Операции с текстом

Контрольная работа по дисциплине «Информатика»

Тема:

Операции с текстом

Введение

Практически каждый пользователь компьютера встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов - писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Разумеется эти документы можно подготовить и без персонального компьютера, например на пишущей машинке. Однако с появлением персональных компьютеров стало значительно проще и удобнее, а, следовательно, и выгоднее подготовить документы с помощью компьютеров. При использовании персональных компьютеров для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера, и потом при распечатке выводится красиво и правильно оформленный текст, в котором учтены все сделанные пользователем исправления. Пользователь может переносить куски текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном числе экземпляров. Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются редакторами текстов. Возможности этих программ различны - от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

Для письма текстов можно использовать любую программу, входящую в состав Microsoft Office XP, но наибольшими возможностями оформления печатного текста обладает Word. Далее будут описаны такие основные элементы редакторов как ввод и редактирование тестов на примере известного редактора текстов Microsoft Word, который обладает очень широкими возможностями, но изучить которые не составляет определенного труда.

Ввод текста

Как вводить текст

Для ввода текста достаточно подвести курсор к нужному месту документа и набрать текст. В Word имеются 2 режима редактирования: режим вставки и режим замены. В режиме вставки (используется чаще всего) все символы справа от курсора сдвигаются, освобождая место для вводимого пользователем текста. В режиме замены новые символы справа от курсора сдвигаются, освобождая место для вводимого пользователем текста. В режиме замены новые символы заменяют собой существующие. Когда этот режим включен, в строке состояния выделяется индикатор ЗАМ (OVR). Для переключения между этими двумя режимами следует нажать клавишу Insert или сделать двойной щелчок мышью на индикаторе ЗАМ.

Чтобы начать часть абзаца с новой строки, нажмите Shift+Enter. А почему не Enter? Дело в том, что некоторые параметры форматирования относятся только к первой или последней строке абзаца; среди них - начальный отступ или дополнительный интервалы над абзацем или под ним. Сочетание Shift+Enter позволяет начать новую строку без этого нежелательного форматирования.

В Word новый абзац начинается после нажатия клавиши Enter и конец абзаца отмечается символом абзаца. Символ абзаца (Ц) является одним из непечатаемых символов, входящих в документы Word. Непечатаемые символы никогда не появляются в окончательном распечатанном варианте документа. На экране они тоже обычно не видны. Однако вы можете сделать их видимыми нажатием кнопки Непечатаемые символы (Show/Hide \) на стандартной панели инструментов.

Также можно разрешить или запретить показ конкретных непечатаемых символов. Для этого следует выполнить команду Параметры (Options) из меню Сервис (Tools), выбрать вкладку Вид (View) и установить соответствующие флажки в группе Непечатаемые символы (Nonprinting Characters).

Вставка специальных символов

При необходимости вставить в документ разнообразные символы и буквы иностранных алфавитов, отсутствующие на клавиатуре, воспользуйтесь следующим способом:

1. Поместите курсор в место вставки символа.

2. Задайте команду Символ (Symbol) в меню Вставка (Insert).

3. В открывшемся диалоговом окне Символ (Symbol) выберите вкладку Символы (Symbols)

4. В списке Шрифт (Font) выберите необходимый шрифт, затем с помощью мыши выберите нужный символ и щелкните два раза левой кнопкой мыши. Символ появится в документе там, где стоит курсор, словно вы только что набрали его на клавиатуре.

5. После вставки нужных символов закройте окно диалога кнопкой Закрыть (Close).

Для ввода многих символов предусмотрены специальные сочетания клавиш. Эти комбинации показаны на вкладке специальные символы окна диалога Символ. Сочетания клавиш применяются для быстрой вставки символов без открытия окна диалога.

Вы можете определить свои собственные сочетания клавиш для вставки символов. Для этого сначала следует щелкнуть на соответствующем квадратике в окне диалога Символ, а затем нажать кнопку Клавиша (Shortcut Key).

