Основные направления информатизации архивного дела

Размещено на http://www.allbest.ru/

18

Контрольная работа

Основные направления информатизации архивного дела

Содержание

1. Введение

2. Основные цели информатизации

3. Этапы информатизации архивного дела в России

4. Основные этапы и направления информатизации архивного дела

5. Заключение

6. Список использованных источников и литературы

1. Введение

В конце XX в. компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и работу архивных учреждений. Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ (в том числе и удаленный) к документной информации, увеличивает возможность научного анализа информационных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников на электронных носителях (CD. DVD), интеграцию информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство.

В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (далее - ААТ) развивается по двум направлениям:

1. Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Головной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (далее - ВНИИДАД). Цель работы - "развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений". Внедрение типовых баз данных предусматривается исключительно на основе их конкурентоспособности, а не обязательным к исполнению нормативным актом. Рассчитаны базы данных, в основном, на местные архивы, начиная с уровня областного архива.

2. "Стихийная" компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. В различных архивах эта работа проводится более или менее организованно и целенаправленно.

Специально для работы с ААТ во всех архивах созданы самостоятельные организационные структуры.

Информатизация архивного дела - это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения Агафонова, Н. Н.  Архивное дело : учеб. пособие для вузов / Н. Н. Агафонова, Т. В. Богачева, Л. И. Глушкова -- М. : Юристъ, 2002. - 65 с. .

Целью данной работы является изучение перспектив и направлений внедрения информационных технологий в архивных учреждениях.

информатизация обработка архивный документ

2. Основные цели информатизации

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач Росахрива РФ важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (далее - БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

3. Этапы информатизации архивного дела в России

История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации.

В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов Афанасьева Л.П. Автоматизированные архивные технологии / Л.П. Афанасьева ; Рос. гос. гуманит. ун-т и др. - М.: Ипполитов, 2005. - 150 с.:

1. Период с конца XIX в. до 1950-х гг. - на этом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации.

2. Период с конца 1950-х гг. до первой половины 1970-х гг. - на этом этапе автоматизация архивного дела была связана с не столько развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. На этом этапе автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела.

3. Период второй половины 1970-х гг. - первой половины 1980-х гг. - этот этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем (далее - АИПС). Эволюция носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения, а так же с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (далее - АСУ) во всех отраслях хозяйства.

4. Период второй половины 1980-х - 1990-х гг. - этап связан с началом стихийной компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов. В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

Для государственных архивов в 1995 году Росархивом была разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана Программа информатизации на 1997 - 2000 гг. В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов.

В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном архиве целесообразно создание универсальной системы архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении. Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описание архивных документов, автоматизированную поддержку учёта и поиска архивных документов; контроль за обеспечением сохранности документов; внедрение списков источников комплектования, учёта использования документов архива.

Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации её в архиве.

4. Основные этапы и направления информатизации архивного дела

Развитие информационного обслуживания архивных учреждений на современном этапе определяется общим процессом информатизации.

Создание автоматизированной информационной службы должно быть основано на использовании современных программно-технических средств и коммуникаций, достижении конкурентоспособности производимой информационной продукции и услуг по соотношению «цена/полезность» для потребителей информации, предоставлении удалённого (через модемы) и автономного (через копии на CD-ROM и дискетах) доступа к информации, подготовке и распространении электронных изданий, формировании электронных информационных массивов.

Этого можно добиться при грамотном решении следующих задач:

Планирование информационного наполнения автоматизированной информационной службы с учётом реального потребителя

определение требований к составу информации и целей информирования

организации технологии сбора информации и ведения информационных массивов

использование эффективных технологий непрерывного обновления информации в оперативных информационных массивах

выполнение требований технико-программной совместимости в рамках комплекса используемых информационных технологий

постоянное обновление применяемых информационных технологий

маркетинг предлагаемых потребителю информационных продуктов и услуг, рекламирование автоматизированной информационной службы.

Автоматизированная информационная служба - совокупность информационных массивов, объединённых общностью решаемых задач.

Программа «Архивный фонд»

С 1996-1997 года, согласно концепции Росархива, началось внедрение серии интегрированных типовых АИПС под общим названием «Архивный фонд». Вторая версия этой программы представляет собой интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учётных и информационных справочников на уровне фонда, а также предоставляющую сведения о наличии и состоянии дел для обеспечения их сохранности. С помощью данной программы архивисты получили возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учёта. Третья, дополненная версия программы позволяет получить и распечатать также документы внутреннего учёта архива. Программа прекрасно работает в сети, имеет современный графический интерфейс.

В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. Программа призвана решить задачу компьютеризации учёта документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учёта.

Формат программы, согласно приказу «Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда РФ», является общеотраслевым.

Согласно данным Росархива, к 2000 г. программу «Архивный фонд» внедрило 12 федеральных архивов, 59 государственных и 142 муниципальных архива субъектов РФ. Программа внедряет не только в архивах, но и в Государственном историческом музее.

«Программа информатизации архивного дела в РФ»

На основе Концепции была утверждена и разработана первая отраслевая программа - «Программа информатизации архивного дела в РФ» (1997-2000 гг.) Программа предполагала реализацию конкретных задач в области научных и методических работ, кадрового обеспечения, организационных и практических работ по информатизации архивного дела.

Программа предусматривала:

создание единой информационно-правовой базы информатизации

разработку принципов функционирования архивной информационной сети обслуживания пользователей (структура, формат, единые классификаторы и стандарты описания)

создание и ведение типовых БД по основным направлениям работы архивов

внедрение межархивных БД: реализация проектов создания автоматизированного Центрального фондового каталога; БД «Паспорт архива», «Справочники по документам архивного фонда РФ», «Государственный реестр уникальных документов АФ», «Зарубежная архивная Россика»; «Базы и банки данных учреждений архивной отрасли» и другие. Планировалось также создание гипертекстовой базы данных по методическому обеспечению деятельности архивов

проведение работ по защите информации в архивах

подготовка и повышение квалификации архивных кадров в области информатизации архивного дела.

К настоящему времени в её реализации достигнуты значительные результаты. Так, в области создания единой правовой базы информатизации большое значение имели разработка, и начало внедрения нового издания Основных правил работы архивов организаций и Основных правил работы государственных архивов (2002 г.). Информатизации работы архива с традиционными документами посвящены разделы Основных правил работы государственных архивов об учётных БД, автоматизированном НСА и организации применения информационных технологий в архиве.

Таким образом, программа представляла собой комплексный документ, в ходе реализации которого информатизация на уровне архива, региона и всей отрасли должна была подняться на качественно новую ступень - конкретные источники финансирования не были в ней названы.

Федеральные программы развития архивного дела

Информатизация архивного дела в рамках отрасли развивается в соответствии с федеральными программами: подпрограммой «Развитие архивного дела» федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ» 1997-1999гг. (1996г.); подпрограммой «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России» на 2001-2005гг., (2000 г.); федеральной целевой программой «Электронная Россия» на 2002-2010 гг. (2002г.).

«Развитие архивного дела»:

Программа ставила главной задачей - обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, повышения уровня безопасности архивов. Программа предусматривала создание автоматизированной системы централизованного учёта документов архивного фонда РФ, создание автоматизированного НСА для расширения доступа к архивной информации, создание тематических и полно текстовых баз данных. В разделе «Развитие информационных технологий в архивных учреждениях» предусматривалось:

обеспечение единой отраслевой политики в области информатизации архивных учреждений путём внедрения общеотраслевого программного обеспечения и стандартизации форм представления и описания архивных документов в электронном формате

применение компьютерных технологий в области обеспечения сохранности документов, прежде всего ОЦД (путём создания электронных копий)

создание управленческих баз данных (прежде всего, по нормативно-методической базе архивной отрасли) с целью повышения эффективности управленческой деятельности архивов.

На реализацию подпрограммы планировалось выделить 310 млрд. руб. (в ценах 1996 г.), в том числе:

- на создание типовых баз данных - 1,2 млрд. руб.,

- на создание общеотраслевых баз данных - 0,6 млрд. руб.

Большое влияние на развитие архивного дела оказала федеральная целевая программа «Электронная Россия». Основные цели программы предусматривают в результате внедрения информационно-коммуникационных технологий. Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 N 65 (ред. от 09.06.2010) "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)"

Для достижения целей планируется решить следующие задачи:

сформировать эффективную нормативно-правовую базу информационных и коммуникационных технологий

обеспечить эффективность коммуникации и взаимодействия органов государственного управления и местного самоуправления

обеспечить условия для повышения эффективности и масштаба использования информационных технологий в экономике на основе организационно-институциональных мероприятий

обеспечить повышение уровня подготовки и переподготовки кадров за счёт модернизации системы образования на базе ИКТ в координации с проводимой реформой образования

содействовать развитию независимых СМИ посредством стимулирования внедрения ИКТ в их профессиональную деятельность

содействовать развитию публичной инфраструктуры доступа для предприятий, организаций и граждан к телекоммуникационным сетям, к общедоступным электронным библиотекам и базами данных, библиотекам научно-технической информации, а также существенно повысить качество предоставляемых услуг в этой области

сформировать необходимую телекоммуникационную инфраструктуру для обеспечения работы органов государственной власти и местного самоуправления, единой образовательной информационной среды России.

Общий объём финансовых ресурсов, необходимых для её реализации, составляет 77 179, 1 млн. руб., в том числе средства федерального бюджета - 39 383 млн. руб., средства бюджетов субъектов РФ - 22 610,1 млн. руб., внебюджетные источники - 15 186 млн. руб.

Электронную Россию" сменила Государственная программа "Информационное общество". Она рассчитана на 2011 - 2020 годы

На реализацию программы планируется привлечь 88 млрд руб. из федерального бюджета и ежегодно по 50 млрд руб. из региональных, еще 200 млрд руб.-- за счет частных компаний.

