Создание и обработка данных

• Введение
• 1. Электронная таблица Excel
• 2. Система управления базами данных ACCESS
• Заключение
• Список использованной литературы

Введение

Основные характеристики.

Microsoft Excel позволяет работать с базами данных. Основное назначение Microsoft Excel - работа с таблицами, содержащими формулы. Для обозначения объекта, представляющего электронную таблицу, в Microsoft Excel принят термин рабочий лист. Рабочий лист - это множество ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и некоторой строке. Строки и столбцы идентифицируются, т.е. столбцы именуются, а строки нумеруются. По умолчанию рабочий лист имеет 256 столбцов с именами от А до IV и 65536 строки. Рабочий лист представлен на рисунке 1.

Рис.1

Excel обеспечивает:

*ввод, хранение и корректировку данных;

*автоматическое проведение вычислений по заданным формулам;

*наглядность и естественную форму документов,

представляемых пользователю на экране;

*построение различного рода диаграмм и графиков на основе

табличных данных;

*оформление и печать электронных таблиц;

*создание итоговых и сводных таблиц;

*работу с электронными таблицами как с базами данных:

сортировку таблиц, выборку данных по запросам.

Постановка задачи.

Создать базу данных в Microsoft Excel, используя следующие элементы:

Номер муниципального округа (телефон для связи, фамилия и инициалы секретаря);

Численность населения, имеющего право голоса;

Количество граждан, которые пришли на выборы;

Фамилия и инициалы кандидата;

Партийная принадлежность;

Число голосов, отданных за кандидата.

Должны выполнятся следующие функции:

Заполнение и редактирование таблиц базы данных.

Вычисление процентного отношения, характеризующего активность граждан по заданному округу.

Вывод данных о количестве голосов кандидата, одержавшего победу на выборах (название муниципального округа, процент проголосовавших за него граждан) в каждом округе.

Вывод списка муниципальных округов, в которых выборы не состоялись (название округа, телефон, процент граждан, которые пришли на выборы). Выборы считаются несостоявшимися, если в выборах участвовало менее 20% избирателей, имеющих право голоса.

Формирование отчета, содержащего следующие данные: номер муниципального округа, численность населения, имеющего право голоса, количество граждан, которые пришли на выборы и группировкой по партийной принадлежности.

Создание базы данных (БД).

База данных - это интервал ячеек, формирующих список или базу данных. База данных в EXCEL - это список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы - полями. Верхняя строка списка содержит название каждого из столбцов. Ссылка может быть задана либо как диапазон ячеек, либо как имя, соответствующему диапазону списка.

Для ввода информации в ячейки рабочего листа вначале следует сделать ячейку активной, переместив в нее указатель мыши и щелкнув один раз левой кнопкой мыши. После этого можно либо прямо вводить данные с клавиатуры, либо щелкнуть левой кнопкой мыши в стоке формул над рабочим литом и после этого вводить данные.

Сначала задаются имена полей БД, затем вводим данные в остальные ячейки. Вычисляемые поля заполняются в последнюю очередь. Заголовок таблицы целесообразно формировать с помощью надписи.

Ввод формул.

Любая формула начинается со знака “=". Формулы могут содержать:

числа и относительные ссылки =4*B2

абсолютные ссылки =C3*$B$6

функции = СУММ (A1: B5)

имена ячеек = “Выражение1" *”Выражение2"

Копировать ячейки можно несколькими способами:

Методом заполнения:

Для этого указатель мыши надо поместить маркер выделения, чтобы он принял форму черного крестика, затем перетащить мышь в том направлении, в котором копируется содержимое ячейки, при этом формула с относительной ссылкой меняет адрес в соответствие с направлением копирования. А с абсолютной ссылкой - нет.

С помощью буфера обмена:

Выделить диапазон копируемых ячеек

Правка - копировать

Правка - вставить (в ряде случаев также надо выделить тот диапазон ячеек, куда копируем).

