Работа в системе Microsoft Access

Министерство сельского хозяйства российской Федерации

ФГОУ ВПО "Саратовский государственный аграрный университет"

Кафедра

Автоматизированных информационных систем в АПК

Курсовой проект

На тему: Работа в системе Access Microsoft

Выполнила студентка

3-го курса заочного отделения

Факультета: "Экономика и

управление на предприятиях АПК"

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Информационные системы

1.1 Общие сведения об информационных системах

1.2 Информационные технологии

2. Проектирование базы данных

2.1 Общие сведения о базах данных

2.2 Проектирование базы данных

2.3 Построение информационно логической модели базы данных

3. Запрос в базе данных

3.1 Общие сведения о запросах

3.2 Технология запроса. Вычисления запросах

4. Формы как объект СУБД Access

4.1 Общие положения

4.2 Технология загрузки базы данных с помощью формы. Автоформы

4.3 Основы создания многотабличной формы. Создание сложной

формы в режиме мастер формы и конструктор

5. Отчеты

5.1 Основы конструирования отчета

5.2 Конструктор отчетов

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Системы управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым распространенным видом программного обеспечения. СУБД имеют более чем тридцатилетнюю историю развития с сохранением преемственности и устойчивых традиций. Идеологическая ценность СУБД объясняется тем, что в основе программ такого рода лежит концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных. В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в виде файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные имена. Многие практически важные случаи хорошо укладываются в такое представление данных. Например, в отделе кадров информация о сотрудниках имеют такую природу. Сотрудников принимают на работу и увольняют, но форма личного листа по учету кадров остается неизменной для каждого сотрудника. Товарно-материальные ценности приходят и уходят, но форма инвентарной карточки остается неизменной. Число примеров без труда можно множить. Ясно, что СУБД является адекватным средством во всех случаях, когда исходную информацию можно представить в виде таблицы постоянной структуры, но неопределенной длины или в виде картотеки, содержащей неопределенное количество карточек постоянной структуры.

Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции:

§ добавить в базу данных одну или несколько записей;

§ удалить из базы данных одну или несколько записей;

§ найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию;

§ обновить в базе данных значение некоторых полей.

Большинство СУБД поддерживают, кроме того, механизм связей между различными файлами, входящих в базу. Например, связь может установиться явным образом, когда значением некоторых полей является ссылка на другой файл, такие СУБД называются сетевыми, или же связь может установиться неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах. Такие СУБД называются реляционными.

MS Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает "доступ". MS Access -- это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования -- Visual Basic Application. Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

§ доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;

§ СУБД полностью русифицирована;

§ возможность использования OLE технологии;

§ интегрированность с пакетами Microsoft Office;

§ поддержка WWW-идеологии (только в Access 97);

§ визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi;

§ широко и наглядно представлена справочная система;

§ наличие большого набора "мастеров" по разработке объектов.

Запустить систему Access можно несколькими способами:

§ запуск с помощью главного меню в WINDOWS 95/98;

§ запуск с помощью ярлыка на рабочем столе или панели MS Office;

§ открытие какой-либо базы данных автоматически запускает Access.

1. Информационные системы

1.1 Общие сведения об информационных системах

Под системой понимают любой объект, которой одновременно рассматриваются как единое целое и как совокупность разнообразных элементов объединенных в интересах достижения поставленных целей. Информационная система - это взаимосвязанная совокупность свойств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленных целей.

Примеры систем:

· фирма (люди, оборудование, материалы, здания);

· компьютер (электронные и электромеханические элементы, линии связи и др.);

· телекоммуникационная система (компьютеры, модемы, кабели, сетевое и программное обеспечение).

Примеры информационных систем:

· компьютеры;

· компьютерные сети;

· люди;

· информационное и программное обеспечение.

Основные процессы в информационной системе:

· ввод информации из внешних или внутренних источников;

· обработка входной информации и представление её в удобном виде;

· вывод информации для представления потребителям или в другую систему;

· обратная связь - информация переработанная людьми и предназначенная для коррекции входной информации.

