Технология создания и управления баз данных

40

Экономическая информация, её виды, особенности

Экономическая информация -- это совокупность различных сведений экономического характера, используемых для планирования, учета, контроля, анализа и управления народным хозяйством и его звеньями. Экономическая информация включает сведения о трудовых, материальных и денежных ресурсах и деятельности экономических объектов (предприятий, организаций, банков, фирм и т.д.) на определенный момент времени. Эти сведения представляются натуральными и стоимостными показателями.

Экономическую информацию, циркулирующую в любом экономическом объекте, можно классифицировать по разным признакам:

· функциям управления -- учетная, плановая, статистическая, оперативного управления и др.;

· месту возникновения -- внутренняя и внешняя;

· стадиям образования -- первичная и вторичная;

· способу представления -- цифровая, алфавитно-цифровая, графическая;

· стабильности -- переменная, условно-постоянная, постоянная;

· полноте -- недостаточная, достаточная, избыточная;

· истинности -- достоверная, недостоверная;

· временному периоду возникновения -- периодическая и непериодическая.

Особенности экономической информации:

· многообразие источников возникновения и потребителей;

· объемность. Экономическая информация представляется для автоматизированной обработки в виде больших массивов документов;

· мир экономической информации -- это прежде всего мир цифр, одна ко высок удельный вес и алфавитно-цифровой информации;

· при обработке преобладают арифметические операции, но значительный удельный вес и логических операций.

Структурные единицы экономической информации.

Структурными единицами экономической информации являются реквизиты, показатели, документы, массивы.

Реквизиты выражают определенные свойства объекта и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизит-признак (РП) характеризует качественные свойства объекта (например, ФИО исполнителя, наименования работ, изделий, операций и т. д.).

Реквизит-основание (РО) дает количественную характеристику, выраженную в определенных единицах (например, количество изделий -- в штуках, цена продукта -- в рублях и т. д.).

Реквизиты имеют наименования и значения. Область значений описывается форматом. Формат определяет тип и максимальную длину значений. Тип может быть числовым, символьным и логическим. Для записи формата используются определенные символы. Реквизит-основание и логически связанные с ним реквизиты-признаки, имеющие экономический смысл, образуют показатель. На основе показателей строятся документы. Документ -- материальный объект, содержащий информацию, оформленную в установленном порядке, и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Экономические объекты широко применяют различные документы (платежные поручения, акты, сводки, ведомости и т. д.) для отражения своей деятельности.

Совокупность документов, объединенных по определенному признаку, образует массив. Пример массива -- множество финансовых отчетов предприятий некоторой отрасли.

Экономические информационные системы (ЭИС), их классификация.

Высокий динамизм процессов в науке, технике, производстве приводит к усложнению производственно-хозяйственных связей и, в свою очередь, к росту объема информации, что затрудняет принятие управленческих решений, ведет к дублированию научных тем, экспериментов, технологий.

Возникает необходимость качественно нового подхода к работе с информацией. Разрабатываются автоматизированные информационные системы.

Система в широком смысле слова -- совокупность объектов и отношений между ними, образующая единое целое.

На любой стадии развития общество требует для своего управления предварительно подготовленной, систематизированной информации.

Управление -- это процесс целенаправленного воздействия на объект или систему, организующий функционирование объекта или системы по заданной программе. Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Кибернетика (наука об управлении) представляет эту систему как совокупность объекта управления к субъекта управления (управленческого аппарата). Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой.

Информационная система -- это система информационного обслуживания работников управленческого аппарата, выполняющая технологические функции по сбору, накоплению, хранению и обработке информации. Экономическая информационная система (ЭИС) -- система, функционирование которой во времени заключается в сборе, обработке и распространении информации о деятельности некоторого экономического объекта. Важнейшие функции ЭИС -- учет, анализ, контроль, регулирование, прогнозирование и планирование экономических процессов.

По уровню применения и административному делению различают ЭИС предприятия, района, города, области, государства. По сфере применения выделяют ЭИС: банковские, налоговые, страховые, статистические, бухгалтерские, фондового рынка, финансовые и др.

Для ЭИС соблюдаются следующие принципы построения и функционирования:

· эффективность -- ЭИС должны обеспечивать функционирование объекта в соответствии с заданной целью;

· регламентность -- большая часть информации в ЭИС поступает и обрабатывается по расписанию, со строгой периодичностью;

· самоконтроль -- в ЭИС осуществляется непрерывная работа по обнаружению и исправлению ошибок в данных и процессах их обработки;

· интегральность -- в ЭИС однократный ввод информации и ее многократное, многоцелевое использование;

· адаптивность -- это способность ЭИС изменять свою структуру и за кон поведения для достижения оптимального результата при изменяющихся внешних условиях.

Возрастание объемов информации в сфере управления, усложнение ее обработки повлекло за собой внедрение автоматизации сначала на от дельных операциях обработки информации, а затем расширение их применения. В результате создаются автоматизированные информационные системы. Автоматизированная информационная система (АИС) -- совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств, а также специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений. Создание АИС способствует повышению эффективности функционирования экономического объекта и росту качества управления.

Информационное обеспечение АИС.

Важнейший элемент АИС--информационное обеспечение. Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта, и является основой для принятия управленческих решений. Оно включает:

· системы показателей, описывающих деятельность экономического объекта;

· системы классификации и кодирования информации;

· документацию для отражения показателей;

· информационную базу.

Информационная база включает потоки внутренней (возникающей в самой системен отражающей финансово-хозяйственное состояние экономического объекта в различные временные интервалы) и внешней информации (она касается состояния рынка и конкурентов, процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации), хранящейся на своих носителях. На ее основе функционирует АИС.

