ПЛАН РАБОТЫ

Введение

1 Работа с формулами табличного процессора Excel. Создание диаграмм

2 Настройка свойств экрана в ОС Windows

Заключение

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

В повседневной жизни человек постоянно использует таблицы: дневник в школе, расписание электричек, расписание занятий и т.д. Персональный компьютер расширяет возможности использования таблиц за счёт того, что позволяет не только представлять данные в электронном виде, но и обрабатывать их. Класс программного обеспечения, используемый для этой цели, называется табличными процессорами или электронными таблицами. Основное назначение табличных процессоров - обработка таблично организованной информации, проведение расчётов на её основе и обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов их обработки в виде графиков, диаграмм. Табличный процессор или электронная таблица - это интерактивная система обработки данных, в основе которой лежит двухмерная таблица. Ячейки таблицы могут содержать числа, строки или формулы, задающие зависимость ячейки от других ячеек. Пользователь может просматривать, задавать и изменять значение ячеек. Изменение значение ячейки ведет к немедленному изменению значений зависящих от нее ячеек. Табличные процессоры обеспечивают также задание формата изображения, поиск, сортировку. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчётов вручную. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого, какой-либо ячейки приводит к перерасчёту значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями. Электронные таблицы используются во всех сферах человеческой деятельности, но особо широко используются для проведения экономических и бухгалтерских расчётов. В настоящее время наиболее популярным и эффективным пакетом данного класса является Excel.

При инсталляции WINDOWS программа установки настраивает рабочую среду в соответствии с неким стандартом, тем самым пользователь получает хорошо подобранный набор цветов, «нормальное» разрешение экрана, приемлемые размеры кнопок и т.д. Но, как известно, «на вкус и цвет товарищей нет», и поэтому WINDOWS предоставляет в наше распоряжение богатые возможности настройки и конфигурирования рабочей среды. WINDOWS позволяет можете регулировать объем выводимой на экран информации (настолько, насколько это позволяет сделать видео адаптер), изменять цвета различных элементов интерфейса, а также ширину границ и заголовков окон. Можно выбрать узор для поверхности Рабочего стола или положить на него картинку, увеличить или уменьшить размер шрифта, которым WINDOWS выводит на экран команды меню и текст сообщений, и даже изменить размеры всех используемых системой шрифтов.

1 РАБОТА С ФОРМУЛАМИ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА EXCEL. СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ

Документ, созданный в MS Excel, называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из набора рабочих листов. Листов в книге Excel может быть до 255. Каждый рабочий лист имеет имя, по умолчанию Лист 1, Лист 2, Лист 3. Названия листов отображаются в нижней части листа. С помощью ярлычков, на которых написаны имена листов, можно переключаться между рабочими листами, входящими в рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть на его ярлычке, либо нажать правой кнопкой мыши на ярлычке и выбрать пункт Переименовать. Листам можно давать произвольные имена длиною до 31-го символа, исключая символы * : / \ ? [ ].

Чтобы переместить рабочий лист, в другую позицию, в той же рабочей книге, нужно мышью перетащить его ярлычок в соответствующее место.

Если пользователю необходимо добавить новый рабочий лист, он может сделать это, выполнив команду Вставка / Лист. Для удаления листа следует выполнить команду Правка / Удалить лист, при этом необходимо помнить о том, что удалённый лист восстановить невозможно.

Пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. По умолчанию каждый рабочий лист имеет 256 столбцов, (каждый столбец имеет имя, озаглавленное латинской буквой) и 65536 строк (нумерация от 1 до 65536), таким образом, всего на листе имеется 16777216 ячеек.

На пересечении строк и столбцов образуются ячейки таблицы. Ячейка - это минимально адресуемый элемент рабочего листа. Имя ячейки (адрес) состоит из имени столбца и номера строки, например, A10 или D23. Адресация ячеек используется при записи формул. Одна из ячеек всегда является активной, и в ней производятся операции ввода и редактирования. Группа ячеек называется диапазоном. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах, например: А5:C20.

Разные таблицы могут содержать совершенно разную информацию. Некоторые ячейки таблицы содержат текст, некоторые - числовые данные. С точки зрения программы Excel ячейка может содержать три вида данных.

Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие данные точно в том виде, в каком они были введены. Ячейка, содержащая текстовые данные, не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может интерпретировать данные в ячейке как число или как формулу, программа считает, что это текстовые данные.

Числовые данные - это отдельное число, введенное в ячейку. Excel рассматривает данные как число, если формат данных позволяет это сделать. Как числа рассматриваются данные, определяющие даты или денежные суммы. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях.

Если ячейка содержит формулу, значит эта ячейка вычисляемая, то есть, значение ячейки может зависеть от значений других ячеек таблицы. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства (=). Все формулы дают числовой результат.

Формулы в ячейках таблицы не отображаются. Вместо формулы воспроизводится результат, полученный при ее вычислении. Чтобы увидеть формулу, хранящуюся в вычисляемой ячейке, надо выделить эту ячейку и посмотреть в строку формул. Изменения в формулы вносят редактированием в этой строке.

Данные в программе Excel всегда вносятся в текущую ячейку. Прежде чем начать ввод, соответствующую ячейку надо выбрать. Указатель текущей ячейки перемещают мышью или курсорными клавишами. Можно использовать и такие клавиши, как HOME, PAGE UP и PAGE DOWN.

