Создание автоматизированного рабочего места сотрудника отдела кадров

32

Введение

Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы - автоматизированные информационные системы (АИС), позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без АИС невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций.

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. АИС позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент-серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения.

Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти, необходимы средства обеспечения диалога человек - ЭВМ, которые позволяют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства - системы управления базами данных (СУБД). Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

Проблема автоматизации производственных процессов и процессов управления как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается актуальной в народном хозяйстве.

На современном этапе автоматизации управления производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

Работа отдела кадров достаточно крупного предприятия связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация храниться на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении, переходе на другую должность или других перемещениях сотрудника.

Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о работающих на предприятии сотрудников. При высокой численности штата предприятия отдел кадров состоит из начальника отдела кадров и нескольких сотрудников отдела кадров. Фактически, только начальник отдела кадров должен иметь полный доступ к архиву хранящейся информации. В данной курсовой работе мы закрепим теоретические аспекты автоматизированного рабочего места, более подробно остановимся на понятии автоматизированного рабочего места сотрудника отдела кадров. Создание автоматизированного рабочего места специалиста по кадрам на фирме позволит сократить время на обработку информации, произойдет сокращение затрат на обработку информации, уменьшатся затраты времени на поиск необходимой информации, улучшится качества контроля и учета обрабатываемой информации, повысится эффективность работы не только кадровика, но и остальных подразделений фирмы.

Таким образом, автоматизация процесса работы сотрудника отдела кадров является нужным и перспективным процессом.

1 Проектирование ИС «Отдел кадров»

1.1 Постановка задачи

Для реализации указанной выше проблемы можно сформулировать две задачи:

1. Ведение и поддержка базы данных. Сущность задачи состоит в актуализации базы данных - редактирование, добавление, изменение и удаление данных в уже созданной базе;

2. Контроль и анализ текущих данных о сотрудниках. Сущность задачи состоит в выдаче информации в достаточно широком спектре исходных таблиц из базы данных.

Цели создания АРМ «Отдел кадров:

- накопление, хранение, обработка и выдача достоверной и оперативной информации;

- сокращение времени на обработку информации;

- уменьшения затрат времени на обработку информации (ввод, обработка информации);

- улучшения качества контроля и учета обрабатываемой информации;

- повышение эффективности работы отдела кадров.

Основные требования к автоматизированному рабочему месту сотрудника отдела кадров:

- Разграничение прав доступа к информации.

- Минимальная нагрузка на локальную вычислительную сеть.

- При выводе на печать отчеты должны быть максимально похожими на стандартные бланки.

- Удобный интерфейс, интуитивно-понятные связи между диалогами ввода информации.

С учетом имеющихся знаний относительно построения баз данных с помощью SQL технологии и архитектуры «клиент-сервер» было принято решение написать программу с учетом приведенных требований. Данные средства реализации являются перспективными и позволили решить поставленную задачу в соответствии с требованиями к программе.

Созданная программа «Отдел кадров» является перспективной разработкой, так как на основе уже хранящейся информации о сотрудниках не исключено создание другими разработчиками новых версий данной программы для автоматизации отделов бухгалтерии, материальной части и т.д.

1.2 Предметная область

Предметной областью автоматизации является учет кадров предприятия.

Функции отдела кадров ограничены следующими локальными задачами:

- оперативный контроль и учёт кадров на предприятии;

- выдача справок и выходных документов о сотрудниках, налоговых льготах и других сведений;

- анализ и обработка входной информации о персонале компании;

Отдел управления персоналом занимается персональным учетом работников, который включает прием и выбытие. Основные задачи кадрового учета следующие:

- планирование профессиональной подготовки рабочих и специалистов (обучение,переподготовка);

- планирование повышения квалификации (обучение и переобучение) руководящихкадров;

- рациональная расстановка кадров в соответствии с уровнем их квалификации;

- аттестация и рационализация рабочих мест;

- статистический и оперативный учет и отчетность;

- анализ движения кадров;

- анализ качественного состава кадров;

- ведение архива.

