28

Содержание

• Введение 3
• Глава 1. Базы данных и СУБД 6
• 1.1. Понятие банка данных, базы данных и СУБД 6
• 1.2. Функции СУБД 9
• 1.3. Модели данных, поддерживаемые СУБД 10
• 1.4. Области применения баз данных в экономике 13
• Глава 2. Обзор наиболее популярных СУБД 15
• 2.1. Microsoft Access 15
• 2.2. Visual FoxPro 24
• Выводы и предложения 34
• Список используемой литературы 35

Введение

Цель данной курсовой работы - ознакомиться с наиболее популярными на сегодняшний день системами управления базами данных, такими как Microsoft Access и Microsoft Visual FoxPro, используемых для обработки экономической информации.

Задачи курсовой работы:

1. Ознакомиться с базами данных и СУБД.

2. Рассмотреть функции СУБД и области применения баз данных в экономике.

3. Охарактеризовать принципы работы СУБД Microsoft Access и Microsoft Visual FoxPro.

При написании курсового проекта я пользовалась программами Microsoft Word, Microsoft Access и Microsoft Visual FoxPro. Способ написания работы - монографический.

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия или учреждения. Такая система должна:

обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;

позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;

обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;

выполнять точный и полный анализ данных.

Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньшей степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.

Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также СУБД Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии "клиент-сервер". Фактически, у любой современной СУБД существует аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и возможности, любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию большого числа конвертеров. Общепринятыми, также, являются технологи, позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых процессоров, пакетов построения графиков и т.п., и встроенные версии языков высокого уровня (чаще - диалекты SQL и/или VBA) и средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых приложений. Поэтому уже не имеет существенного значения, на каком языке и на основе какого пакета написано конкретное приложение, и какой формат данных в нем используется. Более того, стандартом "де-факто" стала "быстрая разработка приложений" или RAD (от английского Rapid Application Development), основанная на широко декларируемом в литературе "открытом подходе", то есть необходимость и возможность использования различных прикладных программ и технологий для разработки более гибких и мощных систем обработки данных. Поэтому в одном ряду с "классическими" СУБД все чаще упоминаются языки программирования Visual Basic 4.0 и Visual C++, которые позволяют быстро создавать необходимые компоненты приложений, критичные по скорости работы, которые трудно, а иногда невозможно разработать средствами "классических" СУБД. Современный подход к управлению базами данных подразумевает также широкое использование технологии "клиент-сервер".

Таким образом, на сегодняшний день разработчик не связан рамками какого-либо конкретного пакета, а в зависимости от поставленной задачи может использовать самые разные приложения. Поэтому, более важным представляется общее направление развития СУБД и других средств разработки приложений в настоящее время.

Глава 1. Базы данных и СУБД

1.1 Понятие банка данных, базы данных и СУБД

Существует множество различных систем управления базами данных, именуемые в последующем "СУБД", такие как: IMS, Cetop, Oracle, Clipper, FoxPro, Access. Но перед тем как приступить к изучению СУБД, рассмотрим несколько основных понятий.

Данные - систематизированная и структурированная каким-либо образом информация.

Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В данной работе мы будем рассматривать только логическое представление данных, т. е. с точки зрения прикладного программиста и пользователя. С их точки зрения данные делятся на записи, те в свою очередь делятся на поля, и между полями, а так же и между записями могут быть установлены различные связи.

Поле - основной и минимальный элемент данных.

Запись - несколько полей.

Связи -логические взаимосвязи между записями или полями.

База данных -это набор данных, который связан с определенной темой или назначением.

База данных может быть определена как совокупность предназначенных для машинной обработки и хранения данных, которые могут использоваться одним или несколькими пользователями.

В зависимости различных моделей данных базы данных могут быть иерархическим, сетевыми и реляционными. Дальше мы будем рассматривать только реляционные базы данных.

СУБД (система управления базами данных) - это программа, которая управляет данными, осуществляет хранение, извлечение, поиск, редактирование информации, хранимой в базе данных. СУБД также подразделяются на иерархические, сетевые и реляционные в зависимости от данных которые они обрабатывают.

ТАБЛИЦА - это набор записей (строк), состоящих из отдельных полей (столбцов), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных.

Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты.

Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Числовой - тип данных для хранения действительных чисел.

Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

Счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей.

Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

Размещение базы данных на ПК.

