Комп’ютеризація бухгалтерського обліку за допомогою «1С: Бухгалтерія 7.7»

2

Міністерство аграрної політики України

Подільський державний аграрно-технічний університет

Інститут бізнесу і фінансів

Кафедра інформаційних технологій

Контрольна робота

з дисципліни: «Інформатизаційні системи і технології»

м. Кам'янець-Подільський

2007 р.

План

1. Комп'ютеризація бухгалтерського обліку за допомогою

«1С: Бухгалтерія 7.7»

2. Константи, довідники. План рахунків

3. Робота з конфігуратором

Список використаної літератури

1. Комп'ютеризація бухгалтерського обліку за допомогою «1С: Бухгалтерія 7.7»

Набір програм "1С: Предприятие 7.7" є універсальною програмою автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку. Програма "1С: Предприятие 7.7" має компонентну структуру.

"1С: Бухгалтерия 7.7" є складовою частиною системи програмі "1С: Предприятие 7.7" - її компонентою. Всього існує три основні компоненти:

"1С: Бухгалтерия 7.7";

" 1С: Оперативный учет 7.7";

"1С:Расчет7.7".

"1С: Бухгалтерия 7.7" - це програма для ведення бухгалтерського обліку, що може застосовуватись на підприємствах різних форм власності та видів діяльності. Класифікаційні ознаки, програми наведені в табл. 1.1.

Таблиця 1.1. Ознаки програми "1С: Бухгалтерия 7.7" та їх характеристика

В програмі також реалізовані можливості ведення на одному робочому місці бухгалтерського обліку декількох підприємств, ведення обліку паралельно в декількох робочих планах рахунків, багатовимірного та багаторівневого аналітичного обліку, кількісного та валютного обліку.

Програма має однокористувацьку і мережеву версії. Для користувачів програми є декілька режимів роботи, набір яких різний залежно від версії програми (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Режими роботи в програмі '1С: Бухгалтерия 7.7"

Зауважимо, що під терміном конфігурація розуміють структуру облікових даних, що встановлюється на комп'ютер при створенні нової інформаційної бази (План рахунків, довідники аналітичного обліку, форми документів). В програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" конфігурація складається з трьох взаємопов'язаних складових частин:

§ структури метаданих;

§ набору інтерфейсів користувачів;

§ набору прав.

Всі дії бухгалтера при роботі з програмою здійснюються в робочому вікні. Верхній, рядок робочого вікна відведений під заголовок програми із зазначенням режиму запуску.

Головне меню програми (другий рядок робочого вікна) містить перелік пунктів меню. Кожний пункт головного меню - це назва групи режимів або функцій програми. Програма має багаторівневе меню, пункти в якому об'єднані в групи та підгрупи з двома, трьома і більше рівнями вкладеності. Маніпулювання клавішами зі стрілками призведе до переміщення курсору від одного пункту меню до іншого. Вибір необхідного пункту здійснюється натисканням клавіші Enter або подвійним натиском лівої кнопки миші.

В деяких випадках частина пунктів меню може бути недоступною користувачеві. Причиною цього може бути або недоцільність функції в цей момент роботи, або заборона пункту меню для конкретного користувача адміністратором програми.

Третій рядок вікна програми містить інструментальну панель, де містяться екранні піктограми, кожна з яких виконує відповідну, пов'язану з нею функцію.

В нижній частині вікна розташований рядок, що містить два поля: ліворуч знаходиться ситуаційна підказка, що коротко пояснює, які дії можуть або повинні бути виконані в даній ситуації; праворуч - вказується встановлений обліковий період, в якому ведеться робота і за який розраховуються підсумки.

Налагодження програми складається з двох частин: налагодження облікових параметрів та налагодження інтерфейсу. До облікових параметрів програми належать:

§ структура Плану рахунків (кількість рахунків, довжина та вид подання шифрів рахунків, розміри полів для введення назв рахунків, рівні аналітичного обліку);

§ структура довідників аналітичних об'єктів (їх кількість, реквізити, порядок кодування);

§ перелік валют, їх курси;

§ структура та порядок заповнення журналів програми: загальних журналів операцій і проводок та журналів з різних ділянок обліку;

§ налагодження документів, які будуть використовуватись для автоматизації облікових процедур;

§ опис необхідних констант та їх властивостей (кількість констант, ідентифікатор, тип значення).

