Главная
Коллекция "Otherreferats"
Программирование, компьютеры и кибернетика
Автоматизирование кадровых процессов
Автоматизирование кадровых процессов
Рационализация деятельности менеджера по кадрам с помощью внедрения системы электронного документооборота. Сопровождение системы электронного документооборота на примере программы "Контур Персонал", возможность ее внедрения на малом предприятии.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 05.06.2009 |
| Размер файла | 310,7 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
23
Содержание
- Введение
- 1. Теоретическая часть
- 1.1 Информация как ресурс
- 1.2 Информационные системы менеджмента
- 1.3 Компьютеры в бизнесе
- 1.4 Использование Интернета в бизнесе
- 1.5 Электронная почта
- 1.6 Рассылочные списки (mailing lists), newsgroups
- 1.7 Удаленный доступ
- 1.8 Основные клиенты
- 1.9 Корпоративная логистика
- 1.10 Конкуренция
- 2. Практическая часть
- Заключение
- Список литературы
Введение
Информация, по определению, есть "полученное или приобретенное знание о конкретном факте или событии". Таким образом, информация не есть по сути простой набор фактов, цифр, графиков или диаграмм. Информация - это знание, полученное с целью его использования в дальнейшем. Факты, цифры и графики не являются информацией, если они не будут использоваться в будущем. Бесполезные данные - это не информация.
Знаменитый исследователь в области менеджмента, Генри Минцберг, произвел однажды исследование рутинной работы менеджера. То, что он обнаружил, было поразительным. Вместо долгосрочного планирования и определения важных задач, стоящих перед организацией, менеджеры в основном были заняты выполнением множества мелких, зачастую не связанных между собой действий. Вместо использования компьютера как источника всей необходимой информации, менеджеры использовали пять различных методов ее получения: документы, телефонные звонки, запланированные собрания, незапланированные собрания и инспекции. Наиболее популярными при этом были телефонные звонки и собрания. Работа менеджера при общем ее обозрении оказалась хаотичной, фрагментированной и довольно трудоемкой. Минцберг отметил, что если компьютер не заменит все эти пять источников информации хотя бы частично, работа менеджера в будущем затруднится еще больше. Исследование было произведено в начале 80х гг. Одной из задач данной курсовой работы является определение, насколько изменилось положение дел в наши дни.
Исследование производилось на основе ФГУЗ ЦМСЧ №91 ФМБА России г. Лесной, одного из наиболее компьютеризированных клиентов Центра Экономического Анализа. Конечной целью этой деятельности является полный переход организации к электронному документообороту.
Управления включают в себя: Анализ потребностей и потенциала подразделений, больниц, отдельных сотрудников. Выработка рекомендаций для администрации управления по приоритетам финансовой и иной поддержки медицинских программ данного региона. Это стало возможно благодаря кадровой программе Контур Персонал, которая предоставляет неограниченные возможности для хранения личных данных сотрудников, их текущей должности. Также предполагается ведение полного электронного документооборота.
Распространение информации об организации, ее возможностях и интересах сотрудничества через Интернет, переписку с другими организациями. Контур Экстерн предоставляет возможность сдать отчет в пенсионный фонд РФ не покидая своего кабинета. Предусмотрена возможность неофициальной переписки, так как программа является клиент-серверной.
Другой не менее важный аспект автоматизации это перевод бухгалтерии на автоматизированный учет. С этими задачами прекрасно справляются Контур Бухгалтерия и программа для расчета заработной платы АМБа.
Все перечисленные выше продукты разработаны одним разработчиком СКБ "Контур" г. Екатеринбург, благодаря чему действуют как единая система.
Управление поддерживает делопроизводство по всем направлениям своей деятельности, открытое для контроля со стороны администрации, а также хранит и систематизирует и хранит все исходящие и входящие документы. В случае если какая-либо информация является конфиденциальной, доступ к ней регламентируется распоряжениями, утвержденными директором организации.
Цель: рационализация деятельности менеджера по кадрам с помощью внедрения системы электронного документооборота. Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:
Исследовать полный цикл документооборота.