Наконец, можно вставить в текст документа текущее время и дату - для этого выполните команду Дата и время (Date And Time) из меню Вставка и найдите в появившемся списке подходящий формат (рис. 2).

Если установить флажок Вставить как поле (Insert As Field), то Word автоматически будет обновлять дату и время при каждой печати документа; в противном случае дата и время останутся такими, какими они были в момент вставки.

Выделение текста

Способы выделения текста

Большая часть приемов редактирования Word (включая технику форматирования) требует, чтобы пользователь сначала выделил фрагмент текста, а затем выполнил для него соответствующую команду.

Выделение текста расширяет действие команд Word.

Как и многие операции, выделить фрагменты текста можно разными способами, но чаще всего для этой цели используется мышь, иногда в сочетании с клавишами Shift, Ctrl и Alt.

Слово

Чтобы выделить одно слово в тексте, достаточно установить на него указатель мыши и дважды щелкнуть левой клавишей.

Если Вы испытываете затруднения с двойными щелчками, то щелкните один раз перед первой буквой выделяемого слова, затем нажмите на левую клавишу мыши и, не отпуская ее, переместите указатель на последнюю букву этого слова -- оно будет выделено.

Третий способ предусматривает использование только клавиш на клавиатуре.

Сначала с помощью клавиш перемещения курсора (четыре клавиши со стрелками, которые находятся между алфавитно-цифровой и цифровой частями клавиатуры) установите текстовый курсор перед первой буквой выделяемого слова.

Затем нажмите и удерживайте нажатыми клавиши Shift и Ctrl.

Это удобно делать левой рукой, поскольку правой нужно один раз нажать на клавишу управления курсором со стрелкой вправо.

Предложение

Выделить предложение целиком очень легко: на клавиатуре нажмите и не отпускайте клавишу Ctrl и затем щелкните по любому слову выделяемого предложения. Когда оно будет выделено, отпустите клавишу Ctrl.

Абзац

Для выделения абзаца можно воспользоваться следующими способами.

Во-первых, установив указатель мыши на левое поле так, чтобы он превратился в большую белую стрелку, направленную на выделяемый абзац, дважды щелкните левой клавишей мыши.

Во-вторых, трижды с минимальным интервалом щелкните по любому слову, относящемуся к этому абзацу.

Произвольный фрагмент

Для выделения произвольного фрагмента чаще всего используют мышь и клавишу Shift. Сначала устанавливают текстовый курсор перед тем словом, с которого должно начинаться выделение. Потом нажимают и удерживают нажатой клавишу Shift. Завершается процесс выделения произвольного фрагмента простым щелчком мыши после последнего слова нужного фрагмента.

Можно обойтись и без использования клавиатуры: щелкните мышью перед первой буквой выделяемого фрагмента, нажмите на левую клавишу мыши и, не отпуская ее, переместите указатель в конец фрагмента.

Для того чтобы выделить столбец в тексте, используют только что рассмотренный метод выделения, но при этом удерживают нажатой клавишу Alt.

Одна строка

Установите указатель мыши на левой поле так, чтобы он превратился в белую стрелку, направленную на выделяемую строку. Один раз щелкните левой клавишей мыши.

Несколько фрагментов

В отличие от предыдущих версий Word 2002 умеет выделять несколько несвязанных друг с другом фрагментов. Выделите любой фрагмент и нажмите на клавишу Ctrl. He отпуская ее, выделите все остальные фрагменты, которые необходимы для работы.

Весь текст

Весь текст выделяют так:

а) устанавливают указатель мыши на левое поле так, чтобы он превратился в большую белую стрелку, направленную текст, и трижды быстро щелкают мышью;

б) устанавливают указатель мыши, как в предыдущем способе, но щелкают только один раз, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl.

Чтобы выделить фрагмент документа в режиме расширенного выделения:

1. Поместите указатель мыши в начало или конец выделяемого фрагмента.

