СУБД Microsoft Access
Системы управления базами данных, направления развития, обзор и сравнительная характеристика программного обеспечения, используемого при их создании. Современные технологии, используемые в работе с данными. Access - система управления реляционной базой.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 27.02.2009 |
| Размер файла | 33,9 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
2
СОДЕРЖАНИЕ
- ВВЕДЕНИЕ 3
- 1. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ 5
- 1.1 Обзор и сравнительная характеристика программного обеспечения, используемого при создании СУБД 5
- 1.2 Принципы организации данных, лежащие в основе СУБД 7
- 1.3 Современные технологии, используемые в работе с данными 8
- 2. СУБД MS ACCESS 11
- 2.1 Общее описание пакета Access 11
- 2.2 СУБД Microsoft Access - система управления реляционной базой 17
- ЗАКЛЮЧЕНИЕ 24
- СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 26
ВВЕДЕНИЕ
Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия ли учреждения. Такая система должна:
обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;
позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;
обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;
выполнять точный и полный анализ данных.
Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньше степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.
Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии «клиент-сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и возможности, любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию большого числа конвертеров. Общепринятыми, также, являются технологи, позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых процессоров, пакетов построения графиков и т.п., и встроенные версии языков высокого уровня (чаще - диалекты SQL и/или VBA) и средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых приложений. Поэтому уже не имеет существенного значения на каком языке и на основе какого пакета написано конкретное приложение, и какой формат данных в нем используется. Более того, стандартом «де-факто» стала «быстрая разработка приложений» или RAD (от английского Rapid Application Development), основанная на широко декларируемом в литературе «открытом подходе», то есть необходимость и возможность использования различных прикладных программ и технологий для разработки более гибких и мощных систем обработки данных. Поэтому в одном ряду с «классическими» СУБД все чаще упоминаются языки программирования Visual Basic 4.0 и Visual C++, которые позволяют быстро создавать необходимые компоненты приложений, критичные по скорости работы, которые трудно, а иногда невозможно разработать средствами «классических» СУБД. Современный подход к управлению базами данных подразумевает также широкое использование технологии «клиент-сервер».
Таким образом, на сегодняшний день разработчик не связан рамками какого-либо конкретного пакета, а в зависимости от поставленной задачи может использовать самые разные приложения. Поэтому, более важным представляется общее направление развития СУБД и других средств разработки приложений в настоящее время.
1. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ
1.1 Обзор и сравнительная характеристика программного обеспечения, используемого при создании СУБД
Рассмотрим более подробно программные продукты компании Microsoft, а именно Visual FoxPro 3.0, Visual Basic 4.0, Visual С++, Access 7.0, SQL Server 6.5. Наиболее интересной чертой этих пакетов являются их большие возможности интеграции, совместной работы и использования данных, так как данные пакеты являются продуктами одного производителя, а также используют сходные технологии обмена данными.
Visual FoxPro отличается высокой скоростью, имеет встроенный объектно-ориентированный язык программирования с использованием xBase и SQL, диалекты которых встроены во многие СУБД. Имеет высокий уровень объектной модели. При использовании в вычислительных сетях обеспечивает как монопольный, так и раздельный доступ пользователей к данным. Применяется для приложений масштаба предприятия для работы на различных платформах: Windows 3.x, Windows 95, Macintosh... Минимальные ресурсы ПК: для Visual FoxPro версии 3.0 - процессор 468DX, Windows 3.1, 95, NT, объем оперативной памяти 8 (12) Мб, занимаемый объем на ЖМД 15-80 Мб, а для Visual FoxPro версии 5.0 (выпущена в 1997 году) - Windows 95 или NT, 486 с тактовой частотой 50 МГц, 10 Мб ОЗУ, от 15 до 240 Мб на ЖМД.
Access входит в состав самого популярного пакета Microsoft Office. Основные преимущества: знаком многим конечным пользователям и обладает высокой устойчивостью данных, прост в освоении, может использоваться непрофессиональным программистом, позволяет готовить отчеты из баз данных различных форматов. Предназначен для создания отчетов произвольной формы на основании различных данных и разработки некоммерческих приложений. Минимальные ресурсы ПК: процессор 468DX, Windows 3.1, 95, NT, объем оперативной памяти 12 (16) Мб, занимаемый объем на ЖМД 10-40 Мб.
