Текстовый процессор WORD 2003

Щелкая на кнопке Формат и выбирая пункты Шрифт, Абзац, Граница, настройте последовательно параметры абзаца в соответствии с заданием.

Завершите настройку параметров стиля, щелкнув на кнопке Оk и покинув окно Создание стиля.

Проверьте форматирование стилем Пояснение. Выделите какой-либо абзац в тексте, например, последний абзац текста, и выберите стиль Пояснение из списка стилей на панели форматирования. Отформатированный абзац примет такой вид как на рис.13.

Рис. 13. Вид абзаца после применения к нему стиля форматирования Пояснение.

Для создания нового стиля выделите абзац, отформатированный стилем Пояснение и выполните команду ФОРМАТ>Стили и форматирование. В окне Стиль щелкните на кнопке Создать стиль.

В окне Создание стиля присвойте стилю имя Пояснение 1 и щелкните на кнопке Формат. Измените параметры стиля в соответствии с заданием, выбирая последовательно пункты меню Шрифт, Абзац, Граница.

Щелкните на кнопке Ok и закройте окно Стиль.

Проверьте форматирование стилем Пояснение 1. Выделите предыдущий абзац в тексте и примените к нему новый стиль. Абзац примет вид, как на рис. 14

Рис.14 . Вид абзаца, отформатированного стилем Пояснение 1

Примечание. Если при создании нового стиля, находясь в окне Создание стиля, включить флажок Добавить в шаблон, то созданный стиль автоматически пополнит список стилей общего шаблона.

ЗАДАНИЕ 26. ВНЕСЕНИЕ ИСПРАВЛЕНИЙ В ТЕКСТ

При работе над сложными большими ответственными документами, а также при работе над одним документом нескольких авторов возникает необходимость контроля внесенных в текст изменений, называемых исправлениями. Процессор Word позволяет установить различные режимы работы с исправлениями. Исправления можно:

· отображать или не отображать

· принять или отклонить

· сохранять в файле

· печатать или нет.

Word позволяет выполнять сравнение двух версий документа и обнаружить между ними различия. Это можно сделать с помощью команды СЕРВИС>Сравнить и объединить исправления.

Создайте небольшой тестовый документ и сохраните его до внесения исправлений. Настройте параметры работы с исправлениями. Включите режим записи исправлений. Внесите в текст изменения в виде добавленных, удаленных и замененных слов, а также измените формат одного из абзацев. Отключите и включите режим просмотра исправлений. Сравните исходную и измененную версию документа.

Выполнение

Создайте новый документ и введите на его первую страницу какой-либо текст, например, следующий текст:

Размещение текста и рисунков на странице

Для перемещения графических объектов, включая поля, автофигуры, картинки, фигурный текст, рисунки и импортированную графику ѕ во многих случаях достаточно просто перетащить их туда, куда необходимо. Однако существует возможность перемещения объекта в точно заданную позицию, а также "привязки" или прикрепления объекта к абзацу таким образом, чтобы при перемещении абзаца объект перемещался автоматически.

Сохраните текст в файле с именем Текст1.doc.

Введите следующие исправления в 1-м абзаце тексте:

· после слова "автофигуры" добавьте слово "формулы";

· удалите слово "рисунки" после слова "фигурный текст";

· установите для слов "графические объекты" полужирный шрифт. Сохраните новый текст в документе Текст2.doc и закройте этот документ.

Откройте Текст1.doc и сравните его текст с текстом, записанным в файл Текст2.doc. Для этого выполните команду СЕРВИС> Сравнить о объединить исправления. В окне Сравнить и объединить документы откройте файл Текст2.doc. Вы увидите выделенными те исправления, которые были сделаны в файле Текст2.doc.

Откажитесь от сделанных исправлений. Для этого включите режим исправлений, дважды щелкнув по индикатору ИСПР, расположенному в строке состояния. Вызовите контекстное меню индикатора ИСПР, щелкнув на нем правой клавишей мыши. Выберите пункт Область проверки. Внизу окна появятся Изменения и примечания в основном документе, где отобразятся все изменения, произведенные в документе.

Повторно вызовите контекстное меню индикатора ИСПР. Выберите пункт Параметры. Появится окно настройки параметров исправлений.

ЗАДАНИЕ 27. СОЗДАНИЕ НОВОГО МЕНЮ

При работе с текстовым процессором Word пользователь имеет возможность создавать наиболее удобную для себя среду взаимодействия с программой, а именно:

· выполнять настройку меню и панелей инструментов,

· определять правила вывода команд в меню,

· располагать на панелях необходимые кнопки,

· создавать свои собственные инструменты и панели,

· создавать свои собственные кнопки,

· назначить макрос, команду, шрифт, элемент автотекста или стиль любой дополнительной кнопке на панели инструментов.

