Работа с программой Excel

1

Задание № 22

Создать аттестационную ведомость группы студентов (по 6 дисциплинам)

На данных аттестации:

1. Определить суммарный рейтинг каждого студента группы, по формуле

( ?(«балл»* «К рейтинга предмета»))/(«К рейтинга предмета»). Коэффициенты рейтингов предметов поместить в первой строке ведомости.

2. Выдать список студентов, имеющих суммарный рейтинг ниже среднего по группе.

3. Данные об успеваемости студентов представить в виде диаграммы.

4. Найти студентов имеющих максимальное, минимальное значение текущего рейтинга.

Огромную популярность среди широкого круга пользователей завоевал текстовый процессор Word для Windows (продукт фирмы Microsoft). Несмотря на то, что большинство людей, работающих с WinWord, используют далеко не все его возможности, они могут создавать красиво оформленные, хорошего качества документы, разрабатывать фирменные бланки, визитки, создавать элементы фирменного стиля, рекламные документы. Возможность вставлять таблицы, рисунки, графики, формулы в тексты, создаваемые в Word, также способствует завоеванию абсолютного первенства этого программного продукта.

Word - это многофункциональная программа обработки текстов (с элементами возможностей настольной издательской системы).

Ее предназначение:

Ш набор, редактирование, верстка текста и таблиц;

Ш управление всеми пунктами меню, опциями и командами с помощью мыши;

Ш просмотр на дисплее готового к печати документа без затраты бумаги на дополнительную распечатку;

Ш вставка рисунков и слайдов;

Ш заготовка бланков, писем и других документов;

Ш обмен информацией с другими программами;

Ш проверка орфографий и поиск синонимов.

Excel - программа, предназначенная для обработки числовой и текстовой информации. С ее помощью можно решать экономические, математические, инженерно-расчетные задания, проводить статистическую обработку данных, а также отображать числовую информацию в виде различных графиков и диаграмм.

Excel это приложение, позволяющее с помощью электронных таблиц анализировать данные, и выполнять вычисления, работать со списками. Оно упрощает доступ и анализ деловой информации, хранящейся на персональном компьютере, в сети и на web-страницах.

Excel имеет два окна - программное (внешнее) и рабочее (внутреннее). Внутреннее окно Sheet # содержит рабочую страницу (лист), представляющую двумерную прямоугольную таблицу. Справа и внизу на рабочем листе расположены линейки со стрелками прокрутки, позволяющие с помощью мыши быстро перемещаться по странице.

Каждый лист по умолчанию имеет имя: «Лист1», «Лист2» и т.д. Рабочие листы объединяются в одну рабочую книгу, которая хранится в отдельном файле, например Book.xls.

Электронные таблицы Excel позволяют обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к перерасчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем не самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например, для:

v проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

v автоматизации итоговых вычислений;

v решение задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

v обработки результатов экспериментов;

v проведения поиска оптимальных значений параметров;

v подготовки табличных документов;

v построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Достоинства Excel:

ь Эффективный анализ и обработка данных;

ь Богатые средства форматирования и отображения данных;

ь Наглядная печать;

ь Совместное использование данных и работа над документами;

ь Обмен данными и информацией через Internet и внутренние Internet-сети

Одним из достоинств Excel является его способность проводить вычисления при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Для выполнения своего расчетного задания мне потребуется работать с формулами: вычислять суммарный рейтинг студентов, находить среднее значение об успеваемости студентов.

Для вычисления значения я использую «мастер функций». Функции, предназначенные для выполнения итоговых вычислений, часто применяют при использовании таблицы Excel в качестве базы данных, а именно на фоне фильтрации записей или при создании сводных таблиц.

1. На основе задания я составил аттестационную ведомость студентов по 6 дисциплинам (рис. 1).

РИС.1

2. Далее я приступил к первому этапу своей работы: определить суммарный рейтинг каждого из студентов, по формуле ((«балл»* «К рейтинга предмета»)). Для этого мы наводим курсор на ячейку H5 и вводим запись, которая представлена на рис. 2, далее нажимаем Enter.

РИС. 2

Данная запись представляет, умножение балла на коэффициент рейтинга предмета и так далее суммируя произведение его баллов и рейтинга предметов. Получаем суммарный рейтинг предмета (рис. 3).

РИС. 3

Пользуясь этой записью, заполняем следующие ячейки (рис. 4).

