2

СОДЕРЖАНИЕ

• Введение 3
• 1. Роль и значение информационных технологий в современных условиях 6
• 2. Программное обеспечение АРМ 9
• 3. Роль автоматизации при принятии решений 12
• 4. Инфраструктура предприятия: цели, задачи, перспективы развития 15
• Заключение 23
• Список литературы 25

Введение

Современная научно-техническая революция вводит в обиход новое понятие - информационный век. На смену аграрному обществу, основанному на земле и труде, пришло индустриальное общество, основанное на капитале и труде. Капитализированный или высокотехнологический труд стал движущей силой эпохи индустриализации. В настоящее время на смену индустриальному обществу приходит информационное общество, основой которого являются информационные технологии.

Прогресс хозяйственной деятельности, связанный с внедрением информационных технологий, создает не только движение вперед, но и определенные проблемы, связанные с непредвиденными изменениями экономической, социальной и политической сторон жизни общества, в основе которых лежит разрушение существовавших ранее естественных границ международного взаимодействия, обмена информацией, товарами и услугами.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

Таким образом, в современных трактовках информация выступает как совокупность знаний, сведений и связей между ними. Превращение информации в ресурс, наряду с энергетическими, финансовыми и др., позволяет определить ее как непосредственный продукт интеллектуальной деятельности наиболее квалифицированной и творчески активной части населения.

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Данная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: ИНФРА-М, 1998. - 258 с.

Становление качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней - это основа эффективного управления предприятием. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь, также необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач, позволяющие построить информационную систему, построенную на основе модели реально существующих и взаимодействующих бизнес-процессов всех структурных подразделений, а не отдельных групп пользователей.

1. Роль и значение информационных технологий в современных условиях

Информация - это единственный вид ресурсов, который не только не истощается, но и увеличивается, качественно совершенствуется и вместе с тем содействует наиболее рациональному и эффективному использованию всех остальных ресурсов, их сбережению, а в ряде случаев расширению и созданию новых. Информация также обладает свойством самоотражения и способностью экстракции знаний из среды для решения и реализации задач хозяйственной деятельности и управления.

Информация является одним из видов ресурсов, необходимых как для процесса принятия решений, так и для определения стратегических, тактических и оперативных задач. Информационные ресурсы - это интегральное понятие, включающее в себя полную совокупность сведений, формируемых в процессе жизнедеятельности в целом. С другой стороны, информационные ресурсы - это отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, банках данных, других информационных системах).

В деятельности крупных фирм, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение является базой, на которой строится управленческая деятельность. Информацию здесь следует рассматривать как некую совокупность различных сообщений, сведений, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму играют в управлении исключительную роль.

Таким образом, необходимым условием для успешного функционирования любой сложной системы (в т.ч. экономической, технической, военной и т.п.) является нормальное функционирование следующих процессов:

- целенаправленный сбор, первичная обработка и предоставление доступа к информации;

- каналы организации доступа пользователей к собранной информации;

- своевременное получение информации и ее использование для принятия решений.

Основная проблема сбора необходимой информации состоит в том, чтобы обеспечить:

- полноту, адекватность, непротиворечивость и целостность информации;

- минимизацию технологического запаздывания между моментом зарождения информации и тем моментом, когда к информации может начаться доступ.

Обеспечить это можно только современными автоматизированными методиками, базирующимися на основе компьютерных технологий. Крайне важно, чтобы собранная информация была структурирована с учетом потребностей потенциальных пользователей и хранилась в машиночитаемой форме, позволяющей использовать современные технологии доступа и обработки.

Анализируя выше обозначенные понятия, предлагается определить информационный потенциал предприятия как совокупность механизмов организационного взаимодействия, позволяющих на основе систематического анализа внешней и внутренней среды получать необходимый объем информации о текущем состоянии и предполагаемых изменениях и обеспечивать ее целенаправленное движение между структурными подразделениями предприятия.

Поскольку ни один процесс не может функционировать без принятия решений, ни одна система не может выжить, если не сумеет создать высокоэффективного механизма сбора, обработки, передачи и использования информации.

