25

Содержание

Практическая работа №1

Тема: Основные понятия MICROSOFT EXCEL

Практическая работа №2

Тема: Ввод формулы. Вставка столбцов

Практическая работа №3

Тема: Базовые информационные технологии. Форматирование ячеек

Практическая работа №4

Тема: Распечатка.

Практическая работа №5

Тема: Шаблоны, входящие в состав Microsoft Excel.

Практическая работа №6

Тема: Операции копирования, вырезки и вставки

Практическая работа №7

Тема: Редактирование таблицы

Практическая работа №8

Тема: Расчеты в Excel

Практическая работа №9

Тема: Теория относительности адресов

Практическая работа №10

Тема: Именованные блоки

Практическая работа №11

Тема: Работа над ошибками

Практическая работа №12

Тема: Работа со списками

Практическая работа №13

Тема: Форма для работы со списками

Практическая работа№14

Тема: Агрегирование данных в Microsoft Excel

Практическая работа №15

Тема: Графические методы решения задачи

Практическая работа №16

Тема: Интернет для начинающих

Литература

Практическая работа №1

Тема: Основные понятия MICROSOFT EXCEL

Цель работы: Ознакомиться с интерфейсом пользователя.

Контрольные вопросы.

1. Из каких компонентов состоит окно EXCEL? Изобразите схематически и укажите каждый компонент.

Для запуска программы Excel нажмите на панели задач кнопку Пуск и в разделе Программы щелкните мышью на пункте Microsoft Excel

Окно Excel

После запуска Excel на экране появится стандартное окно Windows-программы: строка меню, панели инструментов, строка состояния и др. В центре этого окна располагается рабочий лист, состоящий из отдельных ячеек. Каждая ячейка определяется своим местом (адресом) в таблице - индексом столбца (А, В, С...) и номером строки (1, 2, 3...), на пересечении которых она находится. Например, ячейка в столбце А в первой строке носит название А1, а ячейка в том же столбце, но во второй строке -- А2. Заметим, что максимальный размер рабочего листа составляет 16384 строк (в версии Excel 97 -65536 строк) на 256 столбцов, чего вполне достаточно для выполнения большинства задач. Как и во многих программах Windows, кнопки на Панели инструментов позволяют быстро и легко выполнять многие команды Excel, хотя, конечно, все эти команды могут быть вызваны через Строку меню. Отметим, что при наведении указателя мыши на кнопку панели инструментов, рядом с ней высвечивается Подсказка о назначении этой кнопки. Это намного облегчит вашу работу в среде Excel.

Справа и снизу рабочего листа находятся Полосы прокрутки, которые позволяют просматривать содержимое рабочего листа вверх-вниз по строкам и влево-вправо по столбцам.

Внизу окна Excel находятся ярлычки листов: Лист 1, Лист 2, Лист 3 и т. д. Один из них выделен и является активным (в данном случае Лист 1). Именно его содержимое отображается на экране (рис. 1.1).

рис. 1.1

2. Что представляет собой рабочая книга? Все рабочие листы (таблицы) образуют в совокупности Рабочую книгу, название которой находится в верхней части окна. В нашем примере рабочая книга имеет название "Книга 1".

3. Как занести введенные данные в ячейку? В ячейки можно вводить различные данные - это могут быть текст, числа, даты, формулы. Перед вводом данных нужно Выделить ячейку. Для этого поместите курсор мыши на выбранную ячейку и щелкните на ней мышью - ячейка окажется выделенной черной рамкой. Выделить необходимую ячейку можно также с помощью клавиш управления курсором. Имя активной ячейки (в данном примере - ячейка С4) отображается в Поле имени. Введенный текст запоминается в ячейке, если ввод завершается нажатием клавиши [Enter], а также, если щелкнуть мышью на другой ячейке или покинуть текущую ячейку с помощью клавиш управления курсором. Чтобы отредактировать уже имеющиеся данные в ячейке, дважды щелкните на ней мышью или, выделив ее, нажмите [F2]. Вводить данные в ячейку и редактировать их можно как непосредственно в ячейке, так и в Строке формул. Если хотите отменить ввод, нажмите [Esc] - содержимое ячейки останется прежним. Если после ввода была нажата клавиша [Enter], воспользуйтесь командой Отменить, вызвав ее из меню Правке.

4. Как сохранить таблицу? Чтобы сделать сохранение, выполните команду Сохранить в меню Файл или для ускорения процесса нажмите кнопку на Панели инструментов. Если Рабочая книга ранее не сохранялась (а в нашем случае это так), то на экране появится диалоговое окно. В нем пользователю будет предложено указать имя документа и каталог, в котором он должен быть сохранен. Таблицы Excel хранятся на диске в виде файлов с расширением .XLS, поэтому расширение файла задавать не нужно. При указании имени файла можно использовать длинное имя (имя может включать в себя пробелы и содержать до 255 символов).

5. Как открыть таблицу? Для открытия ранее созданной и сохраненной таблицы на экран выберите команду Файл/Открыть. Чтобы снова загрузить нашу таблицу, нужно войти в каталог "Мои документы" и выбрать книгу "Расчет зарплаты".

Для ускорения работы полезно знать, что по умолчанию Excel помнит список из четырех документов, с которыми вы в последний раз работали. Этот список появляется в нижней части меню Файл. Для открытия документа из этого списка просто щелкните на нем мышью. Если работа с Excel происходит в среде Windows 95, информация обо всех рабочих книгах, с которыми работали в последнее время, попадает в меню Документы. В этом случае для открытия документа достаточно нажать кнопку Пуск, а затем в меню Документы найти нужный документ и щелкнуть на нем мышью система Windows сама загрузит Excel и автоматически откроет указанную книгу. Кроме того, находясь в любой папке или в Проводнике, книгу Excel можно открыть двойным нажатием мыши.

Практическая работа №2

Тема: Ввод формулы. Вставка столбцов

Цель работы: Научиться строить выражения в формулах.

Контрольные вопросы.

