Данные как основа информационной системы

Информация - это часть знаний, которая используется для ориентировки, активного действия, управления в целях совершенствования системы. Информация является специфической формой взаимосвязи, взаимодействия компонентов системы и взаимодействия с окружающим миром. Она обслуживает все функции управления от подготовки и принятия решения до подведения итогов его выполнения, содержит сведения о методах и средствах управления, которые нужно использовать для эффективного управления и достижения поставленных целей, является непосредственной причиной для перевода системы в новое состояние, обеспечивающее ее движение к поставленной цели.

Всякий управленческий цикл начинается со сбора, обработки информации и заканчивается получением информации, которая является исходной для нового управленческого цикла.

Объем и содержание информации зависит от:

масштаба и важности принимаемого решения;

количества и характера управленческих регулируемых параметров;

продолжительности и частоты управленческого цикла, частоты шага регулирования;

количества вариантов возможных состояний и поведения системы;

величины и разнообразия возмущающих систему внутренних и внешних воздействий;

количества и качества показателей, характеризующих результаты работы системы.

Непрерывность процесса управления обеспечивается непрерывностью движения информации

Всякое управление начинается с постановки цели системы. Главной задачей управления является достижение цели системой. Субъект оценивает отклонения системы от поставленной цели по отклонениям. Субъект вырабатывает управленческое решение, которое воздействует на объект управления. Информация о состоянии объекта управления сравнивается с поставленными целями. В зависимости от количественной и качественной стороны отклонения субъект может принять решение о корректировке целей.

Система целей предприятия.

Рис. 1 Схема воздействия целей на принятие решений на предприятии.

Предприятие представляет собой открытую социально-экономическую систему. На рисунке ниже представлен общий процесс управления предприятием, как открытой системы с обратной связью.

Обратные связи возникают через влияние целей на предприятие, благодаря информации про его сильные и слабые стороны, а также через влияние целей на окружение, которое в свою очередь через действие конкурентов, потребителей, законов и т.д. воздействует на принятие решений руководителями предприятия.

Для социально-экономической системы совокупность целей является определяющим для организационной и функциональной структуры. Открытая система взаимодействует с окружением.

Предприятие, как открытая система, воздействует на окружение согласно своим целям главным образом в трех направлениях: экономическом, социальном, экологическом.

Экономические цели составляют основу всей системы целей предприятия и в конечном итоге направлены на обеспечение работоспособности предприятия в рыночном хозяйстве. Их можно разделить на предметные, результативные и финансовые.

В таблице ниже представлены выборочно экономические цели предприятия.

Предметные цели описывают материальную базу достижения финансовых и результативных целей. Среди результативных целей основной является прибыль и рентабельность. Самая главная финансовая цель состоит в поддержке постоянной платежеспособности и ликвидности. Помимо целей, выраженных в стоимостных показателях, существуют другие цели, играющие важную роль в рыночной системе, например, надежность поставок и качество продукции, качество менеджмента и т.д.

Социальные цели, сориентированные на внутреннюю жизнь предприятия, направлены в основном на установление зарплаты, соответствующей трудовому вкладу, на создание более приемлемых для человека условий труда, на возможность хорошей карьеры и профессионального роста. Социальные цели, сориентированные на внешнее окружение, отражают степень социальной ответственности предприятия и выражаются в поддержке спортивных клубов, культурных учреждений и т.д.

Значение экологических целей существенно выросло при современных темпах роста производства. Основное их отличие состоит в том, что эти цели в основном предписываются государством, и только в том случае, когда предприятие добровольно провозглашает сохранение природной среды своей собственной целью, можно говорить об экологических целях предприятия.

Совокупность целей еще не представляет систему целей. Система целей возможна при наличии четкой определенности и иерархии целей относительно друг друга. Четкость целей предусматривает, что цели должны быть определены с точки зрения их содержания, объема и временных координат. По взаимоотношению различные цели делятся на индифферентные, комплиментарные и конкурирующие. Стремление к достижению индифферентной цели не сказывается на реализации других. Комплиментарными целями являются те, при которых достижение одних положительно сказывается на достижении других.

Например, увеличение оборота положительно сказывается на размере прибыли. Стремление в достижении конкурирующей цели затрудняет достижение другой.

Например, наличие больших ликвидных резервов не позволяет получать по этим суммам проценты и отрицательно сказывается на прибыли. При наличии конкурирующих целей необходимо их согласование с привлечением всех участвующих в процессе формирования целей. Это осуществляется путем переговоров или через принятие административных решений. При этом должны устанавливаться приоритеты, что приводит к возникновению иерархии целей, складывающихся из основных, промежуточных и вспомогательных целей.

Система целей предприятия воздействует через систему обеспечения управления предприятием на другие систем предприятия, как показано на рисунке ниже.

Рис. 2. Координация систем менеджмента с помощью системы обеспечения управления предприятием.

Как видно из рис.2 планирование и контроль должны основываться на системе целей предприятия, утверждение которых на предприятии и осознание их сотрудниками могут быть реализованы только с помощью организационной структуры и системы управления персоналом. Если основываться на системе целей, наиболее приемлемой моделью управления предприятием является модель “управления через согласование целей". Согласование целей происходит путем последовательной конкретизации предпринимательских целей и включает в себя согласование целей с потребностями сотрудников. Цели, установленные в начале отчетного периода, обсуждаются в его конце с точки зрения наличия отклонений полученных результатов от запланированных. Выводы фиксируются в оценке достигнутого, которая создает для сотрудника мотивирующую обратную связь. Данная модель управления сильно сориентирована на отдельного рабочего и может использоваться только в том случае, когда вся организация сориентирована на то, чтобы обеспечить структурную поддержку процессу организации действий и принятия решений, носящему в значительной степени децентрализованный характер. В частности руководители и сотрудники должны обладать достаточными способностями к коммуникации, чтобы понимать и управлять процессами согласования целей, а также обладать достаточной профессиональной квалификацией, которая позволит принимать им целенаправленные решения и самостоятельно действовать в пределах своей компетенции. На рисунке ниже представлен механизм управления через согласование целей.

Рис. 3 Структура процесса управления через согласование целей.

Модель управления через согласование целей хорошо вписывается в схему принятия решений, иллюстрируя возникновение управляющего воздействия, как следствие отклонения от целей. Знание законов рынка и ситуации в рыночном окружении позволяет с помощью такой модели мобилизовать личностные ресурсы работников за счет:

удовлетворения потребностей работника в самореализации путем учета индивидуальных представлений о развитии его положения на предприятии;

расширения сферы принятия решений и повышения личной ответственности работника;

развития чувства сопричастности по отношению к совместно сформулированным целям;

индивидуальной фиксации результатов труда;

реалистичного согласования целей и текущего контроля над результатами.

В современной теории управления одним из основных законов является закон Эшби о необходимом разнообразии, по которому для стабилизации выходных величин разнообразие регулирующих управляющих воздействий должно быть не меньше, чем разнообразие внешних возмущений. Например, в сельском хозяйстве разнообразие природных условий выращивания культуры должно быть скомпенсировано разнообразием приемов агротехники. В целевом менеджменте количество ответных приемов на разнообразие входных отклонений от заданной величины должно превышать разнообразие этих влияний. В настоящее время внешняя среда является настолько неустойчивой, что количество необходимых приемов не обеспечивает стабилизации выходных параметров.

Цель определяет потребность в информации