С помощью формы:

создать заголовок таблицы.

задать имена полей БД.

выделить ячейки B2: I16 и выполнить команду Данные - Форма. После этого появится форма (рис 2). Теперь надо ввести данные во все ячейки, кроме вычисляемого поля, переход осуществляется с помощью кнопки (tab) или мышью. Заполнив первую запись нажать на кнопку далее, также и с остальными записями.

закончив вводить данные, щелкнуть на кнопке закрыть.

Рис.2

Заполненная таблица приведена на рис.3

Рис.3

Поиск данных.

Для поиска данных необходимо поместить табличный курсор внутрь таблицы и выполнить команду Данные - Фильтр - Автофильтр. При этом в каждой ячейке строки заголовков полей появляется кнопка раскрывающегося списка.

Результат выполнения данного примера расположен на рисунке 4 и рисунке 5.

Рис.4

Рис.5

Использование функций для получения итоговых значений.

Функции - заранее определенные формулы, выполняющие вычисления по заданным величинам (аргументами) и в указанном порядке. Эти функции позволяют выполнять как простые, так и сложные вычисления. Вводятся непременно в ячейку, в которой нужно получить вычисляемые данные. Перед вводом функции необходимо поставить знак “=", далее вводится сама формула для вычисления.

Примеры стандартных функций:

Вычисление суммы: СУММ (ПАРАМЕТРЫ), где ПАРАМЕТРЫ задают адреса клеток с суммируемыми значениями; их можно задать перечислением через точку с запятой или с помощью указания диапазона вида АДРЕС: АДРЕС; примеры приведены в таблице.

Вычисление среднего значения: СРЗНАЧ (ПАРАМЕТРЫ), где ПАРАМЕТРЫ задаются аналогично функции СУММ

Логическая функция ЕСЛИ: ЕСЛИ (УСЛОВИЕ; ФОРМУЛА1; ФОРМУЛА2); проверяет заданное УСЛОВИЕ и в случае его выполнения реализует вычисления по ФОРМУЛА1, а в противном случае - по ФОРМУЛА2; УСЛОВИЕ задается с помощью чисел, адресов и знаков сравнений: равно (=), не равно (<>), меньше (<), больше (>); выражения ФОРМУЛА1 и ФОРМУЛА2 в свою очередь могут содержать вложенные функции ЕСЛИ; например, если в клетке B5 находится сумма годового дохода некоторого сотрудника, то формула для вычисления подоходного налога по прогрессивной шкале, записывается так:

ЕСЛИ (B5<20000; 0,12*B5; ЕСЛИ (B5<40000; 2400+0,15* (B5-20000); ЕСЛИ (B5<60000; 5400+0,2* (B5-40000); …))))

Создание макросов.

Макрос - это программа, записанная на встроенном в EXCEL языке VISUAL BASIC for application (VBA). Макрос может быть написан программистом или создан автоматически макрорекордером. Макрос, созданный этим макрорекордером, запоминает с момента его записи все действия пользователя, в том числе и ошибочные.

Рассмотрим создание макроса на следующем примере. Автоматизируем вызов формы нашей базы. Для этого надо:

Выполнить команду Сервис - Макрос - Начать запись

В окне диалога "Запись макроса" (Рис.6) задать имя макроса, в данном случае "Не выборы".

Рис.6

после нажатия Ok макрорекордер начинает запись макроса и записывает до тех пор, пока не будет выполнена команда Сервис - макрос - остановить запись.

Выполнить действия, которые записывает макрос (например запустить с его помощью форму):

Табличный курсор поместить внутрь таблицы

Выбрать форму из меню Данные - ->Форма

Закрыть появившуюся форму

Остановить запись макроса.

Запуск макроса.

Выполнить команду Сервис - Макрос - Макросы, выделить требуемый макрос и щелкнуть на кнопке Выполнить (рис.7)

Рис.7

Типичный командный макрос содержит следующие элементы:

Операторы sub и end sub располагаются в конце и начале макроса

Имя макроса следует после оператора sub

Тело макроса, то есть часть макроса, заключенная между операторами sub и end sub, оно состоит из последовательности операторов, каждый из которых соответствует выполненному во время записи макроса действию.