Внемашинная организация экономической информации.

Информационная база АИС состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной. К внемашинной относится та часть эко номической информации, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств. Внутршлашинная содержится на машинных носителях и может состоять из отдельных независимых файлов или представлять собой базу данных.

Внемашинная часть представлена различными документами. Документы классифицируют по:

· сфере деятельности -- на плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.

· отношению к объекту управления -- на входящие, исходящие, промежуточные, архивные;

· содержанию хозяйственных операций -- на материальные, денежные, расчетные;

· назначению -- на распорядительные, исполнительные, комбинированные;

· способу использования -- на разовые и накопительные;

· способу заполнения -- на заполняемые вручную или при помощи технических средств.

Развитие АИС потребовало унификации и стандартизации документов, по требованиям которых необходимо выделять:

· заголовочную часть, которая включает: наименование объекта, характеристику документа (индекс), наименование документа, зону для проставления кодов, постоянных реквизитов-признаков;

· содержательную часть в виде таблицы, где располагаются показатели;

· оформляющую часть, в которой содержатся подписи юридических лиц, ответственных за правильность его составления, а также дата составления.

Для представления информации, содержащейся в документах, в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью компьютеров, используются классификация и кодирование информации.

Классификация -- это распределение множества объектов на подмножества в соответствии с установленными признаками сходства или различия

Совокупность правил классификации и результат классификации называется системой классификации. Существует две системы классификации -- иерархическая и фасетная.

В фасетной системе заданное множество объектов делится на группировки одновременно по нескольким независимым признакам (фасетам). Пример классификации по такой системе -- это классификация промышленной продукции "Обувь":

· по материалу -- резиновая, кожаная, матерчатая и др.;

· по качеству -- модельная, рядовая;

· по половозрастному признаку -- мужская, женская, детская.

Иерархическая система применяется в случае, когда какое-либо множество объектов подразделяется на классы, подклассы, группы последовательно по взаимоподчиненным основаниям.

Классификация информации и знаний.

Понятие БД. Классификация БД.

База данных (БД) -- именованная совокупность данных, отображающая состояние объектов, их свойства и взаимоотношения в некоторой предметной области. Объектом может быть предмет, вещество, событие, лицо, явление, абстрактное понятие, т.е. все то, что может характеризоваться набором значений некоторой совокупности атрибутов. Атрибут -- это информационное отображение свойства объекта. Например, объект "книга" характеризуется атрибутами: "наименование", "авторы", "количество страниц", "тираж", "цена" и др. Предметная область -- часть реального мира, которая описывается и моделируется с помощью БД.

БД можно рассматривать как информационную модель объекта, от обоснованности, точности и достоверности которой во многом зависит эффективность управления объектом.

В БД информация хранится централизованно. Многие могут иметь возможность доступа, просмотра и изменения данных -- все в одно и то же время, при этом пользуясь самой последней версией информации. Централизованное хранение позволяет легче изменять и согласовывать данные, экономить дисковое пространство.

БД представляет собой новый подход к организации данных. Она позволяет обращение к данным без знания физического расположения их в памяти компьютера, вследствие чего доступ к данным и их обработка более эффективны. Разработка прикладных программ, использующих БД, становится легче, быстрее, дешевле, более гибкой. В этом главные пре имущества БД над файловой организацией данных.

Создание БД представляет трудоемкий процесс, требующий определенной квалификации. При разработке БД надо учитывать следующие требования:

· многократное использование данных;

· быстрый поиск и получение информации по запросам пользователей;

· простоту обновления данных;

· уменьшение излишней избыточности данных;

· отсутствие дублирования данных в различных компонентах БД, обеспечивающее однократный ввод данных;

· защиту данных от несанкционированного доступа, от искажения и уничтожения;

· целостность БД -- это требование полноты, непротиворечивости и сохранности данных.

Понятие банка данных, его структура.

Понятие модели данных. Основные виды моделей данных.

Информация, а также организация ее получения -- основа проектирования информационных систем. Для более эффективной организации данных применяются информационные модели. Модель данных (понятие которой впервые ввел в 1970 г. Кодд) отражает взаимосвязь между объектами.

База данных, как уже упоминалось, состоит из файлов (таблиц), которые связаны между собой, файлы -- из записей и сохраняются на внешней памяти, запись -- из полей (реквизитов). Реквизиты объединяются в запись в соответствии с определенными связями. Принцип связей между реквизитами (полями) определяет структуру базы данных. Применяются древовидная, сетевая и реляционная структуры.

Модель данных (data model) -- это система взаимосвязанных типов объектов, операторов и правил обеспечения целостности, создающая абстрактную структуру, которую поддерживает система управления базой данных; это совокупность правил прохождения структур данных в базе данных, операций над ними, а также ограничений целостности, которая определяет допустимые связи и значения данных, последовательность их изменения. Отражая представление данных и отношений между ними математическими и программными средства ми, модель данных есть формализованное описание информационных структур и операций над ними.

Модель данных должна быть достаточно гибкой, чтобы правильно представлять многие связи реальных объектов. В компьютере концептуальная (общая) структура данных трансформируется в физическую (внутреннюю) структуру.

Модель данных -- это формально определенная структура представления данных (имитация структуры). Модель должна быть адекватной объекту управления. При проектировании информационных систем она отражается моделями данных, как минимум, в двух уровнях: логическая и физическая структура. Логическая структура есть представление логической организации данных в виде множества типов записей и связей между ними.

В зависимости от способа представления взаимосвязей между объектами модель данных может быть иерархической, сетевой, реляционной, файловой, объектной, гибридной.

