Автоматизований облік економічної інформації. Кодування даних

18

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИ

Бердичівський політехнічний коледж

КОНТРОЛЬНА РОБОТА

з дисципліни

“Технології автоматизованого обліку економічної інформації”

(варіант №2)

Виконав:

студент групи ПЗС-504

Брюханов М.О.

Перевірив: викладач

Комп'ютерні інформаційні системи належать до класу складних систем, які містять у собі велику кількість різноманітних елементів, що взаємодіють. Тому при створенні комп'ютерних ІС потрібно визначати їхню структуру.

Загалом під структурою комп'ютерної ІС розуміють характеристику внутрішнього стану системи, опис постійних зв'язків між її елементами.

При описуванні ІС використовують кілька видів структур, які різняться типами елементів та зв'язків між ними.

Наприклад, згідно з РД 50--680--88 при описуванні систем використовують функціональні, технічні, організаційні, документальні, алгоритмічні, програмні та інформаційні структури.

Функціональна структура -- це структура, елементами якої є системи (компоненти), функції ІС або її частини, а зв'язки між елементами -- це потоки інформації, що циркулює між ними при функціонуванні ІС.

Технічна структура -- це структура, елементами якої є обладнання комплексу технічних засобів ІС, а зв'язки між елементами відбивають інформаційний обмін.

Під організаційною розуміють структуру, елементами якої є колективи людей і окремі виконавці, а зв'язки між елементами -- інформаційні, субпідрядності і взаємодії.

Документальна структура -- це структура, елементами якої є неподільні складові і документи ІС, а зв'язки між елементами -- взаємодії, вхідності і супідрядності. Елементами алгоритмічної структури є алгоритми, а зв'язки між алгоритмами реалізуються за допомогою інформаційних масивів.

У програмній структурі зв'язки між елементами також реалізуються у вигляді інформаційних масивів, а елементами структури є програмні модулі.

Інформаційна структура -- це структура, елементами якої є форми існування і подання інформації у системі, а зв'язки між ними -- операції перетворення інформації в системі.

Елементами інформаційної структури можуть бути також інформаційні масиви, а зв'язками -- операції роботи з масивами: ввід, коригування, перегляд, знищення і т.ін.

Глибина розподілу інформаційної системи, тобто склад і зміст елементів можуть суттєво різнитися залежно від мети, поставленої перед конкретною інформаційною системою. Крім того, склад елементів за інших однакових умов залежить від сфери дії ІС.

Повної і загальноприйнятої класифікації елементів ІС досі не існує. Але практика їх функціонування показує, що майже у всіх ІС вирізняють такі елементи, як «функція ІС» і «компонент підсистема ІС».

Функція ІС -- це сукупність дій інформаційної системи, яка спрямована на досягнення зазначеної мети. Перелік функцій конкретної ІС залежить від сфери її діяльності, об'єкта управління, призначення її та ін. Наприклад, в інформаційній системі управління фінансами країни виділяють дві основні функції: планування бюджету і виконання бюджету.

Задачі, що розв'язуються в комп'ютерних інформаційних системах, мають ряд характерних особливостей, що впливають на технологію автоматизованої обробки даних.

Інформаційний взаємозв'язок, який виявляється в тому що результати розв'язування одних задач є вхідними даними для розв'язування інших. Ця особливість впливає на склад та зміст інформаційної бази комп'ютерної системи, потребуючи також вибору способів і методів нагромадження і зберігання інформації в системі.

Масовість та груповий характер вирішення. як правило, економічні розрахунки виконуються через певний термін, причому визначається не один, а група взаємопов'язаних економічних показників. Ця особливість впливає на структуру алгоритмів розв'язування задач, а також на склад та зміст програмного забезпечення систем.

Потреба багатоваріантного розв'язування. Це стосується задач прогнозування, планування та прийняття рішень. Саме тому в комп'ютерній системі мають бути передбачені відповідні спеціальні інструментальні та апаратні засоби, наприклад база моделей для задоволення згаданої потреби.