2. Включите режим расширенного выделения нажатием клавиши F8 или двойным щелчком мышью в поле ВДЛ (ЕХТ) строки состояния. При этом буквы поля становятся черными.

3. Теперь при последовательных нажатиях клавиши F8 происходит выделение слова, предложения, абзаца, раздела и документа в целом. Чтобы уменьшить область выделения (в обратном порядке: документ, раздел, абзац и т. д.), нажмите при нажатой клавише Shift клавишу F8 нужное число раз.

В режиме "расширенного выделения" выделение фрагмента (отмена выделения) выполняется аналогично выделению в обычном режиме, т.е. с помощью мыши или клавиш управления курсором, но при этом нажимать клавишу Shift не требуется.

Отключение режима расширенного выделения выполняется нажатием клавиши ESC или двойным щелчком мыши в поле ВДЛ (ЕХТ) строки состояния.

Отмена и повторение выполненных действий

Word представляет удобное средство отмены ошибочно выполненных действий по редактированию.

Чтобы отменить последнее выполненное действие, достаточно выполнить команду Отменить ввод (Undo) меню Правка (Edit). Для повторения последнего отмененного действия можно выполнить команду Повторить ввод (Rredo). Указанные действия по отмене и повторению ввода удобно выполнять щелчком мыши соответственно на левой и правой кнопках с дуговыми стрелками на панели инструментов Стандартная (Standard).

Word запоминает в стеке до сотни последних выполненных действий по редактированию, которые можно отменить или повторить заново. Щелчком кнопкой мыши по одной из кнопок с треугольником можно просмотреть весь список действий по редактированию или отмене редактирования. Выбрав элемент в одном из списков и щелкнув по нему мышью, можно отменить или повторить целую цепочку действий по редактированию, связанных с выбранным элементом.

Редактирование текста

Редактирование выделенного текста.

После выделения фрагмента текста можно пользоваться командами редактирования или форматирования.

Прежде всего, если установлен флажок Заменять выделенный фрагмент при вводе (Typing Replaces Selection) (команда Параметры в меню Сервис, вкладка Правка), то выделенный фрагмент можно заменить обычным набором нового текста. При вводе первой буквы весь выделенный фрагмент автоматически удаляется, а новый текст вставляется на его место (если флажок Заменять выделенный фрагмент при вводе сброшен, то выделенный текст остается на месте, выделение пропадает, а новый текст вставляется перед тем, что было выделено).

Чтобы удалить выделенный фрагмент, нажмите клавишу BACKSPACE или DELETE или выполните команду Удалить в меню Правка.

Чтобы изменить регистр букв в выделенном фрагменте, можно выполнить команду Регистр(Change Case) из меню Формат (Format) и установить подходящую опцию в окне диалога.

Кроме того, вы можете нажать Shift+F3 (при необходимости несколько раз) и выбрать подходящий вариант изменения регистра.

Перемещение и копирование текста

Часто при письме мы сталкиваемся с необходимостью повторения одного и того же фрагмента текста. Word дает возможность сэкономить силы и время при выполнении этой операции.

Мышью можно быстро перемещать и копировать текст, это делается так:

1. Выделите текст.

2. Поместите указатель мыши на выделенный фрагмент (вид указателя изменится с I на стрелку) и нажмите левую кнопку мыши.

3. Чтобы переместить текст, просто перетащите его в новое место. Чтобы скопировать текст, во время перетаскивания держите нажатой клавишу Ctrl. Текст можно перетащить в тот же самый или в другой документ Word (чтобы переместить или скопировать текст в другой документ, на экране должны быть видны окна обоих документов).

Данный способ работает только при установленном флажке Использовать перетаскивание текста при правке (Drag-And-Drop Ntxn Editing). Флажок находится на вкладке Правка (Edit) окна диалога, открываемого командой Параметры из меню Сервис.

