Информационные свойства документа
Понятие информации, ее сущность и особенности. Информационные ресурсы, их состав и характерные свойства. Сущность документа, его особенности и функции. Информационные свойства и уровни документа. Проблема поиска и трансляции документированной информации.
Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
Вид | курсовая работа |
Язык | русский |
Дата добавления | 07.01.2009 |
Размер файла | 29,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
27
Содержание
- Введение 3
- 1. Понятие и свойства информации 5
- 1.1. Понятие информации 5
- 1.2. Понятие документа 7
- 2. Информационные свойства документа 9
- 2.1. Документированные информационные свойства 9
- 2.2. Информационные уровни документа 13
- 2.3. Проблемы поиска и трансляции документированной информации 17
- Заключение 24
- Литература 26
Введение
Документ (от лат. «documentum» - свидетельство) - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенный для распространения во времени и пространстве. Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую и аудиоинформацию, они могут подвергаться процессам записи, поиска, передачи, получения, сбора и чтения.
Свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.
Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа. Именно эти положения и определяют актуальность темы работы.
Цель работы: рассмотрение информационных свойств документа.
Объектом работы является информационные свойства документа.
Задачи работы:
ь Дать характеристику понятию информация;
ь Рассмотрение документированных информационных свойств;
ь Проанализировать информационные уровни документа;
ь Раскрыть проблемы поиска и трансляции документированной информации
Структура работы: Работа состоит из введения, двух глав, каждая из которых делится на параграфы, заключения и списка литературы.
1. Понятие и свойства информации
1.1. Понятие информации
Роль информации в личной, профессиональной и социальной жизни человека столь велика, что трудно дать какое-либо одно определение этому понятию. Термин «информация» происходит от лат. «informatio», что означает «сведения, разъяснения, изложение». В простейшем бытовом понимании с термином «информация» обычно ассоциируются некоторые сведения, данные, знания и т.д. о чем или ком-нибудь независимо от формы представления.
В широком смысле информация - это отражение реального мира. Сообщение несет информацию для человека тогда, когда заключенные в нем сведения являются для него новыми, т.е. пополняют знания, и понятными, т.е. новые сведения логически связаны с уже имеющимися знаниями. Знание - это осознанная информация. Любая информация предполагает реакцию на нее. Если человек получает тепловую информацию, дотрагиваясь до горячего камня, то реакцией организма на эту информацию будет отдергивание руки. Если человек не осознает эту информацию, то в следующий раз он опять будет дотрагиваться до камня, вытащенного из костра. Если информация осознанна, то она становится знанием - человек знает, что до раскаленного камня дотрагиваться нельзя. Значит, знание позволяет много раз использовать информацию, которую получили только один раз. Появление знаний связано с появлением проблемы их передачи и сохранения. Первыми формами передачи информации были жесты, символы, рисунки, и, наконец, информацию стали передавать при помощи письма.
По мере подъема информационной волны человеческое общество неизбежно вовлекается в процесс преобразований в системе человеческих отношений. Качественно новым образом устанавливаются и множатся связи между людьми. Знания и идеи стремительно преодолевают пространства.
Клодт Шеннон, американский учёный, заложивший основы теории информации - науки, изучающей процессы, связанные с передачей, приёмом, преобразованием и хранением информации, - рассматривает информацию как снятую неопределенность наших знаний о чем-то.
В любой области деятельности все начинается с организации системы сбора и обработки (анализа) информации. Важнейшим источником информации является документ.
Информационные ресурсы (ИР) - имеющиеся в наличии запасы информации, зафиксированной на каком-либо носителе и пригодной для ее сохранения и использования.
Информационные ресурсы являются продуктом интеллектуальной деятельности общества и рассматриваются в настоящее время как стратегический ресурс развития любой страны, который по значимости не уступает другим - финансовым, сырьевым, материально-техническим.
Законодательство РФ устанавливает правовой режим формирования и использования информационных ресурсов. По возможностям защиты имущественных прав они приравнены к другим, в том числе и материальным ресурсам. За исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ, информационные ресурсы могут быть товаром. На них распространяются права владения, пользования и распоряжения.
Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и общественных организаций.
Детально состав ИР может быть охарактеризован как:
— созданные прежде и создаваемые в настоящее время первичные документы на любых носителях (книги, периодические издания, нотные и изоиздания и т.д.);
— созданная прежде и создаваемая библиографическая продукция (библиографические списки, указатели, базы данных, справочно-библиографический аппарат библиотек, информационных центров и архивов и т.д.);
— фактографические и полнотекстовые базы данных.
