Информатика

ОМСКИЙ ФИЛИАЛ НОУ

«МОСКОВСКАЯ ФИНАНСОВО - ПРОМЫШЛЕННАЯ АКАДЕМИЯ»

Кафедра гуманитарных дисциплин

КОНТРОЛЬНАЯ

Специальность: Менеджер организации

Дисциплина: информатика

1. Файловая структура диска, работа с файлами в Windows XP

Информация в компьютере хранится в памяти или на различных носителях, таких как: гибкие и жесткие диски, или компакт-диски. При выключении питания компьютера информация, хранящаяся в памяти компьютера, теряется, а хранящаяся на дисках - нет. Для уверенной работы за компьютером следует знать основные принципы хранения информации на компьютерных дисках.

Вся информация, предназначенная для долговременного использования, хранится в файлах. Файл представляет собой последовательность байт, объединенных по какому-то признаку и имеющих имя. Система хранения и работы с файлами в компьютере называется файловой системой. Для удобства файлы хранятся в различных папках, которые расположены на дисках. В компьютере может быть установлено несколько дисков. Любой гибкий диск, жесткий диск, компакт-диск, цифровой видеодиск или сетевой диск мы будем называть просто диском, так как принципы организации хранения файлов на них идентичны. Каждому диску присваивается буква латинского алфавита от А до Z, причем существуют некоторые правила обозначения. Буквой А обозначается гибкий диск, буквой С - основной диск вашего компьютера, где расположена система Windows. Буквой D и последующими буквами обозначаются остальные диски. После буквы, обозначающей диск, ставится символ двоеточия “:”, чтобы показать, что буква обозначает именно диск, например А: или С. Кроме буквы, каждый диск имеет свое уникальное имя, также называемое меткой. Чаще всего при указании диска используется метка и буквенное обозначение в скобках. Например, надпись Main (С) означает, что основной диск вашего компьютера имеет метку Main.

На каждом диске помещается множество различных файлов. Любой файл может располагаться как прямо на диске, так и в произвольной папке, которая в свою очередь также может располагаться в другой папке.

То, что файлы могут находиться в разных папках, позволяет расположить, на диске несколько файлов с одинаковыми именами. Структура хранения информации на диске, при котором одни папки могут располагаться в других папках, называется иерархической или древовидной. Такая структура действительно похожа на реальное дерево, на котором каждый листок представляет собой отдельный файл, а ветка - папку. Листок может расти как непосредственно из ствола, так и из любой ветки. Возможно, что от ствола отходит одна ветка, от нее - другая, а уже на ней расположены листья. Чтобы однозначно определить конкретный файл, требуется задать его название и местоположение, то есть название диска и имена всех вложенных папок, в которых находится данный файл. Часто точное расположение файла на диске называют полным именем файла или путем к файлу.

При указании пути к файлу имена папок отделяются друг от друга и от имени диска с помощью символа обратной косой черты “\”, например, С:\Мои документы\Мои рисунки\Я в молодости.jpg. Данная запись означает, что файл с именем Я в молодости.jpg расположен в папке Мои рисунки. Эта папка находится в папке Мои документы, размещенной на диске С:.

Обратите внимание, что в рассмотренном примере имя файла содержит в себе символ точки и как бы состоит из двух частей -до точки и после нее. Часть имени, расположенная после точки, называется расширением и используется для обозначения вида информации, хранящейся в файле. Например, расширение doc обозначает текстовый файл, wav - файл, содержащий звуки, а jpg - изображение. В Windows XP многие расширения файлов не показываются, так что, скорее всего, в нашем примере файл будет называться просто Я в молодости, но Windows будет знать, что работает с изображением.

Важным понятием в Windows XP является понятие ярлыка. На любой объект Windows можно сослаться из другого места. Такая ссылка и называется ярлыком. Например, в какой-то папке расположен часто использующийся рисунок. Для быстрого доступа к этому рисунку из разных мест можно поместить в эти места ярлыки, содержащие адрес реального местонахождения рисунка. Не требуется копировать программы и данные в разные папки, достаточно просто разместить ярлыки, ссылающиеся на нужный файл, в нескольких местах. Все эти ярлыки будут указывать на оригинальный файл. Удаление и перемещение ярлыка не влияет на расположение оригинального файла, поэтому использование ярлыков может обеспечить дополнительную защиту.

2. Оформление и подготовка к печати многостраничного текста, нумерация страниц

Опции печати

Рассмотрим некоторые опции печати приложения Word. Чтобы вывести на экран диалоговое окно Print (Печать), представленное на рис. 1, в главном меню выбирают File (Файл) / Print (Печать). При помощи этого диалогового окна можно выбирать тип принтера, количество копий данного документа, которое необходимо распечатать, а также указывать, какие страницы этого документа следует печатать. В выпадающем списке Print (Вывести на печать) имеется возможность установки печати только четных или только нечетных страниц. Эта функция используется при необходимости получения копии документа, отпечатанного с обеих сторон страницы.

Кнопка Печать отправляет документ на печать, минуя диалоговое окно печати и используя последние данные в нем для установки. Если вы не уверены в том, какой принтер выбран в настоящее время, поводите указателем мыши над кнопкой печати - и в экранной подсказке вы увидите имя принтера. Это новинка в Office 97.