Рассмотреть систему электронного документооборота.
Сравнить экономическую эффективность электронного и традиционного документооборотов.
Изучить возможность внедрения системы электронного документооборота на малом предприятии.
Изучить сопровождение системы электронного документооборота на примере программы Контур Персонал.
1. Теоретическая часть
1.1 Информация как ресурс
Информационный менеджмент появился на свет как признание факта, что информация является абсолютно необходимым ресурсом для того, чтобы менеджмент был систематичен. Менеджеры в сфере информационного менеджмента занимаются разработкой и контролем систем, обрабатывающих и распределяющих информацию. Информация обладает всеми признаками ресурса. Она однозначно необходима для любой фирмы. Для ее сбора, хранения, передачи и отображения нужны деньги. Она, как и другие ресурсы, обладает определенными качествами - своевременностью, точностью, методами представления. Системы обработки информации могут доставлять ее с различной скоростью, с большим или меньшим качеством, в форме текста, цифровых данных или изображений. Рассмотрим некоторые из свойств информации, которые необходимы для принятия на ее основе решений.
Рисунок 1. Деятельности менеджера по кадрам
Точность. Информация должна быть безошибочной и объективной. Для достижения этого могут потребоваться неоднократные и независимые друг от друга проверки.
Своевременность. Информация должна быть доступна тогда, когда она необходима, не позже. Запоздалая информация может привести к дорогостоящим ошибкам и задержкам.
Уместность. Информация должна отвечать на определенные вопросы, ответ на которые необходим в настоящий момент. Информация может быть точной и своевременной, но совершенно не относящейся к делу.
Форма представления. Информация должна быть представлена в той форме, в которой ее обработка наиболее удобна в настоящий момент. Часто информация, представленная в неудобном или незнакомом формате попросту игнорируется.
Доступность. Информация должна быть легко доступна для того, кому она в первую очередь необходима.
1.2 Информационные системы менеджмента
Для более эффективной организации и использования информации многими западными фирмами были разработаны информационные системы менеджмента (ИСМ) Локальные вычислительные сети. Справочник. Под ред. С. В. Назарова. М.: “Финансы и статистика” , 1994. Информационная система менеджмента - это система сбора информации, обрабатывающая и представляющая ее в форме, наиболее удобной для принятия на ее основе решений, и распределяющая ее между конечными пользователями. Как указывалось выше, хорошая информация должна быть точной, своевременной, уместной, легко доступной и представленной в необходимом формате.
Мощь информационных систем менеджмента используется многими западными компаниями. Например, корпорация XEROX использует свои ИСМ для посылки и получения электронной почты, обзорных отчетов, финансовых документов, для изучения информации по потребителям и рынкам сбыта, а также для получения самых последних новостей. В компании 3М информационные системы менеджмента используются для капитализации сэкономленных на издержках средств и внедрения инновационных технологий. ИСМ позволяют 3М пользоваться децентрализованной системой управления, обеспечивающей наибольшую гибкость в принятии решений. Это достигается за счет увязки ИСМ в региональных представительствах компании в одну большую сеть, регулирующую критические аспекты деятельности фирмы в целом. Данные по финансам, управлению персоналом и инженерными проектами могут быть легко пересланы из одного представительства в другие, а также консолидированы в штаб-квартире компании с целью получения общей картины деятельности фирмы. Подобная интеграция децентрализованных усилий позволяет значительно экономить время и средства.
Для разработки конкретных ИСМ необходимо прежде всего установить цели ее создания, определить возможные ограничения, определить источники получения информации и каналы ее редистрибуции, и только затем приступать к конкретному планированию. В процессе разработки необходимо обеспечить тесные контакты между разработчиками и собственно конечными пользователями. Следует помнить, что целью создания информационных систем является обеспечение информационной поддержки менеджеров при принятии ими решений. Эта поддержка заключается в следующем:
· Своевременное предупреждение менеджеров о возможных проблемах в будущем.
· Получение информации, используемой при принятии решений.
