Использование Microsoft Access на предприятии
Сущность и структура современной автоматизированной системы хранения данных. Применение Microsoft Access в ведении учета хранения и реализации продовольственных товаров на предприятии. Основные правила создания баз данных, форм и таблиц в Access.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 23.05.2009 |
| Размер файла | 60,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ - МСХА имени К.А.Тимирязева
(ФГОУ ВПО РГАУ - МСХА имени К.А. Тимирязева)
Кафедра прикладной информатики
КУРСОВАЯ РАБОТА
по теме: «Использование Microsoft Access на предприятии»
Выполнила:
студентка II курса
экономического факультета
Джураева С. В.
Проверили:
Яшкова Е. А.
Москва, 2007
Введение
Надежная автоматизированная электронная система является стержнем в развитии и успешном функционировании предприятия в целом.
Эта система является основой, мобилизующей и распределяющей сбережения компании и облегчающей его повседневные операции. Следовательно, структурный переход от централизованно планируемой к контролируемой операции данных, функционирующей в соответствии с политикой фирмы, включает в себя многие элементы, самое важное - создать надежную автоматизированную систему ведения данных, которая бы хранила в себе эти данные, и без особых проблем могла бы изменять их вследствие вносимых корректив.После того, как создана система, могут создаваться и другие объекты этого документа, на основе первичных и вторичных данных. В Access примером может служить «Таблица» как хранилище имеющихся данных, а другими вспомогательными объектами «Формы», «Отчёты» и тд.
Приложение Microsoft Access 2000/2003 (далее Access) является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД). База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.
Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз данных.
Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:
1. СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
2. СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
3. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.
Access - мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.
Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word) , электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.
Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.
База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).
Данная работа выполнена в СУБД Microsoft Access, входящее в прикладной пакет Microsoft Office 2003 на примере хранения и реализации продукции «Торгового Дома Эксима». Созданная программа обладает рядом достоинств:
1. Автоматизация необходимых расчётов.
2. Легкий способ ввода или удаления товара или клиента.
3. Наличие в форме «Товары» цветных изображений товара.
4. Удобный дизайн программы с понятным интерфейсом и оригинальными кнопочными формами.
5. Возможность просмотра или вывода на печать отчётов, наглядно демонстрирующих информацию по основным категориям.
6. Наличие подробного описания предназначения и работы программы.
Степень разработанности проблемы. В последние годы вопросами создания надежной автоматизированной системы и работы с ней посвящается значительное количество публикаций. Однако, единства по теоретическим аспектам этого вопроса не достигнуто.
Цели и задачи работы. Целью исследования является раскрытие сущности и структуры современной автоматизированной системы хранения данных. Применение Microsoft Access на предприятии помогает вести незатруднительную работу, в том числе создавать базы данных о хранящемся и реализованном товаре продовольственным складом г. Москвы. Цель исследования определяет постановку следующих задач:
· Создание таблиц;
· Ввод данных;
· Создание связей между таблицами;
· Создание форм;
· Работа с запросами;
· Анализ работы в Access.
· Составление отчётов.
· Создание главного кнопочного меню.
Решение данных задач поможет объяснить удобство использования данной программы в применении её на предприятии. Эту работу будет проще осуществлять с помощью компьютерных технологий, программ и их специальных функций подсчёта. В качестве исследуемого объекта послужит склад ООО «Торгового Дома Эксима» и его товара.
Для создания отдельных баз данных и ввода нужной информации потребуется создать таблицу в Microsoft Access. Таблица создаётся по нескольким принципам: «Создание таблицы путём ввода данных», «Создание таблицы путём мастера» и «Создание таблицы в режиме конструктора». Рассмотрим это поподробнее.
Входная информация. Создание таблицы с помощью мастера
MS Access содержит целый ряд таблиц, использование которых возможно в качестве прототипов требуемых таблиц. При использовании мастера можно не только сэкономить время на создании таблиц, но и обеспечить стандартные имена и типы данных полей таблиц.