Иерархическая модель представляет собой перевернутое дерево, из корня и узлов (элементов данных) которого исходят ветви (соответствующие связям элементов данных). На самом верхнем уровне только один узел--корень. Каждый элемент связан с одним или несколькими элементами на более низком уровне (порожденными элементами) и только с одним элементом на более высоком уровне, за исключением корня.

Сетевая модель представляет структуру, у которой один или несколько порожденных элементов имеют более одного исходного элемента. В сетевой структуре любой элемент может быть связан с любым другим элементом.

На практике более распространена реляционная модель данных. Реляционная модель данных представляет собой комплекс взаимосвязанных простейших двумерных таблиц-отношений. Таблицы-отношения должны обладать следующими свойствами:

· каждый столбец таблицы -- это элемент данных (атрибут) и его значения должны быть не расчленяемыми на несколько значений;

· все столбцы однородные;

· в таблице нет двух одинаковых строк;

· столбцы и строки могут просматриваться в любом порядке, безотносительно к их информационному содержанию и смыслу;

· число строк не ограничено.

Файловая организация данных и её недостатки

В первые годы автоматизированной обработки информации, в 50-х -- начале 60-х годов, использовалась файловая организация данных. Данные хранились в файлах последовательного доступа. В 60-е годы, когда широко распространились устройства прямого доступа - магнитные диски, приобрели популярность файлы произвольного доступа.

По мере совершенствования методов управления народным хозяйством и его звеньями все яснее осознается необходимость создания АИС. Поначалу АИС имели файловую организацию данных. Такие системы имели ряд недостатков:

· дублирование данных;

· жесткую связь данных и прикладных программ. При программировании задач описание данных включалось непосредственно в программу. Если изменялась организация данных, то переделывалась и программа, что требовало больших затрат труда программиста. Программы оказывались узкоспециализированными;

· ограниченный контроль данных;

· недостаточные возможности управления данными.

Перечисленные недостатки файловой организации, а также необходимость централизации данных, коллективного доступа к ним, повышенные требования к скорости обработки и достоверности данных были при чинами, обусловившими быстрое развитие баз данных.

Понятие СУБД.

Система управления базами данных (СУБД) -- это совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями. Функции СУБД -- это описание данных, манипулирование данными, их использование. Данные функции реализуются благодаря наличию у СУБД языка описания данных (ЯОД), языка манипулирования данными (ЯМД) и языка запросов.

ЯМД дает возможность реорганизации данных в базе (добавления новых, удаления ненужных, обновления существующих).

Язык запросов обеспечивает доступ к данным и извлечение их по запросам пользователей.

Языковые средства могут быть реализованы различными способами: синтаксическими конструкциями (командами), меню, диалоговыми сценариями, таблицами.

У многих СУБД возможности описания, манипулирования и чтения данных объединены в единых синтаксических рамках -- рамках языка SQL, широко используемого как языка баз данных.

Часто пользователю требуется более сложная аналитическая обработка данных базы, не достигаемая через систему меню СУБД. В этом случае приходится разрабатывать прикладные программы. Для их создания СУБД имеют встроенный язык программирования.

Благодаря языковым средствам обеспечивается доступ пользователей к БД в абстрактных терминах, не связанных со способами хранения дан ных в компьютере.

Программные средства СУБД обеспечивают работу с физической БД и выполнение всех ее функций.

Функциональные возможности СУБД.

Функциональные возможности СУБД обширны. СУБД имеют эффективные средства для:

· создания БД, в которой интегрированы данные многих пользователей с целью удовлетворения их информационных потребностей;

· обновления хранящихся в ней данных;

· быстрого извлечения из БД необходимых данных по запросам пользователей;

· выполнения вычислений над данными;

· создания экранных шаблонов -- форм, обеспечивающих удобство работы с данными;

· вывода данных из базы в отчетах в виде, удобном для восприятия пользователями;

· разработки приложений;

· экспорта данных в другие БД и импорта данных из них;

· публикации данных в Internet.

Эти средства ориентированы на непрофессиональных пользователей.

СУБД обеспечивают также управление БД, а именно:

· поддержку целостности БД с помощью механизма транзакций.

· Транзакция -- это совокупность операций с БД, которые должны быть выполнены обязательно до конца, чтобы БД оказалась в непротиворечивом состоянии;

· защиту данных от несанкционированного доступа, от сбоев в работе компьютерной системы;

· восстановление БД в случае ее повреждения.

Благодаря своим развитым функциональным возможностям СУБД используются в качестве мощного инструментального средства для создания и ведения информационной БД автоматизированных информационных систем, позволяющего сокращать сроки их разработки, экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы.

Классификация СУБД.

Классифицировать СУБД можно, используя различные признаки классификации.

Важнейшим классификационным признаком СУБД является тип мо дели данных, поддерживаемый СУБД. По этому признаку СУБД делятся на:

· иерархические. Первой иерархической СУБД была система IMS (Information Management System) компании IBM, коммерческое распространение которой началось в 1968 г.;

· сетевые. Первой сетевой СУБД считается система IDS (Integrated Data Store), разработанная компанией General Electric немного позже системы IMS;

· реляционные. Первые коммерческие реляционные СУБД от компаний IBM, Oracle Corporation, Relation Technology Inc. и других поставщиков появились в начале 80-х годов.

По принципу обработки запросов к БД СУБД подразделяют на настольные и серверные.

В качестве классификационного признака можно рассматривать так же:

· среду функционирования СУБД (платформу) -- класс компьютеров и операционных систем, под управлением которых работает СУБД;

· наличие диалоговых и инструментальных средств конструирования объектов БД;

· возможности встроенного языка СУБД;

· использование OLE-технологии -- взаимодействие объектов БД с объектами других приложений: табличных и текстовых процессоров, графических редакторов и др.;

· возможности работы с нетрадиционными данными (данными, не являющимися текстом, числами и датами);

· обеспечение интеграции данных из баз, созданных в разных СУБД, и др.