Таким образом, информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается

2. Программное обеспечение АРМ

Если в качестве технической базы (технического обеспечения) автоматизированного рабочего места (АРМ) специалиста вполне можно выбрать типовой компьютер, предлагаемый многими продавцами компьютерной техники, то неправильный выбор программного обеспечения может привести к большим потерям времени, денег и тяжелым психологическим последствиям. Достаточно лишь представить, как при отсутствии преемственности при переходе на новый программный продукт придется заново переучивать весь персонал, заново ввести базу данных, созданную и накопленную в течение нескольких лет и т. д.

Главным назначением АРМ, конечно, является решение задач профессиональной направленности. Однако персональный компьютер непосредственно не может взаимодействовать с программами профессионального назначения, необходима операционная система, с помощью которой все остальные программы-приложения и будут работать. Компьютер и операционная система будут как бы являться вычислительной платформой, на которой базируются все прикладные программы.

Рабочее место нельзя рассматривать узко специализированно - только решение задач складского учета, помимо этого необходимо решать множество задач подготовки деловой документации, ведения архива, текущего обслуживания компьютера и т. п. Эти задачи поможет решить базовое программное обеспечение. Кроме того, в отдельных случаях требуются средства для разработки собственных программ-приложений (инструментальных средств). Поэтому в общей совокупности программное обеспечение АРМ специалиста представляет собой достаточно большой комплекс программ, который укрупненно можно на следующие группы и подгруппы.

- Операционные системы и оболочки.

- Инструментальные средства.

- Прикладное программное обеспечение, которое подразделяется, в свою очередь, на общесистемное и проблемно-ориентированное обеспечение

Операционные системы подразделяются на однопользовательские (преимущественно для домашнего использования) и многопользовательские, предназначенные для работы компьютера в офисной сети. Поэтому выбор ОС для АРМ специалиста не представляет особого труда: это должна быть современная система, совместимая с ОС сервера предприятия, а именно, операционная система Microsoft Windows XP (рис.2).

Windows XP имеет высокий уровень защиты, она облегчает администратору сети управление защитой, в частности, он может контролировать круг пользователей, имеющих права доступа к сетевым ресурсам: файлам, каталогам, принтерам, программам-приложениям и т.д. Причем правами на каждый ресурс и правами для каждого пользователя можно управлять централизованно. Учетные записи пользователей хранятся централизованно (на сервере) в зашифрованном виде, что препятствует обнаружению пароля каждого пользователя как при его передаче в сети, так и при попытке несанкционированного просмотра параметров регистрации.

Рис.2. Графический интерфейс пользователя Windows XP.

Немаловажным является тот факт, под эту операционную систему можно установить множество прикладных программных продуктов, в том числе Microsoft Office XP (включающий Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Power Point, Microsoft Outlook Express).

Из инструментальных средств представлены: программа архивирования данных WinRar 3,0, программа защиты от вирусов Kaspersky Antivirus, программа в себе функции факс-аппарата, автоответчика и АОНа на компьютере VentaFax, программа сканирования документов Abbyy Fine Reader 6,0, PageMaker.

Все программы специального программного обеспечения конкретной АСУ должны быть совместимы как между собой, так и с ее общим программным обеспечением.

Программное обеспечение объекта

3. Роль автоматизации при принятии решений

Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы. Сложность выбора заключается в особенностях отечественного делопроизводства.

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла -- от создания до списания в архив.

В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:

— большое количество документов;

— большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);

— сложные схемы согласования документов;

— территориальная распределенность подразделений;

— отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

— поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.

Использование в организациях технологии "бумажного" делопроизводства имеет ряд недостатков Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне-цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли-хачев. -- М.: Экономика, 1991, 271 с..

Так, например, пересылка документов занимает много времени, хранение бумажных документов достаточно дорого. Поиск бумажных документов затруднен (особенно при децентрализованном хранении), отсутствуют механизмы управления движением бумажных документов, усложнен контроль за исполнением документов, трудно отследить и проконтролировать все изменения. В целом, при "бумажном" делопроизводстве велики потери от неэффективной организации деловых процессов, связанных с документами.