В зависимости от масштаба формирования и использования различают мировые, национальные, региональные и локальные ресурсы.
Информационные ресурсы обладают рядом специфических свойств:
— неисчерпаемость, обеспечивающая возможность многоразового и многоцелевого их использования; неотчуждение при обмене и продаже;
— постоянный рост объема потока;
— изменчивость состава ИР как реакция на изменения информационных потребностей общества.
— компактного хранения больших объемов информации;
— оперативного поиска;
— доступа к удаленным ресурсам;
— фиксации на одном носителе различной по характеру информации;
— объединения библиографических, полнотекстовых и фактографических БД.
1.2. Понятие документа
Документ (от лат. «documentum» - свидетельство) - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенный для распространения во времени и пространстве. Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую и аудиоинформацию, они могут подвергаться процессам записи, поиска, передачи, получения, сбора и чтения.
Информацию можно записывать на носители. Носитель - это обобщающее наименование материала, на который можно записывать данные. Носители подразделяются на человекочитаемые (твердые) и машиночитаемые. Машиночитаемый носитель - носитель, пригодный для непосредственной записи и считывания данных техническими средствами. Например, магнитный и оптический диски, дискеты и т.д. Человекочитаемый (твердый) носитель - носитель, используемый для записи данных, непосредственно считываемых человеком, например, бумага.
Функции документа весьма многообразны:
1. Функция памяти, т.е. закрепления, хранения и передачи во времени и пространстве знаний, социального опыта и культурных традиций.
2. Коммуникативная функция, превращающая документ в средство общения автора и читателя, обмена мнениями, выработки коллективных решений.
3. Информационная функция, проявляющаяся как способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником знания.
4. Правовая функция, понимаемая как способность документа предоставлять информацию, необходимую для доказательства, подтверждения каких-либо фактов, событий путем их фиксации, документирования.
2. Информационные свойства документа
2.1. Документированные информационные свойства
Свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.
Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.
Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.
Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.
С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.
Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним "Остров сокровищ" Р.Л.Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стремились заполучить бумаги Флинта, карту, т.е. документированную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо действовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта же позволяла существенно сэкономить время и средства. Таким образом, ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.
В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.
Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.
Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.
Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.
Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.
С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.
Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Речь в данном случае идёт не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а прежде всего, об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.
Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.
Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Некоторые авторы (Г.Г.Воробьёв) вообще полагают, что информация - это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. Понятие новизны также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.
С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Одно из свойств документированной информации - её доступность, т.е. возможность получения потребителем.
Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.
Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.
Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).
Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.
2.2. Информационные уровни документа
Одним из важнейших внутренних свойств информации является объём, дающий возможность её количественного измерения.
Каким образом можно подсчитать количество информации в документе? Прежде чем попытаться ответить на этот вопрос, нужно сделать два предварительных замечания. Во-первых, следует признать, что в настоящее время отсутствует универсальная мера для измерения количества информации. Есть лишь условные меры, которые характеризуют информацию, содержащуюся в определённом документе, предназначенном для соответствующего потребителя, в конкретной ситуации. И, во-вторых, любой документ является многоуровневой информационной системой, где каждый уровень имеет свои количественные параметры. Есть физический уровень, синтаксический (знаковый), семантический (значимый), структурный, латентный и др.
Для определения количества информации необходимо, прежде всего, воспользоваться общенаучным методом измерения. Поскольку документированная информация всегда содержится на каком-либо материальном носителе, постольку первое, самое общее представление о её количестве может дать физический уровень, т.е. натуральный (физический) объём, занимаемый информацией. Так, первоначальное представление о документах на бумажных носителях можно получить, измерив их в килограммах, в кубических метрах, а также по количеству единиц хранения (дел) и даже по длине полок в архивохранилищах. Для аудиовизуальных и машиночитаемых документов могут быть использованы такие единицы измерения как длина киноплёнки или магнитной ленты в метрах, количество фотографических кадров, видеокассет, магнитных или оптических дисков и т.п.
Информационный объём письменных документов можно выразить в печатных листах, условных печатных листах, в учётно-издательских и авторских листах, перейдя, таким образом, на синтаксический (знаковый) уровень. Печатный лист - это оттиск на одной стороне листа бумаги формата 60 ? 90 см. В условных печатных листах просчитываются оттиски на бумаге других форматов (например, 70 ? 90 см и др.) через специальный коэффициент. Учётно-издательский лист, также как и авторский лист, равен 40 тыс. печатных знаков, включая пробелы между словами, или 3000 смІ графического материала (иллюстраций, карт и т.п.).