Свойства информационной системы:

· любая информационная система строится на основе общих принципов построения системы;

· система является динамичной и развивающейся;

· использование системного подхода при построении информационной системы;

· выходной информацией является информация на основе, которой принимается решение;

· информационная система воспринимается как человеко - компьютерная система обработки информации.

Результаты внедрения информационных систем:

1) получение более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем;

2) освобождение работников от рутинной работы за счет её автоматизации;

3) обеспечение высокой достоверности информации;

4) замена бумажных носителей данных на магнитные диски, что приводит к более рациональной организации, переработке информации на компьютере и снижению объемов на бумаге;

5) совершенствование структуры потока информации и системы документооборота в фирме.

Структура информационной системы.

Структура информационной системы - совокупность отдельных её частей называемых подсистемами. Подсистема - это часть системы, выделенная по какому либо признаку.

Информационное обеспечение - это совокупность единой системы классификации и кодирования информации унифицированных систем документации, схем информационных потоков и методология построения базы данных.



Технологическое обеспечение - это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технические процессы.

Математическое и программное обеспечение - это совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

Организационное обеспечение - это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Правовое обеспечение - это совокупность правовых норм определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем и регламентирующий порядок получения, преобразования и использования информации.

1.2 Информационные технологии

Технология в переводе с греческого означает искусство, мастерство, умение, а нечто иное, как процесс. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий направленную на достижение поставленных целей.

Процесс должен определяться выбранной человеком стратегии и реализуется с помощью совместимости различных средств и методов. Под технологией материального производства понимают процесс изготовления, изменения состояния средств формы сырья или материалов. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи, в целях получения материального продукта. Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов как нефть, газ, полезные ископаемые. Следовательно, процесс её переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию.

Информационная технология - это процесс использующий совокупность свойств, методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества, состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель технологии материального производства выпуск продукции удовлетворяющей потребности человека или системы. Цель информационной технологии - это производство информации для её анализа человеком и принятия на основе анализа соответствующего решения по выполнению, каких либо действий.

Новая информационная технология - это технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя использующая персональные компьютеры и телекоммуникативные средства. Прилагательные компьютерные обозначает, что основным техническим средством реализации является компьютер.

Три основных принципа новой информационной технологии:

1) интерактивный (диалоговый режим работы с компьютером);

2) интергрированность (стыковка, взаимосвязь) с другими программными ресурсами;

3) гибкость процесса изменения, как данных, так и постановок задач.

Инструментарий информационной технологии.

Реализация технологического процесса материального производства осуществляется с помощью различных технических средств, к которым относится инструменты, оборудование, станки, консервные линии. По аналогии информационные технологии должны быть подобные. Такими техническими средствами произведенной информации является аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса. Инструментарий информационной технологии - это один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера. Технология работы, в котором позволяет достичь поставленной пользователем целей. В качестве инструментария можно использовать следующие виды программных производств: текстовый процессор, настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, информационные системы специального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга), экспертные системы.

Соотношение информационных технологий и информационных систем.

Информационная технология тесно связана с информационными системами которые являются для неё основной средой. На первый взгляд определения информационной технологии и информационной системы очень похожи между собой, однако, это не так. Информационные технологии являются процессом, состоящим из четко регламентирующих правил, выполнения операций, действий разной степени сложности над данными хранящимися в компьютере. Основная цель информационных технологий получить необходимую для пользователя информацию.

Информационная система является средой составными элементами, которой является компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди и различного рода технические и программные средства связи. Основная цель информационной системы организация хранения передачи информации. Информационная система - это человеко-машинная система обработки информации.

Реализация функций информационной системы не возможна без знания ориентаций на нее информационной технологии. А информационная технология может существовать вне сферы информационной системы. Таким образом, информационная технология является более емким понятием отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В умелом сочетании двух информационных технологий управленческой и компьютерной залог успешной работы информационной системы.

