Особо ценные документы: правовые вопросы, выявление, учет, описание

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. ОСОБО ЦЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ОПИСАНИЕ

В Архивном фонде Российской Федерации документы по степени ценности делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

Все, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

К особо ценным документам относятся документы, содержащие информацию о важнейших фактах и явлениях жизни общества, имеющие непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, международных отношений, научных исследований и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения и автографичности, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации, по способу ее фиксации или по внешним признакам.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Яковлев П.А. Архивное дело. М., 2007. с.65

В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния дел проводится:

Ш уникальных документов - ежегодно;

Ш особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);

Ш аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;

Ш кинодокументов - один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

2. ВЫЯВЛЕНИЕ ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

В целях обеспечения сохранности и наиболее качественного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих важнейшие события в жизни республики в архивах организаций проводится выявление особо ценных документов.

Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и включает в себя: Иноземцева З.П. Комплектование и экспертиза ценности документов в свете исторического опыта. Вестник архивиста. М., 1999. с.28

Ш заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;

Ш рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;

Ш представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, экспертно-проверочной комиссией Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.

При выявлении особо ценных документов используются следующие критерии:

Ш значение учреждения, фондообразователя;

Ш авторство документов;

Ш время создания документов;

Ш ценность, содержащейся в документах информации;

Ш юридическая сила, подлинность документов;

Ш наличие художественных, палеографических особенностей документов.

На основании общих критериев каждый архив организации уточняет критерии, исходя из специфики хранящихся в нем материалов.

Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Графа первая списка фондов служит для учета количества фондов, содержащих особо ценные дела. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учетных документах не используется. В графе второй за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Графа третья заполняется по последнему названию фонда. В графе четвертой указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся особо ценные документы.

Методика выявления особо ценных дел

Архив организации по согласованию и под непосредственным руководством Архивного Фонда Российской Федерации проводит выявление особо ценных документов. Выявление осуществляется в следующей последовательности:

Ш выявление фондов, частей фондов;

Ш выявление дел по описям;

Ш непосредственный просмотр отобранных дел.

Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с Архивным Фондом Российской Федерации. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.

На дела, содержащие особо ценные документы, составляются описи, которые рассматриваются центральной экспертной комиссией организации, утверждаются экспертно-проверочной комиссией Архивного фонда Российской Федерации, затем руководителем организации.

После утверждения описей в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс «ОЦ».

После утверждения описей все особо ценные дела подлежат учету.

3. УЧЕТ УНИКАЛЬНЫХ И ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляет Федеральная архивная служба России.

На выявленные уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов; порядок составления и представления этих листов определяется инструктивно-методическими документами по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения, единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета, идентификации и быстрого поиска) состоит из следующих элементов:

Ш сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры);

Ш номера архивного фонда;

Ш номера описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета. Черешня А.Г. Стратегия формирования Архивного фонда Российской Федерации. М., 2003. с. 20

Особому учету подлежат дела, имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни. Они считаются особо ценными или уникальными.

Архив, хранящий дела, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации регистрируются в соответствующей инспекции пробирного надзора Министерства финансов Российской Федерации.

Учет указанных дел осуществляет материально-ответственное лицо, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

Указанные дела передаются материально-ответственному лицу на сейфовое хранение, о чем делается соответствующая отметка («сейфовое хранение») в описи дел, документов, и включается в специальную инвентарную книгу учета дел, имеющих в оформлении или приложении драгоценные металлы или камни. Данная инвентарная книга составляется и ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный (в рамках архива) учет документов, второй - у материально-ответственного лица, третий хранится в бухгалтерии архива.

Дела вносятся в инвентарную книгу по порядку номеров архивных фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов - по порядку номеров дел. На бирке, прикрепляемой к обложке каждого дела (предмета), указывается номер, за которым оно учтено в инвентарной книге. Номер проставляется через дробь с архивным шифром (например, инв. №1/ГАРФ, ф.572, оп.1, д.17). К инвентарной книге составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел (предметов), внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материально-ответственного лица.

Листы инвентарной книги до начала ее заполнения пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью архива. На обороте последнего листа книги делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива, главного хранителя фондов и скрепляется печатью архива.

Ежегодно, специальной комиссией, создаваемой приказом руководителя архива, проводится инвентаризация дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

Инвентаризация проводится также в случае смены материально-ответственного лица, руководителя архива, главного хранителя фондов. Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Учет особо ценных документов ведется по:

Ш списку фондов, содержащих особо ценные документы;

Ш описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел, документов (номерникам);

В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов (номерник) составляется на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения, единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.

