Створення бази даних

Система управління базами даних (СУБД) Microsoft Access разом з іншими подібними програмами, такими як Microsoft Word та Microsoft Excel відноситься до сімейства Microsoft Office. Вона призначена для обробки баз даних (БД) реляційного типу. База даних цього типу складається з таблиць, запитів, форм, звітів, макросів і модулів. Таблиці є головним джерелом даних, вони можуть бути зв'язані між собою за допомогою спільного поля (стовпця). Це дозволяє ефективно використовувати оперативну та магнітну пам'ять ПК за рахунок уникнення повторення інформації, спростити процес обробки даних. Можливість зв'язування таблиць і дала назву базам даних, у перекладі з англійської relation означає зв'язок.

Одна з перших СУБД - dBASE була створена в 1970 році, вона поклала початок цілому сімейству систем: dBASE-Ш+, Карат, Пролог, Clipper, dBASE-IV, FoxPro. Від своїх попередників MS Access відрізняється функціонуванням під управлінням операційної системи типу Windows та використанням її інструментів.

Серед засобів Microsoft Access можна умовно виділити такі три типи:

основні, вони, власне, і призначені для виконання всіх робіт;

додаткові, які забезпечують покращання візуального сприйняття об'єктів системи (зміна типу та розміру шрифтів, кольору ліній та фону і т.п.);

дублюючі засоби, вони часто дублюють основні засоби обробки даних, що, звичайно, затрудняє вивчення системи.

Характер обробки інформаціїї в Access відбувається подібно до роботи з іншими пакетами сімейства Microsoft Office: практично всі команди виконуються за допомогою натискання відповідних кнопок. Специфікою СУБД MS Access є наявність порівняно великої кількості спеціальних вікон. Кожне вікно має власну, відмінну від інших, назву, яка знаходиться в лівому верхньому куті вікна. Назва вікна відповідає темі роботи, яка виконується з його допомогою. Крім назви та пояснювальних написів, вікно може мати:

кнопки-команди, при їх натисканні відбуваються певні дії;

кнопки-перемикачі, кожна має два стани: увімкнений, що відображається наявністю точки чи іншого значка навпроти відповідного напису, і вимкнений;

поля для вводу, наприклад, для введення імені таблиці, імені поля таблиці і т.д.;

списки для вибору запропонованих об'єктів, наприклад, імен полів таблиці чи запиту, імен стандартних функцій тощо.

Команди є головними елементами вікон. Перемикачі, поля для вводу та списки є параметрами команд, вони впливають на характер їх виконання та одержані результати.

Розробка структури БД

База даних зберігається в магнітній пам'яті як один файл. Ім'я файлу будується за загальними правилами, воно має стандартне розширення *.mdb (Microsoft Data Base). Не варто вживати літери кирилиці та символ пробілу для формування імен БД, хоча вони і дозволені. В окремих випадках це може привести до виникнення непорозумінь. Для прикладу, назвемо БД oplaty (від слова оплати), після запису в магнітну пам'ять вона дістане ім'я oplaty.mdb.

Перш, ніж утворювати БД, необхідно визначити її структуру, склад. Найважливішими її елементами є таблиці, саме в них зберігається вся первинна інформація. Від правильного оформлення та побудови таблиць залежить якість БД.

Таблиці моделюють технологічний об'єкт і головною вимогою до них є повне і адекватне відображення цього об'єкта. Не слід перевантажувати БД інформацією, яка не має відношення до теми. Хорошим тоном ведення БД є відсутність дублювання даних, бо при внесенні змін прийдеться дублювати (виконувати лишню) і роботу. Слід практикувати збереження головної і другорядної та конфіденціальної інформації в різних таблицях. Не варто захаращувати головну таблицю (з якою, звичайно, найчастіше прийдеться працювати) даними, які рідко використовуються.

Найпростіша БД може складатися з однієї таблиці. Проте, в цьому випадку доцільно скористатися більш простими засобами, наприклад, MS Excel або MS Word. Можливості Access найкраще проявляються при наявності декількох таблиць.