Отдел управления персоналом ведёт учёт персонального состава работников, движение кадров, обучение и переобучение кадров. Также функцией отдела является составление должностных инструкций, формирование отчетности и обработка анкет. Отдел управления персоналом также обязан следить за трудовой дисциплиной, а также за продвижением по служебной лестнице сотрудников.

Отдел кадров наряду с расчетом численности активной части трудовых ресурсов фирмы, ведет расчет численности управленческого персонала. Базируясь на представленных показателях плановой численности, кадровая служба фирмы планирует прием и увольнение сотрудников, а также распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам. В процессе изготовления продукции рабочие получают плановые задания, фактические результаты выполнения которых фиксируются либо в бумажных документах, либо на машинных носителях и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия в свою очередь, обрабатывает полученную информацию и вычисляет показатели оценки трудовой деятельности в денежном эквиваленте. До начала расчетов отдел кадров информирует бухгалтерию о текущих изменениях относительно отдельных работников (данные о пропущенном рабочем времени по причине временной нетрудоспособности о внутреннем и внешнем движении кадров, о нарушениях трудовой дисциплины и т.д.). Отдельные показатели такого рода передаются в отдел кадров, который использует их впоследствии при решении своих задач.

Специалист по кадрам обеспечивает соответствие осуществляемых операций с персоналом законодательству РК, контроль за
движением персонала и выполнением обязательств перед ним. Кадровик назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором. Прием и сдача дел при назначении и освобождении специалиста оформляются актом после проверки состояния кадрового учета и отчетности. Кадровик подчиняется генеральному директору фирмы.

Специалист по кадрам должен выполнять следующие функции:

- подбор кадров;

- анализ резюме;

- собеседование;

- отбор претендентов на вакантные рабочие места;

Специалист по кадрам, осуществляет организацию кадрового учета на основе установленных правил его ведения, обязан обеспечить:

- планирование и осуществление приема и увольнения работников;

- распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам;

- расчет численности активной части трудовых ресурсов и управленческого персонала;

В результате проектного исследования установлено, что отдел кадров нуждается в автоматизации своей деятельности с целью оперативной обработки данных о сотрудниках, что упрощает доступ к информации по иждивенцам, налоговым льготам, а также других данных о личном составе по бухгалтерии, на основе которых составляются таблицы с соответствующей информацией.

1.3 Теоретические аспекты автоматизированного рабочего места

Автоматизированное рабочее место (АРМ) в основном ориентировано на пользователя, не имеющего специальной подготовки по использованию вычислительной техники. Основным назначением АРМ можно считать децентрализованную обработку информации на рабочих местах, использование соответствующих "своих" баз данных при одновременной возможности вхождения в локальные сети АРМ и ПК, а иногда и в глобальные вычислительные сети, включающие мощные ЭВМ.

Для реализации идеи распределенного управления потребовалось создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе профессиональных персональных компьютеров. Например, в сфере экономики на таких АРМ можно осуществлять планирование, моделирование, оптимизацию процессов, принятие решений в различных информационных системах и для различных сочетаний задач. Для каждого объекта управления необходимо предусматривать АРМ, соответствующие их значению. Однако принципы создания любых АРМ должны быть общими:

- системность;

- гибкость;

- устойчивость;

- эффективность.

Поясним смыл каждого из указанных понятий.

Системность. АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Гибкость. система приспособлена к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Устойчивость. Принцип заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

Создание такого "гибридного" интеллекта в настоящее время является проблемой. Однако реализация этого подхода при разработке и функционировании АРМ может принести ощутимые результаты - АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном.

АРМ - это специализированния система, представляющая собой комплекс технических средств и программного обеспечения, ориентированного на конкретного специалиста - администратора, экономиста, инженера, конструктора, проектанта, архитектора, дизайнера, врача, организатора, исследователя, библиотекаря, музейного работника и множество других.