2. Константи, довідники. План рахунків

Константи - постійні (умовно-постійні) величини, що зберігають інформацію, яка не змінюється або змінюється досить рідко, наприклад, назва підприємства, його поштова адреса тощо.

За впливом значень констант на дії, що виконуються програмою константи умовно можна поділити на чотири групи:

1. константи, значення яких впливають на формування проводок
(наприклад, метод списання запасів);

2. константи, значеннями яких за замовчуванням заповнюються рядки документів або значення яких використовуються як аналітика в проводках (наприклад, назва підприємства);

3. константи-перемикачі (наприклад, «Да/Нет»),

4. службові константи, що визначаються розробниками і не редагуються користувачами, за винятком «Дата запрета редактирования», що дозволяє: заборонити доступ до "закритих" періодів.

Налагодження інтерфейсу полягає в налагодженні зовнішнього вигляду програми та встановленні параметрів, що забезпечують зручну роботу користувача з програмою, а саме:

§ панелі інструментів;

§ меню програми;

§ представлення чисел, колір шрифтів тощо.

Більшість параметрів можна змінювати при безпосередній роботі користувача в режимі "1С: Предприятие 7.7". Для цього необхідно виконати дії:

"Сервис"-"Параметры" або «Панели инструментов».

Решта параметрів визначаються в режимі запуску програми «Конфигуратор".

Перед введенням будь-яких господарських операцій визначається План рахунків, за яким буде вестись бухгалтерський облік. План рахунків - програма бухгалтерських рахунків, що передбачає їх кількість, групування і цифрове позначення залежно від об'єктів і мети обліку. Програма рахунків залежить від облікової політики підприємства. Саме шляхом налагодження Плану рахунків організовується потрібна система обліку.

Загальна кількість планів рахунків, які можуть бути створені в програмі
"1С: Предприятие 7.7", з технічної точки зору, необмежена і визначається
виходячи з реальних вимог обліку. Так "багатоплановий" облік ведеться на
спільних підприємствах, які ведуть облік одночасно за двома чи більше
планами рахунків бухгалтерського обліку. До того ж для кожного Плану
рахунків може будуватись довільна ієрархія субрахунків великої вкладеності.
У Планах рахунків можна здійснювати довільну нумерацію рахунків,
використовуючи як цифри, так і літери.

Об'єкт "План счетов" створюється в режимі "Конфигуратор", При цьому частина рахунків може бути введена на етапі конфігурування. Такі рахунки, як правило, мають суттєве значення при роботі різних елементів конфігурації - документів, звітів тощо. Рахунки, введені на етапі конфігурування, підлягають редагуванню і знищенню лише в цьому режимі. Решта рахунків в вводяться безпосередньо при веденні бухгалтерського обліку.

Для того, щоб перейти в режим налагодження "План счетов", необхідно запустити програму в режимі "Конфигуратор" і виконати наступні дії:

"Конфигурация" -- "Открыть конфигурацию" - "План счетов"

Довідники - спеціальні засоби, що забезпечують ведення списків
однотипних облікових об'єктів та зберігання параметрів, що характеризують ці об'єкти. Всі об'єкти (елементи) довідника мають свій унікальний код, який дозволяє програмі їх ідентифікувати, незалежно від значень інших параметрів, у тому числі й назви. Як правило, кожному виду субконто відповідає окремий довідник.