Чітко регламентовані терміни подання вхідних даних і результатів розв'язування задач, а також вимоги до точності вхідних даних і результатів розв'язування задач. Тому при створенні комп'ютерної ІС необхідно вирішувати питання контролю інформації І на всіх етапах її переробки (перетворення)

Постійні зміни складу економічних показників та методик ' їх розрахунку. Ця особливість впливає на склад та зміст програмного забезпечення, особливо на його прикладну частину.

Різноманітність розв'язуваних у комп'ютерних інформаційних системах задач потребує їхньої класифікації.

Класифікацію задач обробки даних за шістьма основними ознаками, які найчастіше зустрічаються в спеціальній літературі, наведено на рис.

За функціями управління розрізняють планові, облікові, контрольні задачі, задачі нормування показників, складання звітності та ін.

За характером перетворення інформації задачі в ІС поділяються на обчислювальні, імітаційні, прийняття рішень.

За роллю в процесі управління розрізнюють інженерно-технічні, економічні та інформаційно-довідкові задачі.

За математичною суттю задачі комп'ютерної ІС поділяють на оптимізаційні, прямого розрахунку та інформаційно-пошукові

Оптимізаційні задачі розв'язуються шляхом пошуку одного рішення із великої кількості можливих варіантів. Вони характеризуються складною методикою розрахунків, (що зумовлює необхідність використання різноманітних моделей), а також відносні великими розмірами вхідних даних.

В основній своїй масі задачі сучасної комп'ютерної ІС належать до задач прямого розрахунку. Для них характерні великі (розміри і складність вхідних даних, проста методика розрахунку одно варіантність розв'язання.

Інформаційно-пошукові задачі, тобто задачі типу «запитання -- відповідь» характеризуються складною методикою розрахунку та значними розмірами вхідної інформації.

За можливістю формалізованого опису задачі ІС поділяють на формалізовані та неформалізовані. Розв'язування перших можна описати у вигляді математичних формул та залежностей, щодо других -- цього зробити не можна.

За регулярністю розв'язування задачі ІС поділяються на систематичні, епізодичні та випадкові.

Методи кодування техніко-економічної інформації, які викoристовуються при створенні класифікаторів, безпосередньо пов'язані з методами класифікації.

Кодування призначене для формалізованого опису семантики (назв) різноманітних аспектів даних, які використовуються в управлінні народним господарством, найчастіше у вигляді цифрових кодів. Таке подання найприйнятніше для підвищення ефективності автоматизованої обробки економічної інформації.

Під кодуванням загалом розуміють процес позначення первинної множини об'єктів або повідомлень набором символів заданого алфавіту на основі сукупності певних правил. Залежно від використаних символів розрізняють цифрові, буквено-цифрові та буквені коди. Кількість символів у алфавіті називають основою коду. Залежно від основи коду вони бувають двійкові, десяткові, шістнадцяткові і т.ін. Залежно від використаних правил кодування коди можуть бути змінної чи постійної довжини. Основною вимогою, яку ставлять до кодування, є однозначне подання кожного об'єкта кодованої множини, тобто кожному об'єкту множини має відповідати єдиний код.

Системою кодування називають сукупність методів і правил позначення об'єктів заданої множини. Система кодування характеризується ємністю -- кількістю кодів, що різняться між собою, тобто комбінацій, використаним алфавітом коду і правилами утворення коду.

Для сталого коду на всі сполучення ємність дорівнює Е=ar (a -- кількість символів у алфавіті коду, r -- розрядність коду). Отже, у разі використання десяткового коду, коли обсяг кодованої множини не перевищує 10, достатньо використати один десятої (розряд), а коли не перевищує 100 -- двох розрядів і т.д.

Код характеризується довжиною, тобто кількістю використаних розрядів, структурою, яка відображає зміст окремих розрядів або груп розрядів коду.

