Инструментальные средства пользователя в сфере MS Office

4

Реферат

на тему "Инструментальные средства пользователя в сфере MS Office"

Калуга-2006

Содержание

Введение………………………………………………….................3

1. Среда работы пользователя и ее настройки…...............……....4

1.1. Основные понятия…………………….....…..........………........4

1.2. Среда настройки Microsoft Office……….....…...............…......7

2. Настройка главного меню…………………….....……..….......10

3. Настройка панелей инструментов………………...……………........13

Список используемой литературы…………………………..............…..15

Введение

В данной курсовой осуществляется знакомство с инструментальными средствами создания программных продуктов и автоматизации работы пользователя применительно к среде Microsoft Office. Инструментарий обеспечивает конфигурирование и оперативную настройку ППП Microsoft Office.

MS Office - популярный набор программ, который в отличие от Office 97, разрабатывался с целью максимального облегчения работы пользователей и администраторов. Для выявления предпочтений потребителей с мая 1997 г. в рамках Office Advisory Council (консультативного совета по Office) велась кропотливая работа, в которой принимали участие около миллиона пользователей.

Цель курсовой -- сформировать представление о возможностях инструментальных средств ППП Microsoft Office, ориентированных на конечного пользователя.

1. Среда работы пользователя и ее настройки

1.1. Основные понятия

Работа пользователя с программными продуктами должна по возможности быть комфортной и осуществляться в соответствующей программно-технической среде (тип процессора, объем оперативной и внешней памяти, платформа сетевой и локальной операционной системы и др.).

Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс (вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т.п.). Как правило, интерфейс прикладных программных продуктов строится по типу графического, ориентированного на среду Windows интерфейса с развитыми элементами управления: командные кнопки, выпадающие меню, переключатели и т.п.

Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). В значительной степени это достигается наличием в составе программного продукта контекстно-зависимой помощи и обучающих систем, демоверсий, раскрывающих функциональные возможности и технологию работы программного продукта, специальных программных решений по обеспечению сохранности программ и данных, антивирусной защиты и др.

Прикладные программные продукты автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т.д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест -- АРМ, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.

Многие АРМ, наряду с основными функциями обработки данных, включают и вспомогательные, так называемый сервис. Сервис обеспечивает функции по обслуживанию базы данных -- копирование, восстановление, архивирование, экспорт/импорт данных; выполнение работ, связанных с профессиональной деятельностью, таких, как подготовка корреспонденции с помощью текстового редактора, организация вычислений средствами электронной таблицы, использование электронной почты для рассылки корреспонденции и др.

В состав АРМ входят и средства конфигурирования программно-технического комплекса, которые перенастраивают АРМ с учетом технических характеристик средств вычислительной техники, состава основных и вспомогательных функций обработки. Современные программные продукты включают специальный программный модуль или команды в составе главного меню для настройки среды и оптимизации работы программных продуктов.

При установке программного продукта -- инсталляции -- делается глобальное конфигурирование, которое означает:

Ш задание места для размещения программного продукта на магнитном диске;

Ш выбор функциональных возможностей (программных компонентов, модулей) для установки на компьютере;

Ш настройку структуры базы данных (состава файлов, структуры записей);

Ш настройку операционной и технической среды функционирования программного продукта.

Такая настройка выполняется, как правило, квалифицированным программистом, и изменение условий установки потребует реинсталляции программного продукта.

Для повышения эффективности работы конечного пользователя предусматриваются средства оперативного конфигурирования, включающие:

Ш изменение пароля доступа к программному продукту;

Ш активизацию/деактивизацию функций обработки (изменение функций главного меню);

Ш параметрическую настройку команд меню;

Ш настройку экранных форм;

Ш настройку выходных форм печати;

Ш задание форматов базы данных (длина и тип полей);

Ш определение места хранения базы данных на магнитном диске;

Ш изменение параметров печати (тип принтера, параметры страницы) и др.

Возможности средств настройки среды определяют гибкость программного продукта.

Тенденция развития прикладных программных продуктов состоит также в создании инструментальных средств конечного пользователя.

Инструментальные средства подобного типа предназначены для совершенствования функций обработки, создания новых приложений силами конечного пользователя.

Так, для пакетов бухгалтерского учета предлагается набор инструментальных средств следующего вида:

Ш генератор экранных форм, позволяющий создавать новые и изменять существующие экранные формы (расположение на экране реквизитов, соответствующих полям базы данных, использование текста подсказок, запуск процедур обработки, цветовое оформление и др.);

Ш язык запросов как средство поиска и фильтрации записей базы данных, выборки машинных документов, вычислений над данными базы данных;

Ш генератор отчетов, обеспечивающий вывод запросной информации, формирование итогов различных уровней и др.

