2

Реферат

на тему:

"Електронні таблиці. Таблиці процесора"Зміст

• 1. Вступ до електронних таблиць. Основні поняття 3
• 2. Типовий інтерфейс електронних таблиць. Форматування даних. Формули та функції 5
• 3. Загальна технологія роботи з електронними таблицями 8
• 4. Характеристика найпоширеніших табличних процесорів 11

1. Вступ до електронних таблиць. Основні поняття

Початок створення електронних таблиць було покладено у 1979 році, коли два студенти Ден Бріклін та Боб Френкстон, на комп'ютері Apple ІІ створили першу програму електронних таблиць, яка отримала назву VisiCalc від Visible Calculator (наочний калькулятор). Основна ідея програми полягала у тому, щоб в одні комірки поміщати числа, а в інших задавати закон їх математичного перетворення. Ця ідея визначила цілий клас програм, які тепер прийнято називати табличними процесорами. VisiCalc отримала широке розповсюдження як перша електронна таблиця, проте швидко поступилася своїми позиціями Lotus 1-2-3, а згодом Excel та вільним табличним процесорам StarOffice та OpenOffice.

Досить часто інформацію, що обробляється, треба представляти у вигляді таблиць. При цьому частина комірок таблиці містить вихідну або первинну інформацію, а частина - похідну. Похідна інформація є результатом різних арифметичних та інших операцій, що робляться над первинними даними.

Базову ідею електронних таблиць можна викласти таким чином. Кожна комірка таблиці позначається деякою адресою (позначенням комірки по горизонталі та вертикалі). Частина комірок таблиць містить якість числа (наприклад, 5, 9, 12.8 та ін.), а в іншій частині записані якісь формули, операндами яких служать адреси комірок.

Для вирішення завдань, які можна подати у вигляді таблиць, розроблені спеціальні пакети програм, що називаються електронними таблицями або табличними процесорами.

Електронна таблиця - це комп'ютерний еквівалент звичайної таблиці, що складається із рядків і граф, на перетині яких розташовуються клітки, в яких міститься числова інформація, формули і текст. Графам і рядкам можна давати назви. Екран монітору трактується як вікно, через яке можна розглядати таблицю цілком і частинами. Електронна таблиця - найбільш розповсюджена і потужна інформаційна технологія для професійної роботи з даними. Для керування електронною таблицею створені спеціальні програмні продукти - табличні процесори.

Табличний процесор - це комплекс взаємопов'язаних програм, призначений для обробки електронних таблиць.

Табличні процесори являють собою зручний засіб для проведення бухгалтерських і статистичних розрахунків. У кожному пакеті є сотні вбудованих математичних функцій і алгоритмів статистичної обробки даних. Крім того є потужні засоби зв'язку таблиць між собою, створення і редагування баз даних.

Сфери застосування електронних таблиць:

- економічні розрахунки;

- інженерні задачі;

- статистична обробка даних;

- пошук оптимальних значень параметрів;

- побудова графічних залежностей і діаграм;

- однотипні розрахунки над більшими наборами даних;

- моделювання складних фінансових ситуацій, бухгалтерські розрахунки;

- обробка результатів експерименту.

Спеціальні засоби дозволяють автоматично отримувати і роздруковувати налагоджувані звіти з використанням десятків різних типів таблиць, графіків, діаграм, додавати до них коментарі і графічні ілюстрації.

Табличні процесори мають вбудовану довідкову систему, що надає користувачу інформацію по конкретним командам меню та інші довідкові дані. Багатомірні таблиці дозволяють швидко робити вибірки у базі даних по будь-якому критерію.

Основні можливості: бази даних, діаграми, друк, макроси, розрахунки.

Об'єкти електронної таблиці:

- рядки, пронумеровані арабськими цифрами;

- комірка - первинний елемент таблиці, що містить дані, кожна комірка позначається адресою, яка складається з номеру рядка і імені стовпця;

- стовпці, що йменуються латинськими літерами A, B,... Z, AA, AB,... AZ.

Робоче поле електронної таблиці складається із рядків і стовпців.

Адреса комірки ще називається посиланням. Крім адреси, комірка може мати власне ім'я, яке може використовуватися у формулах. Поточна комірка позначена вказівником - прямокутником, що світиться.