Режимы работы пользователя с СУБД.

Все современные СУБД имеют графический пользовательский интерфейс, через который возможна работа пользователя с СУБД в трех режимах:

· через меню системы;

· в командном режиме;

· в программном режиме.

Режим работы через меню системы обеспечивает взаимодействие пользователя с БД в интерактивном режиме. Он реализуется чаще всего в виде различных меню и диалоговых окон, с помощью которых пользователь постепенно уточняет, какие действия он хочет выполнить и какую информацию получить из БД. Для этого не надо знать языка СУБД.

Командный режим обеспечивает диалог с БД на уровне синтаксических конструкций языка СУБД. Этот режим требует определенной подготовки пользователя, но обеспечивает более быстрый доступ к ресурсам БД.

Программный режим обеспечивает организацию доступа к данным и управление ими из прикладных программ.

В последние годы широкое распространение получили компьютер ные сети. Пользователи компьютерных сетей могут работать с СУБД в однопользовательском и многопользовательском режимах, обеспечиваю щих доступ к БД соответственно одного из них и многих одновременно.

Характеристика различных СУБД, их краткий обзор.

Известно более двух десятков настольных СУБД. Однако наиболее популярными, исходя из числа проданных копий, признаются dBase, Paradox, FoxPro и Access.

Visual dBase: имеет средства для: манипуляции данными dBase и FoxPro всех версий; создания форм, отчетов и приложений; публикации данных в Internet и создания Web-клиентов; визуального построения запросов и др.

Microsoft FoxPro и Visual FoxPro. СУБД FoxPro происходит от нас тольной СУБД FoxBase фирмы Fox Software. Она предоставляет дополнительно такие возможности, как использование деловой графики и др. Тенденция развития этого продукта состоит в том, что из настольной СУБД Visual FoxPro превращается в средство разработки приложений в архитектуре клиент-сервер и распределенных приложений. Эта тенденция в определенной степени характерна и для всех наиболее популярных настольных СУБД.

СУБД Access ориентирована на непрофессиональных пользователей Microsoft Office. Это, в частности, проявилось в том, что вся информация, относящаяся к конкретной БД, хранится в одном файле, что удобно для начинающих пользователей.

На начальном этапе развития настольные СУБД играли определяющую роль. Они были просты для освоения и использования, обладали дружественным пользовательским интерфейсом, ориентировались на класс самых распространенных компьютеров -- персональных, на самую широкую категорию пользователей -- непрофессионалов, обеспечивали хорошее быстродействие при работе с небольшими базами данных.

Недостатки настольных СУБД стали проявляться с увеличением объемов баз данных и числа их пользователей. Они выразились в снижении производительности и возникновении сбоев при обработке данных. Причина этого в том, что обработка данных и контроль за их целостностью совершается внутри пользовательского приложения.

Общая характеристика СУБД Access

СУБД Microsoft Access 2000 (в дальнейшем Access) предназначена для работы с реляционными базами данных. Эта СУБД входит в программный комплекс Microsoft Office 2000 (в вариантах Professional, Premium и Developer), компоненты которого работают в среде Windows 95/98, Windows NT Workstation 4.0 и выше.

Access имеет инструментальные средства для создания: локальной БД, централизованной БД в локальной сети с файловым сервером, проектов (клиентских приложений, работающих с базами данных Microsoft SQL Server 6.5 или Microsoft SQL Server 7.0).

Access поддерживает механизм OLE -- связывание и внедрение объектов различных приложений Windows в БД, позволяет импортиро вать данные таблиц: других баз данных Access; баз данных dBase, Microsoft FoxPro, Paradox, Oracle, Microsoft SQL Server; табличного процессора Microsoft Excel. Внешними для Access могут быть также: данные почтовой программы Microsoft Exchange; таблицы и списки HTML на сервере локальной, корпоративной сети (сети масштаба предприятия), сети Internet. Может экспортировать объекты БД в другие приложения.

Access позволяет осуществлять: восстановление БД, сжатие БД, репликацию БД, защиту БД. Дает возможность конвертировать БД из предыдущих версий в текущую и наоборот.

Объекты БД и их назначение.

СУБД Access ориентирована на работу с объектами БД, к которым от носятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Таблица -- это основная структура, предназначенная для хранения информации в БД. По терминологии СУБД ее строки -- это записи, а столбцы -- поля БД. Записи идентифицируются по некоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей и называемой ключом. Запрос -- это требование на: отбор данных, хранящихся в таблицах; выполнение вычислений над данными; изменения в БД. Форма -- созданный на экране шаблон, используемый, главным образом, для ввода, просмотра и редактирования записей БД. Отчет -- отображение на принтере или на экране информации из БД в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем. Страница доступа к данным -- диалоговая Web-страница, которая поддерживает динамическую связь с БД и позволяет просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера Internet Explorer 4.0 или Internet Explorer 5.0. Мак рос -- есть последовательность макрокоманд для автоматизации выполнения операций в среде Access без программирования. Модуль--это про грамма для работы с БД, написанная на языке Visual Basic for Applications 6.0 (VBA). Объекты БД могут быть объединены в именованные группы объектов по функциональному или иному признаку.

Все объекты, за исключением страниц доступа к данным, можно хранить в одном файле--файле БД с расширением. mdb.

Способы создания объектов БД.

СУБД Access имеет разнообразные инструментальные средства, дающие возможность непрофессиональным пользователям решать задачи без использования языка запросов или языка программирования VBA.