Для ввода данных в текущую ячейку не требуется никакой специальной команды. Нажатие клавиш с буквами, цифрами или знаками препинания автоматически начинает ввод данных в ячейку. Вводимая информация одновременно отображается и в строке формул. Закончить ввод можно нажатием клавиши ENTER.

В некоторых операциях могут одновременно участвовать несколько ячеек. Для того чтобы произвести такую операцию, нужные ячейки необходимо выбрать. Выбранная группа ячеек выделяется на экране: их содержимое отображается белым цветом на черном фоне, а вся группа выделенных ячеек обводится толстой рамкой.

1. Проще всего выбрать прямоугольную область, то есть ячейки, попадающие в определенную область столбцов и строк. Для этого надо перевести указатель на ячейку в одном из углов выбираемой области, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть указатель в противоположный угол области. После отпускания кнопки мыши все ячейки в прямоугольнике выделяются инвертированным цветом. Цвет первой ячейки остается неинвертированным, чтобы показать, что она является текущей. Для обозначения группы ячеек используется термин диапазон.

Протягивание можно производить в любом направлении. Например, если надо выбрать ячейки от В3 до D8, то можно проводить протягивание не только от ВЗ к D8, но и от D3 к В8, от В8 к D3 или от D8 к ВЗ. Если теперь щелкнуть на любой ячейке, выделение отменяется.

Вместо протягивания мыши можно использовать клавишу SHIFT. Щелкнув на первой ячейке диапазона, можно нажать клавишу SHIFT и, не отпуская ее, щелкнуть на последней ячейке. Если последняя ячейка находится за пределами экрана, то завершить операцию можно после прокрутки. При выборе больших диапазонов этот метод удобнее, чем протягивание.

2. Для выбора целых столбцов или строк можно использовать маркеры строк и столбцов по краям рабочей области.

3. Щелчок на кнопке в левом верхнем углу рабочей области позволяет выбрать весь рабочий лист целиком.

4. Если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу CTRL, то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному. Этим приемом можно создавать даже несвязанные диапазоны. [2]

С выбранным диапазоном в программе Excel можно работать так же, как с выбранным фрагментом текста в программе Word Ячейки можно удалять, копировать или перемещать. Однако жесткость табличной структуры вносит свои ограничения и дополнительные особенности.

1. Нажатие клавиши DELETE приводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого выбранных ячеек.

2. Для того чтобы реально удалить ячейки выбранного диапазона (что сопровождается изменением структуры таблицы), надо выбрать диапазон и дать команду Правка > Удалить. При этом открывается диалоговое окно Удаление ячеек, в котором можно выбрать направление смещения ячеек, занимающих освобождающееся место. Создать в таблице «дырку», в которую невозможен ввод данных, нельзя.

3. По команде Правка > Копировать или Правка > Вырезать ячейки выбранного диапазона обводятся пунктирной рамкой.

Даже при вырезании ячеек их содержимое продолжает временно храниться в таблице.

4. Для вставки ячеек, копируемых из буфера обмена, надо сделать текущей ячейку в верхнем левом углу области вставки и дать команду Правка > Вставить. Ячейки из буфера обмена вставляются в указанное место. Если выполняется операция перемещения, то после вставки ячейки, из которых перемещаются данные, очищаются.

5. Копирование и перемещение ячеек можно также производить методом перетаскивания. Для этого надо установить указатель мыши на границу текущей ячейки или выбранного диапазона. После того как он примет вид стрелки, можно произвести перетаскивание. Если при перетаскивании использовать правую кнопку мыши, то после ее отпускания откроется специальное меню, позволяющее выбрать производимую операцию.

Как уже говорилось, таблица может содержать как основные, так и производные данные. Достоинство электронных таблиц заключается в том, что они позволяют организовать автоматическое вычисление производных данных. Для этой цели в ячейках таблицы используют формулы.

Программа Excel рассматривает содержимое ячейки как формулу, если оно начинается со знака равенства (=). Тем самым, чтобы начать ввод формулы в ячейку, достаточно нажать клавишу «=«. Однако вводить формулы более удобно, если в строке формул щелкнуть на кнопке Изменить формулу. В этом случае непосредственно под строкой формул открывается Палитра формул, содержащая вычисленное значение указанной формулы.

Не стоит пугаться слова «формула». Под формулой понимается всего лишь набор чисел и ссылок на числовые ячейки, соединенных знаками математических операций. Чтобы задать ссылку на ячейку, надо указать в формуле ее имя. Это можно сделать вручную или щелчком на соответствующей ячейке по ходу ввода формулы.

По окончании ввода формула в таблице не отображается. Вместо нее в ячейке размещается вычисленное значение. Однако если сделать ячейку с формулой текущей, то формулу можно увидеть в строке формул.

При работе с Excel важно не производить никаких вычислений «в уме». Даже если рассчитать значение, хранящееся в ячейке, совсем нетрудно, все равно надо использовать формулу.

Абсолютные и относительные адреса ячеек

1. У каждой ячейки есть свой адрес. Он однозначно определяется номерами столбца и строки, то есть, именем ячейки. Когда в предыдущем примере мы вычисляли значение D7 как произведение В7 и С7, мы использовали адреса ячеек, входящих в формулу.