2. Типовий інтерфейс електронних таблиць. Форматування даних. Формули та функції

Усі відомі табличні процесори мають типову структуру інтерфейсу. При роботі з електронною таблицею на екран виводяться робоче поле таблиці і панель керування, яка включає: Головне меню, допоміжну область керування, рядок вводу в рядок підказки. Розташування цих областей на екрані може бути мимовільним і залежить від особливостей конкретного табличного процесора.

Рядок головного меню містить імена меню основних режимів програми. Вибравши один з них, користувач отримує доступ до меню, що містить перелік команд, які в нього входять. Після вибору деяких команд меню з'являються додаткові підменю.

Додаткова область керування включає рядок стану, панелі інструментів, вертикальну і горизонтальну лінійки прокрутки.

У рядку стану (статусному рядку) користувач знайде відомості про поточний режим роботи програми, імені файлу поточної електронної таблиці, номер поточного вікна і т.п.

Панель інструментів (піктографічне меню) містить певну кількість кнопок (піктограм), призначених для швидкої активізації виконання певних команд меню і функцій програми. Щоб викликати на екран ті області таблиці, які не ньому на даний момент не відображені, використовуються вертикальна і горизонтальна лінійки прокрутки. Бігунки (движки) лінійок показують відносну позицію активної комірки у таблиці і використовуються для швидкого переміщення по ній. У деяких табличних процесорах на екрані створюються спеціальні зони швидкого виклику. При натисканні миші у такій зоні викликається відповідна функція. Наприклад, при натисканні мишею на координатній лінійці викликається діалог параметрів сторінки.

Рядок введення відображає дані, що вводяться у комірку. У ній користувач може переглядати чи редагувати вміст поточної комірки. Особливість рядку введення - можливість бачити формулу чи функцію, що міститься у комірці, а не її результат. Рядок вводу зручно використовувати для перегляду чи редагування текстових даних.

Рядок підказки призначений для надавання повідомлень користувачу відносно його можливих дій у даний момент.

Робоче поле - простір електронної таблиці, що складається з комірок, назв стовпців і рядків.

Панель керування - частина екрану, що дає користувачу інформацію про активну комірку і її вміст, меню і режими роботи.

Електронні таблиці надають користувачу комп'ютерний варіант так званої робочої книги для проведення розрахунків. Книга складається з окремих пойменованих аркушів (таблиць), які у свою чергу формуються з комірок, які виходять з перетину рядків та стовпців. Стовпці таблиці нумеруються прописними латинськими літерами (A, B,..., Z, AA,..., AZ,...), а рядки - числами. Кожна комірка має унікальну адресу, що складається з імені стовпця і рядка, наприклад, A1 чи D55.

Перед тим як помістити дані в ту чи іншу комірку таблиці, її слід виділити (натиском лівої кнопки миші). Введення даних можна як і в саму комірку, так і у поле, що відображає вміст комірки (рядок формул). Виділити групу комірок можна за допомогою миші або клавіатури. Можна виділити не тільки блок комірок, але й цілі рядки і стовпці. Окремі комірки чи групи комірок можна форматувати, встановлювати різні шрифти, їх накреслення і розмір та ін.

Комірки можуть містити текстову або числову інформацію, а також формулу, по якій проводиться обчислення. Запис формули починається із символу дорівнює (=). Будь-яка інформація, яка не може бути сприйнята як формула чи число, вважається текстом. Локалізовані програми звичайно враховують національні особливості представлення чисел. За замовчуванням числа у комірках електронної таблиці "притискаються" до правого краю комірки, у той час як текст - до лівого.

Як правило, формули, що використовуються в електронних таблицях, містять посилання на інформацію, що розміщена в інших комірках. Наприклад, якщо комірка містить формулу =A1+B1, то у ній буде відображуватися сума значень, розташованих у комірках A1 і B1, при чому при зміні даних у цих комірках сума автоматично перераховується.

Електронні таблиці дозволяють використовувати більшість математичних, статистичних і фінансових функцій. Копіювання формул з однієї комірки в інші за допомогою миші дозволяє значно прискорити процес підготовки таблиці, що містить однотипні формули.

3. Загальна технологія роботи з електронними таблицями

Табличний процесор може мати кілька режимів роботи, найбільш важливі з них: режим готовності, режим вводу даних, командний режим, режим редагування.

Режим готовності - режим, у якому відбувається вибір комірки або блоку для корегування чи виконання якоїсь операції. У цьому режимі текстового курсору немає, а є виділення активної комірки кольором.

Режим ведення даних - режим, коли починають вводити дані у певну комірку, з якого після введення даних знову переходять до режиму готовності або до командного режиму.