1.С какого символа начинается ввод формулы? Ввод формулы начинается с символа = (знак равенства).

2. Как вставить в рабочий лист строку? Если нужно вставить столбец или строку в уже готовую таблицу, воспользуйтесь соответствующей командой из меню Вставка. Пустая строка вставляется над выделенной ячейкой, а столбец - слева от нее.

3. Как вставить в рабочий лист столбец? Если нужно вставить столбец или строку в уже готовую таблицу, воспользуйтесь соответствующей командой из меню Вставка. Пустая строка вставляется над выделенной ячейкой, а столбец - слева от нее.

4. Как вставить в рабочий лист ячейки? Выделить ячейку, нажать правую кнопку мыши вставка ячейка

5.Как заполнить строку или столбец повторяющимися значениями?

Чтобы не набирать в них формулы, скопируйте их, например, из предыдущей строки.

В качестве примера добавим в нашу таблицу нового сотрудника Егорову перед Алексеевым и новый столбец с порядковыми номерами сотрудников (рис. 2.6).

Обратите внимание, что Excel автоматически расширил диапазон суммирования для итоговых ячеек после вставки новой строки. Кроме того, не нужно менять адреса ячеек в введенных ранее формулах: при вставке строки или столбца эти адреса будут также скорректированы автоматически с учетом смещения. Очень удобно, не правда ли?

Практическая работа №3

Тема: Базовые информационные технологии. Форматирование ячеек

Цель работы: Научиться работать с блоками ячеек.

Пояснение к занятию.

Для улучшения внешнего вида таблицы, чтобы сделать ее более читаемой, Excel предоставляет пользователю большой набор функций форматирования, которые вызываются из меню Формат. Для некоторых из них существуют кнопки на панели инструментов, которые пригодятся нам при оформлении нашей таблицы. С помощью функций форматирования можно изменить ширину столбца или высоту строки, определить тип и размер шрифта для текста ячейки, увеличить (уменьшить) разрядность чисел, выполнить обрамление таблицы и др. Например, чтобы выделить заголовок, его целесообразно отметить полужирным шрифтом. Для этого выделите ячейку А1, в которую записан заголовок таблицы, а затем нажмите кнопку на панели инструментов. Чтобы увеличить размер шрифта заголовка, щелкните мышью на панели инструментов и выберите новый размер, например 12.

По умолчанию все числовые значения при вводе в ячейку "прижимаются" к правому краю, а текст - к левому. Порядковые номера сотрудников мы сделаем в центре колонки. Чтобы не делать форматирования для каждого номера отдельно, сначала следует их все выделить, а затем применить форматирование. Посмотрим, как это делается.

Задание

Самостоятельно изучить методические рекомендации по проведению конкретного практического занятия.

Подготовить формы отчета.

Подготовить ответы на контрольные вопросы.

Ход работы:

1. Отформатируйте блок ячеек

Чтобы выделить блок ячеек, поставьте указатель мыши, например, в левый верхний угол блока и, удерживая левую кнопку мыши, двигайте его к правому нижнему углу блока. По такому принципу выполним выделение столбца с порядковыми номерами (рис. 3.1).

рис. 3.1

Теперь содержимое всех выделенных ячеек выравниваем по центру при помощи кнопки на панели форматирования.

Если необходимо выделить полную строку, щелкните мышью на номере заголовка строки в левой части окна рабочего листа. Выделение столбца можно проводить аналогично или использовать комбинацию клавиш [Shift-Пробел]. Если необходимо выделить несколько, например, строк, то щелкните на первой из них и, не отпуская кнопку мыши, пометьте остальные. Для выделения всего рабочего листа используйте комбинацию [Ctrl-A] или нажмите кнопку на пересечении заголовков строк и столбцов.

Возвращаясь к вопросу о форматировании ячеек, полезно знать о том, что текст в ячейке можно выровнять не только внутри колонки, но и внутри помеченного блока колонок. Например, для выравнивания заголовка нашей таблицы "Расчет заработной платы" по центру всей таблицы выделите ячейки с А1 по I1 и нажмите кнопку (объединить и поместить в центре)

Форматирование ячеек удобно также проводить из контекстного меню, вызывая его правой клавишей мыши на выделенных ячейках. Воспользуемся этим способом для представления всех сумм таблицы в денежном формате.

2. Представить все суммы таблицы в денежном формате

Выделив таблицу, нажмем правую кнопку мыши и выберем команду Формат ячеек. Затем в открывшемся диалоговом окне выберем вкладку Число и установим Денежный формат с двумя знаками после запятой без отображения денежной единицы. После этого значения всех чисел будут представлены в заданном формате (рис. 3.3).

Обратите внимание на следующий факт. На рис. 3.3 видно, что теперь в столбце "Пенс. фонд" отображаются точные результаты вычисления по формулам (раньше они просто округлялись до целого). Это значит, что Excel "запоминает" результаты расчетов, а их отображение пользователь может выбирать по своему усмотрению. Увеличить или уменьшить разрядность чисел в ячейке можно с помощью кнопок на Панели инструментов.

3. Измените ширину и высоту ячейки.

При вводе и расчете данных иногда случается так, что содержимое ячейки не может быть полностью отражено в ней (например, очень большое число записано в ячейку, размеры которой слишком малы). В этом случае в ячейке появляется последовательность #####.

Чтобы увеличить ширину ячейки (и соответственно всего столбца, в котором находится данная ячейка), нужно подвести указатель мыши к границе индексов столбцов и, удерживая левую кнопку мыши, расширить столбец на необходимую величину (рис. 3.4). Аналогично можно изменить высоту строк. Последовательность ##### появляется только для числовых значений.

4. Перенос слов внутри ячейки.

