Использование системы "Галактика ЕRР" для автоматизации управления материальными потоками и расчет периода ее окупаемости

Решения на базе системы "Галактика", адресованные крупным и средним по масштабам бизнеса компаниям, имеют разную стоимость и соответствуют возможностям разных категорий предприятий.

7. Простота и надежность.

Предприятие не тратит серьезных ресурсов на освоение, эксплуатацию и развитие информационной системы. Заказчики гарантированы от сбоев, которые могут привести к значительным финансовым потерям.

Система Галактика ERP имеет модульную структуру рис. 3.6. Для эффективного управления материальными потоками используется так называемый "контур логистики". Контур логистики предназначен для эффективного управления материальными и связанными с ними информационными и финансовыми потоками в сфере производства и обращения.

К задачам логистики относятся планирование, организация и контроль всех видов деятельности по перемещению и складированию, которые обеспечивают прохождение материального и связанного с ним информационного потоков от пункта закупки сырья до пункта конечного потребления.

Входящие в контур модули могут использоваться менеджерами многих функциональных отделов производственных и торговых предприятий.

Реализованные в системе функции (рис. 1) позволяют автоматизировать:

- формирование хозяйственных связей по поставкам товаров или оказанию услуг;

- определение объемов и направлений материальных потоков;

- определение последовательности продвижения товаров к местам складирования;

- развитие, размещение и организацию складского хозяйства;

- осуществление перевозки, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам назначения;

- выполнение упаковки, маркировки, погрузки и разгрузки;

- управление складскими операциями: сдачу и приемку грузов, хранение, подготовку необходимого покупателям ассортимента, организацию доставки мелкими партиями и т.д.

Рис. 1. Структура системы Галактика ERP

Основным преимуществом от использования "Контура логистики" является то, что все задачи решаются комплексно. В процессе эксплуатации его модулей создаются цепочки взаимосвязанных документов, которые, с одной стороны, дают целостную картину движения материальных потоков, а с другой стороны -- обрабатываются финансовыми, производственными и бухгалтерскими модулями и соответственно отражаются в показателях бюджетов, планов, бухгалтерских отчетов. Порядок работы с модулями "Контура логистики" иллюстрирует обобщенный бизнес-процесс. Процесс решения задач логистики на промышленном предприятии с помощью системы Галактика ERP можно обобщенно представить в виде следующей последовательности операций:

- ввод договоров с покупателями готовой продукции с указанием реквизитов сторон, определением условий отгрузки и оплаты. Формирование на основании договора календарного плана поставки;

- формирование планов сбыта по заявкам потребителей, а на их основе - производственного плана и производственной программы, а также планов материально-технического снабжения и заявок на получение МЦ у поставщиков;

- формирование договоров с поставщиками на закупку сырья, комплектующих и т.д. Формирование на основании договора календарного плана закупки, каждому товарному ПКП ставится в соответствие партия закупки;

- формирование ДО (счетов) на закупку по товарным ПКП;

- формирование приходных накладных по ДО на закупку при поступлении МЦ. Сверка программно сформированных накладных с документами поставщика и их редактирование в случае выявления расхождений. Распределение по складам и оприходование поступивших МЦ, сверка и занесение данных о фактически поступивших МЦ в складские ордера;

- оплата поступивших МЦ предусмотренными условиями договора видами платежных средств. Для последующего контроля взаиморасчетов платежные документы должны быть связаны с ДО на закупку.

- по мере производства готовой продукции и наступления сроков отгрузки - формирование ДО (счетов) на продажу по товарным ПКП договоров с покупателями;

- формирование по ДО на продажу сопроводительных документов на отпуск готовой продукции потребителю. Упаковка, пакетирование, отборка продукции со складов, формирование расходных складских ордеров;

- ввод входящих платежных документов по мере поступления платежей за отгруженную продукцию;

- отражение хозяйственных операций в бухучете путем формирования проводок по первичным документам с помощью механизма ТХО. Аналогичный механизм - типовые финансовые операции (ТФО) - реализован для отражения хозяйственных операций в других регистрах учета, например, с помощью ТФО можно сформировать фактические показатели бюджетов по первичным документам или по данным бухучета.

