Державний стандарт на оформлення документів и його застосування

3

Державний стандарт на оформлення документів и його застосування

Зміст

Вступ

Розділ І. Поняття та особливості державного стандарту України

1.1 Об'єкт, область та види стандартизації

1.2 Нормативний документ по стандартизації: стандарт, технічні умови

Розділ ІІ. Основні вимоги до оформлення документів згідно з Державною уніфікованою системою документації

2.1 Зміст та розташування реквізитів

2.2 Вимоги до бланків документів

2.3 Текст документа за державним стандартом

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Існують різні визначення поняття «Документознавство», однак жодне з них не стало загальноприйнятим. Втім, як і поняття «документ». І це закономірно, оскільки «документознавство” - термін багатоаспектний, структурно-розгалужений, що стосується різних сторін документа й документно-комунікаційної діяльності - явищ не менш складних і багатопланових. З цієї причини термін слабко піддається однозначному тлумаченню, тим більше - короткому визначенню.

Документознавство -- це наука про документ і документно-комунікаційну діяльність. Це наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення й функціонування документів, що розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем і методи їхньої діяльності.

Документознавство досліджує документ як джерело інформації й засіб соціальної комунікації. Це комплексна наука про документ і документно-коммунікаційну діяльність, що вивчає в історичному, сучасному й прогностичному планах процеси створення, поширення й використання документних джерел інформації в суспільстві.

Предметом документознавства є створення наукового знання про документ у єдності його інформаційної й матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.

Невід'ємною частиною знання про документ є обізнаність з основними вимогами їх оформлення. Головні вимоги щодо оформлення документів містить Державний стандарт України. Актуальність даного дослідження полягає у необхідності надання інформації про основи стандарту України в галузі діловодство.

Мета даного дослідження полягає у розкритті інформації про сутність процесу вироблення Державного стандарту та основні вимоги щодо оформлення документації.

Предметом даного дослідження є Державний стандарт України - уніфікована система документації.

Об'єктом - всі правила у всій їх різноманітності щодо правильного оформлення документів та їх використання.

Всяке наукове дослідження - від творчого задуму до остаточного оформлення наукової праці - здійснюється дуже індивідуально. Сучасне науково-теоретичне мислення прагне проникнути в сутність досліджуваних явищ і процесів. Це можливо за умови цілісного підходу до об'єкта вивчення, розгляду цього об'єкта у виникненні і розвитку, тобто застосування історичного підходу до його вивчення.

Відомо, що нові наукові результати і раніше накопичені знання знаходяться в діалектичній взаємодії. Краще і прогресивне зі старого переходить у нове і дає йому силу і дієвість. Іноді позабуте старе знову відроджується на новій науковій основі і живе як би друге життя, але в іншому, більш довершеному вигляді.

Опрацювання літературних джерел дає змогу ознайомитися з матеріалами за темою дослідження; класифікувати їх і створити список використаних джерел; відібрати найцінніші дослідження, основні, фундаментальні роботи; скласти загальну характеристику галузі дослідження, його значення для розвитку науки і практики та актуальність теми; виявити основне коло науковців, які досліджували тему, вивчити їх внесок в розробку проблеми; виявити найцікавіші, але недостатньо висвітлені напрями досліджень, які могли б стати метою подальших досліджень.

Врахування всього спектру існуючого доробку з поставленої проблематики дозволить досягти мети дослідження.

Розділ І. Поняття та особливості державного стандарту України

1.1 Об'єкт, область та види стандартизації

Термін «стандартизація» пройшов довгий еволюційний шлях розвитку. Раніше це поняття називалося нормалізацією (від англ. -- норма, зразок, міряло). Протягом декількох сторіч нормальним, стандартним уважали переважно сіре, буденне, нецікаве. Тому термін «стандартизація» довгий час мав подвійний сенс. Зараз стандартизація -- це діяльність із метою досягнення оптимального ступеня впорядкування в певній галузі шляхом установлення положень для загального й багаторазового використання, для рішення існуючих або можливих завдань.

Варто розрізняти об'єкт й область стандартизації. Об'єктом виступає предмет, що підлягає стандартизації (продукція, процес, послуга й т.п.). Сукупність об'єктів називається областю стандартизації. Нею може виступати будь-яка область людської діяльності: керування, машинобудування, сільське господарство, бібліотечна справа, бібліографія, інформатика й т.д.[5, C. 84]

Робота зі стандартизації проводиться в міжнародному масштабі, у межах групи країн, окремої країни або галузі народного господарства, об'єднання, підприємства.