В то же время к АРМ любой деятельности можно предъявить и ряд общих требований, которые должны обеспечиваться при его создании, а именно:

- непосредственное наличие средств обработки информации;

- возможность работы в диалоговом (интерактивном) режиме;

- выполнение основных требований эргономики: рациональное распределение функций между оператором, элементами комплекса АРМ и окружающей средой, создание комфортных условий работы, удобство конструкций АРМ, учет психологических факторов человека-оператора, привлекательность форм и цвета элементов АРМ и др.;

- достаточно высокая производительность и надежность ПК, работающего в системе АРМ;

- адекватное характеру решаемых задач программное обеспечение;

- максимальная степень автоматизации рутинных процессов;

- оптимальные условия для самообслуживания специалистов как операторов АРМ;

- другие факторы, обеспечивающие максимальную комфортность и удовлетворенность специалиста использованием АРМ как рабочего инструмента.

Структура АРМ включает совокупность подсистем - технической, информационной, программной и организационной.

О технической подсистеме уже было сказано выше. К указанному ранее набору технических средств, непосредственно образующему АРМ, надо еще добавить средства связи с другими АРМ, работающими в общей сети объекта, а также другие средства связи (телефон, телекс, телефакс). Одним из важнейших факторов, определяющим эффективность работы на АРМ, является наличие «дружественных» средств интерфейса по отношению к сотруднику отдела кадров средств интерфейса, создающих комфортность работы на машине.

К информационной подсистеме относятся массивы информации, хранящейся в локальных базах данных, как правило, на дисковых накопителях. Сюда же относится и системы управления базами данных.

Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ, выполненные по модульному принципу и ориентированные на решение определенного класса задач, обусловленного назначением АРМ. По мере необходимости в программное обеспечение включаются также пакеты программ для работы с графической информацией.

Организационное обеспечение АРМ имеет своей целью организацию их функционирования, развития, подготовки кадров, а также администрирования. К последнему относятся: планирование работы, учет, контроль, анализ, регулирование, документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ.

Если устройство АРМ достаточно сложно, а пользователь не имеет специальных навыков, возможно применение специальных обучающих средств, которые позволяют постепенно ввести пользователя в среду его основного автоматизированного рабочего места. При реализации функций АРМ необходимы методики определения цели текущей деятельности, информационной потребности, всевозможных сценариев для описания процессов ее реализации.

Методика проектирования АРМ не может не быть связанной с методикой его функционирования, так как функционирование развитого АРМ предусматривает возможность его развития самими пользователями. Языковые средства АРМ являются реализацией методических средств с точки зрения конечного пользователя, а программные реализуют языковые средства пользователя и дают возможность конечному пользователю выполнять все необходимые действия.

1.4 Среда разработки

Реализация курсовой работы проводится в системе программирования Delphi 7.0, располагающей широкими возможностями по созданию приложений баз данных. Уже с более ранних версии система Delphi снабжена необходимым набором драйверов для доступа к самым известным форматам баз данных, удобными и развитыми средствами для доступа к информации, расположенной как на локальном диске, так и на удаленном сервере. В поставку продукта входит большое количество коллекций визуальных компонент для построения отображаемых на экране окон, что необходимо для создания удобного интерфейса между пользователем и исполняемым кодом.

Поскольку использование баз данных является одним из краеугольных камней, на которых построено существование различных организаций, пристальное внимание разработчиков приложений баз данных вызывают инструменты, при помощи которых такие приложения можно было бы создавать. Выдвигаемые к ним требования в общем виде можно сформулировать как: "быстрота, простота, эффективность, надежность".

Среди большого разнообразия продуктов для разработки приложений Delphi занимает одно из ведущих мест. Delphi отдают предпочтение разработчики с разным стажем, привычками, профессиональными интересами. С помощью Delphi написано колоссальное количество приложений, десятки фирм и тысячи программистов-одиночек разрабатывают для Delphi дополнительные компоненты.