Назначение макросов объектам.

Для назначения макроса конкретному объекту объект помещается на лист.

Выделяется правой клавишей мыши и из контекстного меню выбирается команда Назначить макрос.

В курсовой работе необходимо сформировать кнопки и назначить им макросы. Для этого:

выполняется команда Вид - Панели инструментов - Формы, на экране появится панель инструментов.

Щелкнуть на элементе кнопка и методом протаскивания сформировать кнопку на листе.

На экране появится окно назначить макрос объекту, в котором надо выделить требуемый макрос и нажать ОК.

Пока кнопка выделена на листе, можно изменить ее имя, а затем щелкнуть вне кнопки.

Для данной работы создадим панель из кнопок, к каждой из которых привяжем свой макрос. Эти кнопки будут управлять функциями БД (рис.8):

Рис.8

Построение диаграмм.

Для построения диаграммы надо проделать следующие действия:

Выделить диапазон ячеек с данными, необходимыми для построения диаграммы (в данном случае это будет диапазон!)

Щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм или выполнить команду вставка - диаграмма.

Существует 4 шага мастера диаграмм:

1. выбирается тип диаграмм и ее вид.

2. выбирается диапазон данных.

3. выбираются различные параметры оформления диаграммы: заголовки, легенда (добавить легенду, справа); подписи данных.

4. определяется место расположения диаграммы.

Построенная диаграмма приведена на рис.9:

Рис.9

2. Система управления базами данных ACCESS

Общие положения.

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и по сути являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Все таблицы БД, а также другие объекты: запросы, формы, отчёты, макросы и модули, построенные для этой базы, - размещаются на диске в формате. mdb. Страницы доступа к данным Access сохраняются в отдельных файлах, в файлах БД размещаются только ссылки на них.

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем.

Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц.

Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами, а сами СУБД - реляционными базами данных.

Разработка структуры БД.

Необходимо создать взаимосвязанные таблицы, в которых будет содержаться следующая информация:

Номер муниципального округа (телефон для связи, фамилия и инициалы секретаря);

Численность населения, имеющего право голоса;

Количество граждан, которые пришли на выборы;

Фамилия и инициалы кандидата;

Партийная принадлежность;

Число голосов, отданных за кандидата.

Созданной базой данных должны выполнятся следующие функции:

Заполнение и редактирование таблиц базы данных.

Вычисление процентного отношения, характеризующего активность граждан по заданному округу.

Вывод данных о количестве голосов кандидата, одержавшего победу на выборах (название муниципального округа, процент проголосовавших за него граждан) в каждом округе.

Вывод списка муниципальных округов, в которых выборы не состоялись (название округа, телефон, процент граждан, которые пришли на выборы). Выборы считаются несостоявшимися, если в выборах участвовало менее 20% избирателей, имеющих право голоса.

Формирование отчета, содержащего следующие данные: номер муниципального округа, численность населения, имеющего право голоса, количество граждан, которые пришли на выборы и группировкой по партийной принадлежности.

Создание таблиц в режиме конструктора.

Для создания новой таблицы в окне базы данных надо выбрать объект Таблицы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица выбирается Конструктор.

После этого появляется окно Таблица 1: таблица, в которой определяется структура таблицы базы данных.

Для определения поля в окне Таблица задаются Имя поля, тип данных, Описание - краткий комментарий. А также свойства поля в разделе Свойства поля. Далее представлена таблица "Округа" в режиме конструктора (рис.10) и в режиме таблицы (рис.11), а так же связь между таблицами в базе данных (рис.12).

В режиме конструктора:

Рис.10

В режиме таблицы:

Рис.11

Связь между таблицами:

Рис.12

Заполнение таблиц данными (кроме вычисляемого поля).