Если в ячейку введен текст, который длиннее ее размера, то он будет показан на следующих ячейках, если они пустые. В противном случае текст будет обрезан границей следующей колонки. Конечно, столбец можно просто раздвинуть, как это было описано выше, но тогда он может оказаться слишком широким. В таких случаях лучше сделать перенос слов внутри ячейки. Воспользуемся этим для оформления шапки нашей таблицы, для чего:

• выделим строку с номером 2;

• вызовем из меню Формат команду Ячейки;

• в открывшемся диалоговом окне выбираем вкладку Выравнивание и устанавливаем флажок "Переносить по словам".

После этого расширим вторую строку примерно в два раза, и таблица примет следующий вид (рис. 3.5).

5. Измените цвета

При помощи кнопок можно изменить цвет фона и цвет шрифта выделенных ячеек. Из команды меню Формат выбрать Шрифт или Границы и заливка.

Если вы нажмете значок стрелки в одной из кнопок, то на экране появится набор возможных цветов для выполнения оформления. С помощью кнопки можно выполнить желаемое обрамление для выделенных ячеек.

В нашем примере выделим шапку таблицы серым цветом, а затем выполним ее обрамление. В завершение выделим итоговые строки и столбцы полужирным шрифтом и курсивом. Окончательный вариант таблицы сохранить (рис. 3.6).

Справку о других возможностях форматирования ячеек можно получить из справочной системы Excel. Запустите ее по клавише [F1] или из меню "?", выберите вкладку Содержание, a затем раздел "Форматирование".

Вы выполнили на отметку « Удовлетворительно»

Дополнительные задания.

Задание 3.1

В редакторе электронных таблиц оформите ниже приведенную таблицу, заполните ячейки, установите необходимые форматы данных, задайте формулы и постройте диаграмму. Для заполнения значений в столбце НДС нужно умножить стоимость на значение ставки НДС. Для нахождения значения стоимости с учетом НДС нужно сложить стоимость со значением соответствующей ячейки из столбца НДС.

Счет товарный5	Ставка НДС(%)
№ 0/0	Наименование	Цена (руб.)	Количество	Стоимость (руб.)	НДС	Стоимость (руб.) с учетом НДС
1	Учебники
2	Журналы
3	Кроссворды
4	Словари
5	Задачники
6	Тетради
7	Авторучки
Итого:

рис.3.7 Исходные данные для дополнительного задания 3.1

Задание 3.2 В редакторе электронных таблиц оформите ниже приведенную таблицу, заполните ячейки, установите необходимые форматы данных, задайте формулы и постройте диаграмму.

Счет товарный	Курс доллара
№ 0/0	Наименование	Цена (руб.)	Кол-во	Стоимость (руб.)	Стоимость ($)
1	Секретер
2	Стул
3	Шкаф
4	Тумба
5	Стол
Итого:

рис. 3.8 Исходные данные для дополнительного задания 3.2

Содержание отчета

Номер практического занятия, тема.

Цель занятия.

Ход работы.

Ответы на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы

1. Как увеличить ширину ячейки? При вводе и расчете данных иногда случается так, что содержимое ячейки не может быть полностью отражено в ней (например, очень большое число записано в ячейку, размеры которой слишком малы). В этом случае в ячейке появляется последовательность #####.

Чтобы увеличить ширину ячейки (и соответственно всего столбца, в котором находится данная ячейка), нужно подвести указатель мыши к границе индексов столбцов и, удерживая левую кнопку мыши, расширить столбец на необходимую величину. (рис. 3.4). Аналогично можно изменить высоту строк. Последовательность ##### появляется только для числовых значений.

2. Как выровнять текст внутри блока? Чтобы выделить блок ячеек, поставьте указатель мыши, например, в левый верхний угол блока и, удерживая левую кнопку мыши, двигайте его к правому нижнему углу блока. По такому принципу выполним выделение столбца с порядковыми номерами.

Теперь содержимое всех выделенных ячеек выравниваем по центру при помощи кнопки на панели форматирования.

Если необходимо выделить полную строку, щелкните мышью на номере заголовка строки в левой части окна рабочего листа. Выделение столбца можно проводить аналогично или использовать комбинацию клавиш [Shift-Пробел]. Если необходимо выделить несколько, например, строк, то щелкните на первой из них и, не отпуская кнопку мыши, пометьте остальные. Для выделения всего рабочего листа используйте комбинацию [Ctrl-A] или нажмите кнопку на пересечении заголовков строк и столбцов.

Возвращаясь к вопросу о форматировании ячеек, полезно знать о том, что текст в ячейке можно выровнять не только внутри колонки, но и внутри помеченного блока колонок. Например, для выравнивания заголовка нашей таблицы "Расчет заработной платы" по центру всей таблицы выделите ячейки с А1 по I1 и нажмите кнопку (объединить и поместить в центре).

3. Что такое формат, стиль, автоформат ячеек электронной таблицы? Формат имеет следующие разделы: шрифт, абзац, список, границы и заливка, колонки, табуляция, буквица, направление текста, регистр, фон, тема, рамки, автоформат, стили и форматирование, показать форматирование, объект.

4. Дайте определение блока ячеек. Блок ячеек - ячейки, объединенные между собой.

Практическая работа №4

Тема: Распечатка.

Цель работы: Научиться распечатывать таблицу на принтере.

Пояснение к занятию.

Мы подготовили нашу таблицу в электронном виде, но как ее распечатать в виде отчета? Дело в том, что в Excel, как и во многих Windows-программах, все документы печатаются на бумаге в том виде, как они выглядят на экране. Убедиться в этом можно, нажав кнопку предварительного просмотра печати (рис. 15).

Задание

Самостоятельно изучить методические рекомендации по проведению конкретного практического занятия.

Подготовить формы отчета.

Подготовить ответы на контрольные вопросы.

Ход работы:

Предварительный просмотр начинает работу в режиме отображения целой страницы. В этом режиме видно целиком одну страницу. Используйте кнопку Масштаб, чтобы посмотреть отдельные части таблицы в увеличенном виде. Практически все элементы управления Предварительного просмотра предназначены для изменения внешнего вида распечатки. Можно:

щелкнув на кнопке Страница, открыть диалоговое окно Параметры страницы.

