Сравнительный анализ электронных таблиц
Использование электронных таблиц Excel и Spreadsheet для любых типов данных: числовых, текстовых и др. Возможности таблиц для расчетов, построения диаграмм, графиков. Многофункциональность и удобство применения таблиц, доступность справочных средств.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 28.05.2009 |
| Размер файла | 1,1 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
36
Курсовая работа
Сравнительный анализ электронных таблиц
Оглавление
Введение
Глава I Вешний вид и основные операции с электронными таблицами
1.1 Запуск и завершение электронных таблиц
1.2 Общий вид и основные элементы окна Spreadsheet и Excel
1.3 Рабочие таблицы в Spreadsheet и Excel
1.4 Ячейки электронных таблиц
1.5 Строка состояния
1.6 Выделение элементов таблицы
1. 7 Типы данных. Операции над ними
Глава II. Операции над данными в электронных таблицах
2.1 Вычисления. Формулы и функции
2.2 Специальные операции электронных таблиц
2.3 Мастер функций
2.4Создание текстовых документов
2.5 Печать в Spreadsheet и Excel
2.6 Построение диаграмм
Глава III. Разработка web - приложения
Заключение
Литература
Приложения
Введение
В современном мире персональных компьютеров электронные таблицы, подобные Excel и Spreadsheet, стали таким же обычным явлением, как текстовые процессоры и компьютерные игры. Однако это не означает, что их хорошо знают и эффективно используют.
Как нам уже известно, Excel и Spreadsheet являются организаторами любых типов данных - числовых, текстовых и других - и поскольку в данных программах имеется множество вычислительных возможностей, то зачастую пользователи обращаются к ним, когда необходимо создать таблицы для финансовых расчетов.
Возможности Excel, которые служат для построения диаграмм, любых видов, и графиков, также пользуются большой популярностью. Аналогичные возможности предоставляет Spreadsheet. Эти программные продукты без труда превращают скучные черно-белые стоки и столбцы в яркие и красочные графики и диаграммы.
Помимо всего выше сказанного, не следует упускать из виду тот факт, что Excel - превосходный хранитель баз данных и создатель таблиц. Именно по этому данная программа как нельзя лучше подходит для отслеживания информации о продаваемых товарах, обслуживаемых клиентах и т.п. Такими же возможностями обладает и Spreadsheet. Но не смотря на это, эта программа распространена довольно мало.
Идеальным средством для решения большого класса задач автоматизации являются программные продукты, называемые «электронные таблицы». Их применение очень широко и разнообразно.
История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает немногим более десяти лет, но налицо значительный прогресс в области разработки такого программного обеспечения. Программный продукт, претендующий на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, действительно намного превзошел прежний уровень возможностей. В настоящее время распространены в использовании электронные таблицы Excel и Spreadsheet.
Их сравнение позволит выделить наиболее важные достоинства и недостатки этих программных продуктов.
В данных работе описаны наиболее важные элементы программы Spreadsheet, Excel, основные технические приемы, необходимые при работе с электронными таблицами.
Глава I Вешний вид и основные операции с электронными таблицами
1.1 Запуск и завершение электронных таблиц
Запуск Spreadsheet и Excel
Программа установки Spreadsheet помещает команду вызова Excel непосредственно в меню Программы.
Запуск Spreadsheet можно осуществить используя меню:
Пуск - Программы - StarOffice7 - Spreadsheet.
Запуск Excel можно осуществить используя меню:
Пуск - Программы - Microsoft Excel
Удобнее запускать Spreadsheet и Excel щелкнув по пиктограмме файла, с которым недавно работали:
Пуск > Документы > щелчок мышкой по пиктограмме файла, созданного пакетом StarOffice7 или Microsoft Excel.
Пункт Документы вызывает меню, в котором накапливается имена документов, открывавшихся и редактировавшихся пользователем при работе с Windows 95-XP (до 15 последних файлов).
Выход из Spreadsheet и Excel
Выход из Spreadsheet и Excel используя основное меню осуществляется так: File > Exit
Иначе процесс выхода из Spreadsheet и Excel можно выполнить:
Щелкнуть на кнопке закрытия в верхнем правом углу окна (или нажать комбинацию клавиш Alt+ F4).
Щелкнуть на кнопке No, чтобы повторно не сохранять файл. При этом вернемся на рабочий стол или в окно другого запущенного приложения.
Щелкнуть на кнопке Пуск и выбрать пункт Завершение работы.
Если необходимо завершить работу, то щелкнуть на кнопке Yes и затем при появлении соответствующего сообщения выключить компьютер.
1.2 Общий вид и основные элементы окна Spreadsheet и Excel
Экран Spreadsheet и Excel
Экран Spreadsheet содержит следующие основные компоненты (рис. 1):
строка заголовка с кнопками управления окном программы и окном документа;
строка основного меню;
панели инструментов: панель функций, панель объектов, панель формул и главная панель (Function Bar, Object Bar, Main Toolbar, Formula Bar);
строка формул и поле имени;
рабочая область;
полоса прокрутки;
полоса перебора страниц рабочей книги;
строка состояния.
Экран Excel содержит следующие основные компоненты (рис. 2):
строка заголовка с кнопками управления окном программы и окном документа;
строка основного меню;
панели инструментов: Стандартная, форматирование, панель задач;
строка формул и поле имени;
рабочая область;
полоса прокрутки;
полоса перебора страниц рабочей книги;
строка состояния.
Все программы, работающие под управлением системы Windows, имеют строку заголовка. В ней указывается имя программы, и здесь же находятся некоторые кнопки управления, которые можно использовать для изменения внешнего вида окна.
Кнопки управления окном программы и окном документа в Excel и Spreadsheet одинаковы (рис. 1)(рис.2):
свернуть в пиктограмму, кнопка минимизации;
развернуть во весь экран, кнопка максимизации;
вернуть окно в предыдущее состояние, кнопка восстановления;
закрыть окно, кнопка закрытия;
кнопка системного меню. Щелчок на этой кнопке откроет системное меню, позволяющее манипулировать окном Электронной таблицы.