В окне базы данных необходимо выделить значок созданной таблицы выполнить двойной щелчок мышью либо нажать Открыть. После этого заполнить таблицы данными, переход от одной ячейки к другой рекомендуется осуществлять клавишей Tab. После заполнения надо закрыть окно таблицы, при этом данные сохраняются автоматически.

Если при заполнении таблицы была изменена ее структура, то при закрытии ACCESS потребует подтверждения изменений.

Если в таблицах содержаться одинаковые поля с одними и теми же данными, то можно, заполнив первую таблицу, скопировать ячейки данного поля, а затем, выделив аналогичный диапазон в др. таблице, вставить.

Запросы.

Существуют разные виды запросов: выборка, обновление, добавление и др.

Запросы на выборку служат для отбора данных по критериям поиск. Результаты выполнения запроса отображаются в виде временной таблицы, существующей до закрытия запроса.

Запрос на обновление является запросом действий, в результате выполнения которого изменяются данные в таблицах.

Рассмотрим частный случай запроса на выборку, параметрический запрос:

Вычисление процентного отношения, характеризующего активность граждан по заданному округу.

Для этого:

В окне базы данных активизировать объект Запросы и нажать Создать

В окне Новый запрос выбрать режим Конструктор, после чего на экране появится окно Запрос на выборку, а также диалоговое окно Добавление таблицы, где надо выделить таблицу "Округа" и щелкнуть на кнопке Добавить

Перенести из таблицы, расположенной в верхней части экрана, необходимые поля в строку поле бланка запроса; в данном случае надо перенести поле Номер округа, для этого выделяем поле и перетаскиваем его в ячейки строки Поле.

В строке “Условие отбора” задаем >= [Введите номер округа:] (рис.13)

Рис.13

Закрыть запрос, сохранить его под именем "Активность"

При открытии запроса пользователь сможет ввести значение поля в диалоговом режиме в процессе выполнения запроса. (рис.14)

Рис.14

Вывод списка муниципальных округов, в которых выборы не состоялись (название округа, телефон, процент граждан, которые пришли на выборы). Выборы считаются несостоявшимися, если в выборах участвовало менее 20% избирателей, имеющих право голоса.

Запрос в режиме конструктора:

Рис.15

Запуск:

Рис.16

Вывод данных о количестве голосов кандидата, одержавшего победу на выборах (название муниципального округа, процент проголосовавших за него граждан) в каждом округе.

Запрос в режиме конструктора:

Рис.17

Запуск:

Рис.18

Создание и редактирование форм.

Формы являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Они служат для ввода данных, а также для их просмотра в удобном для пользователя виде.

Для создания формы в окне базы данных в области Объекты выбирается закладка Формы, после этого надо нажать на кнопку Создать.

В диалоговом окне Новая форма (рис. 19) выбирается режим Автоформа: ленточная. В качестве источника данных выберем таблицу “Кандидаты” (рис. 19).

Рис. 19

На экране появится форма, на которой отображены сведения о кандидатах. (рис. 20).

Рис. 20

Форма "В столбец":

Рис.21

Рис.22

Создание отчётов.

Отчеты служат для форматированного ввода данных на печатающие устройства.

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчетов с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Средства автоматического проектирования реализованы автоотчетами.

Для создания отчета в окне База данных надо выполнить команду Создать и в открывшемся окне выбрать из списка нужный тип отчета.

Редактирование структуры отчета выполняется в режиме Конструктора. Приемы редактирования аналогичны редактированию форм.

С помощью мастера отчетов был создан отчет, содержащий следующие данные: номер муниципального округа, численность населения, имеющего право голоса, количество граждан, которые пришли на выборы и группировкой по партийной принадлежности.

Отчет приведен на рисунках 23 и 24:

Ленточный автоотчет:

Рис.23

Отчет, созданный с помощью Мастера отчетов с подведение итогов и отчетов по группам:

Рис.24

Заключение