Среди типичных проблем частично автоматизированного делопроизводства (" файлового" делопроизводства) необходимо отметить сложность поиска электронных документов, наличие множества копий и версий одного документа, сложность внедрения регламентных процедур работы с электронными документами. Кроме того, существует риск утраты файлов документов, и возникают сложности в разграничении доступа к документам.

Все ранее изложенное позволяет сделать вывод о том, что "бумажное" делопроизводство неэффективно и не отвечает современным требованиям управления предприятием, а "файловое" делопроизводство порождает дополнительные проблемы. Следовательно, необходима целостная автоматизированная технология делопроизводства, которая бы обеспечивала ведение централизованной базы документов, поддерживала автоматизированные процедуры документирования, организации работы с документами и ведения корпоративного архива электронных документов.

Компонентами безбумажного делопроизводства являются система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов, позволяющая создать единую унифицированную среду работы различных категорий персонала с документами; средства электронной цифровой подписи и шифрования для подтверждения авторства, защиты целостности электронных документов и придания юридической силы электронным документам, а также нормативно-методические документы, которые регламентируют использование системы, обеспечивают правомерность операций с электронными документами и способствуют введению обязательности использования персоналом новой технологии Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 1998. - С. 134.

Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства позволяют построить систему автоматизации, решающую задачи в широком диапазоне, -- от автоматизации учета бумажных документов до систем безбумажного делопроизводства.

Эффективным является эволюционный подход к автоматизации делопроизводства, который предусматривает на первом этапе учет бумажных документов (в специализированных подразделениях) и организацию корпоративного хранилища (архива) электронных документов. В рамках развития системы автоматизации делопроизводства масштаб внедрения расширяется до уровня организации в целом и в дальнейшем обеспечивается переход к преимущественно безбумажному делопроизводству.

Переход к преимущественно безбумажному делопроизводству дает возможность наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде, получить целостную картину исполнения документов и поручений по всем уровням управления, проводить согласование документов в электронной форме, контролировать все операции с электронным документом и внедрить единые процедуры безопасности Малитиков А.С., Сольский Д.М. Руководство по делопроизводству. -- М., 2000. - С. 69.

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения, либо задачи с большим объемом вычислений или чисто механического труда.

Оснащение специалистов АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность и при этом повесить скорость обработки экономической информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.

Существенным недостатком неавтоматизированных информационных систем является обособленность сбора, обработки и использования информации. Причем как отдельные работники, так и подразделения предприятия в целом не имеют доступа к “чужой” базе данных, при необходимости собирая требуемую им информацию самостоятельно.

Одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого сотрудника, относящегося к любому подразделению предприятия, информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных предприятия, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из сотрудников. Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию предприятия, т.е. создание компьютеризированной системы управления предприятием в целом, в которой подсистемы должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.

Так как автоматизированная система затрагивает организацию процессов делопроизводства, необходимо тесное сотрудничество представителей служб делопроизводства и информационных технологий при внедрении систем. И что немаловажно -- необходима поддержка проекта высшим руководством организации или предприятия.

Наличие хорошо отлаженного механизма электронного документооборота на предприятии повышает эффективность его работы и укрепляет конкурентоспособность на рынке Компьютерные технологии обработки информации./Под ред. Назарова С.И. - М.: Финансы и статистика, 1996. - С. 79.

4. Инфраструктура предприятия: цели, задачи, перспективы развития

«Информация», «знания», «поддержка принятия решений» становятся ключевыми понятиями современного менеджмента. Сегодня ни одно крупное предприятие или организация немыслима без информационной системы.

Затраты на создание, сопровождение и развитие информационных систем постоянно возрастают, требования пользователей постоянно меняются, информационные технологии развиваются с такой скоростью, что руководителю ИТ - отдела становится все труднее и труднее принимать решения о выборе аппаратной платформы, операционных систем, СУБД, средств разработки, администрирования и прикладного программного обеспечения. Ситуация усугубляется еще и тем, что современная информационная система состоит из большого количества отдельных подсистем, реализованных на различных программных и аппаратных платформах.

· Как не утонуть в бурном море информационных технологий?

· Как защитить текущие инвестиции?

· Как уменьшить стоимость владения и обеспечить развитие информационной системы?