Наведемо приклад. Нехай фірма, назва якої "Каса № 6", обслуговує три банківські рахунки - фонди. Фірма вже почала діяти і на даний момент зібрала інформацію, яка зберігається в файлі Oplaty.xls, вона показана в таблиці 1.1. На основі поточних даних потрібно видавати такі документи:

квитанцію про прийняття або видачу грошей після кожної грошової операції;

звіт про поточний розподіл внесків платників по фондах;

діаграму підсумованої за кожний місяць поточного року кількості операцій.

Таблиця 1.1 - Відомості про оплати

Як видно з таблиці 1.1, три платники виконали сім різних оплат. Оскільки два платники: Петренко Петро та Дрозд Ольга зробили по декілька оплат, маємо повторення їхніх прізвищ, імен та адрес. Повторюються і назви фондів. Подібне явище зустрічається порівняно часто в умовах виробництва. Наприклад, на складі готової продукціїї підприємства вироби одного виду направляються до різних споживачів, декілька підприємств є постачальниками багатьох комплектуючих деталей даного заводу, декілька видів тканини використовуються для пошиття багатьох різних моделей одягу і т.д.

Це приводить, по-перше, до перевитрати пам'яті з-за дублювання інформації, що стає особливо відчутним в умовах виробництва, де кількість стовпців таблиці сягає сотень, а рядків - тисяч. По-друге, зростають затрати часу на обробку інформації з-за захаращеності таблиці, наприклад, якщо з таблиці 1 прийдеться відібрати і скласти окремий список платників і їхніх адрес. У подібних випадках доцільно мати три таблиці про: платників (таблиця 1.2), фонди (таблиця 1.3) і оплати (таблиця 1.4).

Таблиця 1.2 - Перелік прізвищ, імен та адрес платників

Таблиця 1.3 - Перелік назв фондів

Таблиця 1.4 - Перелік оплат

В таблиці 1.2 кожен платник ідентифікований унікальним серед всіх платників кодом платника, який ніде (ні в одному рядку) більше не повторюється. Цим кодом можна користуватися для однозначного встановлення про якого саме платника йдеться. Він використаний у таблиці 1.4, але тут повторюється лише цей код, а не вся інформація про платника. Решту відомостей про платника можна знайти за його кодом з таблиці 1.2. Те саме стосується і назв фондів.

Пакет MS Access, на відміну від MS Exsel, оснащений засобами для автоматичного об'єднання даних з різних таблиць та запитів за допомогою спільних кодів і в цьому його перевага. Використовуючи її, запропонуємо внести у квитанцію не скорочений, а текстовий формат дати з назвою місяця. Тому нашу БД доповнимо таблицею 1.5 з назвами місяців у родовому відмінку і їхніми кодами.

Таблиця 1.5 - Назви місяців і їхніх кодів

Таблиця 1.6 - Використання елементів БД

Отже, в нашому прикладі база даних oplaty буде складатися з чотирьох таблиць, назвемо їх, відповідно: Платники_т - таблиця 1.2, Фонди_т - таблиця 1.3, Оплати_т - таблиця 1.4 і Місяці_т - таблиця 1.5.

Решта складників БД будуються на основі таблиць, їх призначення показано в таблиці 1.6, де знаком "+" відмічені види робіт, які можна виконувати за допомогою відповідного елемента. Чим більше плюсів має елемент БД, тим він приорітетніший (як вважає автор цього конспекта) для даної функції.

Крім таблиць, у БД будуть знаходитися шість запитів, дві форми, три звіти (Звіт, Квитанція на основі поштової наклейки та Діаграма) і чотири макроси, з яких три послужать для запуску звітів з форми Оплати_ф, а один - для відкриття форми Платники_ф з метою внесення даних про нового платника. Запит Оплати_знг послужить для видачі інформації про наявність грошей платника в заданому фонді. На прикладі їх виготовлення і використання покажемо прийоми роботи з MS Access.