Так, наприклад, список працівників підприємства зберігається в довіднику "Сотрудники", а для введення основних засобів використовується
довідник "Необоротные активы". Кожне поле в діалоговій формі.
"Документ" або "Операция" має певний тип значення. Якщо цей тип - число,
рядок символів або дата, то дане поле можна заповнювати безпосередньо з клавіатури. А якщо цей тип - елемент довідника, то при звертанні до такого поля буде автоматично з'являтися список елементів відповідного довідника з якого бухгалтеру необхідно вибрати потрібне значення. Крім того, елементи більшості довідників характеризуються не тільки назвою, але й набором інших параметрів. Наприклад, для основних, засобів це - інвентарний номер, первісна вартість, рахунок обліку, рахунок та стаття списання зносу, дата введення в експлуатацію тощо. Ці параметри можуть автоматично використовуватись програмою при формуванні проводок і друкованих форм документів.

Програма "1С: Бухгалтерия 7.7" дозволяє поповнювати перелік довідників типової конфігурації, створюючи необхідні довідники самостійно.

Перелік елементів довідника в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" може бути багаторівневим. В цьому випадку всі рядки довідника поділятимуться на два види: елементи довідника і групи довідника. Групи дозволяють переходити на нижчі рівні багаторівневого довідника. Використання багаторівневих довідників дозволяє деталізувати ступінь введення і зберігання інформації. Елементи і групи елементів в багаторівневому довіднику можна переносити з однієї групи в іншу. Програма "1С: Бухгалтерия 7.7" дозволяє створювати багаторівневі довідники з вкладеністю до 10 рівнів.

Будь-який довідник може використовуватись самостійно або бути підпорядкований іншому довіднику. Наприклад, довідник "Договора" може використовуватись окремо, а може бути пов'язаний з довідником "Организации". Залежність довідника вказується в полі "Подчинен". Порівняно з багаторівневим довідником, в якому всі елементи мають однакову структуру, використання механізму підпорядкованих довідників дозволяє пов'язати елементи різної структури. В цьому випадку кожен елемент підпорядкованого довідника буде пов'язаний з одним із елементів головного довідника.

У межах одного довідника різні елементи можуть бути об'єднані в групи, тому перед початком заповнення довідників бажано подумати про їх групування. За основний критерій групування потрібно взяти певну ознаку, за якою треба здійснювати аналіз облікової інформації (отримувати звіти). Групи елементів, в свою чергу, можна поділити на підгрупи (що є дуже зручним для налагодження стандартних бухгалтерських звітів) таким чином, щоб вони відображали стан господарських засобів за окремими групами.

Над елементами та групами елементів у довіднику можна виконувати різні дії:

§ змінювати назву;

§ змінювати значення реквізитів (параметрів);

§ переміщувати з однієї групи до іншої;

§ знищувати (позначати на знищення);

§ здійснювати пошук за назвою та іншими реквізитами;

§ сортувати, копіювати тощо.

3. Робота з конфігуратором

На початку роботи з програмою необхідно, в першу чергу, налагодити робочий період. Налагодження робочого періоду складається з трьох частин:

встановлення робочої дати;

визначення часового інтервалу, в якому вводяться операції;

встановлення робочого періоду розрахунку підсумків.

Робоча дата використовується в тих випадках, коли конкретна дата здійснення операції не вказана. При запуску програми "1С: Бухгалтерій 7.7" робоча дата за замовчуванням відповідає системній даті комп'ютера.

Робоча дата вводиться у вікні "Настройка параметров системы" (рис. 1.2), яке викликається за допомогою команд:

"Сервис" - «Параметры» - "Общие"

Рис. 1.2. Налагодження робочої дати

Для зміни робочої дати в полі «Рабочая дата» необхідно ввести нову
дату в форматі ДД.ММ.РРРР (день, місяць, рік). Вибір дати також можна
здійснити за допомогою календаря, що викликається кнопкою і праворуч від поля введення дати.

Визначення часового інтервалу, в якому вводяться операції (виконуються записи в журналах документів, операцій і проводок), що одночасно є інтервалом видимості операцій в журналі операцій здійснюється за допомогою команд:

"Сервис"- "Параметры"-"Журналы".