Для настройки основных опций меню и панелей инструментов следует выполнить Сервис>Настройка и перейти на вкладку Параметры.

Word позволяет добавлять или удалять инструментальные панели, создавать собственные настраиваемые панели, вводить в меню новые категории и команды, изменять названия команд, добавлять или удалять кнопки на инструментальных панелях, изменять подписи к кнопкам и т.п. Все эти операции могут быть выполнены при единственном условии - открытом окне настройки.

В частности, панель меню (категорий) может быть дополнена категорией Формы, которую удобно использовать для работы с формами.

Создайте новое меню (категорию) на инструментальной панели с именем Формы, поместив его после меню Окно. Включить в список пунктов этого меню все команды категории Формы.

Выполнение

Выполните команду СЕРВИС>Настройка. Установите вкладку Команды и выберите категорию Новое меню.

Перетащите из правого окна вкладки команду Новое меню в заданное место строки меню окна Word.

Замените название Новое меню на Формы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на имени меню в строке Меню. Появится контекстное меню, где в поле Имя впишите новое имя меню - «Формы». После замены имени нажмите клавишу «Enter». Окно редактирования исчезнет.

В окне Настройка выберите категорию Формы и перетащите все пункты из окна Команды, находящиеся на правой панели меню Настройка, в строку основного меню Формы. При перетаскива-нии клавишу мыши отпускайте только после установки указателя в область пунктов меню, которое появляется, если траектория перемещения пройдет через имя пункта.

Примечание: Для удаления ошибочно созданных меню или их пунктов в режиме Настройка перетащить соответствующий объект за пределы инструментальной панели.

ЗАДАНИЕ 28. ПОСТРОЕНИЕ И ЗАПОЛНЕНИЕ ФОРМ. РАБОТА С ПОЛЯМИ WORD. СОЗДАНИЕ ШАБЛОНА ПЛАТЕЖНОГО

Форма -- это документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. Приложение Word позволяет создавать как печатные, так и электронные формы. Формы содержат постоянные, неизменяемые части и переменные, изменяемые, которые требуется заполнить. Для облегчения заполнения формы содержат вспомогательную информацию: примечания, подсказки с вариантами заполнения, пояснения и т.п. Чтобы придать форме более эстетичный вид, в не добавляют художественно оформленный текст и графические элементы

Для создания электронных форм используется панель инструментов Формы. После создания электронной формы, ее следует защитить, так чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля. Поля формы обычно затеняют, чтобы их легче было находить на экране.

Введите в начало открытого документа с помощью команды ВСТАВКА>Поле следующие поля со сведениями о документе:

поле, содержащее фамилию автора

поле, содержащее имя файла

поле, содержащее размер файла с данным документом

поле, содержащее название документа.

Создайте шаблон (форму) для печати платежных поручений в соответствии с рис. 15.

· Используя элемент Формы - Текстовое поле, введите следующие названия полей платежного поручения:

a) сведения о плательщике;

b) сведения о банке плательщика;

c) сумму прописью;

d) сведения о банке получателе;

e) номер платежного поручения;

f) вид платежа;

g) наименование, счета и БИК получателя;

h) вид оплаты, срок и очередность платежа;

i) назначение платежа.

Рис. 15. Образец платежного поручения

Введите в форму платежного поручения:

· Для ввода даты создайте поле даты в соответствующем формате, обеспечивающее автоматический ввод текущей даты. Для этого войдите в меню Вставка > Поле и в категории Дата-время. выберите Дату создания документа.

· Для ввода вида платежа создайте элемент управления - поле со списком, позволяющее выбирать одно значение из нескольких возможных. Для этого используйте меню Формы > Поле со списком. Элементами поля сделайте слова: электронно, почтой, телеграфом. Введите защиту формы.

Выполнение

1. Создайте таблицу с количеством столбцов и строк, соответствующих платежному поручению. Первоначально достаточно создать таблицу из 12 строк по 3 столбца. В дальнейшем, используя кнопки инструментальной панели Таблицы и границы "карандаш (Нарисовать таблицу) и "ластик" (Изменить таблицу), можно будет добавлять и удалять ячейки в необходимых областях таблицы.

2. Введите постоянную (неизменяемую) информацию в клетки таблицы, выбирая тип и размеры шрифта, вводя или отменяя обрамление ячеек, объединяя или разделяя ячейки таблицы. Отрегулируйте расстояния между горизонтальными и вертикальными линиями, обрамляющими ячейки таблицы в строгом соответствии с рис. 15.

3. Введите в 1-ую строку поле даты выписки платежного поручения и установите соответствующий ему формат.. Включите флажок Сохранять форматирование при обновлении. В платежном поручении появится текущая дата в требуемом формате.