Чтобы получить доступ к диалоговому окну Печать, щелкнув один раз, поместите на панель инструментов кнопку для команды Файл Печать (в меню Сервис Настройка существует две одинаковые на вид кнопки).

Пользователю предоставляется на выбор содержимое выпадающего списка Print what (Напечатать). С помощью этого списка можно печатать сам документ, свойства данного документа, комментарии, стили, назначение клавиш и точки входа авто текста для вкладок и полей. При помощи кнопки Options (Параметры) можно осуществлять следующие операции:

O Печать черновой копии документа

O Обновление полей

O Обновление связей

O Изменение размера бумаги А4/Letter

O Включение и выключение режима фоновой печати

O Печать PostScript поверх текста

O Печать в обратном порядке

O Печать свойств документа

O Печать кодов полей

O Печать примечаний

O Печать скрытого текста

O Печать графических объектов

O Печать только данных для формы

Одновременная печать нескольких файлов

Иногда у пользователей возникает необходимость в печати нескольких файлов. Например, если фирма производит 20 различных наименований продукции, то при этом каждого наименования создается отдельный файл. Вместо того чтобы открывать и печатать все эти файлы по отдельности, можно осуществить их одновременную печать. Делается это следующим образом:

1. Выбирают File (Файл) / Open (Открыть)

2. Выбирают имена документов, подлежащих печати. В процессе выбора клавишу Ctrl следует держать нажатой.

3. В диалоговом окне Open (Открытие документа) нажимают кнопку Commands and Settings (Команды и Режимы). Выбирают опцию Print (Печать), как показано на рис. 2.

Просмотр, редактирование и печать большого документа

В некоторых случаях обработка большого документа может быть сопряжена с определенными трудностями. Для обеспечения бесперебойного процесса просмотра, редактирования и печати больших документов в Word 97 предусмотрена функция Master Document (Главный документ). При создании главного документа с поддокументами (размещенными в сети или на устройстве коллективного пользования) несколькими пользователями обеспечивается одновременный доступ к их поддокументам. Например, поддокумент может быть переименован, скомбинирован, удален, отформатирован и отпечатан.

В связи с тем, что просмотр всей структуры большого документа - процесс достаточно трудоемкий, рекомендуется использовать функции частичного просмотра. Данная операция осуществляется путем перехода в режим Master Document (Главный документ) следующим образом:

1. Для вывода страниц документа в режиме Master Document (Главный документ) выбирают опции View (Вид) / Master Document (Главный документ). В результате каждый поддокумент будет представлен в виде гиперсвязи.

2. Чтобы перейти непосредственно к поддокументу и обеспечить его обработку в отдельном окне, а также, для указания участков документа, подлежащих печати, следует выбрать нужную гиперсвязь. Таким образом, можно работать с поддокументом, и при этом иметь возможность просмотра всего остального документа.

3. После открытия необходимых поддокументов выбирают опции File (Файл) / Print (Печать).

4. Выбирают необходимые опции печати и распечатывают документ.

Чтобы распечатать большой документ в полном объеме, вводят главный документ в режиме Normal (Обычный) и выбирают опции File (Файл) / Print (Печать).

7. На экране появится диалоговое окно Create AutoText (Создание элемента авто

Любым документом удобнее пользоваться, если в нем пронумерованы страницы. В MS Word можно вставить номера страниц, которые будут отформатированы в виде верхних или нижних колонтитулов. Таким образом, при работе с номерами страниц можно пользоваться всеми средствами, предназначенными для работы с колонтитулами.

Вставка номеров страниц

Номера страниц удобно вставлять в ходе создания колонтитулов нажатием кнопки Номер страницы на панели инструментов Колонтитулы. Их можно размещать в любом месте колонтитула.

В качестве альтернативного способа вставки номера страниц можно воспользоваться командой Вставка -> Номера страниц.

Для установки нумерации страниц необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду Вставка -> Номера страниц. На экране появится окно диалога Номера страниц, представленное на рис. 4.36.

2. В списке Положение указать место на странице (внизу или вверху страницы), где предполагаете располагать номера страниц.

3. Открыть список Выравнивание и установить способ выравнивания номеров страниц (слева, справа, от центра, внутри или снаружи).

4. Чтобы изменить формат нумерации (1, 2, 3), нажать кнопку Формат и добавить номер главы или выбрать другой формат. Нажать кнопку ОК.

Нумерация страниц не отображается в обычном режиме. Расположение номеров на странице можно увидеть в режиме разметки страницы или предварительного просмотра, а также выбрав команду Вид -> Колонтитулы.

Если потребуется изменить положение номеров страниц, надо выбрать команду Вставка -> Номера страниц, в списке Выравнивание выбрать новый способ выравнивания.

В MS Word по умолчанию применяется сквозная нумерация страниц ко всем разделам документа, но можно изменять начальные номера страниц каждого раздела.

Для того чтобы установить начальный номер страницы раздела, достаточно ввести нужный номер страницы в поле Начать с, предварительно установив переключатель в окне диалога Формат номера страницы.

Для того, чтобы убрать нумерацию страниц, необходимо войти в режим редактирования колонтитулов, т.е. дважды щелкнуть мышью на поле с номером страницы. В этом случае откроется панель инструментов Колонтитулы. После этого убрать в соответствующем поле номер страницы.