Visual Basic - это универсальный объектно-ориентированный язык программирования, диалекты которого встроены в Access, Visual FoxPro. Преимущества: универсальность, возможность создания компонентов OLE, невысокие требования к аппаратным ресурсам ЭВМ. Применяется для создания приложений средней мощности, не связанных с большой интенсивностью обработки данных, разработки компонентов OLE, интеграция компонентов Microsoft Office. Минимальные ресурсы ПК: процессор 368DX, Windows 3.1, 95, NT, объем оперативной памяти 6 (16) Мб, занимаемый объем на ЖМД 8-36 Мб.
Visual C++ - наиболее мощный объектно-ориентированный язык программирования, обладает неограниченной функциональностью. Предназначен для создания компонентов приложений для выполнения операций, критичных по скорости.
SQL Server - сервер баз данных, реализует подход «клиент-сервер» и взаимодействует с указанными пакетами. Главные достоинства: высоая степень защиты данных, мощные средства для обработки данных, высокая производительность. Область применения: хранение больших объемов данных, хранение высокоценных данных или данных, требующих соблюдения режима секретности. Минимальные ресурсы ПК: процессор 468DX-33МГц, Windows NT, объем оперативной памяти 16 (32) Мб, занимаемый объем на ЖМД 80 Мб.
Указанные программные продукты имеют возможности визуального проектирования интерфейса пользователя, то есть разработчик из готовых фрагментов создает элементы интерфейса, программирует только их изменения в ответ на какие-либо события.
1.2 Принципы организации данных, лежащие в основе СУБД
Современные СУБД являются объектно-ориентированными и реляционными. Основной единицей является объект, имеющий свойства, и связи между объектами. СУБД используют несколько моделей данных: иерархическую и сетевую (с 60-х годов) и реляционную (с 70-х). Основное различие данных моделей в представлении взаимосвязей между объектами.
Иерархическая модель данных строится по принципу иерархии объектов, то есть один тип объекта является главным, все нижележащие - подчиненными. Устанавливается связь «один ко многим», то есть для некоторого главного типа существует несколько подчиненных типов объектов. Иначе, главный тип именуется исходным типом, а подчиненные - порожденными. У подчиненных типов могут быть в свою очередь подчиненные типы. Наивысший в иерархии узел (совокупность атрибутов) называют корневым.
Сетевая модель данных строится по принципу «главный и подчиненный тип одновременно», то есть любой тип данных одновременно может одновременно порождать несколько подчиненных типов (быть владельцем набора) и быть подчиненным для нескольких главных (быть членом набора).
Реляционная модель данных объекты и связи между ними представляются в виде таблиц, при этом связи тоже рассматриваются как объекты. Все строки, составляющие таблицу в реляционной базе данных должны иметь первичный ключ. Все современные средства СУБД поддерживают реляционную модель данных.
Объект (Сущность) - элемент какой-либо системы, информация о котором сохраняется. Объект может быть как реальным (например, человек), так и абстрактным (например, событие - поступление человека в стационар).
Атрибут - информационное отображение свойств объекта. Каждый объект характеризуется набором атрибутов.
Таблица - упорядоченная структура, состоящая из конечного набора однотипных записей.
Первичный ключ - атрибут (или группа атрибутов), позволяющий однозначным образом определить каждую строку в таблице.
Напротив, альтернативный ключ - атрибут (или группа атрибутов), не совпадающая с позволяющий первичным ключом и однозначным образом определяющий каждую строку в таблице.
1.3 Современные технологии, используемые в работе с данными
Технология «Клиент-сервер» - технология, разделяющая приложение- СУБД на две части: клиентскую (интерактивный графический интерфейс, расположенный на компьютере пользователя) и сервер, собственно осуществляющий управление данными, разделение информации, администрирование и безопасность, находящийся на выделенном компьютере. Взаимодействие «клиент-сервер» осуществляется следующим образом: клиентская часть приложения формирует запрос к серверу баз данных, на котором выполняются все команды, а результат исполнения запроса отправляется клиенту для просмотра и использования. Данная технология применяется, когда размеры баз данных велики, когда велики размеры вычислительной сети, и производительность при обработке данных, хранящихся не на компьютере пользователя (в крупном учреждении обычно имеет место именно такая ситуация). Если технология «клиент-сервер» на применяется, то для обработки даже нескольких записей весь файл копируется на компьютер пользователя, а только затем обрабатывается. При этом резко возрастает загрузка сети, и снижается производительность труда многих сотрудников.