Для автоматизации создания объектов БД (за исключением модулей) в Access используются специализированные средства, называемые конструкторами. Конструктор предоставляет пользователю ряд инструментальных средств, с помощью которых можно быстро и просто создавать и модифицировать объекты БД. Для конструирования макета формы, от чета, страницы используется панель элементов, появляющаяся при вызове конструктора. В Access имеется также множество мастеров, используемых для создания объектов БД и выполнения специальных операций. Мастер задает пользователю ряд вопросов и на основе его ответов строит законченный объект БД или осуществляет определенную операцию.

СУБД Access по праву считают носителем современной компьютер ной технологии в области электронной обработки данных.

Создание базы данных. Содержание понятия «файл базы данных» в MS Access шире по сравнению с традиционным понятием. Это совокупность данных и объектов, которые относятся к конкретной задаче. Файл базы данных включает в себя объекты, т. е. таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули, процедуры; в MS Access 2000 к ним добавляется объект страницы доступа к данным.

В MS Access база данных представляет собой совокупность средств (таблицы, формы, запросы, отчеты) для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией.

Файл новой базы данных в MS Access создается в окне «Файл но вой базы данных». В окно можно войти двумя способами:

В первом окне диалога, которое открывается при запуске MS Access, выбрать параметр «Новая база данных» и нажать кнопку «ОК». Откроется окно «Файл новой базы данных».

Основные этапы построения таблиц в режиме конструктора.

Начинать следует с определения структуры таблицы, соответствующей предметной области, т. е. с определения полей, которые надо включить в таблицу, типов данных (полей), длины каждого поля, а также алгоритма обработки данных, удерживающихся в таблице.

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне «База данных».

Общий алгоритм создания таблицы: открыть окно создания базы данных и перейти на вкладку «Таблицы» -» кнопка «Создать» --> [«Но вая таблица»] -> выбрать один из пяти способов создания таблицы («Режим таблицы», «Конструктор», «Мастер таблиц», «Импорт таб лиц», «Связь с таблицами») --» «ОК» -> .[«Сохранение»] -»задать имя созданной таблицы --> «ОК».

В верхней части окна находятся в виде таблицы компоненты для описания логической структуры создаваемой таблицы: «Имя поля», «Тип данных», «Описание».

В первую строку верхней части окна Конструктора ввести имя
первого поля, его тип и (при необходимости) описание этого поля.

Пользователь должен представлять себе (иметь на бумаге) структуру проектируемой таблицы, после чего, используя программу «Конструктор» в качестве инструментария, создать ее.

Последовательность действий при использовании программы «Конструктор»:

Сделать активным окно «База данных» (см. рис. 6.2) при помощи команды «Файл» -> «Создать» для создания новой базы данных или команды «Файл» -> «Открыть» при открытии существующей базы данных.

Выбрать вкладку «Таблицы» в окне «База данных».

Нажать кнопку «Создать» -> [«Создание таблиц»].

Выбрать способ создания таблицы: «Конструктор».

Нажать кнопку «ОК». На экране откроется окно Конструктора таблиц с мигающим курсором в первом ряду графы «Имя поля».

Типы данных.

Обработка информации в компьютерных системах требует определения структуры данных и точного представления в компьютере. Структура данных определяет их семантику, а также способ организации и управления данными. Семантика данных (data semantics) -- смысловое содержание данных. Для задания структуры данных есть точные средства описания данных. Для обработки и сохранения информации нуж но хорошо знать тип и структуру данных и выбрать способ наиболее адекватного их представления. Обязательным простейшим понятием в условиях программирования является «тип данных».

Тип данных -- атрибут переменной или поля. Он определяет, какие данные могут содержаться в поле (например, в поле с типом «Текстовый» можно вводить как тексты, так и числа, а в поле с типом «Числовой» -- только числа), позволяет выявить ошибочное применение данных. Структуры данных классифицируют в зависимости от допу стимых операций и целей использования. Тип данных -- это особая классификационная категория. Каждый тип данных определяет мно жество величин, объединенных определенной совокупностью допу стимых операций.

Свойства полей.

После ввода данных в поле Access проверяем соответствие их

допустимости для этого поля. Если введенное значение является недопустимым, то выдается предупреждение о том, что нужно ввести правильное значение.

Изменение типа данных поля. Когда в существующей базе данных возникает необходимость изменить тип данных соответствующего поля, то нужно сделать копию базы данных (таблицы), затем открыть таблицу в режиме конструктора, внести изменения типа данных и сохранить таблицу.

Особенности полей. Каждый тип данных наделен особенностями (свойствами), которые отражаются в разделе «Свойства поля» в окне конструктора.



Типы связей между таблицами. Схема данных.

Между информационными объектами существуют четыре типа отношений, для которых введены следующие обозначения:

· «один-к-одному» (1 : 1);

· «один-ко-многим» (1 : М);

· «много-к-одному» (М : 1);

· «много-ко-многим» (М : М).

Рассмотрим эти типы отношений между парами связанных элементов данных.

Отношение (отражение) «один-к-одному» (1:1) означает, что в каждый момент времени одной записи в одной таблице А соответствует не более чем одна запись в таблице В, к которой направлена связь, и на оборот. Связь поддерживается при помощи совпадающих полей, которые могут иметь разные имена. Связь между таблицами устанавливается не по совпадению имен полей, а на основе значений совпадающих полей. Связь уникальная как слева направо, так и справа налево.

Отношение «один-ко-многим» (1: М). Совпадающие поля в обеих таблицах имеют одинаковые имена.

