Информационный фонд компьютерных систем

2

Канашский филиал

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

«Информационный фонд компьютерных систем»

Студента 3 курса экономического факультета

0

Работа выслана в Чувашский госуниверситет

«____» ____________2008 г.

Передана на кафедру Экономики и управления

Оценка___________ «___» _____________2008г.

Преподаватель: Петров Иван Михайлович

Возвращена в деканат______________________

Содержание

• 1. Унифицированные системы документации 3
• 2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации 4
• 3. Эффективность рациональной системы делопроизводства 5
• 4. Пример формуляра-образца отчетно-статической документации для предприятия «ОАО Кремль» 7
• Список используемой литературы 10
• 1. Унифицированные системы документации
• В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению, В основе создания УСД лежит метод унификации -- установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД (см. раздел 2.5). В настоящее время действует восемь УСД:
• — унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• — унифицированная система банковской документации;
• — унифицированная система финансовой» учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетным учреждений и организаций;
• — унифицированная система отчетно-статистической документации;
• — унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• — унифицированная система документации по труду;
• — унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• — унифицированная система внешнеторговой документации.
• Разработка УСД ведется соответствующими министерствами н ведомствами, которым поручена эта работа.
• Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
• 2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
• Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего, в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данным в автоматизированных информационных системах.
• Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды, Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
• В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также или иной области договариваются, что понимать, какое понятие вкладывать в тот или иной термин. Из этого следует, что содержанке понятия, обозначенного термином, может быть понято только через его дефиницию - краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, его содержание и границы. Поэтому всегда, когда речь идет о терминах, мы должны иметь в виду, что термин лишь называет понятие, а его существо, содержание раскрывает определение.
• 3. Эффективность рациональной системы делопроизводства
• В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторяющиеся. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандартизовать в полном объеме, но для них могут быть стандартизованы принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в большинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологию их решения, так и формы представления информации.
• Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначении. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.
• Стандартизация -- это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов.
• Основная цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов -- основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.
• Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:
• термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;
• организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;
• классификаторы управленческих функций; управленческая документация.
• Документы давно стали объектами унификации и стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг., но с тех пор, несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства,
• Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации, Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.
• В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.
• Унификация управленческих документов предполагает: унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческой деятельности. Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческой задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен. Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.
• Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в Деятельности организации.
• Для каждого вида УСД разрабатываются модели единых формуляров-образцов и комплексы стандартов по терминологии, установлению общих требований к документации.
• 4. Пример формуляра-образца отчетно-статической документации для предприятия «ОАО Кремль»
• Мы рассмотрим пример формуляра-образца отчетно-статической документации для очень интересного предприятия «ОАО Кремль».
• 1. Определяется круг реквизитов для отражения в первичном документе.
• Данные берем из таблицы 1:
• Таблица 1

Наименование реквизита	1 вариант
Табельный номер	4
Вид оплаты	1
Номер документа	3
Наименование детали	На мое усмотрение
Фамилия, Имя, Отчество	На мое усмотрение
Кодовое обозначение детали	На мое усмотрение
Количество изготовленных деталей	6
Цех	3
Кодовое обозначение операции	отсутствует
Бригада / участок	2
Смена	1
Расценка	отсутствует
Разряд работы	1
Подписи	На мое усмотрение
Наименование массива	24
Предприятие	32
Сумма заработка	отсутствует
Дата	15
Число строк в документе	8

• 2. Реквизиты распределяются по частям и зонам, а также упорядочиванию внутри зоны.
• Таблица 2

Часть документа	Наименование реквизитов	Значность реквизита	Зона	Последовательность расположения реквизитов в зоне части
1	Наименование массива Предприятие Цех Смена Бригада / участок Номер документа Дата	24 32 3 1 2 3 15	1 1 2 2 2 1 1	1 2 3 4 5 6 7
2	Табельный номер Фамилия, Имя, Отчество Вид оплаты Разряд работы Наименование детали Количество изготовленных деталей	4 Х 1 1 Х 6	3 3 3 3 3 3	1 2 3 4 5 6
3	Подписи	Х	-	-

• На основании данной таблицы 2 проектируется первичный документ «Рапорт о выработке за смену» и заполняем реальными данными.
• Промежуточный массив "Справка о выработке за смену", организуется на основе входного массива "Рапорт", формируемого на основе заполненного рапорта о выработке за смену, расценочного массива "Тарифы и расценка", справочного массива "Личный состав" и рабочего классификатора изделий "Рабочий классификатор деталей" с использованием функций табличного процессора.
• Список используемой литературы
• 1. Автоматизированные информационные технологии: Учеб./Под ред. Г.А. Титоренко. М.: Компьютер:ЮНИТЛ. 1998. 400 с.
• 2. Организация и ведение информационного фонда. Методические указания к контрольной работе / Сост. Е.И. Анохина. М.Н. Захарова, И.М. Петров; Чуваш. Ун-т, 2001. 16.
• 3. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА- М, 1998