумування можна проводити і по іншим показникам. Але можуть бути також отримані показники, які не мають реального змісту, наприклад, підсумування первинного показника Wapbohd за p приводить до проміжного показника Wabohd, який не має реального змісту. Більше того, формальне виконання операцій може призвести до повного “зникнення” показника як такого. Підсумувавши результуючий показник Wp за р, дістанемо прото атрибут W, який не є показникам.

А, наприклад, підмодуль економічної і бухгалтерської звітності ERP-системи КІС „Галактика” містить добре формалізовану вбудовану мову проектування звітних форм, що дає змогу скоригувати будь-яку існуючу чи створити нову форму звіту. Така потреба періодично виникає у зв'язку зі змінами чинного законодавства, вимог статистичних і податкових органів, специфіки діяльності та структури підприємства.

Технологія створення нової звітної форми передбачає такі кроки:

новій формі необхідно присвоїти найменування, яке в подальшому з'являтиметься в переліку звітів для друку, що вибиратимуться;

-- за допомогою вбудованого текстового редактора створюється шаблон форми звіту, який містить шапку, бокових, колонки, підписи;

на кожній сторінці шаблону в місцях, де мають знаходитися розрахункові дані, розставляються найменування розрахункових полів, а нижче записуються самі розрахункові формули.

Як змінні у формулах використовуються імена системних функцій, таких як сальдо й обороти за рахунками.

Структура імен використовуваних функцій точно формалізована й має відповідний синтаксис. Наприклад, вид змінної (П -- проведення, О -- обороти, С сальдо); вид обороту (Д -- дебет, К - кредит); період розрахунку (К -- квартал, П -- попередній місяць, НМ -- номер місяця) і т. п.

Приклад запису імен функцій:

СММОЗК02_01 -- сальдо на початок 03 місяця за кредитом рахунка 02, субрахунок 01.

Ця формалізована мова наближена до бухгалтерської термінології, підтримує арифметичні операції, операції порівняння (дорівнює, більше, менше і т. д.), логічні операції («И», «ИЛИ», «НЕ») і дає змогу користувачам оперативно адаптувати свої звіти до швидкозмінних зовнішніх вимог.



Список використаної літератури

1. Василенко В.А. Теорія і практика розробки управлінських рішень. Навчальний посібник. - Київ: ЦУЛ, 2002. - 420 с.

2. Гордієнко І.В. Інформаційні системи в менеджменті. Навчальний посібник для самостійного вивчення дисц. - К: КНЕУ, 1999. - 128 с.

3. Автоматизированые информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. проф. Г.А.Титоренко. - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1999 - 400 с.

4. Рогач І.Ф., Сендзюк М.А., Антонюк В.А. Інформаційні системи у фінансово-кредитних установах. Навчальний посібник. Видання 2-ге, перераб. і доп. - Київ: КНЕУ, 2001.-239 с.

5. Устинова Г.М. Информационные системы менеджмента: Основные аналитические технологии в поддержке принятия решений. Изд-во DiaSoft-UP, СПб, 2000. -368 с.

6. Волков С.И., Романов А.И. «Организация машинной обработки экономической информации», М.: Финансы и статистика, 1988г.