2. Проектирование базы данных

2.1 Общие сведения о базах данных

Цель любой информационной системы обработка данных об объектах реального мира. В общем смысле этого слова база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира, в какой-то предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира подлежащего изучению с целью организации управления и, в конечном счете, для автоматизации управления. Создавая базы данных пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам чтобы в дальнейшем производить выборку информации по этим признакам или сочетанию признаков. Это возможно сделать в том случае если данные структурированы. Структурирование - это введение соглашения о способах представления данных, не структурными называются данные представленные в виде текста. В современных технологиях для баз данных предполагается, что создание базы данных её поддержка и обеспечение доступа к ней осуществляется, централизовано с помощью специальной программы, которая называется системой управления базами данных.

База данных - это поименованная совокупность структурных данных относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержание их в актуальном состоянии и организация поиска в них необходимой информации.

Виды моделей баз данных.

Ядром любой базы данных является модель данных, т.е. структура построения баз данных. Модель данных представляет собой множество структур данных ограничения целостности и операций манипулирования данными. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними. Существует три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная.

Иерархическая структура представляет совокупность элементов связанных между собой в виде ориентированного графа (перевернутое дерево)

К сетевой модели при тех же основных понятиях (уровень, узел, связь) каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.

Реляционная модель данных представляет собой базу данных состоящей из множества таблиц связанных между собой по различным параметрам. Каждая таблица представляет собой двумерный массив, который обладает следующими свойствами:

1) каждый элемент таблицы это элемент данных;

2) все столбцы в таблице однородные т.е. тип данных одинаковый;

3) каждый столбец имеет уникальное имя;

4) одинаковые строки в таблицах отсутствуют;

5) порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.



Группы	студент	личные данные
номер группы	номер группы	номер п/п
	номер п/п

Информационный объект - это описание некоторой сущности (реального объекта, явления процесса, события и т.д.) в виде совокупности логически связанных реквизитов (информационных элементов).

Такими существующими для информационного объекта могут быть цех, склад, материал, вуз, студент и т.д. Информационный объект определенного реквизитного состава и структуры образует класс (тип) которому присваивается уникальное имя. Информационный объект имеет множество реализаций, т.е. экземпляров каждый из которых представляет совокупность конкретных значений реквизитов и определяется значением ключа (простого то один реквизит, составного), остальные реквизиты этого информационного объекта являются описательными.

2.2 Проектирование базы данных

Для проектирования базы данных необходимо располагать описанием выбранной предметной области, которое должно охватывать реальные объекты и процессы, определять все необходимые источники информации для обеспечения предполагаемых запросов пользователя в решаемых задачах.

При разработке модели данных могут использоваться два подхода:

1) аналитический или процессный. Сначала определяется основные задачи, для которых строится база, выявляются информационные потребности задач, и определяется состав и структура информационных объектов модели, а также связи между ними;

2) интуитивный. Сразу устанавливаются типовые объекты предметной области и их взаимосвязи.

Наиболее рационально использование моделей это связано с тем, что на начальном этапе проектирования нет исчерпывающих сведений обо всех задачах. Использование такой технологии оправдано и тем, что средства реляционной базы данных Access позволяют на любом этапе проектирования внести необходимые изменения в базу и модифицировать её структуру. Этапы проектирования и создания базы данных могут быть разбиты на два этапа: бумажные (проектирование базы данных), создание на компьютере. При проектировании базы данных каждый информационный объект предметной области отображается предметной таблицей. Логические связи между парой таблиц отображают связи между информационными объектами и характеризуются отношением один к одному или один ко многим. Эти связи устанавливаются по уникальному ключу одной из таблиц, которая является главной во второй таблице, которая называется подчиненной поле связи может быть частью ключа (т.е. ключ может быть составным) или может быть не ключевым в подчиненной таблице.

В процессе создания базы данных на компьютере сначала осуществляется конструирование таблиц средствами Access далее создается схема данных в которой фиксируется логические связи таблицы. При этом могут быть заданы параметры поддержания связной целостности данных, если модели данных разработаны в соответствии с требованиями нормализации. Связная целостность данных обозначает, что в базе данных установлены и поддерживаются взаимосвязи между записями разных таблиц при загрузке, добавлении и удалении записей в связанных таблицах. При обеспечении связанной целостности в подчиненной таблице не может существовать запись, для которой отсутствует связная запись в главной таблице. После формирования схемы данных можно приступить к вводу данных, причем вводить данные надо начиная с главных таблиц.