Microsoft Access, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic обеспечивают средства для создания клиентских частей в приложениях «клиент-сервер», которые сочетают в себе средства просмотра, графический интерфейс и средства построения запросов, а Microsoft SQL Server является на сегодняшний день одним из самых мощных серверов баз данных.
OLE 2.0 (Object Linking and Embedding - связывание и внедрение объектов) - стандарт, описывающий правила интеграции прикладных программ. Применяется для использования возможностей других приложений. OLE 2.0 используется для определения и совместного использования объектов несколькими приложениями, которые поддерживают данную технологию. Например, использование в среде Access таблиц Excel и его мощных средств построения диаграмм или использование данных, подготовленных Access, в отчетах составленных в редакторе текстов Word (связывание или включение объекта).
OLE Automation (Автоматизация OLE) - компонент OLE, позволяющий программным путем устанавливать свойства и задавать команды для объектов другого приложения. Позволяет без необходимости выхода или перехода в другое окно использовать возможности нужного приложения. Приложение, позволяющее другим прикладным программам использовать свои объекты называется OLE сервером. Приложение, которое может управлять объектами OLE серверов называется OLE контроллер или OLE клиент. Из рассмотренных программных средств в качестве OLE серверов могут выступать Microsoft Access, а также Microsoft Excel, Word и Graph... Microsoft Visual FoxPro 3.0 и 5.0 может выступать только в виде OLE клиента.
RAD (Rapid Application Development - Быстрая разработка приложений) - подход к разработке приложений, предусматривающий широкое использование готовых компонентов и/или приложений и пакетов (в том числе от разных производителей).
ODBC (Open Database Connectivity - открытый доступ к базам данных) - технология, позволяющая использовать базы данных, созданные другим приложением при помощи SQL.
SQL (Structured Query Language - язык структурированных запросов) - универсальный язык, предназначенный для создания и выполнения запросов, обработки данных как в собственной базе данных приложения, так и с базами данных, созданных другими приложениями, поддерживающими SQL. Также SQL применяется для управления реляционными базами данных.
VBA (Visual Basic for Applications - Visual Basic для Приложений) - разновидность (диалект) объектно-ориентированного языка программирования Visual Basic, встраиваемая в программные пакеты.
2. СУБД MS ACCESS
2.1 Общее описание пакета Access
Пакет Access входит в расширенную (профессиональную) поставку пакета MS Office и является более сложным в использовании по сравнению с пакетами Word и Excel.
Назначение: создание и использование баз данных.
Основные понятия: база данных, система управления базами данных, таблица, запись, поле, ключ, запрос, форма, отчет
§ База данных - набор логически связанной информации о некоторой области человеческой деятельности; база данных состоит из одной или нескольких связанных между собой таблиц; одна база данных пакета Access содержится в специальном файле с расширением .mdb (пример файла базы данных: Клиенты.mdb)
§ Система управления базами данных (СУБД) - набор программ, которые реализуют все необходимые операции с базами данных (создание, заполнение, хранение, обработка, вывод)
§ Таблица - набор записей одного и того же типа (например - набор сведений о сотрудниках организации); таблицы являются основой современных баз данных; каждая таблица должна иметь имя, уникальное для данной базы
§ Запись - набор полей, описывающих структуру хранящейся в таблице информации (например - какие сведения о сотрудниках должны хранится в таблице); поля в одной записи должны быть логически связаны друг с другом
