Создание базы данных "Абонентская плата за использование телефонной сети" на основе программы ACCESS

10

ЗАДАНИЕ

Используя возможности системы управления базами данных (СУБД) ACСESS 2007, создать базу данных. Количество полей 5, количество записей 9.

Описать работу с вкладками «Таблицы», «Формы», «Запросы», «Отчеты», «Макросы».

Отсортировать по числовому полю.

Произвести вычисления по полям, показать использование встроенных функций.

Добавить текстовое поле и занести в него единицы измерения. Описать возможности использования и изменения поля.

Привести примеры или показать использование поиска данных с помощью фильтров (расширенный фильтр в запросе).

Сформировать отчет. Обязательно предусмотреть создание итогового поля в записи отчета.

Построить диаграмму

Распечатать отчет и диаграмму.

Дополнительно описать и показать возможности использования в ACCESS 97 следующих особенностей: особенности таблиц баз данных. Надежность и безопасность баз данных.

РЕШЕНИЕ

Для выполнения моего задания, мне необходимо используя прикладной пакет Microsoft Office - ACCESS, построить таблицу с количеством полей - 5 и количеством записей - 9. На основе таблицы создать объекты, предусмотренные в контрольной работе.

Перед выполнением работы необходимо запустить ACCESS . Для этого:

Щелкаю по панели задач по кнопке Пуск.

Выбираю пункт Программы

Щелкаю мышью на значке Microsoft ACCESS

После запуска ACCESS выполняю команду Файл - Создать Базу данных. В окне создания базы данных я указываю имя папки и имя базы данных. Моя база данных называется : «Абонентская плата за использование телефонной сети» и нажимаю кнопку Создать.

На экране появится окно Базы данных, с расположенными в верхней части корешками, которые используются для переключения на соответствующие страницы - Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты и Макросы.

Приступаю к созданию таблицы.

Перехожу на страницу Таблицы в окне Базы данных, щелкаю по кнопке Создать.

Щелкаю на пункте Конструктор и нажимаю на кнопку ОК.

В первой сводной ячейки под названием Имя поля, в верхней строке ввожу ФИО.

Щелкаю мышью в столбце Тип данных. В развернутом списке выбираю тип поля Текстовой. Таким образом я заполняю все остальные поля таблицы.

После создания таблицу нужно сохранить. Для этого нажимаю кнопку Сохранить и ввожу имя «Телефоны».

Для ввода информации в Базу данных я создам Формы.

Перехожу на страницу Формы в окне Базы данных, и нажимаю кнопку Создать.

В окне Новая форма выбираю строку Мастер форм и нажимаю кнопку ОК.

В окне Создания форм в поле Таблицы/запросы открываю список и выбираю таблицу под именем «Телефоны». Для того чтобы заполнить поле «Выбранные поля:», я нажимаю на кнопку (>>). Все поля таблицы из окна Доступные поля переходят в Выбранные поля. Нажимаю кнопку Далее.

В следующем окне выбираю тип формы: В один столбец. Нажимаю кнопку Далее.

Теперь мне необходимо выбрать стиль формы. Я выбираю стиль Облака. Опять нажимаю кнопку Далее.

В последнем окне диалога задаю имя формы - «Форма абонентской платы» и нажимаю кнопку Готово.

Чтобы внести данные в созданную форму, я заполняю ее, как обычный бумажный бланк. В текстовые и числовые поля моей формы ввожу новую информацию. Создать помощью кнопок управления в нижней части формы я могу перемещаться между записями. Необходимую информацию вношу во все поля, кроме поля «Абонентская плата». Об этом поле будет рассказано в главе IV. Создав 9 записей я закрываю форму.

Из таблицы «Телефоны» мне необходимо выбрать информацию по полям ФИО и Время переговоров. Для это я создаю запрос.

Перехожу на страницу Запросы в окне Базы данных и нажимаю на кнопку Создать.

В окне Новый запрос выбираю Простой запрос и нажимаю на ОК.

В первом окне я выбираю поля ФИО и Время переговоров для размещения их в поле Выбранные поля и нажимаю кнопку Далее.

В окне Создания простых запросов выбираю подробный отчет. Нажимаю Далее.

В последнем окне диалога даю имя запросу: «Запрос абонентов по времени переговоров» и выбираю режим открытия - просмотр выборки. Нажимаю на Готово. Простой запрос откроется в режиме таблицы и содержит поля ФИО и Время переговоров.