Из внебюджетных источников планируется финансировать развитие широкополосного доступа в интернет, сетей связи 3G и 4G и другие телекоммуникационные проекты. Эксперты и представители профильных министерств сомневаются, что запланированные в программе показатели достижимы.

Цель Программы - получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента, применения инновационных технологий, радикального повышения эффективности государственного управления при обеспечении безопасности в информационном обществе

Задачи Программы повышение качества жизни граждан и улучшение условий развития бизнеса в информационном обществе, в том числе: развитие сервисов для упрощения процедур взаимодействия общества и государства с использованием информационных и телекоммуникационных технологий; перевод государственных и муниципальных услуг в электронный вид; развитие инфраструктуры доступа к сервисам электронного государства; повышение открытости деятельности органов государственной власти;

В рамках "Информационного общества" сформированы шесть подпрограмм Распоряжение Правительства РФ от 20.10.2010 N 1815-р (ред. от 05.05.2012) "О государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)": качество жизни граждан и условия развития бизнеса; электронное государство и эффективность государственного управления; российский рынок информационных и телекоммуникационных технологий; базовая инфраструктура информационного общества; безопасность в информационном обществе; цифровой контент и культурное наследие. В частности, они предполагают упрощение процедур взаимодействия с государством, перевод госуслуг в электронный вид, стимулирование отечественных разработок в области информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), развитие сети технопарков, обеспечение независимости в отрасли ИКТ, развитие средств обработки цифрового контента и проч.

Планируется, что из федерального бюджета на программу всего будет выделено 88,03 млрд руб. (с 2011 по 2020 год), в презентации Минкомсвязи (есть в распоряжении "Ъ") говорится, что на программы по информатизации из региональных бюджетов будет выделяться до 50 млрд руб. ежегодно. Расходы из внебюджетных источников запланированы на уровне не менее 200 млрд руб. ежегодно. В число проектов, которые будут финансироваться за счет частного капитала, включены направления по развитию широкополосного доступа в интернет, сетей сотовой связи 3G и 4G, а также развитие телекоммуникационных сервисов.

Ожидаемые результаты реализации Программы - соблюдение прав человека и основных свобод, в том числе права каждого человека на свободу убеждений и информацию;

социализация на основе общения; уважение достоинства человеческой личности, ограничение свобод исключительно в установленных законом пределах;

непрерывное образование, в том числе образование для взрослых, возможность каждого человека овладевать навыками и знаниями на протяжении всей жизни.

5. Заключение

Необходимость внедрения автоматизированных технологий в практику работы архивных учреждений, обусловлена необходимостью удовлетворения возрастающих потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Активное использование документов Архивного фонда области, повышение роли архивов в решении вопросов защиты законных прав граждан, в том числе по исполнению социально-правовых запросов, требуют повышения эффективности работы архивов, что в определенной мере достигается за счет внедрения новейших информационных технологий в архивную деятельность.

Проблемы, препятствующие повышению эффективности использования информационных технологий в целях повышения качества жизни граждан носят комплексный межведомственный характер и не могут быть решены на уровне отдельных органов государственной власти. Их устранение требует значительных ресурсов, скоординированного проведения организационных изменений и обеспечения согласованности действий органов государственной власти.

В результате отсутствия комплексного подхода к решению задачи формирования и развития информационного общества как одного из необходимых этапов модернизации экономики России проявились негативные тенденции, которые при сохранении текущей экономической ситуации могут усиливаться.

В частности можно выделить некоторые проблемы:

внедрение средств информационных технологий носит преимущественно локальный, ведомственный характер;

недостаточными темпами развиваются инфраструктура доступа населения к средствам информационно-справочной поддержки и обслуживания населения;

отсутствует необходимая нормативная правовая база, а также стандарты и регламенты предоставления органами государственной власти требуемой информации населению, организациям и другим органам государственной власти.

наблюдается несовместимость программно-технических решений, невозможность обмена данными между различными созданными государственными информационными системами, отсутствуют механизмы и технологии оперативного информационного взаимодействия федеральных и региональных информационных систем между собой и друг с другом;

В данной работе мы рассмотрели процесс информатизации архивного дела в России. Проанализировали некоторые нормативно-правовые акты, которые регулируют этот процесс. Выявили причины, необходимость информатизации архивного дела и рассмотрели некоторые проблемы, возникшие в процессе внедрения информационных технологий в архивное дело.

6. Список использованных источников и литературы

1. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

2. Распоряжение Правительства РФ от 20.10.2010 N 1815-р (ред. от 18.05.2011)"О государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)"

3. Семенов, В.В. Архивоведение: Учеб. пособие / В.В. Семенов; - М. : Просвещение, 1999. - 84 с.

4. Агафонова, Н. Н. Архивное дело : учеб. пособие для вузов / Н. Н. Агафонова, Т. В. Богачева, Л. И. Глушкова -- М. : Юристъ, 2002. - 542 с.

5. Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования : учеб. Пособие для сред. Проф. Образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Афанасьева, Е.М. Бурова; - 4-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2006. - 272 с.

Размещено на Allbest.ru