Рисунок 1
Рисунок 2
Основное меню
Каждый из пунктов меню объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность (рис. 3)(рис. 4). Щелчок на любом пункте меню разворачивает список команд выбранного пункта. Работа с меню - один из возможных способов задавать команды Spreadsheet. Аналогично в Excel.
Рисунок 3.
Рисунок 4
Контекстное меню
В дополнение к основному меню, постоянно находящемуся на экране, Spreadsheet, как и в Excel предлагает вторичную систему контекстного меню (рис.5)(рис. 6). Контекстные меню предоставляют возможность быстрого доступа к часто используемым для данного объекта в рассматриваемой ситуации командам.
При выполнении щелчка правой кнопкой мыши на пиктограмме, ячейке, выделенной группе ячеек или на встроенном объекте, возле указателя мыши открывается меню с основными функциями, применяемыми в данной ситуации - в контексте.
Команды, входящие в контекстное меню, всегда относятся к активному объекту.
Контекстное меню можно вызвать также с помощью комбинации клавиш Shift+F10.
Рисунок 5. Рисунок 6.
Панели инструментов
Панели Spreadsheet содержат наиболее часто используемые команды меню. После установки программы на экране присутствует несколько панелей инструментов: панель функций, панель объектов, панель формул и главная панель (Function Bar, Object Bar, Main Toolbar, Formula Bar). Spreadsheet включает много других панелей инструментов, которые можно вынести в рабочее окно программы.
Панели Excel также содержат наиболее часто используемые команды меню. После установки программы на экране присутствует несколько панелей инструментов: Стандартная, Форматирование, Панель задач. Excel включает много других панелей инструментов, которые можно вынести в рабочее окно программы.
В панели инструментов можно добавить новые пиктограммы, как входящие в программу, так и созданные самим пользователем.
При движении вдоль пиктограмм этих панелей указателем мыши, под каждой из них появляется имя инструмента в окне.
Настройка панелей инструментов (пиктографических меню) предоставляет следующие возможности:
отображение на экране пиктографических меню;
добавление отдельных пиктограмм.
Все операции по форматированию пиктографических меню выполняются в окне: View > Toolbars
На экране будут отображены те пиктографические меню, около названия которых в окне списка панелей инструментов стоит галочка.
Панели инструментов Spreadsheet объединяют функционально близкие пиктограммы:
Function Bar - стандартные возможности системы (создание, загрузка, сохранение, печать рабочих папок и др.);
Object Bar - форматирование текста, изменение формата вычислений, форматирование ячеек.
Main Toolbar - вставка графики, ячеек (столбцов, строк), вставка диаграмм, функции рисования, вставка Web-компонентов, а также панель базы данных.
Hyperlink Bar - панель Web-узла.
Formula Bar - панель формул.
Панель формул (строка формул)
Панель формул используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах, а также для отображения адреса текущей ячейки. Аналогично в обеих программах.
Поле имени указывает имя или адрес активной ячейки в текущей рабочей книге. Щелчок на стрелке раскроет список, в котором перечислены все поименованные ячейки и диапазоны активной рабочей книги.
Добавление пиктограмм в одно из пиктографических меню в Excel
Технология добавления пиктограмм в одно из пиктографических меню состоит в следующем:
Выбрать в меню Вид Панели инструментов Настройка.
Выбрать категорию в списке категорий.
Пиктограмму из набора Кнопки перетащить мышкой в одно из расположенных на экране пиктографических меню. Эта пиктограмма будет закреплена за той панелью, в которую ее вставили.
Возврат панели в исходное состояние.
Чтобы возвратить панели в исходное состояние необходимо:
Выбрать Вид Панели инструментов.
Выбрать название панели.
Сброс.
1.3 Рабочие таблицы в Spreadsheet и Excel
Рабочие таблицы.
Рабочие таблицы Spreadsheet и Excel предназначены для анализа данных, представленных в строках и столбцах. Они хранятся в файлах, которые называются рабочими книгами.
Таблицы в Spreadsheet и Excel состоят из строк, столбцов и листов. Такая структура представляет собой мощное средство для выполнения финансового анализа. Каждая создаваемая рабочая книга состоит из 16 рабочих листов.
Перемещение между листами:
переход к определенному листу - щелчок по его ярлыку
- переход к первому ярлыку
переход к последнему ярлыку
переход к предыдущему / последнему ярлыку
Для перемещения рабочего листа в другую позицию в этой же рабочей книге надо перетащить мышкой его ярлык.
Скопировать лист можно удерживая клавишу CTRL нажатой при перемещении мыши.
Spreadsheet и Excel дает возможность выполнять расчеты с использованием содержимого из строк, столбцов и разных листов, а также копировать и перемещать данные между листами, строками и столбцами.
Вся информация заносится в клетки, адреса которых получаются из буквы столбца и номера строки (А9, С16, D29). Текущая клетка обведена утолщенной рамкой - курсором.
Перемещение курсора по листу при помощи клавиш:
- перемещение на одну клетку
Pg Up, Pg Dn - экран вверх, экран вниз
Home -на первую клетку строки
End - на последнюю клетку строки
Ctrl + Home -на первую клетку таблицы
Ctrl + End -на последнюю заполненную клетку
Полосы прокрутки предназначены для перемещения по рабочему листу. Текущая клетка при этом не изменяется. Позиция бегунка в полосе прокрутки указывает часть рабочего листа, выведенного в данный момент в окне.
Для быстрой прокрутки к другой части рабочего листа нужно протянуть бегунок.