У міжнародній стандартизації участь є відкритою для відповідних органів всіх країн. Її результатом є міжнародні стандарти, використовувані для полегшення науково-технічних і торговельних зв'язків.

ІСО -- найбільша міжнародна організація, що займається питаннями стандартизації. Членами ІСО є понад 90 країн світу. Нею затверджено понад 9 тис. міжнародні стандарти, які не мають юридичної чинності: кожна країна має право використати їх повністю, окремими розділами або взагалі їх не приймати. Однак ці стандарти, визначаючи вимоги й показники, що відповідають світовому технічному рівню, впливають на національні стандарти, а через них обумовлюють і попит на ту або іншу продукцію на міжнародному рівні. МЕК - одна із провідних організацій з питань стандартизації в області електроніки, радіоелектроніки й зв'язку; членами МЭК є 40 країн миру. З 1993 р. Україна є повноправним членом цих міжнародних організацій

1.2 Нормативний документ по стандартизації: стандарт, технічні умови

Продуктом стандартизації виступає нормативний документ.

Нормативний документ установлює правила, загальні принципи або характеристики, що стосуються різних видів діяльності або їхніх результатів. До 1993 р. застосовувалися терміни «нормативно-технічний документ», «спеціальні види нормативно-технічних і технічних документів і літератури».

До нормативних документів по стандартизації ставляться: 1) стандарти й 2) технічні умови.[5, C. 85]

Стандарт -- нормативний документ, розроблений, як правило, на основі відсутності протиріч по істотних питаннях більшості зацікавлених сторін і затверджений компетентним органом. У стандарті встановлені для загального й багаторазового використання правила, вимоги, загальні принципи або характеристики, що стосуються різних видів діяльності або їхніх результатів і сприятливому досягненню оптимального ступеня впорядкування в певній області. Це нормативне виробничо-практичне видання, що містить комплекс норм, правил вимог до об'єкта стандартизації, які встановлюються на основі досягнень науки, техніки й передового досвіду й затверджуються відповідно до діючого законодавства.

Розрізняють наступні види стандартів: міжнародний, міждержавний, національний. Міжнародний -- це стандарт, прийнятий міжнародною організацією по стандартизації (180 або ТЕС). Міждержавний -- це стандарт, прийнятий державами, що приєдналися до угоди про проведення єдиної політики в області стандартизації, метрології й сертифікації. Він застосовується ними безпосередньо. Національний -- це стандарт, прийнятий національним органом однієї країни по стандартизації.

В Україні створена система стандартів, що складає з декількох видів, виділюваних по різних ознаках. По масштабах поширення стандарти діляться на наступні категорії: державний стандарт України (ДСТУ), галузевий стандарт (ГСТУ), стандарт підприємства. До державних стандартів прирівнюються державні будівельні норми й правила, державні класифікатори техніко-економічної й соціальної інформації.

Державний стандарт України (ДСТУ) -- основний нормативний документ по стандартизації в країні, що підлягає безумовному виконанню органами виконавчої влади, всіма підприємствами й громадянами, на діяльність яких поширюється дія стандарту. ДСТУ затверджується Державним комітетом України по стандартизації, метрології й сертифікації (Держстандарт України), а в області будівництва - Державним комітетом України по справах містобудування й архітектури.[11, C. 17]

Галузевий стандарт (ГСТУ) затверджується міністерством (відомством). ГСТУ розробляють на продукцію, послуги при відсутності державних стандартів України або якщо буде потреба встановлення вимог, що перевищують або доповнює вимоги ДСТУ. Галузевий стандарт не повинен суперечити державному й підлягає безумовному виконанню підприємствами, установами й організаціями, що входять у сферу управління органа, що затвердив його.

Стандарт підприємства (СТП) затверджується й використається тільки на конкретному підприємстві; розробляється на продукцію (процеси, послуги), що виготовляють (здійснюють, надають) тільки конкретні підприємства.