У процесі кодування намагаються вирішити дві основні проблеми -- забезпечити ефективність і надійність переробки інформації. Якщо вирішення першої проблеми найчастіше пов'язане а намаганням зменшити довжину коду, то при вирішенні другої доводиться вводити ту чи іншу інформаційну надмірність. Том комплексне вирішення пов'язане з пошуком певного оптимуму. «

У процесі кодування економічної інформації необхідно розв'язати три основні задачі: однозначного позначення (індентифікації) кожного об'єкта заданої множини, кодування деякої сукупності властивостей (атрибутів) об'єкта і забезпечення інформаційної надійності або достовірності на всіх етапах кодування, передачі, зберігання і переробки даних.

Зрештою код будь-якого об'єкта (запис інформації про об'єкт загалом складається з ідентифікаційної частини, інформаційного блока, який містить набір кодів, що відповідають властивостям даного об'єкта, і додаткових розрядів або блоків, які забезпечують захист усього коду від можливих помилок. Прикладом об'єктів з набором характеристик можуть слугувати титульні списки будов, паспорти територій, підприємств тощо. Їх атрибутами є галузі, міністерства, адміністративні райони і т. ін., які кодуються за допомогою відповідних класифікаторів.

Найпростішим і найпоширенішим методом кодування об'єктів первинної множини є порядковий метод. При використанні цього методу кожний об'єкт класифікованої множини кодується за допомогою поточного номера. Порядковий метод застосовується при кодуванні одноознакових, сталих та малозначних номенклатур, наприклад, категорії персоналу, статті витрат, види платежів до бюджету тощо. Порядковий метод кодування дуже простий для ідентифікації. Але суттєвим недоліком даного методу є відсутність у коді будь-якої інформації про об'єкт і відносна складність автоматичної обробки інформації при підбитті підсумків за групами об'єктів.

Притаманні порядковому методу кодування недоліки деякою мірою усунуті в серійно-порядковому методі кодування.

Метод характеризується тим, що первинна множина поділяється на кілька частин (згідно з деякою ознакою) і для кодування об'єктів кожної частини призначається серія номерів (кодів). Об'єкти кодуються порядковим номером у межах відведених для них серій.

Цей метод кодування використовується для об'єктів, які мають дві ознаки. Можна припустити, що при такому кодуванні використовується змінний алфавіт коду. Наприклад, з номера 1-го по 5-й закодовано одну частину об'єктів, з 6-го по 15-й -- другу, з 16-го по 25-й -- третю і т.д.

При кодуванні сукупності властивостей об'єктів, тобто при створенні інформаційного блока, рекомендують застосовувати два основних методи створення коду: послідовного кодування на основі використання ієрархічної класифікації і паралельного кодування на основі фасетної класифікації.

При використанні фасетної класифікації кожне угруповання системи класифікації відповідає деякій сукупності значень властивостей об'єктів. При цьому кожне угруповання першого рівня поділу відповідає одному значенню, другого -- значенню двох властивостей і т.ін. У кожній гілці ієрархічної класифікації, як правило, використовується своя сукупність властивостей. Значення властивості, записаної на певному розряді коду у вигляді цифр (групи цифр), залежить при цьому від значення цифр на попередніх розрядах (десятках).

Якщо розглядати структуру кодової комбінації в разі послідовного кодування, слід зазначити, що код угруповання створюйся на основі коду угруповання попереднього рівня додаванням до нього ще одного розряду (або групи розрядів). Так, якщо в ієрархічній класифікації використовується послідовність угруповань назвами «клас», «підклас», «група», «підгрупа» і на кожному рівні розподілу може бути до десяти номенклатур, то для позначення класу можна використати одну цифру, для підкласу -- дві і т.д.

При використанні послідовного методу логічно будується код (кодова комбінація), який має велику інформативність. Але код при цьому дуже громіздкий і складної структури. Через негнучкість Повного методу кодування його доцільно використовувати лише в тих випадках, коли техніко-економічна інформація змінюється у незначних розмірах або зовсім не змінюється протяг» тривалого часу використання класифікаторів. Метод широко застосовується при розробці загальнодержавних класифікаторів продукції, галузей і т.ін.

