Информационная система. Экономическая информационная система

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ

ХАРЬКОВСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ

Контрольная работа

Предмет: «Информационные системы и технологии в экономике»

Тема: «Информационная система. Экономическая информационная система»

Харьков 2009

Содержание

Введение

1. Информационная система

2. Как организация воздействует на информационную систему

3. Понятие экономической информационной системы (ЭИС)

Выводы

Перечень ссылок

Введение

Современная экономика немыслима без информации. Тысячи предприятий, миллионы налогоплательщиков, биржевые котировки, реестры акционеров - все эти информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять правильное решение.

Современный специалист - экономист должен уметь принимать обоснованные решения. Для этого наряду с традиционными знаниями, такими как основы менеджмента, основы внешнеэкономической деятельности, банковское дело, административное управление, налогообложение он должен владеть информацией по построению информационных систем.

Сегодня обработка экономической информации стала самостоятельным научно-техническим направлением с большим разнообразием идей и методов. Отдельные компоненты процесса обработки данных достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации, на конкретном экономическом объекте понятием "экономическая информационная система" (ЭИС).

Информация и система, возможно, являются простейшими фундаментальными категориями, не выражаемыми через более общие понятия.

1. Информационная система

Сегодня обработка экономической информации стала самостоятельным научно-техническим направлением с большим разнообразием идей и методов. Отдельные компоненты процесса обработки достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации на конкретном экономическом объекте понятием “экономическая информационная система” (ЭИС).

Довольно-таки распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Информация -- это новые сведения позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации.

Информация неотделима от процесса информирования, поэтому необходимо рассматривать источник информации и потребителей информации. Информацией являются сведения, расширяющие запас знаний конечного потребителя.

Выделяются три фазы существования информации.

1. Ассимилированная информация--представление сообщений в сознании человека, наложенное на систему его понятий и оценок.

2. Документированная информация--сведения, зафиксированные в знаковой форме на каком-то физическом носителе.

3. Передаваемая информация--сведения, рассматриваемые в момент передачи информации от источника к приемнику.

Основная масса информации собирается, передается и обрабатывается с помощью знаков. Знаки - это сигналы, которые могут передавать информацию при наличии соглашения об их смысловом содержании между источниками и приемниками информации. Набор знаков, для которых существует указанное соглашение, называется знаковой системой. Многие знаковые системы, естественно, нельзя четко ограничить, однако при обработке информации на электронных вычислительных машинах наличие точного перечня знаков обязательно.

Информация на пути от источника к потребителю проходит через ряд преобразователей--кодирующие и декодирующие устройства, вычислительную машину, обрабатывающую информацию по определенному алгоритму и т. д. На промежуточных стадиях преобразования смысловые свойства сообщений отступают на второй план ввиду отдаленности потребителя, поэтому понятие “информация” заменяется на более общее понятие “данные”.

Чтобы определить понятие “экономическая информация”, надо очертить рамки экономических процессов. “В наиболее общей форме экономическими процессами являются производство, распределение, обмен и потребление материальных благ. Информация об указанных процессах называется экономической информацией.

Для обработки экономической информации характерны сравнительно простые алгоритмы, преобладание логических операций (упорядочение, выборка, корректировка) над арифметическими, табличная форма представления исходных и результатных данных.

К важнейшим признакам, по которым обычно осуществляется классификация циркулирующей экономической информации, относятся:

· отношение к данной управляющей системе. Этот признак позволяет разделить сообщения на входные, внутренние и выходные;

· признак времени. Относительно времени сообщения делятся на перспективные (о будущих событиях) и ретроспективные. К первому классу относится плановая и прогнозная информация, ко второму - учетные данные. По времени поступления разделяются периодические и непериодические сообщения;

· функциональные признаки. Формируется классификация по функциональным подсистемам экономического объекта. Например, информация о трудовых ресурсах, производственных процессах, финансах и т.п., в другом разрезе--на данные планирования, нормирования, контроля, учета и отчетности.

Непременным условием повышения эффективности управленческого труда является оптимальная информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям.

Информационная технология предполагает умение грамотно работать с информацией и вычислительной техникой.

Информационная технология - сочетание процедур, реализующих функции сбора, получения, накопления, хранения, обработки, анализа и передачи информации в организационной структуре с использованием средств вычислительной техники, или, иными словами, совокупность процессов циркуляции и переработки информации и описание этих процессов.

При этом существенное влияние на классификацию оказывают возможные режимы обработки данных в вычислительных системах (ВС). Целесообразно выделять режимы работы и режимы эксплуатации вычислительных систем.