§ Поле - элементарная логически неделимая единица информации в базе данных (примеры полей: фамилия сотрудника, должность, оклад, фотография); каждое поле должно иметь уникальное имя и тип; тип поля зависит от типа хранящейся в нем информации; основными типами полей являются: числовой, текстовый (небольшой текст до 255 символов), счетчик (целые числа по порядку), поле МЕМО (большой произвольный текст), дата/время, денежный, поле объекта OLE (например - любое изображение); некоторые поля в таблице имеют специальное использование и называются ключевыми
§ Ключевое поле (ключ) - специальное поле, определяющее уникальность каждой записи в данной таблице; ключевым может быть любое поле или группа полей, лишь бы они имели уникальный набор значений для каждой записи в таблице; в большинстве случаев уникальность обеспечивается введением в запись специального поля - порядкового номера или кода записи (тип - счетчик); при удалении или добавлении в таблицу записей уникальность значений этих полей отслеживается автоматически; ключевые поля имеют и другое использование, например - для сортировки данных по порядку и для связи таблиц друг с другом
Простейшая база данных состоит из одной таблицы. Например, для хранения данных о клиентах некоторой организации можно создать следующую простейшую таблицу с именем КЛИЕНТЫ (русская версия Access допускает использование русских имен таблиц и полей):
|
Имена полей: |
КодКлиента |
Организация |
Руководитель |
Адрес |
Телефон |
|
|
Запись 1 : |
1 |
Рога и копыта |
Бендер О.И. |
Черноморск |
12 34 56 |
|
|
Запись 2 : |
2 |
АО Геркулес |
Полыхаев А.А. |
Одесса |
33 33 33 |
|
|
Запись 3 : |
3 |
Фирма МММ |
Корейко А.И. |
Черноморск |
99 99 99 |
|
|
. . . . . |
. . . . . |
. . . . . |
. . . . . |
. . . . . |
. . . . . |
Подавляющее большинство реальных баз данных состоят из нескольких связанных таблиц. Необходимость использования нескольких таблиц объясняется тем, что каждая таблица по возможности не должна содержать записи, в которых много повторяющихся данных. Это с одной стороны уменьшает объем хранимой информации, а с другой - устраняет избыточность информации в таблицах и существенно повышает эффективность использования базы данных. Разбиение всей хранимой в базе данных информации по отдельным таблицам является достаточно сложным и требует определенных знаний и опыта. Основой подобного разбиения является специальный математический аппарат реляционной алгебры. Существуют специальные программные системы, которые на основе анализа обрабатываемых данных позволяют найти наилучшую структуру базы данных. Если две таблицы базы данных связаны между собой, то чаще всего тип этой связи определяется как "Один ко многим", т.е. одной записи в одной таблице (называемой в данном случае главной) соответствует несколько записей в другой таблице (подчиненной); в пакете Access это условно записывается как 1 ® Ґ . Связь таблиц выполняется с помощью ключевых полей: подчиненная таблица кроме своего основного ключа содержит поле, имя и тип которого обычно совпадает с ключевым полем главной таблицы. Такое поле называют внешним ключом.
Например, для базы данных по клиентам интересно хранить информацию о договорах с этими клиентами. Можно для каждого договора хранить такую информацию, как дата заключения, сумма договора, текст договора и т.д. Очевидно, с одним клиентом можно заключить несколько договоров. Если всю эту информацию хранить в одной таблице, то для каждого договора с одним и тем же клиентом в таблице будет повторяться одна и та же информация о клиенте. Пример подобной таблицы:
|
Имена полей: |
КодКлиента |
Организация |
Руководитель |
Адрес |
Телефон |
ДатаЗакл |
Сумма |
ТекстДоговора |
|
|
Запись 1 : |
1 |
Рога и копыта |
Бендер О.И. |
Черноморск |
12 34 56 |
04.08.98 |
100 000 |
(текст договора) |
|
|
Запись 2 : |
2 |
АО Геркулес |
Полыхаев А.А. |
Одесса |
33 33 33 |
10.07.98 |
200 000 |
(текст договора) |
|
|
Запись 3 : |
3 |
Рога и копыта |
Бендер О.И. |
Черноморск |
12 34 56 |
01.09.98 |
50 000 |
(текст договора) |
|
|
Запись 4 : |
4 |
Рога и копыта |
Бендер О.И. |
Черноморск |
12 34 56 |
10.10.98 |
150 000 |
(текст договора) |
|
|
. . . . . |
. . . . |
. . . . . |
. . . . . |
. . . . . |
. . . . . |
. . . . . |
. . . . . |
. . . . . |
