Электронные документы. Создание электронных библиотек

9

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

Факультет документоведения

Дубовицкая Мария Анатольевна

Электронные документы. Создание электронных библиотек.

Реферат по информационным системам

студентки 3 курса д/о

преподаватель:

ст.п. А.Ю. Тихонов

Москва 2007

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………...3

1.Электронные документы……………………………………………………….4

1.1 Магнитный документ…………………………………………………………4

1.2 Оптический документ………………………………………………………...5

1.3 Законодательное регулирование……………………………………………..6

2. Создание электронных библиотек…………………………………………….8

2.1 Классификация………………………………………………………………..9

2.2 Зарубежный опыт……………………………………………………………10

2.3 Российские разработки в области создания системы электронных

библиотек………………………………………………………………………...11

Заключение……………………………………………………………………….13

Список использованных источников и литературы…………………………...14

Введение

Данный реферат посвящен характеристике электронного документа, как особого носителя информации, также описанию такого явления Всемирной сети, как электронные библиотеки.

Электронный документ - это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

Отличительной чертой электронной библиотеки является возможность параллельного использования различных поисковых механизмов и средств доступа к гетерогенным коллекциям электронных данных. Так как в качестве ответа на запрос к электронной библиотеке пользователю может быть представлен далеко не единственный электронный документ (или его фрагмент) и совсем не обязательно в текстовой форме, необходимы такие информационные системы, которые могут обеспечить эффективный комплексный поиск и анализ информации в коллекциях разнородных объектов.

В литературе по данному вопросу освещены положения современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами.

1. Электронные документы

Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.

1.1 Магнитный документ

К магнитным носителям информации относят магнитную ленту, магнитную карту, магнитный диск (жесткий и гибкий).

Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.

Магнитная лента - носитель информации в виде ленты из гибкой и прозрачной пленки с ферромагнитным покрытием. Магнитная лента несет звуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом. Используется в ЭВМ, аудио- и видеотехнике.

Магнитная карта - носитель информации в виде гибкой пластины с магнитным покрытием.

Магнитный диск - носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

Магнитные диски делятся на жесткие и гибкие (дискеты).

Гибкий магнитный диск (floppy disk, diskette) - это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Он широко используется в ПЭВМ и является сменным носителем информации или программного обеспечения. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. Чаще всего используется для обмена программными продуктами и данными.

Жесткий магнитный диск (винчестер) - это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе персональным компьютером, и устанавливается внутри него.

Различают два вида жестких магнитных дисков.

Жесткий диск (hard disk) - встроенный в накопитель (дисковод) на жестком магнитном диске пакет закрепленных один над другим магнитных дисков, извлечение которых в процессе эксплуатации ЭВМ является невозможным.

Съемный жесткий диск (removable hard disk) - пакет магнитных дисков, заключенных в защитную оболочку, которые в процессе эксплуатации ЭВМ могут выниматься из дисковода на сменном жестком диске и заменяться другим. Использование этих дисков обеспечивает практически неограниченный объем внешней памяти ЭВМ.

1.2 Оптический документ

Оптический документ относится к новейшим носителям информации, основанным на оптических способах записи, считывания и воспроизведения. Из всей массы документов он выделяется по способу документирования.

Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, то есть возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида - звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

К оптическим документам относятся оптические диски и видеодиски: компакт-диск, CD-ROM, DVD-диск и другие.

Аудио компакт-диск - это оптический диск с постоянной (нестираемой) звуковой (речь, музыка и т. п.) информацией, записанной в двоичном коде. Качество воспроизведения (помехозащищенность), компактность, удобство воспроизведения и хранения являются основными достоинствами компакт-диска.

CD-ROM - компакт-диск с постоянной памятью, предназначенный для хранения и чтения значительных объемов информации (550 Мбайт и более). Он содержит компьютерную информацию, которая считывается дисководом, подключенным к ПЭВМ. CD-ROM относится к средствам мультимедиа, то есть интерактивным аудиовизуальным средствам, позволяющим одновременно проводить операции с подвижными графическими изображениями, текстом и звуком. Информация обычно представляется в виде комплекса: графика - меню - гипертекст (инструмент последовательных ссылок на текстовые и графические фрагменты при поиске нужной информации).

1.3 Законодательное регулирование

Что же касается вопросов законодательного регулирования Электронных документов и электронной подписи, то первым из законов следует рассмотреть Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», принятый в 1995 году. Данный правовой акт определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

В статье 5 «Документирование информации» рассматриваются вопросы юридической силы документов, полученных из автоматизированных информационных систем. В соответствии с п. 2 ст. 5 документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования (п.3 ст. 5).

Таким образом, электронная цифровая подпись становится обязательным реквизитом документа в автоматизированной информационной системе и позволяет реализовать механизм проверки достоверности сведений, содержащихся в таком документе.

Применительно к гражданским правоотношениям основополагающие положения о возможности использования электронных документов и электронной подписи содержатся в Гражданском кодексе РФ.