щелкнув на кнопке Разметка страницы, перейти в режим просмотра Разметки страницы.

щелкнув на кнопке Поля, вывести на экран линии, представляющие собой поля распечатки. В этом режиме можно наводить указатель мыши на эти линии и, перетаскивая их, изменять поля. Обратите внимание, что здесь присутствуют отдельные линии полей для самой распечатки и для колонтитулов.

Если распечатка состоит из нескольких страниц, то в верхней части окна предварительного просмотра появляется кнопка Далее. Щелкнув на ней, можно перейти на следующую страницу. Если же существуют страницы, предшествующие той. которую вы рассматриваете. то активизируется и кнопка Назад. Щелкнув на ней, можно перейти на предыдущую страницу.

Вас устраивает внешний вид? Тогда нажмите кнопку Печать и немного подождите, пока ваш принтер выведет документ. Отчет готов!

Выйти из режима предварительного просмотра можно, нажав кнопку Закрыть или воспользовавшись клавишей [Esc].

2. Перед печатью можно задать параметры страницы с помощью команды Файл/Параметры страницы В этом окне можно установить ориентацию бумаги при печати, задать коэффициент увеличения/уменьшения изображения таблицы, а также качество печати. С помощью вкладки Поля можно задать отступы от краев листа бумаги, а с помощью вкладки Колонтитулы -- ввести верхний и нижний колонтитулы страницы. По умолчанию верхний колонтитул представляет собой название текущего рабочего листа, а именно - Лист 1, а нижний - номер текущей страницы.

Пройдитесь по всем четырем вкладкам и установите нужные параметры страницы. Щелкнув на ОК, примите сделанные изменения.

С помощью имеющихся в этом диалоговом окне кнопок, можно быстро перейти к следующим трем экранам:

Печать. Переводит в диалоговое окно Печать. Очень удобна, если вы уже готовы печатать.

Просмотр. Вызывает режим Предварительного просмотра печати, в котором можно проверить внешний вид будущей распечатки.

Свойства. открывает диалоговое окно Свойства принтера для принтера, используемого по умолчанию, где можно поменять или проверить текущие свойства принтера.

Вы выполнили на отметку «Удовлетворительно»

Дополнительные задания.

Задание 4.1 В редакторе электронных таблиц оформите ниже приведенную таблицу, заполните ячейки, установите необходимые форматы данных, задайте формулы и постройте диаграмму.

Системные блоки	Гарантия 2 года	цена у.е.	цена руб.	стоимость с учетом налога
Intel Celeron series multimedia AT
В состав компьютеров входят: материнская плата на чипе I -810 с интегрированными 3D видео и звуковыми картами, 64 Mb оперативной памяти и 10 Gb винчестер, CD-ROM 52х. Так же в составе системного блока: дисковод, клавиатура, манипулятор «мышь»	Системный блок Celeron 533 Mhz	304
	Системный блок Celeron 766 Mhz	320
	Системный блок Celeron 800 Mhz	316
	Системный блок Celeron 850 Mhz	325
Курс доллара		Налог (%)

рис. 4.2 Исходные данные для дополнительного задания 4.2

Задание 4.2 Создать таблицу подсчета котировок курса доллара. Исходные данные представлены на рис. 4.3



рис. 4.3 Исходные данные для дополнительного задания 4.2

Содержание отчета

Номер практического занятия, тема.

Цель занятия.

Ход работы.

Ответы на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы.

1. Рассказать про параметр Ориентация вкладки Страница. Щелкнув на кнопке Страница, открывается диалоговое окно Параметры страницы. В этом окне можно установить ориентацию бумаги при печати, задать коэффициент увеличения или уменьшения изображения таблицы, а также качество печати

2. Как управлять внешним видом распечатки? Печать. Переводит в диалоговое окно Печать. Очень удобна, если вы уже готовы печатать.

Просмотр. Вызывает режим Предварительного просмотра печати, в котором можно проверить внешний вид будущей распечатки.

Свойства. открывает диалоговое окно Свойства принтера для принтера, используемого по умолчанию, где можно поменять или проверить текущие свойства принтера.

3. Как проще всего выполнить распечатку? Чтобы проще всего выполнить распечатку нужно в меню Файл выбрать соответствующую команду. Или на панели инструментов выбрать клавишу Печать.

4. Как разбить лист на страницы? Большую страницу стоит заранее разбить на страницы и посмотреть, что из этого выходит. Надо выбрать в окне Сервис Параметры Вид Авторазбиение на страницы

5. Как осуществить перенос по словам текста в EXCELЕ? Если в ячейку введен текст, который длиннее ее размера, то он будет показан на следующих ячейках, если они пустые. В противном случае текст будет обрезан границей следующей колонки. Конечно, столбец можно просто раздвинуть, как это было описано выше, но тогда он может оказаться слишком широким. В таких случаях лучше сделать перенос слов внутри ячейки. Воспользуемся этим для оформления шапки нашей таблицы, для чего:

• выделим строку с номером 2;

• вызовем из меню Формат команду Ячейки;

• в открывшемся диалоговом окне выбираем вкладку Выравнивание и устанавливаем флажок "Переносить по словам".

После этого расширим вторую строку примерно в два раза, и таблица примет следующий вид.

Практическая работа №5

Тема: Шаблоны, входящие в состав Microsoft Excel.

Цель работы: Научиться создавать шаблоны.

Пояснение к занятию.

В состав Microsoft Excel входит набор шаблонов- таблицы Excel, которые можно использовать для автоматизации решения часто встречающихся задач. Так, можно создавать документы на основе шаблонов "Накладная", "Авансовый отчет", "Платежное поручение", "Счет-фактура" и др. Есть шаблон "Финансовые шаблоны", который содержит бланки таких часто используемых в хозяйственной деятельности документов, как платежное поручение, расходный ордер, доверенность и др. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати ничем не отличаются от стандартных бланков, и единственное, что нужно сделать для получения документа, - заполнить его поля.