Структура (макет) таблиці

Поля таблиці

Вертикальні графи (стовпці) таблиці називаються полями. Варто крайніми зліва таблиці ставити кодові поля (в нашому прикладі це - код платника і код фонду), правіше за ними - поля з іншими даними. Чим важливішою є інформація поля, тим воно повинно знаходитися ближче до лівого краю таблиці, це полегшить доступ до полів, які частіше переглядаються. Не варто включати в таблицю поле з порядковим № рядка, його можна просто визначити за допомогою засобів СУБД.

На відміну від інших таблиць, наприклад, MS Excel, поле повинно мати ім'я, яке є унікальним для даної таблиці. Ім'я поля може мати довжину до 64 будь-яких символів, крім:

. - точка,

! - знак оклику,

' - зворотній апостроф,

[ ] - відкрита і закрита квадратні дужки.

Як правило, ім'я поля відображає зміст даних, які в ньому знаходяться, наприклад: Прізвище, Вага, Кількість і т.д. Не варто захоплюватися надмірною довжиною імені поля. Не слід розділяти складні імена пробілами, хоча вони і дозволені, замість них краще вживати символ підкреслювання. На відміну від імені бази даних, для утворення імен полів бажано використовувати букви кирилиці. Ці поради стосуються будь-яких інших імен внутрішніх елементів БД: таблиць, запитів і т.д., які можуть використовуватися в виразах.

Для підвищення “читабельності” таблиць варто використовувати підпис поля, який не регламентується, він застосовується замість імені під час відкриття таблиці для перегляду чи внесення змін.

Для зберігання даних використовуються такі типи полів:

текстове (символьне, літерне), довжиною до 255 символів;

поле MEMO, текст довжиною до 4096 байт;

числове, дійсні і цілі числа;

дата/час;

грошове, спеціальне числове поле;

лічильник, числовий ряд, значення якого починаються з 1 і не повторюються;

логічне, яке може приймати логічні значення Так або Ні;

поле об'єкта OLE - ім'я файлу, який містить рисунок;

гіперпосилання - ім'я зовнішнього файлу з даними або адреса Internet. Посилання на ім'я зовнішнього файлу має вигляд: # ім'я файлу або File: ім'я файлу. Адреса Internet має вигляд: http:// адреса Internet;

майстер підстановок, дозволяє переносити дані в це поле з інших таблиць. Оскільки дублювання даних у БД є недоцільним, його можна застосовувати, хіба-що, при перенесенні великооб'ємних даних (тексту) із вже непотрібних таблиць при переорганізації БД.

Кожний тип поля даних має свій формат поля, який дозволяє встановлювати форму представлення даних.

На відміну від інших таблиць, наприклад MS Exsel, всі елементи даного поля є однотипними і мають однаковий формат.

Будь-яке поле даних таблиці можна задати як ключове поле. Таке поле характеризується тим, що його вмістиме ніде не повторюється в інших рядках таблиці. Отже, кожний елемент ключового поля є унікальним для нього. Як правило, ключовими роблять кодові поля, в нашому прикладі це можуть бути поля з кодами платників таблиці Платники_т і кодами назв фондів таблиці Фонди_т. Зазвичайно, ключове поле служить для зв'язування двох різних таблиць з однаковими полями, хоча MS Access дозволяє виконувати цю процедуру і без встановлення ключового поля. Оскільки в таблиці Оплати_т коди платників і коди назв фондів повторюються, тут ці поля не можуть бути ключовими.

Крім ключового, поле може бути заданим як індексне поле. Його встановлення дозволяє підвищити швидкість сортування даних цього поля за зростанням або спаданням та виконання пошукових операцій. Як правило, таблицю даних сортують один раз у потрібному полі при її виготовленні, після чого запам'ятовують. Повторне сортування великих таблиць в іншому полі приводить до переорганізації всієї таблиці, тому займає порівняно багато часу. В таких випадках замість повторного сортування варто призначати індексне поле.

Записи

Записами називаються горизонтальні рядки таблиці. Кожний запис ідентифікований порядковим номером, який присвоюється йому системою автоматично. Той запис, який в даний момент знаходиться в роботі (містить курсор), називається поточним. Система має спеціальні засоби для встановлення та визначення поточного запису.