Отношение «много-к-одному» (М : 1) схоже с отношением «один ко многим», но является уникальной лишь связь слева направо.

Отношение «много-ко-многим» (М: М) возникает между двумя таблицами, когда:

а) одна запись с первой таблицы А (выходная связь) может быть связана больше чем с одной записью другой таблицы В (принимающая);

б) одна запись с другой таблицы может быть связана больше чем с одной записью первой таблицы. Идентификация не является уникальной в обоих направлениях.

Операции по работе с таблицей.

Работа с таблицей осуществляется в режиме таблицы. В этом режиме возможны операции

Операции со значениями полей и их выполнение



Наименование операции	Обеспечивающие действия и команды
Редактирование значения поля	Шелчок на значении поля
Поиск значения в поле	Выделение поля Ввод команды Правка / Найти
Замена значения в поле	Выделение поля Ввод команды Правка / Заменить

Операции с записями и их выполнение

Наименование операции	Обеспечивающие действия и команды
Добавление записи	Ввод команды Вставка / Новая запись
Удаление записи	Выделение записи Ввод команды Правка / Удалить
Сортировка записей	Выделение поля, по которому будут сортироваться записи Ввод команды Записи / Сортировка
Фильтр по выделенному	Выделение значения поля Ввод команды Записи / Фильтр / Фильтр по выделенному
Обычный фильтр	Ввод команды Записи / Фильтр / Изменить фильтр Выбор значений, по которым будет осуществляться отбор записей Ввод команды Фильтр / Применить фильтр
Расширенный фильтр	Ввод команды Записи / Фильтр / Расширенный фильтр Очистка бланка фильтра и формирование условия отбора записей Ввод команды Фильтр / Применить фильтр
Отображение подчиненных записей для записи главной таблицы	Выбор подчиненной таблицы по команде Вставка / Подтаблица Щелчок на значке"+" (плюс) слева от записи
Отображение всех подчиненных записей в главной таблице	ввод команды Формат / Подтаблица / Развернуть все

Операции со столбцами и их выполнение

Наименование операции	Обеспечивающие действия и команды
Переименование столбца	Двойной щелчок на заголовке столбца
Вставка столбца	Выделение столбца, перед которым осуществляется вставка Ввод команды Вставка / Столбец
Удаление столбца	Выделение столбца Ввод команды Правка / Удалить столбец.
Скрытие столбца	Выделение столбца Ввод команды Формат / Скрыть столбцы
Перемещение столбца	Выделение столбца Ухват мышью заголовка столбца и указание его нового расположения
Закрепление столбца	Выделение столбца, который должен быть крайним левым при прокрутке таблицы вправо Ввод команды Формат / Закрепить столбцы

Типы и возможности запросов.

Запрос -- это важнейший инструмент для извлечения информации из одной или нескольких таблиц БД. Посредством запроса можно вносить изменения в саму БД. Запрос может служить источником данных для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Его результатом является новая таблица, которая может быть просмотрена, проанализирована, а за тем сохранена или не сохранена.

Запросы позволяют решать многие задачи, не прибегая к программированию. Например, представлять данные в агрегированном виде, про изводить вычисления над полями БД, группировать записи и находить для полей итоговые значения с помощью статистических функций: Sum, Avg (соответственно сумма, среднее значений поля); Max, Min (соответственно максимальное, минимальное значение поля); Count (число значений поля) и др.

СУБД Access позволяет создавать запросы с помощью Мастеров и с помощью Конструктора.

СУБД Access позволяет создавать запросы трех типов: запросы выбо ра, перекрестные запросы, запросы действия.

Запрос выбора является наиболее часто используемым типом запроса. Он дает возможность: выбирать записи, удовлетворяющие условиям от бора; включать в результирующую таблицу поля из одной или нескольких таблиц в нужном порядке; осуществлять вычисления над полями БД; выполнять статистические расчеты для групп записей. Разновидностью запроса выбора является запрос с параметрами -- это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести интересующее пользователя значение критерия отбора записей.

Перекрестный запрос представляет собой специальный запрос итогового типа. Он отображает результаты итоговых статистических расчетов над значениями некоторого поля в виде перекрестной таблицы. В ней значения одного или нескольких столбцов слева образуют заголовки строк, верхняя строка -- заголовки столбцов из значений определенного поля, а на пересечении строк и столбцов -- итоговые значения.

Запрос действия -- это запрос, который вносит изменения в саму БД. Существует четыре типа запросов действия:

· запрос на удаление -- удаляет группу записей из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц БД, для которых задано каскадное удаление связанных записей;

· запрос на обновление -- служит для изменения информации в полях таблицы БД;

· запрос на добавление--производит добавление записей из таблицы с результатами запроса в таблицу БД;

· запрос на создание таблицы -- создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц БД. Этот запрос полезен в случае: создания таблицы для экспорта в другую БД Access; создания страниц доступа к данным, отображающих данные соответственно указанному моменту времени; создания резервной копии таблицы; создания архивной таблицы, содержащей старые записи.

Создание запроса выбора в режиме конструктора.

Для создания запроса выбора с помощью Конструктора необходимо открыть окно Конструктора запроса, выполнив действия:

Окно БД => объекты Запросы => [Создать] => окно Новый запрос => выбрать Конструктор => окно Добавление таблицы => выбрать таблицы-источники запроса => [Закрыть].

Верхняя панель содержит схему данных запроса. В ней представлены списки полей, таблиц и запросов, выбранных в качестве источника запроса. Если ранее была создана связь между этими таблицами, то она показывается на схеме данных. В противном случае может отображаться связь, автоматически созданная системой Access. Пользователь может сам установить новую связь между таблицами.