Неэффективность такой таблицы состоит в том, что при изменении любых данных о каком-либо клиенте (например - изменение адреса и телефона) приходится просматривать всю таблицу и многократно заменять эти данные для каждой найденной записи. Следуя классическим рекомендациям теории реляционных баз данных надо разбить эту таблицу на две - главную (где содержится только общая информация о клиентах) и подчиненную (где содержатся только данные о договорах с клиентами). Для связи таблиц по типу "один ко многим" (т.е. один клиент ® несколько договоров) в подчиненную таблицу надо ввести внешний ключ КодКлиента из главной таблицы. Тогда подчиненная таблица c именем ДОГОВОРА может содержать следующую информацию:
|
Имена полей: |
КодДоговора |
КодКлиента |
ДатаЗакл |
Сумма |
ТекстДоговора |
|
|
Запись 1 : |
1 |
1 |
04.08.98 100 000 |
20000 |
(текст договора) |
|
|
Запись 2 : |
2 |
2 |
10.07.98 200 000 |
30000 |
(текст договора) |
|
|
Запись 3 : |
3 |
1 |
01.09.98 50 000 |
50000 |
(текст договора) |
|
|
Запись 4 : |
4 |
1 |
10.10.98 150 000 |
2000 |
(текст договора) |
|
|
Запись 5 : |
5 |
3 |
10.08.98 500 000 |
80000 |
(текст договора) |
|
|
. . . . . |
. . . . . |
. . . . . |
. . . . . |
...... |
. . . . . |
В этой таблице поле КодДоговора является главным ключом для таблицы ДОГОВОРА, обеспечивающим уникальность каждой записи о договорах, а поле КодКлиента - внешним ключом, обеспечивающим связь с главной таблицей КЛИЕНТЫ. Работа с пакетом Access требует выполнения двух основных этапов:
1. создание базы данных
2. использование базы данных для обработки информации
В свою очередь, создание базы данных начинается с создания нового файла базы данных *.mdb и может выполняться следующим образом:
1. полное "ручное" описание структуры базы данных как набора таблиц, записей и полей
2. на основе имеющихся заготовок-шаблонов баз данных (всего их 22), из которых можно выбрать необходимые таблицы и поля
Описание каждой таблицы включает в себя:
1. задание имени таблицы
2. определение ключевого поля (обычно это поле счетчика-кода), которое задается на первом месте в списке полей
3. перечисление всех остальных входящих в таблицу полей с указанием их имен и типов (не забыть поля - внешние ключи!)
После описания таблиц надо установить между ними связи с помощью внешних ключей. Для этого используется специальный визуальный инструмент, запускаемый по кнопке "Схема данных" на панели инструментов. Он позволяет выбрать связываемые таблицы и с помощью мыши "протянуть" связь между одноименными полями таблиц.
После этого можно начинать самый неинтересный, но необходимый этап - заполнение созданной базы информацией. Для этого обычно создаются специальные объекты - формы. Их назначение - ввод и дальнейшее редактирование хранящихся в базе данных. Форма - это набор полей ввода, соответствующих полям конкретной таблицы. Проще всего форму можно создать для конкретной таблицы автоматически с помощью кнопки "Новый объект / Автоформа". Каждой форме присваивается имя, под которым она сохраняется в файле базы данных и может быть использована в дальнейшем.
Использование созданной и заполненной базы данных основывается еще на двух основных понятиях - запрос и отчет. Запрос позволяет выполнить с хранящимися данными необходимые действия. Различают следующие типы запросов:
1. на выборку данных,
2. на добавление записей,
3. на удаление записей, на редактирование записей.
Наиболее часто используются запросы на выборку данных. Формирование запросов выполняется с помощью специального конструктора, который позволяет указать используемые в запросе таблицы, поля (не обязательно все, можно выбрать только необходимые!) и задать условия отбора данных. При задании условий можно использовать знаки отношений ( =, <, >, <> ), арифметических операций ( +, -, *, / ), логических опрециий ( AND, OR, NOT, LIKE) и круглые скобки. Созданные запросы сохраняются в файле базы данных и могут использоваться многократно. На основе любого существующего запроса можно построить новый, изменив набор полей и условия отбора.