· Автоматическое принятие системой мелких решений, не требующих вмешательства менеджера.
· Автоматизация рутинных операций.
Ограничения при разработке информационных систем менеджмента могут быть обусловлены как внешними, так и внутренними причинами. Внешние ограничения включают в себя правовые вопросы, запросы потребителей и нужды поставщиков. К внутренним ограничениям относятся издержки по разработке ИМС, доступность рабочей силы к использованию в качестве персонала, направления политики фирмы и технические характеристики компьютера, на основе которого разрабатывается ИМС.
Следующим шагом после определения целей создания информационной системы является ясное определение целей использования информации. Конкретные цели зависят от менеджера, который этой информацией будет пользоваться. Некоторым нужна сложная компьютеризированная система, для других ИМС должна быть как можно более простой. Одним нужны только факты, другим - информация, конкретно необходимая в текущей ситуации. По определении целей использования информации можно определить и источники ее получения.
Затем необходимо собственно "собрать" систему. Для этого надо сначала обозначить все потоки информации, как-то, например, отчеты по маркетинговой деятельности и продажам, определить способ хранения информации, метод ее ввода в систему, а также оборудование, которое для этого будет использоваться. Так как для решения одной задачи можно теоретически разработать множество различных систем, то необходимо также учитывать конечную стоимость информационной системы, ее технические характеристики и приемлемость для конкретного пользователя.
При введении системы в действие нужно научить всех потенциальных пользователей работе с ней, объяснить принцип ее действия, а также показать, какие именно выгоды несет использование системы. В дальнейшем для улучшения работы ИМС полезно также производить опросы о ее работе среди сотрудников организации.
1.3 Компьютеры в бизнесе
Компьютер - это устройство, выполняющее совокупность заранее заданных операций с очень высокой скоростью. Он получает исходные данные, инструкции по их обработке, обрабатывает данные соответственно инструкциям и предоставляет результат в форме, которая может быть прочтена и использована человеком или другим компьютером.
Использование компьютеров вместо людей при принятии решений имеет множество преимуществ. Рассмотрим лишь несколько наиболее очевидных.
Во-первых, компьютеры обрабатывают данные с очень высокой скоростью. Скорость современных компьютеров достигает миллиардов операций в секунду.
Во-вторых, с помощью компьютеров можно решать задачи, слишком сложные для человеческого разума. Полеты в космос, например, без компьютеров были бы невозможны.
В-третьих, огромные объемы памяти позволяют хранить большие количества информации с последующей ее обработкой.
В-четвертых, компьютеры не придают эмоциональной окраски обрабатываемым данным. Они объективно учитывают все введенные факторы и ограничения, и строят на их основе неискаженную эмоциями модель.
И, наконец, для компьютера не имеет значения, насколько рутинны выполняемые им операции.
Исходя из этих характеристик компьютеров, можно предположить, что наиболее полезно использование компьютеров при решении задач, требующих быстрого завершения, для очень сложных расчетов, а также для автоматизации повторяющихся рутинных действий. К сожалению, все еще невозможно поручить компьютеру работу, требующую изобретательности, интуиции или других подобных качеств. Тем не менее, работы в области искусственного интеллекта постепенно начинают вмешиваться и в эти области человеческой деятельности.
1.4 Использование Интернета в бизнесе
Когда-нибудь компьютерная сеть будет таким же обычным делом как копировальный аппарат, факс, телефон и сам компьютер.
Заниматься бизнесом, не используя сеть, будет выглядеть странным. Сегодня Интернет охватывает порядка 3,5 миллиона соединенных между собой компьютеров, расположенных не только в университетских и научных и военных центрах, как планировалось изначально, но также включает в себя серверы таких известных фирм как General Electric, McDonnel Douglas, Huges, Lokheed и многих других.
Бизнесмены идут в Интернет быстрее, чем какая-либо другая группа пользователей.
Все они находят, что Интернет может реально послужить им в проведении маркетинговых исследований, поддержке поставщиков и клиентов, обмене коммерческой информацией и создании совместных предприятий.