Існує комплекс (система) стандартів -- сукупність взаємозалежних стандартів, що належать певної галузі стандартизації й установлюють взаємопогоджуваних вимог до об'єктів стандартизації на основі загальної мети. Стандарти виходять як окремо, так й у вигляді збірників. Однакові вимоги до побудови, викладу, оформленню й змісту стандартів установлюються відповідними нормативними документами по стандартизації.[5, C. 90]

Побудова стандартів всіх категорій і видів повинне відповідати наступній типовій структурі: найменування стандарту; вступна частина (при необхідності); основна частина; інформаційні дані; зміст (при великому обсязі тексту або в збірниках). Установлено вимоги до кожного із цих елементів структури, що забезпечує чіткість побудови стандарту, стислість тексту, визначеність норм, що викладають, і правил, полегшує пошук стандартів по найменуваннях, а елементів основної частини стандарту - по нумерації, що відбиває структуру даної частини.[10, C. 21]

Стандарт - це текстовий документ, що сполучає при необхідності текст із графічним матеріалом і таблицями. Вимоги до тексту сприяють точності викладу, застосування стандартизованих термінів і позначень, виключенню оборотів розмовної мови, іноземних слів і термінів при наявності рівнозначних їм в українській мові. Установлено вимоги до заголовків, формулам, таблицям, графічним матеріалам, посиланням, алфавітним покажчикам, приміткам, умовним позначкам й ін. Даються типові фрагменти тексту, наприклад: «Стандарт повністю відповідає міжнародному стандарту ІСО (МЕК)...», «Затверджений й уведений у дію наказом Держстандарту України...про й ін.[8, C. 112]

Оформлення стандартів засноване на застосуванні єдиних форм для обкладинки й сторінок стандартів всіх категорій, а також на використанні єдиних елементів, внесених у ці форми: позначення стандарту, порядковий реєстраційний номер (чотири знаки), а через дефіс -- дві останні цифри року твердження (ДСТУ 2732-94). Установлено правила нумерації сторінок, застосування форматів паперу при виданні стандартів і т.п. Все це знижує витрати на підготовку й видання стандартів, надає їм необхідну юридичну чинність, полегшує їхній пошук. Зміст стандартів докладно деталізовано із вказівкою в ряді випадків найменування розділів, що включають, і підрозділів, що полегшує користування ними.

Технічні умови (ТУ) -- нормативний документ, розроблена для встановлення вимог, що регулюють відносини між постачальником (розроблювачем, винахідником) і споживачем (замовником) продукції, на яку відсутні державні або галузеві стандарти (або якщо буде потреба конкретизувати вимоги даних документів). Технічні умови бувають двох видів: 1) ТУ, що є невід'ємною частиною комплекту нормативних документів на продукцію (виробу, послуги); 2) ТУ, що є самостійним документом.

ТУ складається із вступної частини (область застосування) і розділів, розташованих у наступній послідовності: технічні вимоги, вимоги безпеки й охорони навколишнього середовища, правила приймання, методи контролю, транспортування й зберігання, вказівки по експлуатації, гарантії виготовлювача.[5, C. 93]

До основних реквізитів ТУ ставляться; позначення ТУ, індекс документа, скорочене найменування держави, код підприємства (організації) -- власника оригіналу ТУ (вісім знаків), порядкового реєстраційного номера (три знаки й дві останніх цифри року твердження). А крім того, приводиться найменування ТУ й вихідні дані.

ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» поширюється на організаційно-розпорядчі документи -- постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності: органів державної влади України, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності.[9, C. 3]

Цей стандарт установлює склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів. Вимоги його щодо оформлювання реквізитів можуть бути поширені на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Розділ ІІ. Основні вимоги до оформлення документів згідно з Державною уніфікованою системою документації

2.1 Зміст та розташування реквізитів

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.[4, C. 11]

Формуляр-зразок - це модель побудови однотипних документів.

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа; хід виконання.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа.

Кожному реквізиту відведено певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Документи, що їх складають в установі, організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:

ѕ назву організації (07);

ѕ назву виду документа (10) (не зазначають у листах);

ѕ дату (11);

ѕ реєстраційний індекс документа (12);

ѕ заголовок до тексту (19);

ѕ текст документа (21);

ѕ підпис (23).

Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі: 01,02,03,04, 05, 06, 08, 09, 13,14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27. 28, 29, 30, 31,32.[13, C. 30]

Під час оформлювання документів треба дотримуватися головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку або чистому аркуші паперу Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

01 -- Державний Герб України, Герб Автономної Республіки Крим. Державний Герб України зображують відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний Герб України», Герб Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів автономної Республіки Крим. На бланках з кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків із назвою організації, на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів -- у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота -- 17 мм, ширина -- 12 мм.

02 -- Емблема організації або товарного знака (знака обслуговування). 3 лівого боку від назви організації. Емблему не відтворюють, якщо є зображення Державного Герба України. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. На бланках недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, на бланках документів державних організацій - зображення Державного Герба

03 - Зображення нагород. На лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08

04 -- Код організації. Після реквізиту довідкові дані про організацію (09) відповідно до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

05 -- Код форми документа. Вище реквізиту назва виду документа (10) згідно з ДК 010.

06 -- Назва організації вищого рівня. Посередині сторінки. Зазначають скорочено, якщо відсутнє офіційно зареєстроване скорочення - повністю.

07 - Назва організації - автора документа. Окремим рядком у центрі. Ця назва повинна відповідати назві, зазначеній в установчих документах організації. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в Статуті. Подають її в дужках (чи без них) нижче повної назви.

08 - Назва філії, територіального відділення, структурного підрозділу. Розміщують нижче реквізиту 07. Зазначають тоді, коли вони є авторами документа.

09 - Довідкові дані про організацію: поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти. Нижче назви організації або структурного підрозділу відповідно до поштових правил.

10 - Назва виду документа. Зліва або посередині. Назва має відповідати переліку форм, що їх використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусові орієнтації. У листах назву виду документа не зазначають.

11 -- Дата документа. Документ датується днем його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування. На бланках дату ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять лід текстом зліва. Елементи дати наводять арабськими цифрами і в один рядок у послідовності: число, місяць, рік: 12.07.2003

Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число: 2003.11.0 1

Це -- цифровий спосіб оформлювання дати. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати: 17 грудня 2003 року.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль): 07.09.2003. 03.12.2004

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й відправлення його до справи).[13, C. 36]

12 - Реєстраційний індекс документа. Складається з його порядкового номера, індексу справи за номенклатурою, Індексу питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Складові індексу відокремлюються одна від одної правобіжною скісною рискою: 418/01-13/27 або 45/70/69. Якщо документ підготували дві чи більше організації, то реєстраційний індекс складають з індексів кожної з цих організацій, їх проставляють теж через риску згідно з послідовністю підписів авторів документа. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

13 - Посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документу. Нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку. Містить реєстраційний індекс і дату вхідного документу.

14 -- Місце складення або видання документа. На рівні або нижче реквізитів 11, 12. Зазначають на всіх документах, крім листів, які містять ці відомості у довідкових даних про організацію.

15 - Гриф обмеження доступу до документа. У верхньому кутку на відстані 104 мм від межілівого берега на першій сторінці документа без лапок: Таємно, для службового користування. За потреби його доповнюють відомостями, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

16--Адресат. З правого боку (на відстані 92 мм) у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу Кожний елемент -- назва установи, підрозділу, посада, ініціал(и) й прізвище, поштова адреса пишеться з великої літери. Адресатами документа можуть бути організації, Їхні структурні підрозділи, посадові та приватні особи. Якщо документ адресовано організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи, їхні назви подаються у називному відмінку: Міністерство внутрішніх справ України Якщо документ адресовано керівникові установи або його заступникові, назва установи входить до складу назви посади адресата; Голові Державного комітету статистики України Прізвище, ініціали. Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному;

Державний комітет архівів України Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства Провідному спеціалістові Прізвище, ініціал(и)

Якщо адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено; Директорам центральних державних архівів України.

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.[6, C. 28]

До реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса, яку вказують після назви установи, структурного підрозділу: Міністерство закордонних справ України Михайлівська пл., м. Київ, 01018

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у давальному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт (місто), район, область, поштовий Індекс.

17 - Гриф затвердження. У правому верхньому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега першого аркуша документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифа затвердження:

ѕ слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок);

ѕ назва посади;

ѕ підпис;

ѕ ініціалу(ів) і прізвища особи, яка затвердила документ;

ѕ дата затвердження. Наприклад:

ѕ ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр економіки України Підпис їнїцїал(и), прізвище 07.09.2003

Якщо документ затверджено кількома посадовими особами, їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається із: слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок); назви (у називному відмінку); дати; номера затверджувального документа.