При размещении базы данных на ПК, который не находится в сети, база данных всегда используется в монопольном режиме. Даже если базу данных используют несколько пользователей, они могут работать с ней только последовательно. Однако работа на изолированном ПК с небольшой базой данных в настоящий момент становится уже не характерной для большинства приложений. База данных отражает информационную модель реальной ПО, она растет по объему, следовательно, резко увеличивается количество задач, решаемых с помощью этой базы данных и в соответствии с этим увеличивается количество приложений, работающих с единой базой данных. ПК объединяются в локальные сети, и необходимость распределения приложений, работающих с единой базой данных по сети, является несомненной.

Параллельный доступ к одной базой данных нескольких пользователей, в том случае, если она расположена на одной машине, соответствует режиму распределенного доступа к центральной базе данных. Такие системы называются системами распределенной обработки данных.

Если же база данных расположена на нескольких ПК, распределенных в сети, и к ней возможен параллельный доступ нескольких пользователей, то мы имеем дело с параллельным доступом к распределенным базам данных. Такие системы называются системами распределенных баз данных.

1.2 Функции СУБД

Современная система управления базами данных должна выполнять следующие функции:

1. Определения данных.

СУБД должна допускать определения данных (внешние схемы, концептуальную схему, внутреннюю схему, а также все связанные отображения) в исходной форме и преобразовывать эти определения в форму соответствующих объектов, т. е. СУБД должна включать в себя компонент языкового процессора для различных языков определения данных.

2. Обработка данных.

СУБД должна уметь обрабатывать запросы пользователя на выборку, изменение или удаление соответствующих данных в базе данных или на добавление новых данных в базу данных, т. е. СУБД должна включать в себя компонент процессора языка обработки данных (ЯОД).

Запросы бывают "планируемые" и "не планируемые".

Планируемый запрос - это запрос, необходимость которого предусмотрена заранее. АД должен настроить физический проект базы данных таким образом, чтобы гарантировать достаточное быстродействие для таких запросов. Он характерен для "операционных приложений".

Не планируемый запрос - это специальный запрос, необходимость которого не была предусмотрена заранее. Он характерен для приложений "поддержки решений".

3. Безопасность и целостность данных.

СУБД должна контролировать пользовательские запросы и пресекать попытки нарушения правил безопасности и целостности, определенных АБД.

Для пользователей информационной системы недостаточно, чтобы база данных просто отражала объекты реального мира. Важно чтобы такое отражение было однозначным и непротиворечивым.

Для того чтобы гарантировать корректность и взаимную непротиворечивость данных, на базу данных накладываются некоторые ограничения, которые называют ограничениями целостности.

4. Восстановление данных и дублирование.

Восстановление и дублирование данных осуществляется СУБД или администратором.

5. Введение словаря данных.

Словарь данных - это исчерпывающий набор таблиц или файлов, представляющий собой каталог всех описаний данных. Также он может содержать информацию о пользователях, привилегиях и т.д., доступную только администратору базу данных. Словарь данных является центральным источником информации для СУБД, АБД всех пользователей.

6. Производительность.

СУБД должна выполнять все указанные функции с максимально возможной эффективностью.

В целом назначением СУБД является предоставление пользовательского интерфейса с базой данных.

1.3 Модели данных, поддерживаемые СУБД

Модели данных - представление данных и их взаимосвязей, описывающих понятия проблемной среды. Модели данных используются как для концептуального, так и для логического и физического представления данных.

Существуют, по крайней мере, три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная.

Иерархическая модель данных состоит из нескольких записей, одна из которых определена как корневая. Примером иерархической модели могут служить деревья:

Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ТОРГОВЫЙ АГЕНТ являются записями (КЛИЕНТ - корневая запись), НОМЕР, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ, линиями показаны связи.

Дерево - ориентированный граф (граф - пара множеств, одно из которых описывает множество вершин, а другое множество связей между ними) где все вершины, кроме корня, находятся в голове только одной дуги, корень не находится в голове ни одной из дуг и связан с вершиной дерева.

Между записями в иерархии могут быть определены связи: “один ко многим”, или “один к одному”, где запись, соответствующая элементу “один” указанной связи, определяется как исходная, а соответствующая элементу “много” - как порожденная.

Сетевая модель данных подобна иерархической, но является более общей моделью, в том смысле, что между записями присутствуют связи “много ко многим” и “много к одному”, а так же здесь нет корневого узла, т. е. любая запись может быть корневой.



Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ТОРГОВЫЙ АГЕНТ являются записями, НОМЕР, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ, линиями показаны связи.

Реляционная модель данных является одним из самых простых видов представления информации и самой легкой концепцией для понимания. Эта модель представляет собой данные упорядоченные в таблицы, чаше всего двухмерные. Таблицы такого вида называются отношениями (реляциями) и каждая таблица представляет собой отдельный файл.