2. Но если нам захочется подсчитать значение в следующей ячейке D8, то опять придется записывать формулу D8=B8*C8. Это неудобно для больших таблиц, и процесс можно автоматизировать.

3. Гораздо удобнее было бы записать формулу для всех ячеек столбца D, чтобы в них автоматически записывалось произведение соответствующих ячеек столбцов В и С. Формула тогда выглядела бы так: Умножить значение, находящееся на две ячейки левее данной, на значение, расположенное в ячейке слева от данной. Адресация по методу «левее», «правее», «ниже» и т. п. не требует абсолютного указания адресов ячеек, входящих в формулу, и называется относительной адресацией.

4. Оказывается, по умолчанию программа Excel рассматривает адреса ячеек как относительные, то есть именно таким образом. Это позволяет копировать формулы методом заполнения.

5. Однако иногда возникают ситуации, когда при заполнении ячеек формулой необходимо сохранить абсолютный адрес ячейки, если, например, она содержит значение, используемое при последующих вычислениях в других строках и столбцах. Для того чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо задать перед обозначением номера столбца или номера строки символ «$».

6. Таким образом, ссылка на ячейку, например А1, может быть записана в формуле четырьмя способами: А1, $А1, А$1 и $А$1. При заполнении ячеек формулой как относительная рассматривается только та часть адреса, перед которой нет символа «$».

7. Если же ссылка на ячейку была внесена в формулу методом щелчка на соответствующей ячейке, то выбрать один из четырех возможных вариантов абсолютной и относительной адресации можно нажатием клавиши F4. [2]

Вычисления, которые позволяет производить программа Excel, не ограничены простейшими арифметическими операциями. Программа позволяет использовать большое число встроенных стандартных функций и способна выполнять весьма сложные вычисления.

1. Если начать ввод формулы щелчком на кнопке Изменить формулу или нажатием клавиши «=«, то поле Имя в строке формул заменяется раскрывающимся списком стандартных функций. Этот список содержит десять функций, использовавшихся последними, а также пункт Другие функции, с помощью которого можно открыть диалоговое окно Мастер функций.

2. Это диалоговое окно позволяет выбрать любую стандартную функцию из имеющихся в программе Excel. В списке Категория выбирают ту категорию, к которой относится нужная функция, а в списке Функция - конкретную функцию.

После того как нужная функция выбрана, ее имя заносится в строку формул, а палитра функции изменяется, давая возможность ввести аргументы функции.

3. В верхней части палитры размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов, а в нижней части располагается справочная информация. Здесь указывается общее описание назначения функции, а также сведения о задаваемом аргументе. Если аргумент указан полужирным шрифтом, значит, он является обязательным, а если обычным шрифтом, то его можно опустить.

Задавать аргументы функции можно в числовом виде (вручную) или как ссылки на ячейки (вручную или щелчком на соответствующей ячейке). Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек. При заполнении ячеек формулами, включающими функции, абсолютные и относительные адреса ячеек используются так же, как и в случае простых формул.

Программа Excel допускает вложение функций, то есть в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции.

Электронные таблицы Excel часто используют для ведения простейших баз данных. Возможности таких баз заметно меньше, чем у баз данных, разработанных в программе Access, но многие предпочитают не тратить время на освоение новой системы, а использовать подручные средства.

1. Таблица, используемая в качестве базы данных, обычно состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную запись. Если данные представлены в таком виде, программа Excel позволяет производить сортировку и фильтрацию.

2. Сортировка - это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек и щелкнув на кнопке, Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

3. Параметры сортировки задают командой Данные > Сортировка. При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона. В нем можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю.

4. При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации - автофильтр. Он запускается командой Данные > Фильтр > Автофильтр.

5. По команде Автофильтр в ячейках, содержащих заголовки полей, появляются раскрывающие кнопки. Щелчок на такой кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.

6. Чтобы создать произвольный фильтр, следует в раскрывшемся списке выбрать пункт Другие. Диалоговое окно Пользовательский автофильтр позволяет задать более сложное условие фильтрации по данному полю.

7. Команда Данные > Фильтр > Отобразить все позволяет отобразить все записи. Чтобы, отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные > Фильтр > Автофильтр.

Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из электронной таблицы, и разместить ее в той же самой рабочей книге.

1. Для создания диаграмм и графиков удобно использовать электронные таблицы, оформленные в виде базы данных. Перед построением диаграммы следует выбрать диапазон данных, которые будут на ней отображаться. Если включить в диапазон ячейки, содержащие заголовки полей, то эти заголовки будут отображаться на диаграмме как пояснительные надписи. Выбрав диапазон данных, надо щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная.

2. Мастер диаграмм подготавливает создание диаграммы и работает в несколько этапов. Переход от этапа к этапу выполняется щелчком на кнопке Далее. На первом этапе работы мастера выбирают тип диаграммы. Программа Excel предоставляет возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм.

3. Если диаграмма создается на основе записей, имеющих структуру базы данных, то вся информация, необходимая на следующем этапе работы мастера, вносится в соответствующие поля автоматически. После этого выбирают параметры оформления различных частей диаграммы.

4. На последнем этапе работы мастера выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы. После щелчка на кнопке Готово диаграмма создается и размещается на рабочем листе.