С помощью Интернет фирмы также могут разрабатывать новую продукцию, принимать заказы, получать необходимую корреспонденцию и официальные документы, вести специализированный информационный поиск в соответствующих учреждениях, например, например, таких как DIALOG Information Services Inc., Data Star, Dun & Bradstreet, Lexis-Nexis и даже непосредственно сбывать свою продукцию.
Каковы же конкретные возможные пути использования Интернет в сфере бизнеса? Большие компании, такие как General Electric Co. или Addison-Wesley Publishing Co.
Широко используют Интернет для глобальной связи при осуществлении широкомасштабных проектов, требующих объединения усилий нескольких подразделений и филиалов, а также предоставляемые сетью уникальные возможности информационного доступа.
1.5 Электронная почта
При наиболее низкой плате за сервис, состоящей, как правило, из ежемесячной платы за арендованный канал или за доступ через коммутируемую телефонную сеть, бизнесмены получают доступ к коммерческим и некоммерческим сетевым услугам в США и других странах. Электронная почта наиболее популярный вид услуг в Интернет. В то время как в некоторых сетях требуется несколько часов или даже дней на доставку сообщения по e-mail, в Интернет на это уходит не более нескольких минут. Межсетевые протоколы почты обрабатывают загрузку очередей и управление потоком сообщений автоматически.
Передача изображений по каналам e-mail стала также возможной при обмене корреспонденцией благодаря разработке Многоцелевого Межсетевого Расширенного Почтового Протокола, Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME). Протокол MIME позволяет включать в почтовое сообщение факсимиле, звук, видео, шрифты, а также символьные наборы для иностранных языков. При этом адресат не нуждается в специальном программном обеспечении, чтобы получить такое сообщение, а для того, чтобы иметь возможность его прочитать, Интернет предоставляет широкий выбор бесплатных утилит.
1.6 Рассылочные списки (mailing lists), newsgroups
Интернет не ограничивает бизнесменов одной лишь персональной перепиской. Рассылочные списки дают возможность пользователю послать одно письмо в адрес группового псевдонима. Программное обеспечение в этом случае автоматически посылает копию этого письма каждому адресату в этом списке, экономя тем самым время на персональную рассылку. Коммерческие организации используют такие списки, например, для того, чтобы сообщать о новых изделиях своим интерактивным клиентам. Так как Интернет также поддерживает систему newsgroups (групповые новости) в среде телеконференций USENET, их члены могут получать сообщения и статьи согласно определенному профилю их группы.
С рассылочными списками и newsgroups, не только клиенты имеют выбор получения глобальной информации проблемного или коммерческого характера, но и сами фирмы могут также поддерживать свои собственные рассылочные списки в сочетании с newsgroups. Таким образом, они могут находиться в состоянии постоянного контакта с клиентами, регистрировать их обращения и проводить опросы.
Например, некоторые крупные издания, типа Houston Chronicle, The Village Voice, the New York Times and The Economist, проводят опросы своих читателей, используя данный вид сервиса Интернет. Компании могут также получать информацию от экспертов, адреса которых внесены в специальный географический информационный рассылочный список.
Предприниматели могут присоединяться к рассылочным спискам, с тем, чтобы быть постоянно в курсе обсуждаемых вопросов, относящихся к их сфере деятельности. Например, имеются списки, связанные с темами передачи технологии, исследования японской деловой практики, нефтегазовой промышленности, которая включает ежедневную регистрацию цен на нефть, что весьма актуально для финансовых компаний при принятии инвестиционных решений. Технология newsgroups еще более эффективна, чем рассылочные списки и может поддерживать большее количество участников. В то время как копия сообщения посылается каждому абоненту списка, сообщения для newsgroups посылаются каждой машине, которая подпишется к newsgroups. Таким образом, большее количество людей в newsgroups может читать ту же самую копию статьи или сообщения. В настоящее время сеть USENET имеет больше чем 2,000 newsgroups и более двух миллионов пользователей. Имеются newsgroups, ориентированные на операционные системы, объектом интереса других групп является прикладное программное обеспечение и т.п.