Режимы эксплуатации во многом связаны с повышением эффективности работы пользователей. Режимы работы в основном определяют эффективность работы ВС.

Эффективность работы ВС часто характеризуется ее производительностью. Большое влияние на производительность оказывает возможность совмещения в системе работы устройств ввода-вывода и центрального процессора. Такую возможность обеспечивает использование в системе многопрограммного режима работы. Наличие нескольких процессоров также влияет на повышение производительности. Такой режим работы системы именуется многопроцессорным.

К режимам эксплуатации вычислительной системы относится режим пакетной обработки (off-line). Для данного режима характерно минимальное вмешательство оператора, высокая эффективность работы ВС, но большие затраты времени на ожидание результата. Ускорение выдачи результата возможно с использованием режима работы системы, называемого параллельной обработкой или квантованием времени для пакетной обработки. Т.е. каждой прикладной программе из группы выделяется квант времени, по истечении которого управление передается следующей программе. Это позволяет получить результаты по коротким программам до окончания обработки всего пакета. Еще больше увеличивает скорость ответа системы пользователю возможность непосредственного доступа, осуществляемого в оперативном режиме обработки (on-line).

Выбор того или иного режима эксплуатации вычислительной системы определяется параметрами решаемых задач. Когда пользователь имеет доступ к какому-либо терминалу и в обработке участвует небольшой объем данных (что характерно для информационного поиска и обработки сообщений) целесообразно использовать непосредственный доступ с немедленной обработкой.

Для больших объемов информации и не критичности времени обработки характерен пакетный режим. Он сочетается с телеобработкой, что обеспечивает более быструю доставку результатов пользователю.

Подготовленные и введенные в ВС данные в процессе хранения располагаются, как правило, на внешних накопителях информации.

Значительная часть информации подлежит переработке, хранению, передаче, сбору, доведению до пользователей, остальная часть информации поступает извне или вырабатывается внутри производства. Т.е. можно говорить о процессах циркуляции и переработке информации (информационных процессах).

2. Как организация воздействует на информационную систему?

Менеджеры решают вопросы роли ИС в организации, кто и как будет управлять ИС, прямо или косвенно она будет воздействовать на решения.

Причины построения ИС можно подразделить на два вида внешние (повышение стоимости труда и других ресурсов, изменение политики государства) и внутренние (организационная стратегия, культура, ценности).

Управленческие решения по поводу роли ИСЧ в организации обычно принимаются на основе экономической и стратегической необходимости ИС. Часто очень сложно подсчитать пользу от введения ИС в стоимостном выражении, поэтому такое решение особенно важно; кроме того, не всегда система работает так, как планировалось, причина чему - опять же влияние организации.

Управленцы должны решить, кто будет разрабатывать, устанавливать и управлять ИС, которая для своей корректной работы требует специалистов, специальный отдел в организации. Кроме того, важно решить, кто будет конечным пользователем, решить вопрос о степени децентрализации управления системой, кто отвечает за доступ к данным и их расположение.

Существует ряд решений, имеющих преимущества и недостатки. Одно из них - степень централизации. Это очень индивидуально. Возможно два подхода: централизованное и децентрализованное расположение ИС.

Вопрос об ответственности за данные и авторство тесно связан с вопросом о том, где располагается отдел ИС. При централизованном расположении значение данных хорошо осознается, они защищаются, но иногда недоступны. Бизнесу нужна информация, а не данные. Децентрализованный подход имеет свои проблемы. Функциональные отделы владеют различными данными, но существует множество вопросов безопасности и сохранности.

Структура отдела ИС может быть самой различной в различных организациях. В организации реально существуют только те подотделы, которые удовлетворяют деловым потребностям. Структура отдела ИС также зависит от различных факторов, включая организационную структуру, стратегию, степень децентрализации, авторство, культуру и т.д.

Отдел ИС может быть подразделен на следующие подотделы:

· операционная группа, ответственная за работу и поддержку аппаратных средств и прикладного обеспечения, телекоммуникации и сети, состоящая из компьютерного оператора, обслуживающего персонала, специалиста по охране данных, системного программиста, системного аналитика, телекоммуникационного менеджера;

· группа создания приложений, которая отвечает за создание новых ИС, состоящая из программистов, системного аналитика, проектных менеджеров;

· центральная информационная группа, которая отвечает за поддержку конечных пользователей.

В этом вопросе гораздо больше теории, нежели реальных данных и приемлемых находок, поэтому мы здесь будем говорить не о тенденциях, а о предположениях, теоретических моделях.