Печать готового документа на принтере во многих случаях является заключительным этапом работы с электронными таблицами. Как и во многих других программах, щелчок на кнопке Печать на панели инструментов осуществляет автоматическую печать рабочего листа с параметрами настройки принтера, заданными по умолчанию. Если эти параметры надо изменить, можно использовать команду файл > Печать, которая открывает диалоговое окно Печать.

Рабочие листы могут быть очень большими, поэтому, если не требуется печатать весь рабочий лист, можно определить область печати. Область печати - это заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо всего рабочего листа. Чтобы задать область печати, надо выбрать диапазон ячеек и дать команду Файл > Область печати > Задать.

Выбранный диапазон помечается пунктирной рамкой, и при последующих командах печати будет печататься только он. Каждый рабочий лист в рабочей книге может иметь свою область печати, но только одну. Если повторно дать команду Файл > Область печати > Задать, то заданная область печати сбрасывается.

Размер печатной страницы ограничен размерами листа бумаги, поэтому даже выделение ограниченной области печати не всегда позволяет разместить целый документ на одной печатной странице. В этом случае возникает необходимость разбиения документа на страницы. Программа Excel делает это автоматически. Она сама определяет точки, где должно произойти такое разбиение, и вставляет в эти места коды разрыва страницы, отображаемые на экране в виде вертикальной или горизонтальной пунктирной линии.

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера

Тип диаграммы. На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.

Выбор данных. Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для обрисовки отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.

Оформление диаграммы. Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:

· название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);

· отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);

· отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);

· описание построенных графиков (вкладка Легенда);

· отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);

· представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

Размещение диаграммы. На последнем этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.

Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее при щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши - описывается всплывающей подсказкой Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат) Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных. Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными. Запустив, мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию.

Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Правка Удалить лист), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу DELETE

Построение диаграмм. Практически во всех современных табличных «процессорах имеются встроенные средства деловой графики. Для этого существует графический режим работы табличного процессора. В графическом режиме можно строить диаграммы различных типов, что придает наглядность числовым зависимостям.

Диаграмма - это средство наглядного графического изображения информации, предназначенное для сравнения не скольких величин или нескольких значений одной величины, слежения за изменением их значений и т.п.

Большинство диаграмм строятся в прямоугольной системе координат. По горизонтальной оси Х откладываются значения независимой переменной (аргумента), а по вертикальной оси Y - значения зависимой переменной (функции). На один рисунок может быть выведено одновременно несколько диаграмм.

При графической обработке числовой информации с помощью табличного процессора следует:

1) указать область данных (блок клеток), по которым будет строиться диаграмма;

2) определить последовательность выбора данных (по строкам или по столбцам) из выбранного блока клеток.

При выборе по столбцам Х - координаты берутся из крайнего левого столбца выделенного блока клеток. Остальные столбцы содержат Y координаты диаграмм. По количеству столбцов определяется количество строящихся диаграмм. При выборе по строкам самая верхняя строка выделенного блока клеток является строкой Х - координат, остальные строки содержат Y координаты диаграмм.

Рассмотрим диаграммы 5 различных типов. В разных книгах они носят разные названия. Будем их называть: круговые диаграммы, столбчатые, ярусные, линейные и областные (или диаграммы площадей). На самом деле типов диаграмм гораздо больше, но эти - самые распространенные.

I. Круговая диаграмма служит для сравнения нескольких величин в одной точке. Она особенно полезна, если величины в сумме составляют нечто целое (100%).



	A	B
1	Блокноты	2
2	Карандаши	13
3	Тетради	45

Пример 1. Незнайка торгует канцелярскими товарами: блокнотами, карандашами и тетрадями. Будем считать, что за день он продал 2 блокнота, 13 карандашей и 45 тетрадей.

Построить круговую диаграмму, показывающую, какой товар покупался в течение дня чаще всего.

Рассмотрим последовательность действий табличного процессора, при построении круговой диаграммы. Круговая диаграмма, как и следует из названия, располагается на круге. Круг - 360 градусов. Суммарное количество проданных товаров составляет 60 штук. Значит, на 1 штуку товара приходится

360:60=б градусов.

Пересчитаем «товар в градусы»: 13-ти блокнотам будет соответствовать

2*6 = 12 градусов;

13-ти карандашам -

13*6 = 78 градусов;

45-ти тетрадям -

45*6 = 270 градусов.

Оста лось разбить круг на три сектора - 12, 78 и 270 градусов.

Решение. Выделим блок клеток А1:ВЗ, содержащий данные для графической обработки. Данные располагаются в столбцах. Первый столбец А1:АЗ выделенного блока является столбцом названий секторов; второй столбец В1:ВЗ выделенного блока содержит числовые данные диаграммы. Круговая диаграмма будет выглядеть следующим образом:

Круговая диаграмма не всегда обеспечивает необходимую наглядность представления информации. Во-первых, на одном круге может оказаться слишком много секторов. Во-вторых, все сектора могут быть примерно одинакового размера. Вместе эти две причины делают круговую диаграмму малополезной.

II. Столбчатая диаграмма служит для сравнения нескольких величин в нескольких точках. Значит, нужен другой инструмент, диаграмма другого типа. Это - столбчатые диаграммы.