РИС. 4

3. На следующем этапе нужно выдать список студентов, имеющих суммарный рейтинг ниже среднего. Для этого мне сначала нужно вычислить среднее значение.

Существует несколько способов вычисления среднего значения. Его можно найти на панели задач (кнопка автосумма ), либо использовать «мастер функций» Я воспользуюсь мастером функций Excel. Поставим курсор на ячейку H26 и вызовем мастера функций. Для того, чтобы его вызвать нужно в основном меню вызвать пункт «вставка» и в нем вызвать пункт «функция» (рис. 5).

РИС. 5

Мастер функций состоит из двух шагов. На первом шаге выбираем функцию: максимальное, минимальное, среднее значение и т.д. Мне нужно найти среднее значение, я выделяю его и нажимаю ОК (рис. 6).

На втором этапе нужно указать диапазон, в котором функция будет искать среднее значение, для этого наводим курсор на красную стрелку (рис. 7) и выделяем диапазон, затем нажав на эту же стрелку, возвращаемся обратно и нажимаем ОК. Получаем таблицу на рис. 8

РИС. 6

РИС. 7

РИС. 8

Мы получили среднее значение, теперь на основе его надо выдать группу студентов имеющих рейтинг меньше среднего значения. Для этого я воспользуюсь командой «Автофильтр». Для его вызова я выделил исходную таблицу и в основном меню вызвал пункт «данные» затем выбрал пункт «фильтр» и «автофильтр». После его вызова появились две стрелки (рис. 9). Далее нужно навести курсор на стрелку, появится окошко, в котором нужно нажать «условие» (рис. 10).В следующей стадии выдается «пользовательский автофильтр», в котором нужно поставит «меньше» И «46,49238095» (это среднее значение) и нажать ОК (рис. 11). Студенты, имеющие рейтинг меньше среднего значения на рисунке 12. С помощью этой команды можно задавать и другие условия, например, больше, меньше, равно, не равно и т.д. Это намного упрощает вычисления и экономит много времени.

РИС. 9

РИС. 10 РИС. 11

РИС. 12

4. На четвертом этапе представляем данные об успеваемости студентов в виде диаграммы.

Для построения диаграммы выделяем нужный диапазон, и на панели инструментов нажимаем иконку «мастер диаграмм». Перед нами представляется диалоговое окно, в котором на вкладке «стандартные» указываем в списке пункт «гистограмма» и затем выбираем в правой части диалогового окна обычную гистограмму и нажимаем «далее» (рис. 13).

На втором шаге поставим «ряды в столбцах», чтобы показать успеваемость каждого из студентов (рис. 14).

На третьем шаге на вкладке «заголовки» подписываем название диаграмм, и ось ОУ подпишем: «баллы» (рис. 15). На вкладке «легенда» убираем флажок «добавить легенду» (рис. 16).

На четвертом шаге укажем, чтобы диаграмма была размещена на отдельном листе под названием «диаграмма» (рис. 17). После нажатия кнопки готово Excel добавит еще один лист под именем диаграмма, на котором будет представлен конечный результат по построению диаграммы.

РИС. 13

РИС. 14

РИС. 15

РИС.16

РИС. 17

На пятом этапе нужно выдать список студентов имеющих максимальное и минимальное значение суммарного рейтинга. Для этого нам опять потребуется команда «мастер функций». Также заходим «вставка» - «функция», но уже в функции выбираем макс. Нажимаем ОК (рис. 18). Далее указываем диапазон, используя красную кнопку. Далее ОК (рис.19). После выполнения всех действий получаем максимальное значение (рис. 20). Точно в такой же последовательности находим минимальное значение (но уже за место макс. выбираем миним.) (рис.21).

РИС. 18

РИС. 19

РИС. 20

РИС. 21

Вычисление средних значений, минимальных, максимальных и т.д., упрощает и экономит много времени при обработки большого количества информации.

Список использованной литературы

1. Информатика. Базовый курс. 2-е издание / Под. Ред. С.В. Симоновича. - СПб.: Питер, 2005. - 640 с.: ил.

2. Информатика: учебник. - 3-е перераб. Изд./ под. ред. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 762 с.: ил.

3. Информатика: Общий курс: учебник / под. ред. академика РАН В.И. Колесникова. - М.: Наука - Пресс, 2007. - 400 с.