Первые исследования указывают на то, что, прежде всего ИС сокращает число менеджеров средней руки, так как проанализированная информация может поступать уже непосредственно главному менеджеру. Но современные исследования критикуют эту теорию. Они говорят о том, что нельзя забывать о других функциях менеджеров, которые не могут управляться ИС, и что подобное влияние - это всего лишь одно из многих, и говорить о нем как о тренде не имеет смысла. Теоретически ИС может уменьшить средний уровень иерархии, но увеличивает при этом высший, улучшая обратную связь.

Другие теории говорят о том, что ИС поставляет средним менеджерам гораздо больше информации, ввиду чего они принимают более важные решения и потребность в низшем уровне иерархии отпадает. Результаты видны в структуре типа бриллианта. Также есть социальные теории о малом влиянии ИС на менеджеров.

В любом случае внедрение информационных технологий приводит к изменению организационной структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих производства (производство, сборка, обработка и хранение материалов, хранение и обслуживание инструментов, контроль качества) и появлению новых структурных подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.

Одна из тенденций развития информационных технологий приводит к ликвидации промежуточных звеньев внутри предприятий и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а также между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению организационной структуры предприятия. Ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.

При внедрении информационной технологии в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение «вязнет» на различных этапах информационной технологии.

К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным ее недостаткам следует отнести:

· существенные затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;

· наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами данной стратегии являются:

· рационализация организационной структуры фирмы;

· максимальная занятость всех работников;

· высокий профессиональный уровень;

· интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

Существуют две тенденции при установлении степени централизации. Первая тенденция - это централизация власти. Часто в этом случае имеет место и централизация принятия решений. Но существует также другая - современные ИС позволяют принимать важные решения нижним уровням управления. В этом случае мы будем говорить о децентрализации принятия решений. Верхний слой управления делегирует больше ответственности среднему менеджменту, но оставляет за собой возможность контроля. В этом случае мы видим децентрализацию принятия решений и централизацию контроля власти.

ИС может также повлиять на степень формализации организации. Здесь под формализацией понимается степень, в которой организация зависит от формальных правил и уставов операций. В неформальной организации используется меньше правил и формальных процедур.

Использование ИС может повлиять во многих направлениях. Большинство старых централизованных систем не являются гибкими. С другой стороны, использование ИС приносит ряд преимуществ. В конце концов, ввиду того, что маленькие организации менее формальны, ИТ может уменьшить формализованность путем уменьшения размеров организации.

3. Понятие экономической информационной системы (ЭИС)

Одной из важнейших разновидностей информации является информация экономическая. Ее отличительная черта - связь с процессами управления коллективами людей, организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Значительная часть ее связана с общественным производством и может быть названа производственной информацией.

Экономическая информация - совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

К ней относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются между собой различные системы управления.

Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями. Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы. Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

ЭИС представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.

ЭИС предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач. Задачи обработки данных обеспечивают обычно рутинную обработку и хранение экономической информации с целью выдачи (регулярной или по запросам) сводной информации, которая может потребоваться для управления экономическим объектом.

Автоматизация конторских работ предполагает наличие в ЭИС системы ведения картотек, системы обработки текстовой информации, системы электронной почты и связи.

Поисковые задачи имеют свою специфику, и информационный поиск представляет собой интегральную задачу, которая рассматривается независимо от экономики или иных сфер использования найденной информации.

Алгоритмы искусственного интеллекта необходимы для задач принятия управленческих решений, основанных на моделировании действий специалистов предприятия при принятии решений.

Электронная коммерция (e-commerce) - это ускорение большинства бизнес-процессов за счет их проведения электронным образом. В этом случае информация передается напрямую к получателю, минуя стадию создания бумажной копии на каждом этапе.

Термин "электронная коммерция" объединяет в себе множество различных технологий, в числе которых - EDI (Electronic Data Interchange - электронный обмен данными), электронная почта, Интернет, интранет (обмен информацией внутри компании), экстранет (обмен информацией с внешним миром). Таким образом, электронную коммерцию можно характеризовать как ведение бизнеса через Интернет.

Системы электронной коммерции можно разделить на два класса - системы для организации розничной торговли и системы для взаимодействия с деловыми партнерами (системы бизнес для потребителя и бизнес для бизнеса).