Для создания документа на основе шаблона выполните команду Создать из меню Файл, затем правом окне создание книги выберите Шаблоны на моём компьютере на вкладке Решения выберите Финансовые шаблоны В заключение отметим, что Excel позволяет пользователю самому создавать собственные шаблоны документов, а также редактировать уже имеющиеся.

Бланки документов могут измениться (как это произошло с платежным поручением в начале года), и тогда существующий шаблон документа станет непригодным. Кроме того, в шаблоны, которые имеются в поставке Excel, было бы неплохо заранее внести такие постоянные сведения, как данные о вашей организации, руководителе и т. п. Наконец, может возникнуть необходимость создать свой собственный шаблон, например в плановом отделе, скорее всего, потребуются шаблоны для оформления смет и калькуляций, а в бухгалтерии -- бланк счета с фирменной эмблемой вашей организации.

Для таких случаев в Excel, как и во многих других программах, которые работают с электронными документами, предусмотрена возможность создания и редактирования шаблонов для часто используемых документов. Шаблон Excel - это специальная рабочая книга, которую можно использовать как образец при создании других рабочих книг того же типа. В отличие от обычной книги Excel, имеющей расширение .XLS, файл шаблона имеет расширение .XLT. При создании документа на основе шаблона программа Excel автоматически создает его рабочую копию с расширением .XLS, добавляя в конец имени документа порядковый номер. Шаблон-оригинал при этом остается нетронутым и может быть впоследствии использован повторно.

Задание

Самостоятельно изучить методические рекомендации по проведению конкретного практического занятия.

Подготовить формы отчета.

Подготовить ответы на контрольные вопросы.

Ход работы:

1. Создать шаблон

Создание шаблона лучше всего делать на основе уже существующей рабочей книги или другого шаблона. Для примера изменим шаблон "Накладная".

2. Внесем изменения в бланк накладной, находящийся на одноименном листе шаблона. На первый взгляд этот лист шаблона может показаться необычным, что неудивительно, поскольку на нем отсутствует привычная сетка, которая разделяет ячейки листа.

Чтобы отобразить на экране сетку ячеек, выполните команду Сервис/Параметры и на вкладке "Вид" установите флажок "Сетка". Здесь же можно задать и цвет сетки. Появившаяся сетка наглядно представит структуру документа и поможет в дальнейшем редактировать шаблон. После внесения изменений можно отключить сетку тем же способом.

Заметим также, что по умолчанию сетка видна только на экране, и документ печатается без нее. При необходимости его можно напечатать вместе с сеткой. Для этого выполните команду Файл/Параметры страницы... и на вкладке "Лист" установите соответствующий флажок. В шаблоне документа некоторые ячейки могут быть защищены от случайного изменения. Бланк нашей накладной также имеет защиту: если вы попытаетесь отредактировать данные, например, в ячейке В4, Excel сообщит, что "ячейка защищена от изменений". В другие ячейки, такие, как D4, можно вводить данные, но нельзя изменить шрифт, цвет, размер ячейки и другие свойства, потому что они также защищены.

3. Чтобы разрешить правку ячеек на защищенном листе, в меню Сервис выберите пункт Защита, затем команду Снять защиту листа.

При оформлении накладной нужно указывать название вашей организации. Чтобы каждый раз не набирать заново, введите его в ячейку D4 (рис. 5.2). Если вы желаете, чтобы номер накладной вводился полужирным шрифтом, задайте такой формат для ячейки G3 (рис. 5.3). Для автоматического ввода даты в верхней части накладной можно воспользоваться следующим способом. В ячейку G2 введите выражение =ДЕНЬ(СЕГОДНЯ()), после этого в ней отобразится текущий день месяца (рис. 5.3). Далее введите в ячейку i2 выражение =МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ()), а в ячейку L2 - выражение =ГОД(СЕГОДНЯ())-2008, чтобы в них отображались текущие месяц и год соответственно.

Для удобства коллективной работы, особенно при наличии на листе сложных формул, требующих пояснений, к любой ячейке можно добавить текстовое или при наличии соответствующего оборудования звуковое примечание.

Для примера добавим текстовое примечание к ячейке G2. Сделайте ее активной, а затем в меню Вставка выберите команду Примечание. В поле "Текстовое примечание" введите необходимый комментарий и нажмите кнопку "Добавить".

После этого в правом верхнем углу ячейки G2 окажется красный индикатор, который говорит о наличии примечания. Подведите к нему указатель мыши, и примечание автоматически отобразится на экране.

Итак, мы создали, шаблон для нашей накладной.

5. Защитите рабочий лист от случайных изменений, как это было сделано в исходном шаблоне. Чтобы оставить для некоторых ячеек возможность ввода, выделите их, а затем в меню Формат выберите команду Ячейки и откройте вкладку "Защита". После этого снимите флажок "Защищаемая ячейка" и нажмите кнопку ОК.

Теперь можно защитить лист, для чего выполните команду Сервис/Защита/Защитить лист и введите, если требуется, пароль.

6. Чтобы оставить исходный шаблон без изменения, сохраним файл с бланком нашей накладной под другим именем. Хранить шаблоны лучше в папке "Шаблоны" каталогов, в которые установлены Office или Microsoft Excel, поскольку в этом случае они будут отображаться в окне диалога Создание документа (меню Файл). Выполните команду Фонд/Сохранить как... и выберите в указанном окне папку "Шаблоны". Для создания в ней своей папки шаблонов нажмите на панели инструментов кнопку и введите имя, например "Мои шаблоны". После этого перейдите в нее и сохраните шаблон под именем "Мои платежные документы", указав в поле "Тип файла" Шаблон (*.хlt). Несмотря на то что любая книга с расширением .XLS, сохраненная в папке "Шаблоны", также трактуется как шаблон, рекомендуется сохранять шаблоны с предусмотренным для них расширением .XLT. Теперь, если выполнить команду Файл/Создать, на вкладке "Мои шаблоны" появится ваш шаблон "Мои платежные формы". Вы можете использовать его в своей работе, как и другие стандартные шаблоны.