Поскольку Интернет присоединена к глобальной Матрице сетей, которая включает, среди прочих, CompuServe, MCI и Bitnet, предприниматели, имеют возможность доступа через e-mail более чем к 20 миллионам абонентов.
За определенную плату, службы типа ClariNet дают возможность пользователям находить и выбирать то, что их интересует среди традиционных телеграфных новостей, спортивных репортажей, аналитических обзоров, синдицированных информационных столбцов, деловых новостей, информационных бюллетеней и пр. В сущности, абонент ClariNet получает полностью приспособленную к его запросам газету.
1.7 Удаленный доступ
Электронная почта, объединенная с быстрыми интерактивными протоколами типа TELNET и протокола передачи файлов (FTP) позволяет предпринимателям продуктивно взаимодействовать через среду Интернет. FTP и TELNET предоставляют клиентам со своих машин разделенный доступ к ресурсам соответствующей удаленной машины в интерактивном режиме (on-line). FTP дает возможность пользователям соединиться с другими компьютерами и осуществить поиск в их каталогах публичного доступа, копирование заинтересовавшей их информации и размещения собственной корреспонденции. TELNET-протокол соединяет пользователей с удаленной машиной и предоставляет им разделенный доступ к ее программным ресурсам.
Посредством FTP и e-mail Интернет позволяет находящимся на значительном расстоянии бизнесменам, ученым, государственным и корпоративным служащим обмениваться проектами документов и комментариями и тем самым способствует быстрому принятию окончательных решений.
1.8 Основные клиенты
Это, конечно, прежде всего, крупные промышленные предприятия, включая разработчиков высоких технологий, фирмы - производители компьютеров и оргтехники, нефтяные компании, фармацевтические компании, предприятия здравоохранения, финансовые учреждения и банки. Рост объема передаваемой некоторыми из этих компаний информации превышает 100% в квартал. По данным National Science Foundation (NSF, США) такие фирмы как Xerox, Bell, LSI Logic имеют от четырех до шести с лишним тысяч компьютеров с постоянным выходом в Интернет.
Сказанное выше вовсе не означает, что только индустриальные гиганты могут использовать Интернет. Множество малых предприятий и частных предпринимателей пользуются услугами Интернет через недорогих посредников. В России таковыми посредниками, прежде всего, являются узлы Демос Плюс и уже упоминавшийся узел РЕЛКОМ, а в США имеется целый ряд посредников, например, Delphi или America Online.
Во второй половине 1993 года около ста ведущих журналов начали помещать в Интернет свои оглавления и наиболее существенные статьи и обзоры, а такой журнал как Bites and Bytes Online ежедневно публикует свою полную электронную версию в Интернет.
Само слово Интернет за последние два года стало символом. Более 54 торговых марок, содержащих слово Интернет, зарегистрировано в Службе Патентов и Торговых Марок США. К примеру, это торговые марки систем электронной обработки данных для финансовых служб, центров обучения и консультаций и компьютерных коммуникаций.
Крупнейшие финансовые институты, такие как J. P. Morgan & Co., Lehman Brothers, Pane Webber, а также Federal Reserve Board (США) используют Интернет. По данным упоминавшегося уже NSF, эти компании в настоящее время получают из Интернет объемы информации, в десятки раз превышающие посылаемые в Интернет ими самими. Это дает основание предполагать, что они используют Интернет для проведения своих собственных финансовых исследований.
1.9 Корпоративная логистика
Поскольку Интернет является постоянно действующей глобальной сетью, предприниматели, поставщики и клиенты имеют возможность эффективно общаться как в асинхронном режиме, используя e-mail, либо систему сетевых конференций, так и в режиме реального времени, учитывая, разумеется, разницу во временных поясах.
В ряде случаев Интернет даже создать виртуальные компании (virtual companies), сотрудники которых могут жить и работать в совершенно разных местах, общаясь через средства Интернет.