Для рассмотренного примера базы данных КЛИЕНТЫ-ДОГОВОРА можно создать следующие запросы:
1. Выбрать все договора с конторой "Рога и копыта" (в поле Организация задать условие Рога и копыта )
2. Выбрать договора, заключенные не позже 01.01.98 (в поле ДатаЗакл задать условие вида <01.01.98 )
3. Выбрать договора с конторой "Рога и копыта", заключенные не позже 01.09.98 и имеющие сумму в интервале от 100 000 до 300 000 руб (значения полей приведены на экране построителя запросов)
Отчеты аналогичны запросам на выборку данных, только ориентированы на принтерный вывод. Их также можно сохранить в файле базы данных и использовать в дальнейшем. В итоге, файл базы данных пакета Access содержит все используемые таблицы, формы, запросы и отчеты.
2.2 СУБД Microsoft Access - система управления реляционной базой
Программа Microsoft Access 2000 входит в состав программного пакета Microsoft Office 2000 и представляет собой мощную систему, обеспечивающую эффективную разработку и сопровождение баз данных.
СУБД Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Множество мастеров Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным; анализировать таблицы БД и выполнять многие другие работы. Практически для любых работ имеется мастер (wizard),который поможет их выполнить.
В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных.
Access может использовать данные различных СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, а также базы данных, поддерживающие стандарт открытого доступа к данным (Open Database Connectivity, ODBC): Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, Sybase SQL Server и др.
СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL - сервере.
Диспетчером данных, выполняющим загрузку и сохранение данных в базе данных пользователя и системных базах данных, является ядро базы данных Microsoft Jet. Access 2000 построена на основе усовершенствованной версии ядра базы данных Microsoft Jet 4.0. Эта версия имеет более высокую производительность и улучшенные сетевые характеристики.
Access 2000 входит в состав Microsoft Office 2000 (в варианты Professional, Premium и Developer ) и, как и другие компоненты Office 2000,аботает в среде Windows 95, Windows 98 или Windows NT Workstation 4.0 и выше.
Практическим минимумом, предъявляемым Access 2000 к персональному компьютеру, является Pentium 75 MHz и 16 Мб оперативной памяти при работе под Windows 95 или Windows 98 или 32 Мб при работе под Windows NT Workstation.
В Access обеспечивается все возможности динамического обмена данными (Dynamic Data Exchange, DDE) с любым приложением Windows, поддерживающим DDE. Access поддерживает также механизм связывания и внедрения объектов (Object Linking and Embedding, OLE), обеспечивающий установление связи с объектами другого приложения или внедрение объекта в базу данных. Активизация внедренного объекта открывает программу, которая его создала, и пользователь может изменить объект. При установлении связи с объектом он по-прежнему сохраняется в файле объекта, а не в базе данных. За счет этого он может обновляться независимо, а в базе данных всегда будет представлена последняя версия объекта.
Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть документы различных приложений Windows: рисунки, графики, электронные таблицы или звуковой файл.
Access может использовать данные различных СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, а также базы данных, поддерживающие стандарт открытого доступа к данным (Open Database Connectivity, ODBC): Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, Sybase SQL Server и др.
Интерфейс Access
Access имеет характерный для всех приложений Microsoft Windows удобный графический интерфейс, ориентированный на комфортную работу пользователя. Для работы с таблицами базы данных и другими объектами Access предоставляет многочисленные команды меню и контекстно-зависимые панели инструментов. Поскольку интерфейс приложений Microsoft Office унифицирован, пользователю требуется меньше времени на освоение приложения.
Пользователь имеет возможность с помощью мыши можно переносить объекты между различными базами данных. При этом необходимо запустить две задачи Microsoft Access. Возможен перенос таблиц и запросов Access в другие приложения, например, в Microsoft Word и Microsoft Excel.
В Access предусмотрено широкое использование технологии IntelliSense, которая помогает пользователю ориентироваться в выборе необходимых действий и обеспечивает высокую производительность труда пользователя за счет автоматизации выполнения основных функций. Выдача Помощником (Office Assistant) контекстно-зависимой справочной информации помогает принять решение, как лучше выполнить то или иное действие, или найти нужный инструмент в Access.
Справочная система Access 2000 построена на основе HTML и поэтому работа с ней не отличается от работы в программах просмотра Internet. При вызове справки ее окно теперь не заслоняет окно Access, которое автоматически изменяет размер, освобождая пространство для окна справки.