4. Создайте в 1-ой строке платежного поручения поле со списком для выбора вида платежа. Для этого включите инструментальную панель Формы. Установите курсор в позицию, где должно быть поле и щелкните на кнопке Поле со списком. Включите затенение полей формы, щелкнув на соответствующей клавише панели Формы. Щелкните на кнопке Параметры поля формы. Откроется окно с соответствующим названием (рис. 16). Введите в этом окне элементы списка. Для этого введите слово "электронно" и нажмите кнопку "Добавить", затем введите слово "почтой" и т.д. Завершите ввод щелчком по кнопке Ok. Включите защиту формы и проверьте работу поля. Для продолжения настройки отключите защиту формы.

Рис.16. Окно ввода элементов поля со списком

5. Используя кнопку Текстовое поле панели Формы, введите поля для всех изменяемых данных платежного поручения:

номер поручения

сумма числом

сумма прописью

наименование получателя

банк получателя

БИК и номера счетов получателя

ИНН получателя

вид оплаты, срок и очередность оплаты

назначение платежа.

6. Включите защиту формы, щелкнув на соответствующей кнопке панели Формы. Окончательный вид шаблона платежного поручения представлен на рис. 17.

7. Сохраните платежное поручение как шаблон. Для этого выполните команду ФАЙЛ>Сохранить как и в окне Сохранение документа выберите из списка тип файла Шаблон документа (*.dot). Присвойте файлу имя Платежное поручение.

8. Заполните данными поля шаблона и просмотрите платежное поручение в режиме предварительного просмотра.

Рис. 17. Шаблон платежного поручения

ЗАДАНИЕ 29. СОЗДАНИЕ СОСТАВНЫХ ДОКУМЕНТОВ. СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Часто приходится изготавливать серию однотипных документов, имеющих по существу одинаковое содержание, но предназначенных, например, для рассылки различным лицам или организациям во множество адресов. Можно существенно сэкономить время изготовления таких документов, если воспользоваться механизмом слияния двух документов - основного документа и источника данных.

Основной документ может быть документом на бланке, конвертом или почтовой наклейкой и содержит информацию одинаковую для всей серии документов. В качестве основного документа можно использовать новый или уже имеющийся документ. В основной документ можно помещать текст, таблицы, рисунки и другие сведения, общие для всех конечных документов. После этого в основной документ добавляются так называемые поля слияния, которые определяют, в каком месте размещать переменные данные из источника данных. При слиянии основного документа с источником данных поля слияния заменяются соответствующими данными из источника данных.

На основе таблицы со сведениями об адресатах создайте надписи на серии почтовых конвертов путем слияния основного документа с источником данных. Отберите для надписей лишь те данные, которые соответствуют заданному условию.

Рис. 18. Схема почтового конверта

Выполнение

Откройте новый документ Word и создайте в нем таблицу с данными для слияния. Для этого включите инструментальную панель Таблицы и границы и, щелкнув на кнопке Добавить таблицу, вставьте таблицу размером 67. Занесите в таблицу данные в соответствии с таблицей 3. Сохраните документ с таблицей данных под именем Таблица3.doc.

Откройте еще один новый документ Word и выполните команду СЕРВИС>Письма и рассылки>Слияние. Появится диалоговое окно Слияние.

На шаге 1: Выберите тип создаваемого документа - Конверты,. затем щелкните на кнопке Далее.

На шаге 2: Щелкая по кнопке Параметры конверта, открывается окно Параметры конверта, в котором устанавите размер конверта, равным 10, а также настройте шрифты адреса получателя и обратного адреса.

На шаге 3: происходит выбор получателей. Для этого, нажав на кнопку Обзор , найдите и откройте файл Таблица 3.doc.Если из списка необходимо выделить только тех получателей, которые удовлетворяют некоторым условиям, то нажмите кнопку Найти…

Например, если необходимо проверить кредитоспособность фирмы, т.к. она должна быть надежным партнером, то в окне В поле выберите «Кредитоспособность», а в окне Найти - наберите «да».

5. На шаге 4 происходит разработка конверта. В окне Блок адреса

поставьте галочку в окне:

ь Вставить имя получателя в формате- выбрать формат;

ь Вставить название организации;

ь Вставить почтовый адрес;

ь Всегда включать в адрес страну

ь Форматировать адрес в соответствии со страной доставки. нажмите ОК.

Чтобы сформировать строку приветствия, нажмите на кнопку Строка приветствия .Нажав на кнопку Другие элементы, выберите Поля адреса или Поля базы данных.

6. На шаге 5 происходит завершение процесса слияние и корректировка. Просмотрите результат объединения, Вы должны увидеть, что создались новые документы: шаблон конверта и документ Конверты и, что произошло слияние только с данными таблицы, отвечающими поставленным условиям.

7. Сохраните новые документы под своими именами.

ЗАДАНИЕ 30. РАБОТА С МАКРОСАМИ. СОЗДАНИЕ МАКРОСА С ПОМОЩЬЮ РЕКОРДЕРА