По такому же принципу можно отредактировать другие шаблоны. Разумеется, все рассмотренные действия над шаблонами вы можете использовать и при работе с обычными книгами Excel.

Вы выполнили на отметку «Удовлетворительно»

Дополнительные задания.

Задание 5.1 Создайте таблицу о сотрудниках издательства, как показано на рис. 5.6. Столбцы Стаж работы и Возврат заполняются формулами. Для определения, например, возраста Савицкой А.А используйте функцию: ГОД(). Аналогично со стажем.

Задание 5.2 В MS Excel подготовьте акт приема-сдачи ремонтно-строительных работ:

Вычисления производить по формулам:

Начисления на з/плату = ИТОГО*27,2%

Плановые накопления=ИТОГО*2%

Единый социальный налог =(ИТОГО + начисления на з/плату + Плановые накопл.)*6%

Содержание отчета

Номер практического занятия, тема.

Цель занятия.

Ход работы.

Ответы на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы.

1. Для чего защищают ячейки? В шаблоне документа некоторые ячейки могут быть защищены от случайного изменения

2. Как снять защиту листа? Чтобы расширить правку ячеек на защищенном листе, в меню Сервис выбрать пункт защита, затем команду Снять защиту листа.

3. Как отредактировать шаблон? Хранить шаблоны лучше в папке Шаблоны каталогов, в кот. Установлены Оffice или MS Excel. Выполните команду Фонд/Сохранить как… и выберете в указанном окне папку Шаблоны. Для создания в ней своей папки шаблонов нажмите на панели инструментов кнопку и введите имя, например Мои файлы. После этого перейдите в нее и сохраните шаблон под именем мои платжные документы, указав в поле тип файла Шаблон (.xlt.). По такому же принципу можно отредактировать другие шаблоны.

4. Как осуществить перенос по словам текста в EXCELЕ? Если в ячейку введен текст, который длиннее ее размера, то он будет показан на следующих ячейках, если они пустые. В противном случае текст будет обрезан границей следующей колонки. Конечно, столбец можно просто раздвинуть, как это было описано выше, но тогда он может оказаться слишком широким. В таких случаях лучше сделать перенос слов внутри ячейки. Воспользуемся этим для оформления шапки нашей таблицы, для чего:

• выделим строку с номером 2;

• вызовем из меню Формат команду Ячейки;

• в открывшемся диалоговом окне выбираем вкладку Выравнивание и устанавливаем флажок "Переносить по словам".

После этого расширим вторую строку примерно в два раза, и таблица примет следующий вид

5. Как изменить направление текста в ячейке? Формат ячейки направление текста.

Практическая работа №6

Тема: Операции копирования, вырезки и вставки

Цель работы: Научиться перемещать и копировать данные.

Пояснение к занятию.

При работе с электронными таблицами часто требуется переместить или скопировать какую-либо часть таблицы из одного места в другое. Для этого в Excel существует несколько способов.

Как и во многих программах Windows, предусмотрены операции копирования, вырезки и вставки, которые доступны в меню Правка (рис. 6.1). Операция Копировать позволяет "размножать" данные из одного места таблицы в другие. Для перемещения данных применяется команда Вырезать. В отличие от копирования при выполнении вырезания данные из исходных ячеек удаляются. В общем виде порядок работы с этими командами можно определить так:

* выделяем область данных на рабочем листе;

* перемещаем (копируем) их в буфер обмена с помощью команды Вырезать (Копировать);

* указываем место, куда необходимо перенести (скопировать) данные;

* выполняем команду Вставить.

рис. 6.1

Задание

Самостоятельно изучить методические рекомендации по проведению конкретного практического занятия.

Подготовить формы отчета.

Подготовить ответы на контрольные вопросы.

Ход работы:

1. Выделите ячейки

Выделение ячеек используется в Excel очень часто, поэтому для данной процедуры предусмотрены многочисленные средства. Чаще всего выделение выполняют для диапазона (блока) ячеек, содержащихся в некоторой прямоугольной области рабочего листа. Напомним основные способы, предназначенные для выделения таких диапазонов:

* поставьте указатель мыши, например, в левый верхний угол блока, а затем, нажав левую кнопку мыши, протащите курсор до правого нижнего угла блока;

* нажмите клавишу [Shift] на левой верхней ячейке и, не отпуская ее, двигайтесь клавишами управления курсором к правой нижней ячейке;

* щелкните левой кнопкой мыши на одном углу диапазона, а затем, удерживая нажатой клавишу [Shift], щелкните на диагонально противоположном углу диапазона;

* нажмите клавишу [F8] (при этом в строке состояния включится индикатор ВДЛ), а затем выделите ячейки с помощью клавиш со стрелками.

Необходимо отметить, что при выполнении выделения с помощью мыши указатель должен иметь форму белого крестика. Для отмены выделения достаточно нажать на любую клавишу управления курсором или щелкнуть мышью на какой-либо ячейке.

Часто приходится выделять полную строку или столбец. Для выделения строки щелкните мышью на номере-заголовке строки в левой части окна рабочей книги. Если нужно выделить несколько строк, которые расположены друг за другом, достаточно провести мышью, не отпуская кнопки, по соответствующим номерам строк. Точно так же вы можете выделить один или несколько столбцов, нажимая на один или несколько заголовков. Можно выделить полную строку и с помощью клавиатуры, воспользовавшись комбинацией [Shift-Пробел]. Для выделения нескольких строк используйте клавиши управления курсором, удерживая при этом нажатыми клавиши [Shift-Пробел]. Аналогично можно выделять столбцы, используя комбинацию [Ctrl-Пробел]. Наконец, для выделения всех ячеек рабочего листа достаточно нажать кнопку, которая находится на пересечении заголовков строк и столбцов в левом верхнем углу окна, или воспользоваться комбинацией [Ctrl-A].

