Программа имеет в наличии большое количество функций:

1. Объединение и разделение ячеек или данных

- Распределение содержимого одной ячейки на несколько ячеек

- Разбивка, объединение ячеек.

- Разделение текста на столбцы

- Объединение текста из нескольких ячеек в одну ячейку с использованием формулы

2. Просмотр

Возвращает значение из строки, из столбца или из массива. Функция просмотр имеет две синтаксические формы: вектор и массив. Векторная форма функции просмотр просматривает диапазон, в который входят значения только одной строки или одного столбца (так называемый вектор) в поисках определенного значения и возвращает значение из другого столбца или строки. Форма массива функции просмотр просматривает первую строку или первый столбец массива, находит указанное значение и возвращает значение из аналогичной позиции последней строки или столбца массива.

3. Исходные данные сводной таблицы и сводной диаграммы

При создании сводной таблицы или отчета сводной диаграммы можно использовать различные типы исходных данных:

- Списки или базы данных Microsoft Excel

Можно использовать данные из рабочего листа Excel как основу для создания отчета. Данные должны быть в формате списка и содержать в первой строке подписи столбцов, остальные строки должны содержать подобные объекты в одном столбце, исключая пустые строки и столбцы внутри диапазона данных. Excel использует подписи столбцов для имен полей в отчете.

- Внешние источники данных

Чтобы обобщить и проанализировать данные не Microsoft Excel, такие как записи продаж компании, можно получить данные из внешних источников, включая базы данных, текстовые файлы и узлы Интернета.

Необходимые условия получения данных. Чтобы получить данные с веб-узла, нужна связь с интрасетью или Интернетом.

Чтобы получить другие типы внешних данных, следует установить Microsoft Query и соответствующие драйверы (ODBC) или источников данных. Query предоставляет драйверы для многих типов внешних данных, включая Microsoft SQL Server, Microsoft Access и базы данных текстовых файлов.

Использование мастера сводных таблиц и диаграмм. С помощью данного мастера можно получать любые данные, а также создавать источники данных, запускать имеющиеся запросы и создавать новые.

На втором шаге мастера запускается Microsoft Query. Появляется возможность использовать все компоненты Microsoft Query: можно выбрать существующие исходные данные (запрос, исходные данные куба OLAP) или создать новые. Можно, руководствуясь мастером, выбрать нужные данные и вернуться в сводную таблицу (диаграмму) или обобщить данные непосредственно в Microsoft Query. По окончании работы с Microsoft Query активизируется мастер сводной таблицы и диаграммы.

- Несколько диапазонов консолидации

Если есть несколько списков с одинаковыми категориями данных и необходимо их объединить, то одна из возможностей объединения -- это использование сводной таблицы или отчета сводной диаграммы. Excel также обеспечивает другие способы консолидации, включая формулы с трехмерными ссылками и команду Консолидация меню Данные, которые работают со списками любого формата и разметки.

Использование именованных диапазонов. Чтобы отчет было легче обновлять, нужно присвоить каждому исходному диапазону и используйте это имя при создании отчета. Если в именованный диапазон добавляются новые данные, можно обновить отчет для включения новых данных.

Поля страницы при консолидации. При консолидации используются дополнительные поля страниц, содержащие элементы, которые представляют один или несколько исходных диапазонов. Например, если консолидируются бухгалтерские данные по нескольким отделам («Маркетинг», «Сбыт» и «Производство»), в поле страницы могут находиться элементы, представляющие каждый отдел и их комбинацию.

После установки переключателя в положение в нескольких диапазонах консолидации на первом шаге мастера сводных таблиц и диаграмм, можно выбрать тип поля страницы.

Одно поле страницы. Для включения одного поля страницы с элементом для каждого диапазона исходных данных и элементом, консолидирующем все диапазоны.

Несколько полей страниц. Можно создать четыре поля страницы и назначить собственные имена исходным данным, что позволит создавать частичную или полную консолидацию.