В информатике количество информации определяется с помощью такой единицы измерения как бит (двоичная цифра, используемая для кодирования любой информации). Восемь бит составляют 1 байт; 1 килобайт (Кбайт) = 1024 байт; 1 мегабайт (Мбайт) = 1024 Кбайт = 1048576 байт; 1 гигабайт (Гбайт) = около 1 млрд. байт.
Однако физический объём документа, также как и количество знаков в нём, т.е. синтаксический уровень, не дают представления о реальном количестве информации в документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные авторы вообще считают подобный подсчёт невозможным. В поисках наиболее эффективных путей измерения реального количества документированной информации предлагаются различные способы, используются различные понятия. В частности, некоторые исследователи (Б.В.Бирюков, Г.Г.Воробьёв) предлагают так называемый тезаурусный подход. Для обозначения реального количества информации, вложенного в какой-либо информационный объём (в книгу, газету, официальный документ и т.п.), вводится понятие информационная ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое конкретным потребителем, обозначается понятием информативность документа.
Содержание всей информации в определённой информационной системе называется “тезаурус” (от греч. “thesauros” - запас). “С точки зрения информативности тезаурус каждого сообщения делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) потери информативности - то, что дано, но не получено из-за рассеянности, спешки, незнания языка или предмета; 3) бесполезная информация - информационный шум”.
Получатель (приёмник) информации также имеет свой тезаурус, который отличается от тезауруса автора документа, но тоже делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) простая ассоциативная информативность - то, что автор не дал, но подразумевал и предполагал дать и получатель сумел извлечь, благодаря своей квалификации; 3) сложная ассоциативная информативность - то, что автор не дал, не предполагал давать, но получатель извлёк. Без ассоциативной информативности, кстати, немыслимо эффективное развитие научных исследований, равно как и вообще невозможен творческий процесс во многих других областях человеческой деятельности.
Цифровая оценка информативности осуществляется путём составления двух списков дескрипторов (от англ. “descry” - распознавать), т.е. значимых слов или словосочетаний, несущих смысловую нагрузку и нередко именуемых ключевыми словами. В первый список помещаются все дескрипторы документа, а во второй - дескрипторы получателя, приёмника. Количество дескрипторов, повторяющихся в обоих списках, служит показателем информативности.
Отношение информативности к информационной ёмкости называется информационной плотностью документа. Информационная плотность, как правило, меньше единицы, так как в каждом документе содержится определённое количество бесполезной информации для данного конкретного потребителя.
Информационная ёмкость и информативность документа зависят от многих факторов: от языка, стиля (в текстовых документах), от структуры, степени формализации и т.п.
Одним из важнейших внутренних свойств информации является её организация, структура. По способу внутренней организации информацию можно разделить на две группы:
логически неупорядоченный набор сведений (данные);
логически упорядоченный набор данных.
К примеру, попыткой логически упорядочить имеющуюся основную информацию в области документоведения является данное учебное пособие, которое делится на главы, разделы, абзацы. Повышение уровня внутренней организации любой документированной информации улучшает её восприятие, экономит время потребителя, влияет на эффективность принимаемых решений.
Таким образом, изучение информационных свойств документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практики документационного обеспечения управления, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации и т.п. Иначе говоря, свойства документированной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.
2.3. Проблемы поиска и трансляции документированной информации
Важнейшими свойствами документированной информации, как уже отмечалось, являются своевременность, доступность, полнота, новизна. С этими свойствами непосредственно связана трансляция информации, т.е. реализация одной из основных функций документа - коммуникативной. Дело в том, что документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играет поиск и сбор нужной информации.