1.4 Ячейки электронных таблиц
Основным элементом электронных таблиц является ячейка. Каждая ячейка имеет свой адрес, который состоит из имени столбца и имени строки. При наборе формул вместо значения ячейки можно подставить ее адрес. Различают относительную и абсолютную адресацию ячеек. Абсолютная адресация осуществляется следующим образом: $C$4. При перемещении формулы адрес ячейки, содержащей необходимое значение (в отличие от относительной адресации), не изменяется. Абсолютная адресация может быть частичной, т. е. не изменяется только номер строки или только имя столбца: $C4, C$4. Если в формуле используется относительная адресация, то при перемещении формулы или применении формулы к столбцу (строке) адрес используемой ячейки меняется соответственно изменению адреса ячейки с формулой. Относительную адресацию удобно использовать при вычислении значения формулы для большого количества значений аргумента.
Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол). Чтобы отменить маркировку области, можно просто щелкнуть по немаркированной ячейке. Для маркирования нескольких ячеек с помощью клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая клавишу [Shift] нажатой, распространить маркировку на всю область с помощью клавиш управления курсором.
Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.
При наборе формул вместо значения ячейки можно подставить ее адрес.
1.5 Строка состояния
Эта строка находится в нижней части экрана (рис.1)(рис. 2). На ней находится следующая информация:
текущая операция (например, Enter);
калькулятор (например, Sum=0);
выделение /добавление (EXT);
режим Caps Lock (Caps);
режим Num Lock (Num);
(фиксированный десятичный формат Fix).
Калькулятор содержит результат автоматического выполнения некоторой операции применительно к выделенным ячейкам.
Режим выделения включается клавишей F8 и отображается кодом EXT (ВДЛ). Этот режим имитирует нажатие клавиши Shift + F8 и обозначается как ADD (ДОБ). Он позволяет добавить новые диапазоны ячеек к уже имеющемуся выделению. Отменить эти режимы можно клавишей ESC.
Режимы Caps Lock и Num Lock являются активными, если горят соответствующие индикаторы на малой цифровой клавиатуре. Отмена этих режимов - повторное нажатие соответствующей клавиши.
Кнопки прокрутки ярлычков листов позволяют прокручивать ярлычки листов во время просмотра.
Рабочая книга может иметь произвольное число листов, у каждого листа есть имя, которое показано на ярлычке листа.
Горизонтальная полоса прокрутки позволяет прокручивать лист по горизонтали.
Вертикальная полоса прокрутки позволяет прокручивать лист по вертикали.
1.6 Выделение элементов таблицы
Выделение клеток с помощью мыши:
отметить одну клетку - щелкнуть по ней мышкой;
отметить столбец - щелкнуть на букве столбца;
отметить строку - щелкнуть по цифре строки;
отметить непрерывный прямоугольник:
щелкнуть на левой верхней клетке,
показать указателем мыши на нижнюю правую,
Shift +щелчок;
4.отметить прерывистый блок:
щелчок на первой клетке,
Ctrl +щелчок на каждой нужной клетке
Этот же способ используется для добавления клетки к выбранному блоку.
отметить все строки и столбцы - щелкнуть на «чистой» кнопке в левом верхнем углу таблицы.
Выделение клеток можно осуществлять с помощью клавиатуры:
выделение прямоугольной области:
F8 - левый верхний угол;
F9 -правый нижний угол;
выделение нескольких прямоугольный областей:
Shift + F8 - переход к выделению несмежных областей, который выполняется с помощью той же клавиши F8 описанным выше способом;
выделение колонки:
курсор находится в выделенной колонке Ctrl +пробел;
выделение строки:
курсор находится в выделяемой строке Shift +пробел;
выделение всей таблицы:
Ctrl + Shift +пробел.
1.7 Типы данных. Операции над ними
Типы данных.
Каждая ячейка в Excel, как и в Spreadsheet, может содержать данные одного из трех типов:
текст
число
формула (начиная со знака равно).
Ячейка текстового типа данных может содержать слова, предложения, произвольный набор символов.
Ячейка числового типа может содержать числа в диапазоне - 1.67*10…1, 67*10, при этом количество значимых цифр - не более 15.
Spreadsheet предоставляет возможность вводить числа в различном формате. Можно вводить десятичные числа, денежные единицы, проценты и представлять числа в экспоненциальном виде.
Чтобы задать или изменить формат ячейки или выделенных групп ячеек необходимо:
Выбрать в меню Формат Ячейки Число или нажать Ctrl +1
В появившемся окне форматирования будут выделены названия всех используемых в Excel числовых форматов.
Ячейка типа формула содержит указание Spreadsheet, какие вычисления должны быть выполнены. При этом, отображаемое в ячейке значение будет являться результатом вычислений.
Формулы автоматически пересчитывают свои значения, как только один из их аргументов изменен.
Ввод данных
Данные вводятся непосредственно в клетку. Для ввода данных в клетку необходимо:
Указатель мыши поместить в клетку, в которую необходимо ввести данные. В строке формул появятся координаты выбранной клетки.
Ввести данные с клавиатуры.
Нажать клавишу Enter или щелкнуть по любой другой клетке.
Редактирование данных
Чтобы отредактировать содержимое клетки нужно:
Сделать редактируемую клетку активной.
Нажать клавишу F2, либо одинарный щелчок на редактируемой клетке, либо щелкнуть на панели формул и редактировать непосредственно в панели формул.
Enter - окончание редактирования.
При редактировании можно использовать клавиши Delete и Backspace для удаления символов и клавишу Insert для управления режима вставки \ замены.
Для удаления содержимого клетки или нескольких выделенных клеток необходимо:
выделить удаляемую область;
выбрать в меню Правка Удалить
В диалоговом окне выбрать удаляемый объект или удалить все.
Перемещение данных в другую позицию выполняется следующим образом:
выделить перемещаемую область;
установить указатель мыши на границу выделенной области так, чтобы он изменил свой вид и перетянуть блок в новую позицию.
С помощью меню этот же процесс заключается в следующем6
выбрать в меню - Правка Вырезать;
перейти в новую позицию;
выбрать Правка Вставить.