Под определение электронной коммерции подпадают не только системы, ориентированные на Internet, но также и "электронные магазины", использующие иные коммуникационные среды - BBS, VAN и т.д. В то же время процедуры продаж, инициированных информацией из WWW, но использующих для обмена данными факс, телефон и пр., могут быть лишь частично отнесены к классу электронной коммерции. Отметим также, что, несмотря на то, что WWW является технологической базой электронной коммерции, в ряде систем используются и другие коммуникационные возможности. Так, запросы к продавцу для уточнения параметров товара или для оформления заказа могут быть посланы и через электронную почту.

Если розничные электронные магазины для российского рынка это все еще экзотика, то преимущества ведения деловых операций через Интернет многие компании почувствовали уже сейчас. Это стало особенно актуальным в условиях экономического кризиса и связано с преимуществами, которые получит фирма после применения интернет - технологий.

Имеется множество преимуществ, вот лишь некоторые из них:

· значительно увеличивается оперативность получения информации, особенно при международных операциях;

· значительно сокращается цикл производства и продажи, т.к. больше нет необходимости каждый раз вводить полученные документы, к тому же снижается вероятность возникновения ошибок ввода;

· значительно снижаются затраты, связанные с обменом информацией за счет использования более дешевых средств коммуникаций;

· позволяет легко и быстро информировать партнеров и клиентов о продуктах и услугах;

· позволяет создавать альтернативные каналы продаж, например, через электронный магазин на корпоративном сайте.

Применение современных Интернет-технологий в бизнесе не ограничивается созданием Web-сайта или электронного каталога с возможностью заказа, а подразумевает использование технологии и накопленного опыта для глубинной перестройки способов ведения деловых операций при помощи Интернет и сопутствующих сетевых компьютерных технологий. Электронная коммерция - это процесс зарабатывания денег с использованием Интернет-технологий.

Успех реализации модели электронной торговли в Сети определяется тремя составляющими:

· выбор верной технологической платформы;

· наличие конкурентоспособного продукта;

· наличие необходимой инфраструктуры и бизнес-процессов.

Если отсутствует хотя бы одно из этих звеньев, то внедрение современных технологий не приведет к успеху.

В первую очередь, использование технологий онлайновой торговли необходимо компаниям, имеющим развитую региональную партнерскую сеть, так как позволит значительно снизить стоимость обработки заказов.

На сегодняшний день доминирующим платежным средством при on-line покупках являются кредитные карточки. Однако на сцену выходят и новые платежные инструменты: смарт-карты, цифровые деньги (digital cash), микроплатежи и электронные чеки.

Одно из наиболее интересных и пользующихся популярностью направлений - книжный бизнес в Сети.

Также 40% опрошенных отдали голоса за услугу, которая должна иметь огромный потенциал - это возможность бронирования билетов через Сеть.

С быстрым ростом части рынка, ориентированной на информационные услуги, также увеличивается количество сервисов, ориентированных на платное предоставление информации.

Еще одна специфическая категория услуг (и, кстати, по результатам опроса, более всего интересующая клиентов - ее в список приоритетов поставили 50% опрошенных) - это оплата коммунальных услуг, телефона и тому подобного.

Таким образом, определенное предложение уже существует. Поэтому электронная коммерция, безусловно, будет развиваться. Но на характер ее развития сильнейшее влияние оказывает фактор спроса, причем спроса платежеспособного.

Выводы

Для достижения необходимых результатов процесс планирования должен учитывать все необходимые входные данные. Четкие, надежные и понятные входные сигналы - вместе с некоторыми инновационными творческими подходами - необходимы для определения лучших действий.

Общая стратегия ИС для корпорации - это композиция стратегий отделов плюс потребности корпорации и/или бизнес-отделов в информации и системах. Это будет основано на методах развития управления и контроля за всем бизнесом.

Перечень ссылок

1. Годин В.В., Корнеев И.К. «Управление информационными ресурсами»; ИНФРА-М Москва, 2008 год.

2. Трутнев Д.Р. «Information Systems Management», Санкт-Петербург, 2008 год.

3. Королев М.А. и др. Теория экономических информационных систем.- М.: Финансы и статистика, 2004.

4. Якубайтис Э.А. Информационные сети и системы. - М.: Финансы и статистика, 2006.

5. Тулегенов Э.Т., Бралиева Н.Б., Стороженко Л.А., Матвеева И.А. Бухгалтерские информационные системы. - Алматы, Экономика, 2009г.

6. Дик В.В. Информационные системы в экономике - М.: Финансы и статистика, 2008.

7. Назарова С.В. Компьютерные технологии обработки информации. - Москва, Финансы и статистика, 2005.