2.3 Построение информационно - логической модели базы данных

Информационно - логическая модель отображает данные предметной области в виде совокупности информационных объектов и связей между ними. Эта модель представляет данные подлежащие хранению в базе данных. На основе описания предметной области выявляется функция зависимость реквизитов всех документов. Анализ этой функциональной зависимости позволяет выделить информационные объекты, в которые входят логически связанные реквизиты. К каждому информационному объекту предметной области присваивается уникальное имя. При графическом изображении модели каждый информационный объект представляется прямоугольником обозначением его имени и ключа - идентификатора.

Студент	НЗК
НЗК	фамилия
	имя
	отчество
	группа
	староста

Любая база данных должна отвечать требованиям нормализации:

1) часть атрибутов каждого информационного объекта должна содержаться в уникальном идентификаторе - ключе. Ключ является простым, если он состоит из одного реквизита или составным, если состоит из нескольких.

2) все описательные реквизиты должны быть взаимонезависимы, т.е. между ними не должно быть функциональной зависимости.

3) все реквизиты, входящие в составной ключ должны быть также взаимонезависимы.

4) каждый описательный реквизит должен функционально полно зависеть от ключа, т.е. каждому значению ключа должно соответствовать только одно значение описательного реквизита, а при составном ключе описательные реквизиты должны зависеть от всей совокупности реквизитов, образовывающие ключ.

5) каждый реквизит или атрибут должен зависеть от ключа нетранзитивно (непосредственно) т.е. не должен зависеть через другой промежуточный реквизит.

6) в случае транзитивной зависимости между реквизитами можно выполнить расщепление совокупности реквизитов с образованием двух информационных объектов вместо одного. Выполнение требований нормализации и обеспечивает построение базы данных без дублирования описательных данных.

Логическая структура базы данных является адекватным отображением полученной информационно - логической модели не требующим дополнительных преобразований. Каждый информационный объект модели данных отображается соответствующей данной реляционной таблицей содержащей все свои реквизиты.

3. Запрос в базе данных

3.1 Общие сведения о запросах

Запросы является одним из основных элементов выборки записей обновления таблиц и обработки данных в таблицах базы данных. Результат выполнения запроса - это новая таблица чаще всего временная, которая существует до закрытия запроса. Структура такой таблицы определяется выбранными полями из одной или нескольких таблиц. Записи формируются путем объединения записей таблиц участвующих в запросе. Условия отбора, сформулированные в запросе позволяет фильтровать записи составляющие результат объединения таблиц.

Простейшие запросы создаются с помощью мастера, более сложные создаются в режиме конструктор. Конструктор предоставляет пользователю удобное диалоговое графическое средство "бланк запроса" для формирования запроса. Запрос строится на основе или нескольких взаимосвязанных таблиц, позволяя комбинировать содержащиеся в них информацию при этом могут использоваться как исходные таблицы базы данных, так и вновь созданные по различным запросам. С помощью запросов можно выполнять следующие виды обработки данных:

1) выработка записей удовлетворяющих условию отбора;

2) включение в результативную таблицу запроса нового поля по желанию пользователя;

3) проведение вычислений в каждой из полученных записей;

4) обновление полей в выбранном под множестве записей.

Перечисленные выше виды обработки данных выполняются следующими видами запросов:

1) запрос на выборку. Выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является новая таблица, которая существует до закрытия запроса. Запросы могут служить источниками записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

2) запрос на создание таблицы выбирает данные из других таблиц и запросов и сохраняет их в новой постоянной таблице.

3) запросы на обновление, добавление, удаление.

4) перекрестный запрос - это специальные запросы итогового типа.