В основе такой общепризнанной популярности лежит тот факт, что Delphi, как никакая другая система программирования, удовлетворяет изложенным выше требованиям. Действительно, приложения с помощью Delphi разрабатываются быстро, причем взаимодействие разработчика с интерактивной средой Delphi не вызывает внутреннего отторжения, а наоборот, оставляет ощущение комфорта. Delphi-приложения эффективны, если разработчик соблюдает определенные правила. Эти приложения надежны и при эксплуатации обладают предсказуемым поведением.

Компоненты, используемые при разработке в Delphi, встроены в среду разработки приложений и представляют из себя набор типов объектов, используемых в качестве фундамента при строительстве приложения. Этот костяк называется Visual Component Library (VCL). В VCL есть такие стандартные элементы управления, как строки редактирования, статические элементы управления, строки редактирования со списками, списки объектов.

Ключевой особенностью Delphi является возможность не только использовать визуальные компоненты для строительства приложений, но и создание новых компонент. Такая возможность позволяет разработчикам не переходить в другую среду разработки, а наоборот, встраивать новые инструменты в существующую среду. Кроме того, можно улучшить или полностью заменить существующие по умолчанию в Delphi компоненты.

Здесь следует отметить, что обычных ограничений, присущих средам визуальной разработки, в Delphi нет. Сам Delphi написан при помощи Delphi, что говорит об отсутствии таких ограничений. Model Maker - это инструмент case-проектирования компании Model Maker tools BV. Данный продукт включен в состав Delphi 7, хотя может использоваться и отдельно. Основными возможностями Model Maker являются:

- построение UML-диаграмм: вариантов использования (use case diagram), диаграмм классов (class diagram), диаграмм последовательностей (sequence diagram), диаграмм взаимодействия (collaboration diagram), диаграмм состояний (state diagram), диаграмм активности (activity diagram), диаграмм зависимостей (Unit dependencies diagram) и др.

- генерация кода Delphi и тесная интеграция с IDE Delphi.

- возможность импорта исходного кода Delphi.

- графическое отображение элементов классов и модулей Delphi.

- возможность применения шаблонов проектирования.

Использование Model Maker делает возможным создание приложения от этапа проектирования и до готового исходного кода без применения каких либо дополнительных case-инструментов.

Можно выделить две основных области применения продукта:

- системный анализ с использованием унифицированного языка моделирования Unified Modeling Language (UML).

- визуальное проектирование компонентов и классов Delphi.

1.5 Описание входной и выходной информации

Решение задачи основывается на информацию из следующих первичных документов:

- список подразделений;

- штатное расписание;

- список личного состава;

- виды налоговых льгот;

- справочник иждивенцев;

- справочник налоговых льгот;

- список личного состава по бухгалтерии.

Реквизитный состав первичных документов:

- список подразделений: код подразделения, наименование подразделения, количество сотрудников;

- штатное расписание: код подразделения, код должности, должность, оклад, надбавка в %;

- список личного состава: код сотрудника, код подразделения, код должности, фамилия, имя, отчество, дата рождения, паспортные данные, адрес, телефон, дата поступления;

- виды налоговых льгот: код налоговой льготы, наименование льготы, суммы по льготе;

- справочник иждивенцев: код сотрудника, количество иждивенцев, вид иждивенцев, примечание;

- справочник налоговых льгот: код сотрудника, код налоговой льготы, сумма по льготе;

- список личного состава по бухгалтерии: код сотрудника, оклад, общий доход за прошлый год, сумма вычетов.

Выходной информацией задачи для пользователя являются 2 основных документа «Главная» и «Архив». Реквизитами документа «Главная» являются: табельный номер сотрудника, фамилия, имя, отчество, год рождения, паспортные данные, адрес, телефон, дата поступления, должность, семейное положение, стаж, военный учет, образование, оклад и заметки.

Реквизитами документа «Архив» являются: табельный номер сотрудника, фамилия, имя, отчество, год рождения, паспортные данные, адрес, телефон, дата поступления, должность, семейное положение, стаж, военный учет, образование, причина увольнения, дата увольнения и заметки.