Если большинство документов по описи являются ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней также составляется номерник, который является переводной таблицей от номера единицы хранения, единицы учета документов к номеру единицы хранения страхового фонда.

Сведения о копировании особо ценных документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения, единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения, единиц учета по данной описи или номернику указывается: «Все единицы хранения, единицы учета скопированы, дата, должность, подпись».

Описи особо ценных аудиовизуальных документов составляются по формам, установленным в отраслевых методических документах.

Описи особо ценных дел, документов, номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов, номерников.

При отнесении документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки «ОЦ».

В других учетных документах отметка «ОЦ» проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения, единиц учета.

4. СТРАХОВОЙ ФОНД И СТРАХОВЫЕ КОПИИ ОСОБО ЦЕННЫХ И УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или повреждения их оригиналов, в архивах создаются их страховые копии, путем микрофильмирования (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).

Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд. Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в архивохранилищах.

Для страхового фонда копированию подлежат все документы признанные особо ценными, независимо от их типа (способа воспроизведения), времени создания и вида носителя, а также списки тех архивных фондов, в составе которых имеются особо ценные дела.

Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши).

Фонд пользования создается для обеспечения долговечности оригиналов особо ценных и уникальных документов и с целью более результативной организации использования, содержащейся в них информации.

Фонд пользования создается со следующим обязательным комплектом копий:

Ш для документов на бумажных носителях - это изготовленная из позитивной микроформы негативная микроформа;

Ш для фотодокументов - одна позитивная перепечатка и один дубль-негатив;

Ш для кинодокументов - одна совмещенная позитивная копия, один промежуточный позитив изображения и один контратип звукозаписи (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны быть включены в комплект кинодокументов, поступающих на постоянное хранение;

Ш для фонодокументов - одна копия, изготовленная на магнитной ленте шириной 6,25мм;

Ш для видео документов - одна копия формата VHS;

Ш для электронного документа - одна копия, изготовленная на лазерном диске.

В фонд пользования, как правило, включаются полностью скопированные копии дел. Копии отдельных документов могут быть включены в фонд пользования только путем их внесения в состав тематической коллекции документов.

Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

Страховой фонд и фонд пользования создаются в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.

Страховые копии своим содержанием и присущими им внешними качествами должны полностью соответствовать документу-оригиналу. Со стороны изготовителя копии должно быть гарантировано соответствие их (копий) требованиям действующих нормативно-технических документов.

Изготовитель страховых копий в обязательном порядке проверяет их качество и вносит результаты проверки в установленную соответствующими нормативно-техническими документами форму актов.

При прием-сдаче страховых копий проверяется целостность комплекта, количество копий, техническое состояние при просмотре, а также записанные в акте о техническом состоянии полнота и точность данных и сведений.

Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных и особо ценных докуме6нтов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Подготовка уникальных и особо ценных документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов их архивохранилищ.

Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

При страховом копировании дела, как правило, подшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.

Страховое копирование уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) первого поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов. Болдина А.Н. Комплектование государственных и частных архивов. М., 2005, с.85

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.

Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи.

Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Страховой копией электронного документа является первая копия оригинала, изготовленная на лазерном диске.

Страхованию подлежат:

Ш Документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за рубеж для экспонирования на выставках, реставрации или с другими целями;

Ш уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на выставках внутри страны.

В исключительных случаях, под обязательство в договоре о возмещении организаторами выставки ущерба в случае утраты или порчи, уникальные документы могут экспонироваться без страхования на организуемых в Российской Федерации выставках.

Страховая оценка документов Архивного фонда Российской Федерации проводится в архиве комиссионно.

Категория ценности документов Архивного фонда Российской Федерации и размер их страховой оценки устанавливаются на основе специальных методических разработок.

Результаты страховой оценки документов Архивного фонда Российской Федерации оформляются актом страховой оценки архивных документов, который представляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Решение о признании документа Архивного фонда Российской Федерации находящемся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановки на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранения архивных документов.

Неисправимо поврежденными архивными документами являются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования, содержащейся в них документной информации.

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранения архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов.

На основании письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.

Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается.

За время хранения страховые копии подлежат:

Ш установлению наличия фактической проверке наличия и состояния страховых копий с целью удостоверения их соответствия данным учетных документов;

Ш проведению контроля технического состояния и необходимых консервационно-профилактических мероприятий.

Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит изготовленная в каждом году 1/3 часть страховых копий.

В результате контроля технического состояния страховых копий, дается заключение о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливается срок проведения следующей технической проверки.

Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля сохранности копий документов и организации работ по своевременному восстановлению фонда пользования.

Объем работ, связанных с проверкой наличия и состояния копий фонда пользования и периодичность их проведения устанавливается, учитывая общий объем фонда, частоту предоставления и воссоздания копий, а также существующие в архиве условия хранения страхового фонда.

Прием и сдача страховых копий в архивохранилище осуществляется на основе приказа директора архива, к которому прилагаются описи особо ценных единиц хранения (дел), с которых скопирован страховой фонд.

Страховой фонд особо ценных документов неприкосновенен и хранится отдельно от оригиналов в изолированном хранилище или в обособленной части общего хранилища.

5. ХРАНЕНИЕ УНИКАЛЬНЫХ И ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Особо ценные и уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища.

В хранилище, предусмотренном для изолированного хранения особо ценных и уникальных документов или в обособленной части общего хранилища, могут размещаться:

а) весь фонд, если включенная в его состав основная часть документов признана особо ценной и уникальной;

б) определенные структуры (подразделения) фонда (фондов), если включенные в них единицы хранения (дела) в своем составе имеют особо ценные и уникальные документы;

в) обособленные от состава фонда (фондов) и объединенные определенным свойством единицы хранения (дела), в которых хранятся особо ценные и уникальные документы.

Целостные фонды, содержащие особо ценные документы, их определенные структурные части (подразделения) и единицы хранения (дела) сдаются на отдельное хранение согласно приказу директора государственного и муниципального архива, руководителя администрации государственного органа с оформлением соответствующего акта приема-сдачи.

Предоставленные для хранения особо ценных документов архивохранилище или обособленная часть общего архивохранилища должны иметь нормативный режим для обеспечения сохранности этих документов.

Особо ценные документы, которые сдаются для изолированного хранения, подвергаются профилактической и специальной технической обработке. Применяемые к этим документам за время хранения мероприятия (полистное обеспыливание, дезинфекция и т.п...) проводятся по необходимости.

Весь комплекс особо ценных и уникальных документов немедленно изымается внутри и вне архива из процесса активного использования.

Вместо оригиналов особо ценных и уникальных документов должны использоваться созданные с этой целью в архиве их копии фонда пользования.

Как правило, оригиналы особо ценных документов не должны предоставляться пользователям, экспонироваться на выставках, выдаваться другим организациям для временного пользования. Отклонения от настоящего правила возможны лишь в особых случаях, со специального разрешения директора государственного и муниципального архива, руководителей администрации государственного органа.

6. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел Тимофеева А.К. Развитие архивоведения//Краевой вестник, 1998, № 12, с.70

б) при регистрации поступающих в учреждение документов

в) при направлении документа в дело

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством

Третий этап -- на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

ЭК и ЭПК -- постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.

Экспертиза не проводится:

при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и в установленном порядке вносит изменения в учетные документы архива.

В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

Принципы экспертизы:

1) Историзма. Позволяет рассмотреть документ как продукт определенной эпохи

2) Всесторонности. Рассматривает документ с различных аспектов. Необходимо изучить все факторы, влияющие на оценку документа.

3) Комплексности. Документ оценивается в совокупности с другими (каждый не столь значим как в комплексе)

С учетом этих принципов разработана система критериев ценности документа.

Критерий - признаки, на основании которых определена ценность документа.

Критерии бывают: универсальные - главные и специальные - вспомогательные

Они перечислены в правилах государственного архива. При отборе на постоянное хранение определены:

1) значимость учреждения, лица, деятельность, которая образует документ

2) значимость содержания

3) время и место создания

4) юридическая сила документа

5) подлинность и копийность документа

6) дублентность/повторяемость документа

7) поглощенность содержания документа

8) физическое состояние документа

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

7. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

документ ценный уникальный учет экспертиза

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: Яковлев П.А. Архивное дело. - М.: ПРИОР, 2007, с.58

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

запись ЭД на машинные носители;

проверка качества записи;

описание ЭД;

проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:

название документа,

дата его создания,

характеристика содержания (аннотация),

электронный формат,

физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.),

объем документа (для БД также - количество записей).

8. ОФОПМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2006 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2010 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению. Зубкова Л.Е. Опыт работы госархива Тульской области с организациями, сдающими документы на государственное хранение //Секретарское дело. 2003. № 7, с.56

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Размещено на Allbest.ru