Нижняя панель есть бланк запроса по образцу. Он представлен в виде таблицы, предназначенной для определения структуры результирующей таблицы запроса и задания условий отбора данных из таблиц. Каждый столбец бланка относится к одному полю таблицы. Строки бланка имеют следующее назначение:

Поле --указывает имена полей, участвующих в формировании запроса;

Имя таблицы -- указывает имена таблиц, которым принадлежат эти поля;

Сортировка -- дает возможность отсортировать записи в результирующей таблице запроса.

Вывод на экран -- позволяет управлять отображением полей в этой

таблице;

Условие отбора -- служит для задания условий отбора записей;

или -- позволяет объединять условия отбора логической операцией ИЛИ. При этом условия отбора могут указываться в нескольких строках бланка запроса.

Вычисления в запросах, формах, отчётах.

В итоговую таблицу запросов можно включить вычисляемые поля (графы), т.е. получить данные, которые отсутствуют в исходной таблице.

Новое вычисляемое поле создается прямо в Бланке запросов. Выражение записывается в пустую ячейку бланка с помощью «Построителя выражений», который предназначен для составления математических, логических и других выражений.

Окно «Построитель выражений» включает в себя четыре области с собственными полосами прокрутки. Создаваемое выражение формируется в верхней области -- поле ввода выражения. Там же размещаются и кнопки со знаками операторов.

Три области поиска элементов для записи выражения размещены в нижней части окна. Левая область содержит список источников данных (таблицы и др.) и средства для записи выражений (функции и др.); средняя область -- элементы, которые входят в выбранный объект в левом окне; правая область предназначена для формирования нужного объекта (элемента).

Выбор записей при условии неточного совпадения условий поиска.

Если вы не помните точного написания условия (ключ) поиска, сле дует использовать оператор Like (похожий). Образ задается сразу за оператором Like.



Выбор записей по диапазону значений. Границы диапазона задаются точно. В окне Конструктора применяются следующие опера торы: > (больше) >= (не меньше) < (меньше) <= (не больше) Beetween (между)

Назначение и функции языка SQL

Интенсивное развитие технологий БД потребовало разработки стан дартного языка, пригодного для создания БД и работы с ними независимо от специфики компьютера. Таким стал и по прогнозам останется в ближайшее время язык SQL. Если поначалу SQL был средством формирования запросов к реляционным БД, то с течением времени он превратился в мощное средство для работы с такими БД и стал использоваться многими СУБД. Пользователи, владеющие им, имеют огромные возможности доступа к данным разнообразных баз, применения и интеграции их.

Функции языка SQL обширны и включают:

организацию данных в таблицах;

обновление данных--добавление в БД новых данных, удаление и изменение уже имеющихся;

чтение данных -- SQL дает возможность пользователю или приклад ной программе извлекать данные из БД;

управление доступом -- с помощью SQL можно ограничить возможности пользователя по чтению и изменению данных и защитить их от не санкционированного доступа;

совместное использование данных -- SQL координирует совместное использование данных пользователями, работающими одновременно;

целостность данных -- SQL позволяет защитить БД от разрушения из-за несогласованных изменений или отказа компьютерной системы.

Язык SQL можно использовать для доступа к БД в двух режимах: при интерактивной работе (командный режим) и в прикладных программах (программный режим). С помощью SQL пользователь может в интерак тивном режиме быстро получить ответы на сложные запросы. При напи сании прикладных программ также используют язык SQL для обращения к БД (встроенный SQL). Освоив один раз стандарт SQL, пользователь мо жет работать с БД в среде любой реляционной СУБД.

Классификация команд языка.

Команды SQL

Команда	Назначение
	Описание данных
CREATE TABLE	Создает структуру таблицы
	Манипулирование данными
INSERT	Добавляет новые записи в таблицу
DELETE	Удаляет записи из таблицы
UPDATE	Обновляет данные таблицы
	Формирование запросов
SELECT	Извлекает данные из БД
	Создание представлений
CREATE VIEW	Создает представление *
	Управление доступом
GRANT	Предоставляет пользователю право доступа
REVOKE	Отменяет право доступа
	Управление транзакциями
COMMIT	Завершает текущую транзакцию
ROLLBACK	Отменяет текущую транзакцию
	Встроенный SQL
DECLARE	Определяет Kvpcop* для запроса
OPEN	Открывает курсор для чтения результата запроса
FETCH	Считывает курсор из результатов запроса
CLOSE	Закрывает курсор

Каждая команда SQL начинается с глагола -- ключевого слова, описывающего действие, выполняемое командой. Например, CREATE (создать), INSERT (добавить), COMMIT (завершить). После глагола идет одно или несколько предложений. Предложение описывает данные, с которыми работает команда, или содержит уточняющую информацию о действии, выполняемом командой. Каждое предложение начинается с ключевого слова. Например, WHERE (где), FROM (откуда), INTO (куда), HAVING (имеющий). Одни предложения являются обязательными, а другие -- нет. Многие предложения содержат имена таблиц или полей БД; некоторые из них -- дополнительные ключевые слова, константы и выражения.

Ключевые слова SQL нельзя использовать для идентификации таблиц, полей и пользователей. Имена должны содержать от 1 до 18 символов, начинаться с буквы и не содержать пробелы и специальные символы пунктуации.

Первый этап истории развития БД.

Первый этап -- базы данных на больших ЭВМ

История развития СУБД насчитывает более 30 лет. В 1968 году была введена в эксплуатацию первая промышленная СУБД система IMS фирмы IBM. В 1975 году появился первый стандарт ассоциации по языкам систем обработки данных -- Conference of Data System Languages (CODASYL), который определил ряд фундаментальных понятий в теории систем баз данных, которые и до сих пор являются основополагающими для сетевой модели данных.