Всплывающие подсказки кратко описывают назначение кнопок панели инструментов при установке курсора мыши на них. Кроме того, предусмотрены более содержательные всплывающие определения. Они появляются при использовании кнопки Контекстная справка (Что это такое?) (What's This?), знак вопроса которой можно переносить на любой элемент в окне. В диалоговых окнах для получения всплывающего определения об их элементах используется кнопка , называемая Справка.
Пользователь может создать всплывающие подсказки для элементов управления форм и отчетов. Выполняется это простым заполнением строки свойств этих элементов управления. Кроме того, могут быть созданы контекстные справки и меню, привязанные к элементам управления форм и отчетов.
Объекты Access
Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Для типовых процессов обработки данных - просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов - в Access имеются средства конструирования форм, запросов, отчетов и страниц. Объекты приложений состоят из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных.
При создании приложений пользователя также используются средства программирования, реализуемые объектами другого типа - макросами и модулями на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA).
Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые, можно настраивать объекты и элементы управления. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий, которые могут обрабатываться макросами или процедурами на VBA.
Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.
Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.
Запросы (Queries) создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. Запрос может формироваться в виде запросов по образцу (QBE) или с помощью инструкции SQL - языка структурированных запросов. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе уже существующих.
Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении.
Отчеты (Reports) предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать.
Страницы (Pages) - Страницы доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.
Макросы (Macros). Макрос является программой, которая содержит описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Каждое действие реализуется макрокомандой. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.
Модули (Modules) содержат процедуры на языке VBA. Могут создаваться процедуры- функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. В Access 2000 для удобства пользователя объекты базы данных могут быть объединены в группы по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов.
В окне базы данных Access 2000 наряду со списком созданных объектов представлены ярлыки (shortcuts), которые предназначены для быстрого запуска мастеров или конструктора создания нового объекта.
Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access: формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты могут размещаться на диске в одном файле формата .mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов БД на диске и эффективность обработки данных. Страницы доступа к данным Access сохраняются в отдельных файлах, в файле БД размещаются только ссылки на них.
Диалоговые средства конструирования объектов
Access предоставляет в распоряжение непрограммирующего пользователя разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.
Для автоматизации создания объектов БД - таблиц, запросов по примеру (Query By Example, QBE), схемы базы данных, и объектов приложения (форм, отчетов, страниц) используются специализированные диалоговые средства, называемые конструктором (Design). Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать и модифицировать объект. Для конструирования макета форм, отчетов и страниц используется панель элементов, которая появляется при вызове конструктора.
Предусмотрено автоматическое конструирование форм, запросов, отчетов, страниц и их элементов с помощью программ-мастеров и команд, начинающихся с приставки "авто".
В Access 2000 для упрощения внесения изменений в объекты базы данных; разработана технология интеллектуальной замены имен объектов в базе данных. При этом автоматически исправляются ошибки, вызванные переименованием таблиц, полей, форм, отчетов, запросов, текстовых блоков или других элементов управления. Реализуется за счет того, что каждый именуемый объект (или элемент) базы данных имеет внутренний уникальный идентификатор, имя является только псевдонимом. При переименованиях изменяется лишь псевдоним и при необходимости корректируются все ссылки на объект из других объектов. Для применения этой технологии следует до создания объектов установить соответствующие параметры в разделе Автозамена имен (Name AutoCorrect) на закладке Общие (General), открываемой через меню Сервис|Параметры (Tools|Options).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Сложность современной технологии баз данных явилась результатом развития в течение нескольких десятилетий способов обработки данных и управления информацией. Подталкиваемая, с одной стороны, нуждами и требованиями менеджмента и ограниченная, с другой стороны, возможностями технологии, обработка данных развивалась от примитивных методов пятидесятых годов к сложным интегрированным системам сегодняшнего дня.
Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.
Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.
Одно из основных назначений СУБД - поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.
Предметной областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты - идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.
В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. В качестве такого объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.
