Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы. Сложность выбора заключается в особенностях отечественного делопроизводства.

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла -- от создания до списания в архив.

В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:

— большое количество документов;

— большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);

— сложные схемы согласования документов;

— территориальная распределенность подразделений;

— отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

— поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.

Использование в организациях технологии "бумажного" делопроизводства имеет ряд недостатков Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 1991, 271 с..

Так, например, пересылка документов занимает много времени, хранение бумажных документов достаточно дорого. Поиск бумажных документов затруднен (особенно при децентрализованном хранении), отсутствуют механизмы управления движением бумажных документов, усложнен контроль за исполнением документов, трудно отследить и проконтролировать все изменения. В целом, при "бумажном" делопроизводстве велики потери от неэффективной организации деловых процессов, связанных с документами.

Среди типичных проблем частично автоматизированного делопроизводства (" файлового" делопроизводства) необходимо отметить сложность поиска электронных документов, наличие множества копий и версий одного документа, сложность внедрения регламентных процедур работы с электронными документами. Кроме того, существует риск утраты файлов документов, и возникают сложности в разграничении доступа к документам.

Все ранее изложенное позволяет сделать вывод о том, что "бумажное" делопроизводство неэффективно и не отвечает современным требованиям управления предприятием, а "файловое" делопроизводство порождает дополнительные проблемы. Следовательно, необходима целостная автоматизированная технология делопроизводства, которая бы обеспечивала ведение централизованной базы документов, поддерживала автоматизированные процедуры документирования, организации работы с документами и ведения корпоративного архива электронных документов.

Компонентами безбумажного делопроизводства являются система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов, позволяющая создать единую унифицированную среду работы различных категорий персонала с документами; средства электронной цифровой подписи и шифрования для подтверждения авторства, защиты целостности электронных документов и придания юридической силы электронным документам, а также нормативно-методические документы, которые регламентируют использование системы, обеспечивают правомерность операций с электронными документами и способствуют введению обязательности использования персоналом новой технологии Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 1998. - С. 134.

Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства позволяют построить систему автоматизации, решающую задачи в широком диапазоне, -- от автоматизации учета бумажных документов до систем безбумажного делопроизводства.

Эффективным является эволюционный подход к автоматизации делопроизводства, который предусматривает на первом этапе учет бумажных документов (в специализированных подразделениях) и организацию корпоративного хранилища (архива) электронных документов. В рамках развития системы автоматизации делопроизводства масштаб внедрения расширяется до уровня организации в целом и в дальнейшем обеспечивается переход к преимущественно безбумажному делопроизводству.

Переход к преимущественно безбумажному делопроизводству дает возможность наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде, получить целостную картину исполнения документов и поручений по всем уровням управления, проводить согласование документов в электронной форме, контролировать все операции с электронным документом и внедрить единые процедуры безопасности Малитиков А.С., Сольский Д.М. Руководство по делопроизводству. -- М., 2000. - С. 69.

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения, либо задачи с большим объемом вычислений или чисто механического труда.

Оснащение специалистов АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность и при этом повесить скорость обработки экономической информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.

Существенным недостатком неавтоматизированных информационных систем является обособленность сбора, обработки и использования информации. Причем как отдельные работники, так и подразделения предприятия в целом не имеют доступа к “чужой” базе данных, при необходимости собирая требуемую им информацию самостоятельно.

Одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого сотрудника, относящегося к любому подразделению предприятия, информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных предприятия, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из сотрудников. Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию предприятия, т.е. создание компьютеризированной системы управления предприятием в целом, в которой подсистемы должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.

Так как автоматизированная система затрагивает организацию процессов делопроизводства, необходимо тесное сотрудничество представителей служб делопроизводства и информационных технологий при внедрении систем. И что немаловажно -- необходима поддержка проекта высшим руководством организации или предприятия.

Наличие хорошо отлаженного механизма электронного документооборота на предприятии повышает эффективность его работы и укрепляет конкурентоспособность на рынке Компьютерные технологии обработки информации./Под ред. Назарова С.И. - М.: Финансы и статистика, 1996. - С. 79.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ

АРМ специалиста - это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистом своих профессиональных функций.

При выборе технических средств для реализации АРМ, необходимо учесть требования, предъявляемые к АРМ:

возможность функционировать в рамках автоматизированной системы;

круглосуточная работа;

работа в реальном масштабе времени;

обеспечение требований ко времени реакции системы;

регистрация всей информации, циркулирующей в системе;

хранение данных о состоянии устройств системы;

возможность выдачи информации на принтер и экран монитора АРМ в форме, обеспечивающей эффективную работу оператора АРМ;

обеспечение высокой надежности технических средств АРМ;

Представленные выше требования к АРМ могут быть реализованы при помощи выбора технических, отвечающего требованиям АРМ.

Следовательно, для автоматизированной системы управления информационными процессами, с целью автоматизации сбора и обработки данных, необходимо выбрать технические средства, удовлетворяющие функциональным требованиям АРМ.

Представленная в проекте автоматизированная система управления представляет собой комплекс средств автоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработке информации.

Структурная схема КСА представлена на рис.1.

