Главная Коллекция "Otherreferats" Программирование, компьютеры и кибернетика Автоматизація обліку касових операцій

Автоматизація обліку касових операцій

Поняття та техніко-економічна сутність задачі "Облік наявності руху грошей у касі", її мета та призначення, обґрунтування доцільності її розв’язання. Зв'язки даної задачі з іншими задачами або системами. Опис алгоритму виконання задачі в MS Access.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид курсовая работа
Язык украинский
Дата добавления 24.02.2009
Размер файла 735,5 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

13

1. Характеристика задачі

1.1 Мета, призначення, техніко-економічна сутність задачі й обґрунтування доцільності її розв'язання

Задача “Облік наявності руху грошей у касі” призначена для отримання інформації про фактичний рух коштів у касі підприємства.

Мета розв'язання задачі - своєчасне отримання документів, що засвідчують фактичний стан реєстру ордерів у будь який момент часу, а також операції надходження-вибуття грошових коштів, які були проведені у зазначений термін.

Задача виникає у тому разі, коли клієнт або уповноважена особа підприємства хоче побачити, які операції відбувалися по касі за деякий період. При цьому необхідно видати паперовий документ, якій є офіційним підтвердженням проведених операцій. Тому така задача повинна бути автоматизована на підприємстві.

1.2 Перелік об'єктів, при управління якими розв'язують задачу

Ця задача вирішується при керуванні такими об'єктами:

- АРМ касира;

- АРМ оператора;

- АРМ контролера;

- Каса.

1.3 Використання вихідної інформації, періодичність розв'язання та організація по строках видачі вихідної інформації

Інформація, що виникає на виході розв'язання задачі, використовується таким чином: друкується два примірники реєстрів ордерів по касі. Один із них видається клієнту, а другий залишається на підприємстві як архівний документ.

Термін розв'язання встановлюється вимогами клієнта або уповноважених осіб підприємства, тобто ця задача не має певного терміну виконання, а виконується за запитом.

Видача інформації здійснюється негайно після її отримання на виході задачі.

1.4 Вимоги до організації збору і передачі в обробку вхідної інформації, до порядку її контролю й коригування

Інформація, що надходить на вхід задачі формується у результаті розв'язання інших задач автоматизованої системи підприємства. Усі дані про рух коштів по касі вводяться у результаті вирішення задачі “Виконання розрахункових операцій”. Тому не потрібно ніяких додаткових заходів щодо збору та передачі в обробку вхідної інформації.

Єдине, що треба ввести на вході задачі - це період, за який треба видати реєстр касових ордерів. Контроль за правильністю вводу цієї інформації лежить на технічних та програмних засобах, які відслідковують, щоб дати вводилися формально правильно. Для контролю логіки вводу дат можна також скористатися автоматизованими засобами, наприклад зробити запити, які вводять діапазон дат на основі словесного опису.

Варіантами таких описів можуть бути такі фрази:

- За поточний день;

- За поточний тиждень;

- За поточний місяць;

- За останні 3 дні;

- За останні 5 днів;

- За останні 10 днів;

- За весь час.

1.5 Умови, за яких припиняється розв'язання задачі автоматизованим способом

Умови, за яких припиняється виконання задачі:

· відсутня необхідна інформація з розв'язування задачі;

· у загальносистемній базі даних виявлені недостовірні дані із задач, що сумісні з даною задачею;

· виявлені порушення у базі даних унаслідок несанкціонованого доступу;

· вийшло з ладу енергопостачання ЕОМ;

· вийшло з ладу обладнання, в якому зберігались необхідні дані для розв'язування задачі тощо.

1.6 Зв'язки даної задачі з іншими задачами або системами

Функціональна схема задачі має такий вигляд:

Задача отримує дані з файлу OPER, в якому зберігається інформація про всі операції по касі, які були проведені підприємством за певний час. Касир уводить номер ордеру та період, за який треба відібрати інформацію. На виході маємо касовий ордер, чи реєстр касових ордерів у вигляді документу, що видається клієнту (співробітнику підприємства) на руки.

