Работа с таблицами Excel

26Относительная адресация. При ее использовании в формулах Excel запоминает расположение относительно текущей ячейки. Так, например, когда вы вводите формулу =В1+В2 в ячейку В4, то Excel интерпретирует формулу как «прибавить содержимое ячейки, расположенной тремя рядами выше, к содержимому ячейки, расположенной двумя рядами выше относительно ячейки В4».

Если вы скопировали формулу =В1+В2 из ячейки В4 в С4. Excel также интерпретирует формулу как «прибавить содержимое ячейки, расположенной тремя рядами выше, к содержимому ячейки двумя рядами выше, но уже по отношению к ячейке С4». Таким образом, формула в ячейке С4 примет вид =С1+С2.

Если при копировании формул вы пожелаете сохранить ссылку на конкретную ячейку или область, то вам необходимо воспользоваться абсолютной адресацией. Для ее задания необходимо перед именем столбца и веред номером строки ввести символ $. Например: $В$4 или $C$2:$F$48 и т. д.

Смешанная адресация. Символ $ ставится только там, где он необходим. Например: В$4 или $С2. Тогда при копировании один параметр адреса изменяется, а другой - нет.

24Ячейка - первичный элемент таблицы, содержащий данные. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки. Например, адрес B3 определяет ячейку на пересечении столбца B и строки номер 3.

Блок представляет собой прямоугольную область смежных ячеек. Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов.

Электронная таблица в Excel имеет трехмерную структуру. Она состоит из листов, как книга (таких листов неограниченное количество). На экране виден только один лист - верхний.

Нижняя часть листа содержит ярлыки других листов. Щелкая кнопкой мыши на ярлычках листов, можно перейти к другому листу.

25Копирование

При копировании оригинал (ЧТО) остается на прежнем месте, а в другом месте (КУДА) появляется копия.

Для выполнения копирования требуется выделить ячейку или блок (ЧТО копируется). Затем пометить указатель мыши на рамку блока или ячейки (он должен принять форму стрелки). Нажав клавишу Ctrl следует нажать и, не отпуская левую клавишу мыши, перенести блок или ячейку (в место, КУДА нужно копировать данные).

27Функции

Функции предназначены для упрощения расчетов и имеют следующую форму: y=f(x), где y - результат вычисления функции, x -
аргумент, f-функция.

Пример: =А5+sin(C7), где А5 -адрес ячейки; sin( ) - имя функции, в круглых скобках указывается аргумент; С7 - аргумент (число, текст и т. д.).

Некоторые функции.

SQRT(Х) - вычисляет положительный квадратный корень из числах. Например: sqrt(25)=5.

SIN(x) - вычисляет синус угла x, измеренного в радианах. Например: sin(.883)=0.772646.

МАХ(список) - возвращает максимальное число списка. Например: max(55, 39,50, 28, 67, 43)=67.

SUM (список) - возвращает сумму чисел указанного списка (блока). Например: SUM(А1:АЗОО) подсчитывает сумму чисел в трехстах ячейках диапазона А1 :АЗ00.

Имена функций в русифицированных версиях могут задаваться на русском языке.

Для часто используемой функции суммирования закреплена кнопка на панели инструментов.

Для вставки функции в формулу можно воспользоваться Мастером функций, вызываемым командой меню Вставка, Функция или кнопкой с изображением f_х. Появится диалоговое окно, в котором необходимо выбрать функцию, а затем нажать на кнопку ОК.

Второе диалоговое окно (второй шаг Мастера функций) позволяет задать аргументы к выбранной функции.

Формат числа

Число в ячейке можно представить в различных форматах. Например, число 100 будет выглядеть как: 100.00р -в денежном формате; 10000% - в процентном выражении; 1.00Е + 2 - в научной форме.

Для выполнения оформления можно воспользоваться кнопками на панели Форматирование или командой меню Формат, Ячейки.

Для выполнения команды необходимо: " - выделить ячейку или - блок, который нужно оформить;

- выбрать команду Формат, Ячейки, Число;

- выбрать желаемый формат числа в диалоговом окне.

При изменении формата числа изменяется только способ представления данных в ячейке, но не сами данные.

Сортировка данных

Команды Данные, Сортировка позволяют упорядочивать (сортировать) базу данных.

Для выполнения сортировки необходимо выделить область базы данных или поместить в нее курсор, а затем выполни и, команды Данные, Сортировка. При этом появится диалогов с окно. Нужно установить опцию: идентифицировать поля по подписям и выбрать название поля, по которому нужно производить сортировку.

Кроме того, необходимо указать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию и нажать кнопку ОК.

После указанных действий база будет упорядочена. Символьные поля упорядочиваются в алфавитном порядке.

Расширенный фильтр

При использовании Расширенного фильтра необходимо сначала определить (создать):

-исходный диапазон - область базы данных (А2:F12, см. Рис.3);

- диапазон у с л о в и й - область, где задаются критерии фильтрации (А14:Р15, см. Рис.3):

Имена полей во всех интервалах должны точно совпадать.

Для выполнения действий по фильтрации необходимо воспользоваться командами меню Данные, Фильтр, Расширенный фильтр. В диалоговом окне надо указать координаты интервалов.

Интервал извлечения - область, в которой будут появляться результаты фильтрации (А17:F21, см. Рис.3).

Если необходимо получать результаты фильтрации в интервале извлечения, нужно выбрать скопировать результат в другое место.

Фильтрация данных.

Команды Данные, Фильтр позволяют выделять (фильтровать) нужные записи, фильтрация возможна как через автоматический фильтр - Автофильтр, так и через ручной - Расширенный фильтр.

Автофильтр

При использовании Автофильтра необходимо переместить курсор в область, содержащую базу данных, или выделить ее. Затем нужно выполнить команда. Данные, Фильтр, Автофильтр. На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз. Нажимая на кнопки, можно задавать критерии фильтрации. В появляющемся подменю пункт (Все) отключает фильтрацию, а пункт (Условие) вызывает диалоговое окно, в котором можно установить параметры фильтрации. Для одного поля могут быть заданы два условия одновременно, связанные логическим И или ИЛИ.

Связь рабочих листов одной книги.

Excel позволяет использовать в таблице данные с других листов и из других таблиц. Связь между двумя листами достигается за счет введения в один лист формулы связи со ссылкой на ячейку в другом листе.