1.6 Алгоритм и блок-схема

Результатом работы приложения «Отдел кадров» является реализация поставленных задач, а именно:

- ведение и поддержка базы данных. Сущность задачи состоит в актуализации базы данных - редактирование, добавление, изменение и удаление данных в уже созданной базе;

- контроль и анализ текущих данных о сотрудниках. Сущность задачи состоит в выдаче информации в достаточно широком спектре исходных таблиц из базы данных.

На первом этапе реализации задачи необходимо построение концептуальной модели, отражающей предметную область автоматизации работы отдела кадров. На данном этапе необходимо также изучение и понимание основных принципов построения автоматизированных рабочих мест как в общем, так и в частном случае. Как выяснилось в ходе изучения данной предметной области, немалое внимание стоит уделить проработке интерфейса. Так как, плохо продуманный интерфейс может свести на нет желание работать с программой независимо от использованных аппаратно-программных средств ее реализации.

С учетом использования программы на существующей локальной вычислительной сети, следующим шагом стало изучения принципов их построения. Понимание принципов организации сетей в настоящее время можно отнести к элементам компьютерной грамотности. Необходимость данных знаний усиливается при применении технологии клиент-сервер и языка SQL.

Правильность выбора конкретного средства реализации поставленной задачи, должно обеспечить ее работоспособность. С учетом имеющихся знаний относительно системы разработки программ в среде Delphi, было решено создать программу именно на ее основе. Однако ряд вопросов требовал более глубокого и детального изучения, что и было проделано при проектировании задачи.

Для реализации приложения в среде ее разработки сначала в Database Desktop были созданы таблицы «Главная» и «Архив», в которые были занесены данные, касающиеся отдела кадра предприятия. Для ведения и эксплуатации БД программа должна выполнять следующие функции:

- добавление записи;

- удаление записи;

- редактирование записи.

Актуальность и целесообразность любой БД и данной в частности, заключается в мобильном поиске данных, удовлетворяющих условиям задаваемых пользователем.

После анализа проблем выявленных на этапе проектирования, были разработаны структура базы данных и интерфейс программы, что соответствовало созданию логической модели данных.

К разработанному программному продукту составлена документация, включая инструкцию пользователю программы.

2  Описание программы

2.1 Структура хранения информации

В первую очередь для решения поставленной задачи необходимо выбрать структуру хранения информации.

Существует два способа организации информационных массивов: файловая организация и организация базы данных. Файловая организация предполагает специализацию и хранение информации, ориентируясь на одну прикладную задачу. Файловая организация позволяет достигнуть высокой скорости обработки информации, но узкая специализация программ и файлов с данными может служить причиной большой избыточности.

В наше время при создании АРМ требуется качественно новый подход к организации данных. К организации данных в АРМ предъявляют два основных требования:

- интеграция данных, когда все данные накапливаются и хранятся централизованно, создавая динамично обновляемую модель предметной области;

- максимальная возможная независимость от прикладных программ.

Выполнение этих требований привело к созданию единой базы данных (БД). Преимущества БД в АРМ состоят в следующем:

- централизованное управление всеми ресурсами, синхронная поддержка данных для всех приложений;

- отсутствие проблемы избыточности данных вследствие их интеграции;

- однократный ввод и многократное использование данных благодаря устранению дублирования;

- унификация средств организации данных и независимость прикладных программ от организации данных.

2.2  Структура БД

При проектировании БД необходимо решить вопрос о наиболее эффективной структуре данных.

Для решения задач информационной поддержки отдела кадров была разработана БД, в состав которой входят 2 таблицы (файлов, имеющих расширение db): «Главная» и «Архив». Структуры данных таблиц приведены на рисунках 1 и 2 соответственно.