3.2 Технология запроса. Вычисления в запросах

Основные принципы построения различных запросов заложены в технике создание запроса на выборку являющегося основой запроса всех видов. Для выполнения необходимых действий при создании запроса исполняются команды меню или панели инструментов "конструктор запроса". Эта панель автоматически открывается, когда создается новый запрос в режиме конструктор или при редактировании существующего запроса. Для создания запроса необходимо в базе данных выбрать вкладку "запросы" и нажать кнопку "создать". Открывается окно "новый запрос". В нем выбрать режим "конструктор" и нажать "Ok". В открывшимся окне "добавление таблиц" выделить используемые для запроса таблицы и нажать кнопку "добавить". По окончании добавления таблиц закрыть окно кнопкой "закрыть". В результате появляется окно конструкторов запросов в заголовке которого написано "запрос1": запрос на выборку. Окно конструктора разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных, которая включает выбранные для данного вида запросы, а нижняя панель является бланком запроса по образцу. Каждый столбец бланка относится к одному запрошенному полю. Поля могут использоваться для включения в таблицу запроса для задания сортировки, для задания условий отбора записей, а также для выполнения вычислений в записях таблицы. Назначение строчек бланка запроса ясно из подписей этих строк. В строке "или" задаются альтернативные условия отбора записей, то есть можно применить логическую схему, связь "или". Если при состоянии запроса необходимо добавить ещё таблицу нужно выполнить команду запрос - добавить таблицу. Для удаления поля из бланка запроса необходимо его выделить (в поле поставить курсор появиться стрелка вниз). Для перемещения столбца в бланке запроса надо выделить столбец поставить на него курсор нажать левую кнопку мыши и удерживая её перетащить столбец в нужное место. В строке условия отбора могут быть использованы следующие операторы:

=, <, >, < >, <=, >=, Between, in, like, and, or,not.

В запросе над значениями полей могут производиться вычисления. Выражение для вычисления вводится в бланк запроса в пустое поле "строки поле" и вызывается построитель выражений. Название вычисляемого поля примет вид:

Выражение 1:

Србал:=(Word+Excel+Access)/3

В вычислении могут использоваться встроенные функции, их предусмотрено до 150 штук. По окончании набора бланка запроса его можно сохранить или выполнить. Для выполнения запроса нажать кнопку выполнить

При закрытии бланка запроса кнопкой

Сохранить изменения макета или структуры запроса

4. Формы как объект СУБД Access

4.1 Общие положения

Системами управления базами данных Access предоставляет большие возможности по конструированию диалогового интерфейса пользователя для работы с базой данных. Основой такого интерфейса являются формы. Через формы может осуществляться первоначальная загрузка данных во взаимосвязанные таблицы, а также просмотр данных и их корректировка. Работая с формой можно добавлять записи в таблицы, изменять значения в полях и получать расчетные данные. Одним из элементов формы является графические кнопки, которые позволяют выполнять следующие операции:

· переходы по записям источников формы;

· работа с формой (закрытие, открытие, обновление данных, печать формы);

· работа с отчетом (просмотр, печать, вывод в файл);

· запуск макроса или запроса или печать таблицы и др..

Таким образом, комплекс средств создания форм и работы с ними позволяют значительно упростить технологию работы с базой данных, сделав её комфортной для пользователя. Форма служит в первую очередь для тех, кто наполняет базу данных информацией. Разумеется, можно вводить данные непосредственно в таблицу, но в таблице может быть информация, к которой пользователь не имеет права доступа, в этом случае базу данных можно представить в виде большой таблицы, а форму в виде листа бумаги в которой сделали прорези к тем полям, к которым пользователь имеет доступ. И он вводит информацию только в эти поля.

4.2 Технология загрузки базы данных с помощью формы

Поскольку источником данных является первичные данные (накладные, счета, выписки и тд.) то при создании макета для таких форм целесообразно соблюдать условие его максимально внешней приближенности к оригиналу (документу). Это создаст комфортное условие для работы пользователя. При разработке форм обеспечивающих загрузку взаимно обеспечивающих таблиц.

Схемы данных к последовательности загрузки записей в таблице:

1) не зависимо могут создаваться записи таблиц, которые не подчинены каким - либо таблицам к схеме данных;

2) записи таблиц подчиненных, к каким - либо другим таблицам могут создаваться после загрузки связанных записей главных таблиц.