Вставка новых строк в таблицу требует следующих действий:
установить курсор в ячейку столбца, перед которым нужно вставить столбец
выбрать в меню Вставка Столбец
Замена данных в клетке предусматривает установку курсора в клетку, содержимое которой надо изменить и ввести новые данные.
При редактировании данных формулы автоматически пересчитываются.
Работа с листами, строками, колонками, используя меню Spreadsheet заключается в следующем:
спрятать рабочий лист:
выбрать в меню Формат Лист Скрыть;
восстановить спрятанный рабочий лист:
выбрать в мен. Формат Лист Показать;
спрятать колонку или строку:
выделить строку или столбец;
выбрать в меню Формат Строка / Столбец Скрыть
Восстановить спрятанную строку или столбец:
выделить две соседние колонки (вокруг спрятанной) или две соседних строки;
выбрать в меню Формат Строка / Столбец Показать
Используя контекстное меню можно выполнить:
спрятать колонку или строку
выделить строку или столбец
щелкнуть правой клавишей по выделенной область
в появившемся контекстном меню выбрать Скрыть.
восстановить спрятанную строку или столбец:
выделить две соседние колонки (вокруг спрятанной) или две соседних строки;
подвести курсор справа к спрятанным столбцам или снизу в спрятанным строкам (указатель мыши превратится в знак равенства с растяжкой);
сделать двойной щелчок мышей или вызвать контекстное меню;
выбрать Показать.
Глава II. Операции над данными в электронных таблицах
2.1 Вычисления. Формулы и функции
Формулой называется введенная в ячейку последовательность символов, начинающаяся со знака равенства «=». В эту последовательность символов могут входить: константы, адреса ячеек, функции, операторы.
Результат вычислений отображается в ячейке, а сама формула - в строке формул.
Функции используются для выполнения стандартных вычислений. Spreadsheet и Excel имеет более 400 встроенных функций, объединенных в 9 групп: финансовые, дата и время, математические, статистические, ссылки и массивы, работ м базой данных, текстовые, логические, проверка свойств и значений.
Кроме встроенных функций можно использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Spreadsheet.
Правила работы с формулами и функциями
Можно выделить следующие правила работы с формулами и функциями:
Формулы начинаются со знака «=»
Формулы могут включать обращения к одной или к нескольким функциям.
После имени каждой функции в скобках задаются аргументы. Если функция не использует аргументы, то за ее именем следуют пустые скобки без пробела между ними.
Аргументы перечисляются через запятую.
В качестве элемента формулы и аргумента функции может выступать адрес ячейки. В этом случае в вычислении участвует содержимое ячейки, адрес которой задан в формуле.
В формулах недопустимы пробелы.
Функция не может иметь более 30 аргументов.
В формуле можно использовать знаки арифметических операций: +, -, /, *, ^ (возведение в степень), % ( взятие процента) (приложение 2).
Нельзя вводить числа в форматах даты и времени дня непосредственно в формулы. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки. При вычислении формулы электронная таблица преобразует их в соответствующие числа.
Длина формулы не должна превышать 1024 элементов.
Перемещение и копирование содержимого клетки.
Копирование содержимого клетки (или блока клеток) включает следующие шаги:
выбрать копируемую клетку или блок клеток;
выбрать меню Правка Копировать или вызвать контекстное меню и выбрать Копировать, или нажать Ctrl+C;
перейти в новое место;
выбрать меню Правка Вставка или вызвать контекстное меню и выбрать Вставка, или нажать Ctrl +V.
При копировании формула перенастраивается на новые адреса. Чтобы при копировании формулы адрес некоторой ячейки был абсолютным (не перенастраивался на новые адреса) надо после указания этого адреса во время формирования формулы нажать F4 или записать адрес в виде, например $C$4.
При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются.
Вычисление части формулы
При поиске ошибок в соответствующей формуле удобно посмотреть результаты вычисления какой-то части формулы. Для этого необходимо:
установить курсор в клетку, содержащую формулу;
в строке формул выделить часть формулы, которую нужно вычислить;
нажать клавишу F9 - вычисление формулы (при нажатии Enter - результат вычислений вставится в формулу, а при нажатии Esc - осуществится возврат формулы в исходное состояние).
2.2 Специальные операции электронных таблиц
Специальное копирование
При копировании не всего содержимого клетки, а только какой-то составляющей (формата, значения) применяется специальное копирование, которое можно выполнить:
с помощью меню:
выбрать копируемую клетку или блок клеток;
выбрать в меню Правка Копировать;
перейти в новое место;
выбрать в меню Правка Специальная вставка.
с помощью контекстного меню:
выбрать копируемую клетку или блок клеток;
вызвать контекстное меню;
выбрать Копировать;
перейти в новое место;
выбрать Специальная вставка.
В появившемся диалоговом окне в зависимости от флага в столбце Вставить копируется: все, формулы, значения, форматы, примечания, без рамки.
Можно произвести копирование с тем, что находится в клетке, куда копируем. В зависимости от флага в колонке Операция можно:
просто копировать;
сложить содержимое клетки с копируемым значением;
вычесть из значения в клетке копируемое значение;
умножить значение в клетке на копируемое значение;
разделить значение в клетке на копируемое значение.
Если установлены соответствующие флаги, то при копировании можно:
пропустить пустые ячейки (не копировать штриховку, бордюр, формат, шрифт ячейки, если в них отсутствуют значения);
транспортировать;
вставить ссылку (при установлении связи с копируемой ячейкой, любое изменение исходной ячейки приводит к изменению результирующей ячейки).
Автоматическое заполнение данных
Для автоматического заполнения ряда чисел, дат, перечисляемых названий необходимо:
ввести в клетку первое значение;
сделать эту клетку активной;
установить указатель мыши в правый нижний угол клетки (курсор при этом примет вид +);
перетащить в сторону или вниз (шаг равен 1).