Структура таблицы «Главная» (Glavnaya.db)
Описание поля	Поле	Тип	Ширина поля
Табельный номер	TABNOMER	+
ФИО	FIO	A	30
Отдел	OTDEL	А	25
Должность	DOLZHNOST	A	25
Дата рождения	DATA	S
Номер удостоверения	NY	А	9
Стаж	STAG	А	5
Семейное положение	SP	А	10
Адрес	ADRES	А	20
телефон	TEL	А	12
Образование	OBR	А	10
Военный учет	VY	А	15
Оклад	OKLAD	А	5
Заметки	COMMENT	А	25

Структура таблицы «Архив» (Arxiv.db)
Описание поля	Поле	Тип	Ширина поля
Табельный номер	NKOD	+
ФИО	FIO	A	30
Отдел	OTDEL	A	25
Должность	DOLZHNOST	A	25
Дата рождения	DATA	D
Номер удостоверения	NY	A	9
Адрес	ADRES	A	20
Телефон	TEL	A	12
Образование	OBR	A	10
Семейное положение	SP	A	10
Причина увольнения	PRICHINA	A	30
Дата увольнения	DY	D
Заметки	ZAMETKI	A	25

Приложение “Отдел кадров” предназначено для автоматизации деятельности отдела кадров организации. Система позволяет обеспечить многопользовательский доступ к единой базе данных организации, при этом возможна одновременная работа нескольких пользователей с информацией, что позволит гибко распределить обязанности между сотрудниками (например, регистрация новых сотрудников, модификация информации, поиск, формирование отчетов и прочее). При работе в многопользовательском режиме пользователям назначаются права доступа к информации. Однако система не исключает возможность работы и в локальном варианте - на одном рабочем месте.

Программа "Отдел кадров" предназначена для облегчения условий труда сотрудников отдела кадров достаточно абстрактного предприятия.

Наиболее рутинными и в то же время наиболее ответственными процессами являются:

- ввод метрики работника в его личную учетную карточку;

- ведение архива отдела кадров;

- подготовка различных отчетов по личным данным работников (стаж, зарплата, должность и так далее).

При этом сначала заводится так называемая личная карточка работника. В нее заносится вся необходимая метрика работника. Далее происходит работа с внесенной информацией (корректировка, поиск, удаление). Архив состоит из личных карточек уволенных сотрудников, т.к. после увольнения по соответствующему закону личные данные должны храниться не менее 3 лет до момента их уничтожения.

На архив отдела кадров прямо или косвенно опирается ряд дополнительных операций (бухгалтерия, материальная часть, учет выработки продукции и другое).

Облегчения условий труда достигается благодаря возможности автоматизировать основные процессы ведения архива предприятия с помощью данной программы. Фактически, работа с личными карточками и архивом превращается в четкий и удобный процесс работы с базой данной. Это сильно упрощает работу и исключает ошибки, часто встречающиеся при обычной организации работы отдела кадров.Данный проект удобен для обработки данных по служащим на предприятии. Она может быть использована внутри предприятия для начальника отдела кадров, а также для внешнего пользования: различные государственные инспекции.

2.3 Составные части программы

С точки зрения пользователя-оператора (т.е. сотрудника отдела кадров) существует лишь запускаемая программа АРМ «Отдел кадров». Вся работа с карточками и архивом происходит в пределах запущенной программы без необходимости вызова каких-либо других программ.

Однако программа состоит из двух логически раздельных блоков - базы данных и программы - оболочки.

База данных хранит всю необходимую информацию. К ней относятся данные непосредственно архива и служебная информация, необходимая для работы программы-оболочки. База данных абсолютно не имеет никакой привязки к оболочке, и к ее данным может обращатся какая-либо другая программа. Таким образом изначально заложена возможность развития всей программы «Отдела кадров». Например, бухгалтерская программа может получать сведения о сотрудниках завода, обращаясь к указанной базе данных. При этом сама бухгалтерская программа может быть разработана другой группой программистов, без использования знаний о создании программы «Отдела кадров».

Программа жестко привязана к базе данных. Она выполняет две наиболее выделяющихся функции. Во-первых она предоставляет данные из базы данных в удобном для пользователя виде а во-вторых производит различные манимуляции с хранящейся информацией.

В программе реализован принцип разделения прав доступа на изменение информации.