17

рис. 1. Структурная схема КСА

На структурной схеме обозначены следующие устройства (компоненты КСА):

Сетевой кабель. Соединяет три рабочих места и сервер с HUB.

Городская телефонная линия.

Соединение сетевого принтера с сервером.

Высокоскоростное подключение к сети Интернет. Позволяет вовремя и быстро получать нужную информацию, а так же пользоваться электронной почтой, не используя подключения по модему, тем самым не занимая телефонной линии.

Подключение к удалённой сети других подразделений.

- Рабочее место.

- Сервер. Содержит все необходимые для работы БД, а так же осуществляет доступ к ним, как с рабочего места, так с другими подразделениями или организациями. Помимо этого имеет подключение к Интернет по выделенной линии, обеспечивая тем самым доступ работников отдела сбыта в Интернет без использования модема.

- HUB. Устройство, позволяющее объединить в сеть группу пользователей. В нашем случае, 3 рабочих места и сервер.

- Принтер. Подключён к серверу и является доступным для использования со всех 3-х рабочих мест отдела сбыта.

- Сканер. Находится на третьем рабочем месте.

- Факс. В целях экономии, находится лишь на первом рабочем месте. Подключён к городской телефонной линии.

- Телефон. Подключён к городской телефонной линии. Находится на втором рабочем месте.

В соответствии с требованиями, предъявляемыми к АРМ, выбираем персональные компьютеры. Обратимся к прайс-листам поставщиков компьютерной техники на Астраханский рынок (www.a-g-s.ru).

Технические характеристики компьютеров, установленных в отделе сбыта, представлены в таблице 1.

Технические характеристики сканера, принтера, факса, установленных в отделе сбыта, рассмотрены в таблице 2.

Таблица 1

Технические характеристики компьютеров, установленных в отделе сбыта

Таблица 2

Технические характеристики принтера, сканера, факса

Заключение

В современных рыночных условиях предприятия получили большие возможности совершенствования системы планирования и управления производством для резкого повышения общей эффективности производственно-хозяйственной деятельности. Эти возможности обеспечены, с одной стороны, относительной свободой решения тактических и оперативных вопросов по управлению производством, а с другой, - применением компьютерных средств для выработки оптимальных планово-управленческих решений.

Сложность и динамичность бизнес - процессов, усложнение продукции и ее технологии связаны с объективной необходимостью использования в планировании производства современных средств вычислительной техники. Это позволяет значительно повысить обоснованность планово-экономических решений за счет увеличения количества учитываемых факторов и ускорения выработки результирующей информации.

Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

При внедрении выше описанной автоматизированной информационной системы значительно повысится производительность труда и качество документов.

Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии. В современных условиях организационная структура управления является стратегическим фактором конкуренции. Рост физических объемов торговли и расширение ее ассортимента обуславливает необходимость совершенствования управленческой деятельности предприятий торговли. Таким образом, исследование и рационализация информационных процессов в системе управления на предприятиях торговли является актуальной задачей в научном и практическом отношении.

Использование систем автоматизации сегодня во многом определяет уровень развития предприятия. Развитая система автоматизации предприятия позволяет легко приспосабливаться к изменениям в законодательстве и налоговой политики РФ, изменениям внутри предприятия.

Список литературы

1. Банк В.С., Зверев В.С. Информационные технологии в экономике, -2003

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М.: Экономистъ, 2004

3. Герчикова Р.Н. Менеджмент. М.: Банки и биржи, 2000.

4. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 2001

5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 2001

6. Докучаев А.А., Мошенский С.А., Назаров О.В. Средства информатики в офисе торговой фирмы. Средства компьютерных коммуникаций. - СП б, ТЭИ, 2001

7. Климова Р.Н., Сорокина М.В., Хахаев И.А., Мошенский С.А. Информатика торговой фирмы / Учебное пособие. Для студентов всех специальностей всех форм обучения. - СП б.: СПбТЭИ, 2004

8. Компьютерные технологии обработки информации./Под ред. Назарова С.И. - М.: Финансы и статистика, 2004

9. Максимцов М.М, Игнатьева А.В., Менеджмент, М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.

10. Малитиков А.С., Сольский Д.М. Руководство по делопроизводству. -- М., 2000.

11. Марысаев В.Б. Персональный компьютер: Иллюстрированный справочник. - Москва, 2004

12. Менеджмент организации. Учебное пособие. Куприянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. - М.: ИНФРА - М., 2004

13. Мильнер Б.З. Теория организации. М.: ИНФРА - М, 2004

14. Новицкий Н.И. Основы менеджмента: организация и планирование производства. Учебник: М.:ИНФРА-М, 2000

15. Основы менеджмента. Пер. с англ. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф.М.: «Дело», 2004

16. Пятибратов А.П., Гудындо Л.П., Кириченко А.А. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. - М., Финансы и статистика, 1998.

17. Фридланд А. Информатика - толковый словарь основных терминов. - Москва, Приор, 2004

18. Хахаев И.А., Турченюк Т.И.Мошенский С.А. Internet/Intranet/ Основы разработки и использования документов. -СП б, ТЭИ, 2003

19. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 2004