Если необходимо задать шаг, отличный от 1, то следует выполнить:
задать два значения в двух соседних клетках;
эти клетки выделить;
установить курсор в правый нижний угол выделенных клеток так, чтобы он принял вид +;
перетащить курсор в сторону или вниз.
Если при автозаполнении клетка не распознана как перечисляемая, то происходит копирование.
2.3 Мастер функций
При вводе формулы обращение к встроенной функции можно выполнить вручную или вызвать Мастер функций. Эту же операцию можно выполнить через меню Spreadsheet: выбрать в меню Вставка Функция. Либо на панели инструментов или на панели формул выбираем инструмент fx. В окне выбрать категорию функции, саму функцию, нажать Next, в правом - появится требуемая функция. После ввода набора параметров данной функции, продолжить набор формулы или ОК. Значение аргумента можно записать вручную, а можно выделить на листе диапазон клеток. Результат вычислений получим, щелкнув на кнопке ОК. Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по 14-й пиктограмме Конструктора функций (со значком fx) откройте диалоговое окно Конструктора.
В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в правом - функции, соответствующие выбранной категории. Для того чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции All в поле категорий.
Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке Next.
На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции. Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора.
При работе с Конструктором всегда можно вернуться к первому шагу, щелкнув по командной кнопке Back, и выбрать другую функцию. Если все аргументы функции были указаны правильно, в правом верхнем поле Value появляется результат вычисления этой функции, который будет помещен в таблицу. Щелкните по командной кнопке Finish, чтобы закрыть окно Конструктора функций.
После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.
2.4 Создание текстовых документов
Spreadsheet и Excel предоставляет широкие возможности для формирования сложных текстовых документов. Для этого предназначены средства выбора шрифтов, выравнивания, выбора рамок, штриховок.
Все изменения оформления таблицы действуют на текущую ячейку, либо, если выделена группа клеток - на выделенную группу.
Для изменения шрифтов можно воспользоваться пиктограммами на панели форматирования: выбор шрифта и его размера, шрифты полужирный, наклонный, и подчеркнутый.
А. Выбор шрифтов при помощи меню:
выделить клетку или диапазон клеток, в которых надо изменить шрифты;
выбрать в меню Формат Ячейки Шрифт;
выбрать нужный шрифт и щелкнуть по кнопке ОК.
Б. Выравнивание содержимого ячеек осуществляется с помощью Панели форматирования, которая имеет четыре пиктограммы:
прижать текст в клетке к левому краю;
расположить текст по центру клетки;
прижать текст в клетке к правому краю;
расположить текст по центру нескольких выбранных ячеек.
Выравнивание содержимого ячеек при помощи меню:
выделить в меню Формат Ячейки Выравнивание;
выбрать нужную позицию;
щелкнуть по кнопке ОК.
Г. Обрамление таблиц в рамки.
При печати таблиц на бумаге линии сетки таблиц отсутствуют. Поэтому необходимо заключать поля таблиц в рамки.
В Spreadsheet и Excel функцию установки рамок для выделенных ячеек выполняет пиктограмма панели форматирования Рамки.
Если щелкнуть мышкой по стрелке, то в раскрывшемся списке будут предоставлены шаблоны рамок для выбранных ячеек. Самый первый шаблон убирает рамки.
Для обрамления таблиц при помощи меню необходимо:
выделить группу ячеек, для которых необходимо установить рамки;
выбрать в меню Формат Ячейки Рамка;
выбрать тип рамки, тип линии, цвет линии обрамления;
щелкнуть по кнопке ОК.
Чтобы убрать сетку с экрана необходимо :
Выбрать в меню Сервис Параметры Вид Снять флаг в поле Сетка.
Д.Фон ячеек.
В понятие фона ячеек входит шаблон штриховки, цвет переднего плана, цвет фона.
Использование пиктограммы позволяет залить выбранные ячейки цветом.
Чтобы залить выбранные ячейки цветом при помощи меню надо:
выделить диапазон клеток, фон которых необходимо изменить;
выбрать в меню Формат Ячейки Вид;
выбрать цвет фона, образец штриховки и цвет штриховки;
щелкнуть по кнопке ОК.
Е. Стиль представления данных.
Стиль - это совокупность формата числа, типа и размера шрифта, типа выравнивания, вида рамки, наличия штриховки и защиты ячейки. По умолчанию все ячейки имеют стиль обычный.
2.5 Печать в Spreadsheet и Excel
А. Предварительный просмотр. В Excel присутствует, и в Spreadsheet - аналогично.
При предварительном просмотре на экран выводится изображение документа в том виде, в каком оно получится при печати.
Для предварительного просмотра необходимо войти в меню и выбрать Файл Предварительный просмотр. Войти в режим предварительного просмотра можно лишь в том случае, если в рабочий лист введен хотя бы один символ.
При работе в режиме предварительного просмотра можно выполнять следующие действия:
просмотр следующей страницы ( предыдущей страницы);
вывод укрупненного изображения на экран;
печать;
настройка параметров страницы;
показ полей на листе бумаги, ручная корректировка полецй;
возврат в рабочую книгу;
справка.
Б. Установка параметров страницы.
Для установки параметров страницы надо войти в меню и выбрать Файл Параметры страницы в Excel или Файл Предварительный просмотр Страница в Spreadsheet.
При этом на экране параметров появится четыре вкладки: Страница, Поля, Колонтитулы и Лист.
Вкладка Страница ориентирует страницу по вертикали, по горизонтали, производит масштабирование, увеличение/уменьшение распечатки в % по отношению к оригиналу.
Вкладка Поле позволяет сделать отступы от края листа до текста, расстояние от края бумаги, расстояние от края листа до колонтитулов, центрирование, горизонтальное/вертикальное расположение. Поля отступа можно быстро изменить в режиме предварительного просмотра: Файл Предварительный просмотр Поля.
Изменить поля отступа можно передвинуть мышью соответствующую ограничительную линию.