1.10 Конкуренция
Возможность располагать самой последней информацией о рынке и своих возможностях на нем исключительно важна для бизнесмена.
Интернет позволяет осуществить это с помощью так называемых discussion lists - дискуссионных групп, насчитывающих в настоящее время по оценкам экспертов порядка 3000. Некоторые из них посвящены вопросам маркетинга, бухгалтерского учета, public relations, использованию высоких технологий и материалов и вопросам контроля качества. Так, в настоящее время множество фирм используют Интернет в целях улучшения качества производства и обслуживания, находя в ряде случаев новые идеи и даже конкретные пути их реализации.
Стратегия поиска конкурентной информации в Интернет включает в себя следующие основные шаги:
1. Выбор удаленного севера, который содержит краткие аннотации по интересующей тематике и позволяет осуществлять поиск по ключевым словам. Примеры: NewsFlash в сети NewsNet, Dow Jones News/Retrieval.
2. Изучение аналитических инвестиционных обзоров по конкурентам.
3. Изучение пресс-релизов, публикуемых конкурентами.
4. Сравнительный анализ конкурентов и собственной компании по следующим показателям: курсы акций, доход, оборот и т.п.
5. Регулярное наблюдение за конкурентами и их продукцией.
6. Изучение тенденций в отрасли. Поиск возможных "белых пятен" и ниш.
7. Хранение и архивирование полученной информации на винчестере для дальнейшего использования.
Обратная связь и поддержка клиентов Помимо всего прочего, Интернет может помочь клиентам и покупателям получать необходимые консультации и поддержку от фирм-производителей и сервисных служб в любое время дня и ночи.
Многие фирмы создают так называемые Bulletin Board Services (BBS) для пользователей, куда помещают ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, тем самым используя BBS как инструмент маркетинга. Например, Microsoft Corporation предоставляет своим клиентам базу знаний, содержащую анализ конкретных примеров использования продукции фирмы, практические советы, информацию о нововведениях и другие статьи о продукции фирмы Microsoft.
2. Практическая часть
Для оценки экономической эффективности информационной технологии одних только традиционных методов подсчета прибыли на инвестируемый капитал недостаточно. Требуется методика, способная продемонстрировать ее полную отдачу.
Каждый рубль, который мы тратим на технологию, взят из других, очень важных статей расхода, таких как образование, борьба с преступностью, транспорт. Нужно убедиться, что мы принимаем наиболее продуктивные и экономически оправданные решения из всех возможных.
Известна проблема о не поддающихся подсчету аспектах многих проектов. Некоторые применяют формальный подход для измерения количественной величины эффективности всей новой аппаратуры и программного обеспечения, так что на самом деле они интересуется корректным способом определения тех бесконечно малых неосязаемых выгод от применения информационной технологии, которые оправдают ассигнования, выраженные суммой в долларах.
Чтобы помочь всем тем, кому приходится решать аналогичные задачи, был проведен опрос компаний, которым удалось продемонстрировать отдачу информационной технологии. Представленные здесь случаи знакомят со специфическими методами, используемыми компаниями для обоснования необходимых капиталовложений.
Однако обратите особое внимание на терминологию: продемонстрировать, но не измерить. Если опираться только на узкий анализ прибыли на инвестируемый капитал, исказится или пропадет весь смысл.
Руководители опрошенных компаний настаивали на необходимости количественных и качественных методов анализа. Менеджеры информационных систем этих фирм разработали убедительные способы комбинирования обоих методов. Определяющий фактор успеха: взаимное понимание между руководством компании и руководством информационных служб, или, если хотите, согласованная методика оценки выгод, получаемых бизнесом от информационной технологии. Причем эта методика становится фокусом демонстрации эффективности информационных служб, а не просто экономической эффективности или прибыли на инвестируемый капитал.
Определяющий фактор успеха взаимное понимание между руководством компании и руководством информационных служб.
Степень эффективности определяет, насколько выгодные решения принимаются с точки зрения функционирования бизнеса независимо от того, во что это обходится. Если информационные службы высокоэффективны, бизнес выигрывает от их деятельности, считает руководитель консультационной фирмы, специализирующейся на оценке эффективности информационных технологий.
