Заключение коммерческих контрактов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

Костромской Государственный Технологический Университет

Специальность 080502 «Экономика и управление на предприятии»

Дисциплина «Документационное обеспечение управления»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Выполнила: студентка 1 курса

Смирнова Ольга Евгеньевна

Проверила: к.э.н. доцент

С.В. Боженко

Кострома 2006

СОДЕРЖАНИЕ

1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КОММЕРЧЕСКИХ КОНТРАКТОВ

2. ПРИЗНАКИ ГРУППИРОВКИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА

3. СОСТАВИТЬ ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КОММЕРЧЕСКИХ КОНТРАКТОВ

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Контракт (договор) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить - направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (статья 434 Гражданского кодекса РФ).

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращает стороне, составившей проект.

При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание:

- четкой формулировке прав и обязанностей сторон;

- возможности расторжения контракта любой из сторон;

- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

- соответствию пунктов контракта Федеральному закону «О защите прав потребителей» и другим законодательным актам;

- соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора необходимо следовать требованиям статьи 317 Гражданского кодекса РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте». Несоблюдение этого правила приведет к признанию договора недействительным.

Составными частями контракта являются:

- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку ТНП, контракт о техническом содействии);

- дата, номер, место составления;

- наименования сторон (полные названия организаций);

- предмет контракта;

- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема выполненных работ;

- ответственность сторон;

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

- подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

- печати фирм-контрагентов.

Коммерческие контракты (договоры) хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий.

Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не менее 10 лет. Контракты на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы на архивное хранение.

ПРИЗНАКИ ГРУППИРОВКИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА

коммерческий контракт документ санкция

Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, перемещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Правильное оформление дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия. Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

В дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва.

Целесообразна и не противоречит правилам практика сбора документов при их незначительном количестве за несколько лет с оформлением дела как переходящего с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.

Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Секретарь подшивает документы в дела согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №…».

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: "Документы по управлению" (акты, справки). Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: "Протоколы производственных совещаний предприятия «Рассвет» за 2005 год". Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса. Например: "Переписка с предприятиями АПК по вопросам поставки продукции". Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: "Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях". Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года).

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, заверительную надпись, отметку "В дело". Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятиями планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, должен быть отнесен к 2006 году, а отчет за 2005 год, составленный в 2006 году, к 2005 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятиями на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- в дело включается один экземпляр документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);

- в дело формируются документы одного года;

- в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

- документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиям, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы ограниченного доступа с грифом «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем. При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.

Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.

На некоторых предприятиях при формировании дел с перепиской используется подшивка «письма-ответа» вместе с «письмом-запросом».

Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования документов, т.е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы), относящиеся к одной организации, например: «Документы о сотрудничестве с предприятием «Агро» за 2005 год».

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.

Папки-файлы импортного производства могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.

Свою специфику имеет формирование бухгалтерских документов.

Формирование дел в бухгалтерии начинается сразу с начала года. В бухгалтерских книгах в начале года в соответствии с правилами, изложенными в «Инструкции по ведению бухгалтерского учета» до начала записей нумеруются все страницы (листы). На последней странице листа за подписью главного бухгалтера делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано… страниц (листов)».

«Инструкция по ведению бухгалтерского учета» указывает, что по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-три месяца и более в одну папку.

Документы формируются в дело за один календарный год. Однако «книги бухгалтерского учета» при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записей операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.

Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе могут группироваться документы за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация. Оправдательные документы (наряды на работу, сменные рапорты) рекомендуется помещать в отдельные дела во избежание их потери или злоупотреблений.

СОСТАВИТЬ ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ

ООО «Вариант-С»Генеральному директору

Отдел рекламы В.В. Катышеву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

11.09. 2006 Резолюция руководителя

О дополнительном финансировании

заказа № 254/12

В связи с ростом цен на полиграфические услуги в I квартале 2007 г. И изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно 10 000 (Десять) тысяч рублей для завершения работ по заказу № 254/12.

Начальник отдела подпись С.А. Смирнова

Отметка об исполнении

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство (Требования к документообороту фирмы на основе ГОСТов РФ) - М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1994.

2. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. - М.: ИНФРА-М, 1997.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов. - Информационная база Общественного фонда поддержки малого предпринимательства «Адлер-малый бизнес».

4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М.: ИПК «Издательство стандартов», 1998.

5. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учеб. И практическое руководство. - Минск: Тетра Системс, 1998.

6. Корнев И.К., Кудряева В.А. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003.

8. Организация работы с документами: Учебник для студ. вузов, обуч. по спец. «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент» / Гос. Акад. управ. им. Серго Орджоникидзе. - М.: ИНФРА-М, 1998.

9. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: Образцы документов. Инструкции. ГОСТы / Информац. система «Кодекс». - М.: Проспект, 1998.

10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: «Издательство ПРИОР», (изд.3-е переработанное и дополненное), 1999.

Размещено на Allbest.ru