Оформление выходных документов в электронных таблицах QUATTRO PRO

МОУ СОШ «Иштеряковская средняя общеобразовательная школа»

Реферат по информатике
Тема: Оформление выходных документов в электронных таблицах QUATTRO PRO

2007

СОДЕРЖАНИЕ.

Введение.

1. Подготовка и печать качественных выходных документов.

1.1. Оформление электронных таблиц и выходных документов.

1.1.1. Компоновка выходных документов.

1.1.2. Форматирование блока готовой таблицы.

1.1.3. Изменение ширины и высоты строк и столбцов.

1.1.4. Использование стилей.

1.1.5. Выбор и задание шрифтов.

1.1.6. Таблицы шрифтов и стилей.

1.1.7. Создание собственных стилей и таблицы стилей.

1.1.8. Режим WYSIWYG.

1.2. Печать качественных выходных документов.

1.2.1. Текстовый и графический режимы печати.

1.2.2. Общие принципы печати выходных документов в QUATTRO PRO.

1.2.3. Задание текстового и графического режимов печати.

1.2.4. Компоновка выводимого на принтер Блока печати.

1.2.5. Режим предварительного просмотра выводимого на принтер документа.

1.2.6. Менеджер очереди печати.

Перечень сокращений.

ВВЕДЕНИЕ.

В настоящей работе представлено описание отдельных функций русской версии процессора электронных таблиц QUATTRO PRO 4.0.

Выбор русского варианта пакета QUATTRO PRO 4.0 обусловлен рядом его неординарных достоинств, особенно привлекательных для отечественного пользователя: - полная русификация пакета, когда не только все пункты меню, служебные сообщения, тексты помощи из справочника, сообщения об ошибках появляются на русском языке, но и реализованы сортировка и контекстный поиск данных в таблицах и базах данных по русскому алфавиту, вывод дат в привычном русском формате (например, /-Апр-1996) , оформление содержимого таблиц с помощью качественных шрифтов кириллицы и пр.

Наряду с этим, процессор QUATTRO PRO почти всех версий обладает такими достоинствами, как:

- чрезвычайно удобный пользовательский интерфейс, дающий возможность представления данных в самой разнообразной и нестандартной форме и обеспечивающий широкие возможности по обработке данных;

- многооконный режим работы, позволяющий организовать на экране удобную рабочую среду и создавать системы связанных электронных таблиц (ЭТ) ;

- доступ к любым, неограниченным по размерам внешним базам данных, созданным на основе наиболее популярных систем управления базой данных (СУБД) ;

- высокое качество печати выходных документов; возможность построения разнообразных графиков, диаграмм, рисунков, а также возможность создания слайд-фильмов для презентации готовых результатов и приложений;

- легкость создания программ автоматической обработки информации в таблицах и удобные средства отладки и редактирования созданных программ.

Основное внимание в данной работе будет уделено следующим вопросам:

- оформление для вывода на принтер выходных документов с высоким качеством печати;

- графическое представление полученных результатов и вывод их на принтер в составе выходных документов;

- способы графического анализа результатов.

1. ПОДГОТОВКА И ПЕЧАТЬ КАЧЕСТВЕННЫХ ВЫХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Процессор QUATTRO PRO, в отличие от других процессоров электронных таблиц, обладает совершенными возможностями для высококачественной подготовки и вывода на принтер качественно оформленных заключительных документов: отчетов, справок, сводок, снабжаемых табличными и графическими материалами. Все документы могут быть предварительно просмотрены и должным образом оформлены. Для придания им типографского качества могут использоваться наборы специальных шрифтов, графические средства расчерчивания таблиц и теневого выделения значимых показателей и величин.

1.1. Оформление электронных таблиц и выходных документов

Оформление выходных документов является заключительным шагом в работе перед печатью готовых документов и состоит из двух этапов: /) компоновки выводимых на принтер блоков одной или нескольких связанных электронных таблиц, содержащих необходимую информацию; 2) форматирования содержимого блоков, а также расчерчивания столбцов и строк ЭТ линиями разделения, выделения ячеек и блоков, использования шрифтов и стилей.

1.1.1. Компоновка выходных документов

Основные рекомендации по этому этапу подготовки документов для печати таковы: а) компонуемые выходные документы, представляющие проведенную работу, не должны полностью копировать содержимое исходных рабочих таблиц; б) размеры блоков таблицы, выводимых на принтер, должны быть ограничены возможностями печати их на стандартных листах бумаги, причем масштабирование нужно использовать осторожно; в) выходные документы рекомендуется создавать в отдельных ЭТ. При таком подходе сводится к минимуму вероятность случайного нарушения структуры спроектированных рабочих таблиц, неверного ввода дополнительной информации и связанной с этим потери результатов; г) процессор QUATTRO PRO обладает прекрасными возможностями графического оформления полученных результатов. В связи с этим рекомендуется включать в заключительные документы создаваемые в таблицах графики, рисунки и диаграммы.

1.1.2. Форматирование блока готовой таблицы

Для форматирования документов на втором этапе их оформления используются команды и установки QUATTRO PRO, которые группируются в пункте /Вид.

Обращаясь к этому пункту, пользователь активизирует окно меню, в верхней части которого содержатся три команды -

Выравнивание, Числовой Формат, Защита.

Эти команды полностью соответствуют командам настройки вновь открытой таблицы с той разницей, что их действие распространяется не на всю таблицу, а только на задаваемые блоки и ячейки.

Чтобы выводимые на печать копии таблицы могли быть соотнесены с конкретным днем, нужно ввести в заголовок таблицы текущую дату. Для этого определяется формат данных в требуемой ячейке как формат дат (команда /Вид /Числовой Формат /Дата /Международный) и в нее вводится функция NOW. В соответствии с показаниями компьютера в ячейке таблицы выводится текущая дата.

Затем в таблицу вводятся линии разделения строк и столбцов (команда /Вид /Рисовать Линии) . В режиме WYSIWYG подбираются необходимые шрифты для начертания заголовка, текстовых строк и данных в таблице (команда /Вид /Шрифт или /Вид /Таблица Шрифтов) .

Теперь, задавая блок печати (команда /Печать /Блок) , можно получить твердую копию таблицы.

1.1.3. Изменение ширины и высоты строк и столбцов

В средней части окна меню /Вид представлено несколько команд изменения размеров ширины отдельных столбцов и блоков столбцов, а также высоты строк в блоке.

Процессор QUATTRO PRO измеряет ширину столба и высоту строки в символах, собственные размеры которых определены стандартным встроенным шрифтом принтера (когда задан _текстовый. режим вывода информации на принтер - /Настройка /Качество Шрифтов /Текстовое) или Стандартным Шрифтом, существующим в таблице стилей (когда задан графический. режим вывода информации - /Настройка /Качество Шрифтов /Графическое) .

В текстовом режиме вывода, когда используются встроенные шрифты самого принтера, на печать в каждом столбце будет выведено столько символов, сколько их уместилось на экране в текстовом режиме отображения информации. При этом подразумевается, что в /Строке Инициализации при компоновке печатной страницы не заданы специальные команды управления принтером, изменяющие тип шрифта и стандартную ширину и высоту выводимых символов.

Если в графическом режиме вывода. информации на принтер не форматировать шрифтами содержимое ЭТ, на печать в каждом столбце будет выведено столько символов, сколько символов Стандартного Шрифта уместилось в ширине столбца.

Поэтому, в зависимости от используемого режима вывода данных на принтер, команды для задания размеров столбцов и строк в окне меню /Вид должны выполняться или в текстовом режиме настройки экрана, или в режиме WYSIWYG.

Средняя часть пункта меню /Вид содержит следующие команды и установки: /Ширина Колонки - команда изменения ширины текущего столбца для обеспечения печати всех символов текстов и чисел, введенных в ячейки столбца. При выполнении этой команды QUATTRO PRO в строке ввода предложит задать новую ширину столбца, указывая действующую ширину числом размещаемых в ячейках столбца символов. Для задания нового значения ширины следует ввести новое число символов с клавиатуры или использовать клавиши управления курсором, изменяя текущую ширину.

/Ширина По Умолчанию - возврат ширины текущего столбца к размеру, установленному настройкой таблицы /Настройка /Форматы /Ширина По Умолчанию или первоначальной глобальной установки ширины столбцов в 9 символов. Команда выполняется автоматически.

/Размер Блока - активирует дополнительное окно меню, в котором представлены четыре команды; /Ширина - команда установки нового единого значения ширины столбцов в заданном блоке. Вызов команды порождает запрос на задание блока, в ответ на который нужно задать стандартным образом способом блок столбцов и нажать 'ENTER'. Затем, процессор QUATTRO PRO предложит определить новое значение ширины столбцов, ввод которого можно произвести с клавиатуры (вводом числа, клавишами управления курсором) или мышью.

/По Умолчанию команда восстановления в задаваемом блоке исходной ширины столбцов, определенной при настройке таблицы или используемой по умолчанию; /Авто - команда, выполняющая автоматическую установку ширины каждого отдельного столбца в задаваемом блоке по числу символов в самом длинном тексте или в самой пространной числовой величине, встречающейся в столбце. При выполнении команды автоустановки ширины столбцов необходимо задать число дополнительно вводимых пробелов между столбцами в диапазоне от до 40 символов - эта установка используется для придания таблице вида "разреженной". Для вызова данной команды с помощью мыши используется псевдоклавиша "АВТО" на Панели быстрого вызова команд.

/Высота Строк данная команда распространяется только на графическийрежим вывода информации. на принтер, когда QUATTRO PRO использует для печати масштабируемые шрифты Hershey и шрифты Bitstream. Размеры этих шрифтов могут быть изменены при печати с масштабированием или подобраны из набора шрифтов в/3 размеров.

Установка высоты строки производится ТОЛЬКО в режиме WYSIWYG ., когда на экране отображается внешний вид таблицы, выводимой на графический принтер. В строках, где использованы крупные шрифты, изображение символов обрезается сверху - шрифт не умещается в стандартной высоте строки/5 пунктов. В таком виде таблица будет выводиться на принтер.

Для предотвращения такой ошибки форматирования используется команда /Высота Строк, вызывая которую, требуется выбрать одну из альтернатив: Высота (для задания новой высоты строк в блоке) и По Умолчанию (для восстановления высоты строк в блоке) .

Выбрав альтернативу Высота, в ответ на запрос QUATTRO PRO необходимо указать блок строк, в которых требуется изменить высоту. Затем нужно ввести число пунктов для установки нового значения высоты или использовать клавиши управления курсором и нажать 'ENTER'.

Команда /Высота Строк /По Умолчанию для указанного блока строк восстанавливает их высоту таким образом, что над самой высокой буквой в строке остается некоторый промежуток.

/Спрятать Колонку - эта команда из средней части окна меню /Вид применяется для придания таблице более компактного вида, когда в окне ЭТ процессор не отображает указанные столбцы вместе со всем их содержимым. При этом содержимое столбцов сохраняется, формулы и ссылки в них остаются корректными. Нумерация остающихся столбцов также не меняется, т.е. если спрятаны столбцы C.. F, то на экране в окне таблицы будут показаны столбцы A, B, G, H и т.д. При выполнении операций преобразования таблицы, таких как /Копировать, /Переместить, /Значения, спрятанные столбцы становятся на время выполнения этих операций вновь видимыми, информация может извлекаться из ячеек этих столбцов или помещаться в их ячейки.

Операция объявления столбцов таблицы невидимыми выполняется с по мощью команды /Спрятать Колонку /Спрятать с последующим заданием (выделением) блока столбцов.

1.1.4. Использование стилей

Команды в нижней части окна пункта /Вид позволяют оформить содержимое ячеек, столбцов, строк и блоков ЭТ с помощью стилей. Под стилевым оформлением таблицы подразумевается: - возможность прочерчивания в блоках таблицы линий разделения строк и столбцов команда /Вид /Рисовать Линии; - выделение значимых показателей и величин в ячейках, столбцах, строках и блоках штриховым затенением - команда /Вид /Фон; - задание определенных типоразмеров шрифтов для отображения информации в отдельных ячейках и блоках таблицы - команда /Вид /Шрифт.

Шрифты задаются из наборов штриховых шрифтов Hershey и качественных шрифтов Bitstream; - быстрый выбор и задание шрифтов для написания чисел и текстов в ячейках и блоках таблицы из таблицы шрифтов - команда /Вид /Таблица Шрифтов; - задание стиля, с помощью которого наиболее быстро и полно оформляется содержимое блоков и ячеек таблицы - команда /Вид /Наложить Стиль. При этом могут использоваться как стандартные стили, так и специально подготовленные пользователем в индивидуальной таблице стилей.

Сохранение индивидуальных таблиц в файлах с расширением *. STY, загрузка таблиц в процессор, редактирование и удаление стилей в таблице производится командами группы /Вид /Определить Стиль; - расстановка указателей принудительной (жесткой) разбивки на отдельные страницы блока таблицы, выводимого на печать - команда /Вид /Перевод страницы.

Рассмотрим эти команды и установки более подробно.

По команде /Вид /Рисовать Линии процессор QUATTRO PRO предлагает задать (выделить) блок ячеек таблицы, в которых должны быть прочерчены линии разделения столбцов и строк. После того, как блок определен для рисования линий, открывается окно выбора положения для прочерчивания линий с командами:

/Все - установка вычерчивания рамки вокруг блока ячеек и линий разделения всех строк и столбцов

/Снаружи - установка вычерчивания только рамки вокруг блока;

/Сверху - прочерчивание линии над верхней строкой блока;

/Снизу - прочерчивание линии под нижней строкой блока;

/Слева - прорисовка линии слева от крайнего левого столбца блока;

/Справа - вычерчивание линии справа от крайнего правого столбца блока;

/Внутри - расчерчивание линий разделения столбцов и строк внутри блока;

/Горизонтально - прорисовка только линий разделения столбцов и строк внутри блока;

/Вертикально - вычерчивание только вертикальных линий разделения столбцов внутри блока.

После определения положения линий процессор в следующем дополнительном окне представит возможные альтернативные типы вычерчиваемых линий:

/Стереть - удаление всех ранее прочерченных линий в блоке, включая рамку вокруг блока;

/Тонкая - прочерчивание разделительных линий и рамки двойной тонкой линией;

/Жирная - прочерчивание разделительных линий и рамки толстой линией.

Расчертив один блок, необходимо нажать клавишу 'ESC'.

Другой возможностью оформления таблиц в QUATTRO PRO является выделение штриховым фоном ячеек таблицы. В результате выполнения этой операции данные в указанных вами блоках и ячейках будут высвечены на экране и распечатаны на графическом принтере в _графическом режиме печати. на сером или черном фоне. При вызове команды задания штрихового фона для заполнения ячеек блока /Вид /Фон открывается дополнительное окно с альтернативами:

/Отсутствует - удаление фона из блоков и ячеек, если он был для них ранее задан;

/Серый - задание серого фона заполнения ячеек в блоке для выделения их содержимого.

/Черный - задание черного фона заполнения ячеек для выделения их содержимого. Данные в этих ячейках будут выводиться на графический принтер белым цветом на черном фоне (в инвертированном цветовом сочетании) . Данная установка может с успехом пользоваться на лазерных и струйных принтерах, результаты печати на матричных принтерах могут быть менее отчетливыми.

Выбрав желаемый цвет фона, необходимо задать блок ячеек, содержи мое которых выделяется, и завершить операцию нажатием клавиши 'ENTER'.

1.1.5. Выбор и задание шрифтов

Качественное оформление таблицы в QUATTRO PRO может тогда считаться законченным, когда ее содержимое печатается на принтере шрифтами, близкими к типографским.

Процессор QUATTRO PRO при поставке комплектуется несколькими наборами масштабируемых по размеру качественных шрифтов. Используя эти шрифты, пользователь может:

- оформить для печати содержимое конкретного блока таблицы при установке /Вид /Шрифт /Тип;

- задать начертание определенными шрифтами содержимого ячеек и блоков, создавая стили оформления таблицы (команда /Вид /Определить Стиль /Редакт) ;

- задать начертание качественными шрифтами стандартных текстов при оформлении графиков и диаграмм (команда /График /Текст /Шрифт) ;

- вводить в поле графика дополнительные тексты и создавать текстовые слайды на основе набора качественных шрифтов (команда /График /Графический Редактор /Текст) .

Пользователь может выбрать любой шрифт из:

- восьми наборов быстрых штриховых шрифтов Hershey, включающих латинские буквы и кириллицу;

- шести наборов латинских качественных шрифтов Bitstream, не включающих символы кириллицы;

- двух наборов русских качественных шрифтов Bitstream, не содержащих латинских букв.

Все шрифты из наборов Hershey и Bitstream являются масштабируемыми, т.е. размеры символов, начертанных этими шрифтами, могут быть изменены.

Для отображения на экране отдельных групп данных и текстов пользователь может использовать задание цвета символов, которыми будут начертаны эти данные.

Качество шрифтов Hershey и Bitstream повышается еще благодаря тому, что печатаемые ими символы могут иметь выделяемое начертание:

- полужирное (шрифты Bitstream Dutch-SC, Dutch, Swiss-SC, Swiss, Русский Dutch, Русский Swiss) ;

- курсив (Римский, Dutch-SC, Dutch, Swiss-SC, Swiss, Courier-SC, Courier, Русский Dutch, Русский Swiss) ;

- подчеркивание. (все шрифты) .

Затем QUATTRO PRO активизирует дополнительное окно установок:

/Тип - задание типа шрифта, включенного в один из трех указанных выше наборов;

/Размер - установка размера символов выбранного шрифта в пунктах;

/Цвет - установка цвета начертания символов на экране монитора;

/Полужирное, /Курсив, /Подчеркнутое - задание атрибутов шрифта;

/По Умолчанию - удаление введенных установок шрифта для определенного блока таблицы и возврат задания для начертания содержимого блока стандартным шрифтом.

Для задания типоразмеров и атрибутов шрифта (полужирный, курсив, подчеркнутый) требуется вызвать команду /Вид /Шрифт и определить нужный блок таблицы. Блок может быть задан координатами или выделен стандартно.

После указания необходимых установок нажать клавишу 'ENTER' для завершения операции определения шрифтов. Посмотреть полученный результат можно в режиме WYSIWYG, когда заданный шрифт качественно отобразится на экране монитора в ячейках блока, или в режиме предварительного просмотра Блока печати.

Для другого блока командой /Вид /Шрифт могут быть заданы другие шрифты.

1.1.6. Таблицы шрифтов и стилей

Чтобы сократить время для задания шрифтов для начертания содержимого разных блоков ЭТ, создателями QUATTRO PRO более ранних версий уже была предусмотрена возможность использования/Таблицы шрифтов (см. рис.) , включающей 8 типов и атрибутов наиболее часто используемых шрифтов.

В такой Таблице шрифтов каждый из восьми типов размеров шрифтов определяется пользователем вместе со всеми атрибутами и при необходимости такая Таблица шрифтов может быть сохранена как компонент системной настройки процессора QUATTRO PRO.

В QUATTRO PRO 4. вызов команды /Вид /Таблица шрифтов первоначально потребует определения блока форматируемых шрифтами ячеек ЭТ. Затем QUATTRO PRO откроет окно Таблицы шрифтов, показанное на рисунке. Указание необходимого номера в Таблице шрифтов завершает задание шрифта для начертания содержимого отдельного блока.

Таким образом, шрифтовое оформление содержимого каждого блока сводится к заданию одной-единственной установки, что значительно сокращает время на подготовку к печати всей таблицы.

Для изменения типоразмеров и атрибутов шрифта в окне Таблицы шрифтов выбирается установка /Редакт, открывающая второе аналогичное окно/Таблицы шрифтов, в котором производится изменение типа и атрибутов шрифтов в любой из восьми позиций. Выбор команды /По Умолчанию возвращает ранее сохраненные установки шрифтов в Таблице шрифтов. Измененную настройку/Таблицы шрифтов можно сохранить, если использовать команду /Сохранить в окне самой Таблицы шрифтов.

Но создатели процессора QUATTRO PRO пошли еще дальше. Если в Таблице шрифтов, пришедшей из ранних версий QUATTRO PRO, сохраняются установки восьми типоразмеров шрифтов и их атрибутов, то в Таблице стилей, являющейся новинкой QUATTRO PRO, могут быть сохранены все атрибуты форматирования данных в ячейке или в блоке:

- типоразмер шрифта и его атрибуты;

- установки линий разделения строк и столбцов;

- установки для выделения ячеек штриховым кодом;

- установки выравнивания данных;

- установка типа данных, размещаемых в ячейках блока;

- заданный числовой формат данных, т.е. практически все атрибуты форматирования данных в ячейках ЭТ, задаваемые командами группы /Вид основного меню QUATTRO PRO.

И если при использовании Таблицы шрифтов экономилось время на задании шрифтов таблиц, то использование предварительно созданной Таблицы стилей сокращает время оформления таблиц в несколько раз!

Вместо последовательного выполнения всех команд форматирования из окна основного меню /Вид достаточно выделить оформляемый блок ЭТ, выполнить команду /Вид /Наложить Стиль и указать требуемый стиль - выделенный блок будет полностью оформлен в соответствии с заданным стилем.

При этом любые использованные в блоке форматирующие установки будут отменены и введены установки форматирования указанного стиля. В строке ввода ЭТ содержимое любой отформатированной с использованием стиля ячейки будут представляться с _обязательным указанием имени использованного стиля.

Пользователи QUATTRO PRO могут применять для оформления таблиц: - индивидуальные стили для каждой отдельной ЭТ. В этом случае для форматирования содержимого ячеек и блоков каждой таблицы должны быть созданы свои стили; - общие для любого числа ЭТ стили, которые должны быть созданы и записаны в именуемый файл с расширением *. STY в виде сохраняемой Таблицы стилей. Эта Таблица стилей может в процессе работы дополняться и из нее могут выбираться любые необходимые для оформления ЭТ стили.

1.1.7. Создание собственных стилей и таблицы стилей

Для создания отдельного нового стиля в оформляемой таблице сначала необходимо вызвать команду /Вид /Определить Стиль. Процессор QUATTRO PRO откроет дополнительное окно меню со следующими командами:

/Редакт - команда, открывающая список стилей и окно меню для переопределения стилей;

/Снять - удаление имени стиля с отформатированного блока без удаления атрибутов форматирования, заданных стилем;

/Удалить - команда удаления стиля, использованного для оформления ЭТ;

/Файл - команда вызова и загрузки готовой таблицы стилей, записанной в файл, а также записи созданной или откорректированной таблицы стилей в файл с расширением *. STY.

Далее нужно вызвать команду /Редакт.

QUATTRO PRO покажет стандартный набор стилей, включающий стандартный стиль и 8 специальных стилей. Однако лучше сразу создавать свои собственные стили, т.к. стандартный набор не содержит русских шрифтов и использует американские стандарты числовых форматов.

Для этого нужно ввести имя создаваемого стиля. QUATTRO PRO откроет окно меню для создания и изменения атрибутов стиля.

Последовательно обращаясь к каждому атрибуту, нужно открывать соответствующие дополнительные окна для выбора и задания новых установок атрибутов. Содержание и вид этих окон в точности такое же, как если бы необходимые установки форматирования были заданы с помощью пункта /Вид. Только в этом случае определяются установки не для конкретного блока ЭТ, а для стиля, используемого во всей электронной таблице.

Завершая задание установок атрибутов стиля, выполняется команда /Выход в окне построения стиля. Созданный стиль включается в состав форматирующей информации активной ЭТ и сохраняется при записи этой таблицы в файл.

Для форматирования ячеек блоков открытой ЭТ на основе созданного стиля нужно выделить форматируемый блок и выполнить команду /Вид /Наложить Стиль. Процессор откроет окно со списком имен стилей, среди которых будет имя созданного пользователем стиля. Требуется указать его с помощью клавиш управления курсором или мышью и нажать клавишу 'ENTER'. Во всех ячейках выделенного блока изменятся шрифт, числовой формат, выравнивание, прочертятся линии и изменится закраска фона в точном соответствии с установками атрибутов стиля.

Если одна из ячеек отформатированного с помощью стиля блока является текущей, то в строке ввода процессора QUATTRO PRO перед одержимым ячейки появится имя стиля.

В число атрибутов форматирования введен атрибут Тип Данных, который используется также в средствах обработки баз данных. С помощью этого атрибута задается ограничение на возможный тип данных, вводимых в форматируемый стилем блок (или поле базы данных) . Возможные типы данных задаются альтернативами: -/Как Обычно, разрешающая ввод любых типов данных; - Текст, разрешающая ввод только текстовых строк. Если в ячейки блока вводится число, то оно будет преобразовано в текстовую строку; -/Даты, разрешающая ввод только дат и времен. Если в ячейки блока вводится текст или число, то процессор подаст звуковой сигнал ошибочного ввода и перейдет в режим редактирования введенной информации.

При включении в стиль атрибута Тип Данных содержимое текущей, отформатированной стилем ячейки, в строке ввода обязательно предваряется указателем типа данных "Текст" или "Дата".

Используя другие команды из окна меню /Вид /Определить стиль, существуют возможности: /Снять - снять наложение стиля на задаваемый блок. При этом из данных о форматах ЭТ удаляется только запись о том, что данный блок ячеек отформатирован с помощью стиля. Сами атрибуты форматирования сохраняются в ЭТ (кроме/Шрифта и ограничений на Тип Данных. Шрифт устанавливается как шрифт стандартного стиля) . Если одна из ячеек блока после выполнения этой команды станет текущей, то в строке ввода имя стиля не появится; /Удалить - полностью удалить примененный для форматирования стиль из ЭТ. В форматирующей информации таблицы стираются имя стиля и все его атрибуты. Отформатированные стилем блоки и ячейки переформатируются в соответствии с установками атрибутов стандартного стиля.

Для создания Таблицы стилей открывается новая пустая ЭТ и выполняется команда /Вид /Определить Стиль /Удалить.

В предложенном списке стилей удаляются все ненужные стили. Стандартный стиль удалить нельзя, в нем можно переопределить атрибуты шрифта, числового формата и выравнивания (команда /Вид /Определить Стиль /Редакт) .

Затем, с помощью той же команды, создаются новые стили форматирования. После этого выполняется команда /Вид /Определить Стиль /Файл /Сохранить - задание имени новой Таблицы стилей (файл с расширением *. STY) .

Перед началом форматирования любой созданной ЭТ достаточно выполнить команду /Вид /Определить Стиль /Файл /Загрузить. Пользователю останется только выделять оформляемые блоки и накладывать требуемый стиль из/Таблицы стилей. QUATTRO PRO автоматически считает всю необходимую информацию об атрибутах стилей и переформатирует ячейки задаваемых блоков.

При создании собственных стилей и/Таблицы стилей в QUATTRO PRO можно задавать _собственные форматы представления чисел и дат!. Например, вместо десятичной дроби/. 759 выводить/75.9%, а вместо даты /04/96 - Понедельник, Апрель, /, /996.

Последней командой окна меню /Вид является команда /Вид /Перевод Страницы, с помощью которой можно в большой блок таблицы подготовленного к печати документа вставить строчки с маркерами принудительного задания начала очередной страницы документа.

Для этого селектор помещают в верхнюю строку левого столбца таблицы. Затем его перемещают вниз до строки, с которой должна начинаться новая страница документа, и выполняют команду /Вид /Перевод Страницы.

Эту же операцию повторяют на первой строке следующей страницы документа и т.д.

Оформление таблицы рекомендуется завершать в режиме WYSIWYG.

1.1.8. Режим WYSIWYG

Режим WYSIWYG - это режим, в котором представление информации на экране QUATTRO PRO осуществляется в графической форме. Режим WYSIWYG действует на компьютерах, имеющих мониторы и адаптеры EGA/VGA, с разрешением от 640x350 и выше.

В режиме WYSIWYG процессор QUATTRO PRO строит графический образ всех компонент экрана с "распахнутой" таблицей в соответствии с заданными установками системной настройки /Настройка /Цвета /WYSIWYG.

Для отображения на экране в режиме WYSIWYG содержимого ячеек таблицы процессор использует либо стандартный шрифт, либо заданные вручную и стилями шрифты на основе описаний их графических образов.

Встроенные в таблицу графики и рисунки представляются масштабированными в том виде, в котором они отображаются на экране при просмотре, т.е. как некие графические образы, соответствующие размерам отведенных для них блоков ячеек.

Окна меню в режиме WYSIWYG также представляются не в текстовом виде, а в виде графических образов и пиктограмм.

При выполнении любых операций - вызова меню, выделения блока, операций преобразования таблицы и т.д., процессор QUATTRO PRO анализирует сами действия и перечерчивает заново графические образы всех компонент экрана, изменяя существующие или создаваемые новые образы (дополнительные окна, меню, новые данные в ячейках) .

Естественно, работа с графическими образами требует наличия дополнительных ресурсов компьютера: видеопамяти объемом от 256 Кбайт до 512 Кбайт, установки расширенной памяти (Expanded Memory) математического сопроцессора и повышенного быстродействия самого компьютера (наличия режима Turbo) . В противном случае обработка каждой операции в режиме WYSIWYG будет приводить к крайне замедленной работе QUATTRO PRO.

Главное достоинство режима WYSIWYG возможность видеть реальный облик документа, результат стилевого оформления его отдельных частей, не выводя документ на принтер.

Основные действия, производимые в режиме WYSIWYG для окончательной подготовки документов к печати:

- установка необходимой высоты строк в блоках, где использованы шрифты больших размеров;

- корректировка ширины столбцов при использовании пропорциональных шрифтов;

- расстановка указателей разбивки документа на отдельные страницы;

- просмотр всего Блока печати, выводимого на принтер. Если документ не умещается на экране, то для его уменьшения нужно в базовой настройке QUATTRO PRO изменить установку /Настройка /Масштаб экрана.

Установленный Масштаб экрана не оказывает никакого влияния на печать документа; - корректировка Блока печати при выводе документов со встроенными в таблицу графиками.

1.2. Печать качественных выходных документов

Как указывалось в предыдущем разделе, процессор QUATTRO PRO позволяет выводить документы на печать в двух режимах: текстовом. и графическом. Эти режимы задаются в системе базовой настройки установкой /Настройка /Качество Шрифтов. В зависимости от используемого режима изменяются возможности пользователя при печати выходных документов.

1.2.1. Текстовый и графический режимы печати

В текстовом. режиме печати QUATTRO PRO направляет на принтер содержимое распечатываемого Блока таблицы в виде последовательности ASCII-кодов, что обуславливает возможность использования в этом режиме только встроенных шрифтов принтера. Поэтому заданные для ячеек блока форматы шрифтов и штрихового фона в текстовом режиме не могут быть отображены на текстовом принтере. Заданное расчерчивание блока линиями разделения строк и столбцов выполняется только за счет использования символов псевдографики.

Однако текстовый режим обеспечивает наиболее высокую скорость печати.

Изменение качества печати в текстовом режиме выполняется командами переключения встроенных шрифтов принтера, задаваемых в установке /Печать /Компоновка /Строка Инициализации.

В графическом режиме печати QUATTRO PRO рассматривает содержимое блока как набор графических образов, описание которых задано при оформлении размерами строк и столбцов, типоразмерами и атрибутами шрифтов, расчерчивающими блок линиями и установками штрихового фона.

При воспроизведении на экране монитора и при печати на принтере графический образ блока составляется из множества точек, располагаемых в соответствии с заданным описанием образа.

Это позволяет процессору в графическом режиме печати сформировать поток команд управления принтером, который обеспечит при печати воспроизведение образов в соответствии с заданной разрешающей способностью принтера. При печати в графическом. режиме обеспечивается очень высокое качество воспроизведения оформляющих документ шрифтов, линий, штрихового фона, сопоставимое с качеством типографской печати.

В то же время графический режим печати является и самым медленным.

Одним из важных достоинств процессора QUATTRO PRO является то, что в нем заложены средства поворота на 90 градусов графического образа - образа документа, образа графика или рисунка, которые в этом случае могут быть напечатаны на листе не вертикально, а горизонтально.

В графическом режиме печати процессор осуществляет также масштабирование графического образа документов и графиков, уменьшая и увеличивая размеры включенных в них букв текста, графических символов, примитивов, клипов и т.д. Масштабирование может осуществляться с помощью команды /Напечатать На/ Листе.

1.2.2. Общие принципы печати выходных документов в QUATTRO PRO

Независимо от режима печати информация в ЭТ представляется в виде некоторого Блока.

Для всего Блока могут быть заданы:

- условия его разбиения на отдельные страницы,

- заголовки, размещаемые на каждой странице,

- условия представления содержащихся в расчетной части Блока формул,

- количество печатаемых копий документа.

Заданный/Блок таблицы может быть выведен не только на принтер, но и на экран для предварительного просмотра условий размещения документа на отдельных страницах. Блок может быть также записан на диск в виде именуемого текстового файла.

Для задания условий печати документов в основном меню QUATTRO PRO существует группа команд и установок, объединенная пунктом /Печать.

Обращение к этому пункту меню активизирует окно настройки печати.

/Блок - установка, с помощью которой задается или выделяется стандартным способом выводимый на принтер печати ЭТ, который необязательно должен совпадать с каким-либо блоком таблицы. Блок определяет совокупность видимых на экране ячеек таблицы, которые за один сеанс печати будут выведены на принтер;

/Заголовки - установка, позволяющая задать вы вод на каждой странице Заголовка, общего для всего распечатываемого документа. Заголовок формируется из данных ЭТ, размещенных в строках или столбцах блока таблицы. Тексты, размещенные в строках таблицы, образуют заголовки Столбцов выводимой таблицы, а данные столбца - заголовки Строк ;

/Формат альтернативная установка, по которой содержимое ячеек Блока печати будет выведено либо в виде результатов расчетов по формулам (альтернатива Значения) , либо в виде содержимого ячеек, представляемого в строке ввода (альтернатива Формулы) ;

/Число Копий - установка числа копий Блока печати, графиков и рисунков, выводимых на принтер;

/Команды Принтеру - подача непосредственно на принтер одной их трех команд управления принтером: /Пропустить Строку - протяжка принтером бумаги вперед на одну строку, /Новая Страница - протяжка бумаги вперед на размер стандартной страницы, /Начало Страницы - сброс счетчика страниц в QUATTRO PRO на "1" и подача на принтер команды начала первой страницы. Данные команды используются для правильного позиционирования бумаги на принтере (не лазерном!) непосредственно перед печатью из QUATTRO PRO, а не с пульта управления принтера;

/Печатать Таблицу - команда инициализации процесса печати содержимого Блока печати на принтере;

/Печатать На/ Листе - установка, в соответствии с которой процессор производит автоматическое масштабирование (уменьшение) графического образа. Блока печати и вывод его на графический принтер так, чтобы он смог разместиться по возможности на минимальном числе печатных страниц. Степень масштабирования зависит от установленной пользователем разрешающей способности принтера (установка в системе базовой настройки /Настройка /Аппаратура /Принтер /1-й Принтер /Тип Принтепра) , и если выведенный на печать документ не удовлетворяет требуемому качеству печати, то следует перейти к ручному масштабированию заданием масштаба в окне /Компоновка ;

/Печать Графика - переключение графического принтера на режим печати графиков и рисунков.

1.2.3. Задание текстового и графического режимов печати

Команда, открывающая дополнительное окно альтернативного вывода содержимого Блока печати для двух режимов - /Куда Выводить.

/Принтер установка, по которой последующий вывод Блока печати будет осуществляться на текстовый принтер с использованием его встроенных шрифтов.

/Файл - установка, задающая запись содержимого Блока печати в именуемый вами ASCII-файл с автоматическим присвоением ему расширения *. PRN. Если необходимо, чтобы файл был записан в каталог, отличный от текущего, то имя файла должно быть с указанием полного пути к требуемому каталогу, например, < E: \DATA\NEW\PRODUCT. PRN >.

В графическом режиме: /Двоичный Файл - установка, по которой вывод Блока печати будет осуществляться как запись подготовленного графического образа Блока в виде двоичного (бинарного) файла для последующей его распечатки в формате, соответствующем имеющемуся принтеру. Файлу автоматически присваивается расширение *. PRN, если не задано другое. Впоследствии возможна распечатка Блока из этого файла, используя командную строку MS-DOS: COPY <имя файла. PRN>/B LPT1, где /В - задание печати двоичного файла; LPT1 - порт компьютера, к которому подключен принтер.

/Графический Принтер - установка, выбор которой позволяет распечатать графический образ Блока печати на графическом принтере в соответствии с форматированием Блока - заданными шрифтами, линиями, фоном ячеек, шириной столбцов и высотой строк; /Экран - задание на вывод графического образа Блока печати на экран в режиме предварительного просмотра.

1.2.4. Компоновка выводимого на принтер Блока печати

В состав команд и установок окна настройки печати входит также пункт /Компоновка - команда, открывающая диалоговое окно заданий установок печати, размеров страниц и размещения/Блока печати на странице.

Первая установка в окне /Компоновки является задание /Колонтитулов - текстовых строк, которые печатаются на каждой странице сверху (/Верхний Колонтитул) и/или снизу (/Нижний Колонтитул) . От заголовков колонтитулы отличаются тем, что они неизменны на каждой странице и не являются указателями конкретных данных.

/Колонтитулы выполняют роль общего заголовка, выводимого на печать документа (справка, отчет, сводка и т.д.) , номер страницы документа.

/Колонтитулы задаются в строке запроса, которая открывается непосредственно после обращения к установке /Верхний Колонтитул или /Нижний/Колонтитул в окне /Компоновки, и длина каждого/колонтитула может составлять 241 символ.

/Колонтитулы могут быть размещены в строке выровненными по левому краю (по умолчанию) , по центру и по правому краю, что достигается вводом перед текстом/колонтитула маркера его положения - символа "¦" (размещение по центру) или символов "¦¦" (размещение по правому краю) .

В строке/колонтитула шаблонами "#" и "@" могут задаваться соответственно номер текущей страницы документа и текущая дата. Поэтому ввод в строку/колонтитула текста следующего вида: @ ¦Ежедневный отчет о продажах ¦¦Страница # приведет к выводу/колонтитула вида: /-Апр-96 Ежедневный отчет о продажах Страница 5.

Между/колонтитулами и содержимым выводимого на печать документа процессор автоматически оставляет по 2 разделяющие пустые строки.

/Строка Инициализации - строка команд управления текстовым принтером: его инициализации, выбора и загрузки таблицы знаков, задания типа встроенного шрифта и качества печати; /Пауза альтернативная установка, позволяющая:

- прерывать процесс вывода на печать документа после окончания печати очередной страницы, когда печать выполняется на отдельных листах. В диалоговом окне/Компоновки перед альтернативой "Да" в скобке проставляется звездочка;

- производить последовательно и непрерывно вывод всего документа до окончания его последней страницы - звездочкой помечается альтернатива "Нет".

/Масштаб установка, используемая для задания вручную масштаба выводимого на принтер документа. При этом обязательным является предварительный просмотр полученного результата на экране (команда /Печать /Куда Вводить /Экран) .

/Единицы - команда задания единиц измерения размеров страниц и отступов от края страницы. По умолчанию процессор QUATTRO PRO использует стандарт листа для печати 8.5x11" (дюймов) , а его размеры определяет количеством размещаемых на одной странице/Строк (по высоте страницы) и/Символов (по ее ширине) .

Схема измерения размеров листа и отступов приведена на следующем рисунке:

Верхняя граница листа

Отступы, задаваемые в окне измеряются по соотношениям:

/Длина страницы = Реальная длина листа бумаги;

/Слева = Отступ от левого края листа;

/Сверху = Отступ от верхнего края;

/Правый край = Ширина листа - Отступ от правого края;

/Снизу = Отступ от нижнего края листа.

Нижняя граница листа

Ориентация установка, действующая только для графического режима печати, заданием которой графический образ Блока печати может быть развернут под прямым углом при выводе на принтер или на экран. по умолчанию эта установка всегда задается как вертикально. Вывод развернутого Блока печати используется тогда, когда невозможно уменьшить количество столбцов без потери необходимой информации или использования масштабирования и мелких шрифтов.

В графическом режиме печати могут быть использованы два возможных типа вывода/Блока печати, развернутого на 90 по отношению к видимому изображению: /Горизонтально - установка, задающая вывод повернутого/Блока печати, когда он размещается на отдельных страницах в пределах пространства, заданного/Отступами. Вывод на печать каждой страницы/Блока производится, начиная от правого края, и сопровождается выводом колонтитулов на каждой отдельной странице.

/Непрерывно - установка, задающая вывод повернутого/Блока печати, так как если бы он печатался на одном листе неограниченной ширины. При этом соблюдаются только заданные отступы /Слева, Сверху, Снизу, а требуемая ширина для размещения/ Блока рассчитывается.

Установку рекомендуется использовать, когда на принтер выводятся обширные таблицы, требующие представления всей информации в единой печатной форме, например, бухгалтерские ведомости и отчеты.

1.2.5. Режим предварительного просмотра выводимого на принтер документа

При установке /Печать /Куда Выводить /Экран после выполнении команды /Печать /Печатать Таблицу процессор переключит экран монитора на специальное окно показа печатаемого документа или графика.

В верхней части окна выводится строка меню специальных команд управления просмотровым экраном. В нижней части выводится строка состояния. В правой части окна представлен уменьшенный образ представляемой страницы документа.

Режим предварительного просмотра в отличие от режима WYSIWYG процессора QUATTRO PRO позволяет увидеть не только сформатированный документ как выводимый/Блок печати, но и дополнительно оценить правильность задания и размещения/Заголовков и/Колонтитулов, т.е. тех атрибутов, которые не могут быть отображены в режиме WYSIWYG. Кроме того, при _предварительном просмотре можно определить правильность размещения документа на отдельных страницах и задание/Отступов.

Меню в окне предварительного просмотра включает следующие команды: /? [F1] - команда немедленного вызова подсказки (справочника) ; /Выход - команда возврата в ЭТ (равносильна/'ESC') ; /Цвет - установка на изменение цветов воспроизведения документа в окне предварительного просмотра; /Предыдущая и /Следующая - команды перелистывания страниц (равносильны PgUp и/ PgDn) ; /Разметка команда, по которой на экране окна предварительного просмотра прочерчивается штриховая сетка с ячейками размером /x1, что позволяет точнее выбирать необходимые корректировки размеров столбцов и строк/ Блока печати: /Окно установка, в соответствии с которой в правом верхнем углу эк рана появляется (или убирается) уменьшенный образ страницы документа с рамкой, очерчивающей ту часть страницы, которая выведена на экран; /Больше [+] и /Меньше [-] команды увеличения в 2 и в 4 раза изображение содержимого страницы документа на экране и, соответственно, уменьшения до первоначального размера.

1.2.6. Менеджер очереди печати

Менеджер очереди печати. позволяет определить каждый сеанс печати как заявку на вывод документа или графика на принтер, на экран просмотра или в файл и организовать очередь таких заявок./Менеджер очереди позволяет изменять последовательность выполнения заявок в очереди, производить печать в фоновом режиме, когда вывод на принтер выполняется независимо от продолжающейся работы в QUATTRO PRO, что особенно эффективно при работе в локальной сети с сетевым лазерным принтером.

/Менеджер очереди QUATTRO PRO (для версий начиная с 4.0) можно использовать в двух режимах работы: на компьютере, включенном в локальную сеть с сетевым лазерным принтером или на локальной ПЭВМ с собственным принтером.

При работе в локальной сети, когда сетевой принтер задан в системной настройке /Настройка /Аппаратура /Принтеры /1-й (или 2-й) Принтер /Порт /Сетевой Принтер, необходимо задать установку /Настройка /Сеть /Монитор Очереди /Да, в соответствии с которой включается опрос процессором администратора сети о прохождении заявок на печать. В средней части строки состояния основного экрана QUATTRO PRO после выполнения команды инициализации процесса печати (команды /Печать /Печатать Таблицу или /Печать /Печать Графика /Печатать) появляется сообщение о посланной пользователем заявке на печать документа или графика.

Сообщение вида 3док¦9перед¦Гтв означает, что пользователем послано 3 документа на печать, перед первым его документом в очереди находятся еще 9 заявок на печать, первый документ готов к выводу на сетевом принтере.

Для использования/Менеджера очереди на локально используемом компьютере с собственным принтером в состав средств QUATTRO PRO включена программа-спулер печати BPS. COM, которая должна загружаться перед запуском QUATTRO PRO. Эта программа выполняет функции организации и управления создаваемой пользователем местной очереди заявок на печать.

При ее загрузке вызов команды /Печать /Менеджер Печати открывает специальное окно/ Менеджера Очереди печати.

В верхней части окна расположено меню/Менеджера очереди, в нижней - строка состояния, в которой выводится сообщение о состоянии очереди заявок пользователя на печать, аналогичное сообщению о прохождении заявок на печать в локальной сети. В правой части окна выведена полоса скроллинга содержимого окна, над ней - символы вызова помощи и распахивания окна.

Если пользователем на печать направлено последовательно несколько документов, а принтер оказался выключенным, то спулер BPS. COM организует очередь заявок на печать на принтере, записывая каждую последовательную заявку в собственный файл с именем QPPRN#. SPL и сохраняя в них все заданные установки по компоновке выводимых документов, заданные заголовки и колонтитулы, заданное число копий.

При этом в самом окне/Менеджера очереди печати появятся строки, в которых будет показана вся необходимая информация о каждой заявке на печать: /# - номер заявки в очереди, образованной спулером; /Имя Файла имя, которое спулер присваивает собственному файлу с описанием заявки. Имена этих файлов QPPRN#. SPL содержат номер заявки #. Файлы сохраняются на диске в случае внезапного прекращения работы с QUATTRO PRO или системного сбоя компьютера;/Статус указатель состояния, в котором находится каждая заявка. Существует три возможных состояния:

Печать - выводимый документ печатается на принтере;

Готов - документ полностью готов к печати и заявка на его вывод находится в состоянии ожидания в очереди;

Стоп - прохождение заявки остановлено и документ задерживается в очереди. При этом последующие заявки, находящиеся в состоянии/Готов, выполняются ранее остановленной заявки;

/Порт - порт, на который была послана заявка на печать. Определяется при наличии в комплекте компьютера двух принтеров, подключенных к разным портам, которые задаются установкой системной настройки /Наст/ройка /Аппаратура /Принтеры /1-й (или 2-й) Принтер /Порт ;

/Размер - объем информации, сохраняемой в файле спулера в байтах;

/Копии - заданное число выводимых копий документа (установка в окне настройки печати /Число Копий) .

В окне/Менеджера очереди можно выделить любую строку (Shift-F7) , т.е. отметить заявку на печать. После пометки заявки можно изменить ее состояние, обращаясь к пункту меню /Документ, открывающему дополнительное окно с альтернативными командами изменения текущего состояния заявки:

/Удалить команда удаления заявки из очереди на печать (только по от ношению к собственным заявкам при печати на сетевом принтере) ;

/Остановить команда приостановки продвижения заявки в очереди. Если документ начал печататься, то выполнение этой команды останавливает процесс печати, другие заявки на печать тоже не выполняются; /Продолжить команда продолжения продвижения заявки в очереди и про должения процесса печати.

В строке состояния окна кроме номера окна/Менеджера очереди отображается состояние управляемой очереди: - если очередь организована спулером, то появляется надпись ОЧЕРЕДЬ BPS, указывается количество заявок в очереди и состояние первой из них; - если очередь организована администратором локальной сети, то появляется надпись ОЧЕРЕДЬ СЕТИ.

Два других пункта меню в окне/Менеджера очереди печати /Файл и /Окно содержат команды, аналогичные пунктам в меню файл-менеджера и основного меню.

Таким образом, используя меню/Менеджера очереди печати, можно не только управлять созданной очередью заявок на вывод документов и графиков, но, открывая окна рабочих ЭТ, продолжать работать с ними, что составляет основу фонового режима печати, организованного в сети и на компьютере пользователя.

ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ.

БД - база данных ПЭВМ - персональная электронно-вычислительная машина СУБД - система управления базой данных ЭТ - электронная таблица.