Пример 2. Будем считать, что Незнайка торговал в течение недели и продавал следующее количество газет в день:

	А	В	С	D	Е	F	G
1	Пн	Вт	Cр	Чт	Пт	Сб	Bc
2	20	25	32	30	23	30	20

Столбчатые диаграммы (как и следует из названия) состоят из столбиков. Высота столбиков определяется значениями сравниваемых величин. В нашем случае высота столбика будет определяться количеством газет, которое Незнайка продавал за день. Каждый столбик привязан к некоторой опорной точке. В нашем случае опорная точка будет соответствовать одному дню недели.

Решение. Выделим блок клеток A1-G2, содержащий данные для графической обработки. Данные располагаются в строках. Первая строка A1:G1 выделенного блока является строкой Х координат (опорные точки); вторая строка A2.G2 выделенного блока содержит Y координаты (высоты столбиков) диаграммы.

Указать заголовок диаграммы: «Незнайка торгует газетами». Столбчатая диаграмма будет выглядеть следующим образом:

Пример 3. Теперь рассмотрим более сложную задачу, для решения которой круговую диаграмму в принципе использовать нельзя. Это задача, в которой требуется несколько раз сравнить несколько величин. Пусть вместе с Незнайкой газетами торговали Торопыжка и Пончик. Их успехи в торговле отражены в следующей таблице (для удобства добавим сюда и Незнайку):

	А	В	С	D	Е	F	G	Н
1		Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Bс
2	Незнайка	20	25	32	30	23	30	20
3	Торопыжка	33	28	25	25	22	25	20
4	Пончик	15	20	22	29	34	35	30

Построить столбчатую диаграмму, на которой будут отображены данные сразу обо всех трех продавцах. По-прежнему высота столбца будет символизировать количество газет. По прежнему у нас будет 7 опорных точек - по одной для каждого дня недели. Разница с предыдущей диаграммой будет в том, что теперь в каждой опорной точке будут стоять не один столбик, а три - по одному для каждого продавца. Все столбики одного продавца будут закрашены одинаково.

Решение. Выделим блок клеток А1:Н4, содержащий данные для графической обработки. Данные располагаются в строках. Первая строка выделенного блока является строкой Х координат (опорные точки); следующие три строки выделенного блока содержат Y координаты (высоты столбиков) диаграммы. Указать заголовок диаграммы: «Торговля газетами».

III. Линейная диаграмма служит для того, чтобы проследить за изменением нескольких величин при переходе от одной точки к другой.

Пример 4. Построить линейную диаграмму, отражающую изменение количества проданных газет в течение недели (см. Пример 3). Построение линейной диаграммы аналогично построению столбчатой. Но вместо столбиков просто отмечается их высота (точками, черточками, крестиками - неважно) и полученные отметки соединяются прямыми линиями (диаграмма - линейная). Вместо разной штриховки (закраски) столбиков используются разные отметки (ромбики, треугольники, крестики и т.д.), разная толщина и типы линий (сплошная, пунктирная и пр.), разный цвет.

IV. Ярусная диаграмма позволяет наглядно сравнить суммы нескольких величин в нескольких точках, и при этом показать вклад каждой величины в общую сумму.

Пример 5. Составленные нами диаграммы «Торговля газетами» (и столбчатая, и линейная) интересны в первую очередь продавцам газет, демонстрируют успешность их работы. Но кроме продавцов в торговле газетами заинтересованы и другие лица. Например, издателю газеты нужно знать не только то, сколько экземпляров газеты продал каждый из продавцов, но и сколько они продали все вместе. При этом сохраняется интерес и к отдельным величинам, составляющим общую сумму. Возьмем таблицу продажи газет (см. Пример 3) и построим для нее ярусную диаграмму.

Порядок построения ярусной диаграммы очень напоминает порядок построения диаграммы столбчатой. Разница в том, что столбики в ярусной диаграмме ставятся не рядом друг с другом, а один на другой. Соответственно меняются правила расчета вертикального и горизонтального размера диаграммы. Вертикальный размер будет определяться не наибольшей величиной, а наибольшей суммой величин. Зато количество столбиков всегда будет равняться количеству опорных точек: в каждой опорной точке всегда будет стоять ровно один многоярусный столбик.

V. Областная диаграмма (диаграмма площадей) - гибрид ярусной диаграммы с линейной. Позволяет одновременно проследить изменение каждой из нескольких величин и изменение их суммы. В нескольких точках.

Пример 6. Возьмем таблицу продажи газет (см. Пример 3) и построим для нее диаграмму площадей. Диаграмма площадей отличается от линейной диаграммы тем же, чем ярусная диаграмма отличается от столбчатой. При построении ярусной диаграммы каждый следующий столбик откладывается не от горизонтальной оси, а от предыдущего столбика. То же самое происходит и при построении диаграммы площадей. Но вместо построения столбиков (как это было в ярусной диаграмме) отмечается их высота, а потом эти отметки соединяются линиями (как это было в линейной диаграмме). Вот как будет выглядеть в результате областная диаграмма «Торговля газетами»:

Отдельные столбики здесь сливаются, образуя непрерывные области. Отсюда и название - диаграмма областей или Диаграмма площадей. Каждая область соответствует какой-то одной величине, для указания на которую используется личная штриховка (раскраска). Раньше ярусами располагались столбики, теперь - линии (и очерченные ими площади).