Для того чтобы вывести набранную мною информацию в Базе данных на печать, необходимо создать отчет.

Перехожу в окне создания Базы данных на страницу Отчеты и нажимаю кнопку Создать.

В окне Новый отчет выбираю мастер отчетов и нажимаю ОК.

В окне диалога Мастера я выбираю все поля моей таблицы, которые войдут в отчет и нажимаю кнопку Далее.

Во втором окне Мастера необходимо выбрать тип представления данных. В нашем случае ACCESS попал в самую точку, так что нажимаю на кнопку Далее.

В следующем окне необходимо выбрать дополнительные параметры группировки и нажимаю кнопку Далее.

В окне где идет настройка полей и ориентация страницы, выбираю нужный мене макет и нажимаю Далее.

Ввожу заголовок отчета: «Ведомость по оплате за использование телефонной сети абонентов, проживающих по ул. Комсомольская». Выбираю режим предварительного просмотра и нажимаю на кнопку Готово. Так как внешний вид отчета меня устраивает, выбираю команду Файл - Закрыть и возвращаюсь в окно Базы данных.

Для того чтобы ускорить работу по выполнению команд одновременного открытия окна форм и отчета, я использую создание макроса.

Перехожу в окне создание Базы данных на страницу Макросы.

В окне создание Макросов щелкаю мышью в столбце Макрокоманда. Развернув список, выбираю название макрокоманды Открыть форму. Таким образом я заполняю следующие поля и вношу названия: Вывод на экран, Открыть отчет, Вывод на экран.

После создания макроса его сохраняю. Щелкаю кнопку Сохранить и ввожу имя макроса «Телефоны».

Для того чтобы запустить макрос необходимо дважды щелкнуть по имени макроса в окне создания Базы данных. На экране одновременно появляются окна просмотра отчета и форм.

Форма определяет вид, но не порядок представления информации. Чтобы расположить информацию в определенном порядке я использую сортировку по возрастанию или по убыванию.

В форме мне необходимо отсортировать числовое поле Время переговоров.

В открытом окне форм перехожу в первую запись.

Щелкаю в поле Время переговоров, а затем по кнопке Сортировка по убыванию. Теперь числовые данные отсортированы по убыванию.

Работая в окне форм мне необходимо произвести вычисления по полям Время переговоров и Тариф, ACCESS результат занести в поле Абонентская плата. Производить такие вычисления я могу только в режиме Конструктора.

В окне базы данных открываю страницу Формы. Выделяю имя Формы, в которой необходимо произвести расчет и щелкаю по кнопку Конструктор. Открывается окно настройки формы в режиме Конструктора.

1. В области данных щелкаю правой кнопкой мыши на поле Абонентская плата. В спускающемся меню выбираю строку Свойства.

2. В окне свойств открываю страницу Данные щелкаю мышью по кнопке.

Вхожу в окно построения выражениий. В верхней части окна необходимо поставить знак = и двойным щелчком во втором поле выбирать строку Время переговоров, поставить занак умножить * и опять выбрать двойным щелчком строку Тариф. Окно закрыть.

В окне создания Базы данных двойным щелчком мыши открываю форму Абонентской платы. Во всех девяти записях поле абонентская плата автоматически заполнено соответствующей информацией.

Точно таки еже изменения необходимо произвести в окне Конструктора отчета.

В отчете необходимо создать итоговое поле суммы оплаты за телефон по всем абонентам. Для этого необходимо использовать встроенные функции.

В окне Базы данных открываю страницу Отчеты. Выделяю имя отчета и нажимаю на кнопку Конструктор.

В области Примечание отчета я создаю дополнительное поле «Всего:» Создать помощью кнопки аб| на Панели элементов. В имя поля я вношу надпись «Всего:», а в поле Свободный я щелкаю правой кнопкой мыши и выбираю в меню строку Свойства.

3. В окне Свойств в странице Данные я выбираю пункт Данные щелкаю мышью по кнопке … . В хожу в окно построения выражения и устанавливаю знак = .

В поле выбираю встроенные функции, а в списке встроенных функций Sum.

В данную функцию вношу выражение, состоящее из произведения поле Время переговоров и Тариф.

Окно закрыть.