18 -- Резолюція. Це напис, зроблений посадовою особою установи, що містить вказівки щодо виконання цього документа. Нижче реквізиту «Адресат» (16) паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках. Складається з таких елементів:

ѕ прізвища, ініціалу(ів), виконавця (виконавців) у давальному відмінку;

ѕ вказівки на порядок виконання документа (змісту доручення);

ѕ терміну виконання;

ѕ особистого підпису посадової особи;

ѕ дати. Наприклад: Прізвище, ініціал(и)

Прошу підготувати пропозицію щодо замовлення підручників, посібників з ділового мовлення до 01.12.2003 Підпис 15.11.2003

Відповідальною за виконання є особа, названа в резолюції першою (якщо виконавців названо декілька). На документі повинно бути не більше однієї резолюції, інші можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.[12, C. 37]

19 -- Заголовок до тексту документа. Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, містить стислий виклад змісту документа. Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: Наказ про створення установи Посадова інструкція секретаря-референта Протокол засідання правління Максимальна довжина рядка заголовка 72 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять. Текст документа, надрукований на папері формату АЗ, дозволено подавати без заголовка. Заголовок не складається до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

20 -- Відмітка про контроль за виконанням документа. На лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. Відмітку позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль».

21 -- Текст документа. Містить інформацію, заради якої було створено документ. Складається з таких логічних елементів: вступу; доказу; закінчення. Друкується чи пишеться від руки на всю ширину аркуша (від межі лівого берега до межі правого).

22 - Відмітка про наявність додатка. Додатки до документів можуть бути трьох видів: додатки, що є самостійними документами й надсилаються із супровідним листом; додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа; додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до

розпорядчих документів). Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Текст додатків друкують через 1 міжрядковий інтервал. Наявність додатків, повну назву яких наведено у тексті, фіксують так: Додаток: на 4 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану постачання за І квартал 2003р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік постачання на ІІ квартал 2003 р. на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають Інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: лист Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України від 25.12.2003 № 186/03-08 і додаток до нього, всього на 5 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їх аркушів не зазначають:

Додаток: Методичні рекомендації в 2 прим.

На велику кількість додатків окремо складається Їх опис, а в самому документі після тексту зазначають: Додатки: згідно з описом на 58 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на другу адресу.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати: відмітку з посиланням на цей документ; його дату; номер.

Цю відмітку роблять у верхньому куті першого аркуша додатка:

Додаток 1

до наказу Міністерства транспорту України

18.09. 2003 № 48

23 - Підпис. Під текстом документа або під. відміткою про наявність додатків. До складу підпису входять:

ѕ найменування посади (повного, якщо документ надруковано не на бланку, скороченого -- на документі, надрукованому на бланку);

ѕ підпис (між назвою посади, ініціалом(ами) й прізвищем);

ѕ *ініціал(и) й прізвище особи, що підписала документ (праворуч), друкують на рівні останнього рядка назви посади на відстані 125 мм від межі лівого берега документа. Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом).

Не дозволяється підписання документа з прийменником «за» або проставлянням правобіжної похилої риски перед назвою посади. Документи колегіальних органів підписують голова та секретар колегіонального органу.

24 - Гриф погодження. Розміщують нижче реквізиту «Підпис» (23). Розрізняють дві форми погодження документів: внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи); зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями).

Цей реквізит складається із:

ѕ слова ПОГОДЖЕНО (без лапок);

ѕ назви посади особи, з якою погоджується документ та назви установи;

ѕ особистого підпису;

ѕ ініціалу(ів) І прізвища;

ѕ дати погодження.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО Міністр юстиції України Підпис Ініціал(и), прізвище 09.01.2004

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління

Ощадного банку України

29.02.2004 № 3

Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження: Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформлюють за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування Найменування посади посади Підпис Ініціал(и), Підпис Ініціал(и), прізвище Дата Дата

25 - Віза. Внутрішнє погодження проекту документа це його візування. Віза складається з: назви посади; особистого підпису; ініціалу(ів) і прізвища особи, яка візує документ; дати візування.