Формирование таких связанных записей целесообразно предусмотреть в форме. В соответствии с этими требованиями рекомендуется сначала загружать в базу данных справочные данные, а затем учетные данные соответствующих документов, поскольку таблицы справочных данных, как правило, находятся на верхнем уровне в информационно-логической модели.

В процессе разработки технологии загрузки базы данных и проектирование форм следует выполнить следующую последовательность действий:

· определить документы источники, содержащие необходимые данные;

· определить таблицы объекта загрузки из соответствующего документа источника;

· определить содержание этапов загрузки и их последовательность;

· для каждого этапа загрузки определить свою подсхему обеспечивающую построение экранной формы;

· определить общую структуру экранной формы, то есть её макета в соответствии со структурой входного документа;

· определить состав и размещение реквизитов для каждой из частей сложной формы.

Существуют три стандартных вида форм, которые программа может построить автоматически:

1) в один столбец;

2) ленточная;

3) табличная.

Для создания любой из таких форм необходимо выполнить:

· активизировать в окне базы данных закладку формы и нажать кнопку "создать";

· в диалоговом окне "новая форма" выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос;

· активизировать соответствующий вид авто формы и нажать кнопку "ОК".

Программа создаст выбранный вид авто формы. В авто форме "столбец" на экран выводится одна из записей, все поля таблицы выстроены в столбец. Просмотр записей в форме осуществляется кнопками: , I, ^*.

Ленточная форма похожа на таблицу, каждая запись занимает строчку - ленту.

Табличная форма по внешнему виду напоминает таблицу, но внизу есть кнопки перемещение курсора по записям.

4.3 Основы создания многотабличной формы. Создание сложной формы в режиме мастер формы и конструктор.

Составная многотабличной формы создается для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Многотабличная форма может состоять из основной части и одной или нескольких подчиненных включаемых форм.

Подчиненная форма может быть построена как на основе подчиненной, так и на основе главной таблицы относительно таблицы источника основной части формы. При создании многотабличной формы используются различные методы. Наиболее технологичными являются первоначальное создание формы с помощью "мастера" с последующей доработкой ее в конструкторе. Мастер упрощает процесс создания формы, так как в этом режиме большинство операций выполняется автоматически. С помощью мастера проще выбирать включаемые в формы поля из нескольких связанных таблиц или запросов.

Для создания формы в окне базы данных выбрать объект формы и нажать кнопку "создать" в следующем диалоговом окне выбрать мастер форм и таблицу в качестве источников данных и нажать кнопку "ОК". В новом диалоговом окне в поле таблицы и запросы выбираются соответствующие таблицы. В поле "доступные поля" выделяются соответствующие поля и кнопками >, >>, <,<<. Если выбранные поля из таблиц для которых в схеме данных нет связи, то появится сообщение о невозможности создания такой формы. В следующем окне выбирается вид представления данных, то есть выбирается поле которое будет источником основной главной формы. Если в таблице источник основной части формы является главной, по отношению к другой таблице выбранной для создания формы, то можно выбрать один из двух возможных вариантов подключения такой формы. По окончании выполнения всех действий по созданию формы нажать кнопку "готово" сохранение формы осуществляется автоматически.

В режиме "конструктор" форму можно создавать заново или редактировать готовую форму или доводить ее внешний вид из режима мастера форм. Для создания формы в этом режиме необходимо выбрать режим конструктора выбором строки "создание формы в режиме конструктора" при этом открывается окно конструктора в заголовке, которого написано форма 1 и доступным списком полей таблицы, которую мы выбираем в качестве базового источника данных. Добавление других полей в форму может быть выполнено с помощью кнопки на панели инструментов, которое названо поле со списком на панели инструментов при нажатии, на которую можно добавить поле. В окне конструктора в форму можно добавить вычисляемые поле для этого на панели элементов окно конструктора выбрать соответствующую кнопку "аб" поле и перевести курсор в соответствующее место окна конструктора и вычертить в поле. После отпускании мыши в нутрии поля появится слово свободный.