2 НАСТРОЙКА СВОЙСТВ ЭКРАНА В ОС WINDOWS

По умолчанию WINDOWS работает в стандартном режиме VGA, который обеспечивает вывод изображения на монитор с разрешением 640Х480 пикселей (пиксель это наименьшая по размеру единица изображения, которую можно увидеть на экране, иначе говоря, просто точка) с использованием палитры из 16 цветов. Такое принятое по умолчанию разрешение - минимальное, в котором способна работать WINDOWS.

Пожалуй, наиболее важным достоинством возможности переключения монитора в режим более высокого разрешения является то, что при повышенном разрешении гораздо легче одновременно работать с двумя или несколькими окнами, ведь каждое из них, не перекрывая остальные, может отображать больший объем информации.

Но здесь есть ложка дегтя, например, из-за увеличения количества пикселей замедляется вывод информации на экран. Может случиться так, что при переключении разрешения будет заметно некоторое снижение общей производительности системы. Чем больше пикселей на экране, тем меньше размер каждого отдельного пикселя. К счастью, при переключении разрешения, WINDOWS предоставляет возможность изменить и относительный размер шрифтов. Таким образом, даже при повышенном разрешении сохраняется прежняя «читабельность». И, тем не менее, в зависимости от размера экрана и от того, какие программы используются, время от времени может возникать ситуация, когда отдельные элементы изображения при повышенном разрешении будут иметь непропорционально малые размеры.

При выборе подходящего разрешения следует учитывать размер экрана монитора, то, какие задачи будут решаться, работая за компьютером, остроту зрения пользователя, качество видеоадаптера и монитора. Для того чтобы выбрать наиболее удобное разрешение, имеет смысл некоторое время поэкспериментировать с различными вариантами.

Изменение разрешения монитора:

1. Щелкнуть по поверхности Рабочего стола правой кнопкой мыши.

2. Выбрать в меню объекта команду Свойства.

3. Щелкнуть по вкладке Параметры

4. Передвинуть ползунок Рабочий стол (Desktop area) вправо или влево для увеличения или уменьшения разрешения.

5. Щелкнуть по ОК.

Доступность различных режимов повышенного разрешения зависит от аппаратных средств компьютера, а именно - от типа и видеоадаптера. Программа установки WINDOWS определяет типы аппаратных средств и открывает соответствующие им наборы настроек. Если необходимо узнать, к какому типу система отнесла монитор и видеоадаптер (при необходимости можно исправить значения этих параметров), щелкнуть по кнопке Сменить тип монитора (Change Display Type).



Рисунок 1

Также можно вызвать окно свойств экрана, выбрав панель управления в подменю Настройка Главного меню и сделав двойной щелчок по значку Экран в окне панели управления.

Смену размера шрифта можно при помощи раскрывающегося списка Размер шрифта (Font Size). Он содержит два варианта: Мелкий шрифт (Small Fonts) (это значение принято по умолчанию) и Крупный шрифт (Large Fonts). Кроме того, можно щелкнув по кнопке Специальный (Custom) , которая находиться справа от списка Размер шрифта, и выбрать размер поменьше, побольше или средний.

При выборе Крупного шрифта, WINDOWS увеличит размер всех шрифтов, что используются в меню, диалоговых окнах и окнах сообщений, а также шрифтов, которые используются в документах. При этом кегль шрифтов не измениться. Это означает, что если использовался в документе шрифт Times New Roman размером 10 пунктов, документ по прежнему будет набран таким шрифтом. При распечатке документ будет выглядеть точно так же, как и раньше, независимо от того, какой шрифт - мелкий или крупный был выбран для экрана. Зато на дисплее буквы будут крупнее.

При работе с текстом переключение на крупный шрифт равносильно переключению на более низкое разрешение. Электронная таблица, изображаемая крупным шрифтом с разрешением 800Х600, будет выглядеть примерно так же, как в режиме 640Х480 с использованием мелкого шрифта. Выбрав более высокое разрешение, можно целиком увидеть графическое изображение размером 800Х600 пикселей. При работе с разрешением 640Х480 пикселей для того, чтобы увидеть все части такого изображения, придется прокручивать картинку.

Как видно на рисунке вкладка Параметры окна Экран содержит раскрывающийся список Цветовая палитра. Этот список содержит варианты установки количества одновременно отображаемых цветов, дозволенные в видеосистеме компьютера.

Как и при выборе подходящего разрешения, выбор того или иного количества цветов имеет свои достоинства и недостатки. 256-цветный режим позволит увидеть на экране графические изображения, которые шестнадцатью цветами изобразить просто невозможно. В режиме, при котором на экране можно одновременно вывести до 16,8 миллиона цветов (так называемый режим «true color»), можно увидеть изображение, близкое к высококачественным цветным слайдам. При этом следует иметь в виду: чем больше цветов на экране, тем больший объем информации обрабатывает компьютер.

При случае, если регулярно запускаются приложения, относящиеся к сфере мультимедиа или обработке высококачественных графических изображений, использовать нужно как минимум режим с 256 цветами. Если же работа ведется с текстовыми редакторами, программами обработки электронных таблиц и с базами данных, шестнадцати цветов может оказаться вполне достаточно.

При первом запуске WINDOWS система выбирает стандартную совокупность цветов, шрифтов и размеров элементов пользовательского интерфейса. Принятый по умолчанию набор параметров обеспечивает интерфейсу системы вполне приемлемый облик, однако можно выбрать одну из дополнительных схем. Если же не подходит ни одна из предлагаемых схем оформления, можно создать свою собственную. Подобрав полностью устраивающую комбинацию цветов, шрифтов и размеров, нужно дать ей имя и сохранить для дальнейшего использования.