В дальнейшее развитие теории баз данных большой вклад был сделан американским математиком Э. Ф. Коддом, который является создателем реляционной модели данных. В 1981 году Э. Ф. Кодд получил за создание реляционной модели и реляционной алгебры престижную премию Тьюринга Американской ассоциации по вычислительной технике.

Менее двух десятков лет прошло с этого момента, но стремительное развитие вычислительной техники, изменение ее принципиальной роли в жизни общества, обрушившийся бум персональных ЭВМ и, наконец, появление мощных рабочих станций и сетей ЭВМ повлияло также и на развитие технологии баз данных. Можно выделить четыре этапа в развитии данного направления в обработке данных. Однако необходимо заметить, что все же нет жестких временных ограничений в этих этапах: они плавно переходят один в другой и даже сосуществуют параллельно, но, тем не менее, выделение этих этапов позволит более четко охарактеризовать отдельные стадии развития технологии баз данных, подчеркнуть особенности, специфичные для конкретного этапа.

Первый этап развития СУБД связан с организацией баз данных на больших машинах типа IBM 360/370, ЕС-ЭВМ и мини-ЭВМ типа PDP11 (фирмы Digital Equipment Corporation -- DEC), разных моделях HP (фирмы Hewlett Packard).

Базы данных хранились во внешней памяти центральной ЭВМ, пользователями этих баз данных были задачи, запускаемые в основном в пакетном режиме. Интерактивный режим доступа обеспечивался с помощью консольных терминалов, которые не обладали собственными вычислительными ресурсами (процессором, внешней памятью) и служили только устройствами ввода-вывода для центральной ЭВМ. Программы доступа к БД писались на различных языках и запускались как обычные числовые программы. Мощные операционные системы обеспечивали возможность условно параллельного выполнения всего множества задач. Эти системы можно было отнести к системам распределенного доступа, потому что база данных была централизованной, хранилась на устройствах внешней памяти одной центральной ЭВМ, а доступ к ней поддерживался от многих пользователей-задач.

Особенности этого этапа развития выражаются в следующем:

Все СУБД базируются на мощных мультипрограммных операционных системах (MVS, SVM, RTE, OSRV, RSX, UNIX), поэтому в основном поддерживается работа с централизованной базой данных в режиме распределенного доступа.

Функции управления распределением ресурсов в основном осуществляются операционной системой (ОС).

Поддерживаются языки низкого уровня манипулирования данными, ориентированные на навигационные методы доступа к данным.

Значительная роль отводится администрированию данных.

Проводятся серьезные работы по обоснованию и формализации реляционной модели данных, и была создана первая система (System R), реализующая идеологию реляционной модели данных.

Проводятся теоретические работы по оптимизации запросов и управлению распределенным доступом к централизованной БД, было введено понятие транзакции.

Результаты научных исследований открыто обсуждаются в печати, идет мощный поток общедоступных публикаций, касающихся всех аспектов теории и практики баз данных, и результаты теоретических исследований активно внедряются в коммерческие СУБД.

Появляются первые языки высокого уровня для работы с реляционной моделью данных. Однако отсутствуют стандарты для этих первых языков.

Второй этап истории развития БД.

Второй этап - эпоха персональных компьютеров

Персональные компьютеры стремительно ворвались в нашу жизнь и буквально перевернули наше представление о месте и роли вычислительной техники в жизни общества. Теперь компьютеры стали ближе и доступнее каждому пользователю. Исчез благоговейный страх рядовых пользователей перед непонятными и сложными языками программирования. Появилось множество программ, предназначенных для работы неподготовленных пользователей. Эти программы были просты в использовании и интуитивно понятны: это, прежде всего, различные редакторы текстов, электронные таблицы и другие. Простыми и понятными стали операции копирования файлов и перенос информации с одного компьютера на другой, распечатка текстов, таблиц и других документов. Системные программисты были отодвинуты на торой план. Каждый пользователь мог себя почувствовать полным хозяином этого мощного и удобного устройства, позволяющего автоматизировать многие аспекты деятельности. И, конечно, это сказалось и на работе с базами данных. Появились программы, которые назывались системами управления базами данных и позволяли хранить значительные объемы информации, они имели удобный интерфейс для заполнения данных, встроенные средства для генерации различных отчетов. Эти программы позволяли автоматизировать многие учетные функции, которые раньше велись вручную. Постоянное снижение цен на персональные компьютеры сделало их доступными не только для организаций и фирм, но и для отдельных пользователей. Компьютеры стали инструментом для ведения документации и собственных учетных функций. Это все сыграло как положительную, так и отрицательную роль в области развития баз данных. Кажущаяся простота и доступность персональных компьютеров и их программного обеспечения породила множество дилетантов. Эти разработчики, считая себя знатоками, стали проектировать недолговечные базы данных, которые не учитывали многих особенностей объектов реального мира. Много было создано систем-однодневок, которые не отвечали законам развития и взаимосвязи реальных объектов. Однако доступность персональных компьютеров заставила пользователей из многих областей знаний, которые ранее не применяли вычислительную технику в своей деятельности, обратиться к ним. И спрос на развитые удобные программы обработки данных заставлял поставщиков программного обеспечения поставлять все новые системы, которые принято называть настольными (desktop) СУБД. Значительная конкуренция среди поставщиков заставляла совершенствовать эти системы, предлагая новые возможности, улучшая интерфейс и быстродействие систем, снижая их стоимость. Наличие на рынке большого числа СУБД, выполняющих сходные функции, потребовало разработки методов экспорта-импорта данных для этих систем и открытия форматов хранения данных.