Для того чтобы вызвать мастера для создания таблицы, в окне диалога “Новая таблица” выбирают опцию Мастер таблиц и нажимают кнопку ОК. На экране откроется окно диалога, представив необходимый материал для работы.
В левой части окна диалога находится список «Образцы таблиц». При выборе таблицы из этого списка меняется расположенный рядом список «Образцы полей», содержащий предлагаемые образцы полей для выбранной таблицы.
Сначала необходимо из списка «Образцы таблиц» выбрать прототип таблицы, которая похожа на создаваемую таблицу. Затем из списка «Образцы полей» выбирают поля таблицы и размещают их в списке Поля новой таблицы.
Выбор таблиц и полей для выбранной таблицы. Кнопки выбора полей.
Для выбора полей используются кнопки со стрелками, которые расположены правее списка «Образцы полей».
Используя кнопку «Переименовать поле», можно в случае необходимости изменить наименование любого из выбранных полей в списке Поля новой таблицы. Сформировав список полей создаваемой таблицы, нажать кнопку «Далее».
Заметьте, что при использовании мастера таблиц нет необходимости заботиться о типах данных. Когда выбирается поле из списка «Образцы полей», мастер предполагает, что он знает, какой тип данных подойдет. После того как таблица создана, можно перейти в режим конструктора таблиц и посмотреть, какие типы данных выбрал мастер для полей.
На следующем шаге создания таблицы задаётся имя таблицы и определяется ключевое поле.
Мастер предлагает свой вариант имени, который можно принять, нажав клавишу Tab. Если мы хотим присвоить таблице какое-либо другое имя, необходимо ввести его в текстовое поле.
Теперь можно указать мастеру, чтобы он автоматически подобрал для таблицы первичный ключ, и нажать кнопку Далее для перехода в следующее окно диалога.
Если в базе данных уже существуют ранее созданные таблицы, на третьем шаге мастер поможет связать создаваемую таблицу с уже созданными. Для связывания создаваемой таблицы с другими таблицами базы данных выбирают из списка уже существующих в базе данных таблиц таблицу, с которой можно было ее связать, и нажимается кнопка Связи. На экране откроется окно диалога «Связи». В нем по умолчанию выбрана опция «Таблицы не связаны». Устанавливается один из двух возможных типов создаваемых связей и кнопка ОК.
После того как указана вся необходимая информация для создания таблицы. На следующем шаге указывается режим дальнейшей работы:
Изменение структуры таблицы -- после завершения работы мастера на экране открывается режим конструктора для возможной модификации созданной структуры таблицы;
Непосредственный ввод данных в таблицу -- после завершения работ мастера на экране открывается режим таблицы, позволяющий приступить к вводу данных в таблицу;
Ввод данных в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером -- после завершения работы мастера на экране открывается экранная форма ввода информации в созданную таблицу.
Установив требуемый режим, необходимо нажать кнопку Готово. Этим шагом запускается мастер на формирование таблицы. После завершения этого процесса в зависимости от выбранной опции на экране откроется окно конструктора таблицы, окно просмотра таблицы, или экранная форма ввода данных в таблицу.
Создание таблицы в окне конструктора
Создание таблиц в окне конструктора предоставляет более широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы. Есть возможность перейти в конструктор таблиц из мастера по созданию таблицы или же непосредственно из окна диалога “Новая таблица”, выбрав из списка вариантов значение Конструктор, и нажав кнопку ОК. В результате выполнения этих действий откроется окно конструктора таблицы.
В верхней части окна диалога находится таблица, которая содержит следующие атрибуты создаваемой таблицы: наименование поля, тип данных и описание. Кроме этих основных атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных. Наименование каждого из полей таблицы, как правило, выбирается произвольно, но таким образом, чтобы отразить характер информации, которая будет храниться в данном поле. Тип поля определяется типом данных, хранящихся в этом поле.