Основой решения указанных проблем является комплексный стратегический взгляд на развитие интегрированной информационной системы, базирующийся на ее архитектуре, раскрывающей основные принципы построения и функционирования системы, ее главные компоненты и способы взаимодействия. Именно, архитектура определяет стратегию развития информационной системы в целом и ее отдельных компонент.

Информационные технологии - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение (транспортировку) и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.

Информационные технологии организации служат стратегическим целям бизнеса, используются для управления деятельностью структур и объектов, финансовыми, информационными, материальными потоками, рабочими местами и коллективами людей.

Современная информационная технология управления фирмой является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией в информационной системе экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое связано с основной функцией любого предприятия - выпуском готовой продукции с целью получения экономических результатов от реализации этой продукции.

С каждым годом усиливается влияние коммуникации в информационных технологиях. Основная доля разработок в ИТ на протяжении всего периода компьютеризации принадлежала именно этому направлению. Трудно переоценить значение наработок в данной сфере. Они триумфально вошли в повседневную жизнь и стали её неотъемлемой частью.

Если ещё несколько лет назад компьютер представлял собой самодостаточный инструмент для решения тех или иных задач, то сейчас он скорее часть мощного инструмента, строящегося на основании связанных между собой таких же вычислительных машин. Среди задач, предназначенных для решения средствами ИТ, всё чаще встречаются те, которые требуют именно этого подхода.

Многие бизнес-процессы предприятия, включая процессы принятия решений, можно сделать более производительным, если использовать информационную технологию. Качественная информация, т.е. релевантная, точная и своевременная информация, естественно, является необходимым условием для принятия качественного решения. Информационная техника может прямым образом улучшить бизнес-процессы и процессы принятия решений на предприятии, позволяя менеджерам и руководству использовать больший объем информации и устраняя некоторые наиболее трудоемкие операции при принятии управленческих решений.

Современное человеческое общество живет в период, характеризующийся небывалым увеличением информационных потоков Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности торговле, финансово-банковской сфере. В промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов технологического оборудования, расширением внешних и внутренних связей экономических объектов. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность. Роль информации в общественной жизни существенно меняется. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Создание индустрии информатики и превращение информационного продукта в товар приводит к глубинным социальным изменениям в обществе, трансформируя его из индустриального в информационное. Информация охватывает все стороны жизни общества - от материального производства до социальной сферы. Качественно новое обслуживание информационных процессов человеческой деятельности связано с использованием современной персональной электронно-вычислительной техники, систем телекоммуникаций, созданием сетей ЭВМ. В связи с этим общество на уровне государства должно решить ряд проблем информатизации.

В последнее время в России отмечается все более возрастающий интерес к такому явлению, как аутсорсинг, то есть предоставления управления частью инфраструктуры компании внешнему подрядчику. Как правило, на аутсорсинг отдается непрофильная часть бизнеса. Выгоды аутсорсинга очевидны: компания-заказчик услуг аутсорсинга фокусируется на профильной деятельности, минимальные затраты на собственных специалистов - поскольку нет необходимости в их поиске, обучении и мотивации; «горячий резерв» специалистов, и, возможно, - оборудования. Немаловажным фактором является также и коллективный опыт аутсорсера в области предоставляемых услуг. Таким образом, технико-экономическое обоснование идеи аутсорсинга может выглядеть весьма и весьма привлекательно.

Если говорить об аутсорсинге ИТ-услуг, то типичный портрет его потребителя составить практически невозможно, поскольку потребителем аутсорсинга ИТ является множество организаций самого разного масштаба: от небольших торгово-транспортных фирм до промышленных гигантов. Объединяет их одно: отсутствие ИТ как профиля деятельности. Аналогично, сложно нарисовать портрет типичной компании по предоставлению услуг аутсорсинга: на сегодняшний день на рынке представлено большое количество как небольших компаний, так и крупных фирм, предоставляющих своим клиентам максимум возможных услуг.