Всі записи кожної окремої таблиці є однотипними, тобто однаковими за типом даних, які в них знаходяться. Тип даних кожного поля запису регламентований типом цього поля.

Джерела даних для таблиць

За походженням інформації можна виділити способи утворення таблиці на основі:

1) нових даних. Це найбільш поширений випадок, коли використовується інформація, зібрана на виробництві або з інших джерел;

2) імпорту даних. В СУБД MS Access переносяться вже готові дані у вигляді таблиці, виготовленої за допомогою інших пакетів MS Office, таких, наприклад, як MS Word, MS Excel та інших. Можна імпортувати також таблиці - dbf-файли, створені ранніми версіями СУБД, що працюють під управлінням MS DOS, наприклад, dBASE, FoxPro;

3) встановлення зв'язку з таблицею. В даному випадку БД буде використовувати інформацію з таблиці інших пакетів MS Office, наприклад, MS Excel, не змінюючи цю таблицю по суті. Цей спосіб вигідний тоді, коли вибирається поточна інформація з зовнішньої таблиці, яка регулярно обновлюється свіжими даними.

Короткий опис засобів MS Access для створення таблиці

Засоби MS Access дублюються, наприклад, імпортувати таблицю можна за допомогою команд вікна MS Access або База даних. Це явище є характерним для робіт з пакетом. Таблицю можна внести тільки в готову БД.

За допомогою майстра таблицю можна створити двома способами: з вікна Створення або Нова таблиця. Їх різниця полягає в тому, що в першому випадку майстер видасть готову БД, складену з декількох таблиць та інших елементів БД, в другому - одну таблицю.

Нову таблицю рекомендується виготовляти в такому порядку: спочатку створити її структуру (макет) в режимі конструктора, після чого відкрити для занесення даних. Цю роботу дозволено виконувати і в іншій послідовності: почати з занесення даних, але тоді прийдеться користуватися абстрактними іменами полів (Поле1, Поле2 і т.д.), що може призвести до їх переплутування у великих БД.

Рисунок 1.1 - Вікно Таблиця в режимі конструктора

Вікно Таблиця Місяці_т в режимі конструктора показано на рисунку 1.1 (на фоні вікон Microsoft Access та База даних). У його верхній частині розташовані 4 графи: Ім'я поля для внесення імені поля, Тип поля для вибору типу поля за допомогою кишеньки у вигляді трикутничка, поверненого вниз (на рисунку кишенька не показана, її видно лише при встановленному курсорі в графу типу поля), Опис (для приміток, які необов'язкові) та крайню ліву (на рисунку в ній знаходиться трикутник, повернений вправо) - поле виділення рядка. В нижній частині вікна зліва містяться перемикачі для вибору атрибутів поля таблиці (Формат поля, Число десяткових знаків і т. д.), вони ситуативні - приймають різні види та значення для кожного поля. Справа знаходиться ситуативна підказка. В середній частині маємо два перемикачі: Загальні та Підстановка.

На рисунку 1.1 встановлений перемикач Загальні. Підстановка служить для використання поля підстановки.

Вікно Таблиця Місяці_т в режимі таблиці показано на рисунку 1.2. Крім двох заданих полів (Код_м та Наз_м), таблиця має спеціальне поле (крайнє ліве), яке називається полем виділення запису. Маленький трикутник, який знаходиться в цьому полі вказує на поточний запис (на рисунку 1.2 поточним є 1-й запис). Номер поточного запису та загальну їх кількість видно в спеціальному віконці внизу таблиці. Поруч знаходяться кнопки для зміни поточного запису та кнопка внесення в таблицю нового запису.

Рисунок 1.2 - Вікно Таблиця Місяці_т в режимі таблиці

Приклад

Постановка задачі: каса № 6, відома з прикладу розділу 1.2, за результатами роботи виготовила таблицю Excel, названу Oplaty.xls, її дані показані в таблиці 1.1. Необхідно створити базу даних Oplaty.mdb, в яку перенести ці дані у вигляді таблиці Оплати_імпорт, та виготовити таблицю Місяці_т.