Ввод и корректировка данных с помощью формы
Формы являются специальными окнами , которые позволяют обслуживать базу данных более эффективно , чем при табличном представлении информации. Примером служит форма «Таблица 1». В форме «Таблица 1» перечислены все таблицы и имеются текстовые поля для ввода значений. В нижней части формы находятся четыре кнопки навигации( как в окне таблицы), с помощью которых можно легко перемещаться по записям таблицы. Для перемещения внутри записи удобно использовать клавиши «стрелки». Эти кнопки позволяют добавить в таблицу новую запись.
С помощью формы вводятся данные в таблицу: Таблица1 данные. Для перехода от формы к таблице выполняется команда Вид-Режим таблицы. Чтобы вернуться к форме , следует выполнить Вид-Режим формы.
Создание базы данных
Реляционные БД представляют связанную между собой совокупность таблиц-сущностей базы данных (ТБД). Связь между таблицами может находить свое отражение в структуре данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.
При практической разработке БД таблицы-сущности зовутся таблицами, строки-экземпляры - записями, столбцы-атрибуты - полями.
Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.
Для решения поставленной задачи принята схема базы данных, представленная на Рис. Для открытия схемы данных необходимо выбрать команду «Схема данных» в меню «Сервис». В данной схеме представлена взаимосвязь всех таблиц базы данных и отношения между ними.
Составляющими базу данных являются три таблицы, из которых:
1. Справочник продукции - содержит информацию о товарах;
2. Объёмы реализованной продукции - содержит информацию о реализованном количестве продукции за каждый месяц;
3. Остатки - содержит информацию об остатках не реализованного товара.
Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо:
1. открыть базу данных;
2. на вкладке «Таблицы» выбрать «Создание таблицы в режиме конструктора», откроется окно конструктора;
3. ввести имена полей таблицы и выбрать тип данных для каждого поля;
4. изменить свойства полей, если это необходимо;
5. выбрать ключевое поле, если это необходимо;
6. выполнить «Файл»»Сохранить» и сохранить таблицу, при этом если ключевое поле не было выбрано, Access предложит его создать;
7. закрыть таблицу.
Ниже описана структура таблиц «Справочник продукции», «Объёмы реализованной продукции».
Таблица «Справочник продукции» предназначена для однозначной идентификации товара номером и хранения данных о товаре. Структура таблицы представлена в Таблице 1.
Таблица 1 - Структура таблицы «Справочник продукции»
|
ТИП ДАННЫХ |
ПРИМЕНЕНИЕ |
ПОЛЕ |
|
|
Текстовый |
Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков) |
Код продукции, наименование, склад. |
|
|
Дата/время |
Для хранения календарных дат и текущего времени |
Дата изготовления, срок годности. |
Эта таблица была создана для полного предоставления информации о реализованной продукции, путем ввода данных из первичных источников. Создание данной таблицы полностью идентично созданию таблицы «Остатки» за исключением графы «Цена».
Установка связей между таблицами
Вся необходимая работа осуществляется в специальном окне Схема данных, которое открывается кнопкой на панели инструментов или командой Сервис > Схема данных.
Одновременно с открытием окна Схема данных открывается диалоговое окно Добавление таблицы, из которого выбираются таблицы, между которыми создаются связи.
Добавление таблиц осуществляется выделением их в списке и щелчком на кнопке Добавить. После добавления всех необходимых таблиц, окно Добавление таблиц, закрывается щелчком на кнопке Закрыть.
В итоге в окне Схема данных будут представлены все таблицы, создаваемой базы данных со списками своих полей. Ключевые поля выделены жирным шрифтом.
Определение связи по простому ключу. Для установки связи по простому ключу выделяется Первичный ключ в родительской таблице и затем мышкой перетаскивается на дочернюю (подчиненную) таблицу. После того как кнопка мыши отпускается, появляется диалоговое окно Изменение связей, в котором видно по каким полям устанавливается связь. В этом же окне обеспечивается целостность БД, отметкой параметров Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.