Колонтитулы - информация, выводимая над/под текстом каждой печатаемой странице.
Чтобы напечатать свои колонтитулы необходимо выбрать Создать верхний колонтитул/ Создать нижний колонтитул.
Колонтитулы состоят из трех секций: левой, правой и центральной. Например, верхний колонтитул может содержать название работы - в центре, номер страницы - в правой части, текущую дату - в левой части.
Вкладка Лист дает возможность печатать только выделенную область данных, печатать на каждом листе выделенные строки в виде заголовка, выводить на печать линии сетки, вывести на печать текст примечаний к ячейкам.
Чтобы вывести документ на печать используется командное меню:
Файл Печать
Появится окно печати, в котором необходимо выбрать принтер для печати, установить признак печати в файл или на принтер, указать количество копий, указать ориентацию страницы.
Если необходимо вывести на печать не весь документ, а только выбранные страницы, то надо указать диапазон страниц для печати.
В. Операции над документами.
Чтобы записать табличный документ на диск следует выполнить набор команд на меню:
Файл Сохранить как.
Для перезаписи на диск уже существующего файла надо выполнить:
Файл Сохранить
Чтобы вызвать существующий табличный документ на экран необходимо выполнить набор команд меню:
Файл Открыть
Если с файлами недавно работали, то вызов его осуществляется путем выбора имени этого файла в нижней части меню Файл.
Создание нового табличного документа осуществляется путем набора команд меню:
Файл Создать
Переключение между несколькими одновременно загруженными документами осуществляется командой Окно.
Для отображения на экране всех открытых документов в Excel используют команды меню:
Окно Расположить,
Затем выбирают один из вариантов расположения окон на экране (Рядом, Сверху вниз, Слева направо, Каскадом).
Переключение между несколькими одновременно загруженными документами в Spreadsheet осуществляется аналогично. Вариантов расположения окон на экране нет.
2.6 Построение диаграмм
Spreadsheet предлагает пользователю 13 типов плоских диаграмм и 5 типов объемных. В Excel представлено 14 типов диаграмм каждый тип включает в себя как объемные так и плоские диаграммы. Построение диаграмм в Excel и в Spreadsheet осуществляется аналогично.
Для построения диаграмм необходимо:
1.Выделить данные, которые надо включить в диаграмму. Эти данные не обязательно должны быть расположены рядом. Удерживая клавишу Ctrl , можно отменить несмежные интервалы.
Чтобы сделать надпись вдоль оси X и составить легенду, надо выделить заголовок столбцов и строк.
Щелкнуть на инструменте « Мастер диаграмм» на Стандартной панели инструментов. Указатель мыши изменится на маленький крест со столбчатой диаграммой внизу справа.
Крестообразным указателем мыши указать местоположение и размер создаваемой диаграммы. Если необходимо поместить диаграмму в таблицу отличную от той, из которой были взяты данные, то надо поместить указатель мыши на имя нужной таблицы в нижней части окна документа, щелкнуть по ней и пройтись по клеткам этой таблицы. Чтобы создать диаграмму на новом листе необходимо выполнить последовательность команд:
Вставка Диаграмма На новом листе
Отпустив левую клавишу мыши, появится первое окно Мастера диаграмм. В диалоговое окно необходимо ввести интервал (интервалы) данных. Если данные были предварительно выделены, то адреса их появятся в диалоговом окне автоматически. Щелкнуть на кнопке Далее.
Чтобы выбрать тип диаграмм, надо щелкнуть на ее образе или нажать клавишу с подчеркнутой буквой в ее имени. Щелкнуть на кнопке Далее.
Кнопка Назад позволяет вернуться на шаг назад и изменить диапазон выбранных данных.
Каждый тип диаграммы имеет несколько различных форматов по умолчанию. Чтобы выбрать новый формат на до щелкнуть на его образец в диалоговом окне. Щелкнуть на кнопку Далее.
На экран выводится пример диаграммы на основе реальных данных. В диалоговом окне можно изменить перечисленные ранее параметры, при этом диаграмма, показанная в окне образец тоже изменится.
В диалоговом окне можно изменить следующие параметры:
указание строки (строк) для разметки оси х. Метками строк и столбцов называются заголовки строк и столбцов. Чтобы на графике появились метки осей, надо при задании области построения графика включить в нее заголовки строк и столбцов;
указание колонки (колонок) для формирования текста легенды (о - отсутствии легенды).
Легенда - прямоугольная область, в которой указывается, каким цветом или типом линий отображаются на графике или диаграмме данные из той или иной серии данных.
В диаграмму можно добавить различные текстовые элементы: легенду, заголовок, надписи к осям. Вносимые изменения отражаются на диаграмме в окне образец.
Щелкнуть на кнопке Готово или нажать Enter.
Созданная диаграмма появится на месте рабочей таблицы в той области, которая была отмечена первоначально.
При помощи маркеров отметки (маленьких квадратиков на границе объекта) можно передвигать или изменять размер диаграммы.
Сделать диаграмму неактивной - щелкнуть на любой клетке вне диаграммы.
Чтобы выбрать диаграмму снова (для редактирования, масштабирования или перемещения), необходимо щелкнуть на этой диаграмме.
Глава III. Разработка web - приложения
Для разработки web - приложения я решил использовать программу Microsoft FrontPage. Рабочая среда FrontPage является очень комфортной для пользователей, привыкших к работе с другими приложениями MS Office, такими, как World, PowerPoint, или Publisher. FrontPage функционально полностью интегрирован в среду MS Office, что позволяет свободно обмениваться элементами документов, созданных в разных приложениях этого пакета программ. Например, на страницу в FrontPage мы легко можем добавить слайд, созданный в PowerPoint.
FrontPage предоставляет обширный набор инструментов для обеспечения доступа к базам данных, таким, как списки рассылок или форумы. Готовые встроенные компоненты Web просто добавляются в документ и не требуют дополнительного программирования. К недостаткам можно отнести то, что для работы Web компонентов, добавленных во FrontPage, необходимо, чтобы на Web - сервере были установлены расширения FrontPage.