1.7 Розподіл функцій між персоналом і технічними засобами у різних ситуаціях розв'язання задачі

При розв'язанні задачі розподіл дій між персоналом і технічними засобами за різних ситуацій такий:

Функціями касира є:

· введення й контроль правильності первинних даних;

· складання, перевірка й підписування первинних документів;

· друкування вихідних результатних документів, контроль і підписування їх;

· ведення баз даних (додавання, вилучення, коригування записів у базі даних;

· пошук даних

Функціями технічних засобів є:

· ведення бази даних відповідно до команд СУБД;

· обробка даних і друкування вихідної інформації відповідно до прикладних програм;

· виведення повідомлень про системні та інші помилки (збої) на екран дисплея.

2. Вихідна інформація

Перелік та опис вихідних повідомлень наведено у таблиці 1:

Таблиця 1

№

п/п

Найменування вихідного повідомлення

Ідентифі-катор

Форма подання

Періодичність видання

Строки видачі

Одержувач інформації

1

Реєстр касових ордерів

REC

Документ

За запитом

У момент запиту

Клієнт,

Архів підприємства

Перелік та опис структурних одиниць інформації вихідних повідомлень задачі, які мають самостійне смислове значення, наведено в таблиці 2.

Таблиця 2

№

п/п

Структурна одиниця

Ідентифікатор вихідного повідомлення, який містить структурну одиницю інформації

Вимоги до точності та надійності обчислення

1

Номер документа

REC

2

Дата документа

REC

3

Дата операції

REC

4

Тип операції

REC

5

Сума операції

REC

0,01

6

Поточна сума

REC

0,01

3. Вхідна інформація

Вхідна інформація для розв'язання задачі - первинні документи, файли з довідкової бази даних. Перелік і опис вхідних повідомлень для розв'язання задачі наведено в таблиці 3.

Таблиця 3

№

п/п

Вхідне повідомлення

Ідентифікатор

Форма подання

Термін і частота надходження

Джерело

1

Дата початку періоду

DAT1

Поле

При введенні

Клієнт

2

Дата кінця періоду

DAT2

Поле

При введенні

Клієнт

3

Номер ордеру

NR

Поле

При введенні

Клієнт

4

Список операцій

OPER

Файл

По запиту

БД

Перелік та опис структурних одиниць інформації вхідних повідомлень задачі наведено в таблиці 4.

Таблиця 4

№

п/п

Структурна одиниця

Необхідна точність числового значення

Джерело інформації

Ідентифікатор джерела інформації

1

Дата початку періоду

Поле вводу

DAT1

2

Дата кінця періоду

Поле вводу

DAT2

3

Номер ордеру

Поле вводу

NR

4

Дата операції

Файл БД

OPER

5

Тип операції

Файл БД

OPER

6

Сума операції

0,01

Файл БД

OPER
4. Опис алгоритму

4.1 Математичний опис задачі

Усі записи, що потрібні для вирішення задачі, зберігаються у одному файлі БД під назвою OPER. Кожна запис цього файлу - це окрема операція, яка відбулася з певним ордером. Кожна операція має певну суму, яку ми позначимо як S.

Сума, яка стосується певного ордеру та певної дати (або періоду) позначимо як Shr - де h - це позначення періоду, r - позначення ордеру.

Операції бувають двох видів: прибуткові та видаткові. Позначимо індексами пр та вид тип операції. Тоді сума може мати вигляд:

або

Щоб визначити залишок по касі, треба використати таку формулу:

(1)

де Shr, Shrj, Shri - відповідно залишок, надходження та витрати коштів за h-ий період за r-им ордером згідно з j-им прибутковим чи i-им видатковим документом.

4.2 Структурно-логічна схема алгоритму

5. Реалізація у середовищі MS ACCESS

5.1 Таблиці та запити

Для зберігання вхідних даних задачі створено такі таблиці:

Назва таблиці

Призначення таблиці

Власники

ПІБ., адреси та телефони клієнтів

Довідник валют

Код та назва валюти

Операції

Операції, які проводилися на підприємстві за період

Ордери

Коди та номери ордерів, залишкова сума

Структури таблиць:

Власники

Назва поля

Тип

Довжина

Опис

Власник

Лічильник

4

Код власника коштів

ПІБ.