После нажатия кнопки Создать между таблицами будет установлена связь Один ко многим, обозначенная на схеме как 1 : .
Определение связей по составному ключу. Установить такую связь между таблицами можно по составному ключу. Для этого нужно в главной (родительской) таблице, при нажатой кнопке Shift, выделить поля, входящие в составной ключ и перетащить их на подчиненную таблицу. Далее в правой половине окна Изменение связей выбрать соответствующие поля подчиненной таблицы, которые будут соответствовать частям составного ключа родительской таблицы. Список полей появится при щелчке мышью на соответствующем поле. Необходимо отметить также параметры Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.
Создание запросов
Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.
Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.
В объекте Запросы есть специальный значок Создание запроса в режиме конструктора, который открывает специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы - по одному на каждое поле будущей результирующей таблицы. При создании запроса на основе нескольких взаимосвязанных таблиц в бланк запроса необходимо поместить все участвующие в запросе таблицы. Таблицы, к которым обращен запрос, можно открыть с помощью контекстного меню. Далее, с помощью двойного щелчка мышью на нужном поле, его можно поместить в столбец нижней части бланка. Так на примере таблицы «Годовая сумма остатков». Запрос составлен при помощи двух связующих между собой таблиц : «Остатки» и «Справочник продукции». Запрос составлен с задачей высчитать и вывести на экран годовую сумму остатков по каждому виду продукции. Заголовками в этом запросе будут три главных поля : Код продукции, Наименование, Остаток. В столбце «Остаток» групповой операцией выберем параметр «sum», что подразумевает под собой суммирование остатков за все месяцы по каждому коду продукции.
Готовый запрос «Годовая сумма остатков» выглядит следующим образом.
Если необходимо, чтобы отобранные в результате выполнения запроса данные, были упорядочены по какому либо полю, применяют Сортировку, которую можно увидеть в нижней части бланка. Возможна многоуровневая сортировка - сразу по нескольким полям. Вложенность сортировки идет слева направо.
Бывают случаи, когда некоторое поле необходимо в формировании запроса, но нежелательно, чтобы оно появлялось на экране. В таких случаях сбрасывают флажок для этого поля в строке Вывод на экран в нижней части бланка.
Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является Условие отбора. Соответствующая строка также присутствует в нижней части бланка запроса. Для каждого поля можно задать индивидуальное условие, используя логические отношения, причем, заполнение одной строки для разных полей, означает, что они соединены логической операцией AND. Если для одного поля логические отношения расположены в двух строках, они соединены логической операцией OR. В составленном запросе на основе таблицы «Годовая сумма реализации» задействованы два её заголовка: «Код продукции» и «Sum-Количество» условием отбора которого служит сумма количества реализованной продукции по каждому коду продукции превышающей 7 тысяч тонн за год.
Для выполнения запроса нужно нажать кнопку на панели инструментов или перейти в режим таблицы, выполнив команду Вид > Режим таблицы.
При закрытии для сохранения запроса ему дают имя.
Создание форм
Формы позволяют вводить данные в таблицы базы без непосредственного доступа к самим таблицам.
Автоформы. В отличие от таблиц, структуру которых лучше формировать вручную, формы удобно готовить с помощью средств автоматизации. Существуют три вида автоформ: «в столбец», «ленточные» и «табличные». Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи - она удобна для ввода и редактирования данных. «Ленточная» автоформа отображает одновременно группу записей - ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.
Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой . В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу, на которой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматически и немедленно готова к работе, т.е. к вводу или отображению данных.
Автоформа основывается только на одном объекте, она называется еще простой формой. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной. Для ее создания используют другие средства.
Уточнение текста надписей, местоположения, размеров, шрифтов и других параметров отображения элементов формы осуществляется в режиме Конструктора форм.
Для открытия формы в режиме конструктора следует выделить необходимую форму на панели Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой .
Если форма уже была открыта, перейти в режим конструктора можно, используя командную кнопку Вид.