Заметим, что указанными способами можно выделить только один прямоугольный блок ячеек. Однако в процессе может потребоваться выделить несколько несмежных диапазонов ячеек (рис. 6.2).

рис. 6.2

С этой целью выделите первый диапазон ячеек, а затем, удерживая нажатой клавишу [Ctrl], выделите остальные ячейки или диапазоны. Для выделения такого диапазона с помощью клавиатуры воспользуйтесь комбинацией клавиш [Shift-F8]. Заметьте, что в выделенном несмежном диапазоне можно отформатировать все ячейки или изменить их свойства, но вырезать или скопировать такой диапазон нельзя.

рис. 6.3

2. Скопируйте ячейки.

При копировании (вырезании) ячеек с помощью меню Правка выделенный диапазон помещается в буфер обмена. При этом он обрамляется бегущей пунктирной линией.

Для вставки укажите при помощи мыши или клавиш управления курсором новое местоположение копируемого фрагмента и выберите команду Вставить. Для ускорения выбора указанных команд существуют стандартные комбинации клавиш: для вырезания - [Ctrl-X], для копирования - [Ctrl-C], для вставки - [Ctrl-V]. Эти комбинации легко запоминаются, поскольку находятся рядом на клавиатуре.

Точно так же вы можете воспользоваться комбинациями клавиш, знакомых вам по работе с другими программами Windows: [Shift-Del] -вырезать, [Ctrl-Ins] -копировать, [Shift-Ins] - вставить. На панели инструментов находятся три стандартные кнопки, которые также служат для быстрого выполнения вырезания, копирования и вставки соответственно. Кроме того, эти команды можно выполнить из контекстного меню, которое появляется при нажатии правой кнопки на выделенном блоке.

В качестве примера рассмотрим копирование созданной в одном из предыдущих уроков таблицы по расчету заработной платы. Чтобы не строить заново таблицу для следующего месяца, выберем щелчком мыши ярлычок "Лист1", на котором расположена наша таблица, выделим все ячейки листа, например комбинацией [Ctrl-A], и выполним команду Копировать. Затем щелкнем на ярлычке "Лист2", на ячейке А1 и выберем команду Вставить. Как видно на втором листе окажется точно такая же таблица. Операцию вставки можно повторять многократно и при желании сразу вставить такой же фрагмент, например, на "ЛистЗ" (рис. 6.4).

рис. 6.4

3. Скопировать и переместить ячейки с помощью мыши.

Копирование и перемещение ячеек с помощью мыши основаны на технологии drag-and-drop (перетащить-и-оставить), которая применяется во многих других Windows-программах.

Для перемещения содержимого блока ячеек выполните следующие действия:

* выделите нужный блок ячеек;

* установите указатель мыши на рамку выделенного блока, при этом указатель мыши должен иметь свою обычную форму стрелки;

* нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащите рамку в нужное место.

Если вы хотите скопировать выделенный блок, то перед тем как нажать левую кнопку мыши, нажмите клавишу [Ctrl]. При этом рядом с указателем мыши появится символ "+". Удерживайте клавишу [Ctrl] в течение всего процесса перетаскивания рамки. Если при перемещении блока удерживать не левую, а правую кнопку мыши, то, когда вы ее отпустите, откроется знакомое контекстное меню, в котором можно выбрать необходимую команду: скопировать или переместить данные, а также копировать только содержание или сами ячейки, сдвигая при этом остальные.

Быстро скопировать содержимое ячейки в соседние с ней ячейки можно также при помощи мыши. Для этого выделите ячейку или блок ячеек, а затем установите указатель мыши на маленький черный квадрат в правом нижнем углу рамки - маркер заполнения. При этом указатель примет форму черного крестика. Теперь захватите маркер мышью и перетащите рамку по горизонтали или вертикали на смежные ячейки. После этого последние заполнятся содержимым из копируемой ячейки или блока. Это особенно может пригодиться при копировании однотипных формул по строке или столбцу таблицы.

4. Скопировать, используя Специальную вставку.

Специальная вставка. Вы уже обратили внимание, что при вставке фрагмента копируются не только значения ячеек, но и формулы и параметры форматирования (шрифт, цвет, размер и т. п.). Чаще всего это свойство вставки оказывается полезным, однако имеется возможность осуществить выборочную (специальную) вставку, т. е. скопировать или только формулы, или только значения, или только форматирование ячеек. Для этого используйте команду Специальная вставка из меню Правка или соответствующую команду из контекстного меню. Диалоговое окно, которое при этом появляется, позволяет выбрать необходимую вам опцию, например, вставить только значения ячеек из копируемого диапазона. Если при этом нужно перенести еще и, например, форматирование ячеек, то повторите операцию специальной вставки с указанием соответствующей опции. Кроме того, можно дополнительно указать операцию, которая будет выполнена при вставке содержимого ячеек. Так, чтобы сложить формулы или значения ячеек области вставки с формулами или значениями ячеек копируемой области, установите переключатель в положение "Сложить".

Скопировать только формат ячеек вы можете также с помощью кнопки, которая находится на стандартной панели инструментов. В этом случае для копирования формата необходимо:

* выбрать ячейку, формат которой вы хотите скопировать;

* нажать указанную кнопку, при этом указатель мыши примет форму кисти;

* выделить или "закрасить" все ячейки, в которые вы хотите скопировать формат.

Заметим, что при простом нажатии мыши на указанную кнопку возможно только однократное копирование формата, т. е. только для одного прямоугольного диапазона. Если же дважды щелкнуть мышью на этой кнопке, то включится режим, в котором можно форматировать несмежные ячейки. Чтобы отключить этот режим, следует нажать клавишу [Esc] или повторно нажать на кнопку копирования формата. В заключение этого урока отметим, что операции копирования и вставки через буфер обмена (меню Правка) можно использовать не только при работе в Excel, но и для обмена данными между Excel и другими приложениями. Например, фрагмент таблицы Excel можно скопировать в буфер обмена, а затем вставить в документ Microsoft Word. Аналогично можно поместить на рабочий лист Excel данные, которые были скопированы в буфер из другой программы. Когда выполняется операция вставки, Excel анализирует информацию в буфере обмена и автоматически определяет тип данных. При необходимости вставить данные в другом формате используйте команду Специальная вставка из меню Правка.