Реляционная модель:

НОМЕР - КЛИЕНТА	ФАМИЛИЯ - КЛИЕНТА	ИМЯ - КЛИЕНТА	ОТЧЕСТВО - КЛИЕНТА

Поле:

НОМЕР - ЗАКАЗА	НАЗВАНИЕ - ЗАКАЗА	ТОРГОВЫЙ АГЕНТ

НОМЕР - ТОРГОВОГО АГЕНТА	ФАМИЛИЯ	ИМЯ	ОТЧЕСТВО	ПОСТАВЛЯЕМЫЙ ТОВАР

Каждая таблица состоит из столбцов и строк, каждому столбцу присвоено однозначное имя, один элемент столбца называется полем, а строка называется записью. Данный пример показывает, что и сетевая модель, и иерархическая могут быть приведены к реляционной.

1.4 Области применения баз данных в экономике

Автоматизированные информационные системы (АИС), основу которых составляют базы данных, появились в 60-х годах в военной промышленности и в бизнесе - там, где были накоплены значительные объемы полезных данных. Первоначально автоматизированные информационные системы были ориентированы лишь на работу с информацией фактического характера - числовыми или текстовыми характеристиками объектов. Затем, по мере развития техники, появилась возможность обрабатывать текстовую информацию на естественном языке.

Принципы хранения разных видов информации в АИС сходны, но алгоритмы ее обработки определяются характером информационных ресурсов. Соответственно были выделены два класса АИС: документальные и фактографические.

Документальные АИС служат для работы с документами на естественном языке. Наиболее распространенный тип документальной АИС - информационно-поисковые системы, предназначенные для накопления и подбора документов, удовлетворяющих заданным критериям. Они могут выполнять просмотр и подборку монографий, публикаций в периодике, сообщений пресс-агентств, текстов законодательных актов и т.д.

Фактографические АИС оперируют фактическими сведениями, представленными в формализованном виде. Фактографические АИС используют для решения задач обработки данных.

Обработка данных - специальный класс решаемых на ЭВМ задач, связанных с вводом, хранением, сортировкой, отбором и группировкой записей данных однородной структуры. Задачи этого класса решаются при учете товаров в магазинах и на складах, начислении заработной платы, управлении производством, финансами, телекоммуникациями.

Различают фактографические АИС оперативной обработки данных, подразумевающие быстрое обслуживание относительно простых запросов от большого числа пользователей, и фактографические АИС аналитической обработки, ориентированные на выполнение сложных запросов.

Глава 2. Обзор наиболее популярных СУБД

2.1 Microsoft Access

Microsoft Access - это интерактивная реляционная СУБД (relational database management system - RDBMS) для WINDOWS. Это программа, которую вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые вы установили. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток. Все это благодаря поддержки True-type шрифтов и встраивания OLE-объектов (Object Linking and Embeding) в рамках среды WINDOWS. OLE - объект представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остается в своей первоначальной форме. OLE-объектом может быть EXCEL -таблица, Paintbrush - иллюстрация или Sound -файл.

Новинкой программы Access является Cue Cards - Система суфлирования. Это обучающая система, предоставляющая пользователю рекомендации по выходу из реальных ситуаций при решении прикладных задач. При знании английского языка пользователь всегда сможет получить подсказку о том, что следует делать далее.

Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных.

Теперь перейдем к более подробному рассмотрению системы Access. Основными понятиями или объектами этой системы являются: таблицы, запросы, формуляры, отчеты, макросы и модули. И, конечно же, главным понятием будет база данных (database).

Для создания базы данных необходимо выполнить следующие шаги:

Активизируйте окно Microsoft Access и выберите в меню File директиву New Database (или щелкните кнопкой New Database в строке пиктограмм). Microsoft Access высвечивает диалоговое окно New Database и автоматически дает имя вашей базе данных, которое вы можете заменить.

В строке File Name, напечатайте ваш вариант имени базы данных. Оно может содержать до 8 символов без пробелов. Microsoft Access автоматически добавляет расширение. MDB к имени вашей базы данных, если Вы этого не сделали.

Если вы хотите хранить базу данных в определенном месте, выберите соответствующую директорию в списке директорий Directories list.

Нажмите на кнопку OK.

Microsoft Access создает пустой файл базы данных и открывает окно базы данных Database window.

Базу данных можно наполнить объектами различного рода и выполнять операции с ними. Но с базой данных можно выполнять операции как с неделимым образованием. Все операции такого рода - операции управления базой данных - сосредоточены в меню File прикладного окна Access или в окне базы данных.