Наприклад:

Начальник відділу маркетингу Підпис Ініціал(и), прізвище 20.03.2004

Візу розміщують нижче реквізиту (23), як на лицьовому боці, так і на зворотному останнього аркуша документа.

26 -- Печатка. Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Цей перелік подають в Інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ

27 -- Відмітка про засвідчення копії. Нижче реквізиту «Підпис» (23); складається зі:

ѕ слів «Згідно з оригіналом»;

ѕ про засвідчення копії

ѕ назви посади;

ѕ особистого підпису особи, яка засвідчує копію;

ѕ ініціалу(ів) і прізвища;

ѕ дати засвідчення копії.

ѕ Наприклад: Згідно з оригіналам

ѕ Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище 12.02.2004

28 -- Прізвище виконавця і номер його телефону. На лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа. Цей реквізит складається з: прізвища або прізвища, ім'я, по батькові виконавця; номера його службового телефону.

29 - Відмітка про виконання документа направлення його до справи. Розміщують у лівому кутку нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа, містить такі відомості:

ѕ посилання на дату і номер документа про його виконання або стислу довідку про виконання;

ѕ слова «До справи», номер справи, де документ зберігатиметься;

ѕ назву посади, ініціалу(ів) і прізвища;

ѕ підпис виконавця;

ѕ дату направлення документа до справи.

30 - Відмітка про наявність документа в електронній формі. У центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить: повне ім'я файлу і його місце зберігання; код оператора, інші пошукові відомості.

31 - відмітка про надійдення документа до організації від адресата. У правому кутку нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа, найчастіше ставлять за допомоги штампа. Цей реквізит містить: скорочену назву організації; дату (за потреби -- годину і хвилини) надійдення документа; реєстраційний індекс документа.

32 - Запис про державну реєстрацію. Фіксують тільки на нормативно - правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади». Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.

2.2 Вимоги до бланків документів

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, що містять трафаретний текст.

Бланк - це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію Бланки виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного ввд 1 вересня 2003 року.

Він установлює такі види бланків:

ѕ загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листів;

ѕ бланк листа;

ѕ бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.

Послуговуючись загальним бланком організації, установи, розробляють бланки структурних підрозділів або бланки посадової особи, якщо ця особа має право підпису документа.

Залежно від установчих документів організації загальний бланк містить такі реквізити: 01,02,03, 04, 05,06, 07, 08, 09, 14. Можна розміщувати обмежувальні позначення для реквізитів: 11, 12, 19, 20.[13, C. 47]

Бланк конкретного виду документа містить реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 14, а також обмежувальні позначення для реквізитів: 11, 12, 19, 20.

Реквізити можуть розташовуватись одним із способів:

ѕ центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);

ѕ прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).

Бланки виготовляють на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів. Реквізити друкують українською мовою.

Згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР» суб'єкти України мають право реквізити 06, 07, 09, друкувати українською мовою та мовою національних меншин на одному рівні поздовжнього бланка.

Установи, що листуються з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: українською (ліворуч), іноземною (праворуч).

Бланки можна облікувати, проставляючи порядкові номери нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому березі зворотного боку бланка.[2, C. 34]

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату А4 (210х297 мм) і А5 (210х148 мм) (згідно з ГОСТ 9327). Можна використовувати і папір формату АЗ (297х420 мм)таА6 (105х148 мм).

Документи повинні мати такі береги (в мм):

ѕ 30 -- лівий;

ѕ 10 -- правий;

ѕ 20 -- верхній та нижній.

Текст документів, оформлених на папері формату А 4, треба друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А 5 -- через 1--1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють одну від одної 1,5--2 міжрядковими інтервалами.

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують вертикально на одному рівні: перший - від межі лівого берега, другий - через 104 мм.

Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5--3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

ѕ 12,5 мм -- для початку абзаців у тексті;

ѕ 92 мм -- для реквізиту «Адресат» (16);

ѕ 104 мм -- для реквізитів «Гриф затвердження» (17)у «Гриф обмеження доступу до документа» (15);

ѕ 125 мм -- для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» (23);

ѕ не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити «Дата документа» (11), «Заголовок до тексту документа» (19), «Тексти (21) (без абзаців); «Відмітка про наявність додатків» (22); «Прізвище виконавця і його номер телефону» (28); «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи» (29); назва посади у реквізиті «Підпис» (23) та «Гриф погодження» (24); засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ. На бланку друкуються тільки перша сторінка документа, а наступні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.[7, C. 29]

Тексти документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша, документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляються у правому верхньому кутку, а парні -- у лівому верхньому кутку аркуша.

Якщо текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, які друкують з абзацу.[1, C. 61]

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація -- поділ на абзаци.

Абзац - це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам'ятати: хоч би якою була його довжина, абзац - це внутрішньо замкнене значеннєве ціле, що виражає закінчену думку.

Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існують дві системи нумерації -- комбінована (традиційна) й нова.

Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків - слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною та будуватися за ознакою зростання.

Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:

ѕ після номера частини, розділу, пункту, підпункту не ставиться крапка;

ѕ номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу: розділи - 1; 2; 3; 4;

ѕ номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою - 1.2; 1.3;

ѕ номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою,-- 1.1.1; 1.2.2;

ѕ номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою,- 1.1.1.1; 1.2.2.2 І т. д.

Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати, словесних найменувань і символів.

2.3 Текст документа за державним стандартом

Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд із державною мовою. Документи, що надсилають закордонним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.[13, C. 51]

Текст -- це сукупність речень, об'єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.[3, C. 145]

Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа;

в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ

Під час складання текстів документі» слід дотримуватися таких правил:

ѕ Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...

ѕ Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

ѕ Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:

відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

ѕ Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; На підставі вказівки...; Відповідно до попередньо! домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

ѕ Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...;

Вважаючи...

Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови та є зрозумілими для широкого кола читачів.

ѕ Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки -- після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

ѕ Щоб не виявляти гостроти стосунків із партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції ~ Вами ще не висловлено пропозиції...

ѕ Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Міністерство не гарантує...

ѕ Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію;

відкликати працівників...

У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

Використовувати скорочення слів, складноскороченІ слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

Висновки

У добу творення незалежної Української держави питання культури офіційного мовлення набувають особливої ваги. Писемне спілкування в державному, суспільному, політичному, господарському житті, в ділових відносинах між організаціями та установами, в органах управління переходить на українську мову. Часто недосконале володіння українською мовою спричиняє появу чималої кількості типових помилок, хибних висловів, слів-покручів і знижує рівень культури мовлення у загальнонаціональному вимірі.

За таких умов дуже важливо озброїти знанням про ділові папери студентів вищих закладів освіти, адже саме за допомогою ділових документів, листів установлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, інституціями, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Важливим на сьогоднішній день є і знання вимог правильного оформлення документації, тобто основ стандартизації.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою зрізних планів; облік -- у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; Інструктування -- шляхом видання інструкцій, „методичних вказівок; контроль -- збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб „реалізації функцій, покладених на управлінський апарат, а тому кожна людина, щоб правильно оформити будь-який документ повинна бути знайомою з особливостями стандартизації.

Список використаної літератури

1. Бондырева Т. Секретарское дело. - М.: 1989.

2. Глущик С. Сучасні ділові папери. - К., 2000.

3. Грабова В. Теорія бухгалтерського обліку: 2001. - К., 2001.

4. ДСТУ 2732 - 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. - Чинний з 01.07.95. - К.: Держстандарт України, 1994.

5. Кушнаренко Н. Документоведение. - К.: Знання, 2004.

6. Паламар Л., Кацавець Г. Мова ділових паперів. - К., 1996.

7. Погиба Л., Грибінченко Т., Баган М. Складання ділових паперів. Практикум. - К., 2002.

8. Столяров Ю. Документный курс.- М.: Либерия, 2001.

9. Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації: Вимоги до оформлення документів. - К.: Держспоживстандарт України, 2003.

10. Хойнацький М. Основи стандартизації // Вісник книжної палати. - 1997. - № 3. - С. 20 - 24.

11. Хойнацький М. Стан стандартизації в Україні та напрями вдосконалення розроблення державних стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи // Вісник книжної палати. - 1996. - № 1 - 2. - С. 17 - 19.

12. Шевченко Л., Різун В., Лисенко Ю. Сучасна українська мова. - К., 1993.

13. Шевчук С. Українське ділове мовлення. - К., 2004.