5. Отчеты

5.1 Основы конструирования отчета

Отчеты являются объектом базы данных и предназначены для формирования выходных документов любых форматов содержащих результаты решения задач и для вывода их на печать. Использование графических объектов позволяют дополнять данные отчеты иллюстрациями.

Access позволяет создавать отчет сложной структуры, обеспечивающей вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц их группировку и вычисления на их основе. Перед началом конструирования отчета пользователь должен спроектировать его макет, то есть определить состав и содержание разделов отчета. Размещение в нем значений вводимых из полей таблиц или запросов базы данных для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания и вычисляемые итоговые значения.

Отчет может создаваться как с помощью мастеров, так и с помощью конструктора. Во многих случаях удобно начинать создавать отчет с помощью мастера, а завершать в конструкторе. Для ввода в отчет результатов решения задачи необходимо сформировать специальный запрос содержащий данные для отчета или создавать таблицу с помощью запроса для отчета.

Разнообразные возможности конструктора позволяют создавать любую структуру отчета. Программа Access позволяет создавать и простейшие авто отчеты (столбец, ленточный) на основе выбранных запросов. Для создания авто отчета необходимо активизировать закладку отчеты в окне базы данных и нажать кнопку "создать". В диалоговом окне "новый отчет" выбрать вид отчета например авто отчет в столбец. В низу этого окна кнопкой запрос на основе которого будет отчет и нажать кнопку "ОК" появится созданный авто отчет в столбец просмотрев его закрыть отчет. Появится окно "сохранение", в котором набрать имя отчета и нажать кнопку "ОК". Если запрос содержит параметры, то его необходимо набрать при появлении соответствующего окна при формировании запроса. Для создания отчета с помощью мастера отчетов необходимо в диалоговом окне "новый отчет" выбрать мастер отчетов затем нажать кнопку "ОК". В новом окне в поле таблицы и запросы выбрать основу для создания отчетов. Из окна доступные поля в окно выбранное поле перенести соответствующее поле далее нажать кнопку "ОК". В новом диалоговом окне появится вопрос "добавить уровни группировки". Выделить в левом окне соответствующее поле и нажать кнопку ">". В правом окне появится образец расположения полей. В следующем диалоговом окне установить сортировку записей по возрастанию или убыванию, в следующем диалоговом окне выбрать вид макета и его ориентацию на листе бумаги, в следующем диалоговом окне выбрать стиль оформления (деловой, обычный, полужирный и тд.), в следующем диалоговом окне выбрать дальнейшие действия или просмотреть отчет или произвести его доработку в режиме "конструктор".

5.2 Конструктор отчетов

Запуск "конструктора" отчетов осуществляется или из окна базы данных или из следующего окна "новый отчет". В окне "новый отчет" необходимо указать таблицу или запрос на основе которых будет создаваться отчет нажать кнопку "ОК" появится окно "конструктор" отчета в заголовке, которого написано отчет 1: отчет. В окне конструктора отчетов появится окно с полями выбранной таблицы или запроса. Первоначально в окне "конструктора" отчетов появятся пустые разделы верхний колонтитул, область данных и нижний колонтитул. Наличие разделов в окне "конструктор" отчета определяется в меню вид с помощью этого меню можно добавить разделы заголовок отчета и примечание, при создании отчета необходимо заполнить его разделы элементами в соответствии с разработанным проектом отчета. В заголовке помещается текст из шапки отчета в верхний о нижний колонтитул, обычно помещают название заголовков отчетов, номера строк, дату создания отчета. Содержание всех разделов отчета требования к содержанию отчета.

Поля с неповторяющимися значениями размещают в области данных. Этой области можно предать вид табличной части отчета. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка данных целесообразно размещать в заголовке группы.

Элементами разделов отчетов кроме полей, таблиц, запросов являются тексты подписей кнопки управления, внедряемые объекты (рисунки), линии и др. Для построения каждого из элементов в области отчетов есть соответствующие кнопки на панели инструментов для каждого элемента, а также раздела отчета могут быть уточнены их свойства.