Модуль Поставщики, получатели предназначен для контроля состояния взаиморасчетов с контрагентами. Он является незаменимым инструментом менеджеров по снабжению и сбыту, а также работников бухгалтерии.

Функции модуля можно разделить на следующие группы:

- контроль взаиморасчетов посредством установки и просмотра связей между ДО (документами-основаниями) и платежными документами; пакетное распределение платежей; создание актов взаимозачетов и договоров уступки долга (цессии);

- расчет штрафных санкций;

- ведение счетов-фактур для учета НДС;

- ввод планов закупок и реализации;

- учет долгов, контроль взаиморасчетов с помощью отчетов.

Каждое предприятие обязано корректно оформлять документы для учета НДС. В модуль Поставщики, получатели включены функции для автоматизированного формирования всех необходимых документов. Реализованы алгоритмы автоматической регистрации счетов-фактур в книгах продаж и покупок в зависимости от используемого метода учета реализации. Выходные формы соответствуют последним изменениям законодательства.

Рис. 2. Модульная структура системы Галактика ERP

Данные об исполнении планов закупок и реализации рассчитываются автоматически на основании введенных в систему оперативных документов. Отслеживание предложений поставщиков и заявок покупателей, планирование закупок и реализации в полном объеме реализованы в модулях МТО и Управление заказами.

При формировании многочисленных отчетов модуля Поставщики, получатели обрабатывается информация товарно-сопроводительных и платежных документов с учетом распределения платежей по товарным позициям. Предоставляется возможность в любой момент получить баланс взаиморасчетов с контрагентом.

Модуль Складской учет (Матценности) предназначен для управления размещением и хранением материальных запасов. Его функции ориентированы, в первую очередь, на работников складского хозяйства и бухгалтерии, а отчеты будут полезны всем специалистам, решающим задачи логистики.

Модуль решает следующие задачи:

- приемка товаров по накладным с автоматизированным распределением по складам и формированием приходных складских ордеров. Контроль соответствия накладных и ордеров;

- распределение поступивших МЦ по ячейкам хранения, в том числе в пакетном режиме;

- организация внутрискладского перемещения, в том числе в подразделения розничной торговли и при переводе МЦ в основные средства;

- формирование расходных складских ордеров при отпуске МЦ;

- проведение инвентаризации и учет выявленных несоответствий путем формирования актов о недостаче, об излишках, на пересортицу.

Модуль обеспечивает динамический пересчет складских остатков и поддерживает несколько методик списания МЦ. Для удобства отборки товаров из мест хранения и последующего формирования сопроводительных документов на отпуск предусмотрены операции комплектования (разукомплектования) и пакетирования (распакетирования).

Слежение за доставкой грузов получателю осуществляется путем формирования транзитных накладных по маршруту движения.

Акт передачи оборудования в монтаж предназначен для оформления отпуска МЦ со склада для нужд капитального строительства.

В модуле присутствует механизм передачи МЦ в ОС (основные средства). Передача в ОС осуществляется одновременно с нескольких разрезов хранения и МОЛ.

Для контроля запасов МЦ предназначены функции формирования ведомостей дефицитов и сверхнормативов. Реализованы алгоритмы расчета текущих и сезонных сверхнормативов, а также прогнозирование дефицитов с учетом динамики продаж за период.

Помимо традиционного набора отчетов, в модуль включена универсальная складская ведомость -- средство для проектирования и формирования произвольных складских отчетов, а также отчет по проводкам, сформированным ко всем накладным и актам всех видов, обрабатываемых модулем. 

Модуль Управление сбытом предназначен для управления материальными потоками в процессе реализации товаров и готовой продукции, выполнения работ и оказания услуг с формированием следующих документов:

- прайс-листов;

- документов-оснований (счетов);

- расходных накладных на отпуск МЦ и приходных накладных на МЦ, возвращенных по рекламации;

- актов выполнения работ/оказание услуг;

- складских ордеров;

- платежных требований на проведение оплаты по ДО (счетам).

Модуль ориентирован на менеджеров по сбыту, а также сотрудников различных отделов и служб, занимающихся оформлением первичных документов на продажу материальных ценностей и оказание услуг.

В модуле реализован ряд универсальных решений, вписывающихся в бизнес-схемы практически любого предприятия. В первую очередь, это система ценообразования посредством прайс-листов. Прайс-листы можно формировать по группам матценностей и услуг, для различных контрагентов и т.д. Отпускные цены рассчитываются путем последовательного применения наценок, описанных по специальным алгоритмам. Политика ценообразования включает также настраиваемую систему скидок.

При формировании счетов на продажу реализована возможность резервирования МЦ вплоть до конкретной партии. При оказании услуг, стоимость которых не является фиксированной, а зависит от определенного набора параметров и рассчитывается по заданному тарифу, используется механизм расчетных услуг.

Среди специфических решений, включенных в модуль, следует отметить:

- количественный и стоимостной учет отгруженной и возвращенной покупателем тары с учетом нормы естественной убыли;

- учет скидок и надбавок за возврат/невозврат тары;

- формирование отчетности по операциям с тарой и контроль состояния взаиморасчетов с контрагентом по таре;

- оперативный учет показателей качества отгружаемых МЦ с формированием удостоверения качества и автоматизированным расчетом скидок/надбавок за качество;

- формирование транспортных атрибутов документов-оснований с автоматическим переносом их в формируемые накладные.

Информация о транспортных атрибутах используется для печати товарно-транспортных накладных по форме, установленной законодательными актами, получения дополнительных аналитических отчетов и для использования в модуле Управление транспортом.

Модуль Управление снабжением предназначен для регистрации входящих документов и формирования сопроводительных документов, которые затем обрабатываются в других модулях системы. Связь сопроводительных документов устанавливается посредством ДО (документа-основания).

Модуль обеспечивает полный цикл обслуживания процесса приобретения товаров и услуг, регламентируемый счетами, договорами, приходными накладными, актами на работы/услуги, накладными на возврат по рекламации, доверенностями, складскими ордерами для последующей их обработки в смежных модулях, а также: планирование закупок; контроль соответствия документов, регламентирующих сделку; получение отчетности, отражающей сделку с различных точек зрения и проч.

Среди специфических решений, включенных в модуль, следует отметить:

- автоматизированное формирование сопроводительных документов на возврат МЦ контрагентам в случае выявления брака, истечения срока годности и т.д.;

- учет неотфактурованных поставок путем формирования корректирующей накладной;

- регистрацию грузовых таможенных деклараций и сведение баланса расчетов с таможенными органами при импортных операциях;

- оперативный перенос результатов взвешивания ж/д состава в накладные при поставках МЦ железнодорожным транспортом и др.

Печать ДО предполагает получение счетов с налогами, скидками, получением паспорта импортной сделки путем задания специально введенных в систему внешних атрибутов и внешней классификации и проч.

Большинство документов модуля формируется автоматически в режиме пакетного формирования. Печать документов производится в соответствии с требованиями законодательства, предъявляемых к их форме и содержанию.

Модуль Управление снабжением предназначен для регистрации входящих документов и формирования сопроводительных документов, которые затем обрабатываются в других модулях системы. Связь сопроводительных документов устанавливается посредством ДО (документа-основания).

Модуль обеспечивает полный цикл обслуживания процесса приобретения товаров и услуг, регламентируемый счетами, договорами, приходными накладными, актами на работы/услуги, накладными на возврат по рекламации, доверенностями, складскими ордерами для последующей их обработки в смежных модулях, а также: планирование закупок; контроль соответствия документов, регламентирующих сделку; получение отчетности, отражающей сделку с различных точек зрения и проч.

Среди специфических решений, включенных в модуль, следует отметить:

- автоматизированное формирование сопроводительных документов на возврат МЦ контрагентам в случае выявления брака, истечения срока годности и т.д.;

- учет неотфактурованных поставок путем формирования корректирующей накладной;

- регистрацию грузовых таможенных деклараций и сведение баланса расчетов с таможенными органами при импортных операциях;

- оперативный перенос результатов взвешивания ж/д состава в накладные при поставках МЦ железнодорожным транспортом и др.

Печать ДО предполагает получение счетов с налогами, скидками, получением паспорта импортной сделки путем задания специально введенных в систему внешних атрибутов и внешней классификации и проч.

Большинство документов модуля формируется автоматически в режиме пакетного формирования. Печать документов производится в соответствии с требованиями законодательства, предъявляемых к их форме и содержанию.

Модуль Управление договорами предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов на все виды хозяйственной деятельности предприятия и контроль их исполнения.

Модуль является центром сосредоточения всей информации, необходимой для обеспечения контроля договорных обязательств и может использоваться менеджерами многих функциональных отделов производственных и торговых предприятий, основывающих свою деятельность на работе по договорам. Модулем могут пользоваться отделы продаж и снабжения, капитального строительства, финансовые, плановые отделы и бухгалтерия, осуществляющие контроль поступления, отгрузки материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг и исполнения платежей.

Договоры и контракты могут иметь последовательный характер формирования от "рамочного", заключаемого с контрагентами на длительный период в обобщенном виде, до конкретного, готового к запуску на исполнение. Модуль устанавливает, поддерживает, контролирует связи документов системы, конкретизирующие договор или являющиеся его производными при выполнении, включая финансовые операции.

Календарные планы поставок разбиваются на пункты планов, каждый из которых содержит отдельное описание материальных и финансовых потоков, проходящих по выполняемой хозяйственной операции. В модуле формируются дополнительные соглашения к договорам, наряд-заказы и распоряжения на отгрузку, удостоверения качества, накладные на отпуск товаров на внутренний рынок и экспорт. Наряд-заказы представляют собой документы-распоряжения на выполнение работ, погрузку и отправку товаров, материалов, готовой продукции, а распоряжения на отгрузку -- разнарядки, содержащие один или несколько наряд-заказов, объединенных одним пунктом погрузки.

Отчетные документы модуля позволяют осуществлять оперативный контроль исполнения календарных планов (в товарной и финансовой части), поступлений и отгрузок товарно-материальных ценностей, движения грузов в пути следования потребителям, вести учет отказных грузов и их реализацию, получать информацию о состоянии расчетов с покупателями.

В модуле производится контроль дебиторской и кредиторской задолженности, анализ состояния взаиморасчетов, в том числе и на основании актов сверки, проводится расчет штрафов и пени за нарушение условий отгрузки и сроков оплаты.

Отдельная функция модуля предназначена для формирования исковых заявлений по договорам на взыскание долга и уплату пени и регистрации решений суда по искам с формированием соглашений о реструктуризации долга и графика погашения долга.

Рассчитаем экономический эффект и срок окупаемости Галактики ERP при внедрении ее на предприятие "Мостра-групп". Капитальные затраты на программное обеспечение составляют 1 926 000. По оценкам экспертов при использовании программного обеспечения Галактика ERP экономия труда составляет 60 ч/год на одного сотрудника. При работе с ПО Галактика ERP на предприятии будут задействованы 50 человек. Рассчитаем экономический эффект:

= * * = 50*60*3200= 9600000 (1)

где - количество работников, - экономия труда, - среднечасовая тарифная ставка.

Срок окупаемости будет равен:

= = = 0,2 года или 2,4 месяца. (2)

где - капитальные затраты ПО Галактика ERP.