Каждая компания проходит в своем развитии определенные этапы - от возникновения и выхода на рынок до глобализации. На каждом из этих этапов возможна своя мотивация заключения аутсорсинговых договоров. Например, небольшой компании нерентабельна закупка высокопроизводительного сервера, необходимого для функционирования бизнес-приложений и наймом квалифицированного специалиста; компанию среднего сегмента может заинтересовать, например, предоставление определенных услуг соответствующего качества; крупную компанию возможно заинтересует идея передачи своей ИТ-структуры в руки высококвалифицированных специалистов, что позволит более полно сконцентрироваться на достижении бизнес-целей и реализации стратегических планов развития.

Как и в любой другой деятельности, связанной с обеспечением основного бизнеса, в аутсорсинге ИТ-услуг присутствуют свои специфические риски. Таковыми являются:

· Риски, связанные с утечкой информации

· Риски, связанные с высокой критичностью для бизнеса тех или иных функций

· Риски, связанные с некомпетентностью аутсорсера в области работы компании-заказчика

· Риски, связанные с моментом прекращения договорных отношений между поставщиком и потребителем услуги аутсорсинга

· Риски, связанные с возможной неудовлетворенность качеством ИТ-аутсорсинга, и, как следствие - с недостаточной гибкостью поставщика услуг

Следует отметить, что при реализации любого проекта, так или иначе связанного с аутсорсингом, все перечисленные риски действительно присутствуют. Однако при правильном подходе к аутсорсингу существует довольно высокая вероятность нейтрализации каждой из групп рисков. Например, обеспечение эффективной многоуровневой защиты бизнес-информации зачастую воспринимается сотрудниками внутренней службы ИТ негативно: «у нас и так все прекрасно работает». В то же время, для аутсорсера предоставление услуг по защите информации регламентируется соответствующими (порой довольно жесткими) договорными отношениями. Иными словами, поставщик услуг аутсорсинга несет гораздо большую ответственность за утечку информации, чем внутренний отдел ИТ. При этом сотрудники аутсорсера, имеющие в силу возникающих обстоятельств доступ к информации клиента, несут перед сводим работодателем значительно более высокую ответственность за сохранность данной информации. Кроме того, компания-аутсорсер, как правило, обладает значительно более высокой компетенцией в различных сферах, в том числе и в сфере обеспечения безопасности.

Следует отметить, что эффективность услуги аутсорсинга зависит не только от поставщика услуги, но и от ее потребителя. Наличие грамотно построенной инфраструктуры ИТ, как у поставщика, так и потребителя услуг аутсорсинга, хорошо поставленные процессы управления ИТ являются залогом того, что услуги аутсорсинга будут предоставляться с заданным уровнем качества и с минимальными рисками для бизнеса. Например, если у организации-заказчика существуют регламенты и процедуры взаимодействия между подразделениями, имеются процедуры для основных бизнес-действий, то услуги аутсорсинга ИТ с большой вероятностью окажутся более рентабельными за счет снижения времени интеграции поставщика услуг аутсорсинга в структуру заказчика. Хорошим тоном привлечения аутсорсинговых услуг считается перед заключением договора на аутсорсинг проведение аудита заказчика (как правило, проводится той же компанией, что и предоставляет услугу аутсорсинга) с последующим изменением (по необходимости) бизнес-процессов и регламентов, или внедрения таковых, в случае их отсутствия

Отдельно стоит рассмотреть вариант, когда инфраструктура ИТ заказчика услуг аутсорсинга либо отсутствует вообще, либо является формальностью. В этом случае, безусловно, риски аутсорсинга будут несколько выше, чем в случае «правильной» инфраструктуры ИТ. Однако, это не означает, что выхода нет: можно отдать на аутсорсинг и ИТ-функцию с неформализованной инфраструктурой, самое главное, в целях дальнейшего снижения рисков аутсорсинга и увеличения управляемости функции ИТ, необходимо сразу же наметить шаги по внедрению подобной инфраструктуры. Например, в последнее время набирает популярность вариант, когда услуги аутсорсинга предоставляются одновременно с услугами консалтинга.

Еще один способ снижения рисков заказчика аутсорсинга ИТ - наличие четкого договора с поставщиком ИТ-аутсорсинга. В этом документе должны быть декларированы согласованные уровни сервиса, который поставщик услуг аутсорсинга предоставляет заказчику; для каждой из предоставляемых услуг должны быть описаны четкие и ясные критерии оценки уровня предоставления услуг, времени устранения сбоев и ответственность сторон. Наличие подобных соглашений говорит как о высоком уровне зрелости как заказчика, так и поставщика услуг аутсорсинга ИТ. Рассмотрим этот процесс подробнее.