При работе с программой АРМ «Отдел кадров» первым шагом является авторизация пользователя. Авторизация определяет уровень доступа пользователя к хранящейся информации и возможность ее редактирования (как ввод новой, так и удаление существующей). Максимальный уровень доступа по установившейся тенденции принадлежит системному администратору. Он наделен правами регистрации новых пользователей в системе, изменения их паролей, полным доступом к хранящейся информации.

Данный подход диктовался максимальным приближением электронного АРМ к реальным условиям работы. Только начальник отдела кадров может удалить личную карточку сотрудника или изменить введенную информацию, после того как она занесена в архив и считается проверенной на точность. При неэлектронной организации работ, например, факт изменения возраста сотрудника или его стажа, не может расцениваться как нормальный.

2.4 Интерфейс программы

Интерфейс - это общение между человеком и компьютером. На практическом уровне, интерфейс - это набор стандартных приемов взаимодействия с техникой. Пользовательский интерфейс АРМ «Отдел кадров» соответствует следующим требованиям:

- интерфейс очевиден и внушает своему пользователю чувство контроля. Пользователь одним взглядом может окинуть весь спектр своих возможностей, понять, как достичь своих целей и выполнить работу.

- интерфейс не беспокоит пользователя внутренним взаимодействием с системой. Существует бережное и непрерывное сохранение работы, с предоставлением пользователю возможности отменять любые действия в любое время.

- приложения выполняют максимум работы, требуя при этом минимум информации от пользователя.

3. Контрольный пример

С целью проверки правильности алгоритма и работоспособности программы составляется контрольный пример. В данном примере в БД заносятся исходные данные на основе первичных документов и поэтапно выполняются действия алгоритма.

Инструкция пользователю

Чтобы начать работу с базой данных, необходимо открыть F:\ARM\OK.

При старте программа выводит окно ввода пароля. У пользователя есть только 2 варианта продолжения работы - ввести корректный пароль и войти в систему или выйти из программы. Ввод некорректного пароля вызывает соответствующее информационное сообщение и естественно не приводит к входу в систему.

Внешний вид окна ввода пароля:

После ввода пароля необходимо нажать на кнопку ОК. Если пароль был введен неверно, появляется следующее окно:

После ввода правильного пароля пользователь оказывается в основном окне программы:

Главное меню состоит из меню «Файл», «О программе» и журнала «пожеланий и предложений»:

В меню «Файл» содержится единственная команда «Выход». «Выход» предназначен для завершения программы:

Меню «О программе» выводит следующее окно:

Меню «Пожелания и предложения». Так как данная программа достаточно большая разработка, то неминуемо возникновение отзывов и пожеланий относительно ее работы. У пользователей могут возникать нарекание или советы по ее дальнейшему развитию. Чтобы эта ценная информация не пропадала и в дальнейшем использовалась другими программистами-разработчиками в программе реализовано ведение журнала подобных отзывов. Также в журнал можно занести какой-либо вопрос по работе, требующий уточнения или разъяснения. Поскольку журнал доступен практически всем, то в нем можно разместить ответ на заданный вопрос. Например, начальник отдела кадров может разместить в журнале официальный ответ на вопрос сотрудника отдела кадров.

Те сотрудники, которым права доступа позволяют работать с журналом могут просмотреть журнал, добавить в него свой вопрос либо ответить на заданный.

Журнал доступен по пункту меню «Пожелания и предложения» (если на него есть доступ по привилегии).

Для загрузки ранее существующего файла, сохранения текущего и очистки информации предусмотрены команды «Открыть», «Сохранить» и «Очистить»:



Ниже располагаются две вкладки: Главная и Архив.

На каждого сотрудника предприятия заводится его личная карточка, в которую заноситься его метрика. В разделе Главная содержится таблица со следующими полями:

- табельный номер;

- ФИО;

- отдел;

- должность;

- дата рождения;

- номер удостоверения;

- домашний адрес;

- телефон;

- семейное положение;

- стаж;

- образование;

- военный учет;

- оклад;

- заметки.