Для того чтобы ознакомиться с входящим в поставку WINDOWS схемами настройки пользовательского интерфейса, необходимо щелкнуть на вкладке Оформление.

Рисунок 2

В верхней части этого окна располагается окно предварительного просмотра, в котором изображены все элементы пользовательского интерфейса, для которых можно изменять размер, цвет и шрифт.

В раскрывающимся списке с названием Схема (Sheme) можно увидеть поставляющийся вместе с WINDOWS схемы оформления элементов пользовательского интерфейса. При выборе того или иного названия из списка схем WINDOWS будет показывать соответствующее оформление в окне предварительного просмотра. Для выбора устраивающей схемы достаточно выделить ее название и щелкнуть по кнопке ОК.

Раскрывающиеся списки цветов позволяют выбрать один из двадцати цветов. Если невидно среди них нужного, нужно щелкнуть по кнопке Другой (Other), и WINDOWS выведет на экран более крупное меню, в состав которого входит 48 цветов, но если и здесь не видно нужного цвета, то можно его создать:

- для того чтобы задать свой собственный цвет мышью, необходимо выставить два указателя - перекрестье в большом квадрате и стрелку справа от вертикальной шкалы. При изменении положения этих указателей WINDOWS будет отображать пример выбранного цвета в прямоугольном окошке почти в центре диалогового окна. Или при предпочтении клавиатуры или более точных измерений можно использовать цифры как определения цвета в шести текстовых полях.

- подобрав нужный цвет, можно добавить его в цветовую палитру дополнительных цветов щелчком по кнопке Добавить в набор (Add To Custom Colors). WINDOWS добавит выбранный цвет в первую ячейку таблицы Дополнительные цвета (при желании замены одного из имеющихся в конкретной ячейки цвета на новый, нужно перед тем как щелкнуть по кнопке Добавить в набор, отметить эту ячейку).

При помощи поля Размер, которое располагается справа от списка Элемент, можно увеличить или уменьшить размер отдельных элементов пользовательского интерфейса WINDOWS, таких как заголовки и располагающиеся в строке заголовка кнопки, или границы окон. Присутствие в этом поле цифры указывает на то, что можно изменить размер объекта, указанного в списке Элемент.

Чтобы сохранить текущую схему оформления нужно перед тем как покинуть окно, присвоить новой схеме какое-нибудь название и сохранить ее: щелкнуть по кнопке Сохранить как (Save as) и ввести имя.

Аналогично можно удалить: выбрать ее название в списке и щелкнуть по клавише Удалить (Delete).

WINDOWS обеспечивает несколько дополнительных возможностей настройки внешнего вида рабочей среды:

1) Можно покрыть поверхность рабочего стола узором, выбранным из предлагаемых в WINDOWS или созданным самостоятельно. Узор это нечто вроде скатерти, которой покрывают экран, когда наскучит однообразие сплошной закраски.

2) Рабочий стол можно сделать более живописным, обклеив его рисунками - «обоями». Это может быть многократно повторенное на экране небольшое изображение (совсем как рисунок обычных обоев), или помещенный в центр экрана отдельный рисунок, или изображение, занимающее весь экран целиком.

3) Чтоб защитить экран монитора от выгорания, пока компьютер находиться в бездействии, или спрятать изображение на то время, когда пользователь куда-то отлучается, есть возможность применить заставку.

Для того, чтобы покрыть Рабочий стол узором, нужно щелкнуть на закладке Фон (Background), затем выбрать подходящий узор.

Рисунок 3

При необходимости изменить какой либо узор или создать новый, нужно выбрать имя узора и щелкнуть по кнопке Изменить (Edit Pattern). На экране появиться окно Изменение фонового узора, в котором, нажимая клавиши вверх и вниз, можно последовательно просмотреть все узоры в увеличенном виде.

Выбрать файл с каким-нибудь изображением в списке Образец (Wallpaper).(Если нужный файл в этом списке отсутствует, тогда нужно воспользоваться кнопкой Обзор и найти его).

Некоторые файлы содержат изображения, способные заполнить весь экран, в то время, как другие картинки имеют меньший размер. Последние могут быть изображены один раз - в центре экрана - или столько раз, сколько необходимо для того, чтобы экран был заполнен целиком. Если нужно чтобы картинка появилась на экране в единственном экземпляре, то нужно выбрать переключатель в центре (Center). В противном случае выбрать режим Размножить (Tile).

Замечание: При щелчке по кнопке Обзор в окне Фон, WINDOWS покажет имена файлов, имеющие расширение ВМР или DIB. Можно использовать файлы этих типов. А также файлы с расширением RLE.

Электронно-лучевая трубка монитора формирует изображение, направляя лучи электронов на покрытую фосфором поверхность экрана. Если одно и то же изображение выводиться на экран в течение длительного времени, фосфорное покрытие «выгорает», и в результате на экране остается различимый образ этой картинки. Специальные программы - заставки (Screen saver) - снижают вероятность столь неблагоприятных последствий. Эти программы следят за работой монитора и, если содержимое экрана остается неизменным в течение длительного времени, начинают выводить на экран свою собственную, постоянно изменяющуюся картинку. При нажатии на клавишу или перемещении мыши по столу, заставка восстановит первоначальную картину.