При запуске базы данных автоматически запускается Главная кнопочная форма (Рис. 8), созданная средствами ACCESS. Она представляет собой удобный интерфейс для работы и навигации по БД. Для её создания необходимо выполнить Сервис Служебные программы Диспетчер кнопочных форм. Откроется окно диспетчера кнопочных форм. Далее необходимо создать необходимые подчиненные кнопочные формы, а затем изменить их, наполнив кнопками. При этом необходимо для каждой кнопки указать название, выполняемое ею действие и если необходимо - объект, над которым выполняется это действие.
В главной кнопочной форме (ГКФ), представлены кнопки, которые ссылаются на основные категории БД (Отчеты, Формы), а так как база данных ориентирована на продажу товаров, то формы, необходимые в первую очередь для продажи, также представлены на ГКФ. Кнопка «Выход» позволяет закрыть БД.
При нажатии кнопок, ссылающихся на категории, будут открываться подчинённые кнопочные формы. Рассмотрим работу кнопочных форм.
В кнопочной форме «Отчеты» содержатся отчеты, создаваемые для анализа работы магазина и предоставления данных по товарам.
Так как количество товаров, находящиеся на складе, постоянно изменяется, создана подчиненная форма Склад, содержащая отчеты о количестве товаров на складе с возможностью поиска определенного товара (Количество техники на складе, Количество техники на складе (по модели), Количество техники на складе (по названию)).
Данная кнопочная форма предназначена для ввода данных в таблицы через формы для ввода данных (Партии товара, Покупатели). Заполнение данных таблиц невозможно без заполнения данными некоторых второстепенных таблиц, поэтому создана подчиненная кнопочная форма Базисные данные.
Данная форма предназначена для ввода информации в некоторые второстепенные таблицы посредством форм (Названия техники, Поставщики, Производители).
Форма «Счета» предназначена для ввода информации о счетах: кто и на какую сумму расплатился по счету за определенное число с определенной скидкой и какой товар продан по данному счету. На данной форме так же расположены кнопки добавления записи, выхода из формы и печати данной формы. Для упрощения ввода данных использован Мастер подстановок, реализующий выбор номера при помощи всплывающего списка с набором данных.
Форма «Техника» предназначена для ввода информации о технике: Номер техники - однозначный идентификатор товара в БД, Номер производителя (вводится при помощи всплывающего списка), Номер названия (вводится при помощи всплывающего списка), модель, дата выпуска, срок гарантии, цена, номер партии (вводится при помощи всплывающего списка), количество на складе - первоначальное количество товара на складе, Изображение товара. На данной форме так же расположены кнопки добавления записи, выхода из формы и печати данной формы.
Форма Партии товара предназначена для ввода информации о партиях товара. Номер партии - однозначный идентификатор партии в БД; Номер поставщика вводится при помощи всплывающего списка и представляет собой наименование поставщика данной партии; Дата представляет собой дату поставки партии. На данной форме так же расположены кнопки выхода из формы и печати данной формы.
Назначение остальных форм понятно из их названий.
Создание отчетов
Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
Создание итогового отчета с помощью мастера начинается с нажатия кнопки . В окне Новый отчет нужно выбрать Мастер отчетов и запрос, в котором бы присутствовали нужные поля. Затем просто необходимо отвечать на вопросы, появляющиеся в диалоговых окнах Мастера. Переход к новому окну по кнопке Далее.
На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы в нижней части экрана. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.
Руководство пользователя
При запуске базы данных автоматически откроется Главная кнопочная форма. На ней представлены кнопки:
§ Продажа - необходима для открытия формы продажи товара;
§ Отчеты - открывает одноименную кнопочную форму Отчеты;
§ Ввод данных - открывает одноименную кнопочную форму;
§ Техника - открывает форму Техника;
§ Выход - служит для закрытия БД.
