Управлінські документи

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

1. Класифікація управлінських документів

2. Вимоги до обліку, використання та зберігання бланків

3. Питання, з яких необхідно видавати розпорядчі документи

1. Класифікація управлінських документів

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками

I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу:

1) документи на паперовій основі:

а) письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою розмножувальної техніки або друкарським засобом). У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадського харчування вони становлять близько 95 % усіх документів.

б) графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін.) їх перевагами їх є доступність для будь-якого фахівця.

2) документи на фото -, кіноплівці, магнітній стрічці.

II. За походженням:

1) офіційні (службові) -- направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку;

2) особисті (іменні) -- створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.).

III. За видами діяльності:

1) організаційно-розпорядчі документи;

2) документи з фінансово-розрахункових питань;

3) документи з постачально-збутових питань;

4) документи з особового складу.

IV. За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об'єднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт.

V. За кількістю відображених питань:

1) прості (звичайно містять одне питання);

2) складні (з кількома питаннями).

VI. За місцем складання:

1) зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі):

а) вихідні -- відправлені з підприємства;

б) вхідні -- адресовані підприємству.

2) внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання).

VII. За строками виконання:

1) термінові документи;

2) нетермінові документи.

VIII. За формою:

1) індивідуальні;

2) типові;

3) трафаретні.

IX. За засобами передачі інформації:

1) рукописно-друковані;

2) графічні;

3) фото -, кінодокументи;

4) звукові.

X. За строками зберігання:

1) постійного зберігання;

2) довгострокового зберігання;

3) тимчасового зберігання. XL За стадією утворення:

1) оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа);

2) чернетки;

3) копії документів (відображають інформацію, яку повністю або частково містить оригінал).

Існують три різновиди копій:

а) відбиток (повна копія вихідного документа, яка залишається у справі замість відправленого адресатові);

б) витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену в установленому порядку);

в) дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу.

XII. За ступенем гласності:

1) секретні документи (містять інформацію, що є державною таємницею);

2) документи для службового використання (містять інформацію, поширення якої за межами підприємства може завдати йому шкоди);

Керівники підприємств самостійно визначають види інформації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами. управлінський документ бланк комерційна таємниця

3) звичайні документи (вільно видають для ознайомлення усіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін.).

2. Облік, зберігання і використання бланків.

Обов'язковому обліку бланки з кутовими та повздовжніми штампами організацій, що мають необхідний трафаретизований текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів і бланків суворої звітності визначається відповідними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на канцелярії організацій та осіб, відповідальних за діловодство.

Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказами керівників організацій.

Облік бланків ведеться у журналі за формою 12 окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах.

Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються.

Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

На бланках посвідчень особи, посвідчень про відрядження, усіх видів перепусток, документів про освіту, документів, що дають право на інспектування, нагляд або відвідання організацій, друкарським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків.

Видача заповнених бланків документів, зазначених у пункті 64 цієї Інструкції, здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями.

Видача цих бланків без заповнення забороняється.

Знищення бланків здійснюється за актами з відміткою у журналі відповідної форми.

Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням організацій.

Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації.

Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку за формами 11 і 12 після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома керівника організації.

3. Питання, з яких необхідно видавати розпорядчі документи

Видання розпорядчих документів є обов'язковим в таких випадках:

- з організаційних питань - створення, реорганізація, ліквідація організацій або структурних підрозділів, затвердження структури організації, визначення прав та обов'язків посадових осіб, підведення підсумків діяльності організації;

-в галузі планування - визначення порядку і строків складання планів, затвердження перспективних та річних планів, зміна орієнтовних показників розвитку підприємства;

-у галузі виробництва - проведення заходів і впровадження інновацій, випуску продукції або надання нових спеціалізованих видів послуг;

- у галузі розвитку підприємства та капітального будівництва - затвердження техніко-економічних обґрунтувань HOBO-TO будівництва, прийняття до експлуатації готових об'єктів; у галузі фінансів - затвердження фінансових звітів, отримання банківських кредитів;

- у галузі управління трудовими ресурсами - затвердження штатного розкладу, посадових окладів і ставок, затвердження розмірів заохочень, покарань, оформлення відряджень тощо.

Наведений перелік не є вичерпним і включає в себе лише найбільш характерні і стабільні підґрунтя для обов'язкового видання розпорядчих документів. У практиці діяльності муніципальних органів управління найчастіше зустрічаються такі розпорядчі документи, як постанови, що видаються колегіальним органом управління, та розпорядження, що видаються головою місцевої державної адміністрації в межах його компетенції та поширюються на територію, підпорядковану місцевій держадміністрації. У діяльності підприємств та організацій найчастіше застосовуються накази та розпорядження.

Размещено на Allbest.ru