Технология размещения элементов отчетов аналогична технологии создания формы, в процессе конструирования отчета используя команды меню многие из которых выведены в виде кнопок на панель инструментов "конструктора". При конструировании отчета можно легко увидеть его окончательный вид перед печатью. Для этого нажать кнопку "вид" или выбрать команду предварительный просмотр в меню вид.

Заключение

Проделанная работа по курсовому проекту позволяет сделать следующие выводы:

· Чтобы сделать любую базу данных Microsoft Access надо изучить предметную область и составить таблицы, в которых будет отображаться эта предметная область (информация о работе, которую нужно автоматизировать на персональном компьютере);

· После составления таблиц идет их связывание;

· По связанным таблицам составляются запросы, формы, отчеты.

Полученный опыт по курсовому проекту позволяет мне в любой организации, ознакомившись с её работой, создать прототип базы данных и вести эту базу данных при условии дальнейшего изучения Microsoft Access.

Список литературы

1.Бекаревич Ю., Пушкина Н. Access 2000. - СПб., БХВ,1999.-480с.

2.Брайен Т.О.и др. MS Access 97, разработка приложений. - М.: bhv, 199.- 640с.

3. Гончаров А. Access 97 в примерах. - СПб., ПИТЕР, 1997.-320с.

4. Основы проектирования и создания баз данных. Учебно-методическое пособие.

5. Шаров Ю. Введение в базы данных. - М.:ABF, 1995.-584с.

Приложение

Начинаем работу с нажатия кнопки на панели инструментов "пуск". Далее в развернувшемся списке все программы выбираем программу "Microsoft Access". Создаем новую базу данных (правый столбик) с помощью значка на панели инструментов "создать".

(схема 1)

Появляется окно новая таблица, выбираем режим таблицы и нажимаем кнопку "ОК". Выделяем столбец в панели инструментов "формат" далее перемещаем столбец. Ставим "код ключа". Далее в панели инструментов выбираем вкладку "сервис", в этой вкладке выбираем команду "схема данных". Далее выделяем таблицы с помощью кнопки "Shift" на клавиатуре и курсора мыши. Затем появляется диалоговое окно "добавить таблицу" жмем кнопку добавить, следом закрыть окно. В схеме данных расставить таблицы по порядку "Группы", Список", Личные данные". Это будет выглядеть следующим образом.

Ставим курсор на учебную группу, затем левой кнопкой мыши зацепили учебную группу и потащили к списку. Появилось окно "изменение связей", ставим галочки ко всем вкладкам:

обеспечение целостности данных

каскадное обновление связанных полей

каскадное удаление связанных записей

Открываем таблицу "Группы" с помощью кнопки "открыть" далее заполняем эту таблицу исходными данными. Клавиша "Tab" на клавиатуре служит для перемещения курсора в другую ячейку. Когда мы заполним таблицу исходными данными то увидим следующее (схема 2).

(схема 2)

Запрос на выборку

(схема 3)

Сделать активной закладку "запросы" далее нажать кнопку "создать". В новом окне "конструктор" появится бланк запроса "добавить таблицу". Далее закрыть окно "добавление таблицы". Перенести в бланк запроса те поля, которые необходимы. Следом установить тип запроса, нажав кнопку на панели инструментов "тип запроса". Установить соответствующий тип запроса. В бланке запроса появится соответствующая строка для набора условий выполнения запроса, набрать эти условия. Далее нажать кнопку "выполнение запроса". Закрыть запрос, сохранив его под определенным именем.

В создавшуюся таблицу можно ввести новое вычисляемое поле для чего в бланке запроса поставить курсор в новое чистое поле в строке поля и набрать название нового поля "средний балл" и набрать формулу для вычисления. Для чего на панели инструментов выбираем команду "построитель выражений"

(схема 4)

Появится окно "построитель выражений". В окне построитель выражений есть поле для набора формулы, есть кнопки инструментов для создания формулы и есть три поля для выбора конкретной таблицы, название ее полей даже стандартных функций которые можно использовать в формулах. После всех сделанных действий получается (см. схема 5)

(схема 5)