Для использования БД необходимо ввести данные. Для добавления записи на формах представлены кнопки добавления записи . Данные разбиты на главные (таблица Техника), основные (представлены на кнопочной форме Ввод данных) и базисные (представлены на кнопочной форме, открываемой из кнопочной формы Ввод данных путем нажатия на кнопку Базисные данные). Для работы необходимо ввести базисные данные (формы Названия техники, Поставщики и Производители). Для выхода из формы служит кнопка . Затем необходимо вернуться с помощью кнопки Назад в кнопочную форму Ввод данных.
После ввода базисных данных необходимо ввести основные данные при помощи форм Партии товара и Покупатели, открываемых одноименными кнопками на форме Ввод данных. При этом ранее введенные базисные данные необходимы для заполнения .
После ввода данных необходимо заполнить таблицу Техника. Выполняется данная операция при помощи одноименной формы, открываемой кнопкой Техника в Главной кнопочной форме. После выполнения всех описанных операций можно приступать к торговле.
Для продажи товара продавцу необходимо:
1. Убедиться, что данный товар присутствует на складе при помощи одного из отчетов: Количество техники на складе, Количество техники на складе (по модели) и Количество техники на складе (по названию). Для открытия одного из данных отчетов необходимо выполнить следующую последовательность действий: Главная кнопочная форма Отчеты Склад, и в открывшейся кнопочной форме выбрать необходимый отчет. При этом отчеты по модели и по названию выводят только ту технику, название или модель которой указали при открытии отчета.
2. Проверить наличие покупателя в списках покупателей, и при необходимости добавить его при помощи формы Покупатели.
3. Открыть форму Продажа. Так как данная форма представляет собой основное средство для работы магазина, разрешено только добавление записи.
4. Заполнить данную форму.
5. При необходимости распечатать отчет Счет, расположенный на кнопочной форме Отчеты.
Для анализа эффективности работы магазина был разработан рая отчетов:
§ Пятерка популярной техники - выводит пять наиболее продаваемых товаров;
§ Продажа техники по датам - выводит количество техники и сумму, вырученную за определенную дату;
§ Количество проданной техники за день - выводит количество проданной техники по датам;
§ Сумма потраченная покупателем - выводит общую сумму, потраченную покупателем;
Все описанные выше отчеты открываются со страницы Отчеты.
Техническая характеристика ПК
Основные технические характеристики ПК, с помощью которого была написана курсовая работа, представлены в таблице 2.
Таблица 2 - Техническая характеристика ПК
|
Наименование |
Характеристика |
|
|
Производитель |
OEM |
|
|
Модель |
NONE |
|
|
Операционная система |
Windows XP |
|
|
Тип системы |
32-разрядная операционная система |
|
|
Платформа |
Процессор Intel® Сore®2 (кэш-память 2-го уровня ёмкостью 4 Мбайт, 3,00 ГГц, шина FSB с тактовой частотой 1333 МГц). Память (RAM) 2048 Мбайт |
|
|
Системная оперативная память |
DDR2 800MГц ёмкостью 2 Гбайт с возможностью наращивания до 8 Гбайт при использовании двух модулей DIMM (поддержка двух каналов) |
|
|
Дисплей и видеосистема |
· Цветная ЖК-панель 22" c TFT-матрицей, диагональ 22 дюйма, разрешение WXGA (1680х1050 пикселей), возможность одновременного многооконного просмотра на двух дисплеях. · Набор микросхем Nvidia 8600 c оперативной памятью 512 Мбайт, поддержкой Microsoft® DirectX® 9.0c и 10.0 и возможностью вывода изображений на два независимых дисплея · 16,7 мл. цветов · Одновременный вывод изображений на ЖК-панель с частотой обновлений 70 Гц и на ЭЛТ-дисплей разрешением до 2048х1536 с прогрессивной развёрткой · Аппаратная поддержка MPEG-2/DVD |
|
|
Подсистема хранения данных |
· Жёсткий диск ёмкостью 750 Гбайт. Файловая система NTFS · Комбинированное («5-в-1») устройство считывания карт памяти 5 форматов: MS, MS PRO, MMC, SD, xD |
|
|
Размеры и вес |
· 200(Ш) х 500(Г) х 500(В) мм · 10 кг |
|
|
Подсистема электропитания |
· Стандарт управления электропитанием процессора ACPI: поддержка режимов энергосбережения «ожидание» и «сон» · Блок питания мощностью 550 Вт |
|
|
Устройства ввода |
· Клавиатура (102 клавиш) · Манипулятор (мышь) |
|
|
Звук |
· Звуковая система |
|
|
Интерфейсы ввода-вывода |
· Три порта USB 2.0 · Гнездо наушников/динамика/линейного · Гнездо микрофонного входа · Порт RJ45 LAN |
|
|
Безопасность |
· Пароли пользователя и администратора BIOS |
|
|
Программное обеспечение |
· Microsoft Windows XP · Microsoft Office 2003 |
Мощности данного компьютера достаточно для выполнения всех необходимых расчётов, предусмотренных задачей, решению которой посвящена представленная курсовая работа. Функциональные возможности данного ПК позволяют точно и качественно оформить работу, что немаловажно для её визуального восприятия.