Прежде чем пытаться создавать страницы сайта, необходимо продумать общее цветовое решение и стиль всего сайта, то есть немного поработать web-дизайнером. Основная задача - помочь пользователю сориентироваться в создаваемом продукте, сделать работу пользователя с ним легкой и приятной. В тоже время web-дизайнер должен помнить, что он создает продукт, который должен соответствовать поставленным задачам (то есть доносить некое сообщение до пользователя).
Далее необходимо определить, из каких разделов будет состоять сайт. Делать навигацию по сайту надо такой, чтобы любой посетитель, без труда, мог найти нужный раздел. На «дальних» страницах не лишнем будет оставить путь от начальной страницы сайта.
Создание сайта в FrontPage начинается с создания пустого Web узла. Далее выбирается стиль оформления с использованием шаблона или создается собственный стиль. Следующий этап создания сайта - создание макета. Затем оформляются основные ссылки и заголовки, форматируется текст, составляющий информационную основу Web сайта. Для общего оформления сайта можно вставить картинки или анимации.
Заключение
В настоящее время электронные таблицы довольно распространены. Причина кроется и во множестве функций электронных таблиц, и в удобстве применения, и в избытке справочных средств по работе с ними.
Рассмотренные в данной работе электронные таблицы во многом схожи между собой. Практически одинаковый интерфейс делает удобной работу как с одним, так и с другим программным продуктом. Многие функции также во многом схожи, но есть и отличия.
Более широкое распространение Excel, чем Spreadsheet во многом объясняется тем, что данный продукт был разработан компанией Microsoft для операционной системы Windows. В нашей стране именно эта операционная система получила наибольшее распространение. А Microsoft Excel поставляется в стандартном пакете Office для Windows. Большинство пользователей не задумываются над совершенством или недостатками этой программы, а просто используют «стандартную программу».
Литература
1. «Как работать с Microsoft Office 97», Microsoft Press Официальное издание, 1998 г.
2. «Microsoft Office 97 для Windows для «чайников»», В.Вонг и Роджер С.Паркер, «Диалектика», Киев-Москва, 1997 г.
3. Джошуа С.Носситер, «Использование Microsoft Excel 97», «Диалектика», Киев-Москва, 1997 г.
4. Управление данными с помощью Microsoft Excel, Карлберг К., Вильямс, Москва, 2005
5. Бизнес-анализ с помощью Microsoft Excel, Карлбрг К., Вильямс, 2003
6. http://www.computer-science.ru/docs/comp/rus/os/unix/admin/kostromin/office.htm
Приложение 1
Панели инструментов Excel
|
Панели инструментов |
Назначение |
|
|
Зависимости |
Поиск ошибок; отслеживание связей между ячейками и добавление примечаний к файлам. |
|
|
Диаграмма |
Создание и форматирование диаграмм. |
|
|
Рисование дуг |
Создание линий, прямоугольников, эллипсов, стрелок, а также области, внутри которой может находиться текст. |
|
|
Форматирование |
Форматирование ячеек, содержимого ячеек и других объектов. |
|
|
Формы |
Разработка листов, оснащенных различными элементами управления. |
|
|
Во весь экран |
Увеличение размеров окна документа на весь экран, до строки меню. |
|
|
Microsoft |
Запуск (или переключение) других приложений Microsoft, например Microsoft Word |
|
|
Запрос и сведение |
Анализ данных Excel с помощью сводных таблиц |
|
|
Стандартная |
Обеспечение доступа к основным командам, таким как создать новую рабочую книгу, открыть уже существующую, сохранить рабочею книгу и вывести ее на печать. |
|
|
Остановка записи |
Прекращение процесса записи макрокоманды. |
|
|
Мастер подсказок |
Вывод рекомендаций, как лучше выполнить текущую операцию. |
|
|
Visual Basic |
Вставка нового модуля на языке Visual Basic, создание меню, а также запись и отладка макрокоманд. |
|
|
Рабочая группа |
Работа с Excel в сети. |
Приложение 2
Операции в формулах.
|
Арифметические операции |
||
|
Обозначения |
Операции |
|
|
+ |
Сложение |
|
|
- |
Вычитание |
|
|
- |
Инверсия если это знак перед единственным операндом |
|
|
* |
Умножение |
|
|
/ |
Деление |
|
|
% |
Преобразование в проценты |
|
|
^ |
Возведение в степень |
|
|
Операции сравнения |
||
|
Обозначения |
Операции |
|
|
= |
Равно |
|
|
< |
Меньше чем |
|
|
> |
Больше чем |
|
|
<= |
Меньше или равно |
|
|
=> |
Больше или равно |
|
|
<> |
Не равно |
|
|
Операции адресации |
||
|
Обозначения |
Операции |
|
|
: |
Объединяет два адреса, т.е создает объединение нескольких областей возможно несмежных |
|
|
: |
Задает интервал смежных клеток, указывая координаты левого верхнего и правого нижнего углов |
|
|
Пробел |
Задает пересечение двух областей. В пересечение двух областей входят все те ячейки, которые лежат как к первой так и во второй области: (А1:С3 С3:Е5) |
|
|
Текстовый оператор |
||
|
Обозначения |
Операции |
|
|
& |
Соединяет текстовые цепочки |
Приложение 3.