Командний режим - при переході до цього режиму (за допомогою команди </> (слеш) або <F10>) можна вибрати і виконати певну команду (пункт) головного меню. Після виконання команди (збереження, друк чи ін.) відбувається повернення до режиму готовності.

Режим редагування. При переході в режим введення даних попередній вміст поточної комірки втрачається. Щоб цього не відбувалося використовується режим редагування, що ініціюється певною клавішною комбінацією. У режимі редагування вміст активної комірки з'являється на контрольній панелі, доступний для внесення змін.

Табличний процесор має велику кількість команд, кожна з яких має різноманітні параметри (опції). Команди разом із додатковими опціями утворюють систему ієрархічного меню, яка у кожного типу табличних процесорів має свої особливості. Не верхньому рівні ієрархічного меню знаходиться головне меню. Вибір команди з меню робиться одним з двох способів: за допомогою клавіш керування курсором з натисканням клавіші введення або введенням з клавіатури спеціально виділеного символу команди.

Додаткову інформацію про команди, що складають меню електронної таблиці, і їх використання можна отримати, викликавши довідку.

Сукупність команд, що надається у розпорядження користувача деякої середньої електронної таблиці, можна розбити на такі типові групи:

- команди для роботи з файлами (збереження, завантаження, відкриття, пошук);

- команди редагування (переміщення, копіювання, видалення, вставка, пошук та заміна, відміна);

- команди форматування (вирівнювання тексту, вибору: шрифтів, товщини та розташування ліній, висоти рядка, ширину стовпця, колір фону та ін.);

- команди для роботи з вікнами (відкриття, закриття, вибір режиму, перехід між відкритими вікнами та ін.);

- команди для роботи з електронною таблицею як з базою даних (сортування, пошук потрібного рядку, стовпця чи комірки та ін.);

- друк;

- сервіс (команди для створення макросів, об'єднання електронних таблиць чи їх частин, встановлення захисту, експорту та імпорту, підключення додаткових математичних інструментів та ін.);

- отримання довідкової інформації;

- використання графіки.

Робота в кожній електронній таблиці має свої особливості, проте можна говорити про деяку узагальнену технологію роботи з нею.

На першому етапі формується структура електронної таблиці, яка включає: визначення заголовку, назв рядків і стовпців, а також введення в комірки вихідних даних, формул і функцій.

На другому етапі відбувається робота з даними, яка має на увазі дослідження сформованої таблиці, яке пов'язане з використанням певних математичних моделей (моделюванням), методів одночасної роботи з кількома таблицями і методів роботи з базами даних.

Третій етап технології дозволяє у графічному виді представити результати, що отримані на першому і другому етапах, і найбільш яскраво їх інтерпретувати.

Четвертий етап забезпечує вивід результуючих даних на друк. При цьому результати можуть бути роздруковані у табличному вигляді або у виді графічних діаграм.

4. Характеристика найпоширеніших табличних процесорів

Найвідоміші табличні процесори - Microsoft Excel, Lotus 1--2--3, OpenOffice.org Calc, Kspread, Gnumeric, SuperCalc та ін.

Найпростішою програмою є Kspread.

Gnumeric включена у склад стільниці GNOME, надає користувачу можливість зручної роботи з кількома листами робочої книги і більший набір математичних і статистичних функцій.

Microsoft Excel 2000 - табличний процесор, програма для створення й обробки електронних таблиць. Microsoft Excel дозволяє працювати з таблицями в двох режимах:

- Звичайний - найбільш зручний для виконання більшості операцій.

- Розмітка сторінок - зручний для остаточного форматування таблиці перед друкуванням. Межі поміж сторінками у цьому режимі відображаються синіми пунктирними лініями. Межі таблиці - суцільною синьою лінією, пересуваючи яку можна змінювати розмір таблиці.

OpenOffice.org Calc табличний процесор, за допомогою якого можна виконувати: обчислення, підтримку виконання функцій простої бази даних, сортування даних, вставку динамічних діаграм, імпорт і експорт. OpenOffice.org Calc дозволяє імпортувати й експортувати документи MS Office і StarCalc. Крім цього, можливі імпорт і експорт у текстовий формат та в формат HTML. OpenCalc входить у вільно розповсюджуваний офісний пакет OpenOffice фірми Sun Microsistems, доступний для користувачів ОС Linux і MS Windows. Як інтерфейс програми так і функціональні можливості OpenCalc практично не відрізняється від MS Excel.