В отсутствии специальных законодательных норм Центральный банк РФ издал ряд нормативных документов, позволяющих использовать электронные платежные документы в практической деятельности.

В частности, было издано Временное положение от 12 марта 1998 года № 20-П «О правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России». Положение устанавливает правила обмена электронными документами и пакетами электронных документов, используемых при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России, между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России.

В качестве электронного служебно-информационного документа (ЭСИД) рассматривается «…документ, подписанный (защищенный) электронной цифровой подписью и обеспечивающий обмен информацией при совершении расчетов и проведении операций по счетам, открытым в учреждениях Банка России (запросы, отчеты, выписки из счетов, документы, связанные с предоставлением кредитов, и т. д.)».

После нескольких лет обсуждений различных законопроектов решающим шагом стало подписание 10 января 2002 года Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», создающего правовую основу для использования электронных документов и электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности.

Для подтверждения достоверности электронного документа используется электронная цифровая подпись, которая понимается в законе как «…реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

2. Создание электронных библиотек

Электронные библиотеки сегодня представляют собой даже не направление, это - идеология. Электронные библиотеки становятся неотъемлемой частью деятельности практически в любой области; с необходимостью иметь, развивать и использовать электронную библиотеку сегодня сталкиваются практически все. Как ранее все стремились получить компьютеры, так сейчас, когда уже произошло определённое насыщение компьютерами, говорят в основном о двух вещах - Интернете и электронной библиотеке. Причём всё больше и больше об электронной библиотеке. В этом смысле больше всех не повезло обычным библиотекам: с одной стороны, именно библиотеки являются одной из главных движущих сил развития электронной библиотеки, а с другой само слово библиотека в названии электронная библиотека путает многих и часто нивелирует данное понятие, низводя его до задачи оцифровки каких-то фрагментов или всего фонда библиотеки.

2.1 Классификация

Для начала классифицируем электронные библиотеки и разделитм их на три категории:

отдельная электронная библиотека (Single Digital Library) -- обычная классическая библиотека, при этом полностью автоматизированная;

интегрированная электронная библиотека (Federated Digital Library) -- группа из нескольких независимых библиотек, объединенных общей тематикой и коммуникационной сетью;

сборная электронная библиотека (Harvested Digital Library) -- виртуальная библиотека, предоставляющая единообразный доступ к разбросанным по сети ресурсам и тематическим материалам.

Отдельная электронная библиотека имеет фонды в цифровой форме (как результат сканирования или оцифровки). Такая библиотека самоограничена, поскольку материалы в ней находятся в одном месте. По сути это компьютеризованная версия классической библиотеки.

Сеть, состоящую из нескольких независимых электронных библиотек, объединенных общей тематикой, мы называем интегрированной электронной библиотекой. Входящие в нее библиотеки разнородны, в них могут применяться самые разнообразные форматы метаданных и стандартов. Наиболее серьезной проблемой для таких библиотек является взаимодействие, поэтому принципиально важным является наличие единого интерфейса.

Примерами интегрированных систем могут быть Сетевая библиотека по компьютерным наукам и Сетевая библиотека по диссертациям и авторефератам.

Сборная электронная библиотека комплектует только метаданные с указателями путей выхода на соответствующие фонды, поэтому одним движением "мыши" вы можете войти в киберпространство, содержащее резюме материалов выбранной вами тематики. В то же время все признаки и характеристики библиотеки остаются нетронутыми, сфокусированный поиск, разнообразие форм обслуживания, тщательный контроль качества. Информационные специалисты -- сотрудники сборной библиотеки отвечают за квалифицированное реферирование материал. Примерами библиотеки могут служить Публичная библиотека Интернет и Виртуальная библиотека Сети.

В отдельной электронной библиотеке, равно как и в интегрированной, материалы комплектуются изначально в электронной форме или проводится сканирование печатных документов; при этом сами материалы хранятся тут же -- либо в одной библиотеке, либо в нескольких. Все они доступны через Сеть. Здесь же располагается и метаинформация, т.е. справочно-поисковый аппарат. Материалы обновляются постоянно таким же образом, как и в классических библиотеках. Хранилища этих библиотек достаточно громоздки.

Материалы же сборной библиотеки отбираются из Сети, они разбросаны по многочисленным серверам; доступ к ним осуществляется через хорошо известные протоколы -- НТТР, FTP и т. п. В самой же библиотеке находятся только метаданные, поэтому хранилище невелико и компактно. Работники библиотеки не участвуют в процессе обновления материалов, им лишь нужно вовремя отслеживать изменения и отражать их в соответствующих аннотациях -- либо ручным способом, либо через определенные автоматизированные процедуры. Следует отметить, что профиль сборной библиотеки может быть изменен или дополнен достаточно легко.