При открытии базы данных можно ограничить возможные операции с базой данных только чтением и ограничить круг пользователей, имеющих доступ к базе данных только собственной персоной. Если необходимо только просмотреть базу данных и содержащиеся в ней объекты, но не изменять их, то при открытии базы данных необходимо активизировать контрольный индикатор Read Only. Если необходимо предотвратить изменения данных и объектов данной базы данных со стороны других пользователей, то при открытии базы данных необходимо установить опцию Exlusive.

Если пользователь закончил работу с базой данных, то ее следует закрыть при помощи директивы Close Database в меню File, с помощью двойного щелчка мышью на кнопке вызова управляющего меню окна базы данных или нажатием клавиш (Ctrl + F4).

Таблицы.

Следующим шагом в построении базы данных будет ее заполнение, т. е. создание объектов и присвоение последним необходимых свойств. Какого бы типа ни были ваши данные, вам придется хранить их в одной или нескольких таблицах.

Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты.

Каждому полю, включаемому в запись, приписывается тип данных, определяющий вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип данных вносится в колонку Data Type, причем его можно выбрать из списка доступных типов.

В готовую спецификацию можно вносить изменения. Но при этом следует постараться внести все исправления в спецификацию до начала заполнения базы данных, т. к. попытка изменить параметры полей, заполненной базы может повлечь за собой потерю или искажение данных.

В Access-таблицы можно встроить объекты из других поддерживающих интерфейс OLE прикладных программ и связать эти объекты с их родительскими программами.

При встраивании объекта Access сохраняет объект в таблице. Двойным щелчком мышью на объекте запускается прикладная программа, с помощью которой он был изготовлен - в ней можно произвести изменения в объекте. После завершения работы с родительской программой объект в измененной форме будет сохранен в таблице.

Таблицы, находящиеся в базе данных, созданной другой программой, можно импортировать в Access, также можно и экспортировать Access-таблицы, сохраняя их в форматах, понятных другим прикладным программам управления базами данных. Но прежде чем непосредственно приступить к импорту или экспорту, необходимо совершить соответствующие установки импорта или экспорта.

Запросы.

Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т. е. ту, которая соответствует определенному критерию(условию) и нужна для решения конкретной задачи. Например, вам может понадобиться информация о поставщиках и поставляемых ими товарах. Вы можете создать запрос типа "Какие товары поставляют московские поставщики" или "Кто из петербургских поставщиков сигарет продал за последний квартал наибольшую партию". Результат обработки программой Access такого запроса представляет собой таблицу называемую Dynaset. В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы(или нескольких таблиц) блоки данных, которые удовлетворяют критериям запроса. Dynaset - динамический, временный набор данных, поэтому при каждом выполнении запроса он строится вновь на основе "свежих" табличных данных.

Выделяют два типа запросов:

QBE-запросы (Query by Example -Запрос по образцу). Пользователь дает им определения, специфицируя отдельные параметры в окне проектирования с использованием подсказок(образцов).

SQL - запросы (Structured Query Language - Структурированный язык запросов). Пользователь формулирует их с использованием инструкций и функций, выстраивая описание. QBE-запрос Access легко транслирует в соответствующий SQL-запрос. Обратная операция тоже не составляет труда. Вообще для Access безразлично, с каким типом запроса работает пользователь.

Запросы можно создавать с помощью Конструктора запросов, а также без помощи Конструктора запросов. Однако первый способ ускоряет проектирование нескольких специальных типов запросов.

Критерии отбора - это инструкции, посредством которых пользователь сообщает Access, какие блоки данных должны отбираться по запросу и индицироваться в Dynaset. Критерии могут задаваться для одного или нескольких полей запроса.

Пользователь может воспользоваться запросом для проведения вычислений с блоками данных. Он может задать в каждом поле некоторую функцию, обрабатывающую содержимое этого поля. Результат обработки выдается в Dynaset. Функция обработки задается в строке Total, которая появляется после нажатия в пиктографическом меню кнопки с греческой литерой "сигма". Саму функцию можно выбрать в этой строке, развернув список возможных значений.

После того как запрос спроектирован, его можно выполнить, щелкнув мышью в строке пиктограмм на кнопке с восклицательным знаком или вызывая в меню Query директиву Run. Access индицирует отобранные по запросу в Dynaset блоки в виде таблицы.

С помощью структурированного языка запросов SQL в рамках Access пользователь может сформулировать сколь угодно сложные по структуре критериев и вычислений запросы. Этот же язык позволяет управлять обработкой запросов. SQL-запрос представляет собой последовательность инструкций, в которую могут включаться выражения и вызовы агрегатных функций.