Текстовий

40

ПІБ власника коштів

Адреса

Текстовий

80

Адреса власника коштів

Телефон

Текстовий

30

Телефон власника коштів

Довідник валют

Назва поля

Тип

Довжина

Опис

Валюта

Лічильник

4

Код валюти

Назва

Текстовий

30

Назва валюти

Операції

Назва поля

Тип

Довжина

Опис

Операція

Лічильник

4

Код операції

Номер

Текстовий

15

Номер операції

Дата

Дата

8

Дата операції

Тип

Числовий

4

Тип операції

Ордер

Числовий

4

Ордер операції

Сума

Числовий

8

Сума операції

Рахунки

Назва поля

Тип

Довжина

Опис

Ордер

Лічильник

4

Код ордеру

Номер

Текстовий

20

Номер ордеру

Валюта

Числовий

4

Валюта ордеру

Власник

Числовий

4

Власник коштів

Сума

Числовий

8

Залишкова сума по касі

Стан

Логічний

1

Стан підзвіту за касою

Таблиці бази даних мають таку схему даних:

5.2 Форми

Робота по отриманню реєстру касових ордерів проходить у формі «Реєстр», яка має такий вигляд:

Після введення дат і номера ордеру, треба натиснути кнопку “Отримати реєстр” і у вікні з'являться операції, які задовольняють умовам пошуку.

У полі з написом “Залишок по касі” з'явиться сума, яка підрахована по формулі (1) із розділу “Математичний опис задачі”.

5.3 Звіти

Після отримання результатів на екрані можна натиснути кнопку “Надрукувати” і отримати результат для друку. Це виконується звіт “Реєстр касових ордерів”.

Висновки

Комп'ютеризація підприємств супроводжується удосконалюванням технології операцій і підвищенням рівня керованості. Сучасні інформаційні технології дозволяють координувати діяльність підрозділів підприємств, розширити зв'язок між підприємствами, діяти одночасно на товарних і фінансових ринках ряду країн. Нові можливості автоматизації операцій робочих місць фахівців, інформаційних технологій випуску товарів, робіт, послуг дозволяють комплексно вирішувати проблеми аналізу діяльності підприємств, розробки і створення регіональних, міжрегіональних і міжнародних систем. Цьому сприяє інтенсивний розвиток систем електронної обробки і передачі даних.

Автоматизація діяльності підприємств дозволяє здійснити перехід до безпаперової технології, до переваг якої зокрема відносяться:

· практично миттєве пересилання даних;

· унікальність збереження даних, а отже і підвищення їхньої вірогідності і надійності;

· поліпшена захищеність;

· різке зниження трудомісткості обробки документів.

У сучасній системі знань про бухгалтерський облік і про ІС термін "інформаційна система обліку" розуміється розширенно - як коло різноманітних ІС, що забезпечують обліковим працівникам ефективне прийняття рішень щодо розвитку керованого об'єкта. При цьому ІСО за замовчуванням розуміється як комп'ютерізована система.

Фінансово-управлінські системи значно більш гнучкі в адаптації до нестатків конкретного підприємства. Часто пропонуються "конструктори", за допомогою яких можна практично цілком перекроїти вихідну систему, самостійно, чи за допомогою постачальника встановивши зв'язки між таблицями баз даних чи окремими модулями.

Незважаючи на те, що загальна конфігурація систем може бути досить складні, практично усі фінансово-управлінські системи здатні працювати на персональних комп'ютерах у звичайних мережах передачі даних Novell Netware чи Wіndows NT. Вони спираються на технологію виділеного сервера бази даних (fіle server), що характеризується високим завантаженням мережних каналів для передачі даних між сервером і робочими станціями. Тільки окремі з пропонованих на Україні систем такого класу були розроблені для промислових баз даних (Oracle, SYBASE, Progress, Іnformіx, SQL Server). В основному використовувалися більш прості засоби розробки Clіpper, FoxPro, dBase, Paradox, що починають давати збої на складних конфігураціях мережі і при збільшенні обсягів оброблюваних даних.

Література

1. Рогач І.Ф., Сендзюк М.А., Антонюк В.А., Денісова О.О. Інформаційні системи в фінансово-кредитних установах. - Київ, КНЕУ, 2001. - 324 с.

2. Ситник В.Ф. та ін. Основи інформаційних систем - К.:КНЕУ, 2001

3. Береза А.М. Основи створення інформаційних систем - К.:КНЕУ, 2001

4. Информационные системы в экономике. Под редакцией профессора В.В. Дика - М.:Финансы и статистика, 1996

5. Смирнова Г.Н, Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем - М.:Финансы и статистика, 2003

6. Джон Вейскас. Эффективная работа с ACCESS 7.0. - Спб.: Питер, 1997


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены