Архивы Италии

Размещено на http://allbest.ru

Архивы Италии

Римляне создали сложную структуру делопроизводства, причем не только в самом Риме, но и в своих колониях - Египте, Греции и других. Римские институты власти и системы управления строились именно на правовом фундаменте систем делопроизводства, поэтому можно с уверенностью сказать, что значение систем делопроизводства в общественной жизни Рима было достаточно велико.

В качестве носителей информации римляне использовали дерево, а также керамические пластинки - «черепки». Документы на деревянных табличках, которые вышли из активного пользования, скреплялись вместе и образовывали кодексы, представлявшие собой подборки связанных документов - аналог современных папок.

Именно в Римской Империи была сформирована первая в истории Западной цивилизации «общегосударственная» система делопроизводства. Совокупность центрального хранилища и рассредоточенных по всей Империи хранилищ различных уровней власти послужила образцом для создания общегосударственной структуры делопроизводства, структуры, которая используется и в наши дни.

Средневековые итальянские города-государства внесли существенный вклад в развитие систем делопроизводства - пожалуй, больший, чем любая Европейская страна. Государственные архивы в этих государствах подразделялись на различные бюро, каждое из которых отвечало за хранение документов и дел местного правительства. Как правило, документы распределялись по делам по предмету, формату, или типу операций и располагались в хронологическом порядке.

История происхождения современных «журналов регистрации» уходит в средние века, когда в итальянских городах-государствах стали вести отдельные регистры для входящих и исходящих документов. Архивное хранение - метод изъятия из обращения документов, утративших силу - также начали использовать в это время. В XIV веке создавались специальные комиссии для пересмотра документов и определения их к уничтожению.

Совершенно независимы от государства были церковные архивы, подчинявшиеся церковной администрации. Церковные архивы в Италии также отличаются своей многочисленностью и древностью. Это архивы архиепископов, соборных капитулов, семинарий и т.п. В них часто хранились древние рукописи, ценные документы не только церковной, но и гражданской истории, коллекции средневековых грамот, редчайшие экземпляры старопечатных книг.

Делопроизводство в современной Италии существует с начала XIX века - с тех времен, когда Итальянские государства находились во власти Наполеоновской Франции. После создания единого Итальянского государства сразу встал вопрос организации его архивов, в первую очередь богатейшего документального наследия прошлого.В проведенной в Италии архивной реформе (1875 год) нашли отражение с одной стороны стремление к централизации архивного дела и с другой - желание сохранить исторически сложившиеся архивы.

В качестве совещательного органа для обсуждения научных и технических вопросов создавался Архивный совет, в состав которого входили директора государственных архивов, чиновники из архивов правительственных учреждений и, позднее, профессора университетов.

Можно сказать, что современное делопроизводство в Италии началось с издания Королевского указа 1900 года (в документе были изложены основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства). Однако лишь в 1963 году сформировалось структура делопроизводства в том виде, в котором она официально существует и сейчас. В это время вышел Президентский указ, определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день. Вот суть этих требований.

Каждая категория документов, объединенная общим заголовком или темой (titolario) соответствует ряду документов в журнале регистрации (protocollo). Как правило, для каждой категории документов заводится отдельный журнал. Каждый документ, поступивший или созданный в канцелярии, должен быть зарегистрирован в журнале. Зарегистрированные документы нумеруются последовательно, записи входящих и исходящих документов ведутся в журнале раздельно. Факт регистрации документа является официальным подтверждением существования документа и его подлинности.

При регистрации входящих документов в журнале проставляется дата получения, имя отправителя и предмет дела. При регистрации исходящих документов указывается дата создания, адресат и предмет дела. Кроме того, все документы регистрируются в журнале той канцелярии, в которую они поступают.

Также Королевским указом была введена «систематическая классификации по мандатам (поручениям)». Эта стандартная система предусматривает как общие, так и специальные предметные категории, составляющие основу ведения дел в государственных министерствах.

Общие категории дел позволяют классифицировать административные документы, общие для всех или для большинства министерств (такие, например, как личные дела), в то время как специальные категории показывают потребности отдельно взятого министерства, обусловленные спецификой его деятельности. Различные предметные категории составляют иерархию классов и подклассов, каждому из которых присваивается собственный буквенно-цифровой код.

Помимо журналовв итальянских канцеляриях используется специальная категория журналов регистрации, называемых репорторио (reportorio). Эти журналы представляют собой перечень всех дел по каждой предметной категории. Индексы к журналам состоят из двух журналов регистрации с алфавитными списками лиц, создавших, отправивших или получивших документы, тогда как в третий журнал заносятся предметные индексы зарегистрированных документов.

Вышедшие из активного пользования документы перемещаются из итальянских государственных ведомств в так называемые «депозитарные архивы» - промежуточные хранилища, представляющие собой сложную общегосударственную систему хранения. Раз в год документы из внутриведомственных архивов направляются в депозитарные архивы, где они хранятся в течение 40 лет с момента поступления. По истечении этого срока документы, имеющие историческую ценность, переводятся в соответствующее архивное хранилище, а все оставшиеся - уничтожаются.

Комиссии осуществляют общий административный надзор за системой делопроизводства в министерствах и ведомствах, в том числе за зданиями и другими владениями внутриведомственными и депозитных архивов. Они оценивают качество имеющихся систем хранения документов, и определяют документы, подлежащие изъятию. Подлежащие изъятию документы передаются в Министерство культурного и природного достояния, где принимается окончательное решение об их уничтожении.

Размещено на Allbest.ru