2.2 Зарубежный опыт

В той или иной форме идея электронной библиотеки уже работает во многих университетах и крупных библиотеках ведущих стран мира. Например, электронная "библиотека XXI века" создается в Японии путем соединения усилий Агентства по внедрению новых технологий, Национальной парламентской библиотеки, целого ряда министерств, более 20 библиотек и культурных центров. Несколько лет назад Библиотека Конгресса США начала реализацию национальной программы создания электронной библиотеки. Начиная с 1994 г. по инициативе NSF, DARPA и NASA в США была развернута исследовательская программа Digital Libraries Initiative (DLI) по электронным библиотекам. На второй стадии развития в начале 1998 г. эти программы были объединены в единую межведомственную программу (DLI - Phase 2), в которой, кроме того, участвуют Национальная медицинская библиотека, Агентство по статистике США, Национальный гуманитарный фонд, Национальный архив США и другие федеральные агентства. С 1995 г. осуществляется национальная программа Великобритании eLib. В других странах (Канада, Германия и т. д.) многочисленные разрозненные проекты в последние годы также стали превращаться в национальные и международные программы создания электронных библиотек. Ряд проектов по созданию и использованию электронных библиотек выполнялся в рамках 4 - й Рамочной Программы Комиссии Европейских обществ (КЕС) и теперь осуществляется в рамках программы "Технологии информационного общества" начавшейся 5 - й Рамочной Программы КЕС.

2.3 Российские разработки в области создания системы электронных

библиотек

В 1998 г.Российский фонд фундаментальных исследований и Российский фонд технологического развития объявили о конкурсе по пилотной программе "Российские электронные библиотеки" (РЭБ). Из более чем 300 поступивших заявок был поддержан 31 проект (28 - РФФИ, 3 - РФТР). Начальной стадии реализации пилотной программы РЭБ был посвящен российско - американский семинар "Электронные библиотеки" (Миннауки, РФТР, РФФИ, NSF, апрель 1998 г.), а также семинар - совещание "Электронные библиотеки: перспективные методы и технологии, электронные коллекции" (РФФИ, РАН, декабрь 1998 г.). С конца 1998 г. осуществляется проект информационной и научно - методической поддержки проектов межведомственной программы РЭБ. В рамках проекта созданы и функционируют Web - сайт программы РЭБ (http://www.iis.ru/RDLP/); открытый электронный дискуссионный лист для специалистов, заинтересованных в тематике электронных библиотек(El - bib@iis.ru); научный электронный журнал "Электронные библиотеки

Все это привело к появлению нового, в определенной степени синтетического, направления - электронные библиотеки - объединяющего специалистов в области информационных технологий, библиотекарей, информационных работников, работников музеев и архивов, издателей, теле - и радио - вещателей и многих других .Целью направления "Электронные библиотеки" как области исследований и технологического развития является разработка теории и практики сбора, хранения и распространения информации в электронном виде через сети передачи данных. Быстрое развитие World Wide Web и мультимедиа - технологий представляют основу для организации информационных коллекций и указывают направления развития электронных библиотек будущего. Вместе с тем, электронные библиотеки, представляющие собой перспективные формы сложных распределенных информационных систем, рассматриваются как пилотные разновидности будущих распределенных хранилищ знания (knowledge warehouses). Разнообразные формы представления электронных коллекций будут включаться в такие информационные депозитарии, однако до тех пор, пока не удастся достичь разумной однородности в представлении таких форм, пользователи электронных библиотек будут испытывать значительно больше неудобств по сравнению с читателями в традиционных библиотеках. Одна из фундаментальных проблем, стоящих перед исследователями и разработчиками в области электронных библиотек - как отобразить существующее разнообразие электронных коллекций в их однородное представление и как обеспечить доступ к интегрированной коллекции неоднородной информации

Заключение

Электронный документ - это очень обширная и актуальная тема, так как в настоящее время практически ни одно дело не обходится без компьютерного обеспечения. Подводя общие итоги, можно сказать, что электронный документ - это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых ЭВМ, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным носителем понимается материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронной вычислительной техники.

Применение технологий электронных библиотек позволит решить проблему хранения больших и сверхбольших объемов научной, культурной и образовательной информации, осуществить интеграцию разрозненных информационных ресурсов, а также предоставит возможность хранения ранее не хранимой и безвозвратно теряемой информации (лабораторных журналов, фотографий, изображений, звуковой и видео информации).

Электронные библиотеки позволят коренным образом изменить сам принцип информационного обслуживания пользователей: обращаясь к системе, они будут получать не только ссылку (библиографию или реферат) на имеющийся электронный документ, но и сам документ (полную копию оригинальной статьи, автореферат диссертации, графический образ картины или технического чертежа, видеозапись проведенного исследования или экскурсии по музею и т. д.).

Список использованных источников и литературы:

Источники:

1.Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.

2.Федеральный закон от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ № 2, 2002.

Литература:

1.Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 43-52.

2.Лавренова О.А.На пути к электронной библиотеке//Науч. И технич. б-ки.-2001.-№2-С.85-90.

3.Шарон Т.Электронные библиотеки в Интернете. /Т.Шарон, А.Франк // Науч. и технич. б-ки. -2001.-№2-127-133.