У вікні "Настройка параметров системы" обираються початкова і кінцева дати в групах "Начало интервала" і "Конец интервала". Поточною датою вважається робоча дата, визначена в закладці "Журнали". Місяць, квартал і рік визначаються відповідно до робочої дати. Початкова і кінцева дати інтервалу можуть бути обрані довільними і задані за допомогою календаря що викликається екранною кнопкою, розташованою праворуч від поля введення дати (рис. 1.3).

Рис. 1.3. Налагодження часового інтервалу введення о грацій

Період, за який розраховуються підсумки, встановлюється в режимі ведення бухгалтерського обліку через виконання команд:

"Операции"-"Управление бухгалтерскими итогами"

У вікні, що з'являється (рис. 1.4) користувачеві надано можливість визначати поточний період актуальності бухгалтерських підсумків.

Рис. 1.4. Встановлення періоду розрахунку підсумків

Бухгалтерські підсумки формуються програмою "1С: Бухгалтерия 7.7" за різні проміжки часу: день, місяць, квартал, рік. Програма автоматично підтримує їх в актуальному стані за будь-яких змін, викликаних введенням проводок і бухгалтерських операцій.

Поточне обмеження актуальності результатів зазначено у верхньому рядку вікна "Расчет итогов установлен по:". Цей інтервал може бути змінений. Для цього необхідно в полі, розташованому нижче, зазначити рік і квартал нового періоду підтримки актуальності підсумків і натиснути екранну кнопку "Установить расчет". Через те, що період розрахунку підсумків в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" дорівнює кварталу, слід обирати квартал, якому належить визначена дата початку обліку. Крім того, у вікні є екранна кнопка "Полный пересчет итогов", призначена для повного перерахунку всіх бухгалтерських підсумків від початку введеня бухгалтерських операцій до встановленого періоду підтримки актуальності підсумків. Примусовий перерахунок результатів може знадобитись для того, щоб відновити результати розрахунків після збою комп'ютера, а також після внесення змін в налагодження Плану рахунків у частині ведення аналітичного, кількісного або валютного обліку.

У вікні редагування "План счетов" встановлюють загальний вигляд форми План і рахунків та загальні характеристики рахунків (рис. 1.5).

Рис. 1.5. План рахунків в режимі "1С: Предприятие 7.7"

План рахунків в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" реалізований у вигляді таблиці, кожний рядок якої містить рахунок або субрахунок бухгалтерського обліку. Причому важливо, щоб План рахунків містив фіктивний рахунок "00", необхідний для введення залишків (детальніше про цей рахунок описано нижче).

У вікні "План счетов" також містяться графи, що відображають різні характеристики рахунку.

Графа "Код" містить повний шифр рахунку (субрахунку), а "Наименование" - назву рахунку (субрахунку).

В графі "Вал." вказується ознака ведення валютного обліку по рахунку (субрахунку). Якщо по рахунку ведеться валютний облік, то в графі ставиться "+".

Програма "1С: Бухгалтерия 7.7" дозволяє вести бухгалтерський облік в кількох валютах. Бухгалтерські підсумки по таких рахунках автоматично будуть зберігатися в кожній з валют, що використовується в гривневому еквіваленті по кожній валюті окремо, та сумарно по всіх валютах (гривневе покриття).

В графі "Кол" вказується ознака ведення кількісного обліку по рахунку (субрахунку). Якщо по рахунку ведеться кількісний облік, то в графі також ставиться "+".

Кількісний облік можна вести на будь-якому рахунку або субрахунку. Як правило, кількісний облік ведуть одночасно з аналітичним обліком що дозволяє отримувати інформацію про наявність та рух матеріальних цінностей не тільки в грошовому, але й кількісному виразі. Однак програма дозволяє вести кількісний облік без підключення аналітики, що використовується при веденні аналітичного обліку на субрахунках.

В графі "Заб." вказується, чи є рахунок позабалансовим. Якщо рахунок є позабалансовим, то в графі "Заб". ставиться "+", Такі рахунки не кореспондують ні між собою, ні з балансовими рахунками.

В графі "Акт." вказується ознака "активності" рахунку, яка визначає яким чином відображатиметься залишок по рахунку. Порядок визначення "активності" рахунку залежить від того, чи створюється у Плані рахунків новий рахунок, чи новий субрахунок до вже існуючого рахунку.