Назначение функциональных клавиш.
|
Комбинация клавиш |
Назначение |
|
|
<F1> |
Открывает окно справки |
|
|
<Shift+F1> |
Представляет контекстно-зависимую справку |
|
|
<Alt+F1> |
Создает новую диаграмму |
|
|
< Alt+Shift+F1> |
Вставляет новый лист |
|
|
< Alt+Ctrl+F1> |
Создает новый лист для макрокоманды MS Excel 4.0 |
|
|
<F2> |
Редактирует активную ячейку |
|
|
< Shift+F2> |
Позволяет вводить, редактировать и удалять примечание к активной ячейке |
|
|
< Ctrl+F2> |
Выводит окно, в котором представлена информация об активной ячейке |
|
|
< Alt+F2> |
Открывает диалоговое окно Сохранение документа |
|
|
< Alt+Shift+F2> |
Сохраняет активный документ |
|
|
< Alt+Ctrl+F2> |
Открывает диалоговое окно Открытие документа |
|
|
< Alt+Ctrl+Shift+F2> |
Открывает диалоговое окно Печать |
|
|
<F3> |
Открывает диалоговое окно Вставка имени |
|
|
< Shift+F3> |
Открывает диалоговое окно Мастер функций |
|
|
< Ctrl+F3> |
Открывает диалоговое окно Присвоить имя |
|
|
< Ctrl+Shift+F3> |
Открывает диалоговое окно Создать имена |
|
|
<F4> |
Повторяет последнее действие или изменяет ссылки на ячейки (абсолютная/относительная) |
|
|
< Ctrl+F4> |
Закрывает окно активного документа |
|
|
< Alt+F4> |
Закрывает окно приложения |
|
|
<F5> |
Открывает диалоговое окно Переход |
|
|
< Shift+F5> |
Открывает диалоговое окно Найти |
|
|
< Ctrl+F5> |
Восстанавливает предыдущие размеры окна документа |
|
|
<F6> |
Переходит на следующее подокно в раздельном окне |
|
|
< Shift +F6> |
Переходит на предыдущее подокно в раздельном окне |
|
|
< Ctrl+F6> |
Активизирует следующее открытое окно рабочей книги |
|
|
< Ctrl+Shift +F6> |
Активизирует предыдущее окно рабочей книги |
|
|
<F7> |
Запускает программу проверки орфографии |
|
|
< Ctrl+F7> |
Преремещает текущее окно |
|
|
<F8> |
Расширяет выделение в таблище |
|
|
< Shift +F8> |
Выделяет еще один участок таблицы |
|
|
< Ctrl+F8> |
Разрешает изменение размеров текущего окна с помощью клавиш управления курсором |
|
|
<F9> |
Пересчитывает всю рабочую книгу |
|
|
< Shift +F9> |
Пересчитывает только лист текущей рабочей таблицы |
|
|
< Ctrl+F9> |
Минимизирует текущее окно |
|
|
<F10> |
Активизирует строку меню |
|
|
< Shift +F10> |
Активизирует контекстное меню |
|
|
< Ctrl+F10> |
Максимизирует текущее окно |
|
|
<F11> |
Создает диаграмму на новом листе |
|
|
< Shift +F11> |
Вставляет новый лист |
|
|
< Ctrl+F11> |
Вставляет лист макрокоманды MS Excel 4.0 |
|
|
<F12> |
Открывает диалоговое окно Сохранение документа |
|
|
< Shift +F12> |
Сохраняет активный документ |
|
|
< Ctrl+F12> |
Открывает диалоговое окно Открытие документа |
|
|
< Ctrl+ Shift +F12> |
Открывает диалоговое окно Печать |
Подобные документы
Понятие и назначение электронных таблиц. Сравнительная характеристика редакторов электронных таблиц Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, Gnumeric. Требования к оформлению электронных таблиц. Методика создания электронных таблиц в MS Word и MS Excel.
контрольная работа [1,5 M], добавлен 07.01.2015Рабочая область окна и структура MS Excel. Применение и возможности электронных таблиц, преимущества использования при решении задач. Ввод и редактирование данных в ячейках, копирование данных, построение диаграмм, профессиональное оформление документов.
реферат [2,2 M], добавлен 10.06.2010Понятие и возможности MS Excel. Основные элементы его окна. Возможные ошибки при использовании функций в формулах. Структура электронных таблиц. Анализ данных в Microsoft Excel. Использование сценариев электронных таблиц с их практическим применением.
курсовая работа [304,3 K], добавлен 09.12.2009Возможности Excel и встроенного языка Visual Basic for Application. Создание и редактирование электронных таблиц с применением набора встроенных функций. Построение диаграмм и графиков разной степени наглядности и детализации. Печать электронных таблиц.
реферат [531,7 K], добавлен 29.08.2010Особенность электронных таблиц Excel, возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Способы ввода данных, формул и их последующего редактирования, типы ссылок на ячейки и диапазоны, особенности работы со ссылками.
контрольная работа [86,8 K], добавлен 13.03.2019Создание и редактирование электронных баз данных. Обработка электронных таблиц. Операции изменения формата документа. Основные функции текстовых процессоров. Деловая графика. Построение рисунков, диаграмм, гистограмм различных типов в программе Excel.
презентация [773,1 K], добавлен 23.12.2013Процессор электронных таблиц Microsoft Excel - прикладная программа, предназначенная для автоматизации процесса обработки экономической информации, представленной в виде таблиц; применение формул и функций для производства расчетов; построение графиков.
реферат [2,4 M], добавлен 03.02.2013Принципы решения задач линейного программирования в среде электронных таблиц Excel, в среде пакета Mathcad. Порядок решения задачи о назначении в среде электронных таблиц Excel. Анализ экономических данных с помощью диаграмм Парето, оценка результатов.
лабораторная работа [2,0 M], добавлен 26.10.2013Создание электронных таблиц в MS Excel, ввод формул при помощи мастера функций. Использование относительной и абсолютной ссылок в формулах. Логические функции в MS Excel. Построение диаграмм, графиков и поверхностей. Сортировка и фильтрация данных.
контрольная работа [2,3 M], добавлен 01.10.2011Функциональные возможности табличного процессора Microsoft Excel. Понятия программы создания электронных таблиц. Ввод данных в ячейки. Вычисления в таблицах, форматирование ячеек. Особенности построения диаграмм. Использование стандартных функций.
презентация [723,9 K], добавлен 31.10.2016