Хорошим тоном ведення бази даних є її зберігання в спеціальному каталозі, тому під час виконання роботи утворимо корінний каталог BASE, куди і помістимо нашу БД. Почнемо з виготовлення таблиці Місяці_т, команди виконаємо в такій послідовності:

1) вікно MS Access: команда: Файл, Створити базу даних;

2) вікно Створення: перемикач Загальні, відмітити напис Нова база даних, команда Ok;

3) вікно Файл нової БД: команда Нова папка;

4) вікно Створення папки: вхід у каталог C:\, ввід у поле імені BASE, команда Ok;

5) вікно Файл нової БД: вибір із списку та відкриття папки BASE; ввід у поле імені Oplaty.mdb, команда Створити;

6) вікно База даних: перемикач Таблиця, команда Створити;

7) вікно Нова таблиця: перемикач Конструктор, команда Ok;

8) вікно Таблиця в режимі конструктора: встановимо курсор (якщо він там не встановлений конструктором) у перший рядок графи Ім'я поля, введемо Код_м;

9) вікно MS Access: команда Ключове поле, її кнопка має вигляд ключика від замка. При цьому у полі виділення запису має появитися символ цього ключика так, як це показано на рисунку 1.1;

10) вікно Таблиця: перехід у графу Тип поля, вибір з кишеньки Лічильник;

11) вікно Таблиця: перехід у наступний рядок верхньої частини вікна, введення імені поля Наз_м та вибір з кишеньки його типу Текстовий. Корегування розміру поля в нижній частині вікна, введення числа 15 - такої клькості символів достатньо для назв місяців;

12) закриття вікна Таблиця в режимі конструктора, відповідь Так на пропозицію конструктора зберегти таблицю. Ввід імені таблиці Місяці_т у запропоноване поле вводу;

13) вікно База даних: відмітка імені таблиці Місяці_т, команда Відкрити;

14) вікно Таблиця в режимі таблиці: внесення імен місяців у родовому відмінку в поле Наз_м. Замітимо, що поле Код_м має тип Лічильник, тому вводити в нього порядкові номери місяців не потрібно, вони формуються автоматично;

15) вікно Таблиця: регулювання висоти та ширини видимої частини полів. Для цього необхідно помістити курсор на лінію рамки в рядку назв полів для ширини або - у стовпчику виділення запису для висоти (він набере форми лінії, паралельної до лінії рамки) і пересунути відповідну лінію в потрібному напрямку.

Після виконання вищеперелічених робіт таблиця Місяці_т готова (вона показана на рисунку 1.2), закриємо її.

Залишимо відкритою базу даних Oplaty.mdb. Таблицю Оплати_імпорт виготовимо в такій послідовності:

1) вікно MS Access, команди: Зовнішні дані, Імпорт;

2) вікно Імпорт, вибір типу *.xls, вибір із списку імені Oplaty.xls, команда Імпорт;

3) вікна кроків майстра імпорту таблиці:

встановити перемикач перший рядок - заголовки стовпців, команда Далі;

встановити перемикач помістити в новій таблиці;

встановити перемикач не створювати ключові поля;

у запропоноване поле ввести ім'я таблиці Оплати_імпорт, команда Готово;

4) вікно База даних, команда Відкрити, переглянути таблицю Оплати_імпорт.

Імпортувати таблицю можна, також, іншим способом, а саме:

1) вікно База даних: перемикач Таблиця, команда Створити;

2) вікно Нова таблиця: перемикач Імпорт таблиць, команда Ok.

Отже, наша база даних Oplaty готова, вона вже містить дві щойно виготовлені таблиці. Закрити її можна за допомогою команди Файл, Закрити з вікна MS Access або - закривши вікно База даних.

Список використаної літератури

1. ХИИТ, С.В. Глушаков, А.С. Сурядний «Персональний комп'ютер»

2. Ф.С. Ленчик, Т.С. Хачиров «Microsoft Office Access»

3. А.Л. Клевцов «Бази даних»