Вы выполнили на отметку «Удовлетворительно»

Дополнительные задания.

Задание 6.1. Создайте таблицу Сведения о размере стипендий. Заполните пустые ячейки столбца Размер стипендии, используя логические функции следующим образом:

а) средний балл <3,0 - нет стипендии

средний балл >=3,0 - минимальная стипендия;

б) средний балл <3,5 - нет стипендии

средний балл >=3,05- минимальная стипендия +20%

в) средний балл <3,0 - нет стипендии

3,0<= средний балл <4,0- минимальная стипендия

средний балл >=4,0 - минимальная стипендия+50%

г) средний балл <3,0 - нет стипендии

3,0<= средний балл <4,0- минимальная стипендия

4,0<= средний балл < 4,5 - минимальная стипендия +30%

средний балл >= 4,5 - минимальная стипендия +50%

Сведения о размере стипендии группы 3ТБК
	Минимальная стипендия	500,00руб
№	Фамилия И.	Средний балл	Размер стипендии
1	Борисенко Настя	2,4
2	Валуева Света	3,7
3	Кондаков Аркадий	4,2
4	Рузавин Руслан	4,9
5	Сернич Дмитрий	4,3
6	Стукало таня	3,2
7	Кпопкова Аня	4,6
8	Эшматов Сегрей	2,8
9	Яковлева Инна	3,9
10	Яровой Игорь	4,2

Задание 6.2 Создайте таблицу динамики розничных цен и произведите расчет средних значений. Исходные данные представлены на рис. 6.5

рис. 6.5 Исходные данные дополнительного задания 6.2

Содержание отчета

Номер практического занятия, тема.

Цель занятия.

Ход работы.

Ответы на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы.

1. Перечислите основные способы выделения ячеек. Выделение ячеек используется в Excel очень часто, поэтому для данной процедуры предусмотрены многочисленные средства. Чаще всего выделение выполняют для диапазона (блока) ячеек, содержащихся в некоторой прямоугольной области рабочего листа. Напомним основные способы, предназначенные для выделения таких диапазонов:

* поставьте указатель мыши, например, в левый верхний угол блока, а затем, нажав левую кнопку мыши, протащите курсор до правого нижнего угла блока;

* нажмите клавишу [Shift] на левой верхней ячейке и, не отпуская ее, двигайтесь клавишами управления курсором к правой нижней ячейке;

* щелкните левой кнопкой мыши на одном углу диапазона, а затем, удерживая нажатой клавишу [Shift], щелкните на диагонально противоположном углу диапазона;

* нажмите клавишу [F8] (при этом в строке состояния включится индикатор ВДЛ), а затем выделите ячейки с помощью клавиш со стрелками.

2. Куда помещается выделенный диапазон при копировании ячеек? При копировании (вырезании) ячеек с помощью меню Правка выделенный диапазон помещается в буфер обмена.

3. Какие действия нужно выполнить для перемещения содержимого блока? Для перемещения содержимого блока ячеек необходимо выполнить следующие действия: выделить нужный блок ячеек, установить указатель мыши на рамку выделенного блока, нажав левую кнопку мыши и, удерживая её, перетащить рамку в нужное место.

4. Как быстро скопировать содержимое ячейки? Для этого нужно выделить ячейку и установить указатель мыши на маленький чёрный квадрат в правом нижнем углу рамки- маркер заполнения, захватить маркер мышью и перетащить рамку по горизонтали или вертикали на смежные ячейки.

5. Для чего используется Специальная вставка? При вставке фрагмента копируется не только значения ячеек, но и формулы и параметры форматирования. Чаще всего это свойство вставки оказывается полезным, однако имеется возможность осуществить специальную вставку, т. е. скопировать или только формулы, или только значения, или только форматирование ячеек. Для этого используется команда Специальная вставка из меню Правка или соответствующую команду из контекстного меню. Диалоговое окно, которое при этом появляется, позволяет выбрать необходимую опцию.

Практическая работа №7

Тема: Редактирование таблицы

Цель работы: Научиться очищать и удалять ячейки, вставлять строки и столбцы.

Пояснение к занятию.

В процессе подготовки и редактирования электронной таблицы часто требуется удалить некоторые данные на рабочем листе. В этом случае вы можете выполнить очистку или удаление ячеек. При очистке ячеек их содержимое, форматы или примечания уничтожаются, но сами ячейки остаются на листе. При удалении ячеек они исчезают с листа и прилегающие ячейки сдвигаются, чтобы заполнить освободившееся пространство.

Задание

Самостоятельно изучить методические рекомендации по проведению конкретного практического занятия.

Подготовить формы отчета.

Подготовить ответы на контрольные вопросы.

Ход работы:

1. Очистите ячейки.

Для очистки содержимого ячеек достаточно выделить нужный диапазон и нажать клавишу [Del]. Заметьте, что в этом случае удаляются только значения и формулы, записанные в ячейки, а параметры форматирования и примечания к ячейкам остаются. Чтобы очистить эти атрибуты, выделите блок ячеек, выполните команду Правка/Очистить и в открывшемся списке выберите нужную команду.

2. Удалите ячейки.

Чтобы удалить ячейки, выделите их и выполните команду Правка/Удалить. Если выделены не весь столбец или строка целиком, то на экране появится окно диалога (рис. 7.1). В нем можно указать, какие из ячеек, расположенных рядом с помеченным блоком, передвинуть на его место.

Здесь же можно указать, что нужно удалить: целую строку или столбец( рис. 7.2). Кроме того, для удаления ненужных строк или столбцов можно выделить их (например, щелкая мышью по номерам-заголовкам), а затем выполнить соответствующую команду из контекстного меню правой кнопкой мыши.