В свою очередь, поиск документированной информации самым тесным образом связан с проблемой её рассеяния в пространстве (по множеству источников) и во времени. Эта проблема является весьма актуальной в самых различных сферах деятельности человека: в науке, в управлении, в образовании и т.д. По некоторым данным, разработчик или исследователь примерно половину своего рабочего времени тратит на поиск необходимой информации. Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам. Однако нужная информация крайне неравномерно рассредоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необходимую информацию, может привести к нерациональным затратам времени и средств. Между тем, оказывается, существуют определённые закономерности рассеяния информации. Одним из первых на это обстоятельство обратил внимание английский библиограф С.К.Бредфорд (1878-1948). Он предложил модель рассеяния информации, ставшую впоследствии классической:
“Если научные журналы, - писал С.К.Бредфорд, - расположены в порядке убывания продуктивности статей по данному вопросу, они могут быть разделены на ядро периодических изданий, более специально посвящённых данному вопросу, и несколько групп или зон, содержащих то же самое количество статей, что и ядро, когда числа периодических изданий в ядре и последующих зонах будут относиться как 1: n : n2”45. Иначе говоря, увеличение в арифметической прогрессии количества статей, содержащих информацию по какому-либо вопросу, приводит к возрастанию в геометрической прогрессии массива источников (в данном случае журналов) с такого рода статьями.
Таким образом, в соответствии с этой моделью, увеличение полноты информации непосредственно связано с нарастанием трудностей в её поиске.
Большие затруднения вызывает также и поиск документированной информации, рассеянной во времени. При этом необходимо учитывать фактор её старения, которое зависит от многих обстоятельств. Старение проявляется в том, что постоянно возникают всё новые документы, новые источники, содержащие более полную, точную, достоверную информацию. Поэтому с целью экономии времени и ресурсов оправдано первоочередное обращение именно к этим источникам.
Проблема поиска информации, рассеянной во времени, в наибольшей степени разработана применительно к научной документации. Так, ещё в 1960 г. учёные Р.Бартон и Р.Кеблер вывели закономерность, согласно которой информация, имеющая наибольшую общественную значимость, сосредоточена в определённом интервале времени. Для научной документации этот интервал равен полупериоду формирования научных представлений в общественной системе, т.е. примерно 19 лет. Разумеется, скорость старения зависит от конкретной науки, от определённой её области, научного направления.
В управленческой сфере также происходит старение документированной информации, причём, как правило, с большей скоростью, которая тоже зависит от конкретной сферы управления - административной, экономической и т.п. Всё это необходимо учитывать в практической работе с документами.
Передача документированной информации во времени и в пространстве осуществляется с помощью естественно возникших либо искусственно созданных каналов и средств. На ранних этапах развития человеческого общества передача информации происходила в виде знания, ещё не отделённого от субъекта, обладающего этим знанием. Роль своеобразных банков знаний и каналов передачи знаний играли старики, т.е. самые опытные, умудрённые жизнью люди.
С появлением письменности происходит фиксация информации на материальном носителе, т.е. отделение её от субъекта, что позволило и передавать, и хранить информацию. А начиная с середины 19 в., информация могла уже отделяться от материального носителя, на котором она была зафиксирована, и существовать в виде сигнала, т.е. модулированного физического процесса.
Однако в процессе передачи документированной информации имеют место задержки, которые приводят к её старению, а, следовательно, к снижению ценности. Чаще всего задержки эти происходят в “накопителях” (архивах, запоминающих устройствах ЭВМ), а также в “каналах связи” (радиоканалах, почтовых ведомствах и т.п.).
Нередко задержка бывает искусственной - с целью получить взамен затраченного времени меньшую вероятность ошибки, т.е. большую достоверность информации путём её перепроверки. Таким образом, создаётся определённая избыточность информации, гарантирующая полноту восприятия. Однако не следует при этом забывать, что избыточность может легко перейти в сверхизбыточность, поскольку слишком часто повторяемая информация не воспринимается или по отношению к ней вырабатывается даже негативная психологическая установка. (“Повторенье - мать ученья”, но до известного предела). В документационном обеспечении управления сверхизбыточная информация отнимает время у руководителей, снижает эффективность управления.
Движение документированной информации во времени и пространстве предполагает наличие источника и приёмника. Если между ними возникает информационное напряжение, то появляется информационный (документный) поток. Однако при этом между источником и приёмником информации могут возникнуть информационные барьеры, мешающие оптимальному протеканию информационных процессов.
Что представляют собой информационные барьеры? Каким образом их можно классифицировать?
В самом общем виде информационные барьеры делятся на объективные, т.е. возникающие и существующие независимо от человека, и субъективные. В свою очередь, последние можно разделить на:
а) барьеры, создаваемые источником, и
б) барьеры, возникающие за счёт приёмника информации.