Выводы и предложения
В результате проделанной работы при помощи программы Microsoft Excel на основании исходных данных, представленных в таблице 1 и таблице 2, были решены все изначально поставленные цели: произведены расчёты основных экономических показателей и проведён их анализ с помощью функциональных возможностей программы Microsoft Excel на предприятии ОАО «Орловский», специализирующемся на производстве и реализации молочной продукции.
Были определены средние значения расходов на производство 1т продукции, минимальное и максимальное значения производственной себестоимости 1т продукции, произведены многочисленные сортировки данных по возрастанию (в частности, данные по суммарной прибыли на 1т продукции в зависимости от вида, по значению общего расхода на оплату труда производственных рабочих по видам продукции, по показателям производственной себестоимости 1т продукции), а также построены следующие диаграммы:
Структура годовой выработки продукции, %
Структура общих затрат на сырьё за вычетом отходов по видам продукции за год, %
Стоимость вспомогательных материалов на годовой выпуск продукции, тыс. руб.
Структура затрат энергии каждого вида по группам продукции за год
Уровень производственной себестоимости 1т продукции в зависимости от вида.
Подводя итоги по всем сделанным в курсовой работе расчётам относительно прибыльности и рентабельности исследуемого предприятия, можно смело утверждать, что оно сможет добиться сохранения своей позиции на современном динамичном рынке, если будет стремиться к самым низким издержкам производства и реализации своей продукции, в результате чего компания сможет за счёт более низких цен на аналогичную продукцию добиться сохранения своей позиции или даже завоевания большей доли на существующем достаточно динамичном рынке.
Это связано с тем, что, исходя из данных о прибыльности и рентабельности производства, полученных путём точных расчётов по имеющимся исходным данным, производство каждого вида продукции, за исключением творога, приносит весьма значительную прибыль, что связано со снижением себестоимости выпускаемой продукции. А это в свою очередь говорит нам о том, что все материальные, энергетические и трудовые ресурсы, имеющиеся в распоряжении данного предприятия, используются им в значительной степени, снижая тем самым затраты на производство и реализацию выпускаемой продукции. Сделать соответствующие выводы нам позволили многочисленные функциональные возможности программы Microsoft Excel, облегчающие работу с математическими расчётами, позволяющие представить необходимый для анализа массив данных в структурированном виде (базы данных), что, в свою очередь, облегчает его восприятие и оценку.
Кроме того, курсовая работа, построенная по заранее разработанному алгоритму, оформлена по стандартам, предусмотренным ГОСТом, чему во многом способствовали возможности текстового редактора Word.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод о незаменимости применения программы Microsoft Excel при анализе, статистическом исследовании каких-либо данных, а также - о незаменимости компьютерных технологий в целом при работе с крупными числовыми и текстовыми данными.
Заключение
В проделанной работе были опробованы и использованы основные методы и объекты системы управления базами данных Microsoft Access.