В свое время заставки разрабатывались именно для этого. В наши дни технология производства мониторов достигла таких высот, что вряд ли удастся прожечь фосфорное покрытие экрана. Но у заставок есть и другие достоинства. Во-первых, изображаемые ими картинки нередко весьма забавны, а во-вторых, они дают возможность оградить экран компьютера от посторонних взглядов во время отсутствия хозяина компьютера. Большое количество заставок снабжается командой «спрятать сейчас» и возможностью указания пароля. Команда «спрятать сейчас» изобразить на экране картинку-заставку нажатием какой-нибудь комбинации клавиш или перемещением указателя мыши в определенную область экрана. Пользуясь паролем, можно быть уверенным в том, что никто, кроме хозяина, не сможет восстановить изображение на экране.

Для активизации одной из поставляемых с WINDOWS заставок, нужно выбрать заставку в раскрывающимся списке Заставка. Счетчиком Интервал (Wait) задать интервал времени, по истечении которого «хранитель» должен появляться на экране.

Примеры заставок:

Все поставляемые с WINDOWS заставки (корме Пустой экран (Blank Screen)) поддаются настройке. С помощью кнопки Параметры можно изменить цвета, скорость перемещения объектов и прочие, относящиеся к их внешнему виду параметры.

Если монитор соответствует стандарту энергосбережения Enеrgy Star, WINDOWS может автоматически отключить его по истечении некоторого времени. Чтобы воспользоваться такой возможностью, нужно перейти к вкладке Заставка и установить один или оба флажка в нижней части окна, задать желаемые интервалы времени соответствующими счетчиками.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Электронные таблицы в настоящее время стали неотъемлемой частью программного обеспечения персональных компьютеров. Это объясняется большим набором функций для работы с данными, простотой освоения и работы, благодаря наличию разнообразных инструментальных средств - табличных процессоров. Большой выбор табличных процессоров позволяет пользователю выбрать наиболее подходящий к данной задаче.

Электронные таблицы позволяет автоматизировать процесс обработки информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в наглядном виде (графики, диаграммы). В настоящее время, когда пользователь все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а для инженерно - технических работников все важнее становится обработка и хранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции табличного процессора, как составление списков, сводных таблиц, возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, обеспечение безопасности.

Этим же объясняется широкое применение их в различных областях деятельности человека. Они являются неотъемлемой частью информационных систем, которые облегчают доступ пользователя к информации по практически любой области науки, техники, культуры, здравоохранения, обучения, а в будущем - к знаниям, накопленным человечеством за время его существования. Кроме того, табличные процессоры, как составная часть автоматизированных информационных систем применяются на производстве: в них вводится информация о ходе выполнения производственных заказов, о наличии инструментов, сырья и т.д. В деловой сфере, где постоянно обновляются сведения о товарах и фирмах, биржевая и банковская информация без таблиц и средств работы с ними так же не обойтись. Постоянное совершенствование имеющихся пакетов электронных таблиц, появление новых делают работу с данными все более и более простой, доступной для пользователя любой квалификации.

В последнее время стало возможным в табличных процессорах создание гипертекстовых ссылок в таблице с целью перехода в другие файлы, находящиеся на компьютере пользователя, в локальной сети или в сети Internet. Данные и диаграммы можно сохранить как отдельную Web - страницу или добавлять к существующей странице.

В большинстве случаев WINDOWS без перезагрузки изменяет параметры экрана, однако в отдельных случаях система может попросить перезагрузить компьютер, и изменения станут, видны только после того, как это произойдет. Но бывают и сбои при неправильных установках, при которых содержимое экрана становиться нечитаемым. Об этом и пойдет речь в заключении.

При выборе комбинации параметров, которые монитор и видеоадаптер не поддерживают, экран может выглядеть на редкость неприятно. Если WINDOWS изменила настройки без перезагрузки компьютера, можно выждать некоторое время и если в течение нескольких секунд не подтвердить внесение изменений щелчком по кнопке (а как это можно сделать, когда даже кнопки не видно), то WINDOWS сама вернет предыдущие настройки.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Биллиг В.А., Дехтярь М.И. VBA и Office ХР. Офисное программирование. - М.: Русская редакция, 2004. - 693 с.

2. Гарнаев А. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002. - 420 с.

3. Ефимова О.В., Морозов В.В., Угринович Н.Д. Курс компьютерной технологии с основами информатики. - М.: АБФ, ACT, 1999. - 482 с.

4. Каратыгин С. и др. Базы данных: Простейшие средства обработки информации. Электронные таблицы. Системы управления базами данных. Т.1 / Каратыгин С., Тихонов А., Долголаптев В. - М.: ABF, 1995. - 533 с.

5. Ковальски С. Excel 2000 без проблем. - М.: Бином, 2000. -210 с.

6. Информатика: учебник. Курносов А.П., Кулев С.А., Улезько А.В., Камалян А.К., Чернигин А.С., Ломакин С.В.: под ред. А.П. Курносова Воронеж, ВГАУ, 1997. - 238 с.

7. Информатика: Учебник. / Под ред. Н.В. Макаровой - М.: Финансы и статистика, 2002. - 768 с.

8. Пакеты прикладных программ: Учеб. пособие для сред, проф. образования / Э.В. Фуфаев, Л.И. Фуфаева. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. -352 с.