Определилась тенденция массового использования конечными пользователями интегрированных пакетов, ориентированных в первую очередь на возможности стандартных программных средств (текстовый редактор, электронная таблица, база данных). В составе интегрированных пакетов имеется мощный арсенал инструментальных средств (макропрограммирование, языки программирования, программы-дополнения и т.п.), предназначенных для создания как конечными пользователями, так и профессиональными программистами прикладных программных продуктов. Таким образом, среда интегрированного пакета -- это в определенном смысле АРМ, обеспечивающий мощными и гибкими средствами работу конечного пользователя.

ППП Microsoft Office можно с полным основанием считать интегрированным, так как его характеризуют:

Ш стандартизация выполнения основных операций обработки (общность пунктов главного меню, приемов и технологий выполнения операций создания, сохранения, печати, поиска документов, файлов);

Ш единство принципов конфигурирования и настройки программ;

Ш конвертирование форматов хранимых данных;

Ш замена главного меню на меню приложения объектов при их редактировании.

1.2. Среда настройки Microsoft Office

Интегрированный пакет Microsoft Office содержит средства конфигурирования и настройки на условия конкретного применения, возможности автоматизации работы конечных пользователей.

Инсталляция программных продуктов пакета Microsoft Office связана с выбором функциональных компонентов продуктов. При установке программных продуктов Microsoft Office предлагается минимальная пользовательская и полная конфигурация программ, учитывающая возможности компьютеров и потребности пользователей пакета.

Выбранная конфигурация программных продуктов записывается в файлах с расширением .INI, например:

Ш Excel5.INI -- конфигурационный файл инсталляции Excel 5.0;

Ш WinWord6.INI -- конфигурационный файл инсталляции Word 6.0.

Каждый файл конфигурации состоит из секций со стандартными наименованиями, которые описывают используемые значения параметров настройки (установки).

Каждый программный компонент интегрированного пакета Microsoft Office обеспечивает удобный инструментарий настройки среды работы конечного пользователя.

Состав инструментов настройки связан с основами построения и функциональными возможностями программных продуктов. Базовые понятия, используемые текстовым редактором Word 6.0 и электронной таблицей Excel 5.0, обусловливают соответствующие средства их настройки. Все настраиваемые параметры можно разделить на общие и локальные.

Общие параметры установки действуют до очередной переустановки и используются в работе со многими документами; их хранение осуществляется либо в файле конфигурации, либо в определенном шаблоне (автошаблоне) документов.

Локальные параметры связаны с каждым документом в отдельности; они задаются выбором параметров (опций) выполнения команд главного меню.

Часть параметров настраивается с помощью команд меню. Так, в Word 6.0 диалоговые окна для задания параметров выполнения некоторых команд содержат кнопку <По умолчанию>. Например, команда ФОРМАТ, Шрифт или СЕРВИС, Язык. Нажатие кнопки обеспечивает сохранение заданных установок до их очередного редактирования, и они действуют на любые документы.

Другие команды в диалоговых окнах содержат кнопки <Опции> или <Настройка>, которые обеспечивают переход к выполнению аналогичных команд через меню СЕРВИС:

Каждой вкладке соответствует набор задаваемых опций с командами меню и информацией документа.

В Excel 5.0 команда СЕРВИС, Дополнения обеспечивает оперативный выбор для использования дополнений (из числа инсталлированных или созданных пользователем). Чем меньше ресурсы компьютера, тем строже подходят к загрузке по мере необходимости набора дополнений для текущей работы.

Команда СЕРВИС, Параметры обеспечивает настройку текущих параметров работы с рабочими книгами.

2. Настройка главного меню

Для удобства работы пользователь должен иметь меню с набором необходимых режимов и команд. Настройка главного меню (Word 6.0) выполняется командами СЕРВИС, Настройка, вкладка Меню.

Список Категории позволяет выбрать объект, участвующий в изменении меню, -- стандартные режимы работы Word 6.0 и дополнения (автотекст, шрифты, макросы, стили). Соответственно выбору категории в окне <<Команды>> появляется набор возможных команд Word 6.0, макросов пользователя, элементов автотекста и т.д.

Окно <<Изменить меню>> позволяет выбрать пункт главного меню, в котором производится добавление или удаление команд, при этом указывается местоположение изменения -- в окне <<Где в меню>>.

Для создания нового пункта главного меню следует нажать кнопку <Строка меню>, которая выводит диалоговое окно.

В поле <<Имя в строке меню>> вводится имя нового пункта, указывается его местоположение -- первый, последний и нажимается кнопка <Добавить> или выделяется пункт меню, за которым осуществляется добавление, и нажимается кнопка <Добавить после>.

Это же диалоговое окно используется для:

Ш удаления какого-либо пункта главного меню -- производятся выбор удаляемого пункта и нажатие кнопки <Удалить>;

Ш переименования пункта -- производятся ввод нового имени в поле <<Имя в строке меню>>, выбор изменяемого пункта и нажатие кнопки <Переименовать>.

Для изменения состава и назначения команд выпадающего меню пунктов главного меню в диалоговом окне в списке Изменить меню сначала выбирается имя соответствующего пункта главного меню. Для добавления нового подпункта в поле <<Где в меню>> указывается местоположение: авто, вверху или внизу. В списке Категория или Команды выбирается соответствующее назначение подпункта, а в поле <<Имя в меню>> вводится название подпункта.