Если пользователь хочет иметь разработанный проект запроса в своем распоряжении и во время следующих сеансов работы, то он должен его сохранить с помощью директивы Save в меню File. Если проект сохраняется впервые, то после обращения к этой директиве появится диалоговое окно Save As. В нем следует назначить запросу имя, под которым он будет сохранен и включен в список запросов в окне банка данных. Имя запроса не должно совпадать с именем таблицы.

Если данный запрос уже был однажды сохранен и пользователь выбрал директиву Save, то старая версия будет заменена новым, измененным проектом запроса. Если изменения не должны испортить предыдущую версию, а должны быть сохранены в другом запросе, то следует вызвать директиву Save As и назначить сохраняемому проекту новое имя. Для сохранения табличного представления запроса следует выбрать директиву Save Query в меню File. Эта директива сохраняет изменения в проекте имеющегося запроса и заменяет предыдущую версию запроса на активную версию. Для того чтобы сохранить запрос впервые или создать копию активного запроса, Dynaset которого виден на экране, следует выбрать директиву Save Query As.

Наряду с запросами выбора, с помощью Access можно реализовать также запросы действий, параметрические запросы и запросы кросс-таблиц.

Формуляры.

Просмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает пользователю возможность оценить базу как единое целое, сравнить записи и т.п. Часто, однако, возникает необходимость работы с отдельными записями базы. В этом случае присутствие на экране других записей (как это имеет место в режиме заполнения) только мешает и отвлекает. Работа с отдельными записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу информации.

Формуляр представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-формуляр позволяет упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.

Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих элементов и формуляров определяются значениями характеристик этих объектов. Характеристики объектов доступны пользователю через окно характеристик. Для установки или изменения характеристик элемента его надлежит маркировать и из меню View вызвать директиву Properties.

Для индикации инструментального окна установите в меню View опцию Toolbox. Каждый инструмент, а точнее, создаваемый с его помощью элемент управления/оформления, располагает собственным окном характеристик, и в нем в виде списка представлены стандартные установки для соответствующего управляющего элемента.

Включаемые в формуляр поля можно выбрать из списка полей, который будет виден на экране после обращения к директиве Field List в менюView.

При проектировании формуляра в него можно вставить управляющие элементы. Каждый управляющий элемент может быть связан с некоторым объектом в таблице, на которой базируется форма.

Отчеты.

Отчет - это информация, которую вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую вы можете использовать и распространять. Примерами отчетов могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж или списки телефонов. С помощью Microsoft Access вы можете спроектировать отчет который представит информацию в том виде, в котором Вы пожелаете. Вы можете использовать множество различных элементов проектирования, таких как текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания вашего отчета. От вас зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.

Microsoft Access обеспечивает несколько способов получения информации из вашей базы данных - используя запрос, формуляр или отчет. Вы можете выбрать тот метод, который наиболее подходит к решению вашей задачи.

Отчеты также являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Вы можете создать проект отчета и сохранить его для дальнейшего использования. Проект отчета останется неизменным, но каждый раз вы будете получать распечатку текущих данных.

Перед тем как создать отчет, подумайте о том откуда ваш отчет будет извлекать данные. Если все данные из одной таблицы, то ваш отчет будет основываться на этой таблице. Если же вам необходимы данные более чем из одной таблицы, то ваш отчет должен основываться на запросе.

Вы можете создавать отчеты как при помощи, так и без помощи Конструктора Отчетов. Конструктор намного ускорит процесс создания отчета, так как он сделает за Вас основную работу.

В прототип отчета в процессе проектирования можно встроить управляющие элементы. Управляющие элементы, встроенные в прототип отчета, могут использоваться для оформления заголовков, надписей и иллюстраций.

Для встраивания управляющих элементов в отчет на экране должно присутствовать инструментальное меню Toolbox (опция View/Toolbox). В инструментальном меню выбирается кнопка создаваемого управляющего элемента. После этого следует выполнить мышью щелчок в той позиции прототипа отчета, где надлежит разместить данный управляющий элемент. Access размещает выбранный элемент, приписывая ему по умолчанию стандартные значения характеристик (размер, цвет и т.п.).

Для изменения стандартных значений характеристик управляющего элемента можно обратиться к окну характеристик, предварительно маркировав настраиваемый элемент.

Зависимый управляющий элемент в отчете связан с полем в соответствующей таблице. С помощью зависимого управляющего элемента можно ввести данные в поле или индицировать и актуализировать их в отчете.