Потребности менеджмента росли параллельно с развитием технологии. Первые системы обработки данных выполняли лишь канцелярскую работу, сокращая количество бумаг. Более современные системы перешли к накоплению и управлению информацией, рассматриваемой сегодня как жизненно важный ресурс компании. Сегодня наиболее важная функция систем управления базами данных - служить основой информационных систем корпоративного управления.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. - М.: Финансы и статистика, 1983. - 320 с.
2. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 1989. - 351 с.
3. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. - 352 с.
4. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных, 6-е изд.: Пер. с англ. - К., М., СПб.: Издательский дом «Вильямс», 2000. - 848 с.
5. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ. -М.: Мир, 1991. - 252 с.
6. Информатика. Базовый курс /Симонович С.В. и др. - СПб: Издательство «Питер», 2000. - 640с.
7. Информатика. Учебное пособие /Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. - Иркутск: ИрГТУ, 1999. - 116с.
8. Информатика. Учебное пособие /Под ред. В.Г. Кирия. - Иркутск: ИрГТУ ,1998 часть 2. - 382с.
9. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. - СПб.: Питер, 2002. - 304 с.
10. Кириллов В.В. Структуризованный язык запросов (SQL). - СПб.: ИТМО, 1994. - 80 с.
11. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 158 с.
12. Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем. - М.: Финансы и статистика, 1984. - 196 с.
13. Хомоненко А.Д. Циганков В.М. Базы данных: Учебник для вузов /Под ред. А.Д. Хомоненко. - М.: Корона, 2000. - 421 с.
Подобные документы
Microsoft Access как система управления базами данных (СУБД), ее предназначение. Организованная структура для хранения данных. Типы данных при работе с Microsoft Access 2003 и Microsoft Access 2007. Проектирование баз данных и построение ER-диаграммы.
контрольная работа [16,3 K], добавлен 10.10.2010Рассмотрение интерактивной реляционной системы управления базами данных Microsoft Access. Графические возможности программы; создание таблиц, запросов, формуляров, отчетов, макросов и модулей. Сравнительная характеристика баз данных Clipper и Access.
курсовая работа [1,1 M], добавлен 22.01.2013Характеристика Microsoft Access как реляционной системы управления базами данных производства корпорации Microsoft. Причины ее популярности и основные версии. Описание ее объектов и характерных особенностей. Основные достоинства и недостатки СУБД Access.
презентация [1,5 M], добавлен 17.02.2014Краткая характеристика и функциональные возможности MS Access. Базы данных и системы управления базами данных. Проектирование в теории и создание на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных "Microsoft Access".
курсовая работа [1,6 M], добавлен 07.03.2015Основные возможности системы управления реляционными базами данных (СУБД) Microsoft Access. Пользовательский интерфейс MS Access 2003. Команды панели инструментов окна БД. Область возможных режимов создания объектов. Создание таблиц в базе данных.
реферат [5,5 M], добавлен 08.11.2010Характеристика программного продукта Microsoft Outlook 2000. Принципы работы с редактором электронных таблиц Microsoft Excel и текстового редактора Microsoft Word. Методические указания при работе с СУБД Access. Анализ системы управления базами данных.
контрольная работа [116,3 K], добавлен 13.11.2010Понятие и сущность базы данных, их классификация и характеристика. Системы управления базами данных. СУБД структуры "сервер-клиент", его суть. Microsoft Access - функционально полная реляционная СУБД. Предназначение СУБД Access, и описание ее работы.
реферат [44,3 K], добавлен 27.02.2009Программные продукты компании Microsoft: Access, Visual FoxPro7.0, dBASE. Возможности интеграции, совместной работы и использования данных. Системы управления базами данных (СУБД), их основные функции и компоненты. Работа с данными в режиме таблицы.
курсовая работа [805,5 K], добавлен 15.12.2010Access как система управления базами данных, типы задач, для решения которых он предназначен. Рекомендации для пользователей, принципы работы с базой данных в Microsoft Access. Приемы ввода данных в режиме таблицы, перемещения по строкам и столбцам.
курс лекций [53,6 K], добавлен 26.05.2010Хранение и обработка данных. Компоненты системы баз данных. Физическая структура данных. Создание таблиц в MS Access. Загрузка данных, запросы к базе данных. Разработка информационной системы с применением системы управления базами данных MS Access.
курсовая работа [694,0 K], добавлен 17.12.2016