Перед построением соглашений между бизнесом и ИТ необходимо провести оценку реальной стоимости той или иной услуги и оценить степень ее влияния на бизнес.

Оценка того, сколько реально стоит та или иная услуга - задача финансового менеджмента. При оценке учитывается масса факторов: от затрат на оборудование до выплат обслуживающему персоналу и затрат на аренду.

Оценка влияния той или иной услуги ИТ на бизнес - достаточно сложная задача, поскольку требует хорошего понимания как специфики конкретного бизнеса, так и возможностей инфраструктуры ИТ по предоставлению услуг.

Следующим шагом при подготовке соглашений будет являться декларация гарантированного уровня сервиса, который бизнес требует от ИТ. По сути, это обозначает, что бизнес и ИТ принимают на себя взаимные обязательства: ИТ предоставляет качественный сервис с заданным уровнем, бизнес поддерживает ИТ инвестициями. При этом уровень сервиса декларируется максимально конкретно, с конкретными последствиями в случае невыполнения обязательств. Например, может декларироваться время реакции на те или иные события, которые могут привести к нарушениям бизнес-процессов профильной деятельности предприятия и максимальное время устранения подобных инцидентов, а также ответственность ИТ за сбои.

Заключение

Итак, современного делового человека уже невозможно представить без связи с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, сведениями оптовой и розничной торговле и торговых домах, без создания банка данных о рынке товаров и услуг, без взаимодействия с центрами справочной информации, электронной почты и т.п.

Естественно, что с таким объемом сведений нереально справиться без компьютерной техники. Благодаря высокопроизводительным компьютерным системам современные информационно- вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков администраторов - практически ко всем, кто занят в информационных службах.

Темпы внедрения новых технологий в компьютерной отрасли вызывают изумление. Компании, конкурирующие за рынки и прибыли, стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах, программном обеспечении и парадигмах вычислений, стимулирующих развитие всей технологии управления информацией.

Переход к автоматизированному методу делопроизводству дает возможность:

- наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде;

- получить целостную картину поступления и составления документов;

- проводить согласование документов в электронной форме;

- контролировать все операции, связанные с организацией документооборота;

- повысить эффективность и качество управления, так как минимальная трудоемкость при организации работы с документами позволяет работникам структурного подразделения рационально планировать свою деятельность.

Компьютерные информационные технологии - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение (транспортировку) и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.

Практически любая деятельность современного делового человека связана с обработкой информации. И тот, кто может качественно обработать существенный объем информации за наименьшее время, имеет наибольшие гарантии на успех. Вот почему проблема создания различных вспомогательных средств и методов оперирования со всевозможной информацией становится все насущнее.

Список литературы

1. Банк В.С., Зверев В.С. Информационные технологии в экономике, -2003

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М.: Экономистъ, 2004

3. Герчикова Р.Н. Менеджмент. М.: Банки и биржи, 2000.

4. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 2001

5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 1991, 271 с.

6. Докучаев А.А., Мошенский С.А., Назаров О.В. Средства информатики в офисе торговой фирмы. Средства компьютерных коммуникаций. - СП б, ТЭИ, 1996. - 32с.

7. Климова Р.Н., Сорокина М.В., Хахаев И.А., Мошенский С.А. Информатика торговой фирмы / Учебное пособие. Для студентов всех специальностей всех форм обучения. - СП б.: СПбТЭИ, 1998. - 32с.

8. Компьютерные технологии обработки информации./Под ред. Назарова С.И. - М.: Финансы и статистика, 1996.

9. Максимцов М.М, Игнатьева А.В., Менеджмент, М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.

10. Марысаев В.Б. Персональный компьютер: Иллюстрированный справочник. - Москва, 1999.

11. Основы менеджмента. Пер. с англ. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф.М.: «Дело», 1992.

12. Фридланд А. Информатика - толковый словарь основных терминов. - Москва, Приор, 1998.

13. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 1998.