Связывание управляющего элемента можно выполнить одним из двух способов:

Если пользователь хочет, чтобы Access автоматически создала управляющий элемент, связанный с базовой для данного отчета таблицей, то следует воспользоваться списком полей таблицы. Он виден на экране, если установлена опция View/Field List. Управляющий элемент, изготовленный с помощью списка полей, имеет те же значения характеристик, что и поле таблицы, с которым он связан. Для выполнения связывания следует отбуксировать выбранное поле или поля из списка в отчет. Там надлежит поместить курсор мыши в позицию, где должен находиться левый верхний угол управляющего элемента (но не поля названного данного управляющего элемента), и затем отпустить кнопку мыши. Access создает для каждого поля, выбранного в списке полей, связанный управляющий элемент (текстовое поле).

Если задним числом необходимо связать с полем уже имеющийся, несвязанный управляющий элемент, то это можно выполнить с помощью окна характеристик. В этом окне после маркирования управляющего элемента в прототипе отчета перечислены характеристики этого элемента. При занесении имени связываемого поля в это окно в качестве значения характеристики ControlSource выполняется связывание.

Вы можете сохранить отчет двумя способами:

Сохраняя только его проект, структуру отчета, без данных.

В меню File выберите директиву Save.

Если отчет не был назван, напечатайте имя в строке Report Name.

Нажмите OK.

Сохраняя результат, полный отчет - проект вместе с данными - в файле, который вы сможете использовать в других поддерживаемых Windows приложениях, например, Microsoft Excel.

В меню File выберите Output To.

Следуйте инструкциям в диалоговых полях Output To.

2.2 Visual FoxPro

Реляционные системы управления базами данных (СУБД), такие как FoxBase, FoxBase plus, FoxPro, Visual FoxPro относятся к новому поколению СУБД реляционного типа из семейства dBase - подобных СУБД. Пакеты этого семейства получили широкое распространение, и многие из них были русифицированы.

СУБД типа Fox сохраняет преемственность по отношению к более ранним представителям dBase - подобных СУБД, в отношении структуры баз данных, команд создания и обработки данных, основных типов данных. В тоже время каждая последующая СУБД обладает большими возможностями по сравнению с предыдущими. Так, например, Visual FoxPro по сравнению с FoxPro обладает более значительными изобразительными возможностями.

База данных в Visual FoxPro - это совокупность таблиц, отношений между таблицами, индексов, триггеров и хранимых процедур.

Данная работа использует язык команд СУБД семейства Fox. Используемые команды, в основном, применимы во всех СУБД этого типа, но отладка велась на русифицированной СУБД FoxPro для Windows версии 2.5b.

Создание базы данных в Visual FoxPro осуществляется в интерактивном режиме с помощью конструктора базы данных, который позволяет:

1) создавать и модифицировать таблицы, хранимые процедуры, представления данных;

2) добавлять созданные ранее таблицы;

3) определять для таблиц индексы;

4) устанавливать отношения между таблицами, которые будут поддерживаться при создании форм и отчетов.

В среде СУБД типа Fox каждая подзадача может оформляться в виде отдельного командного файла с расширением. prg и заканчиваться оператором возврата в вызывающий командный файл.

В данном случае основным командным файлом является файл MainMenu. prg, который формирует полное экранное меню и осуществляет вызов других командных файлов, в зависимости от выбранного пункта меню.

CreateFd. prg	- создание файла данных;
ReadFd. prg	- чтение созданного файла данных;
AddFd. prg	- добавление данных в созданный файл данных;
Zad1. prg	- выдача сведений о суммарной стоимости продукции заданного вида по каждому предприятию и о среднем выпуске этой продукции одним предприятием;
Zad2. prg	- выдача сведений о суммарной стоимости и суммарном выпуске каждой продукции;
Zad3. prg	- выдача на печать продукции пяти видов в порядке возрастания ее суммарной стоимости.

Кроме того, необходимо предоставить пользователю возможность облегчить процесс создания файла данных, т. е. предусмотреть создание файла данных со структурой заданной в программе, а не выбираемой самим пользователем, что полностью исключит возможные ошибки пользователя в задании имен полей файла данных, что в сою очередь может сказаться на корректной работе всей программы.

Для поддержания базы данных в устойчивом состоянии используется ряд механизмов, которые получили обобщенное название средств поддержки целостности. Эти механизмы применяются как статически (на этапе проектирования БД), так и динамически (в процессе работы с БД).

Нормализация - это формализованная процедура, в процессе выполнения которой атрибуты данных (поля) группируются в таблицы, а таблицы - в базу данных.

Существует несколько типов связей между таблицами:

один к одному. При таком типе связи каждой записи одной таблицы соответствует не более одной записи другой таблицы и наоборот. Связанные таким образом таблицы можно легко объединить в одну. Связь часто используется для разбиения очень широких таблиц на более узкие, что позволяет уменьшить время просмотра и управлять доступом к определенным частям таблицы.