Всего одним сочетанием клавиш можно быстро выделить и переместить целый абзац. Прежде всего установите курсор внутри абзаца. Затем, чтобы поднять абзац вверх (то есть поставить его до предыдущего абзаца), нажмите Shift+Alt+v. Чтобы переместить его вниз (то есть под следующий абзац) нажмите Shift+Alt+v.

Текст также можно перемещать или копировать с помощью буфера обмена (clipboard) - особого средства Windows для временного хранения текста или графики. Это делается так:

1. Выделите текст.

2. Для перемещения выполните команду Вырезать (Cut) из меню Правка или нажмите Ctrl+X. Текст будет вырезан (скопирован в буфер обмена и удален) - то есть пропадет из документа и окажется перенесенным в буфер обмена.

3. Для копирования выполните команду Копировать (Сору)-в меню Правка или нажмите Ctrl+C. При этом текст останется в документе, а его копия будет помещена в буфер обмена.

4. Установите курсор в той позиции, где хотите вставить вырезанный или скопированный в буфер обмена текст. Это место может находиться в том же самом или в другом документе.

5. Выполните команду Вставить (Paste) в меню Правка или нажмите Ctrl+V. Текст из буфера обмена вставляется в документ.

В Word имеются еще две дополнительные возможности вырезать, копировать и вставлять текст.

Во-первых, можно нажать соответствующую кнопку на стандартной панели инструментов:

Вырезать

Копировать

Вставить

Во-вторых, чтобы вырезать или скопировать выделенный фрагмент текста, можно щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и выполнить команду Вырезать или Копировать в контекстном меню.

Аналогично, чтобы скопировать текст из буфера, вы можете щелкнуть на месте вставки правой кнопкой мыши и выполнить в контекстном меню команду Вставить. Меню можно убрать без выполнения команды - для этого нажмите клавишу ESC или щелкните мышью в документе. После вставки текст не исчезает из буфера обмена, таким образом, повторяя эту операцию, можно вставить в документ несколько копий текста. Однако содержимое буфера обмена стирается, если в Word или в другой программе происходит операция вырезания или копирования. Чтобы сохранить текст в буфере обмена необходимо пользоваться для копирования или перемещения приемами, в которых буфер не участвует (например, описанным выше перетаскиванием мыши).

Заключение

Microsoft Word - это универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов. Вот только некоторые из функций, поддерживаемых Word

– использование множества различных шрифтов (размеров и начертаний) символов и различных способов их выделения (полужирные, курсивные, подчеркнутые символы и т.д.)

– указание параметров абзацев текста и страниц документа

– печать верхних и нижних колонтитулов произвольного вида

– автоматическое формирование оглавления и различных видов указателей

– оформление таблиц и абзацев " бок о бок "

– включение рисунков (графических файлов)

– размещение абзацев (например, рисунков) в любом месте страницы (остальной текст при этом может огибать рисунок)

Опытные пользователи очень ценят такую возможность Word, как стиль. Word позволяет записать так называемую таблицу стилей все параметры наиболее часто используемых видов оформления текста: абзацев, символов и разделов документа. Если сделать это, то затем любому участку текста можно будет присвоить один из "стандартных" видов оформления с помощью 1-2 нажатий клавиш. Это не только значительно ускоряет набор документа, но и повышает гибкость его оформления.

Средства проверки орфографии, грамматики, а также применение словаря-тезауруса улучшает стиль изложения. В Word включена поддержка более чем 30 файловых форматов различных текстовых редакторов. Это означает, что вы можете создать взять документ, подготовленный в другом тестовом редакторе (например, в WordPerfect), и продолжить работу с ним в Word. Многие пользователь также применяют Word для создания и ведения списков почтовой рассылки и для составления писем электронной почты. Ко всем описанным возможностям Word можно добавить возможность настройки среды Word - меню, панели инструментов, сочетания клавиш и режим просмотра документа.