При создании нового отчета сводной таблицы или сводной диаграммы Microsoft Excel сохраняет данные для отчета в файле рабочей книги, так как каждый новый отчет требует дополнительной памяти и дискового пространства. Однако при использовании существующего отчета для создания нового в той же рабочей книге оба отчета используют одну копию данных. Из-за повторного использования области хранения размер файла рабочей книги уменьшается и меньше данных хранятся в памяти.

Требования к размещению. Для использования отчета сводной таблицы при создании другого отчета сводной таблицы или сводной диаграммы оба отчета должны находиться в одной книге. Если исходный отчет расположен в другой книге, скопируйте его в книгу, в которой будет располагаться новый отчет. Отчеты сводных таблиц и сводных диаграмм в разных книгах используют разные промежуточные данные в памяти и в файле книги, поэтому эти отчеты обновляются по отдельности.

Параметры поля страницы. Исходная таблица не может содержать поля страниц, в которых устанавливается запрос к внешним данным при выборе элемента поля. На шаге 2 мастера не появляются отчеты с этой установкой. Для ее проверки дважды щелкните каждое поле страницы, нажмите Дополнительные, и убедитесь, что выбран Извлекать внешние данные для всех полей.

Изменения в отчете сводной диаграммы влияют на связанный отчет сводной таблицы, и наоборот. Если нужна возможность изменения макета или отображения данных без соответствующих изменений другого отчета, создайте новый отчет сводной таблицы, основанный на тех же исходных данных, что и отчет сводной диаграммы (а не на основе связанного отчета сводной таблицы).

Списки сводных таблиц в Интернете. Можно экспортировать список сводных таблиц из веб-обозревателя в Excel и сохранить как отчет сводной таблицы. Новый отчет сводной таблицы и список сводных таблиц используют одни исходные данные, но связь между списком и отчетом не поддерживается.

- Изменение исходных данных существующего отчета

4. Консолидация данных

При консолидации данных объединяются значения из нескольких диапазонов данных. Например, если имеется лист расходов для каждого регионального представительства, консолидацию можно использовать для преобразования этих данных в лист корпоративных расходов.

Консолидировать данные в Microsoft Excel можно несколькими способами. Наиболее удобный метод заключается в создании формул, содержащих ссылки на ячейки в каждом диапазоне объединенных данных. Формулы, содержащие ссылки на несколько листов, называются трехмерными формулами.

5. Создание таблицы подстановки с двумя переменными

Таблицы подстановки с двумя переменными используют одну формулу с двумя наборами значений. Формула должна ссылаться на две различные ячейки ввода.

6. Книжная или альбомная ориентация печати

2. В меню Файл выберите команду Параметры страницы, а затем -- вкладку Страница.

3. В группе Ориентация выберите Книжная или Альбомная.

4. Нажмите кнопку Печать.

7. ГПР

Ищет значение в верхней строке таблицы или массива значений и возвращает значение в том же столбце из заданной строки таблицы или массива. Функция ГПР используется, когда сравниваемые значения расположены в верхней строке таблицы данных, а возвращаемые значения расположены на несколько срок ниже. Если сравниваемые значения расположены в столбце слева от искомых данных, то следует использовать функцию ВПР.

Буква Г в ГПР означает «горизонтальный».

ГПР (искомое значение; таблица; номер строки; интервальный просмотр)

Искомое значение -- это значение, которое требуется найти в первой строке таблицы. Искомое значение может быть значением, ссылкой или текстовой строкой.

Таблица -- это таблица с информацией, в которой ищутся данные. Можно использовать ссылку на интервал или имя интервала.

8. Запрос данных с веб-страницы

Для получения текста или данных с веб-страницы можно создать или выполнить веб-запрос. Использование веб-запросов особенно эффективно для получения данных из таблиц или форматированных разделов (таблицы обозначаются HTML-тегом <TABLE>; форматированные разделы часто обозначаются HTML-тегом <PRE>). Извлеченные данные не включают рисунки, например изображения в формате GIF, и содержимое сценариев.