один ко многим. Связывает одну строку какой-либо таблицы с двумя или несколькими строками другой. Связь устанавливается между первичным ключом основной таблицы и соответственным внешним ключом связной или подчиненной таблицы. Такие связи наиболее распространены между таблицами реляционной БД.

многие к одному. Точно также, как и один ко многим.

многие ко многим. Связь нельзя установить между таблицами непосредственно, она устанавливается через третью таблицу, связную с двумя основными таблицами отношением многие к одному. На рисунке 1.2.1. изображены связи между таблицами.

Приступая к разработке нового приложения, прежде всего, создайте проект приложения. В дальнейшем вы будете добавлять в него созданные вами элементы приложения. Для создания нового проекта вы можете использовать мастер Application Wizard (Мастер приложения) или команду New (Новый) из меню File (Файл).

При выполнении команды New (Новый) на экране открывается соответствующее диалоговое окно с перечислением всех типов элементов приложения, которые возможны в Visual FoxPro. По умолчанию установлена опция Project (Проект).

Для создания нового проекта выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку New file (Новый файл), и на экране появится следующее диалоговое окно

2. В поле ввода Enter project (Введите имя проекта) диалогового окна Create (Создать) задайте имя создаваемого проекта (proj1), убедившись, что в поле Тип файла установлен тип сохраняемого файла Project (Проект), а в поле Папка правильно выбрана папка, в которой вы хотите расположить свой проект.

3. Для сохранения созданного проекта нажмите кнопку Сохранить. VisualFoxPro создаст файлы проекта и запишет их в указанное место. После этого откроется окно проекта Project Manager (Менеджер проекта):



Для создания базы данных выполним ряд операций:

Откройте созданный проект proj1.

Выберите в верхней части окна конструктора проектов вкладку Data(Данные). Курсор по умолчанию устанавливается в начале вкладки назначении Databases (Базы данных).

Нажмите кнопку New (Новый) в окне проекта.

В открывшемся диалоговом окне New Database (Новая база данных) нажмите кнопку New Database (Новая база данных).

В поле ввода Enter database (Введите имя базы данных) появившегося на экране диалогового окна Create (Создать) задайте имя создаваемой базы данных (data1), убедившись, что в поле Тип файла установлен тип сохраняемого файла Database (База данных), а в раскрывающемся списке Папка правильно указана папка, в которой вы хотите расположить создаваемую базу данных.

Для сохранения созданной базы данных нажмите кнопку Сохранить. После этого откроется пустое окно базы данных Database Designer (Конструктор базы данных), изображенное ниже. Используя панель инструментов Designer (Конструктор базы данных), команды меню Database (База данных) и контекстное меню, в окне конструктора базы данных вы можете создавать новые таблицы, модифицировать существующие, создавать для них индексы, устанавливать отношения между таблицами.

Пустое окно конструктора базы данных:

Целостность данных является одним из самых важных требований, предъявляемых к базам данных.

Для определения условия целостности данных используется окно построителя условий целостности данных Referential Integrity Builder (Построитель целостности данных) (рис.2.4), которое содержит перечень всех установленных отношений между таблицами. В данной базе данный не требуется что либо изменять, а нужно оставить все по умолчанию.

Создание таблиц.

Создавать таблицы можно с помощью Конструктора таблицы и при помощи Мастера таблицы, но первый предоставляет разработчику более широкие возможности при создании таблицы.

В конструктор таблицы вы можете перейти из мастера по созданию таблицы или непосредственно из диалогового окна New Table (Новая таблица), нажав кнопку New Table (Новая таблица) и введя в диалоговом окне Create (Создать) имя создаваемой таблицы. В результате выполнения этих действий откроется окно конструктора таблицы Table Designer(Конструктор таблицы).

Окно конструктора таблицы Table Designer (Конструктор таблицы) (рис.2.3) содержит три вкладки, предназначенные для определения следующих параметров:

Fields (Поля) - полей таблицы;

Indexes (Индексы) - индексов;

Table (Таблица) - условий достоверности вводимых данных, а также триггеров добавления, удаления и модификации.

Окно конструктора таблицы выглядит так:

Целостность данных является одним из самых важных требований, предъявляемых к базам данных.

Для определения условия целостности данных используется окно построителя условий целостности данных Referential Integrity Builder (Построитель целостности данных) (рис.2.4), которое содержит перечень всех установленных отношений между таблицами. В данной базе данный не требуется что либо изменять, а нужно оставить все по умолчанию.

Диалоговое окно Referential Integrity Builder (Построитель целостности данных) изображено на рисунке:

Создание запросов.