В предварительном просмотре, сформированного мною отчета, в конце всех записей сформировалось итоговое поле «Всего:» с результатом.

В таблицу «Телефоны» необходимо добавить новое поле и занести в него единицу измерения. Для этого я открываю таблицу в режиме Конструктора. Для того чтобы добавить поле Ед. измерения после поле Время переговоров, я щелкаю в строке поля Тариф и нажимаю кнопку Добавить строки на панели инструментов. Далее заполняю имя поля и тип данных.

При настройке формы или отчета мне может понадобиться изменить размер или положение, форматирование или выравнивание некоторых элементов управления. Всю эту работу я могу проделать, открыв Конструктор форм или отчетов.

Для того чтобы в поле Время переговоров увидеть только те записи, в которых время переговоров составляет 25 мин., не необходимо воспользоваться расширенным фильтром.

Открываю окно просмотра запроса.

Выделяю столбец по полю Время переговоров.

Открываю меню Записи - Фильтр - Расширенный фильтр

В окне выбираю имя поля Время переговоров. В поле Условие отбора вношу число 25 - это время переговоров некоторых абонентов.

На панели инструментов щелкаю по кнопке Применения фильтра. В окне формируется отфильтрованная таблица - запрос.

Для того чтобы снять фильтр, надо щелкнуть по этой же кнопке.

Формирование отчета и создание в нем итогового поля объясняется в главах II и IV

Для того чтобы облегчить восприятие информации, необходимо построить диаграмму на созданную мною Базу данных.

Я создаю диаграмму, отражающую используемое время за телефонные переговоры по каждому абоненту.

В окне Базы данных перехожу во вкладку Отчеты, затем нажимаю кнопку Создать и выбираю пункт Диаграмма.

В списке таблиц выбираю таблицу «Телефоны» и нажимаю кнопку ОК.

Выбираю тип диаграммы Круговая и нажимаю кнопку Далее.

Выбираю тип отображения данных диаграммы. Нажимаю кнопку Образец чтобы просмотреть диаграмму на текущем этапе. Нажимаю кнопку Далее.

В следующем окне ввожу заголовок диаграммы «Используемое время на телефонные переговоры по каждому абоненту».

Вожу имя диаграммы и нажимаю Готово.

Для чтобы распечатать отчет или диаграмму, я поочередно выделяю интересующий нас объект и открываю его в предварительном просмотре. Затем нажимаю кнопку Печать на панели инструментов, и ACCESS отправит информацию на принтер.

Распечатка отчета и диаграммы предоставлены.

ОСОБЕННОСТИ ТАБЛИЦЫ БАЗ ДАННЫХ

Таблицы баз данных не являются самостоятельными элементами.

Сама база - это документ. Ей соответствует файл на диске и мы можем сделать его копию. Структура таблицы - тоже документ. В некоторых системах она имеет отдельный файл, а в некоторых (например ACCES 9х) такого файла нет, но структура таблицы входит в состав общего файла базы данных на ряду Создать запросами, формами отчетами и др. объектами. При изменении структуры система управления Базой данных выдает запрос на сохранение изменений.

Содержимое базы данных нельзя сохранять принудительной командой или, наоборот отказаться от его сохранения. Вся информация сохраняется в режиме реального времени. Режим реального времени означает, что все изменения вносимые в базу данных (не путать Создать изменением структуры) в процессе работы. При внесении данных в одно поле и переход в следующее происходит автоматическая запись на жесткий диск.

Большая часть программистов, склонны Конструктор тому, что эта система управления базами данных наиболее надежна, но тут так же много мнений как и самих л людей, которые профессионально занимаются программированием на основе баз данных.

НАДЕЖНОСТЬ И БЕЗОПАСНОСТЬ БАЗ ДАННЫХ

Надежность баз данных имеет особую важность. Последствия утраты информации баз данных может нести за собой глобальные катастрофы, начиная от схождения Создать рельс поездов, до аварий на атомных станциях, ACCESS также замораживание всех финансовых операций государств и т.д.

Создатели системы не могут полагаться на то, что конкретный пользователь не забудет дать команду сохранить. Они учитываю и то, что во время работы произойдет аварийное отключение электроэнергии. Ни при каких условия информация не должна теряться, поэтому все изменения данных немедленно и автоматически сохраняются на диск.