В исследовательской литературе обычно выделяется до десяти и более информационных барьеров. Наиболее значимыми из них являются:
1. Пространственные (географические) барьеры. Они возникают вследствие удаления источника и приёмника информации друг от друга в пространстве.
2. Временные (исторические) барьеры. Связаны с разделением источника и приёмника информации во времени. При этом, чем большим является это удаление, тем существеннее становится информационный барьер и тем труднее, как правило, он преодолевается.
3. Государственно-политические барьеры - тормозят процесс формирования единого мирового информационного пространства, вследствие существования на Земле свыше полутора сотен независимых государств, разделённых границами, имеющих различные политические режимы, разные законодательства, по-разному регулирующие информационно-документационные процессы.
4. Режимные барьеры - ограничивают доступ к документированной информации. Часть информации, содержащей государственную тайну или имеющей конфиденциальный характер, оказывается недоступной для широкого потребителя.
5. Ведомственные и бюрократические барьеры. Они обусловлены разветвлённой, иерархической структурой системы управления и самоуправления (включая государственное, местное, внутрифирменное и т.д.), которая удлиняет пути прохождения документов, в том числе вследствие недостаточной компетентности или нерадивости государственных, муниципальных и иных служащих.
6. Экономические барьеры - связаны с отсутствием или дефицитом финансовых средств для производства, передачи, потребления информации.
7. Технические барьеры - возникают вследствие нехватки или технической несовместимости оборудования, а также технических средств, программного обеспечения и т.п., необходимых для оптимизации информационных процессов.
8. Семантические (терминологические) барьеры - появляются в результате различного толкования разными людьми слов, терминов, символов. В частности, тому или иному термину порой приписываются разные понятия, даются различные определения понятий.
9. Языковые (национально-языковые) барьеры - обусловлены незнанием либо слабым знанием языков. Между тем, по подсчётам специалистов, существует около 3000 различных разговорных языков, на которых говорят народы Земли.
10. Идеологические барьеры - возникают между отдельными людьми или социальными группами, вследствие наличия у них разных систем взглядов на окружающую действительность, различного вероисповедания и т.п. Идеологические барьеры могут стать (и неоднократно становились) причиной острых социальных конфликтов.
11. Психологические барьеры - связаны с особенностями восприятия информации конкретным человеком, с особенностями его памяти; со свойствами человеческой личности, с особенностями характера человека (замкнутость, застенчивость и т.п.); с психологическим состоянием человека в конкретный период времени (усталость, плохое настроение); наконец, с психофизическими возможностями человека.
Некоторые авторы особо выделяют так называемые барьеры глубины и барьеры широты. Барьеры глубины связаны с недостаточными знаниями приёмника (потребителя) информации в той сфере или в том вопросе, которому посвящена документированная информация. Барьеры широты обусловлены, напротив, слишком узкой компетенцией приёмника информации, неспособного воспринимать информацию более широкого, общего характера.
Работа с документами требует не только знания информационных барьеров, но и возможных путей их преодоления. Успешное преодоление многих барьеров связано с научно-техническим прогрессом, с использованием современных информационных технологий. Так, пространственные барьеры достаточно эффективно преодолеваются с помощью компьютерной сети Интернет; языковые - в результате совершенствования системы языковой подготовки и переподготовки в учебных заведениях, а также разработки и использования соответствующих компьютерных программ перевода текстов на различные языки; семантические - путём создания разного рода словарей и стандартизации ряда терминов и определений и т.д.
Вместе с тем необходимо помнить, что информационные барьеры в большинстве своём не могут быть полностью устранены или до конца преодолены, во всяком случае, в обозримом будущем. Препятствием для этого служит, прежде всего, сам человек. Так, существуют пределы психофизических возможностей современного человека воспринимать информацию. Человек способен принимать и перерабатывать потоки информации, интенсивность которых составляет не более 100 бит/с. Если же интенсивность этих потоков превышает допустимую, то пропускная способность человека снижается вплоть до полного прекращения восприятия поступающей информации. Не приносят желаемых результатов для преодоления, в частности, языковых барьеров попытки использования искусственных международных языков. К настоящему времени предложено уже около 300 таких языков. Наиболее распространённый из них - "эсперанто" - является производным от английского и ряда других германских и романских языков и изобретён ещё в 1887 г. поляком Людвигом Заменгофом. Однако на этом языке, даже по самым оптимистическим подсчётам, в мире говорит не более 3 миллионов человек.
Заключение
В результате проведенного исследования, можно сделать вывод, что свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.
Важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).
Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.
Одним из важнейших внутренних свойств информации является объём, дающий возможность её количественного измерения.
Изучение информационных свойств документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практики документационного обеспечения управления, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации и т.п. Иначе говоря, свойства документированной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.
Литература
1. Андреева В.И. Делопроизводство. - М., 2006.
2. Бирюков Б.В., Воробьёв Г.Г. Тезаурусный подход к коммуникативным процессам и документальная информация // Информация и управление: философско-методологические аспекты. - М. - Наука, 1985. С. 47-69.
3. Воробьёв Г.Г. Твоя информационная культура. - М. - Молодая гвардия, 1988.
4. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 2004.
5. Еременко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. -- Л., 1991.
6. Ефимов А.Н. Информация: ценность, старение, рассеяние. М., 1978.
7. Илюшенко М.П. Свойства документной информации // Секретарское дело. 1999. - N 1. - С. 9-13.
8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. -- М. -- Новосибирск, 1997.
9. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. - М. 2007.
10. Кирсанова Н. Н. Современное делопроизводство. Учебное пособие. - М, 2007.
11. Кузнецова М.В. Делопроизводство. -- М., 2000. Лихачев М. Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие.-- М., 2001.
12. Кушнаренко Н.Н. Документоведение Учебник. - М. 2007.
13. Мелик-Гайказян И.В. Информационные процессы и реальность.- М. - Наука. Физматлит, 2007.
14. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. -- М., 2002.
15. Острейковский В.А. Информатика: Учебник для вузов. М.: Высшая школа, 2007.
16. Справочник по подготовке и оформлению официальных документов.-- М., 2003.
17. Стенгоков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М., 2005..
18. Стенгоков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. -- М., 2000.
19. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. -- Киев, 2000.
Подобные документы
Актуальность (своевременность) информации. Информационные ресурсы и информационные технологии. Подходы к определению количества информации. Свойства информации, ее качественные признаки. Роль информатики в развитии общества. Бит в теории информации.
презентация [200,9 K], добавлен 06.11.2011Понятие информации и ее свойства. Классификация экономической информации, ключевые понятия, определяющие ее структуру. Примеры использования информационных технологий в бизнесе. Экономические информационные системы, их классификация и структура.
шпаргалка [26,5 K], добавлен 22.08.2009Основные свойства информации. Минимальная единица измерения количества информации, ее аналогия со знаниями с точки зрения процесса познания. Характеристика основных информационных процессов: поиск, сбор, обработка, передача и хранение информации.
контрольная работа [28,8 K], добавлен 01.10.2011Информационные объекты различных видов, информационные процессы. Классификация, виды и свойства информации, процесс сбора и переработки, принятие решений на ее основе и их выполнения. Описание различных подходов к хранению, передаче и шифрованию данных.
презентация [758,0 K], добавлен 02.01.2017Сущность, структура и значение приложения Microsoft Office 2003, его основные возможности. Концепция электронного документа и его обязательные реквизиты. Особенности технологии создания и редактирования текстового документа в Microsoft Word 2003.
реферат [23,0 K], добавлен 23.11.2010Подача заявления на разработку электронного документа. Свойства элементов документа. Методы устранения недостатков технологических процессов. Изменение формата хранения данных. Установление контрольных точек в операционных технологических процессах.
курсовая работа [137,8 K], добавлен 15.10.2012Определение информации, ее источники, социально значимые свойства, особенности восприятия человеком Сбор, обработка, передача, хранение и защита. Форма ее представления. Основные информационные процессы. Информация в системах живой и неживой природы.
презентация [1,5 M], добавлен 22.10.2014Понятие, свойства и базовые структуры циклических алгоритмов. Средства создания программ, сущность объектно-ориентированного программирования. Бухгалтерские автоматизированные информационные технологии. Автоматизация бухгалтерского учета в России.
контрольная работа [182,8 K], добавлен 24.05.2013Понятие и назначение носителя информации, его разновидности и характерные особенности, возможности применения. Аппаратура систем обработки информации в технике и управлении. Виды информации в зависимости от формы ее представления, ее свойства и значение.
контрольная работа [263,6 K], добавлен 08.03.2010Описание технических средств. Описание программного обеспечения. Порядок создания документа. Способы получения справочной информации. Создание нового документа. Загрузка рабочего документа. Рабочая книга, ячейки.
контрольная работа [44,8 K], добавлен 09.04.2004