При получении данных с веб-узла на пользователя ложится ответственность за соблюдение всех условий использования этих данных, выдвигаемых владельцем и/или администратором такого веб-узла.

9. Импорт данных

Импорт данных позволяет избежать повторного их ввода для анализа в Microsoft Excel. Можно также при каждом занесении в базу данных новой информации автоматически обновлять отчеты и сводки.

- Импорт данных из баз данных и файлов

- Импорт данных с помощью Microsoft Query

- Импорт данных из Интернета

- Импорт данных с помощью Microsoft Visual Basic для приложений (VBA)

Электронная таблица - рабочая область, содержащая данные, необходимые для работы пользователя.

Структурные единицы электронной таблицы:

Ячейка - наименьшая единица электронной таблицы. В ячейке создается текст, формулы, числа, даты в зависимости от действий пользователя. Каждая ячейка имеет свои координаты (например: А9; С56; В2).

Строка - группа ячеек по горизонтали. Ячейки можно объединить по строке, скопировать данные изначальной ячейки во все ячейки строки. Каждая строка имеет свой диапазон (например: А9 х А76)

Столбец - группа ячеек по вертикали. Все действия, возможные со строками, так же возможны и со столбцами.

Рабочий лист - часть рабочей области программы, содержащая неограниченное количество ячеек. Ячейки, в свою очередь, содержат информацию, необходимую для работы пользователя (таблицы, текст, формулы и т.д.).

Книга - обобщающая рабочая область программы, которая включает в себя как рабочие листы, так и данные находящиеся в данных листах. По сути дела книга - это весь документ Microsoft Excel.

Адресация ячеек:

Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа и передает в Microsoft Excel сведения о расположении значений или данных, которые требуется использовать в формуле. При помощи ссылок можно использовать в одной формуле данные, находящиеся в разных частях листа, а также использовать в нескольких формулах значение одной ячейки. Кроме того, можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги и на другие книги. Ссылки на ячейки других книг называются связями.

Относительные ссылки. Относительная ссылка в формуле, например A1, основана на относительной позиции ячейки, содержащей формулу, и ячейку, на которую указывает ссылка. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, изменяется и ссылка. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов ссылка автоматически корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки. Например, при копировании относительной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она автоматически изменяется с =A1 на =A2.

Скопированная формула с относительной ссылкой

Абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка ячейки в формуле, например $A$1, всегда ссылается на ячейку, расположенную в определенном месте. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов абсолютная ссылка не корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки, и для использования абсолютных ссылок надо выбрать соответствующий параметр. Например, при копировании абсолютной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она остается прежней =$A$1.

Скопированная формула с абсолютной ссылкой

Смешанные ссылки. Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов приобретает вид $A1, $B1 и т. д. Абсолютная ссылка строки приобретает вид A$1, B$1 и т. д. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная ссылка изменяется, а абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная ссылка автоматически корректируется, а абсолютная ссылка не корректируется. Например, при копировании смешанной ссылки из ячейки A2 в ячейку B3, она изменяется с =A$1 на =B$1.

Функциональные возможности Excel:

· Смена разделителей групп разрядов и целой и дробной частей

· Условия расширенного поиска

· Смена страны и региона, используемых по умолчанию

· Создание, совместное использование и удаление диаграмм нестандартных типов

· Установка параметров для отправки сообщения электронной почты

· Установка и удаление отдельных компонентов Microsoft Office

· Согласование конфликтующих изменений в общих книгах

· Заполнение строки или столбца данными

· Фильтрация -- это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям отбора, заданным для столбца. Автоматическое восстановление приложений Microsoft Office

· Автоматическое восстановление приложений Microsoft Office

· Выбор способа добавления новых данных в диапазон внешних данных

· Включение и отключение параметров буфера обмена Microsoft Office

· Ввод данных из списка в ячейку.