Помимо использованных разделов, Microsoft Access содержит в себе также средства для интеграции разных приложений Office 2003 и возможности работать в Web.
Так как интеграция информационных систем во все сферы жизни увеличивается с каждым днем, то актуально становится разработка подобных баз данных. При этом разработчик должен учитывать то, что наиболее простые БД могут быть подвержены избыточности, но при этом нельзя и увлекаться делением БД на много составных таблиц. Также современные средства дружественного интерфейса позволяют разработать интуитивно понятные приложения, что является одним из основных требований заказчика. При создании БД необходимо принять во внимание область, для которой разрабатывается база данных. Например, при формировании БД для магазина, разработчик должен ориентировать её в первую очередь на продажу.
Список литературы
1. Тархов С.В., Рамбургер О.Л., Минасов Ш.М. Технология работы в интегрированном офисном пакете: Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Кафедра Информатики УГАТУ, Уфа, 2004 г.
2. Иллюстрированный самоучитель по Access2002: электронный учебник, 2004.
3. Материалы справки по Access 2002, предоставленные на странице http://office.microsoft.com/ru-ru/access/FX100646931049.aspx?CTT=96&Origin= CL100570041049
Подобные документы
Microsoft Access как система управления базами данных (СУБД), ее предназначение. Организованная структура для хранения данных. Типы данных при работе с Microsoft Access 2003 и Microsoft Access 2007. Проектирование баз данных и построение ER-диаграммы.
контрольная работа [16,3 K], добавлен 10.10.2010Рассмотрение интерактивной реляционной системы управления базами данных Microsoft Access. Графические возможности программы; создание таблиц, запросов, формуляров, отчетов, макросов и модулей. Сравнительная характеристика баз данных Clipper и Access.
курсовая работа [1,1 M], добавлен 22.01.2013Применение Microsoft Office Access для создания базы данных "Гостиница" с целью ведения списка постояльцев и учета забронированных мест. Методы построения таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей. Реализация концептуальной и логической модели.
курсовая работа [418,1 K], добавлен 14.06.2011Создание моделей данных, основных таблиц с помощью конструктора таблиц, связей между таблицами, форм для заполнения таблиц, запросов на выборку данных, отчетов для вывода на печать и начальной кнопочной формы. Основные объекты Microsoft Access.
контрольная работа [4,5 M], добавлен 18.03.2012Понятие базы данных, её структура. Общие принципы хранения информации. Краткая характеристика особенностей иерархической, сетевой и реляционной модели организации данных. Structured Query Language: понятие, состав. Составление таблиц в Microsoft Access.
лекция [202,8 K], добавлен 25.06.2013Компьютерные программы, предназначенные для хранения и обработки данных. Способы работы с таблицами в Microsoft Word. Система управления базами данных Microsoft Access. Способность электронных таблиц быстро и точно производить автоматические вычисления.
контрольная работа [16,2 K], добавлен 22.11.2009Характеристика Microsoft Access как реляционной системы управления базами данных производства корпорации Microsoft. Причины ее популярности и основные версии. Описание ее объектов и характерных особенностей. Основные достоинства и недостатки СУБД Access.
презентация [1,5 M], добавлен 17.02.2014Состав, расширение баз данных Access (Microsoft Office). Выполнение запросов, заполнение форм и таблиц. Типы данных Microsoft Access. Средства создания объектов базы данных СУБД. Дополнительные возможности запросов. Свойства полей. Режим работы с формами.
презентация [3,0 M], добавлен 28.10.2014Анализ основных возможностей программы Microsoft Access. Особенности использования форм для ввода и редактирования данных, а также кнопок управления для перехода из одного уровня Меню в другой. Характеристика проектирования многотабличных баз данных.
методичка [330,7 K], добавлен 05.07.2010Краткая характеристика и функциональные возможности MS Access. Базы данных и системы управления базами данных. Проектирование в теории и создание на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных "Microsoft Access".
курсовая работа [1,6 M], добавлен 07.03.2015