XX XXXX X XX

X КЛАС `

ГРУПА (02)

X X ПІДКЛАС

КУРС (5)

X X X ГРУПА

СПЕЦІАЛЬНІСТЬ (0109)

X X X X ПІДГРУПА ФАКУЛЬТЕТ (04)

РИС. 1 РИС. 2

Послідовний метод кодування Паралельний метод кодування

Якщо для позначення кожної окремої ознаки незалежно використовується один або кілька розрядів коду, то такий метод кодування сукупності властивостей називають паралельним, а інакше -- незалежним, або фасетним.

Структура коду сукупності властивостей при паралельному методі відповідає фасетній формулі. На рис. 2 подано код класифікаційного угруповання, яке об'єднує об'єкти, що характеризуються чотирма властивостями.

Як видно з рис. 2, значення кожної властивості кодується незалежно, а послідовність властивостей визначається конкретною фасетною формулою (1--2--3--4), код 040109502.

При застосуванні паралельного методу кодування на противагу послідовному значенню ознаки, записане на будь-якому розряді коду, не залежить від значень ознак, записаних на інших розрядах. Це дає змогу за конкретним кодом легко дізнатись, набором яких ознак описується розглядуваний об'єкт. Найчастіше ознака задається у вигляді кодової таблиці.

Паралельний метод кодування дає багатоаспектну класифікацію. Вона добре пристосована для машинної обробки і розв'язання різних економічних задач. Блокова побудова коду за фасетами спрощує його стандартизацію. До недоліків цього методу кодування належить менша порівняно з послідовним методом інформативність і ємність, що пояснюється неповним використаним останньої.

? При виборі методу кодування слід пам'ятати, що цей метод має забезпечувати:

? у межах заданої множини однозначне визначення об'єкта;

? необхідну інформацію про об'єкт;

? використання як алфавіту коду десяткової цифри і літер української абетки, що зручно для машинної обробки і обробки людиною;

? по змозі найменшу довжину коду, що спрощує заповнення документів, спрощує їх перевірку, зменшує кількість помилок, розміри машинної пам'яті і час обробки;

? достатній резерв незайнятих кодів, щоб можна було кодувати нові об'єкти й угруповання, не порушуючи структури класифікатора;

? можливість автоматичного контролю помилок, наприклад,

? внесенням до коду контрольного розряду.

2. Практичне завдання. Розробити АРМ склад готової продукції

Побудуємо таблиці згідно варіанту :

Таблиця №1 матиме назву «Довідник готової продукції», і відразуж вкажемо нижче індексні поля на іншій таблиці.

(табл. №1)

(табл. №1.1.)

Таблиця №2 матиме назву додаткові витрати

(табл. №2.)

Індексні поля Таблиці №2

(табл. №2.1.)

Наступна Таблиця №3 «готова продукція»

(табл. №3.)

Індексні поля таблиці №3 «готової продукції»:

(табл. №3.1.)

Таблиця № 4

(табл. №4.)

Індексні поля таблиці №4:

(табл. №4.1.)

Таблиця №5

Індексні поля таблиці №5

Створимо форми згідно нашого варіанту для полегшення оперативного та якісного пошуку необхідної нам інформації:

Форма №1

Форма №2

Список використаної літератури

1. «Інформаційні системи і технології в економіці». За редакцією доктора економічних наук, професора В.С. Пономаренка. Київ. 2002.

2. А.А Попов "Програмирование в среде СУБД FoxPro 2.0".Киев.ТОО "ВЕК".Москва."Радио и связь".1995.

3. Лес и Джон Пинтер "Visual FoxPro: Уроки програмирования". ТОО "ЭДЭЛЬ". 1996

4. Каратигін «Visual FoxPro 6»

5. Конспект лекцій з предмету «Системи автоматизованої обробки економічної інформації підприємств».