Для нового рахунку ця ознака може приймати будь-яке із значень "активний", "пасивний" або "активно-пасивний". Нагадаємо, що згідно з діючим Планом рахунків в Україні активно-пасивних рахунків не існує. Конкретне значення реквізиту визначається потребами обліку. Проте, якщо вводиться новий субрахунок до вже існуючого рахунку, ця ознака проставляється автоматично, виходячи з рахунку вищого порядку.

У графах "Субконто1...Субконто5" вказуються види субконто рахунку. Значення цих стовпчиків вказують розрізи, в яких здійснюється ведення аналітичного обліку по цьому рахунку. Наприклад, зазначення в графі "Субконто1" виду субконто «Материалы» буде означати, що по рахунку ведеться аналітичний облік в розрізі найменувань матеріалів (детальніше механізм субконто описано нижче).

Ліворуч від коду рахунку особливими значками, схожими на стилізовану літеру "Т", позначається стан рахунку. Ці значки відрізняються кольором. Жовтий колір означає, що рахунок є рахунком-групою (має субрахунки). Такий рахунок не може використовуватись при введенні проводок - в проводках кореспондуючими можуть бути тільки субрахунки, цього рахунку. Зазвичай, рахунками-групами є рахунки, для яких потрібно знати розгорнуте сальдо по субрахунках.

Значок "Т" блакитного кольору означає, що цей рахунок є субрахунком або рахунком без субрахунків і може брати участь як кореспондуючий при формуванні проводок.

Позначка у вигляді червоної галочки означає, що рахунок (субрахунок) введений В режимі "Конфигуратор" і не підлягає редагуванню в режимі запуску програми "1С: Предприятие 7.7".

Змінюючи План рахунків в режимі "Конфигуратор", слід пам'ятати, що зміна елементів конфігурації може вплинути на роботу інших елементів. Наприклад, якщо відключити ведення аналітичного обліку по деякому рахунку, це може призвести до неправильного формування звітів, в яких використовується розгорнуте сальдо по цьому рахунку.

Для отримання детальнішої інформації про наявність і рух засобів підприємства ведеться аналітичний облік. Сама можливість ведення аналітичного обліку і кількість його можливих розрізів по одному рахунку визначається в процесі конфігурування програми.

В програмі "1С:Бухгалтерия 7.7" аналітичний облік організується за допомогою спеціального механізму "субконто". На етапі конфігурування визначається перелік можливих видів субконто. Під видом субконто розуміють сукупність однотипних об'єктів аналітичного обліку. Так, всі основні засоби утворюють вид субконто "Основные средства", всі матеріали, відповідно, - "Материалы" і т.д.

Ведення аналітичного обліку по конкретному рахунку визначається налагодженням субконто, що задається в Плані рахунків. Якщо для рахунку ведення аналітичного обліку задано за допомогою набору видів субконто, то такий аналітичний облік називається багаторівневим. З іншого боку, аналітичній облік може бути багаторівневим, якщо одним із субконто рахунку є багаторівневий довідник.

В програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" існує можливість в межах одного синтетичного рахунку одержувати кілька різних систем аналітичних рахунків, які, в свою чергу, різнобічно відображають первинну інформацію. В кожній системі аналітичних рахунків інформація групується і узагальнюйся для потреб управління за певним принципом, що визначається видами субконто.

Аналітичний облік можна вести для будь-якого рахунку або субрахунку і включати від 3-х до 5-ти різних розрізів аналітики, Організувавши при цьому ведення аналітичного обліку в необхідних розрізах.

Для накопичення інформації про множину однотипних об'єктів
використовуються довідники.

Список використаної літератури

1. Чистов Д.В. «1С. Украина» Киев

2. Ф.Ф. Бутенець, С.В. Івахненков, Т.В. Дави дюк, Т.В. Шахрайчук «Інформаційні системи бухгалтерського обліку», Житомир - 2002 р.