Кнопка <Добавить под> -- добавляет указанную команду к выбранному меню или меняет имя указанного элемента на то имя, которое введено в поле "Имя в меню".

Кнопка <Удалить все> удаляет указанную команду, макрокоманду, шрифт, элемент автотекста или стиль из выбранного меню.

Кнопка <Очистить все> восстанавливает исходное состояние всех меню и строк меню.

Таким образом, отдельному пункту меню или подпункту выпадающего меню можно поставить в соответствие:

Ш встроенные команды главного меню Word 6.0;

Ш доступные шрифты;

Ш созданные элементы автотекста;

Ш стили оформления текста, в том числе созданные пользователем.

Для сохранения модифицированного главного меню в поле <<Сохранить в>> указывается имя шаблона документа и осуществляется его сохранение. Данное меню будет доступно при работе с документами, созданными на базе этого шаблона.

В Excel 5.0 при нахождении на листе типа программный модуль доступна команда СЕРВИС, Редактор меню, которая обеспечивает вывод диалогового окна <<Редактор меню>>.

Состав пунктов меню, подменю и команд задается пользователем. Выбирается категория листов рабочей книги, для которых строится меню -- список Категория: рабочий лист, диаграмма, нет открытых документов, контекстное меню. Далее курсор переводится в соответствующий список (Меню, Элементы меню или Пункты подменю) для вставки нового элемента и нажимается кнопка <Вставить>. Для задания имени нового элемента курсор переводится в поле <<Заголовок>>, ввод заканчивается нажатием кнопки <Вставить>.

Если рабочую книгу сохранить как шаблон, то новые рабочие книги, созданные на ее основе, будут иметь готовые настроенные меню.

3. Настройка панелей инструментов

Панели инструментов могут располагаться в любом месте окна приложения или вдоль границ рабочего пространства. Их настраивают, удаляя или добавляя кнопки, изменяя внешний вид и функции обработки, вызываемые на выполнение нажатием кнопки. Различают встроенные панели инструментов и панели инструментов, создаваемые пользователями. Excel 5.0 содержит 13 встроенных панелей инструментов. Пользовательские панели инструментов создаются по двум основным причинам: панель содержит кнопки, соответствующие командам одинаковой частоты использования или соответствующие командам, взаимосвязанным по характеру работы пользователя. Перечень панелей, выводимых на экране цветовое оформление, величина кнопок, вывод подсказки об их назначении -- все это находится под управлением пользователя. Работа начинается командой ВИД, Панели инструментов.

В списке отмечаются панели инструментов. После нажатия кнопки <ОК> осуществляется их вывод на экран. Для создания новой панели инструментов в поле <<Имя панели>> вводится новое имя и нажимается кнопка <Создать>. На экран выводится окно диалога <Настроить> для добавления кнопок и их настройки.

Из списка категорий кнопок выбирают требуемую, нажимают левую кнопку мыши на нужной кнопке и перемещают ее из окна <Настройка> на новую панель. Для удаления кнопки на панели выполняют аналогичное действие -- выбирают кнопку нажатием левой кнопки мыши и перетаскивают кнопку с панели (в любое место).

Для создания панели инструментов в Word 6.0 выполняется команда ВИД, Панели инструментов и нажимается кнопка <Создать>, в результате появляется диалоговое окно для указания имени и сферы действия новой панели инструментов.

Затем выводится диалоговое окно <<Настройка>> для выбора категории кнопок и их расположения на новой панели инструментов. Кнопку можно графически отредактировать -- кнопка <Правка> вызывает диалоговое окно <<Редактор кнопки>>.

Для изменения назначения или оформления кнопок существующих панелей выполняют команду ВИД, Панели инструментов, выбирают нужную панель и нажимают кнопку <Настроить>. Далее повторяют аналогичные действия. Отличие состоит лишь в том, что кнопке можно назначить шрифт, автотекст, стили.

Список используемой литературы:

1. Информатика, учебник - 3-е переработанное издание / под ред. Н.В. Макаровой - М. Финансы и статистика, 2006. - 768 с. (с. 667).

2. Информатика, учебник для вузов, 4-е издание. Питер, 2006. Степанов А.Н. - 684 с. (с. 479).

3. Информатика, учебное пособие. Серия "Учебный курс" - Ростов на Д.: Издательский центр "МарТ", 2002. - 416 с. (с. 192).

4. Информатика, учебник для вузов. - Издательство Михайлова В.А., 2002 - 511 с. (с. 236).

5. Программирование документов и приложений MS Office. - СПб.: БХВ - Петербург, Корняков В.Н., 2005 - 236 с. (с. 17).

6. MS Office XP : Эффективный самоучитель: учебное пособие по специальности "Менеджмент организации", М.Ф. Меняев. - 2-е изд., Москва: Омега - Я, 2006. - 432 с. (с.10).