Высших руководителей менее всего удовлетворяют обоснования необходимости капиталовложений в информационные технологии, сделанные лишь на основе расчета чисто экономической эффективности. Руководители, определяющие успех информационной технологии с точки зрения эффективности решения отделом ИС основных производственных задач, а не просто выполнения арифметических подсчетов, чаще чувствуют, что получают полную или почти полную отдачу от своих капиталовложений.
Эффективность - не обязательно показатель того, насколько эти задачи, инфраструктура или процессы отвечают общим производственным целям вашей компании.
Обоснование полезности - это искусство маркетинга, которое нелегко дается большинству отделов информационных систем. Применение к информационной технологии некоторых приемов, если их соблюдать правильно, позволяет достичь двух важных целей: - отделение ИС получает ощутимую обратную связь при решении стратегических и тактических вопросов; - старшие руководители нетехнических направлений включаются в этот процесс, что заставляет их думать о зависимости успеха бизнеса от информационной технологии.
Обоснование полезности - это искусство маркетинга, которое нелегко дается большинству отделов информационных систем.
На примере программного продукта СКБ "Контур" Контур Персонал посчитаем целесообразность внедрения в организацию малого бизнеса (до 50 человек).
В обязанности менеджера по кадрам входит: вести документооборот предприятия, заполнять личные карточки Т2, предоставлять по первой просьбе вышестоящего руководства всевозможные, часто не регламентированные отчеты, приказы в бумажной форме, рассчитывать периоды отпусков, принимать больничные у персонала, сдавать своевременно отчеты в пенсионный фонд РФ (формы АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, СЗВ-4, СЗВ-К) и при этом следить за изменениями в трудовом кодексе РФ.
Зарплата такого сотрудника будет составлять 15 000 рублей, налоги 1950 рублей, аренда рабочего места 1000 рублей и наконец расходы на связь 500 рублей.
Складываем зарплату, налоги, аренду рабочего места, расходы на связь: (15000 + 1950 + 1000 + 500) х 12 = 221 400 (руб/год)
Для предприятия с численностью сотрудников до 50 человек эта сумма просто не приемлема, это лишние расходы. Теперь взглянем на программный продукт Контур Персонал, благодаря которому каждый человек сможет выполнять функции квалифицированного кадровика в компании:
Ценовая политика СКБ "Контур" такова что стоимость одного автоматизированного рабочего места складывается исходя из численности предприятия. Так цена программного продукта для организации численностью до 50 человек составляет 3 000 рублей. Но программа не сможет работать без человека, поэтому на рабочее место кадровика можно посадить уже имеющуюся в штате секретаршу, незначительно повысив ей зарплату. Программа сама подскажет, как правильно заполнить документы, приказы, личные карточки сотрудников. Контур Персонал напомнит, что пришло время перезаключить трудовой договор или отправить сотрудников на обучение, поможет сформировать штатное расписание, составить грамотный график отпусков.
При этом нет необходимости иметь в штате системного администратора, Контур Персонал настолько прост в использовании и настройке, что звать на помощь никого не придется.
Более 60% всего рабочего времени тратится на формирование документов (приказы, договоры и другая документация).
"Сотрудники это наше все" - под этим подпишутся практически все руководители. Управление персоналом становится одной из самых главных задач руководителя. Система Контур Персонал не сможет провести тренинг командообразования, но зато у руководителя в любой момент будут все данные о сотрудниках - образование, опыт, время, проведенное в отпусках, взыскания и поощрения, дни рождения и многое другое. Не надо каждый раз обращаться к бумажной картотеке - все данные доступны в считанные мгновения. В любой момент эти данные можно вывести в виде удобного отчета. Теперь принимать решения по персоналу станет быстрее и проще.
Заключение
В условиях рыночной экономики информация выступает как один из основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизации об оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб управления трудом и занятостью, созданием банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации, электронной почты, электронного обмена данными и др.
Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Большую роль играют также, изменения в организационных формах и характере деятельности фирм, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях.
Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д. Все это требует от фирм адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.
Новейшие достижения в области микроэлектроники привели к новым концепциям в организации информационных служб. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников. Совершенствуются персональные системы обработки данных, упрощается документооборот, внедряются автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров. На этой основе в 80-х годах наметилась тенденция развития информационно-вычислительной техники.
Подходя к современным требованиям, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства.
В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, а также облегчает процесс управления и производства.
Список литературы
1. Локальные вычислительные сети. Справочник. Под ред. С.В. Назарова. М.: “Финансы и статистика”, 1994
2. Колесник А.П. Компьютерные системы в управлении финансами. - М.: “Финансы и статистика”, 1994
3. W. H. Cunningham, R. J. Aldag, S. B. Block. Business in a Changing World. South-Western Publishing Co., 1993
4. W. J. Baumol, A. S. Blinder. Economics: Principles and Policy. The Dryden Press, 1994.
5. Компьютерные технологии в экономике Мельников К.П. М.: "Кнорус", 2008.
6. Калинин И. Финансовая информация в сети Internet // Банковские технологии, август 1996.
7. Материалы журнала "Электронный офис", ноябрь 1996.
8. Материалы журнала "Открытые системы" №1 (21), 1997.
9. Рекламные материалы системы "Контур".
10. Линн Хабер. Ставка на будущее // LAN MAGAZINE, октябрь 1996.
11. Кайа Соркин, Михаэль Суконник. Передача информации в современных банковских сетях // Банковские технологии, август 1996.
Подобные документы
Разработка универсальной системы электронного документооборота HotDoc с разграничением прав доступа пользователей, с эффективной системой поиска документа, с возможностью внедрения в различные организации. Реализация программы в виде веб-приложения.
дипломная работа [5,5 M], добавлен 24.09.2012Классификация и сравнение программных продуктов в области электронного управления документацией. Информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии. Внедрение системы корпоративного электронного документооборота.
дипломная работа [5,4 M], добавлен 29.06.2012Основные понятия и преимущества электронного документооборота над бумажным. Проблемы внедрения системы, реализация электронного документооборота. Обеспечение подготовки, автоматизация, форматы и стандарты обмена. Обеспечение гарантированной доставки.
реферат [1,0 M], добавлен 23.02.2011Значение документооборота как средства для управления предприятием. Организации системы электронного документооборота и требований, предъявляемых к системам. Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса.
контрольная работа [31,8 K], добавлен 14.09.2015Понятие системы электронного документооборота. Документ - способ упорядочения информации. Современные системы электронного оборота документации и их технические возможности. Обзор разработчиков СЭД. Глобальные государственные инициативы в этой сфере.
реферат [1,5 M], добавлен 09.12.2013Назначение системы электронного документооборота. Построение функциональной модели поставки товаров в супермаркет. Основные свойства системы электронного документооборота ООО "Ксенокс". Особенности проектирования системы обеспечения продукцией в BPwin.
курсовая работа [1,4 M], добавлен 15.01.2010Принципы автоматизации и типы архитектур систем учета электронного документооборота. Бизнес-процессы в среде "1С: Предприятие 8". Структура информационной базы электронного документооборота деканата. Объекты и методы механизма бизнес-процессов.
дипломная работа [773,9 K], добавлен 27.06.2013Задачи системы электронного документооборота. Анализ существующих информационных систем. Методы и средства инженерии программного обеспечения. Концептуальная модель данных в BPWin. Построение инфологической модели системы документооборота "Doc_Univer".
курсовая работа [56,1 K], добавлен 25.03.2014Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.
дипломная работа [124,9 K], добавлен 12.12.2007Процесс создания программы для электронного документооборота учреждения. Оценка ее качественных и количественных показателей. Выбор аппаратной и программной платформы Web-сайта. Разработка функциональной схемы обработки документов и доступа пользователей.
дипломная работа [233,9 K], добавлен 02.10.2013