Одним из основных назначений разработанного приложения является быстрый поиск информации в базе данных и получение ответов на разнообразные вопросы. Для этих целей в Visual FoxPro используются средства, называемые запросами. Результатом запроса является таблица, которую вы можете сохранить в массиве, в создаваемой новой таблице, отобразить на экране в режиме Browse (Просмотр) или вывести в виде отчета. Для создания запросов вы можете использовать мастер запросов, который последовательно запрашивает наименования таблиц, используемых в запросе, перечень полей таблиц, критерий упорядочения и условия фильтрации данных.

Создание отчетов.

Отчет представляет собой форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл. Отчет, создаваемый в Visual FoxPro, может быть представлен в табличном виде или в свободной форме. Табличный отчет - это напечатанная таблица, в которой строка представляет собой запись, а каждый из элементов строки содержит поле исходной таблицы или вычисляемое поле. Данные в таблице упорядочены. Табличные отчеты используются для печати данных, представленных в виде списка. При подготовке писем, почтовых этикеток поля используемых в отчете таблиц должны располагаться в специально выделенных для них местах. В этом случае табличный отчет не подходит, и используются отчеты в свободной форме. При создании такого отчета вы можете воспользоваться стандартным форматом, автоматически создаваемым Visual FoxPro для каждой таблицы, при котором поля исходной таблицы располагаются вертикально. Используя конструктор отчетов, вы можете разрабатывать собственные форматы отчета, где поля исходной таблицы будут расположены там, где вам нужно.

В Visual FoxPro для создания отчетов можно использовать следующие средства:

Report Wizard (Мастер отчета). Позволяет достаточно быстро создать отчет, применяя сортировку, группировку данных и заданный вами стиль оформления. Для создания готового отчета с помощью мастера достаточно ответить на ряд вопросов Report Wizard (Мастер отчета) Visual FoxPro.

Report Designer (Конструктор отчета). В конструкторе отчетов вы можете разрабатывать или модифицировать отчеты, созданные с помощью мастера.

Quick Report (Быстрый отчет). Данное средство предназначено для размещения в конструкторе отчета полей и задания среды окружения.

С помощью команды Quick Report (Быстрый отчет) можно ускорить размещение данных в отчете из меню Report (Отчет). Отчет, получаемый в результате выполнения этой команды, называется быстрым или стандартным отчетом. Иными словами, Quick Report (Быстрый отчет) - это средство конструктора отчетов, которое автоматически помещает выбранные поля и надписи к ним в окно конструктора отчета. После этого вы можете модифицировать полученный отчет, изменив текст надписей, порядок расположения полей, добавить в отчет группирование данных, заголовок и так далее.

Выводы и предложения

Современные системы управления базами данных, такие как IMS, Lotus Approach, Cetop, Oracle, Clipper, FoxPro, Access действительно являются мощным средством управления большим объемом данных. Они позволяют производить быструю сортировку большого массива данных, осуществлять быстрый переход по записям в произвольном порядке, производить быструю выборку большого количества данных из всего массива данных по заданным критериям. В таких СУБД каждый файл данных рассматривается как двухмерная таблица, столбцы которой соответствуют полям записей, а строки соответствуют отдельным записям файла и обращение к данным идет через указание номера записи имени поля. При этом работа с отдельным полем таблицы данных напоминает работу с переменными - обращение к данным максимально упрощено, и пользователю не нужно знать всю иерархическую структуру данных.

К тому же язык команд этих систем управления базами данных содержит широкий набор команд, выполняющих действия сложных конструкций, например, сортировка записей файла сводится только к двум командам. Помимо этого в них предусмотрены команды создания светового меню для организации прямого диалога с пользователем. Все это максимально упрощает написание программ и подтверждает, что современные системы управления базами данных действительно являются мощным инструментом для создания и обработки баз данных большого объема.

Список используемой литературы

1. Агибалов А. В., Горюхина Е.Ю. Автоматизированные системы обработки экономической информации. Учебное пособие - 3-е изд., доп.: Воронеж.: ВГАУ, 2000.

2. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование. Учебное пособие для вузов. - Москва.: Финансы и статистика, 2005.

3. Информатика. Базовый курс /Симонович С.В. и др. - СПб: Издательство "Питер", 2006.

4. Компьютерный практикум. Программирование в среде Турбо-Паскаль и СУБД типа Fox. Методические указания к выполнению курсового проекта. /Сост.: О.Н. Леонова, И.А. Несмеянов; ГАУ, М., 1998.

5. Лемашко Е. В., Романчуков В.Г. Программирование в системе команд СУБД семейства Fox: учебное пособие/ ГАУ, М., 1998.