Данные об уволившихся, либо ушедших в бессрочный отпуск, сотрудниках переводятся в архив отдела кадров предприятия. В программе для этого организован раздел Архив. Он хранит переведенные в него личные карточки. По архиву также возможен поиск и отбор информации. Кроме того любая карточка может быть как помещена в архив, так и восстановлена из него. Это соответствует повторному взятию на работу ранее работавшего на этом же предприятии сотрудника, либо его возврат после бессрочного отпуска.

При обычной организации работы отдела кадров поиск личного дела занимал определенное время. Затем повторно заводилась новая личная карточка и в нее рутинно переписывались данные из старой карточки. При использовании программы АРМ «Отдел Кадров» экономия времени очевидна. Достаточно найти личную карточку в архиве и вернуть ее в активное состояние. В целом, архив очень похож на раздел Главная. Это сделано для максимального удобства работы с программой и реализации интуитивно-понятного интерфейса.

В разделе Архив содержится таблица со следующими полями:

- табельный номер;

- ФИО;

- отдел;

- должность;

- дата рождения;

- номер удостоверения;

- домашний адрес;

- телефон;

- семейное положение;

- стаж;

- образование;

- причина увольнения;

- дата увольнения;

- заметки.

АРМ «Отдел кадров» предназначена для поиска какого-то конкретного сотрудника и данных о нем из общей имеющейся базы данных. Поиск осуществляется по наиболее часто используемым параметрам, а именно табельный номер, ФИО, дата рождения, отдел, должность, семейное положение и оклад. Для запуска поиска необходимо выбрать параметр, по которому будет осуществляться поиск, заполнить его и нажать на кнопку «Найти»:



Например, необходимо найти информацию об уволившимся сотруднике Сабирове Р.Л. из раздела Архив. Поиск будет осуществляться по параметру ФИО. В данном случае окно программы будет выглядеть следующим образом:

Для отмены поиска или повторного поиска следует нажать на кнопку «Отменить поиск».

Для того чтобы было удобно работать с базой данных в программе находится «Панель навигатор», с помощью которой можно спокойно перемещаться по базе данных.

- курсор перемещается на первую запись;

- курсор перемещается на предыдущую запись;

- курсор перемещается на предыдущую запись;

- курсор перемещается на последнюю запись.

Также «Панель навигатор» содержит такие компоненты как «Добавить» и «Удалить» запись.

- добавить запись;

- удалить запись;

И еще три компонента, которые позволяют корректировать данные или запись.

Анализ полученных результатов

Результатом является программное приложение, представляющее собой модель автоматизированной информационной системы. Данное приложение обеспечивает автоматизацию ряда функций в работе отдела кадров предприятия. Главная задача программы заключается в возможности распределённого хранения, накопления и обработки информации в базах данных, а также предоставления пользователям автоматизированного санкционированного доступа к информации, одноразового её ввода и многократного, многоцелевого использования.

Таким образом, подводя итог проделанной работы, можно сказать, что представленный программный продукт способен обеспечить автоматизацию ряда функций и информационное обслуживание, что позволяет повысить эффективность работы, снизить затраты времени на поиск и подготовку необходимых данных, тем самым повысить эффективность управления.

Список использованной литературы

1. Автоматизированное рабочее место для статистической обработки данных/В.В. Шураков, Д.М. Дайитбегов, С.В. Мизрохи, С.В. Ясеновский. - М.: Финансы и статистика, 1990. - 190 с.

2. Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ.- М.: Радио и связь, 1989.-176 с.

3. Автоматизированные системы обработки учетно-аналитической информации/ В.С. Рожнов, В.Б. Либерман, Э.А. Умнова, Т.В. Воропаева. - М.: Финансы и статистика, 1992. - 250 с.

4. Компьютерные технологии в кадровых службах / М.А. Винокуров, Р.Д. Гутгарц, В.А. Пархомов - И.: Издательство ИГЭА, 1997. - 198 с.